第四章 会计科目编码及主要数据文件设计

第四章会计科目编码及主要数据文件设计

电算化会计学原理（会计信息系统）

第四章 会计科目编码及主要数据文件设计

第一节 会计科目编码及其体系设计

第二节 总帐子系统主要数据文件的设计

一、科目编码设计的必要性

会计科目编码设计 会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目

的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法

必要性 1. 采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系

非化工原料121102

B材料12110102

A材料12110101

化工原料121101

原材料1211

科目名称科目编码

非化工原料121102

B材料12110102

A材料12110101

化工原料121101

原材料1211

科目名称科目编码

一、科目编码设计的必要性

会计科目编码设计 会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目

的设置，按照一个系统的方案确定出各级科目唯一数字编码的方法

必要性 1. 采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系 2. 保证会计科目的唯一性，避免二义性 3. 便于计算机处理和分类 4. 节省存储空间 5. 提高处理速度

二、科目编码方法

编码：是按照一个系统的方案指定数字、字母或其他符号，借以区别各项目的类别和项别

会计科目编码可采用数字、字母或数字与字母混合编码的方法。

常用的编码方法 顺序编码 位数编码 分组编码

三、科目编码设计的基本原则

规定性原则 层次性原则

1501 固定资产 150101 固定资产——甲车间 150101001 固定资产——甲车间—— A 型机床 150101002 固定资产——甲车间—— B 型机床

一致性原则 简短性原则 扩展性原则

四、科目编码体系的设计

主要是科目编码结构：是指科目编码共分几段，每段有几位

1 、定长定位

科目体系结构： 4 － 2 － 2科目体系结构： 4 － 2 － 2

三级科目最多设计 99 个

三级科目最多设计 99 个二级科目最多设

计 99 个二级科目最多设计 99 个

一级科目最多设计 9999 个

一级科目最多设计 9999 个

四、科目编码体系的设计

2 、不定长方式 科目编码体系在不超过总长度的前提下除一级科目

编码长度固定外，其他各级科目编码的长度是不固定的，可由用户自行随意设计

如：科目编码： 550201013 无法确定它是几级科目

科目： 550201013科目： 550201013

科目末级标志为“真”

科目末级标志为“真”

上 级 科 目550201

上 级 科 目550201

科目级别 3 级科目级别 3 级

四、科目编码体系的设计

3 、立体科目 立体科目方法是指将科目中大量重复的科目从科目

体系中分离出来，按照项目进行存储，并将项目和科目建立动态链接，在满足优化会计科目体系的同时，达到精细核算的目的

四、科目编码体系的设计

3 、立体科目 例如：某单位采用群码，其科目编码结构是 4—2—3

—3 四级，科目编码设计如下科目编码 科目名称5502 管理费用 … … … …

550201 事业部 1 550202 事业部 2

550201001 办公费 550202001 办公费550201001001 一组 550202001001 一组550201001002 二组 550202001002 二组550201002 差旅费 550202002 差旅费550201002001 一组 550202002001 一组550201002002 二组 550202002002 二组

四、科目编码体系的设计

3 、立体科目 如果该单位有 10 个部门，每个部门分有 5 个组，管

理费用有 10 种，那么管理费用下面要设：10×5×10=500 个科目（明细科目）

采用立体科目：在设置科目时对费用科目进行编码，将需要按事业部辅助核算的科目设置为“部门核算”，然后将事业部和事业部下的“组”代码从科目表中剥离出来，在部门档案中另设“各个事业部及其下属组的资料

这样，科目表中只有管理费用 1 个一级科目及办公费、差旅费等 10 个二级科目

四、科目编码体系的设计

3 、立体科目

四、科目编码体系的设计

3 、立体科目 可以进行立体科目设置的有： 个人往来核算与管理 单位往来核算与管理 项目核算与管理 部门核算与管理

五、科目编码设计的拓展

总账系统中还需要设计客户编码、存货编码、部门编码等

这些编码的设计可以借鉴会计科目编码的设计方法

第四章 会计科目编码及主要数据文件设计

第一节 会计科目编码及其体系设计

第二节 总帐子系统主要数据文件的设计

一、科目文件的设计

科目文件 是用来存放帐务处理中所有科目及相关内容的数据

库文件。基本内容：科目代码、科目名称 设计科目文件的意义

用于反映企业的科目体系结构和所有科目及其属性，并为编制凭证、记帐、帐簿和报表查询提供支持

一、科目文件的设计

1 、科目文件结构设计方案一 方法：定长定位 字段：科目代码、科目名称、科目类型、余额方向

科目文件名称： km.dbf序号 字段名 类型 长度 1 科目编码 C 10  主索引（升序） 2     科目名称 C 20 3    科目类型 C 4 4 余额方向 C 2

一、科目文件的设计

2 、科目文件结构设计方案二 方法：不定长方式 会计科目的层次关系通过给出一个科目的父科目和

它的级别等信息来体现科目文件名称： km.dbf 序号 字段名 类型 长度 1 科目编码 C 10 主索引（升序） 2 科目名称 C 20 3 科目类别 C 4 4 科目级别 N 1 5 父科目 C 8 6 是否末级 L 1 7 余额方向 C 2

一、科目文件的设计

3 、科目文件结构设计方案三 方法：立体科目

科目文件名称： km.dbf 序号 字段名 类型 长度 1 科目编码 C 10 主索引（升序） 2 科目名称 C 20 3 科目类别 C 4 4 科目级别 N 1 5 父科目 C 8 6 是否末级 L 1 7 辅助核算 C 6 8 余额方向 C 2

一、科目文件的设计

4 、科目文件的组织方式 以科目代码为关键字建立索引文件 当增加或减少科目时计算机会自动按照科目代码的

大小重新排序

二、凭证文件的设计

凭证文件 凭证文件是用来存储记账凭证的每一项数据、记录

在一定时间内所发生的各项经济业务的数据库文件 记账凭证文件的结构应该包括记账凭证本身要求的

内容：日期、凭证号、摘要、会计科目、金额等 也可以包括核算与管理所需要的更详细的内容

二、凭证文件的设计

1 、凭证文件结构设计方案一（借贷分离式） 凭证文件名称： pz.dbf

序号 字段名 类型 长度 小数位 1 凭证号 C 4 主索引（升序） 2 日期 D 8

3 摘要 C 36

4 科目编码 C 10

5 借方金额 N 12 2

6 贷方金额 N 12 2

7 附件 N 3

8 录入 C 8

9 审核 C 8

10 记账 C 8

二、凭证文件的设计

1 、凭证文件结构设计方案一（借贷分离式）例如，对于一张期末将所有支出科目转入“本年利润”科

目的记账凭证 借：本年利润 贷：主营业务成本 其他业务成本

营业税金及附加 销售费用

管理费用 财务费用 营业外支出

二、凭证文件的设计

1 、凭证文件结构设计方案一（借贷分离式）存储结果如下：凭证号 日期 摘 要 科目代码 借方金额 贷方金额 附件 录入 审核 记账0005 05/30/01 支出转利润 3131 200 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5401 100 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5501 50 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5402 10 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5502 10 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5503 20 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5405 5 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5601 5 000 1 张三 李平 王新

每条记录借方金额或者贷方金额字段总有一个字段为空，浪费了存储空间，记帐凭证越多，如果记录越多，浪费的存储空间应越大

二、凭证文件的设计

2、凭证文件结构设计方案二（借贷标志式） 凭证文件名称： PZ． dbf 序号 字段名 类型 长度 小数位 1 凭证号 C 4 主索引（升序） 2 日期 D 8 3 摘要 C 36 4 科目编码 C 10 5 借贷标志 C 2 6 金额 N 12 2 7 附件 N 3 8 录入 C 8 9 审核 C 8 10 记账 C 8

二、凭证文件的设计

2 、凭证文件结构设计方案二 （借贷标志式）对于所有支出科目转入“本年利润”科目的记账凭证的存储结果如下：凭证号 日期 摘 要 科目代码 借贷标志 金额 附件 录入 审核 记账0005 05/30/01 支出转利润 3131 借 200 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5401 贷 100 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5501 贷 50 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5402 贷 10 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5502 贷 10 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5503 贷 20 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5405 贷 5 000 1 张三 李平 王新0005 05/30/01 支出转利润 5601 贷 5 000 1 张三 李平 王新

以上两种方案都有很多字段具有重复记录值，需要进一步改进

主索引（升序） 一般索引（升序）

二、凭证文件的设计

3、凭证文件结构设计方案三

凭证内容文件名： PZNR.dbf

序号 字段名 类型 长度 1 凭证号 C 4

2 日期 D 8

3 附件 N 3

4 录入 C 8

5 审核 C 8

6 记账 C 8

凭证业务文件名： PZYW.dbf

序号 字段名 类型 长度 小数位 1 凭证号 C 4

2 摘要 C 36

3 科目代 C 10

4 借贷标志 C 2

5 金额 N 12 2

二、凭证文件的设计

3、凭证文件结构设计方案三对于所有支出科目转入“本年利润”科目的记账凭证的存储结果如下：PZNR.dbf: 凭证号 日期 附件 录入 审核 记账 0005 05/30/01 1 张三 李平 王新

PZYW.dbf: 凭证号 摘 要 科目代码 借贷标志 金 额 0005 支出转利润 3131 借 200 000 0005 支出转利润 5401 贷 100 000 0005 支出转利润 5501 贷 50 000 0005 支出转利润 5402 贷 10 000 0005 支出转利润 5502 贷 10 000 0005 支出转利润 5503 贷 20 000 0005 支出转利润 5405 贷 5 000 0005 支出转利润 5601 贷 5 000

两个数据库文件的连接纽带 上述各方案仅列示基本字段，如果需要更多信息，则需

相应增加若干字段。

二、凭证文件的设计

4、凭证文件的存储策略 凭证文件是账务处理系统中不可缺少的数据库文件，

其存储方案取决于账务处理流程 账务处理流程方案一只设计了一个记帐凭证文件，存

储所有凭证，包括未审核凭证、已审核凭证、已记账凭证

帐务处理流程方案二设计了临时凭证文件和历史凭证文件，临时凭证文件存储已录入和审核但未记账的所有凭证，历史凭证文件存储已记账的所有凭证

5 、凭证文件的组织方式 凭证是按照发生的时间顺序产生的，因此，凭证文件

的组织方式为顺序文件 ( 也可以是索引文件）

三、汇总文件的设计

汇总文件 凭证文件是用来存储所有科目（包括一级科目和明

细科目）的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额以及每个月的借贷方发生额等汇总数据的数据库文件

三、汇总文件的设计

1 、汇总文件结构设计方案一 汇总文件名称： HZ． dbf

序号 字段名 类型 长度 小数位 说明 1 科目编码 C 10 2 期初余额 N 12 2 3 借贷方向 C 2 4 本月借合计 N 12 2 5 本月贷合计 N 12 2 如果是复币所有金额字段 6 本年借方累计 N 12 2 都分成外币、人民币 7 本年贷方累计 N 12 2 期末余额通过计算得到 优点是结构简单、清晰 缺点是汇总文件过多（一个月一个），给编程和管理带来一定的难度

三、汇总文件的设计

2、汇总文件结构设计方案二 汇总文件名称： HZ． dbf序号 字段名 类型 长度 小数位 1 科目代码 C 10 2 年初余额 N 12 2 3 借贷方向 C 2 4 1月借合计 N 12 2 5 1月贷合计 N 12 2 6 2月借合计 N 12 2 7 2月贷合计 N 12 2 8 3月借合计 N 12 2 9 3月贷合计 N 12 2 ··· ··· 24 12月借合计 N 12 2 25 12月贷合计 N 12 2

这种结构的汇总文件适合于以年为单位存储的文件，即每年一个汇总文件，账簿、报表所需的：“本月借方合计”、“本月贷方合计”等数据可以直接获取，“期初余额”、“本年借方累计”、“本年贷方累计”、“期末余额”等数据可以通过计算得到

三、汇总文件的设计

2、汇总文件结构设计方案二举例：（ 1） 3 月份期初余额。3 月期初余额 = 年初余额（借）＋ 1月借合计＋ 2月借合

计 -1 月贷合计 -2月贷合计（ 2 ）到 3 月份的本年累计。 借方累计 =1 月借合计 +2月借合计 +3 月借合计 贷方累计 =1 月贷合计 +2月贷合计 +3 月贷合计（ 3） 3 月份期末余额 3 月期末余额 =3月期初余额 +3月借合计 -3 月贷合计

三、汇总文件的设计

2、汇总文件结构设计方案二优点是结构清晰，数据库文件少，便于管理。缺点是不能直接得到账簿所需的数据，只能通过计算得到。

四、我们的设计

为了便于理解，数据库表都用汉字来命名 为了便于设计，在 D盘新建一个 AIS 文件夹，

每次进入 Visual FoxPro 系统时，在命令窗口输入命令： set default to d:\ais （设置默认路径）

1 、新建项目 新建一个项目（命令： create project ），保存为：

zw.pjx

2 、建立数据库 新建数据库（命令 create database ），保存为：

zw.dbc

四、我们的设计

3 、建立数据库表（ 1 ）科目表

字段名 类型 宽度 小数位 索引科目编码 字符型 15   主索引（升

序）科目名称 字符型 40    

科目类别 字符型 10   一般索引（升序）父科目编码 字符型 15    

父科目名称 字符型 40    

余额标记 数值型 2    

余额方向 字符型 4    

设为末级 逻辑型 1    

余额标记与余额方向相联系 ,如果为借方，余额标记值是 1 ，如果为贷方，余额标记值是— l ，为计算余额提供方便

四、我们的设计

3 、建立数据库表（ 2）凭证表：凭证内容表

字段名 类型 宽度 小数位 索引凭证号 字符型 14   主索引（升

序）日期 日期型 8    

附件 数值型 3    

录入 ( 即 制单 )

字符型 10    

审核 字符型 10    

财务主管 字符型 10    

是否结账 逻辑型 1    

四、我们的设计

3 、建立数据库表（ 2）凭证表：凭证业务表

字段名 类型 宽度 小数位 索引

凭证号 字符型 14   一般索引（升序）科目编码 字符型 15    

科目名称 字符型 40    

摘要 字符型 10    

借方金额 数值型 10 2  

贷方金额 数值型 10 2  

四、我们的设计

3 、建立数据库表（ 3 ）用户表

字段名 类型 宽度 小数位 索引

操作员编码 字符型 10   主索引（升序）

操作员姓名 字符型 10    

口令 字符型 10    

标记 逻辑型 1    

权限 字符型 20    

四、我们的设计

3 、建立数据库表（ 4 ）日志表 字段名 类型 宽度 小数位 索引

操作员姓名 字符型 10    

模块名称 字符型 40    

操作起点 日期型 1    

操作终点 日期型 20    

Thank you…