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LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS
LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS
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Gestión de la informaciónGestión de la información
OptimizaciónDe los recursos
Gestión eficaz y eficiente
Cumplimiento de los objetivos
Éxito empresarial
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SISTEMA DE INFORMACIONSISTEMA DE INFORMACION
»Máquinas»Procesos»Personas»Documentos
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IMPACTO DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y TELCOMUNICACIÓN
IMPACTO DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y TELCOMUNICACIÓN
• Automatización: reemplazo de las tareas rutinarias
• Multiplicación de nuestras capacidades intelectuales
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EFICIENCIA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS
EFICIENCIA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Buen uso por la personasDiseño adecuado de los
procesosDiálogo entre diseñadores y
usuarios
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PROBLEMAS QUE DIFICULTAN LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS
ORGANIZACIONES
PROBLEMAS QUE DIFICULTAN LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS
ORGANIZACIONES
• “La información no es un producto, es un proceso”
• “La información es poder”• “Preferencia de los medios informales de
transmisión de la información”
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FASES DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
FASES DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
• Obtención de la información
• Estructuración y tratamiento de la información
• Difusión de la información
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OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓNOBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN
• Auditoria de la información– Qué información necesita una empresa para cumplir sus
objetivos
• Inteligencia empresarial:– Anticipar cambios en el mercado– Prever las acciones de los competidores– Descubrir nuevos productos y procesos– Aprender de la experiencia de otras empresas
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Estructura y tratamiento de la información
Estructura y tratamiento de la información
TIPOS DE INFORMACIÓN
A) Según su estructura:• Estructurada (bases de datos)• No estructurada: gran contenido informativo
B) Según soporte:• Papel• Magnético• Óptico• Digital
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SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
•Alfabético•Numérico•Alfanumérico
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ANÁLISIS DE CONTENIDOANÁLISIS DE CONTENIDO
Objetivo: “saber qué información contiene un
documento”
Proceso:
• Examen de documento• Extracción de los conceptos• Traducción a un lenguaje documental
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Lenguaje documental
• Vocabulario normalizado.• Objetivo: eliminar la ambigüedad del
lenguaje natural.
Portero, vigilante= use conserjeparque, jardín, zona de juegos = use parque infantilLuz, farola= use alumbrado
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Palabras clave del acta de una junta de comunidad
• Estatutos• Parque infantil• Vivienda del portero• Portero• Sueldo• Servicio de
seguridad• Rehabilitación de
vivienda
• Proceso judicial• Club social• Fondo de reserva• Piscina• Alumbrado• Vivienda de
protección oficial
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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Ventajas
• Acceso inmediato a la información• Integración con los sistemas informáticos• Ahorro de espacio• Posibilidad de acceso a la información en
espacios geográficamente distintos• Transmisión de los datos a través de las líneas de
comunicación• Almacenamiento de la documentación en
soportes digitales, DC-Rom, disco magneto-óptico, DVD, etc.
• Conservación de los documentos.
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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
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Regulación legalRegulación legal
– LSSI, Ley 34/2002 de Servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico.
– Ley 59 de 2003 que regula la firma electrónica– La factura electrónica aprobada por la agencia
tributaria (febrero 2003).
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Distribución de la información
Distribución de la información
Correo electrónicoIntranetExtranet
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INTRANETINTRANET
• Contenidos– Información interna – Información externa – Comunicación
• Objetivos– Medio de comunicación – Facilitar el acceso a la información – Transformarse en un vehículo de capacitación – Permitir el trabajo en colaboración– Obtener información precisa y a tiempo
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Factores que nos indican que un sistema de información es
bueno
Factores que nos indican que un sistema de información es
bueno
Usabilidad“facilidad con la que lo puede utilizar el
usuario”.
Utilidad“el grado de cumplimiento de las
funcionalidades para las que fue diseñado”
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USABILIDAD UTILIDAD
CULTURA DE LA INFORMACIÓN
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