2. мастер класс бизнес-процессы - краткая версия

Мастер-класс «Бизнес-процессы и документооборот: Как навести порядок в бизнесе»

Документооборот и бизнес-процессы:

Как навести порядок в бизнесе

Часть 2

Управление бизнес-процессами

Бизнес-процесс - это управляемый набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата.

Документооборот – это управляемое движение документов.

Управление бизнес-процессами

Этапы управления бизнес-процессами (БП):

1. Формализация 2. Оптимизация3. Автоматизация4. Система постоянного улучшения

Формализация БП

Формализация бизнес-процесса – это описание процесса по определенной технологии, разработка, согласование и внедрение в практику внутренних правил работы в Вашей компании.

Этапы описания БП:1)Выделение БП (основные и вспомогательные)2)Схема взаимодействия БП3)Определить Владельцев процессов4)Описание БП «как есть»5)Описание БП «как должно быть» (оптимизация БП и выявление возможностей для автоматизации)

Формализация БП

Что это нам дает?

1)Все говорят на одном языке.2)С уходом сотрудника вы не теряете знание о последовательности работ и с легкостью передаете эти знания новым сотрудникам.3)Сотрудник знает, что именно он делает; от кого что получает; в каком виде получает; в какие сроки выполняет работу; кому, когда и что передает; за что он отвечает.4)Можно выявить неоптимальные операции, пути движения документов и материальных ценностей.5)Можно количественно измерять происходящие процессы.

Формализация БП

Зачем нужна регламентация?

Чтобы компания могла расти. Чтобы освободить время руководителя.Чтобы улучшить взаимодействие подразделений.Чтобы разграничить сферы ответственностиЧтобы масштабировать или тиражировать бизнес. Чтобы грамотно распоряжаться ресурсамиЧтобы оптимизировать и автоматизировать процессы.

Формализация БП

Золотые правила описания БП:

Составляем схемы вместе с "владельцами"/"участниками" бизнес-процессов.

Используем визуальные подходы описания бизнес-процессов.

Используем язык, понятный владельцам и участникам бизнес-процесса.

Создаем схемы деятельности, а не организационных структур.

Формализация БП

Золотые правила описания БП:

Избегаем излишней детализации бизнес-процессов, особенно на схеме "как есть".

Избегаем составления схемы бизнес-процесса ради схемы, не ведущей к дальнейшему анализу и действиям.

Не смешиваем понятия "как есть", " как должно быть", "как будет ".

Оптимизация БП

Оптимизация бизнес-процесса – это изменение бизнес-процесса с целью повышения его эффективности: ускорение упрощениеудешевлениеустранение сбоевповышение прозрачности получение побочных результатов

Оптимизация БП

Какие процессы оптимизировать?

Часто повторяющиеся

Затратные

Длительные по времени/важные по срокам

Управленческие

(пример оптимизации)

Оптимизация БП

Настала пора оптимизировать процессы, если:

Растет количество персоналаСтало больше уровней управленияМного подразделенийФилиалы, много офисовРешения принимаются медленноРешения реализуются медленно и не качественноЧасто выясняется, что какие-то операции остались без контроляОтсутствует четкая формализация обязанностей и ответственностиРабочие операции требуют непозволительно много времени, телефонных звонков, согласований, служебных записокВнедряется новая информационная система

Оптимизация БП

Этапы оптимизации процессов:

Выбор инструмента описанияФормирование модели «как есть»Оптимизация (модель «как будет»)Внедрение

Варианты схем процессов

Варианты схем процессов

Оптимизация процессов

Что оптимизируем?

Помнить о целях и стратегии компанииВыбрать нужные показатели процессовВыбрать критерии:

– стоимость – продолжительность – количество транзакций и пр.

Автоматизация процессов

Автоматизация БП - это использование программных продуктов для реализации в них действий, осуществляемых в рамках бизнес-процессов.

Цель автоматизации - экономия времени, снижение человеческих трудозатрат и избежание часто повторяемых ошибок.

Автоматизация процессов

Автоматизация бизнес-процессов способна решать следующие задачи:Увеличение скорости обработки информации компанииУвеличение прозрачности бизнесаВозможности для клиентовСогласование действийПовышение технологичности бизнеса, и др.

Автоматизация НЕ РЕШИТ следующих задач:Увеличение потока клиентовСвоевременная сдача отчетности Определение перспектив развития

Автоматизация процессов

Какой именно участок работы необходимо автоматизировать в данный момент?

«Общепризнанные» процессы: бухучет, движение ТМЦ, расчет зарплаты и кадровый учет. Повышение их эффективности вследствие автоматизации многократно доказано.

Понять, что именно не устраивает руководителя в текущей работе организации (время выполнения процесса, его стоимость, количество ошибок и сбоев, и пр).

Автоматизация процессов

Какую систему выбрать для автоматизации?

Программа должна наилучшим образом подходить под технические требования и не препятствовать информационному росту в будущем.

Практически невозможно найти готовую систему, которая была бы способна на сто процентов удовлетворить потребности компании.

Нужно выбрать наиболее подходящий по функциональности и стоимости программный продукт.

Автоматизация процессов

1С:УПП

Согласование заявок на расходование ДСЗаявки на приобретение товаровЗакупки и складПродажиУправление СМК (отчеты, результативность)Управление производством

Автоматизация процессов

1С-Битрикс: Корпоративный портал

Работа с договорамиСогласование заявок на расходование ДСЗаявки на приобретение товаровУправление внутренними задачамиБаза знаний для сотрудниковХранилище для информационных писем, приказовСоздание общего информационного поля

Автоматизация процессов

1С: ITIL

Учет компьютеровУправление заявками пользователейСлужба технической поддержкиУчет загрузки сотрудников ИТ-службыУправление изменениями в ИТ-сфереВыявление проблемных мест в инфраструктуре

Автоматизация процессов

Постоянное улучшение

Жизнь не стоит на месте, поэтому разработанные бизнес-процессы потребуют постоянной коррекции.

Тогда система бизнес-процессов станет реальным инструментом повышения эффективности бизнеса на уровне процессов.

Бизнес-процессы

Услуги:

Разработка регламентов бизнес-процессов Формирование стандартов и унифицированных требований к деятельности сотрудников, а также разработка общей схемы взаимодействия процессов в компании.

Внедрение системы процессного управления Создание системы управления документацией, формирование регламентов бизнес-процессов, распределение ответственности и полномочий при управлении процессами, оптимизация организационной структуры компании.

Внедрение систем обратной связи от клиентов: оценка удовлетворенности и работа с жалобами.Создание системы, с помощью которой можно оперативно и регулярно получать обратную связь от клиентов о качестве продукции (услуги, товары). На основе полученных данных компания получает возможность постоянного улучшения, что дает значительное конкурентное преимущество на рынке.

Бизнес-процессы: услуги, цены, сроки

Варианты работы:

Проект от 200.000 руб., 2 месяца, 1-2 процесса

Регулярные консультации и работы абон, от 30.000 руб./месяц, 24 часа в месяц

Разовые консультации и работы 12.000 руб./день