Notulen en verslag vergadering

Notuleren bij vergaderingen

1

De volledige verantwoordelijkheid voor jouw

onthouden ligt in het onderwijzen –

mijn onderwijzen.

2

Inhoudstafel Inleiding Agenda & Uitnodiging Notulen - Verslagen Houding voorzitter - notulist -

deelnemer Vergadering: Taken voor - tijdens -

na Verdere lectuur Bijlage: voorbeelden

3

INLEIDING

4

Wij vergaderen?

5

Wij vergaderen? Arbeidskost vergaderen in

Nederland +25 miljard euro/jaar

Zou dit in België anders zijn?

6

Waarom Vergaderen? Altijd met een bepaald doel!!!

(bijdrage aan de continuïteit van een bedrijf of organisatie)

7

VergaderContext

Soort van vergadering/gesprek

Functie van verslag

Doel van vergadering/gesprek

Verslagvorm

8

Soort Vergadering:

Inhoudelijk: informeren, mening vormen/discussiëren, voorstel bespreken/probleem oplossen, besluit vormen, brainstormen, beleid bepalen en evalueren/voortgang bewaken

Rationeel: motiveren en enthousiasmeren

1

9

Vergaderdoelen: BOB-model

2

10

BOB-model I ‘meeweten’ beeldvormingsfase

(veel vragen stellen)

II ‘meedenken’ oordeelsvorming (criteria bespreken)

III ‘meebeslissen’ besluitvorming (knoop doorhakken)

IV ‘doel’ planningsfase (uitvoering)

2

11

Bespreekschema Inleiding over het onderwerp : ◦ Waarom op agenda?◦ Wat moet worden bereikt

Verstrekken van beloofde informatie door de voorzitter

Ruimte voor de deelnemers om vragen te stellen ter verduidelijking

Extra informatie van de deelnemers over het onderwerp en stellen van vragen

Samenvatting door de voorzitter van alle relevante informatie

Figuur 7. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel informatie-overdracht

2

12

Bespreekschema Inleiding over het onderwerp◦ Waarom op agenda◦ Wat moet worden bereikt

Deelnemers lanceren ideeën Vaststellen criteria waaraan ideeën moeten

worden getoetst Toetsing van ideeën, bijvoorbeeld op

haalbaarheid en uitvoerbaarheid Samenvatting door voorzitter van de discussie

en de haalbare en uitvoerbare ideeën

Figuur 8. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel ideeënginerering

2

13

Bespreekschema Inleiding over het onderwerp◦ Waarom op de agenda

◦ Wat moet worden bereikt

Deelnemers geven hun mening

Deelnemers komen tot (liefst) een gedeelde mening

Samenvatting door voorzitter van de discussie en de gedeelde mening (indien bereikt)

Figuur 9. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel meningsvorming

2

14

Bespreekschema Inleiding over het onderwerp◦ Waarom op de agenda◦ Wat moet worden bereikt

Vaststelling van de criteria waaraan het besluit moet worden getoetst

Toetsing van de mogelijke besluiten aan de criteria

Deelnemers nemen een besluit Samenvatting door de voorzitter van de

discussie en het genomen besluit (indien bereikt)

Figuur 10. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel besluitvorming

2

15

Centrale Vragen of vragen Functie voor de notulist:

voor: maakt duidelijk welke een antwoord behoeven

tijdens: controlemiddel (bespreking en afronding specifiek agendapunt )

na: hulpmiddel bij selectie relevante gegevens voor verslag

2

16

Centrale Vragen of vragen Verband centrale vraag en

vergaderdoel: informerende centrale vraag

ideeënvormende centrale vraag

meningvormende centrale vraag

besluitvormende centrale vraag

2

17

Functies Verslagen1. Bewijsstuk

2. Geheugensteun voor deelnemers

3. Informatiebron voor niet-deelneemers

4. Verbindingsschakel in vergaderreeks

3

18

Verslagvorm Uitvoerig verslag (woordelijke

samenvatting gesprekken, citaten, opmerkingen, pro’s en contra’s) chronologisch, per spreker

Beknopt verslag (per agendapunt essentie gesprek

ABA-verslag (Agendapunt - Beslissing - Actie)

4

19

Eisen Notulist Pro-actief (heeft de touwtjes in

handen) Doelgericht (notullen voldoen aan

alle eisen) Begint bij het begin (planning) Win-Win denken

(kwaliteitsproduct) Onbevooroordeeld (luisteren -

open) Ontwikkelen (nieuwe

20

Suc-6-factoren1. Bereid u grondig voor (agenda,

afspraken)2. Bewaak goede

notuleeromstandigheden3. Luister eerst en ga dan schrijven4. Benut tijdens notuleren laptop5. Zorg voor juiste taalgebruik in

het verslag6. Krijg voldoende uitwerktijd

21

WWWWWH-methode

22

AGENDAEN UITNODIGING

23

Beredeneerde Agenda In samenspraak met de voorzitter/

gespreksleider wie deelnemers zijn welke onderwerpen besproken per agendapunt: gesloten, halfopen, open,

besloten per agendapunt: vergaderdoel (info-

overdracht, ideeën-genereren, meningsvorming, besluitvorming)

per agendapunt: tijdsbepaling per agendapunt: welke stukken er zijn begin en eindtijd vergadering (+pauze)

24

Agenda-indeling In een agenda staan de volgende vaste onderdelen : ◦ De aanduiding ‘agenda’◦ Een omschrijving van het soort vergadering◦ De plaats, de begin- en eindtijd van de vergadering◦ De agendapunten

1. Opening2. Vaststellen van de agenda3. Verslag (notulen) van de vorige vergadering4. Ingekomen stukken5. Mededelingen6. Lijstje van de te bespreken punten7. Wat verder ter tafel komt8. Rondvraag9. Sluiting

◦ De naam van de secretaris◦ De aanduiding ‘secretaris’◦ Eventuele bijlage(n)

25

Agenda

26

NOTULENVERSLAGEN

27

Eisen Notulen Volledig (essentiële zaken) Feitelijk (geen gevoelens) Kernachtig (uitvoerig: chronologisch

of per spreker <-> beknopt <-> ABA-verslag)

Logisch opgebouwd (begin: agenda) Eenduidig (verslag op 1 manier te

begrijpen) Correct (foutloos Nederlands)

28

Kop Notulen1. woord Notulen2. soort vergadering

(ledenvergadering, commissievergadering)

3. datum, locatie en tijdstip vergadering

4. lijstje aanwezigen, voorzitter, notulist

5. lijstje afwezigen

29

Soorten Notulen uitgebreide notulen: chronologisch

of per spreker korte notulen (samenvatting of

beknopt verslag) Actie -of besluitenlijst

30

Functie Verslag Bewijsstuk: sprekersverslag of

kernverslag Geheugensteun voor deelnemers:

besluitenlijst en actieverslag Informatie voor niet-deelnemers:

combinatie van kernverslag, besluitenlijst en actie-lijst

Verbindingsschakel in vergaderreeks: Besluitenlijst, actielijst en projectvoortgangslijst

31

Sprekersverslag Kenmerken:

Samenvatting per spreker Alle sprekers bij naam genoemd Chronologische volgorde Voor breder publiek dan eigen vergadergroep Na naam van elke spreker volgt een werkwoord

‘de heer Peters vindt ...’

32

Sprekersverslag Voordelen:

Interpretatie beperkt zich tot samenvatting Samenwerking met voorzitter is niet broodnodig

Nadelen: Veel uitwerkingstijd Noodzakelijk stenobeheersing of bandopname Veel leestijd voor de deelnemers

33

Kernverslag Kenmerken:

Samenvatting per onderwerp: beknopt Lopende zinnen Een logische volgorde binnen agendapunten Namen van actienemers Voor deelnemers en niet-deelnemers aan de

vergadering Geschikt voor verslaglegging van

telefoongesprekken

34

Kernverslag Voordelen:

Overzichtelijk voor de lezer Beperkte uitwerkingstijd Beperkte leestijd

Nadelen: Zelf structuur aanbrengen per agendapunt Samenwerking voorzitter noodzakelijk Kennis vergaderonderwerpen nodig

35

Besluitenlijst Kenmerken:

Weergave genomen besluiten naar datum Soms enige verslag vergadering Vooral bij hoger managementsniveau Soms aanvulling op sprekers-/kernverslag Combinatie met actielijst is mogelijk Vormgeving in tabel Bij te werken via laptop

36

Besluitenlijst Voordelen:

Duidelijkheid over genomen besluiten Gemakkelijk bij te houden Handig naslagwerk en geheugensteun Vluchtpogingen onmogelijk

Nadelen: Onduidelijkheid over weg naar besluit

37

Actielijst Kenmerken:

Acties staan centraal Weergave acties met datum, actienemer en

deadline van uitvoering Soms enige verslag vergadering/gesprek Aanvulling op sprekers-/kernverslag is mogelijk Combinatie met besluitenlijst is nodig Vormgeving in tabel

38

Actielijst Voordelen:

Geheugensteun voor de actienemers Voortgang is te controleren Handig naslagwerk

Nadelen: Zeer beperkte informatie Bijhouden is noodzakelijk

39

Projectvoortgangslijst Kenmerken:

Geheugensteun voor projectgroepleden Inzicht in voortgang van projecten en/of

projectteams

40

Projectvoortgangslijst Voordelen:

Actueel overzicht voor projectleider en projectgroepleden

Handig naslagwerk Snel bij te werken vanuit kernverslagen van elk

projectteam

Nadelen: Alleen begrijpelijk voor projectbetrokkenen

41

Combinatie: Sprekersverslag en kernverslag Kernverslag en actielijst Besluiten- en actielijst

42

Wijze van Registreren Snelschrift sprekersverslag,

kernverslag

Kolommen-methode kernverslag, besluitenlijst, actielijst, projectvoortgangslijst

Mindmap-methode kernverslag, besluitenlijst, actielijsten en projectvoortgangslijst

Piramide-methode sprekersverslag en kernverslag

43

Snelschrift Kernwoorden noteren Woorddelen weglaten Afkortingen gebruiken Symbolen gebruiken Tips: maak een eigen lijst (vooral

bij telefoongesprekken)

44

Kolommenmethode Sprekersverslag 4 (naam spreker/

hoofdzaken/ details, concrete toelichtingen, cijfers/acties)

Kernverslag 3 (onderwerp, probleemstelling/ bespreking voorstellen, toelichting, argumenten, pro vs contra/resultaten bespreking, conclusies, besluiten, acties)

Besluiten- en/of actielijst 3 (onderwerp/

45

Kolommenmethode Discussies 4 (naam spreker/mening/

argumenten/details,concrete toelichting)

Evaluaties 5 (onderwerp/bevindingen positief/ bevindingen negatief/leerpunten, conclusies/afspraken, acties)

Telefoongesprekken 3 kolommen

46

Kolommenmethode voorbeelden in bijlage

47

Mindmap-methode

48

Piramide-methode

49

Hulpmiddelen Laptop Bandrecorder Standaardformulieren

50

HOUDINGVoorzitter,Notulisten,Deelnemers

51

VergaderpartnersNotulist

Voorzitter Deelnemers

Samenspel

52

SamenspelInhoud

Procedure Interactie/Proces

Ijsberg

53

ZBMO-methode

54

DAS-model vr Notulisten/Voorzitter

Machtsstreven

IntrovertExtravert

Geborgenheid

55

CombinatieType notulist Type voorzitter Tips voor de

samenwerkingSociaal Afstandelijk Benut zijn ordelijke

eigenschappen na afloop van het overleg om uw aantekeningen verder te structureren. Vraag dus feedback op de structuur.

Afstandelijk Sociaal Sta open voor contact, wat de samenwerking ten goede komt tijdens het overleg. Zorg met uw efficiëntie voor orde en structuur in de voorbereiding op een overleg.

Dominant Sociaal Ken uw rol als notulist. Neem tijdens het overleg niet de sturende rol van de voorzitter over. Benut uw dominante eigenschappen door uw voorzitter te attenderen op zijn rol en taak. Maak ook zeker heldere afspraken!

56

CombinatieType notulist Type voorzitter Tips voor de

samenwerkingSociaal Dominant Benut de kracht van de

voorzitter in ‘grote stappen, snel thuis’. Vraag de voorzitter om feedback op het vlak van beknopt schrijven. Heb ik me tot de kern beperkt?

Afstandelijk Dominant Laat u niet overbluffen door de voorzitter. Maak op een rustige en zakelijke wijze uw wensen kenbaar.

Dominant Afstandelijk Voorkom een lange discussie over wat hoofd-en bijzaken zijn. Maak er geen persoonlijke strijd van maar neem de beslissing vanuit het doel van het agendapunt of de kenmerken van het soort verslag.

57

Assertieve Notulist “Als ik zeg dat ik niet kan volgen, vinden

ze me vast dom.” “Als ik vraag om het punt samen te

vatten, wordt de voorzitter wellicht boos.”

“Het is onbeleefd om iemand van het managementteam in de rede te vallen.”

“Het is mijn taak om mijn mond te houden en niet om vragen te stellen.”

C R Sub-Assertief gedrag?

58

Deelnemers Luisteren: oppervlakkig, selectief,

actief, tot niveau van denkpatronen

Spreken: expliciet instemmen, vragen om informatie, geven informatie, informatie samenvatten, geven mening, anderen overtuigen van uw standpunt

59

Vergaderproblemen:Oorzaken en maatregelenOorzaak Maatregelen1. Afdwalen van het onderwerp 1. Vaker en sneller interveniëren,

deelnemers wijzen op het doel van de bijeenkomst

2. De agendapunten worden te diepgaand besproken

2. Eventueel buiten de vergadering aandacht aan het onderwerp schenken, actie : details noteren als aandachtspunten die later uitgezocht worden.

3. Deelnemers beschikken niet over voldoende kennis van het onderwerp

3. Deelnemers verzoeken zich beter voor te bereiden door zich meer te verdiepen in het onderwerp, of : besluiten andere, meer deskundige deelnemers uit te nodigen.

4. De agenda is te vol gepland 4. Beter voorbereiden : minder punten op agenda zetten of meer tijd nemen

5. De procedures worden niet nageleefd : bijvoorbeeld door te laat beginnen

5. Beter voorbereiden: ruimte en hulpmiddelen in orde maken, deelnemers aanspreken op laat-kom-gedrag of ander gedrag dat afwijkt van de afgesproken procedure.

60

Vergaderproblemen:Oorzaken en maatregelenOorzaak Maatregelen6. Procedures niet effectief 6. Beter voorbereiden : stukken vooraf

versturen en laten lezen, eventueel gedurende de vergadering procedures met betrekking tot beeldvorming, oordeelsvorming, en besluitvorming aanpassen

7. Deelnemers beschikken over onvoldoende beslisbevoegdheid

7. Beter voorbereiden : deelnemers vooraf informeren over hun beslisbevoegdheid

8. Niet goed luisteren of concentreren 8. Afspraken maken met lawaaimakers als tuinmannen en telefooneigenaren, sprekers verzoeken hun informatieve bijdrage goed af te stemmen op de kennis van de groep, deelnemers duidelijk maken dat vergadertijd geen leestijd is en dat dit ook niet het moment is om tweegesprekken te voeren

9. Conflicten 9. Conflicten bespreekbaar maken, ruimte geven voor het uiten van emoties, eventueel pauze inlassen, of met hulp van een onpartijdige derde buiten de vergadering oplossen

10. Manipulatief gedrag 10. Kort en krachtig afkappen.61

Deelnemers: Persoon-lijkheid

Kenmerken Notuleerstrategie

Haardvuur-verteller

• Breed van stof• Veel anekdotes en voorbeelden

• Wacht op de kern van het verhaal, die aansluit bij het doel van het agendapunt. Is het doel van het agendapunt besluitvorming, concentreer u dan op de mening in zijn verhaal.•Spreek met de voorzitter en signaal af waaruit blijkt dat een anekdote relevant is voor het verslag.

Sfeerjager • Veel waardering voor het relationele doel.• Humoristische bijdragen.• Persoonlijke anekdotes.•Opmerkingen over koffie verzorgen en het overleg daarvoor onderbreken of verlaten.• Emotionele onderbrekingen.

• Bij humoristische en persoonlijke bijdragen hoeft u niet te notuleren.• Bespreek vooraf met de voorzitter hoe uitgebreid u het relationele doel van de vergadering moet notuleren. In heen klantgesprekken staat het eerste deel vaak in het teken van bijpraten. In sommige organisaties is een compacte vermelding daarvan in het verslag voldoende. In andere organisaties blijft het achterwege. Datzelfde geldt voor de felicitatie-en gebakronde in vergaderingen.• Emotionele onderbrekingen vinden spontaan plaats. Bespreek na de vergadering met de voorzitter wat u hierover vastlegt. Waarom zou u extra zout in de wonden strooien?

62

Deelnemers: Persoon-lijkheid

Kenmerken Notuleerstrategie

Ordepikker • Rol van de voorzitter overnemen.• Voorstel doen voor ordeverandering. Een voorbeeld : het besluitvormingsproces is bijna afgerond en de deelnemer gaat terug naar de brainstormfase. Door deze vertraging is er geen tijd meer om een besluit te nemen.

• Notuleer deze uitingen alleen als de andere vergaderaars deze uitingen onderstrepen en de voorzitter deze bevestigt.• Toets bij de voorzitter hoe u een ordeverandering moet notuleren.

Structuur-breker

• Doorbreken van de agenda : “Kunnen we dit agendapunt niet verplaatsen naar…?”• Een bokkensprong naar het verleden maken, bijv. aanhaken op een afgerond agendapunt, een eerder genomen beslissing weer ter discussie stellen.• Tijdens de rondvraag grote verhalen vertellen of ‘nieuwe agendapunten’ opwerpen. • Uitstapjes maken die niet op de agenda staan.

• Notuleer deze uitingen alleen als de andere vergaderaars deze uitingen onderstrepen en de voorzitter deze bevestigt.• Spreek met de voorzitter een signaal af waaruit blijkt dat de structuurwijziging of het verhaal relevant is voor het verslag.

63

Deelnemers: Persoon-lijkheid

Kenmerken Notuleerstrategie

Herhaler • Samenvatten wat de vorige spreker heeft gezegd.• In andere woorden een andere deelnemer herhalen.

• Bespreek met uw voorzitter hoe hij deze vergaderaar bijstuurt.• Volsta met “Anita deelt de mening van Johan.”• Concentreer u bij herhaling in andere woorden op eventuele aanvullende relevante informatie.

Pietje Precies • Veel details vertellen.• volledig willen zijn.• Lange aanloop naar de kern van het betoog.

• Concentreer u vooral op het wat (bijv. mening en argumentatie) en hoe nu verder. Luister selectief naar de aanleiding, voorgeschiedenis, achtergronden, eerdere ervaringen, cijfers en andere details.• Notuleer uit zijn bijdrage de kern die aansluit bij het doel van de vergadering of het agendapunt en de verslagvorm.• Spreek met de voorzitter een signaal af waaruit blijkt dat bepaalde details relevant zijn voor het verslag.

64

Deelnemers:

Persoonlijk-heid

Kenmerken Notuleerstrategie

Metafoor • Veel metataal gebruiken : “voordat ik mijn mening geef, moet ik eerst een kader schetsen.”• Vanuit metaniveau praten : “sommigen hebben vooral voorkeur voor een cliëntenborrel, anderen staan achter een cliëntendag. Ik wil daar nog een derde invulling naast zetten.”

• Luister actief naar deze persoonlijkheden. De metataal is zeer bruikbaar voor de structuur in uw aantekeningen.• Neem de metataal en signaalwoorden over : conclusie, mening, kader, derde, tot slot, aanvullend, et cetera.

65

Denkpatronen (De Bono)Denkhoed Associatie DenkpatroonWit Maagdelijkheid

ObjectiviteitZoeken naar feiten, cijfers, informatie

Rood Praten vanuit het hart Vertellen vanuit gevoelens, emotie, ingevingen, intuïtie

Zwart Negatief oordeelAdvocaat van de duivel

Waarschuwen, voorzichtig, inschatten waarom iets niet zal werken, oog hebben voor de gevaren die op de loer liggen, benadrukken van negatieve aspecten.

Geel Zonneschijn Alternatieve suggereren, andere ideeën onderzoeken, benadrukken van interessante punten die tot voorstellen en plannen leiden, interesse in nieuwe invalshoeken

Groen Vruchtbaar Alternatieve suggereren, andere ideeën onderzoeken, benadrukken van interessante punten die tot voorstellen en plannen leiden, interesse in nieuwe invalshoeken

Blauw Koel en onder controle

Plannen, denken over het denken, het proces en de structuur, samenvattingen geven.

66

DE VERGADERING

67

VergaderpartnersNotulist

Voorzitter Deelnemers

Samenspel

68

Taken VoorzitterVoor vergadering Tijdens

vergaderingNa vergadering

•Zorgen voor heldere agenda (informerende titels, vergaderdoel, centrale vraag, beschikbare tijd)

• Zorgen voor geordend verloop van vergadering

• agenda volgen• agendapunten afhandelen volgens bijbehorend bespreekschema

Beantwoording van vragen notulist (indien nodig)

Op tijd leveren van stukken Doelgerichte discussies Controle van notulen (gevoelige zaken?)

Helderheid over soort notulen

Correcte procedures Toezicht op toesturen notulen van betrokkenen

Goede werkplek Helder taalgebruik Controle van gemaakte afspraken

Bekendheid besluitvormingsprocedure

Goed vergaderklimaat

Inhoudelijke ondersteuning (indien nodig)

Duidelijkheid over wie wat moet doen en wanneer

Beantwoording vragen notulist (indien nodig)

Ruimte voor notulist om vragen te stellen

69

Taken DeelnemerVoor vergadering Tijdens

vergaderingNa vergadering

Agenda bestuderen Zich houden aan agenda Notulen controleren

Stukken lezen Agendapunten afhandelen volgens bijbehorend bespreekschema

Nadenken over opmerkingen naar aanleiding van notulen van vorige vergadering

Weten wat men wil inbrengen tijdens vergadering

Geen zijpaden bewandelen

Naar elkaar luisteren

Ordevoorstellen indienen (indien nodig)

Helder formuleren

Vragen notulist beantwoorden (indien nodig) en mee notuleren indien gewenst

70

Taken NotulistFase I VoorbereidingVoorbereiden notulen Inlezen

Vragen stellenIndeling notuleerpapier kiezen

Fase II Tijdens de vergaderingAantekeningen maken Luisteren

Selecteren en samenvattenVragen stellenInformatie ordenenSchrijven

Fase III Na de vergaderingDirect na de vergadering

Notulen uitschrijven

Informatie selecteren en aanvullenAantekeningen ordenen

FormulerenDocument opmaken

71

LECTUUR

72

Ter ondersteuning Kernachtig Notuleren, een

stappenplan Noteer je dit even? Heldere gespreksverslagen

schrijven

De voorbeelden in deze slides komen uit deze 3 boekjes

73

VEEL SUCCES!

74

BIJLAGE Voorbeelden

75