Normas Técnica Colombiana NTC- ISO 19011

NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC-ISO 19011

LUZ AMPARO GANTIVA

GINA SANGUINOFERNANDO SANCHEZ

MARIA ALEJANDRA MUÑOZANGIE LAITONLUZ MORENO

AÑO 2016

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Para el propósito de esta norma internacional, son aplicables los términos y definiciones dados en las normas ISO 9000 e ISO 14050.

4. PRINCIPIOS DE AUDITORÍA Depende de varios principios y es una herramienta de apoyo en las políticas y controles de gestión, ya que ayuda en una organización a evaluar y mejorar en su desempeño.

Principios de los auditores:

● Conducta ética: código moral del profesionalismo.● Presentación ecuánime: informar de manera eficaz las actividades de la

auditoría.● Debido cuidado profesional: es muy importante tener la competencia

necesaria, el auditor debe actuar con cuidado en las tareas asignadas.

Principios de la auditoría independiente y sistemática:

Independencia: los auditores son independientes de la actividad auditada, como parte importante las conclusiones de la auditoría deben estar basados en las evidencias que se encuentren en el debido proceso.

Enfoque basado en la evidencia: son muestras de la información disponible, durante un delimitado tiempo que se realiza la auditoría, hay que tener en cuenta las conclusiones de dicha auditoría.

5. GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

● Definir los objetivos y los criterios dentro de la auditoría

● Escoger el método de la auditoría

● Selección del equipo que realizará la auditoría

● Gestión de resultados y registros

● Identificar qué acciones pueden ser correctivas y cuales preventivas

● Después de haber identificado los planes de mejora y aplicarlos se debe realizar un seguimiento a los mismos

5.1 Generalidades

5.2. OBJETIVOS Y AMPLITUD DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

5.3.1 RESPONSABILIDADES

5.3.2 RECURSOS

5.3.3 PROCEDIMIENTOS

5.4 IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

Debe tratar lo siguiente:

● La comunicación debe ser concreta en el programa de auditoría.

● Debe tenerse en cuenta las actividades de la auditoría como el calendario o la coordinación del programa.

● Para la evaluación de los auditores debe hacerse el establecimiento y mantenimiento de cada proceso como también su continuo desarrollo profesional.

● Ser seguros de los equipos auditores.

● Los recursos para los equipos auditores.

● De acuerdo al programa de auditoría , asesorarse de cada auditoría.

● Asegurarse del control de registros de las actividades de la auditoría.

● Aprobación y revisión de los informes de la auditoría , asegurando su distribución al cliente y demás partes de la auditoría.

● Seguimiento de la auditoría , si es aplicable.

5.5 REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

5.6 SEGUIMIENTO Y REVISION DEL PROGRAMA DE AUDITPRIAS

6. ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

En este proceso, se planifican y se llevan a cabo las actividades del programa de auditoría.

Es muy importante tener en cuenta el uso de esta norma, ya que con cada auditoria se debe llevar a cabo unas conclusiones.

6.1 GENERALIDADES

Proporciona orientación sobre la planificación y forma de llevar a cabo actividades de auditoría como parte de un programa, el grado de aplicación de las disposiciones depende del alcance y complejidad de cada auditoría específica y de las conclusiones.

6.2 INICIO DE UNA AUDITORÍA

Designación del líder del equipo auditor: se debe asignar un líder para cada auditoría especificada, cuando se presenta una auditoría conjunta se debe tener en cuenta las responsabilidades que va tomar cada organización y la autoridad del líder de equipo frente a esas responsabilidades.

Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría: estos objetivos van a definir que se va lograr en la auditoría.

● Grado de conformidad del sistema de gestión del auditado junto con los criterios de auditoría.

● Evaluación de la capacidad del sistema de gestión asegurando el cumplimiento de los diferentes requisitos.

● Evaluación de la eficacia del sistema de gestión para lograr los objetivos específicos.

● Identificación de las áreas de mejora potencial.

Determinación de la viabilidad de la auditoría: se debe tener en consideración factores tales como la disponibilidad de:

● Planear la auditoría mediante información concreta y apropiada.

● Cooperación del auditado

● Tiempo y recursos adecuados.

Importante: cuando la auditoría no es factible se debe proponer al cliente una alternativa.

Selección del equipo auditor: se debe seleccionar un equipo auditor que se encargue de los objetivos de la auditoría, cuando solo hay un auditor éste deberá desempeñar todas las tareas.

Se debe considerar lo siguiente al momento de decidir el tamaño y la composición del auditor:

● Muy importante los objetivos, el alcance, los criterios y la duración de la auditoría.

● Tipo de auditoría, combinada o conjunta.

● Competencia global del equipo auditor.

● Requisitos según sean aplicables de la auditoría.

● Independencia del equipo auditor frente a los actividades a tratar y de evitar conflictos de intereses.

● Capacidad de interactuar con el auditado y trabajar conjuntamente.

● Idioma y características sociales , culturales del auditado.

Establecimiento del contacto inicial con el auditado: el contacto inicial puede ser formal o informal su propósito es establecer canales de comunicación, confirmar la autoridad del auditado, dar información de las fechas, duración y composición del equipo auditor, acceso a los documentos pertinentes, determinar reglas de seguridad aplicables al lugar, realizar preparativos y acordar la asistencia de los auditores con la ayuda de guías para el equipo auditor.

6.3 REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

6.4 PREPARACION DE ACTIVIDADES DE LAS AUDITORIAS

IN SITU6.4.1

6.4.2 ASIGNACIÓN DE TAREAS A LOS MIEMBROS DEL GRUPO

AUDITOR El miembro del equipo auditor y luego de haber consultado con este deberá asignar a cada miembro del equipo tareas o actividades para esto debe tener en cuenta el nivel de conocimientos criterios o dependencia que pueda tener su equipo, se puede realizar cambios luego de que haya iniciado la auditoría con el fin de asegurarse que se estén cumpliendo los objetivos para los cuales se realiza dicha actividad

6.4.3 PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS DEL TRABAJO

miembros del equipo auditor deberán consolidar la información y preparar los documentos necesarios para argumentar la auditoría realizada

las listas de verificación no deberían limitar o restringir la realización de las actividades

los documentos de trabajo requeridos para la realización de las auditoria deberían retenerse al menos hasta que termine la auditoría

6.5 REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA IN

SITU

6.6.1 PREPARACIÓN DEL INFORME DE LA AUDITORÍA

6.6.2 APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE

AUDITORÍA.

6.7 FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

La auditoría finaliza cuando:

● Todos los procedimientos y conclusiones alcanzadas debe estar completamente documentadas, y el informe de la auditoría aprobado se haya distribuido.

● Los documentos deberán conservarse en destruirse y la información no debe revelarse salvo por requerimiento de la ley.

● Se debe conservar la confidencialidad de la auditoría, según la consideración explícita al cliente.

6.8 REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE

UNA AUDITORÍA● Se indican las acciones correctivas,

preventivas o de mejora según aplique.● El auditado decide como y cuando inicia

las acciones y debe informar al auditor de dichas acciones

● Verificar si la acción fue correcta y eficaz● En una posterior auditoría se puede

verificar la implementación de las correcciones y/o mejoras.

NOTA: LAS ACCIONES CORRECTIVAS PREVENTIVAS O DE MEJORA NO SON CONSIDERADAS PARTE DE LA AUDITORÍA

7. COMPETENCIA Y EVALUACION DE LOS AUDITORES

Este a mi juicio es uno de los puntos más importantes ya que debemos determinar la capacidad criterio y demás aspectos que nos den como producto un auditor veras y con conocimientos de las áreas que va a revisar todo con el fin de brindar datos reales y coherentes tanto al auditor como al auditado

7.1 GENERALIDADES

7.2 ATRIBUTOS PERSONALES

El auditor debería ser:

❖ ÉTICO: Imparcial, sincero, honesto y discreto.❖ DE MENTALIDAD ABIERTA: Dispuesto a considerar ideas o puntos de

vista alternativos.❖ DIPLOMÁTICO: Con tacto frente a los auditados. ❖ OBSERVADOR: Activamente consciente del entorno físico y las

actividades. ❖ PERCEPTIVO: Instintivamente consciente y capaz de entender las

situaciones. ❖ VERSÁTIL: Se adapta fácilmente a diferentes situaciones.❖ TENAZ: Persistente, orientado hacia el logro de los objetivos.❖ DECIDIDO: Alcanza conclusiones oportunas basadas en el análisis y

razonamiento lógicos.

❖ SEGURO DE SÍ MISMO: Actúa y funciona de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.

CONOCIMIENTOS GENÉRICOS Y HABILIDADES DE LOS AUDITORES DE SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y AMBIENTAL

7.3 CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Principios, procedimientos y técnicas de auditoría.

Documentos del sistema de gestión y de referencia.

Situaciones de la organización

Leyes, reglamentos pertinentes a la

disciplina.

● Verificar exactitud de información.

● Preparar informes de auditoría

● Mantener confidencialidad y seguridad de la información.

● Aplicación de sistemas de gestión.

● Normas de sistemas de gestión de la calidad o ambiental.

● Interacción en los componentes del sistema de gestión.

● Tamaño y estructura de una organización.

● Costumbres sociales y culturales del auditado.

● Procesos generales del negocio.

● Contratos y acuerdos.

● Tratados y convenciones internacionales.

● Códigos, leyes y reglamentos.

CONOCIMIENTOS GENÉRICOS Y HABILIDADES DE LOS LÍDERES DE LOS EQUIPOS DE AUDITORES

un líder del equipo auditor debería ser capaza de

● Planificar la auditoría y hacer uso eficaz de los recursos.● Representar al equipo auditor en las comunicaciones.● Organizar y dirigir a los miembros del equipo de auditor.● Proporcionar dirección y orientación● Prevenir y resolver conflictos● Preparar y completar el informe de la auditoría,.

CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS Y HABILIDADES DE AUDITORES DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Metodos y tecnicas relativas a la calidad.

Procesos y productos, incluyendo servicios.

● La terminología de la calidad● Los principios de gestión de calidad y

su aplicación.● Herramientas de gestión de calidad.

● Terminología específica de cada sector.

● Características técnicas de los procesos, productos y servicios.

● Procesos y prácticas específicas del sector.

7.4 EDUCACIÓN, EXPERIENCIA LABORAL, FORMACIÓN COMO AUDITOR Y EXPERIENCIA EN

AUDITORIASAUDITOR AUDITOR

EN AMBAS DISCIPLINAS

AUDITOR JEFE

FORMACIÓN ACADÉMICA

Secundaria

NA NA

AUDITOR AUDITOR EN AMBAS DISCIPLINAS

AUDITOR JEFE

EXPERIENCIA LABORAL

5 años o nivel

académico superior

NA NA

AUDITOR

AUDITOR EN AMBAS DISCIPLINAS

AUDITOR JEFE

EXPERIENCIA EN GESTIÓN DE CALIDAD Y AMBIENTAL

De 2 a 5 años de

experiencia

2 años de experienci

a en la segunda disciplina

NA

AUDITOR AUDITOR EN AMBAS DISCIPLINAS

AUDITOR JEFE

FORMACIÓN DEL AUDITOR

40 horas de

formación

24 horas de formación

en la siguiente disciplina

NA

AUDITOR AUDITOR EN AMBAS DISCIPLINAS

AUDITOR JEFE

EXPERIENCIA EN AUDITORIAS

Se deben cumplir 4 auditorías completas

dentro de los 3 últimos años. Y no

menos de 20 días como auditor en

entrenamiento

3 Auditorías completas

dentro de los 2 últimos

años.Y no menos de 15 días

como auditor en la

segunda disciplina

3 Auditorías completas

dentro de los 2 últimos

años.Y no menos de 15 días actuando

como auditor jefe

7.5 MANTENIMIETO Y MEJORA DE LA COMPETENCIA

7.5.1 desarrollo profesional continuo: Donde el auditor debe mostrar su nivel de conocimiento o criterio en otras palabras seminarios cursos y demás actividades que ayuden asi como su experiencia laboral además demostrar su desarrollo profesional continuo

7.5.2 mantenimiento de la aptitud para auditar: igual de enfocado en el auditor este debe mostrar sus aptitudes para la audición participando en auditorias de gestion de calidad y de gestión ambiental

7.6 EVALUACIÓN DEL AUDITOR

● http://www.monografias.com/trabajos-pdf5/responsabilidad-del-auditor-calidad/responsabilidad-del-auditor-calidad.shtml#experienca

● https://sites.google.com/a/cetys.net/sistemas-de-gestion-de-calidad-iso9000/auditorias-internas/proceso-de-auditoria-interna

● http://es.slideshare.net/JuanManuelAgueraCast/curso-formacin-de-auditores-internosnorma-iso-190112002-sgc

● http://www.calidad.com.mx/articulos_detalle.php?articulo=101

● file:///C:/Users/natalia/Documents/SENA/INTERVENIR%202/SEMANA%206%20ISO%209001/NTC-ISO19011.pdf

CIBERGRAFÍA