5S Organización y Estandarizacion Visual en el Lugar en de trabajo Carla López Lean Healthcare...

5’SOrganización y Estandarizacion Visual en

el Lugar en de trabajoCarla López

Lean Healthcare Certified I.E.

¿Qué es Lean?

Lean es una metodología para la reducción de desperdicios o actividades que no

añaden valor y busca la perfección de los procesos a través de la mejora continua.

Esta metodología se basa en el Sistema de Producción Toyota.

“Lean Healthcare”

• No es un proyecto, es una manera de transformar la organización en su totalidad de forma segura y de alta calidad.

• Es una estrategia de Mejora Continua para optimizar como se lleva a cabo el trabajo.

• Elimina obstáculos para alcanzar la excelencia. Por ejemplo: sistemas de información, frustración del personal, errores y defectos, que pueden aumentar el riesgo de seguridad de los pacientes.

• Muy pocas de las intervenciones requieren una alta inversión en sistemas de información o maquinaria.

• La mayoría de las mejoras se logran a través de mejoras

rápidas de poca o ninguna inversión y que se enfocan en revisar el proceso actual.

• Lean no elimina personas sino que las utiliza donde es apropiado.

Beneficios de “Lean Healthcare”

• Reduce costos operacionales por hasta 40%.

• Mejora el flujo de los procesos, información y pacientes.

• Reduce defectos y errores para evitar poner en riesgo la seguridad de los pacientes.

• Crea un compromiso a través de toda la organización.

• Mejora la satisfacción de los pacientes, familiares y personal.

Beneficios de “Lean Healthcare” (Cont.)

• Ayuda en el cumplimiento de regulaciones.

• Reduce el tiempo de estadía de los pacientes.

• Evita incurrir en remodelaciones y expansiones antes de agotar los recursos disponibles.

• Aumenta la capacidad de las facilidades.

• Cumplimiento en métricas de calidad.

• No es un “one time shot” sino una metodología de sostenimiento.

¿Por qué Establecer un Programa de Mejora Continua?

• Para que los pacientes lo vean como su primera opción en cuidado médico.

• Reducir costos a través de toda la cadena de valor.

• Para estar en cumplimiento con organizaciones como el Departamento de Salud y la “Joint Commission”.

• Aumentar la competitividad y los ingresos del negocio.

• Los planes médicos y programas de salud se están volviendo insolventes con el patrón de gastos actuales.

• Aumenta el tiempo dedicado a cuidado médico y reduce el tiempo de operaciones que no añaden valor para el paciente.

– Por cada dólar invertido en el cuidado de la salud, mas de $0.75 centavos son debido a actividades no relacionadas directamente al paciente– comunicar, programar, coordinar, supervisar, documentar.

Pasos para la implementación:

I. Evaluar- En la medicina los conocimientos profesionales son utilizados para evaluar los pacientes. En Lean se necesitan destrezas similares de evaluación para evaluar un área o proceso y preparar un análisis detallado.

• Características- Trabajo en equipo, resumen del problema, identificar quienes están siendo afectados, responsabilidades. Identificar la herramienta a utilizar y el tiempo estimado de su implementación.

Pasos para la implementación:

II. Diagnosticar- Las herramientas Lean son utilizadas para identificar y colectar información para tomar las medidas adecuadas. Se necesita un equipo multidisciplinario para obtener un diagnostico apropiado y no obviar ningún elemento.

• Características- En esta sección se obtiene una breve descripción de la posible herramienta a utilizar. Provee una transición mediante el análisis desde la evaluación hasta tomar el tratamiento adecuado.

Pasos para la implementación:

III. Tratamiento- La receta representa el tratamiento a seguir después de que la evaluación y el diagnóstico han sido completados. En lean esto envuelve la aplicación de una herramienta como en la medicina se necesita una receta.

La meta final es el obtener un estado permanente de mejora continua.

Pasos para la implementación:

IV. Prevención/Sostenimiento- En lean la prevención es alcanzado aplicando estrategias para la estandarización y creando un compromiso de los empleados a través de toda la organización.

Añadir Valor versus No Añadir Valor Añadir Valor: Cualquier actividad o procedimiento necesario para

mejorar la condición del paciente. Hacerlo bien desde la primera vez. Actividades que el cliente está dispuesto a pagar.

No Añadir Valor: Cualquier actividad o procedimiento que no mejora la condición del paciente o no es necesario. Estas actividades deben eliminarse, simplificarse, reducirse o integrarse. Regulatorias Necesarias

Actividades y Valor para el Cliente

Mientras más tiempo está el paciente en el sistema de salud, más alto será su costo.

“Lean”= Agilidad, Eliminar Desperdicios

Desperdicios:1. Sobre procesos2. Esperas3. Movimientos innecesarios4. Transportación 5. Procesos innecesarios6. Inventario7. Defectos/Errores8. Sub-utilización de personal9. Ambiental

Los números nacionales indican que los desperdicios en Healthcare son entre un 30%-40%, sin embargo las observaciones indican que los desperdicios son

cercanos a un 60%.

Sobre Procesos

Realizar trabajos o actividades antes de que sean necesarios o hacer más de lo requerido.

• Administrar medicamentos antes de tiempo para ajustar al turno del personal.

• Realizar pruebas innecesarias y/o redundantes.• Comunicación inefectiva entre personas y

departamentos.• Duplicar información- formularios, documentos,

informes y métricas.• Papel y electrónico

Tiempo perdido creado cuando las personas, información, equipos o materiales no están listos.

• Atrasos en la asignación de camas.• Esperar para admisión en Emergencias.• Firmas y aprobaciones en exceso.• Atrasos en los resultados de laboratorios.• Pacientes en espera por equipo defectuoso.

Esperas y/o Retrasos

¿Enfocado en el cliente?

Movimientos

Cualquier movimiento de persona que no agregue valor al paciente, servicio, etcétera.

• Buscar pacientes fuera del lugar indicado.• Buscar resultados y/u órdenes médicas.• Llevar documentos a procesos equivocados.• Caminar hacia equipos mal localizados.• Material fuera del punto de uso

Transportación

Todo tiempo innecesario o adicional asociado en mover un paciente, documentos o trabajo de un proceso a otro.

• Transportar pacientes a otros servicios. • Localizar una camilla en un pasillo y moverla de sitio

constantemente.• Mover muestras, especímenes y equipos a una

localización incorrecta.• Transportar pacientes a otro hospital porque

el servicio no está disponible.

Procesos Innecesarios

Ejercer más trabajo o esfuerzo que el requerido. Procesos que no añaden valor al producto o servicio, desde el punto de vista del cliente.

• Repetir pruebas • Ordenar más pruebas que las que el diagnóstico

recomienda.• Completar documentación excesiva y/o redundante.• Duplicidad de revisiones.• Someter informes que nadie lee.

Inventario

Materiales y/o documentos en exceso de lo requerido por el proceso. • Duplicidad de medicamentos y

suministros en exceso al uso establecido.

• Revistas, manuales y boletines adicionales a los necesarios, fuera de fecha o expirados.

• Suministros de oficina en exceso.• Archivos, cartas, políticas y equipos

obsoletos.• Equipo de oficina obsoleto.

Defectos y/o Errores

Trabajo con errores y/o incompleto que requiere corregir.

• Errores en medicamentos• Información incorrecta del paciente• Procedimientos incorrecto• Información incompleta

Defectos y/o Errores

Ejemplo- Recetas en Target1.Cada miembro de la familia tiene una banda de un color particular asignado.

2.Diseño plano permite leer toda la información de una sola vez sin necesidad de girar la botella.

3.El nombre de la medicina se encuentra en tres áreas del envase.

4.Lupa en la parte trasera para leer las indicaciones claramente.

Sub-Utilización del Personal

No utilizar el personal en posiciones donde no puedan utilizar sus conocimientos, habilidades y

destrezas al máximo. • Normas inadecuadas de reclutamiento• Carencia de análisis de competencias • Enfermeras transportando muestras de sangre al

laboratorio.• Tareas no balanceadas apropiadamente.

Ambiental

Uso inadecuado de los recursos energéticos y naturales que contaminan y afectan el sostenimiento del medio ambiente.

• Consumo de agua mayor de lo requerido.• Equipos prendidos por más tiempo de lo necesario.• Pérdida de materiales y/o químicos. • Equipos ineficientes.• Basura regular depositada en zafacón

de basura contaminada.

5S

5’S es un proceso para asegurar que las áreas de trabajo están sistemáticamente limpias y organizadas lo que provee mayor seguridad para el los pacientes, empleados y familiares.

Provee la base para un sistema

Lean

Objetivos de 5S

Conocer la Regla de Oro de 5S.

Conocer el significado de cada S y su aplicación.

Identificar oportunidades de mejora en áreas de trabajo utilizando la Hoja de Auditoría de 5S.

Entender cómo un programa de 5S apoya la Misión/Visión de la organización.

Organización en el Lugar de Trabajo 5S

Tener disponible en el área de trabajo sólo lo necesario en un lugar específico de manera estandarizada y proveer la disciplina para mantenerlo

Regla de Oro en 5S

Poder encontrar cualquier cosa en su propia

área de trabajo en menos de 30 segundos y en

cualquier otro lugar del área de trabajo en menos

de 5 minutos sin tener que hablar con nadie,

abrir un libro o prender una computadora.

Reducción en: Defectos Lead time Costos Inventario Espacio Desperdicios

Aumento en: Productividad Satisfaccion de los clientes Capacidad Compromiso y responsabilidad Calidad Ganancias

Beneficios de 5S

Auditoría Inicial

TOTAL

Cuantas veces en la ultima semana no se realizo una inspeccion de 5'S diario?

Cuantas las ayudas de trabajo no estan disponibles o corrientes?

Cuantas veces las pertenencias personales no se guardan facilmente?

Cuantas veces en la ultima semana se realizo un 5'S diario?

Cuantos empleados no han sido adiestrados en 5'S?

Atarse a las reglas"Sustain" Disciplinar

Cuantos articulos no se pueden localizar en 30 segundos?

Cantidades y limites no se reconocen facilmente

Listados de cotejo no existentes para todos los trabajos de limpieza y mantenimiento

Estandares no son conocidos y visibles

Informacion necesaria no visible

Mantener y dar seguimiento a las primeras tres categorias"Standardize" Estandarizar

Otros problemas de limpieza presentes

Lineas, etiquetas, letreros, etc. sucias y rotas

Materiales de limpieza no estan accesibles

Equipos no se mantienen libres de sucio, aceite y grasa

Pisos, paredes, escaleras y superficies libres de sucio, aceite y grasa

Limpieza y la manera de mantenerla limpia y ordenada"Shine" Limpiar

Limites de altura y de cantidades no son obvias.

Items no se ponen en su sitio inmediatamente luego de usarse

No se indican pasillos, areas de trabajo, equipos

Cosas fuera del lugar correcto.

No son obvios los sitios correctos para las cosas

Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio

"Set in Order" Organizar

Existen riesgos de seguridad (agua, aceite, quimicos, maquinas)

Hay inventario, “supplies”, partes o materiales presentes.

Hay articulos en los pasillos, escaleras, esquinas, etc

Hay articulos innecesarios en las paredes, tablon de edictos, etc.

Hay equipo, herramientas, muebles, etc. innecesarios

Distinguir entre lo que se necesita y lo que no se necesita"Sort" Clasificar

NivelItemCategoria

4ninguno

31

22

13 – 4

05 o más

FechaFechaFechaFechaFecha

AÑO NivelNo. de Problemas

Area examinada:

Lista de Cotejo para Recorrido del Area de Trabajo

TOTAL

Cuantas veces en la ultima semana no se realizo una inspeccion de 5'S diario?

Cuantas las ayudas de trabajo no estan disponibles o corrientes?

Cuantas veces las pertenencias personales no se guardan facilmente?

Cuantas veces en la ultima semana se realizo un 5'S diario?

Cuantos empleados no han sido adiestrados en 5'S?

Atarse a las reglas"Sustain" Disciplinar

Cuantos articulos no se pueden localizar en 30 segundos?

Cantidades y limites no se reconocen facilmente

Listados de cotejo no existentes para todos los trabajos de limpieza y mantenimiento

Estandares no son conocidos y visibles

Informacion necesaria no visible

Mantener y dar seguimiento a las primeras tres categorias"Standardize" Estandarizar

Otros problemas de limpieza presentes

Lineas, etiquetas, letreros, etc. sucias y rotas

Materiales de limpieza no estan accesibles

Equipos no se mantienen libres de sucio, aceite y grasa

Pisos, paredes, escaleras y superficies libres de sucio, aceite y grasa

Limpieza y la manera de mantenerla limpia y ordenada"Shine" Limpiar

Limites de altura y de cantidades no son obvias.

Items no se ponen en su sitio inmediatamente luego de usarse

No se indican pasillos, areas de trabajo, equipos

Cosas fuera del lugar correcto.

No son obvios los sitios correctos para las cosas

Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio

"Set in Order" Organizar

Existen riesgos de seguridad (agua, aceite, quimicos, maquinas)

Hay inventario, “supplies”, partes o materiales presentes.

Hay articulos en los pasillos, escaleras, esquinas, etc

Hay articulos innecesarios en las paredes, tablon de edictos, etc.

Hay equipo, herramientas, muebles, etc. innecesarios

Distinguir entre lo que se necesita y lo que no se necesita"Sort" Clasificar

NivelItemCategoria

4ninguno

31

22

13 – 4

05 o más

FechaFechaFechaFechaFecha

AÑO NivelNo. de Problemas

Area examinada:

Lista de Cotejo para Recorrido del Area de Trabajo

Diagrama para clasificación de 5S

5 S's Radar Chart

0

1

2

3

4Clasificar

Organizar

LimpiarEstandarizar

Sostener

Número de Problemas Nivel

5 ó más Problemas 0

3 - 4 Problemas 1

2 Problemas 2

1 Problema 3

0 Problemas 4

Clasificar Organizar Limpiar Estandarizar Sostener

Clasificar

1. Clasificar o Seleccionar-“Cuando haya duda, remuévelo del área”

• Determinar lo necesario vs. lo no necesario

• Establecer un área de retención.

• Revisar y utilizar listados de artículos innecesarios y disposición como el criterio para colocar una etiqueta roja.

Clasificar

Eliminar • Artículos Innecesarios

Inseguros Defectuosos Obsoletos Sin uso En exceso

Mantener • Artículos Necesarios

Uso diario Uso periódico Usados por otros

en el grupo

Forma Visual para Identificar

La Etiqueta Roja es una forma para identificar artículos innecesarios o fuera de sitio.

Identifique con etiqueta roja lo que no necesita o está fuera de lugar.

Mueva a un área de control. Disponga de artículos innecesarios.

Clasificar (Cont.)

Nombre:

Fecha:

Localización:

Razón para identificar:

Disposición:

Fecha de disposición:

Quién lo identificó

Cuándo lo identificó

Dónde fue encontrado

Por qué se identificó

Sugerencias sobre qué hacer

Para cuándo se toma acción

Clasificar (Cont.)

Reglas para el Área de Control

Almacenaje de corta duración

Visible y central

Identificada y con reglas de uso visibles

Identificar un responsable de administrar el área.

Procedimiento de disposición de artículos

Nombre:Fecha:Localización:Razón para etiqueta:

Organizar

2. Organizar- Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

Organizar para facilitar el uso. Identificar para encontrar,

utilizar y regresar al lugar correcto.

Escoger la mejor localización • “POUS” – Ubicar en el

punto de uso Utilizar controles visuales. Enfocar en la seguridad.

¿Cómo escoger buenas localizaciones? Disponibilidad, proximidad

Frecuencia de uso, visibilidad

Facilidad de acceso

Altura, peso, tamaño, seguridad

Ergonomía

Organizar

3. Limpieza- Limpie e

inspeccione al mismo

tiempo.•Identifique situaciones

anormales y áreas a mejorar.

•Establezca un programa de

mantenimiento.

•Asigne responsabilidades.

•Haga la limpieza parte integral

del trabajo diario. Un lugar de trabajo limpio es indicativo de calidad y buen servicio al cliente.

Limpiar

Estandarizar

4. Estandarizar- creación de guías para mantener las áreas organizadas y limpias a través de mejores practicas.

Preparar tabla de estandarización.

Hacer los estándares claros y visibles.

Mantener y dar seguimiento a las condiciones establecidas como estándar.

Estándares típicos- Localización de

herramientas, equipos, archivos, etc.

- Instrucciones- Visuales, fotos- Itinerarios de limpieza- Listados de cotejo- Identificación por

colores

Estandarizar

Establecer reglas para mantener las primeras 3 S’s. • Etiquetas rojas• Localizaciones temporeras y sus reglas• Organización de artículos• Procedimientos e itinerario de limpieza• Sistemas de almacenaje

Compartir la información con todos utilizando controles visuales.

Estandarizar

• Identificar la condición estándar:

Categoría Condición Estándar

Ideas de Control

Idea Adoptada

Clasificar

Organizar

Limpiar

Solo archivos de Pacientes

de más de 60 años

La altura de las archivos almacenados

no debe exceder laaltura de 5 pies

Todos los mesesse deberá limpiar y

verificar filtraciones de agua dentro del almacén

Ideas de EstandarizaciónCategoríaEstándar

Condición Estándar

Ideas de Control

Idea Adoptada

Clasificar

Organizar

Limpiar

Línea de Controlcolor rojo en lapared.

Letrero que diga: Archivos no más de

5 pies de alto.

Estandarizar (Cont.)

Código de Colores para Seguridad según OSHA

Amarillo

Negro, blanco

Rojo

Anaranjado

Verde

Azul

Violeta

Precaución

Tráfico, limpieza Emergencia, Peligro, Equipo de incendio

Puntos de Peligro

Equipo de Seguridad

Equipo en reparación

Rayos X, Alpha, Beta

Estandarizar (Cont.)

Estandarizar (Cont.)

Estandarizar (Cont.)

Letreros y Etiquetas

Peligro de Radioactividad

Información de Seguridad“No Utilice Aceite Aquí”

OIL

Etiqueta de CalibraciónEquipo: _______________________

Fecha de Calibración: _________________

Próxima Fecha de Calibración: _____________

Comentarios: _______________________

_________________________________

Iniciales: _____ Fecha: _____ Hora: ____

Estandarizar (Cont.)

Mantener

5. Mantener- Mantener el sistema activo a través del adiestramiento, la práctica, repetición y apoderamiento para que ejecuten de la manera esperada.

Pasos a seguir: Adiestrar personal. Practicar lo aprendido. Seguir los procedimientos, políticas correctas. Desarrollar sistemas de medidas de limpieza

y organización. Cambiar hábitos de trabajo

Condiciones necesarias: Desarrollo de nuevos

conocimientos y destrezas Compromiso de la Gerencia Comunicación constante

• 5S como un lenguaje común en ambas direcciones

Hacer 5S parte del trabajo diario

Compromiso total del empleado

Mantener (Cont.)

Mecanismos de Sostenimiento

Practicar Adiestrar Ejemplos (fotos y videos) Inspeccionar Retroalimentar Facilitar Reconocer

Mantener (Cont.)

Cambiar la Manera de PENSAR

Regla de los 30 segundos y 5 minutos. Cambie el concepto propiedad individual vs.

propiedad de grupo.• El proceso es el “dueño” de las herramientas que

necesita. 5S - parte esencial del día a día de trabajo. “Controlar” vs. “arreglar”. Empleados a cargo.

EJERCICIO DE PRACTICA

Claves para el Éxito en la Implementación

Compromiso total – Cultura 5S Apoyo gerencial

• Motivación• Reconocimiento• Comunicación• Educación

Métricas de 5S en cada área Rutina - parte del estándar de trabajo Disciplina y mantenimiento

5S como Rutina

Dedique 5 minutos a 5S.

Efectúe 5S semanalmente.

Establezca 5S como parte de sus deberes.

Evalúe y muestre visualmente los resultados.

Ejemplos de Implementación:

Ejemplos de Implementación

• Reducción de desperdicios en la tómbola

• Estandarización de canastas.

Ejemplos de Implementación

Claves del Éxito

Enfocar en satisfacer al cliente interno y externo

Adiestrar, motivar y respetar a los integrantes

Compartir información

Enfatizar en la mejora continua

Desarrollar y facultar líderes

Dirigir con trabajo en equipo

Fomentar apoderamiento y delegación

Ejercer la toma de decisión

Resolver los obstáculos y controversias

Activar métricas de desempeño

¡Celebrar!

¿Preguntas?