Komunikacja w projekcie - Manage or Die Inspirations 2012

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

KOMUNIKACJA W PROJEKCIE

PR

OS

TO

O T

RU

DN

YC

H S

PR

AW

AC

H…

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

CEL :

1.Zapoznanie z teorią dotyczącą komunikacji w projekcie

2.Poznanie głównych typów komunikacji i ich znaczenia

3.Nabycie umiejętności komunikowania się – zwrócenie uwagi na techniki i „triki” komunikacji- plan komunikacji w projekcie- przygotowanie i prowadzenie efektywnych spotkań- komunikacja pisana – notatki i poczta elektroniczna

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Dlaczego komunikacja jest ważna ?

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Główne problemy w projektach (na podstawie badań IAB Polska):

Dlaczego komunikacja jest ważna ?

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Komunikacja to

efektywny przekaz informacji

i

interakcje

pomiędzy komunikującymi się stronami.

Co to jest komunikacja ?

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Z komunikacją

w projekcie jest

jak z olejem w silniku:

- niedobór grozi zatarciem elementów,

- ale nadmiar może doprowadzić do wysadzenia uszczelek.

Dlaczego komunikacja jest ważna ?

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Co to znaczy „problem w komunikacji” ?

- Ktoś nie otrzymał informacji;

- Informacja jest niejednoznaczna. Strony źle się zrozumiały (parafrazowanie -powtórz jak mnie zrozumiałeś);

- Informacja przyszła w nieodpowiednim czasie (np. zbyt późno);

- Jakość i zakres informacji są niewystarczające;

- Zbyt dużo informacji (nadmiar);

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Co to znaczy „problem w komunikacji” ?

- Spodziewana była inna forma komunikacji;

- Brak adresata (osoby odpowiedzialnej);

- Świadome lub nieświadome zatrzymywanie informacji (np: w wyniku konfliktu pomiędzy stronami);

- Brak zdefiniowanego planu komunikacji w projekcie.

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Ćwiczenie 1

Zgłasza się ochotnik z każdej grupy.

Ochotnicy wychodzą poza salę.

Wchodzi pierwszy i słyszy pewien przekaz (np. opowiadanie, artykuł). Usłyszane słowa przekazuje kolejnemu, ten kolejnemu, aż ostatni ochotnik usłyszy i opowie historię.

Ćwiczenie pokazuje, jak szybko tracone są szczegóły przy przekazywaniu informacji.

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Po co się komunikujemy ?

1. Przekazanie informacji

2. Wymiana wiedzy

3. Podsumowania etapów

4. Rozwiązywanie problemów / rozładowywanie konfliktów

5. Podejmowanie decyzji

6. Motywacja / inspiracja

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Jak się komunikujemy ?

1. Spotkania w grupie

2. Prezentacje

3. Rozmowy bezpośrednie i telefoniczne

4. Poczta standardowa + elektroniczna

5. Publikacje wewnętrzne (intranet, newsletter, biuletyn) + zewnętrzne (media internet, prasa)

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Plan komunikacji w projekcie ?

Działanie w projekcie /

etap projektu

Cel komunikac

ji

Forma komunikac

jiNadawca Odbiorca

Termin / częstotliwo

ść

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Ćwiczenie 2

Każda grupa dostaje jeden szeroki projekt (wdrożenie systemu IT, reorganizacja działu produkcyjnego, budowa hali, wejście w nowy segment rynku).

Zadaniem grupy jest opracowanie Planu komunikacji w projekcie. Plan powinien uwzględniać wszystkie etapy projektu.

Ćwiczenie trenuje wykorzystanie Planu (wzór – slajd 12).

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Ćwiczenie 2

1. Przekazanie informacji

2. Wymiana wiedzy

3. Podsumowania etapów

4. Rozwiązywanie problemów / rozładowywanie konfliktów

5. Podejmowanie decyzji

6. Motywacja / inspiracja

1. Spotkania w grupie

2. Prezentacje

3. Rozmowy bezpośrednie i telefoniczne

4. Poczta standardowa + elektroniczna

5. Publikacje wewnętrzne (intranet, newsletter, biuletyn) + zewnętrzne (media internet, prasa)

Punkty do wykorzystania w ćwiczeniu.

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Spotkania

1. Po co organizujemy spotkanie?

2. Kogo zaprosimy?

3. Gdzie obędzie się spotkanie? (przygotowanie sali)

4. Czy są nam potrzebne materiały dodatkowe?

5. W jakiej formie poprowadzimy spotkanie?

6. Co zrobić, żeby spotkanie było efektywne?

7. Kto zrobi notatkę? Jak będzie wyglądała?

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Spotkania

Układ i plan pomieszczenia

PodkowaUłatwiony kontakt wzrokowySprzyja współdziałaniuUłatwia prezentacje z interakcją

Amfiteatr

Duża liczna miejscDogodna prezentacjaUtrudnione współdziałanieWymaga zastosowania formalnych reguł

Okrągły stółSprzyja demokratycznej formie działaniaUtrudniona prezentacja

Prostokątny stółFormalne spotkaniaUtrudnia /czasami/ otwartą komunikację

Chaotyczne ustawienieWspomaga kreatywnośćUłatwia pracę grupową

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Spotkania

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Korespondencja mailowa

1. TYTUŁ to potęga

2. DO, DW, UDW

3. Skróty

4. Krótko i na temat

5. Oczekiwania

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Ćwiczenie 3

Każda grupa dostaje aktualną wiadomość, tzw. „newsa”. Zadaniem grupy jest takie przeformułowanie wiadomości, aby przestawić jej bohatera w bardzo korzystnym lub bardzo niekorzystnym świetle.

„Polityk X musiał dziś zapłacić mandat, gdyż zaparkował swój samochód na miejscu dla inwalidy. X dostał już wcześniej punkty za podobne wykroczenie.”

Ćwiczenie trenuje umiejętność doboru sposobu przekazu do skutku, jaki chcemy osiągnąć.

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Podsumowanie

Dobrze prowadzona komunikacja poprawia komfort zarządzania projektem.

Odpowiedzialny za poprawność komunikacji zawsze jest PM. To on jest głównym ogniwem komunikacji w projekcie (wewnątrz i na zewnątrz).

Bez względu na formę i treść przekazu komunikacja musi być spójna oraz podporządkowana z góry ustalonym zasadom.

Podstawą skutecznej komunikacji jest potwierdzenie,

że odbiorca zrozumiał komunikat.

Skutkiem dobrej komunikacji jest zawsze reakcja /działanie.

Prezentację opracował Jarosław Lipczyński

inspirations

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła. – manage or die Team

Zdjęcia i ilustracje: www.istockphoto.com, www.microsoft.com

Wyrażamy zgodę na wykorzystywanie niniejszych materiałów, pod warunkiem zacytowania źródła.