Bab8 mengorganisasi sumber sistem maklumat

MENGORGANISASI SUMBER MENGORGANISASI SUMBER SISTEM MAKLUMATSISTEM MAKLUMAT

2

Sistem Maklumat

• Sistem Maklumat adalah terdiri dari elemen-elemen – manusia,

– data,

– prosedur, – perkakasan dan – perisian

• yang saling bekerjasama antara satu sama lain bagi mencapai matlamat umum sesuatu pengurusan maklumat.

3

Pengurusan Maklumat

• Pengurusan Maklumat termasuklah– pengumpulan data

– memproses data menjadi maklumat untuk digunakan oleh sesebuah organisasi bagi

– membantu dalam membuat keputusan,

– menyelesaikan masalah dan– juga digunakan untuk kawalan.

4

Peringkat-peringkat Pengurusan

• Pengurus

• Pengurus adalah personel yang bertanggungjawab menggunakan setiap kemudahan yang terdapat dalam organisasi seperti manusia, peralatan, maklumat, kewangan dan aset-aset lain untuk mencapai matlamat organisasi.

5

• Semua pengurus pada mana-mana peringkat adalah individu yang akan membuat keputusan kepada organisasi. Untuk mencapai matlamat ini seorang pengurus mempunyai lima fungsi :

6

• Merancang :– Proses menentukan misi dan visi bagi mencapai

matlamat jangka pendek atau jangka panjang.

• Mengurus Perjawatan :– Menguruskan keperluan latihan kepada staf dan

menentukan struktur perjawatan staf bagi mencapai matlamat organisasi.

7

• Mengorganisasi Sumber :• Memastikan kemudahan, kelengkapan dan

peralatan yang terdapat dalam organisasi diuruskan dengan baik dan optimum dan memberikan tanggungjawab kepada staf yang sesuai untuk digunakan bagi mencapai matlamat organisasi.

8

• Memberi arahan :

• Mekanisma pentadbiran yang akan mengerakkan staf untuk melakukan tugas yang dipertanggungjawabkan dengan lebih efisyen.

9

• Mengawal :

• Mewujudkan prosedur kerja yang bersistematik untuk dijadikan piawaian bagi mengukur prestasi sebenar pencapaian sesuatu objektif yang ditentukan mengikut jadual yang ditentukan.

• Kawalan berkala dapat menentukan kemajuan dan prestasi organisasi bagi mementukan keperluan bagi pengubahsuaian jika perlu ke arah mencapai matlamat organisasi.

Peringkat-Peringkat Pengurusan

11

Fungsi Piramid Sistem Maklumat

• Terdapat 4 lapisan utama

• Pengurusan peringkat tertinggi

• Pengurusan peringkat pertengahan

• Pengurusan berbentuk operasi• Pengeluaran, pengkeranian, dan semua pekerjaan

yang bukan tergolong di dalam kategori pengurusan dan petadbiran

12

Hierarki Organisasi

Pengurusan Tertinggi

Pengurusan Pertengahan

Pengurusan Operasi

Kumpulan Bukan Pengurusan

13

• Kesemua peringkat pengurusan tersebut akan melaksanakan kelima-lima tugas yang dinyatakan di atas.

• Untuk membolehkan fungsi-fungsi tersebut dilaksanakan dengan sempurna, maklumat yang bersesuaian perlu diberikan kepada setiap peringkat pengurusan.

14

Peringkat-Peringkat Pengurusan

• Pengurusan boleh dibahagikan kepada tiga peringkat:

1. Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)

2. Pengurusan Pertengahan (Pengurus Tektikal)

3. Pengurusan Bawahan (Pengurus Operasi)

Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)

16

Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)

• Terdiri daripada pengarah-pengarah, pengurus-pengurus atau CEO

• Mereka membuat keputusan akhir samada mengekalkan atau menukar haluan perniagaan sesebuah syarikat

• Selalunya kata putus dibuat berpandukan semua input dari 3 lapisan hirarki organisasi

17

Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)

• Pengurus diperingkat ini banyak menggunakan masanya untuk merancang dan mengorganisasi hala tuju organisasi

• Beliau memerlukan–maklumat dalaman–maklumat luaran

18

Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)

Maklumat dalaman

• maklumat yang ringkas tetapi lengkap dan tepat mengenai semua operasi yang telah dan sedang dilaksanakan disamping operasi yang akan dilakukan oleh organisasinya

• Maklumat perjalanan operasi membolehkan beliau menjangkakan tahap pencapaian matlamat organisasi

• Maklumat dalaman membolehkannya mendapatkan gambaran perjalanan operasi dalaman organisasinya.

19

Pengurusan Atasan (Pengurus Strategik)

Maklumat luaran

• Bagi membolehkannya menilai keperluan semasa, hala tuju semasa bagi organiasi-organisasi lain, perubahan dalam peraturan dan polisi kerajaan dan aktiviti luaran yang akan memberi kesan kepada peranan semasa dan fungsi organisasi supaya lebih dinamik dan berdaya maju

• Maklumat ini juga memberi manfaat kepada pengurus untuk menentukan keperluan untuk rancangan masa depan dan keperluan mengubahsuaian atau merombak operasi, misi dan visi organiasasi.

Pengurusan Pertengahan

(Pengurus Tektikal)

21

Pengurusan Pertengahan (Pengurus Tektikal)

• Pengurus peringkat ini lebih menumpukan kepada membuat keputusan tektikal dan untuk jangka masa pendek.

• Beliau membantu membuat keputusan bagi mencapai matlamat organisasi yang ditentukan oleh pengurusan atasan.

• Maklumat dalaman adalah maklumat yang paling penting bagi pengurusan peringkat ini.

22

Pengurusan Pertengahan (Pengurus Tektikal)

• Maklumat yang diperlukan adalah lebih terperinci mengenai belanjawan, penjadualan dan penilaian prestasi operasi dan staf.

• Ia memerlukan maklumat yang lebih lengkap dan berkala untuk membolehkannya membuat perbandingan hasilan semasa dengan hasilan terdahulu bagi membolehkannya merancang pengubahsuaian perjalanan operasi

• Dalam pengurusan moden, kebanyakkkan organisasi mengantikan pengurusan peringkat ini dengan menggunakan kaedah komputer untuk mengurangkan bilangan pengurus tektikal dan mengurangkan kos.

23

Pengurusan Pertengahan (Pengurus Tektikal)

• Terdiri daripada pegawai kanan kewangan, pegawai kanan pengurusan dan pentadbiran, jurutera kanan dan pegawai-pegawai senior di dalam semua bidang

• Selalunya melibatkan polisi organisasi, enggunaan carta Ghantt, laluan genting, kos projek, keuntungan dll

• Kumpulan ini menguhubungkan pihak pengurusan atasan dengan pihak perlaksanaan

Pengurusan Bawahan (Pengurus Operasi)

25

Pengurusan Bawahan (Pengurus Operasi)

• Pengurus operasi terlibat dengan operasi harian dalam organisasi

• Beliau akan memastikan perjalanan perancangan dari pengurus tektikal dilaksanakan oleh personel dari peringkat operasi

26

Pengurusan Bawahan (Pengurus Operasi)

• Maklumat yang diperlukan oleh pengurus peringkat ini adalah maklumat semasa mengenai kemajuan perjalanan operasi.

• Maklumat lebih berfokus kepada satu operasi. Maklumat ini datangnya dari sumber di bawah kawalannya seperti inventori, rekod-rekod terdahulu dan manual prosedur.

27

Pengurusan Bawahan (Pengurus Operasi)

• Pegawai yang menjalankan tugasan perlaksanaan selepas sesuatu perancangan dibuat oleh pegawai-pegawai kanan organisasi

• Cth: seorang pengaturcara komputer akan membangunkan aturcara dan mengujinya selepas seorang penganalisis sistem selesai menjalankan kajian dan perakuan mengenai sesuatu masalah sistem

28

Kumpulan bukan pengurusan

– Pengeluaran, pengkeranian, dan semua pekerjaan yang bukan tergolong di dalam kategori pengurusan dan petadbiran

– Terdiri daripada pegawai pentadbiran rendah yang menjalankan arahan ketua mereka dari semasa ke semasa

– Cth: kerani memproses tuntutan untuk pegawainya

29