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DRFCGDAELDSIIRF
Bonnes pratiques dans le cadre de la
dématérialisation des factures et des mandats
16 et 17 avril 2013
2013
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Qui est concerné ?
� Vous êtes concerné si :� Vous gérez des Marchés (et des CO)� Vous passez des Commandes� Vous liquidez des Factures� Vous gérez les Tiers
Principaux acteurs concernés (Tous les responsables et agents de ces services)- Marchés
- DA – 4 Cellules- DA – Cellule support- DRFCG
- Tiers (Fournisseurs)- DRFCG
- Commandes- DRELT (et autres services de commande)- PC - PUI - HOSPIMAG- Centrale d’Approvisionnement St Priest- SG- DSII- DRCI- DAM- DAT (Ordres de services manuels)
- Liquidations- CSP Facturation HCL- DRELT (et autres services de liquidation)- DRFCG (Dont DRCI et DAM)- DA – Cellule liquidation travaux CL2- DAD- BP (Bureaux du personnel)- Régisseurs
- Support Gestion Economique et Financière
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La dématérialisation des factures (1/3)
� Cas général – Facture au CSP
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Etapes d’une facture
Fournisseur Emet sa facture
CSP « Facturation »
Réceptionne, ouvre et tri le courrierScan et vidéocode les factures
ApprobateurApprouve les factures de sa famille d’achat-Transport de patients- Maintenance matériel biomédical
CSP + SGL (DRELT + Autres services)
Traite les éventuels écarts entre la commande réceptionnée et la factureSaisit les informations relatives aux liquidations sans commande
ContributeurRépond ponctuellement à la sollicitation du CSP ou d’un SGL
CSP « Facturation »
Traite les éventuelles anomalies détectées lors de l’approbation automatique de la liquidation (Pégase) :- Disponible marché- Incohérence de RIB Marché / Site de règlement- …
NB : La prise en charge des factures EDI se fera ultérieurement
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Dématérialisation des factures (2/3)
� Cas général – Facture au CSP� Ecarts de liquidation traités au CSP
« Facturation »� Centrale d’Approvisionnement Alimentaire� Hospimag� Pharmacie centrale� Transports� Textile� Gestion des écoles� DSII� Equipe Centrale d’Entretien
� Ecarts de liquidation traités dans les SGL� Tous les autres
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La dématérialisation des factures (3/3)
� Cas particuliers (1ère phase du projet) –Facture hors CSP� Factures de travaux de CL2 � Factures de la DAD� Factures des Bureaux de Personnels� Charges rattachées� Autres liquidations particulières (DRFCG)
� Amortissements, variation de stock, …
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La dématérialisation des mandats
� Plus de dossier d’ordonnancement « papier » � Mandatement des dépenses au quotidien
� Du lundi au vendredi (Sauf jour du mandatement de la paie)� Cible après stabilisation de l’interface
� Ordonnancement des recettes le samedi
� Nouveaux flux informatiques de PEGASE vers la Recette des Finances � Flux des bordereaux et des mandats (PES_V2)� Flux des pièces justificatives (PES_PJ)
� La RF dispose d’un lien vers :� L’image de la facture � Chaque PJ associée à la facture
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PES_V2
Liquidations
PES_PJ
Hélios
(Recette des Finances)Pièces Justificatives
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PEGASE
Pièces justificatives
� Types de documents� Scan des documents signés manuscritement� Fichier « informatique » des autres
documents� Privilégier les fichiers PDF « natifs »
� Nomenclature des documents� Nomenclature par typologie de document
� Signatures� Seules les signatures référencées sont à
transmettre (Cf. détail des PJ)
� Formats autorisés� Bureautique
� Texte : « .doc », « .odt », « .rtf »� Tableur : « .xls »
� Interdiction des « . xlsx » et « .docx » (Office 2010)
� PDF � Document scanné� Document natif
� Par dérogation, les formats « .docx » et « .xlsx » accompagnés d’une signature électronique sont autorisés
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Les pièces justificatives des marchés
Cliquer pour ouvrir le document détaillé
� A accrocher dans le marché de Pégase dès leur validation
Déjà en cours
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PJ des marchés
• Les pièces initiales• Les pièces d’exécution
Les pièces principales
• Chaque pièce doit respecter la norme de nommage (Cf. fichier ci-dessous)
La nomenclature
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Les pièces justificatives des commandes ouvertes
� A accrocher dans la Commande Ouverte de Pégase dès sa création
Déjà partiellement en cours – A systématiser
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• Le devis et le RIB doivent être accrochés à la CO par la DA• Ex : MAPA des médicaments achetés au grossiste
répartiteur
Cas des MAPA de type 1 multi sitesMAPA de type 1 :
- A l’initiative de la DA- Souvent pour des produits gérés en stock
• Devis : Devis_NomFournisseur_JJMMAA• RIB : RIB_NomFournisseur
Nomenclature
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Les pièces justificatives des commandes (ACO)
�A accrocher dans l’ACO de Pégase dès sa saisie (ou dès la Réception pour l’Attestation
de conformité ou l’accord de substitution)Dès maintenant pour adopter les bonnes pratiques et pour que les
PJ soient présentes lorsque la facture sera mandatée
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• Pour les MAPA Type 1 (Gérés par les sites)• Nom du fichier : Devis_NomFournisseur_JJMMAA
Devis
• Pour les MAPA Type 1 (Gérés par les sites)• Nom du fichier : RIB_NomFournisseur
RIB
• Uniquement si les clauses du marché l’exigent• Nom du fichier : BdC_NomFournisseur_N ACO
Bon de commande signé
• A joindre pour les marchés d’achat d’équipement (DSII, Biomédical)
• Nom du fichier : Attestation_NomFourn_N ACO
Attestations de conformité
• Pour chaque acceptation de substitution• Nom du fichier : Substitution_NomFournisseur_N ACO
Accords de substitution
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Les pièces justificatives des liquidations
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PJ des liquidations hors paie PJ des liquidations de paie
A définir courant 2013Conservent un mandatement « papier » au départ
Cliquer pour ouvrir le document détaillé (Par compte)
� A accrocher dans la liquidation de Pégase dès sa saisie
A partir du démarrage du flux PES_V2 pour tous
PJ des liquidations (Hors paie)
• L’image des factures• Les justificatifs réglementaires
Les pièces principales
• Le nom de fichier de chaque pièce justificative doit contenir la description du contenu• Ex : Balance_des_stocks-2013.pdf
La nomenclature
• Les PJ autres que celles du marché doivent être jointes à la liquidation• Ex : Décompte Général et Définitif / PV de réception / …
Cas particulier des travaux de classe 2
• Toutes les PJ sont accrochées manuellement à la liquidation
Cas particuliers : DAD, BP, DRFCG
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Mode opératoire pour attacher une pièce jointe (1/2)
� Contrat / CO / ACO / Liquidation� Cliquer sur le trombone
� Ajouter une ligne par PJ� Séquence : Incrémenter le numéro� Catégorie :
� Contrat : « Pièce justif. (Vers Recette des Finances) »� CO : « Pièce justif. (Vers Recette de Finances) »� ACO : « Pièce justif. (Vers Recette des Finance) »� Liquidation : « Pièce justif. (Vers Recette des Finances) »
� Description : Description de la pièce� Type de données : « Fichier »� Modifiable : Non coché
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Mode opératoire pour attacher une pièce jointe (2/2)
� Sélectionner le nom du fichier à joindre
� Valider l’insertion
� Sauvegarder� Résultat
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Le contrôle des pièces justificatives
� Contrôle à chaque étape par chaque personneconcernée lors de la saisie :� Du marché� De la commande ouverte (CO)� De la commande (ACO)� De la liquidation
� Contrôle a minima à l’approbation automatique des factures (Piloté par le CSP « Facturation »)� Il peut y avoir – avant envoi – ces contrôles :
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Présence de PJ « Marché »• Dossier initial du marché
Présence de PJ « Commande »• Devis des MAPA Type 1
• Soit sur CO, soit sur ACO (Mais existence de liquidations sans devis)
Présence de PJ « Facture »• Facture
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� DGP maximum de 50 jours � Ou moindre selon les conditions du marché
� Exemples� PJ manquante : RIB d’un MAPA
� Rejet de la RF (Suite erreur HCL d’imputation ou de créancier)
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Arrivée facture
Liquidation fa
cture
Envo
i man
dat (PES_V
2)
Rejet RF
Paiem
ent facture
Envo
i man
dat (PES_V
2)
Vérification RF
Vérification RF
Délai global de paiement (DGP)
Pas de suspension du DGP
Arrivée facture
Liquidation fa
cture
Détec
tion PJ man
quan
te à
la liquidatio,n
Paiem
ent facture
Envo
i man
dat (PES_V
2)
Vérification RF
Délai global de paiement (DGP)
Suspension du DGP
Attente PJ manquante
du fournisseur
Jours
Jours
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Délai global de paiement (1/3)
Correction de la cause
de l’anomalie
Délai global de paiement (2/3)
� Erreurs et délais dus aux fournisseurs� Dans quels cas ?
� A réception de la facture, � les HCL constatent l’absence d’une PJ� Les HCL constatent une erreur de PU
� Comment suspendre le délai de paiement ?� Mail au fournisseur � Modèle commun en cours de rédaction
� Notification de la suspension du DGP� Demande de pièce complémentaire (Le cas échéant)� Demande d’avoir (Le cas échéant)
� Durée de la suspension� En théorie, la suspension court de l’envoi de la
demande de complément jusqu’à sa réception
� Demande d’avoir� La date d’arrivée de la facture va reprendre
automatiquement celle de l’avoir
� Attente d’un autre document� Factures dématérialisées
� Pas de possibilité de modifier la date initiale d’arrivée dans SHARE
� Ne modifier la date dans la facture générée dans PEGASE que si le délai d’attente a été très long
� Autres factures� Modifier la date d’arrivée de la facture dans
PEGASE en conséquence
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Délai global de paiement (3/3)
� Erreurs et délais dus aux HCL� Pas de suspension du DGP� Si la facture doit être re-scannée par le
CSP Facturation� Modifier la date d’arrivée de la facture
pour la mettre à sa date d’arrivée initiale
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Rejets du guichet
2013
DRFCGDSII
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Intervenant Flux d’information
RF
GUICHET
Tiers de transmission
DSII
DRFCG
Supervision PES_V2 (CSP Facturation)
Services de liquidation
Détecte l’anomalie
Analysent l’anomalie
Corrige le fichier d’interface
Pilote les anomalies
Corrige l’anomalie à l’origine du rejet
(ou la fait corriger)
Nécessite une correction
fonctionnelle ?
Oui
Fichier d’acquittement
Données techniques incorrectes
Références bancaires inexistantesSIRET inexistant
Absence de données obligatoiresMauvais format de données
Triplet inexistant…
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Signe le même fichier
Renvoie le même fichier
Mail (Pour
information)
Récupère l’anomalie
Mails (Pour
action)
Mail (Pour
information résolution)
Mise en instance (MEI) par la RF
2013
DRFCGDSII
DAEL
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Intervenant Flux d’information
RF
GUICHET
DSII
Supervision PES_V2 (CSP Facturation)
Services de liquidation(Dont CSP Facturation)
Services de commande
DA - Cellules
DAD, BP, Liquidation Travaux CL2
Identifie l’anomalie
Pilote les anomalies
Renvoie PJ manquante
Renvoie PJ manquante
Renvoie PJ manquante
7 jours pour renvoyer … sinon REJET
PJ manquante(s) :Marché, Devis, RIB, Bon
de commande, Attestation de conformité, Facture, …���� PJ potentiellement à notre disposition (Pas pour un avenant, …)
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Selon le mandat
Selon la PJ
Renvoie PJ manquante
Analyse les anomalies
Mail (Pour tout)
Vers DA pour PJ marché
PJ DAD ou BP ou
Trx CL2
PJ Marché
Toutes les PJ
Mail(Par celui qui a renvoyé la PJ manquante)
MailVers ceux
hors démat. factures
Mail(Par celui qui a renvoyé la PJ manquante)
Envoi a posteriori d’une pièce justificative manquante
� Demande par la RF sur une boite mail générique � CSP, Cellules DA, DAD, BPs, Cellule liq. Trx CL2
� Réponse par le flux PES_PJ� Plus d’envoi des manquants par courrier� Dans les 7 jours calendaires (Sinon, rejet)
� 3 actions nécessaires pour envoi d’une PJ manquante� Rattacher la(es) PJ manquante(s) dans Pégase
� Au niveau du Marché, de la CO, de l’ACO ou de la Liquidation
� Déclencher l’envoi de chaque PJ� Par la saisie d’un traitement dans Pégase (En cours de définition)� Paramètres
� N de mandat
� Origine de la PJ (Marché / CO / ACO / Liquidation
� Nom de la PJ
� Répondre au mail de la RF (et au pilote)� Après réalisation des 2 1ères actions � Pas de mail de promesse !� Ou pour « demander » un rejet
Mais de toute façon plus complexe que l’envoi initial automatisé des PJ du mandat !!!
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Rejets à l’initiative de la RF
2013
DRFCGDSII
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Intervenant Flux d’information
GUICHET
RF
DSII
Supervision PES_V2 (CSP Facturation)
CSP Facturation
Services de liquidation(Dont CSP)
DA - Cellules
Service de commande
DAD, BP, Liq TrxCL2
Valide l’anomalie
Pilote les anomalies
Action corrective
Mail (Pour tout)
Saisie facture combinée négative
Selon la cause
Action corrective
Action corrective
Nouveau mandatement
Mauvais créancierMauvais marché
Mauvais PUMauvais RIB
Mauvais compte budgétaire
Action corrective
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Identifie l’anomalie
Saisit le rejet
Re-scanne la facture
Tous les rejets
Mail (Pour information de la correction)
Archive le document du rejet
Autres points de vigilance (1/3)
� Envoi de PJ hors flux PES_PJ� Ce qui n’est pas concomitant à une
liquidation � Envoi par mail � Ex : Levée de retenue de garantie
� TVA intracommunautaire� Saisie
� Factures CSP Facturation� Génération automatique de la liquidation HT par SHARE� A l’issue, saisie manuelle de la liquidation de la TVA
� Autres factures� Saisie manuelle de la liquidation HT� A l’issue, saisie manuelle de la liquidation de la TVA
� Impacts sur l’interface PES_V2� Justification du montant de la TVA
� Document joint à la liquidation manuelle de la TVA pour indiquer :
� Les montants HT� Le taux de TVA de chaque montant HT� Le montant de TVA associé à chaque montant HT� Le montant total de la TVA
� Modèle Excel avec calcul intégré à utiliser par tous� Y:\Documents fournisseurs\HCL - Justification de la
TVA intracommunautaire V1.00.xlt
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Autres points de vigilance (2/3)
� Factures avec affacturage occasionnel� Info indispensable à la RF pour régler le bon
créancier� Factures CSP Facturation
� Identifié lors du Scan (Double contrôle)
� Autres factures : DAD – DA (Liquidation Travaux CL2) – DRFCG – BP
� Identification par un CUF
� Bureaux du Personnel� Acomptes de paie, Factures d’intérim,
Remboursement des AT� Mandats présents sur des bordereaux de paie� Justificatifs accrochés à la liquidation manuelle :
� Ex : Décompte, Motif de l’acompte � Documents standardisés à utiliser
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Autres points de vigilance (3/3)
� Paiements sans mandatement préalable� Exemple : Emprunts� Mandat HCL du montant de la dépense� Référence du paiement
� Transmise par la RF (Mail)� A reporter dans la liquidation de régularisation (Dans une zone de
l’entête de la liquidation PEGASE à définir) pour transmission dans le flux PES_V2
� Virements effectués par la RF� Exemple : EDF (Sauf logements de fonction), GDF� Mandat HCL du montant de la facture� Référence du paiement
� Transmise par la RF (Mail)� A reporter dans la liquidation de régularisation (Dans une zone de
l’entête de la liquidation PEGASE à définir, sachant que la facture pourra être issue de SHARE) pour transmission dans le flux PES_V2
� Prélèvement automatique sur le compte de la RF� Exemple : ERDF� Mandatement HCL en début d’année (et mandat
d’ajustement en fin d’exercice)� Justificatif du 1er mandat : Marché et la convention de prélèvement
automatique� Justificatifs du mandat de régularisation : Factures reçues mais
non liquidées� Ne pas les traiter au fil de l’année / Les joindre au dernier mandat
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Planning prévisionnel
2013Démat des
facturesDémat. des mandats
Sites pilotes
(HOSPIMAG & GHEH puis CAA)
Tous les sites
PES_V2 (Tous)
PES_V2 (Tous)
+ PJ Sites pilotes
(HOSPIMAG & GHEH
puis CAA)
PES_V2 (Tous) + PJ
(Tous)
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Janvier
Février
Mars
Avril
Mai
Juin
Juillet
Aout
Septembre
Octobre
Novembre
Décembre
C
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Démarrage du PES_PJ
- En 2 phases ?- En big bang ?
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