Pesquisa: Gestão das organizações contábeis

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Gestão das organizações contábeis

Análise dos resultados da pesquisa

por Roberto Dias DuarteDezembro/2014

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Sobre a pesquisaO Sistema Público de Escrituração Digital e seus vários subprojetos têm sido expressivos agentes de mudanças nas empresas dos mais diversos segmentos. E não apenas visando as conformidades trabalhista e tributária, mas também a busca permanente por uma maior eficiência operacional, sendo as organizações contábeis importantes aliadas nesse processo.

A grande transformação pela qual vem passando o segmento de negócios contábeis nos deixa, muitas vezes, sem referências sobre as melhores opções a serem adotadas. Os resultados dessa pesquisa permitirão às empresas comparar sua realidade com a média do mercado e, desta forma, nortear de maneira mais precisa suas decisões estratégicas.

Assim, este trabalho pretende diagnosticar o presente e o futuro das organizações contábeis brasileiras, ao identificar suas principais oportunidades, ameaças e tendências, diante das muitas mudanças pelas quais têm passado.

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Metodologia• Pesquisa Survey descritiva, que busca identificar o comportamento

gerencial do empreendedor contábil brasileiro.

• O período para coleta de dados foi de 10/10/2014 a 30/11/2014.

• Foram coletadas 388 respostas ao questionário, registradas por meio da ferramenta SurveyMonkey.

• A divulgação da coleta de dados da pesquisa foi feita pelas redes sociais (Facebook, Twitter, LinkedIn), blogs e portais de notícias relacionados à área contábil.

• O erro amostral é de 5%, com nível de confiança de 95%.

• Foram obtidas respostas oriundas de todas as Unidades da Federação, exceto Acre e Roraima.

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Atividade profissional• 58% dos profissionais que

responderam à pesquisa se identificaram como sócios de organizações contábeis.

• 20% afirmaram ter posição gerencial (gerente, supervisor ou coordenador).

• 19% declararam atuar em funções técnicas (técnico/consultor/analista).

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Quantidade de profissionais• 59% das organizações

contábeis pesquisadas têm entre 2 e 10 funcionários.

• 74% das organizações contábeis pesquisadas têm entre 2 e 20 funcionários.

• Menos de 20% das organizações contábeis pesquisadas têm mais de 20 funcionários.

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Receita anual

• 73% das organizações contábeis pesquisadas têm a receita anual menor que R$ 500mil.

• 12% têm receitas anuais acima de R$ 1 milhão.

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Quantidade de clientes• 39% das organizações

contábeis pesquisadas atendem entre 51 e 150 clientes.

• 67% das organizações contábeis pesquisadas atendem menos de 100 clientes.

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Missão, Visão e valores

• 52% das organizações contábeis pesquisadas já definiram sua identidade corporativa.

• 25% não definiram sua identidade organizacional, nem têm planos para isso.

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Planos estratégicos• Para 19% das

organizações contábeis pesquisadas, o plano de ações estratégicas é definido e o cumprimento das ações é monitorado periodicamente.

• Em 31% não há expectativa para definição do plano de ações estratégicas.

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Indicadores de resultados• Para 22% das

organizações contábeis pesquisadas, os indicadores de resultados são definidos e monitorados periodicamente.

• Em 40% não há expectativa para definição de indicadores de resultados organizacionais.

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Metas de desempenho dos colaboradores

• 44% das organizações contábeis pesquisadas não estabelecem metas de desempenho para seus colaboradores.

• 20% estabelecem metas e premiações.

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Público-alvo• 59% das organizações

contábeis pesquisadas atendem a qualquer perfil de cliente.

• 13% atendem a qualquer perfil de cliente, mas as ações de captação e marketing são focadas em um perfil específico.

• 17% atendem a qualquer perfil de cliente, mas estão trabalhando para atender a apenas um perfil específico.

• 11% atendem apenas a um perfil específico de cliente.

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Valores dos serviços em relação à média do mercado• 65% das organizações

contábeis praticam preços dentro da média de mercado, conforme a percepção dos pesquisados.

• 18% das organizações contábeis pesquisadas praticam preços abaixo da média de mercado.

• 17% praticam preços acima da média de mercado.

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Serviços ofertados• Praticamente todas as

organizações contábeis oferecem serviços de escrituração contábil, fiscal e processamento de folha de pagamentos.

• Mais da metade realiza consultorias (fiscal, contábil e tributaria).

• Cerca de 10% oferecem auditoria contábil e auditoria em arquivos fiscais eletrônicos.

• Apenas 5% atuam com outsoursing.

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Ações de marketing• As organizações contábeis

pesquisadas declararam que suas ações de marketing mais frequentes são: envio de informativos por e-mail (38%), publicações no Facebook (33%), produção de material impresso sobre os serviços (28%), distribuição de informativos impressos aos clientes (27%) e parcerias com entidades de classe, associações empresariais (24%).

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Principais diferenciais• Quase 70% das organizações contábeis

pesquisadas declararam que um de seus principais diferenciais é o cumprimento rigoroso das obrigações acessórias.

• 63% também acreditam que o cálculo correto dos tributos é um de seus principais diferenciais.

• 75% veem no relacionamento com seus clientes um grande diferencial.

• Apenas 56% acreditam que a excelência no atendimento é um fator de diferenciação.

• Serviços personalizados, variedade de serviços e atuação especializada no mercado dos clientes foram apontados, respectivamente, por 33%, 26% e 17% das organizações contábeis.

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Uso de sistemas• Quase todas as organizações contábeis

pesquisadas declararam que usam sistemas (ou módulos funcionais) de controle fiscal, contábil e processamento de folha de pagamentos.

• Cerca de um terço delas utiliza sistemas de controle financeiro e faturamento.

• Apenas 19% têm portais para atendimento aos clientes e 11%, sistemas de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM).

• Apenas 26% utilizam sistemas para auditar arquivos fiscais digitais, como os do SPED e da NF-e .

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Modelo tecnológico• 42% das organizações contábeis

pesquisadas utilizam sistemas (folha/contábil/fiscal) no escritório e digitam a maior parte dos dados dos seus clientes.

• 54% utilizam sistemas (folha/contábil/fiscal) no escritório e importam eletronicamente a maior parte dos dados dos seus clientes.

• 2% fornecem os sistemas (financeiro/faturamento/estoque) via internet para seus clientes e os dados já são integrados aos módulos contábeis/fiscal/folha.

• 1% utiliza (por meio da internet) o sistema dos clientes para o processamento fiscal/contábil/folha.

• 1% utiliza, nas instalações dos clientes, o sistema para o processamento fiscal/contábil/folha.

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Principais dificuldades• A maior dificuldade apontada

pelas organizações contábeis pesquisadas foi receber informações dos clientes com qualidade e prazo.

• Apenas 16% delas indicaram problemas com a aderência de sistemas de informação e 5% com o cálculo de tributos.

• Cerca de 40% informaram que suas principais dificuldades são: baixo crescimento de receitas, contratação, capacitação e controle da produtividade de RH.

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Custos de penalidades legais

• 33% das organizações contábeis informaram que, nos últimos 12 meses, não arcaram com custos de penalidades fiscais, tributárias ou trabalhistas de seus clientes.

• 49% delas arcaram com custos de até R$ 5mil.

• 10% das organizações contábeis pesquisadas arcaram com custos acima de R$ 10mil.

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Evolução da carteira de clientes

• 17% das organizações contábeis informaram não ter havido aumento nem redução de sua carteira de clientes nos últimos 3 anos.

• 13% delas tiveram redução da quantidade de clientes atendidos.

• 44% tiveram aumentos superiores a 10% em suas carteiras.

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Evolução da receita• 12% das organizações

contábeis informaram não ter havido aumento nem redução em sua receita nos últimos 3 anos.

• 12% delas tiveram redução de receitas.

• 50% tiveram aumentos superiores a 10% em suas receitas.

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Evolução dos custos

• 8% das organizações contábeis informaram não ter havido aumento nem redução de custos nos últimos 3 anos.

• 4% delas tiveram redução de custos.

• 62% tiveram aumentos superiores a 10% em seus custos.

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Aplicação da força de trabalho

• Em média, as organizações contábeis informaram que 65% do tempo total das horas trabalhadas são dedicados ao cálculo de tributos, obrigações acessórias, processamento da folha de pagamentos, procedimentos trabalhistas, processos burocráticos, atendimento à demanda de órgãos governamentais e atendimento às demandas de clientes relacionadas com tributos ou processos burocráticos.

• 12% do tempo total da equipe, em média, são empregados na produção de relatórios gerenciais e outras informações para apoio à gestão de seus clientes, bem como em reuniões para a apresentação desses dados.

• 9% do tempo, em média, são dedicados a cursos, treinamentos, palestras e participação em outras atividades dedicadas ao desenvolvimento técnico ou profissional dos colaboradores e sócios.

• 11% do tempo são utilizados nas atividades administrativas, financeiras e manutenção da tecnologia do escritório.

• Apenas 5% são empregados em atividades comerciais, marketing, parcerias estratégicas, planejamento estratégico e gerenciamento dos resultados do escritório.

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Análise dos resultadosI. RESULTADOS OBTIDOS

Segundo dados do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), em 31/12/2013 havia, no Brasil, 33.970 sociedades empresárias registradas como organizações contábeis. Atuavam ainda na área 6.926 empresários individuais e 41.747 escritórios individuais (organizações unipessoais não personificadas). O foco dessa pesquisa foi a análise do comportamento empreendedor das sociedades empresárias constituídas para prestar serviços contábeis. Mesmo partindo de  uma amostragem não probabilística (por conveniência), os resultados obtidos representam, de forma significativa, o comportamento global do público pesquisado. Após realizar diversos cortes (receita bruta, quantidade de clientes, quantidade de funcionários, região), o comportamento manteve-se o mesmo do resultado global (sem cortes), guardados os desvios estatísticos.Portanto, pode-se afirmar que os dados obtidos representam com bastante fidedignidade o comportamento geral das organizações contábeis constituídas no Brasil como sociedades empresárias.

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Análise dos resultadosII. CULTURA ESTRATÉGICA

Cinquenta e dois por cento das organizações contábeis têm a identidade corporativa definida formalmente, por meio da declaração de missão, visão e valores. Contudo, apenas 19% estabelecem plano de ações estratégicas e realizam seu monitoramento periódico, enquanto 22% têm indicadores de resultados definidos e controlados . Já o o índice das que determinam metas para seus colaboradores e realizam premiações pelo seu cumprimento se limita a 20%. Assim, constata-se que apenas 1 em cada 5 escritórios contábeis pratica os conceitos básicos de gestão estratégica na administração de seus negócios.  

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Análise dos resultadosIII. DIFERENCIAÇÃO E OFERTA DE VALOR

Onze por cento das organizações contábeis praticam efetivamente a segmentação de mercado para captação e atendimento de clientes.Quase 70% declararam que um de seus principais diferenciais é o cumprimento rigoroso das obrigações acessórias, ao passo que 63% consideram o cálculo correto dos tributos um fator de diferenciação relevante.Entretanto, apenas 56% acreditam que a excelência no atendimento represente um importante aspecto de diferenciação. Além disso, serviços personalizados e variados, e atuação especializada no mercado de clientes foram apontados como diferenciais por, respectivamente, 33%, 26% e 17% das organizações contábeis.Por outro lado, 75% veem no relacionamento com seus clientes um grande diferencial. Assim, ainda prevalece a crença de que a eficácia operacional e o relacionamento sejam suficientes para mostrar valor ao cliente. Fatores fundamentais de percepção de valor como atendimento, personalização, variedade de serviços e especialização são considerados secundários por grande parte dos empreendedores contábeis.

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Análise dos resultadosIII. DIFERENCIAÇÃO E OFERTA DE VALOR

Ainda sobre a oferta de valor, constata-se que praticamente todas as organizações contábeis oferecem serviços básicos de escrituração (contábil, fiscal e processamento de folha).Contudo, as consultorias compõem o mix de serviços de pouco mais da metade dos escritórios (62% fiscal, 56% contábil e 54% tributária). Pouco menos da metade oferta planejamento tributário (46%) e contabilidade gerencial (41%).Apenas 10% oferecem auditoria em arquivos fiscais eletrônicos e 5% atuam com outsourcing. Enfim, apesar de o perfil “contador consultor" ser bastante divulgado, ainda há um longo caminho a ser percorrido até que essa realidade seja uma prática efetiva do mercado. Enquanto isso, a atuação permanece, para a maioria, comoditizada. Isto é, baseada em ofertas de serviços básicos e, consequentemente, em diferenciação por preço.

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Análise dos resultadosIV. MARKETING

As ações de marketing mais frequentes verificadas são: envio de informativos por e-mail (38%), publicações no Facebook (33%), produção de material impresso sobre os serviços (28%), distribuição de informativos impressos aos clientes (27%) e parcerias com entidades de classe e associações empresariais (24%).Mais importante que a análise das principais ações é a constatação de que menos de 40% das organizações têm algum tipo de ação de marketing.

As prováveis causas desse baixo nível de amadurecimento do setor quanto aos conceitos e práticas de "marketing de serviços” são a atuação comoditizada e uma percepção de valor, por parte dos empreendedores, fortemente baseada na eficácia operacional e no relacionamento pessoal.   A não compreensão do marketing como área estratégica para captação, atendimento e manutenção de clientes na prestação de serviços acaba reforçando a competição por preço no setor.

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Análise dos resultadosV. TECNOLOGIA

Quase todas as organizações contábeis usam sistemas de controle operacional básico (fiscal, contábil e de folha de pagamentos).  Apenas 26% utilizam sistemas para auditar arquivos fiscais digitais, como os do SPED e da NF-e. Apenas 19% têm portais para atendimento aos clientes e 11%, sistemas de gerenciamento de relacionamento (CRM). Cerca de um terço delas utiliza sistemas de controle financeiro e faturamento. A percepção do empreendedor contábil quanto à eficácia operacional e o relacionamento pessoal é contrastada pela baixa utilização de tecnologias para garantir a qualidade dos serviços básicos de escrituração. O mesmo ocorre com os sistemas de CRM, que têm como premissa potencializar o relacionamento com a clientela.

Por fim, a pouca cultura de administração estratégica é constatada pela ínfima utilização de sistemas para controle financeiro do próprio negócio.

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Análise dos resultadosV. TECNOLOGIA

Quarenta e dois por cento das organizações contábeis utilizam sistemas de controle operacional no escritório e digitam a maior parte dos dados dos seus clientes. A maioria (54%), no entanto, já utiliza sistemas no escritório e importa eletronicamente a maior parte dos dados.Empreendedores contábeis mais inovadores, por sua vez, já fornecem os sistemas via internet para seus clientes (2%). Mas apenas a metade desse contingente utiliza os dados recebidos no caminho inverso para o processamento operacional. Por fim, 1% também é o total dos que adotam o uso desses recursos nas próprias instalações dos seus contratantes.Note-se que o modelo tecnológico baseado na digitação dos dados contrasta flagrantemente com a crença de que a eficácia operacional seja um grande fator de diferenciação para clientes, uma vez que essa estrutura é frágil e fortemente suscetível a falhas. Os demais modelos são operacionalmente eficazes, porém sua adoção depende de análise estratégica e mercadológica por parte das organizações contábeis. 

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Análise dos resultadosVI. DESAFIOS

Sessenta e quatro por cento das organizações contábeis percebem como uma grande dificuldade o recebimento de informações dos clientes com qualidade e prazo.  Cerca de 40% informaram que suas principais dificuldades são: baixo crescimento de receitas, contratação, capacitação e controle da produtividade de RH. Aproximadamente um terço apontou como principais desafios: atualização legal, cumprimento de obrigações acessórias e entendimento da legislação. Apenas 5% indicaram problemas com o cálculo de tributos.Enfim, o principal desafio apontado reflete o contexto de uso de um modelo tecnológico obsoleto, baseado em digitação de dados, bem como a falta de cultura de marketing de serviços, em especial no fundamento de relacionamento com clientes para aproximação e melhoria do atendimento. Reforçando todo este quadro há ainda uma baixa utilização de portais de serviços e atendimento (apenas 19% têm esse tipo de sistema). Por outro lado, a minoria entende como problema as questões legais que impactam no processo operacional. Isso contrasta com a crença de que o cálculo correto de tributos e o cumprimento de obrigações acessórias sejam fatores de diferenciação dos serviços. Ou seja, reforçam o contexto comoditizado do mercado.

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Análise dos resultadosVII. EVOLUÇÃO NOS ÚLTIMOS 3 ANOS

Setenta por cento das organizações contábeis tiveram aumento em sua base de clientes , com 76% também reconhecendo expansão de receitas neste período.

Em contrapartida, 89% apresentaram elevação em seus custos. Um fator importante a ser considerando é que a inflação nos últimos 3 anos (IPCA - 10/2011 a 10/2014) foi de 19,47%. Além disso, o salário mínimo passou de R$ 545,00 para R$ 724,00, apresentando uma variação de 32,8%.Assim, apenas 1 em cada 4 escritórios contábeis conseguiu aumento de receita superior a 25% neste mesmo período . Por outro lado, apenas 1 em cada 4 informou ter apresentado aumento de custos superior a 25%. Portanto, há duas hipóteses: ou de fato o setor trabalhou com uma estrutura de custos com evolução abaixo da inflação ou os acréscimos não foram percebidos pelos empreendedores. 

É importante ressaltar que 37% dos escritórios que declararam ter entre seus principais diferenciais a atuação especializada, ou a prestação de serviços personalizados para cada cliente, conseguiram aumento de receitas acima de 25% nos últimos 3 anos. Contudo, apenas 15% dos que consideram preços baixos como diferencial obtiveram resultados desta ordem.

Por fim, cabe destacar que o perfil de escritórios que se diferenciam por preço apresentam fragilidades em outros indicadores: 72% não têm planos estratégicos, 70% não definiram indicadores de resultados, 60% não estabelecem metas para colaboradores, 58% digitam a maior parte dos dados de seus clientes.

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Análise dos resultadosVIII. APLICAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO

Em média, as organizações contábeis informaram que 65% das horas trabalhadas se dedicam ao atendimento às demandas governamentais; 12% à produção e apresentação de informações para apoio à gestão dos clientes; 11% às rotinas administrativas e 9%   à capacitação dos recursos humanos.

Para as   atividades comerciais, de marketing, parcerias estratégicas, planejamento estratégico e gerenciamento dos resultados do escritório, restam apenas 5% do tempo total .

Tal cenário mais uma vez reflete a comoditização vivida pelo setor, bem como a pouca percepção de valor, por parte dos seus clientes,  com relação aos quesitos atendimento, personalização e oferta de serviços. Reforça ainda a pouca cultura de administração estratégica colocada em prática por  uma parcela significativa dos empreendedores deste segmento.

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Análise dos resultadosXIX. CONCLUSÃO

Ainda são poucas as organizações contábeis que apresentam amadurecimento gerencial e dão atenção às questões estratégicas de seus negócios. Aproximadamente 20% delas têm esse perfil.

É igualmente reduzido o número das que consideram diferenciais competitivos os serviços personalizados (33%) e especializados (17%).

Em contrapartida, há uma quantidade significativa já encarando a excelência no atendimento como fator importante de diferenciação (56%).

Quase quarenta por cento já realizam ações estruturadas de marketing, seja para captação, atendimento ou fidelização de clientes.

Cinquenta e cinco por cento, por sua vez, estão preocupadas com o aumento dos custos ou o baixo crescimento de receitas.

Este cenário evidencia dificuldades na transformação de um perfil exclusivamente técnico do profissional da contabilidade para um mais empreendedor. Contudo, está claro tratar-se de um processo já em andamento e que a sustentabilidade dos negócios contábeis depende desta transição.

Por fim, os empreendedores que utilizam as ferramentas de gestão estratégica, aliadas à inovação em processos, atendimento e serviços já estabelecem um novo patamar de organização contábil, mais competitiva e bem preparada para superar desafios e aproveitar oportunidades.