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TALLER SOBRE DISEÑO Y CONTROL DE
FORMULARIOS
Ofrecido por:Felícita Rosario Viera
Directora Sistemas y ProcedimientosUniversidad de Puerto Rico / Recinto de Río Piedras
TEMAS DEL TALLER
* ¿Qué es un formulario?* Objetivos del formulario* Tipos de formularios* Programa de Diseño y Control
de FormulariosFelícita Rosario Viera 2
Taller Diseño y Control de Formularios
¿Qué es un formulario?Es un documento impreso o
disponible en la página electrónica “web site” de la agencia; de uso
contínuo, con información preimpresa y espacios en blanco
para escribir datos.Felícita Rosario Viera 3
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¿Qué es un formulario?
• Un formulario forma parte de un procedimiento específico.
• Refleja los objetivos, actividades y tareas rutinarias de las unidades que los usan.
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Objetivos del formulario• Eliminar duplicidad de esfuerzo.• Facilitar el trabajo.• Reducir costos.• Proveer uniformidad en los datos que se
registran, informan o analizan en una agencia.
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Tipos de formularios• Uso interno de la agencia, con
un fin administrativo o de un programa determinado.
Hoja de trámite
• Uso interdepartamental o interagencial, se combinan las operaciones de varios departamentos o agencias.
Factura entre cuentas
• Distribuidos por los Gobiernos Estatal y Federal para uso mandatorio de las agencias. Verificación Elegibilidad Empleo- I-9
• Distribuidos por agencias para generar informes al Jefe de Agencia o Gobernador, en virtud de leyes y reglamentos. Petición presupuestaria
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Programa de Diseño y Control de Formularios
• Objetivos • Propósitos• Beneficios• 3 puntos• Diseño del formulario
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Objetivos del Programa• Mejorar los formularios
existentes.• Uniformar o consolidar varios
formularios.• Eliminar formularios
duplicados o innecesarios.• Atemperarlos a los cambios
tecnológicos.
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Propósitos del Programa
• Implantar cambios en la estructura de la agencia.
• Establecer sistemas y procedimientos nuevos o revisarlos.
• Realizar estudios de simplificación de procesos.
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Beneficios del Programa
Ahorro en tiempo
Ahorro en dinero
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Beneficios del Programa
Lograr eficiencia en la labor administrativa
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Beneficios del Programa
Mejoras a los sistemas, procedimientos y servicios.
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3 puntos del Programa
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1. Estudio 2. Diseño
3. Control
3 puntos del ProgramaEstudio
Analizar el propósito del formulario a base de:
4. Alcanzar objetivos
5. Determinar: duplicidad consolidación eliminación
1. Simplificar labores
2. Economizar tiempo
3. Uso estimado
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3 puntos del Programa
Diseño
¿Satisface el uso y necesidad de la unidad o unidades?
¿Qué características tendrá?
¿Cuál material se usará?
¿Cuántas copias?
¿Se adapta al propósito del formulario?
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3 puntos del Programa
Control
Codificación
Preparar expediente y tarjeta (archivos)
Determinar cantidades máximas y mínimas
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DISEÑO DEL FORMULARIO(Ver documento impreso)
• Factores a considerar• Reglas básicas• ¿Cómo diseñar un formulario?• Hoja de cotejo• Práctica – (evaluar un formulario)
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