2 menulis pks

BDRS 1.2 1

MENULIS PROSEDUR KERJA STANDAR

(PKS)

BDRS 1.2 2

TUJUAN PENGAJARAN

Untuk menggambarkan bagaimana merencanakan dan menulis PKS yang efektif.

BDRS 1.2 3

TOPIK INTI

Struktur dan kegunaan PKS.Merencanakan dan menulis PKS.Peninjauan kembali PKS.

BDRS 1.2 4

PROSEDUR

Prosedur adalah gambaran setiap aktivitas yang terdokumentasikan dengan jelas dan teliti, termasuk urutan pekerjaan, metoda yg digunakan, peralatan yang dipakai serta catatan yang harus disimpan.

BDRS 1.2 5

Prosedur Kerja Standar (PKS)

Kaidah umum :Bagian penting dari sistim kualitasMenetapkan dengan jelas bagaimana proses harus dilakukan.Harus bisa membuat seseorang yg tidak terlatih untuk prosedur tersebut mampu melakukannya.

BDRS 1.2 6

PKS harus :Tepat dan mutakhirKomprehensif RingkasJelas dan mudah diikutiDiikuti / diterapkan

Prosedur Kerja Standar (PKS)

BDRS 1.2 7

PETA PERENCANAAN PKS

Tidak Tidak Perlu SOP Laksanakan PKSAda Kegiatan

Ya Staf diberi sertifikat

Apakah ini prosedur Baru Ya Latih menjalankan PKS

Pilih penulis Sebarkan PKS

Latih penulis Setujui PKS

Sesuaikan prosedurdg pekerjaan Validasi PKS

Buat PKS Review draf dg bantuan ahli dan superviser

Observasi proseduryg sedang diterapkan Identifikasi variabeloleh ahli dan persyaratan penanganan permasalahan

BDRS 1.2 8

PETA PERENCANAAN PKS

Buat flow chart / bagan alur aktifitasTetapkan PKS yg akan dibuat, Alokasikan nomor dan judul PKS (index)Tulis PKSKetik PKS.Nomor revisi Validasi PKS Kirim untuk pengesahan

BDRS 1.2 9

PETA PERENCANAAN PKS

Tanda tangani oleh penulis, direktur senior atau manajer, manajer kualitas.SetujuiLengkapi daftar distribusi – manajer dan tempat kerjaDistribusikanLegalisasi dokumen dg mencantumkan tanggal mulai efektif dipakai

BDRS 1.2 10

MEMPERSIAPKAN PKS

Latar belakang, kegiatan persiapan :- Segala sesuatu yang diperlukan dapat mengikuti PKS.- Pahami apa yg sedang dicoba untuk dicapai oleh PKS.- Pahami semua istilah dan kata-2 yg digunakan- Ketahui peralatan, barang habis pakai dan alat habis

pakai yang diperlukan

Prosedur itu sendiri - Instruksi langkah demi langkah secara rinci tentang

bagaimana mengerjakan prosedur- Bagaimana menentukan hasil yg benar pd akhir

prosedur

BDRS 1.2 11

MENULIS PKS

Penulis- siapa yang harus menulis PKS ?- manajer / supervisor / pekerjaMenulis review proses- draft direview untuk akurasi, kejelasan

dan relevansi- review dilakukan dari atas dan bawah

BDRS 1.2 12

MAKSUD TUJUAN

TugasHasil yang ditentukan.Alasan mengapa kita membutuhkan PKS.

BDRS 1.2 13

FORMAT

Bervariasi – yang paling umum :- maksud- penanggung jawab- pembatasan- definisi- bahan yang diperlukan- prosedur / instuksiLampiran- tambahan

BDRS 1.2 14

PENANGGUNG JAWAB

Pemakai yang diberi wewenang- siapa pemakai yang diberi wewenang

( biasanya tidak menyebutkan nama seseorang)

- apa yang dapat mereka kerjakanSupervisi- siapa yang mengawasi proses atau bagian

proses yang dikelola oleh PKS ini

BDRS 1.2 15

PEMBATASAN

Pembatasan terhadap penggunaan PKS

Tentukan level staf yang diijinkan untuk melakukan pekerjaanTentukan level staf yang tidak diijinkan untuk melakukan pekerjaanTentukan lokasi dimana PKS tidak boleh dipergunakanTentukan peralatan yang tidak seharusnya digunakan berkaitan dengan PKS ybs.

BDRS 1.2 16

DEFINISI

Buat definisi dari kalimat atau kata-kata yang memungkinkan timbulnya salah tafsir pemakai PKS

Pengetikan kata :Jangan menggunakan kata-kata yang kurang jelas, misalnya : sesuai, relevan, cocok.Jelaskan singkatan-2.Jelaskan akronim yang dipakai.Jelaskan kata-2 yang tidak lazimJelaskan kata-2 lazim yang mempunyai arti jamak

BDRS 1.2 17

BAHAN-BAHANYANG DIPERLUKAN

Segala sesuatu yang diperlukan oleh pelaksana agar pekerjaan dapat dijalankan dengan aman, efisien dan lengkap memenuhi PKS.- PKS yang relevan- Semua formulir, lembar data & kertas kerja lain.- Bahan habis pakai.- Peralatan yang harus dipersiapkan

BDRS 1.2 18

PROSEDUR

Buat flow chart / bagan alur terlebih dahuluInstruksi tahap demi tahapInstruksi langsung, misalnya :“kerjakan ….!” bukan “pastikan bhw …..”Urutan kerja yang logik.Hanya mencakup satu prosedur saja

BDRS 1.2 19

YANG HARUS DAN TIDAK BOLEH DARI PKS (1)

Harus :Susun dahulu baru buat kalimatKetahui dahulu pembaca dan tujuanGunakan kalimat-2 dan paragraf-2 pendek dan lengkapSatu ide dalam satu kalimatSederhana, singkat dan jelasGunakan gambar untuk memperjelasJelaskan semua terminologi atau simbol yang tidak lazim

BDRS 1.2 20

YANG HARUS DAN TIDAK BOLEH DARI PKS (2)

Harus:Perhatikan ejaan, tanda baca dan huruf besarPastikan bahwa setiap paragraf hanya untuk satu subjek sajaPastikan kesinambungan dari Instruksi atau prosedurProsedur dijelaskan hingga tuntas

BDRS 1.2 21

YANG HARUS DAN TIDAK BOLEH DARI PKS (3)

Hindari :Berbelit-belit, katakan yang dimaksudPenggunaan kata atau kalimat yang memberi arti mendua (contoh : kadang-kadang)Penggunaan kata-kata prokem dan bahasa gaulPenggunaan kata keteranganPenggunaan kata-kata yang berlebihanPenghilangan kata-kata pentingPenggunaan jargon khusus dari suatu disiplin, jika mungkin

BDRS 1.2 22

UMUM

Sebaiknya tidak ada gap/celah atau duplikasi.Sebaiknya tidak ada pernyataan yang bertentangan.Setelah membaca dan memahami prosedur, dijadikan rujukan.

BDRS 1.2 23

MENGIDENTIFIKASI PKS

Pengelolaan dokumen- nama organisasi- judul prosedur- nomor khusus dokumen termasuk nomor

revisi.- jumlah halaman / nomor halaman.- tanggal efektif- tanda tangan persetujuan- nama penulis- tanggal review- nomor revisi

BDRS 1.2 24

TINJAUAN KONSEP PROSEDUR

Konsep prosedur harus ditinjau dan dikomentari / perubahan dibuat oleh orang yang melakukan pekerjaan, pelaksana, dan bagian / petugas yang mungkin secara langsung atau tidak langsung terpengaruh oleh PKS.

Tetapi keterlibatan semua yang terlibat mungkin menghasilkan terlalu banyak perbedaan pandangan dan memperlambat implementasi

BDRS 1.2 25

REVIEW OLEH MEREKA YANG TERLIBAT DALAM PENGGUNAAN PKS

Gunakan pengalaman mereka yang melakukan pekerjaan

Tingkatkan kemungkinan dukungan dari karyawan, yang sekarang harus mengikuti PKS.

BDRS 1.2 26

REVIEW OLEH MEREKA YANG TERPENGARUH OLEH PKS

Mampu mengidentifikasi kegiatan / prosedur yang mempengaruhi bagian lain (merugikan)Pengetahuan bagian mungkin dapat meningkatkan efisiensiMampu mengidentifikasi jurang komunikasi.Meningkatkan kemungkinan dukungan dari bagian-2 yang terpengaruhi oleh PKS.

BDRS 1.2 27

MENGELOLA PKS

Kontrol dokumen- siapa yang mempunyai dokumen- kapan dokumen tersebut diberikan- salinan yang mana

BDRS 1.2 28

MENGGUNAKAN PKS

Untuk melaksanakan prosesUntuk mendemonstrasikan pendekatan berdasar kualitas yang terpusat terhadap pekerjaanPelatihan- pelatihan terhadap masing-masing PKS.- dasar pencatatan pelatihan.

BDRS 1.2 29

RINGKASAN

PKS merupakan bagian penting sistem kualitasPKS harus ditulis untuk semua prosedur dalam organisasi produksiPKS harus jelas, ringkas dan mudah diikutiPKS harus digunakan untuk pelatihan stafPKS harus merupakan dokumen hidupStaf harus mempunyai akses yang mudah terhadap PKSPKS harus diikuti

BDRS 1.2 30

HASIL PEMBELAJARAN

Sekarang anda harus mampu :

Menjelaskan kegunaan PKSMengidentifikasi karakteristrik utama dari PKS yang efektifMenggambarkan bagaimana merencanakan PKS