โปรแกรม Microsoft Word2007¹‚ปรแกรม Microsoft.pdf · ปุ่ม...

1

โปรแกรม Microsoft Word2007

2

หนาตาใหมของ Word 2007

Microsoft Word 2007 จะมหนาตาแตกตางจาก Word เวอรช#นอ#นๆ เน#องจากมแถบเคร#องมอเพ#มข -นทา

ใหเรยกใชงานไดสะดวกมากย#งข -น สาหรบสวนประกอบของหนาจอ Word 2007 มดงน -

3

เมนของ MS-Word 2007 ป ม Microsoft Office หรอป ม Office จะแสดงอยท#มมซายสดของหนาตางโปรแกรมใชสาหรบ

เปดเมนการใชงานพ -นฐาน เชน คาส#ง New Open Save Save As Print และอ#นๆ รวมถงคาส#งท#ใชปรบแตงการทางานพ -นฐานของโปรแกรม Word Options เปนตน

คาส� งหลกๆ ในปม Microsoft Office มดงน ,

• New สรางเอกสารใหม • Open เปดเอกสารเกาท#มอย • Save บนทกเอกสาร • Save As บนทกเอกสารท#เคยบนทกแลวเกบไวในช#อใหม หรอรปแบบเอกสารใหม • Print ส#งพมพเอกสาร และดเอกสารกอนพมพ (Print Preview) • Prepare รวบรวมคาส#งเก#ยวกบการเตรยมความพรอมหรอความปลอดภยใหเอกสาร

กอนนาไปเผยแพร • Send สงเอกสารไปทางอเมลหรอแฟกซ • Publish การพบลชเอกสารข -น Blog หรอข -น Server • Close ปดเอกสารหรอโปรแกรม • ป ม Word Options กาหนดคาพ -นฐานเบ -องตนสาหรบการทางานตางๆ ภายในโปรแกรม • ป ม Exit Word ปดโปรแกรม

4

แทปและรบบอนของ Word 2007

แทปของ Word 2007 จะแยกกลมออกตามฟงกช#นการทางานของโปรแกรม ถาผใชตองการแทรกวตถ

หรอภาพลงในเอกสารกตองคลกแทป แทรก แลวรบบอนท#เก#ยวของกจะแสดงข -นมา เปนตน

รบบอน (Ribbon) ไดพฒนาข -นมาแทนคาส#งท -งหมดของ Word 2007 ซ#งเดมเราตองเขาไปเลอกใชผาน

เมนหลก แตในรน 2007 น -เราเพยงคลกเลอกรบบอนท#ตองการใชงานกสามารถทางานไดทนท

� หนาแรก (Home) : เปนแทปแรกของ Word 2007 แทปน -จะรวมรบบอนท#ใชงานบอยๆ เอาไว เชน การ

จดการหนาของเอกสาร รปแบบตวอกษร เปนตน

� แทรก (Insert) : แทปน -จะเก#ยวกบการแทรกรปภาพหรอเลขหนาลงในเอกสาร หรอแทรกสมการ

คณตศาสตรเพ#อใชงาน เปนตน

� เคาโครงหนากระดาษ (Page Layout) : เปนแทปสาหรบออกแบบหนาเอกสาร เชน การกาหนด

ขนาดและระยะขอบของเอกสาร การใสสพ -นหรอการแทรกสดมภ เปนตน

� การอางอง (References) : แทปน -จะรวบรวมรบบอนท#เก#ยวกบการจดหนาสารบญของเอกสาร

� การสงจดหมาย (Mailings) : รวบรวมรบบอนทางดานการสรางจดหมายเวยน ปายผนกใบปะหนา

และโทรสาร เปนตน

5

� ตรวจทาน (Review) : เปนแทปท#เก#ยวกบการตรวจสอบเอกสาร เชน การตรวจสอบคาผดหรอการใส

หมายหตของเอกสาร เปนตน

� มมมอง (View) : แทปน -จะรวมการแสดงผลของโปรแกรม Word 2007 เชน การต -งคามมมองของ

เอกสารและการขยายเอกสาร เปนตน

การสรางเอกสารใหมแบบวางๆ (Blank and Recent) การสรางเอกสารใหมแบบวางๆ เปนการสรางเอกสารท#มแตหนากระดาษเปลา และไมมการจดรปแบบ

ใดๆ ซ#งจะเหมอนกบตอนท#ผ ใชไดเรยกเปดโปรแกรม MS-Word คร -งแรก มข -นตอนการสราง ดงน - 1. คลกป ม Office 2. เลอกคาส#ง New 3. เลอก Blank and Recent 4. ดบเบลคลกท# Blank document

การบนทกเอกสาร

6

ตามคาเร#มตนเอกสารในชด Office 2007 จะถกบนทกไฟลในรปแบบของ XML โดยมนามสกลของช#อแฟมใหมท#เพ#ม “X” หรอ “M” เขามา โดยใช “X” ตามหลงเปนคาเร#มตน เชน .docx .pptx

เอกสารท#สรางดวย MS-Word 2007 สามารถเลอกบนทกไดหลายแบบ ซ#งข -นอยกบความตองการของผใชงาน ถาจะใชกบเวอรชน 2007 เพยงอยางเดยว กใหบนทกเปนไฟล .docx แตถาตองการใหสามารถนาไปใชงานกบเวอรชนเกาๆ กอนหนาน - กตองเลอกบนทกเปน .doc (Word 97-2003) นอกจากน -ยงสามารถบนทกไฟลในรปแบบอ#นๆ เพ#อนาไปใชงานไดหลากหลาย เชน pdf หรอ xml เปนตน ข -นตอนการบนทกเอกสารมดงน - การใสรายละเอยดของไฟลเพ�มเตม ในข ,นท� 5 มดงน ,

• ชอง Authors ใสช#อเจาของท#สรางเอกสารน - • ชอง Tags ใสขอความพเศษ เพ#อชวยในการคนหาและจดหมวดหมการนาเสนอได • ตวเลอก Save Thumbnail ใชสาหรบบนทกรปแสดงตวอยางเอกสารบนไอคอน

ไฟลดวย (ตวเลอกน -สาหรบ Windows Vista เทาน -น) ขอแตกตางของไฟล .docx และ .doc การบนทกไฟลท -ง 2 แบบ จะแตกตางกนเม#อมการนาไปใชงานดงน -

ประเภทไฟล คณสมบตท�ใชได คณสมบตท�ใชไมได

.docx ใชคณสมบตใหมท#โปรแกรมมไดทกอยาง ไมสามารถนาไปเปดกบ MSWord เวอรชนกอนหนาน -ได

.doc เปดใชงานบน MS-Word 2007 ไดสามารถจดรปแบบพ -นฐานและใชคาส#งตางๆไดตามปกตแตจะไมสามารถใชคาส#งพเศษบางคาส#งได

หากจดรปแบบดวยคณสมบตใหมใน MS-Word 2007

การบนทกช�อใหมหรอประเภทใหม

7

เม#อบนทกเอกสารในรปแบบของ MS-Word (.docx) ไปแลว หากคลกท#ป ม Save หรอใชคาส#งSave โปรแกรมจะบนทกลงช#อตาแหนงเดม หากตองการบนทกลงช#อใหม ตาแหนงใหม หรอเลอกประเภทของไฟลใหม ตองใชคาส#ง Save As เพ#อบนทกและเปล#ยนแปลงคาได ข -นตอนการบนทกเอกสารในรปแบบอ#นสามารถทาไดดงน -

1. คลกป ม Office 2. เลอกการบนทกไดดงน -

3. กาหนดรายละเอยดการบนทกดงน - • เลอกตาแหนงของไดรฟและโฟลเดอรใหมท#จะบนทกไฟล • ในชอง File Name (ถาตองการ) เปล#ยนช#อไฟลใหม • ในชอง Save as Type (ถาตองการ) เลอกประเภทของไฟลใหมท#จะบนทก • ในชอง Tags แกไขใสขอความพเศษ เพ#อชวยในการคนหาและจดหมวดหมเอกสาร

4. คลกป ม Save เพ#อบนทกไฟล

8

กาหนดลกษณะพเศษของตวอกษร สาหรบสตรทางเคมหรอเลขยกกาลงของวชาวทยาศาสตรหรอคณตศาสตรท#ตองการม ตวอกษรยก หรอ ตวหอย กสามารถกาหนดไดดวยการใสลกษณะพเศษใหกบตวอกษรท#ตองการ

1. ลากเมาสเลอกขอความทตองการ กาหนดลกษณะพเศษ 2. ท#แทบ Home ใหคลกเลอกปมตาง ๆ โดยละเอยดดงน -

� Strikthrough ขดสนทบขอความ � Subscript ใหขอความเปนตวหอย � Superscript ใหขอความเปนตวยก

1 ลากเมาสเลอกขอความ

2. คลกป ม Subscript

9

การปรบแตงตวอกษร

หากตองการเพ#มความแตกตางใหกบขอความและเอกสารท#เปนหวขอใหญๆ หรอ ประโยคท#ตองการเนน

ใหชดเจน ดนาสนใจ สามารถกาหนดใหเปน ตวขดเสนใต ตวหนา หรอตวเอยง หรอตองการเพ#มสสนขอความให

ชดเจน กทาไดดวยการใสส ใสไฮไลทใหกบขอความเหลาน -น

การจดตาแหนงขอความ

เปนการกาหนดขอความในยอหนาใหชดดานใดดานหน#งของหนากระดาษภายในขอบเขตของ

10

ขอบเอกสาร (Margins) โดยเลอกใหชดดานซาย ขวา เสมอกนท -ง 2 ดาน หรอจดแบบกระจาย ซ#งปกต เร#มแรกน -นขอความจะถกจดชดซายเสมอ แตเราสามารถจดเปนแบบอ#นได

ขยายตวอกษรข ,นตนขอความ

เอกสารจาพวกหนงสอพมพ วารสาร หรอนตยสารมกมการใชตวอกษรแรกใหมขนาดใหญ เพ#อดงดด

ความสนใจใหนาอาน ซ#งมวธทาดงน -

11

ใสสญลกษณและเลขลาดบ

ขอความท#มลกษณะเรยงตอกนไปอาจทาใหยากตอการอานดงน -นสามารถ แบงแยกออกเปนขอ โดยใหปรากฏสญลกษณหรอเลขลาดบข -นมาทางดานหนาไดโดยสญลกษณจะเปนรปแบบของภาพหรอ ฟอนตตางๆสวนเลขลาดบจะมลกณะเรยงตอกนไป เชน1,2,3 หรอ A,B,C ฯลฯและยงสามารถกาหนดใหม ระดบในการเย -อง เชน 1, 1.1 ,1.1.1 ไดอกดวย

เร�มตนใสสญลกษณและเลขลาดบ

การใสสญลกษณและเลขลาดบสามารถทาไดอยางงายดาย เพยงเลอกขอความหรอคลกป มเพ#อใส สญลกษณไวกอน จากน -นจงพมพขอความตางๆ พรอมท -งกดป ม Enter กจะปรากฏสญลกษณหรอเลขลาดบข -นมา

1. ลากเมาสเลอกขอความท#ตองการใสสญลกษณหรอเลขลาดบ 2. ท#แทบ Home ใหคลกเลอกรปแบบของสญลกษณหรอเลขลาดบ โดยในท#น -เลอก Bullets

- Bullets ใสสญลกษณหนาขอความ - Numbering ใสเลขลาดบหนาขอความ - Multilevel List ใสหวขอแบบรายการหลายระดบ

12

ผลลพธท#ไดจากกการใสสญลกษณและเลขลาดบ

แทรก/ลบสญลกษณและเลขลาดบ เม#อตองการแทรกเพ#อใหแสดงสญลกษณและเลขลาดบข -นมาดานหนาขอมลท#จะพมพหรอหากตองการ

ลบสญลกษณและเลขลาดบเพ#อใหกลบไปเปนขอมลปกต กสามารถทาไดดงน - แทรกสญลกษณและเลขลาดบ

ในกรณท#ตองการเพ#มขอมลโดยใหปรากฏสญลกษณหรอเลขลาดบข -นมาทางดานหนา กสามารถ

13

ทาไดเพยงคลกใหเคอรเซอรกะพรบอยทงดานทายขอความและกดป ม Enter เทาน -น 1. คลกทางดานทายของขอความท#ตองการแทรกสญลกษณและเลขลาดบ 2. กดปม Enter จากน -นจะปรากฏสญลกษณและเลขลาดบเพ#มข -นมา

ลบสญลกษณและเลขลาดบ

เม#อไมตองการใหขอมลบางอยางปรากฏสญลกษณและเลขลาดบข -นมา กสามารถลบ เพ#อให

1. คลกทางดานซายของขอความ

2. กดป ม Enter

14

กลายเปนขอมลปกตได ดงน - 1. คลกทางดานหนาของขอความท#ตองการลบสญลกษณและเลขลาดบ 2. กดปม * จากน -นขอความท#ใสสญลกษณและเลขลาดบใวจะกลบสภาพปกต

จดการกบสญลกษณ

หากตองการเพ#มความโดดเดนและแตกตางใหกบเอกสาร กสามารถเปล#ยนรปแบบของสญลกษณใชงานรวมถงเปล#ยนสญลกษณใหกลายเปนรปภาพไดโดยมรายละเอยด ดงน - เปล�ยนสญลกษณท�ใชงาน

สาหรบสญลกษณท#โปรแกรมกาหนดไวจะเปนรปวงกลมสดา ซงหากตองการปล#ยนสญลกษณท#ใช งานใหเปนรปแบบอ#นๆ กสามารถทาได ดงน -

1. ลากเมาสเลอกขอความท#ตองการเปล#ยนรปแบบสญลกษณ 2. ท#แทบ Home ใหคลกลกศรขางปม Bullets และเลอกคาส�ง Define New Bullet จากน -นจะ

ปรากฏไดอะลอกบอกซ Define New Bullet ข -นมา 3. คลกปม จากน -นจะปรากฏไดอะลอกบอกซ Symbol ข -นมา 4. คลกเลอกรปแบบฟอนตจากชอง Font 5. ดบเบลคลกเลอกรปแบบของสญลกษณจากทางดานลาง 6. คลกปม เพ#อยนยนคาส#ง จากน -นสญลกษณจะมรปแบบเปล#ยนแปลงไป

15

16

กไฟลท�หายจาก Microsoft Word 2007 วธแกไขปญหากรณไฟดบ ขอมลหาย

ใน Microsoft Word จะมคาส#งในการปองกนปญหาเหลาน -โดยการต ,งคาใหโปรแกรม Word สารอง

ขอมลอตโนมต และสามารถต ,งใหบนทกไฟลอตโนมตได? สนใจอานรายละเอยดเพ#มเตมไดท#หวขอ? แกปญหาไฟลเสย ไฟลหายใน Microsoft Word 2007 วธการกไฟลจะกรณท� 1 และ 2 มดงน ,

โปรแกรม Microsoft Word จะแสดงหนาตางทางดานซายมอ และจะแสดงไฟลตางๆ ท#ม การบนทกไว จากการต -งคาใหบนทก หรอสารองขอมลไว ใหสงเกตงายๆ วาไฟลน -คอไฟลท#ถก การสารองและกแบบอตโนมต คอ จะมขอความ AutoSaved หรอ Recovered ตอทาย วธท� 1 ต ,งสารองขอมลอตโนมต

1. เวลาเปดไฟลจะพบคาวา "AutoSaved" ตอทาย?? 2. เวลาเปดไฟลเราจะพบไฟลท#เราส#งสารองอตโนมต ซ#งจะมไฟลนามสกล .WBK (Microsoft Word

Backup Document)? 3. เลอกเปดไฟลน -และส#งบนทกแบบ Save As เปนไฟลใหมท#เราตองการ 4. แตอยางไรกตาม ขอมลท#ได อาจไมอปเดทท#สด ท -งน -ข -นกบวน เวลาท#มการเปล#ยนแปลงลาสด

วธท� 2 ต ,งบนทกขอมลอตโนมต 1. เวลาเปดไฟลจะพบคาวา "Recovered" ตอทาย 2. ใหเขาใจวาเปนไฟลท#เกดจากการต -งคาการบนทกไฟลแบบอตโนมต 3. วธการใชงานกคอการเลอกบนทกเปนแบบ Save As เปนไฟลใหมท#เราตองการ เทาน -นเอง 4. แตอยางไรกตาม ขอมลท#ได อาจไมอปเดทท#สด ท -งน -ข -นกบเวลาท#มการบนทกลาสด

สรางเอกสาร Word แบบมออาชพ

Word 2007 Templates คออะไร

17

Templates คอรปแบบสาเรจรป ท#เราสามารถนามาใชงานไดทนท โดยการสรางเปนแบบฟอรม ท#เราสามารถนาขอมลของเรามาเปล#ยนจากฟอรมท#มให ทาใหเราสามารถสรางงานเอกสาร word แบบมออาชพไดอยางงายดาย อยางไรกตาม Templates ท#ใหมา อาจไมมากนกทาง Microsoft เองกไดเตรยม Templates แบบ Online ใหเราเลอก download มาใชงานไดฟร ๆ และมการแบงประเภทตางๆ ใหมากมาย ดงตวอยางน -

การเลอกใชงาน Templates

ถาเราเลอกใชงาน Templates จากหวขอ "Installed Templates" เราสามารถเลอกใชงานไดทนท แตถา

เราใชงาน Templates จาก Microsoft Office Online เราจาเปนจะตองตออนเตอรเนตและ download มากอนเร#มตนใชงาน วธใชงาน Microsoft Word Templates

1. เปดโปรแกรม Microsoft Word 2007 2. คลกป ม "Office Button" มมบนซายสด 3. คลกไอคอน New 4. คลก Installed Templates 5. รอสกคร จะไดตวอยางดานขวามอใหเลอก 6. คลกเลอก template ท#ตองการ 7. จากน -นพมพขอมลท#ตองการ ทบเพ#อเปล#ยนแปลงขอมลเปนของเรา สราง Template ไวใชเองใน Word 2007

Word Template คออะไร

18

เอกสารสาหรบรปท#เราสรางข -น เชนเดยวกบแบบฟอรมตางๆ ไดแก Template ท#เปนหวจดหมาย เปนตน ไฟล Microsoft Word Templates จะมนามสกลไฟลเปน .DOTX? ซ#งจะแตกตางจากไฟลเอกสารธรรมดาคอเปนไฟลนามสกล .DOCX? เวลาใชเรยกใชงาน Template สามารถเรยกไดจากป ม Office Button จากน -นคลกคาส#ง New? สวนเวลาบนทกหรอ save โปรแกรมจะใหบนเปนไฟล DOCX เสมอ และจะไมทบในไฟล Template ทาใหเราสามารถใชงาน Template ไดตลอด วธสรางไฟล Template ไวใชงาน

1. คลกป ม Office Button 2. คลก New 3. คลกเลอก Blank Document

4. จากน -นคลกป ม Create 5. เร#ม สราง template ของตวเองไดเลย เชน การกาหนดขนาดของเอกสาร, รปแบบตวอกษร, ส หรอ

แมกระท#งใสรปภาพ Logo ในสวนของ Header เปนตน 6. เสรจแลว ใหคลกป ม Office Button เลอก Save as 7. เลอก Word Template 8. จากน -นต -งช#อไฟล Template 9. คลกป ม Save เพ#อยนยน วธ การเรยกใชงาน ใหคลกป ม Office Button จากน -นคลกป ม New และเลอกหวขอ New from

Existing? จากน -นคลกเลอกไฟล .DOTX ตามตองการ วธการจดเรยงขอมลใน Microsoft Word 2007 1. บนทกขอมลใน Microsoft Word 2007 โดยแยกแตละประโยค (ใหกดป ม Enter หลงจากหมดประโยค) 2. หลงจากบนทกตามจานวนประโยคท#ตองการจดเรยงแลว ใหคลกเมน Home 3. เลอกหวขอ Sort (สญลกษณ A-Z) 4. จากน -น จะมหนาตางช#อ Sort Text

19

5. มตวเลอกยอยใหเลอกวาจะเรยงจากนอยมาหามาก (A-Z) หรอ มากไปหานอย (Z-A) 6. คลกป ม OK เพ#อยนยน

สรางสารบญอตโนมตใน Word 2007 ส�งท�ตองเตรยมการใส TOC

20

1. ขอมล หรอรายงานท#พมพเรยบรอยแลว 2. การกาหนดหวขอในสารบญ ถาตองการหวขอไหน ใหคลกเลอกหวขอน -น คลกเมน Home และเลอก

Styles เปน Header 1 3. แกไขใหหวขอสารบญในหนาอ#นๆ จนกระท#งหมด

เร�มสรางสารบญ หรอ Table of Contents 1. วางเคอรเซอรในตาแหนงแรก หนาแรกของเอกสาร 2. คลกเมน References 3. คลกเลอกคาส#งยอย Table of Contents 4. คลกเลอก Automatic Table 1 5. รอสกคร โปรแกรมจะสรางสารบญใหอตโนมต รวมท -งใสหมายเลขหนาใหดวย

สาหรบการแกไข ถามการปรบปรง

1. ใหคลกท#หวขอสารบญ 2. จะมไอคอนแสดง Update Table ดานบนของสารบญ 3. ใหคลกท#ไอคอนน - จะพบหนาตางแสดงใหเลอก o Update page numbers only? ถามการเปล#ยนแปลงเฉพาะหมายเลขหนา

o Update entire table ถามการเปล#ยนแปลงหวขอสารบญ รวมท -งหมายเลขหนาดวย (ถาม) 4. รอสกคร โปรแกรมจะปรบปรงใหอตโนมต

จดแตงเอกสารในรปแบบท�เราตองการ

21

สาหรบผใชงาน Microsoft Word 2007 งานเอกสารบางคร -งเราจาเปนตองแสดงในแนวต -ง หรอท#เรยกวา Portrait? บางเอกสารอาจจาเปนตองแสดงในแนวนอน หรอท#เรยกวา LandScape? แตจะทาอยางไร ถาเราตองการใหอยในเอกสารหรอไฟลเดยวกน ! ไมใชปญหาสาหรบผใชงาน Microsoft Word 2007 การปรบแตงเอกสารในลกษณะน -เปนเร#องงายๆ นดเดยว

วธปรบแตงเอกสารในแนวต ,งหรอแนวนอน

1. เปดโปรแกรม Micosoft Word 2007 2. เร#มสรางงานใหม หรอเปดเอกสารเกาข -นมากอน 3. คลกแทป Page Layout 4. คลกหนาท#ตองการเปล#ยนเปน แนวต -ง หรอ แนวนอน 5. วางเคอรเซอรใหอยหนาท#ตองการเปล#ยน 6. คลกเลอกไอคอน Orientataion จากน -นคลกเลอก Portrait หรอ? LandScape?

วธเขยนสตร สมการใน Word 2007

22

Equation (สมการ) คออะไร สตรหรอสมการทางคณตศาสตร เพ#อแทนคาหรอความหมายในการคานวณ โดยจะมสญลกษณทาง

คณตศาสตร ซ#งบคคลท#วไปท#ไมเรยน หรอไมไดสนใจ คงคอนขางลาบากมากในการเขาใจ อยางไรกตาม การเขยนสตรทางคณตศาสตรในคอมพวเตอร กจาเปนจะตองใชเคร#องมอชวยในการเขยนโดยเฉพาะ สาหรบวธการเขยนสตรใน Microsoft Word 2007 มดงน - วธเขยนสตรคณตศาสตรใน Microsoft Word 2007

1. เปดโปรแกรม Microsoft Word 2007

2. คลกแทปเมน Insert 3. เลอกคาส#ง Equation (สมการ) 4. จะเหนแทป Equation แสดงเปนแทปสดทาย พรอมแสดงรายละเอยดตางๆ 5. เลอกรปแบบคาส#ง สมการ ท#ตองการ 6. ขอสงเกต จะเหนวาคาส#งตางๆ จะมชองส#เหล#ยม ซ#งเปนชองใหเตมคาท#ตองการใสลงไปทป การใชงาน

เราสามารถส#งพมพ คาส#งสมการ และ copy ไปใชงานรวมกบ Microsoft PowerPoint หรอ Microsoft Excel ไดทนท

การแบงหนาข ,นหนาใหม Word 2007

23

จดแบงหนาเอกสารแบบตามใจเรา คณเคยมปญหาเวลาจดหนาเอกสารใน Microsoft Word 2007 หรอเปลา เปนท#ทราบกนโดยท#วไปวา

เวลาเราพมพเอกสาร โปรแกรม Word 2007 จะมการแบงเอกสารใหอตโนมต เราไมจาเปนตองมการเปล#ยนแปลงหรอต -งคาใดๆ แตอยางไรกตาม บางคร -ง Word กไมไดทาใหเราถกใจ หรอตรงกบความตองการของเราเลยทเดยว ดงน -น ถาตองการจะแบงเอกสารเปนหนาๆตามความตองการของเรา สามารถใชคาส#ง แบงหนาเพ#อข -นหนาใหมอตโนมตไดดวย คาส#ง Page Break วธการใชคาส�ง Page Break

1. เปดเอกสารใน Word 2007 ท#ตองการ 2. เล#อนเคอรเซอร ไปยงตาแหนงท#ตองการใหแบงหนา 3. คลกป ม Page Break (ตวแบงหนา) 4. ถาหาไมพบ ใหคลกท#แทป Insert กอน 5. แคน - โปรแกรมกจะข -นหนาใหม เพ#อแบงหนาใหอตโนมต

วธสรางตารางแบบรวดเรวใน Word 2007

24

ตารางไมจาเปนตองสรางจาก Excel โปรแกรม Microsoft Word ไดเตรยมเคร#องมอในการสรางตาราง (Table) มาใหพรอมใชงานไดทนท เรา

สามารถตารางแบบรวดเรวผานทางแทปเมน Insert ไดงาย ๆ พรอมท -งกาหนดจานวนของ แถว (Row) และคอลมภ (Column) ไดทนท สาหรบข -นตอนการใชงาน มดงน - วธการสรางตารางแบบรวดเรวใน Word 2007

1. เปดเอกสาร Word 2007 2. เล#อนเคอรเซอรไปยงตาแหนงท#ตงงการสรางตาราง 3. คลกแทป Insert

4. คลกไอคอน หวขอ Table 5. โปรแกรมจะแสดงตารางใหเลอก 6. คลกเลอก โดยการลากเมาส จานวน row และ column ท#ตองการ 7. จากน -นปลอยเมาส 8. ตารางจะถกสรางใหอยางอตโนมต

ตกแตงตารางแบบรวดเรวใน Word 2007

25

ตกแตงตาราง ดวยคาส�ง Design ถาคณลองคนหาแทปคาส#ง Design คณจะไมพบแทปคาส#งน - เพราะวา โปรแกรมจะทาการซอนไว แต

อยางไรกตาม เราสามารถเลอกแทปคาส#ง Design น -ข -นมา เพ#อใชสาหรบตกแตงตารางท#เราไดสรางข -นไดงายๆ เพยงแคทาตามข -นตอนดงน - วธเรยกใชแทปคาส� ง Design

1. ดบเบลคลกตารางท#เราสรางข -น

2. สงเกตวา แทปคาส#ง Design ท#แสดงใหเหนท#แทปขวามอ 3. เลอกรปแบบของส และสพ -นตามความตองการ 4. โปรแกรมจะแปลงตารางธรรมดา ใหมสสรรสวยงามตามท#ไดเลอกไว

พมพลาเบล ตดซองจดหมายดวย Word 2007

26

สาหรบใกลชวงเทศกาลครสตมาสต และปใหมน - หลายๆ คนคงเตรยมพรอมสาหรบการสง ส.ค.ส. และของขวญใหกบลกคา เพ#อน ญาตสนท หรอแมกระท#งบคคลพเศษ ถงแมวาปจจบนยงคงนยมสงผาน Email แตผมวา ความรจกแตกตางกนคอนขางมาก คณเหนดวยหรอเปลา ไมวาจะดวยเหตผลใด ถาคณกาลงหาวธพมพลาเบล ดวย Word 2007 กลองทาตามข -นตอนดงตอไปน -

วธพมพลาเบลดวย Word 2007

1. เปดโปรแกรม Word 2007 2. คลกแทป Mailing เลอกไอคอน Lables 3. ในชอง "Address" ใหใสช#อทอย หรอขอความท#ตองการ

4. ในชอง "Print" ใหเลอกวา จะพมพช#อเดยวกนท -งหมด หรอจะพมพแคลาเบลดวงเดยว

27

5. คลกป ม Options เพอกาหนดขนาดของลาเบล 6. คลกป ม New Document ถาตองการใหสรางเปนเอกสาร Word กอนพมพ 7. คลกป ม Print เพ#อพมพลาเบล

วธแปลงขอมลในตารางเปนขอความ

1. เปดเอกสาร Word ท#มตารางขอมล 2. คลกเลอกตาราง จะเหนแทป "Table Tools" ปรากฏข -น ใหคลกเลอก "Layout" 3. จะพบไอคอน "Convert to Text" ดานขวามอ 4. คลกไอคอน Convert to Text 5. แนะนาใหทดสอบทละคาส#ง ลองเลอก "Tabs" จากน -นคลก "OK" 6. สงเกตผลลพธท#ได

วธคานวณคาในตาราง Word 2007

28

Microsoft Word 2007 สามารถบวกตวเลขได สาหรบหลายๆ คนท#ยงคงสรางตารางจาก Microsoft Excel และนาคาท#ไดมา copy ใสใน Word 2007

โปรดทราบ Microsoft Word 2007 สามารถบวกเลขไดดวยเชนกน (เวอรช#นกอนหนาน -กไดเหมอนกน) โดยมไอคอนท#ช#อวา "Formula" ซ#งจะปรากฏ เม#อเราเลอกตาราง หรอ Table ของเรา จากน -นจะมแทปพเศษแสดงทางขวามอช#อ Table Tools ใหเราคลกเลอก "Layout"

วธใชงานคาส�ง Formula

1. เปดหรอสรางเอกสารใหม และสรางตารางพรอมบนทกขอมลท#เปนตวเลข 2. คลกวางเคอรเวอรในชองท#จะแสดงผลลพธของการคานวณ 3. ในแทป "Table Tools" เลอกแทปยอย "Layout" จากน -นคลกคาส#ง "Formula" 4. จะไดหนาตาง Formula ปรากฏข -น 5. ในชอง Formula โปรแกรมจะแสดงคาส#งแบบอตโนมต เชน

o =SUM(LEFT) หมายถงการบวกตวเลขทางซายมอ มาแสดงผลลพธตามท#กาหนด o =SUM(RIGHT) หมายถงการบวกตวเลขทางขวามอ มาแสดงผลลพธตามท#กาหนด o =SUM(ABOVE) หมายถง การบวกตวเลขท -งหมดท#อยดานบน มาแสดงผลลพธตามท#

กาหนด 6. เลอก Number Format เพ#อกาหนด รปแบบในการแสดงผลตวเลข เชน ใส คอมมา ใสจดเปนตน สรางปกรายงานใน Word 2007

29

สรางปกรายงาน (Cover Page) เปนคณสมบตใหมของ Microsoft Word 2007 ชวยใหเราสามารถสรางปกรายงานแบบมออาชพไดอยางายดาย ซ#งเวลาโปรแกรมสรางปกรายงานน -นโปรแกรมจะทาการแทรกใหเปนหนาแรกแบบอตโนมต

วธการสรางปกรายงาน - Cover Page

1. เปดเอกสารงาน Microsoft Word 2. คลกแทป Insert 3. เลอกคาส#ง Cover Page 4. คลกเลอกรปแบบปกท#ตองการ 5. พมพขอความบนแบบปกท#เลอกไว 6. บนทกไฟลท#สรางงานไว

หมายเหต ถาเราตองการยกเลกปกรายงาน กสามารถทาไดโดยการทาตามข -นตอนคลายกบการสรางปกรายงาน แตใหเลอกหวขอดานลางท#ช#อวา "Remove Current Cover Page" แทนเทาน -น

วธการใส Header Footer ใน Word 2007

30

Header คอ ขอความหรอรปภาพ เพ#อใหแสดงในทกๆ หนาของเอกสาร ในหนาบนสดของเอกสาร เชน แสดงช#อเอกสาร แสดงหมายเลขหนา เปนตน ท -งน - เราสามารถกาหนดใหโปรแกรมแสดง Header ไดในหนาใดหนาหน#ง และทกๆ หนากจะเหมอนกน ทาความรจก Footer ใน Word 2007

Footer คอ ขอความหรอรปภาพ เพ#อใหแสดงในทกๆ หนาของเอกสาร ในหนาลางสดของเอกสาร เชน แสดงช#อเอกสาร แสดงหมายเลขหนา เปนตน ท -งน - เราสามารถกาหนดใหโปรแกรมแสดง Footer ไดในหนาใดหนาหน#ง และทกๆ หนากจะเหมอนกน

วธการใส Header Footer ในเอกสาร Word 2007 1. เปดเอกสาร Word 2007 ท#ตองการในขอความ 2. ดบเบลคลกท#ดานบนสดของเอกสาร จะมขอความ "Header" แสดงอย หรอ 3. ดบเบลคลกท#ดานลางสดของเอกสาร จะมขอความ "Footer" แสดงอย หรอ 4. พมพขอความท#ตองการลงไป 5. เม#อพมพเสรจแลว ใหคลกท#บรเวณเน -อหาในเอกสาร เพ#อยกเลกการแกไขสวน Header

หรอ Footer การรกษาความปลอดภยใหเอกสาร (วธใส Password ในเอกสาร)

31

วธการในการใส Password ของเอกสาร เพ#อปองกนคนอ#นๆ เขามาเปดไฟลโดยท#เรามไดอนญาตไดอยางงายๆ

1. เปดโปรแกรม Microsoft Word 2. หลงจากสรางงานเปนท#เรยบรอยแลว และพรอมท#จะบนทก 3. ใหคลกป ม Office Button (สญลกษณ Office อยมมบนซาย) 4. เลอกคาส#ง Save As 5. คลกคาส#ง Tools (ดานลางของหนาตาง Save As) เลอกเมน General Options

6. คลกเลอกใส Password o Password to open - ใสรหสผานกอนเปดใชไฟล o Password to modify - ใสรหสผานกอนแกไข o Ready-only Recommended - ใหเปดดไดอยางเดยว แกไขไมได

7. คลกป ม OK และเลอก ต -งช#อไฟลท#ตองการ 8. กดป ม Save อกคร -ง เพ#อยนยน

วธใสรปภาพใน Microsoft Word 2007 คาส#งในการใสรปภาพจากหวขอเมน insert และเลอกเมนยอย Pictures ในแถบ Illustrations

1. เปดเอกสารท#ตองการ 2. คลกเมน Insert 3. คลกเลอกแทป Illustrations 4. คลก Pictures 5. เลอกโฟลเดอรท#เกบรปภาพ เชน โฟลเดอร My Pictures เปนตน 6. คลกเลอกรปภาพท#ตองการ จากน -นคลกป ม Insert 7. รปภาพจะถกแทรกในเอกสารท#เราตองการ

ทปการปรบแตงรปภาพดวยเคร�องมอ Pictures Styles

32

1. คลกรปภาพท#ตองการปรบแตง 2. จะสงเกตเหนเมนดานบนเปล#ยนไป จะเหนแทป Format ถกแสดงข -น และมคาส#งตางๆ

ใหเราเลอกแกไขไดใน Picture Styles 3. ลองคลกเลอกรปภาพท#ตองการ จะเหนวารปภาพของเรากถกปรบเปล#ยนดวยเชนกน

ปรบแตงภาพเปนรปทรงตางๆ นอกเหนอจากการเลอกใสรปภาพตางๆ และปรบแตงดวยคาส#ง Pictures Styles เรายงสามารถนา

รปภาพตางๆ ท#เราตองการมาเปล#ยนเปนรปทรงตางๆ ไดอกดวย เชน รปหวใจ รปสามเหล#ยม รปดาว เปนตน ซ#งเปนคาส#งยอยของ Picture Styles น#นเอง วธการใสรปทรงตางๆ ใหรปภาพ

1. คลกเปดเอกสาร

33

2. คลกเมน Insert 3. เลอก Pictures 4. คลกเลอกรปภาพท#ตองการ 5. คลกท#รปเพ#อเปนการเลอกรปภาพท#ตองการ เพ#อเปนการเลอกคาส#ง Picture Styles 6. เลอกคาส#ง Picture Shape (ถาขวามอบน) 7. เลอกรปทรงตางๆ ตามความตองการ 8. สงเกตผลท#เราเลอก จะถกเปล#ยนเปนรปทรงท#เราเลอกเชนกน

ปรบแตงรปภาพ 3 มตใน Microsoft Office 2007 นอกเหนอจากการปรบแตงภาพตนฉบบ ดวย Pictures Shapes แลว จดเดนอกอยางหน#งในการปรบแตง

รปภาพน#นคอ 3D Rotation (การหมนภาพแบบ 3 มต) รวมท -งการปรบแตงภาพ 3 มต วธการใชงาน 3D Rotation

1. คลกเลอกรปภาพท#ตองการ 2. คลกเลอก Pictures Effects 3. คลกเล#อนเมาสไปท# 3D Rotation (เพ#อหมนภาพ) 4. คลกเลอกรปแบบท#ตองการ วธการใชงาน 3D Effects จาก Shapes

1. คลกเลอกเมน Inserts 2. คลกหวขอ Illustrations คลกหวขอ Shapes 3. คลกเลอกรปแบบท#ตองการ 4. คลกลากและวางท#หนาเอกสาร จะไดรปแบบท#ตองการ เชนรปสามเหล#ยม เปนตน 5. คลกภาพท#สรางข -น จากน -นคลก 3-D Effects 6. คลกเลอกรปทรงท#ตองการ

SmartArt คออะไร

34

SmartArt หรอเรยกอกอยางหน#งวา Diagram คอการแสดงขอมลในรปแบบของรปภาพหรอ กราฟฟก ท#มลาดบข -นตอน เปนการแสดงความสมพนธของขอมล ทาใหสามารถเขาใจไดงายย#งข -น และดวยรปแบบของSmartArt ใน Microsoft Office 2007 ท#มความแปลกตา แตกตางจากความสามารถของรนกอนๆ มาก ทาใหเราสามารถสรางเอกสารหรอขอมลเพ#อนาเสนอไดโดดเดนมากย#งข -น SmartArt แบงออกไดเปนประเภทตางๆ

• List หรอ รายการ • Process หรอ กระบวนการ หรอ workflow • Cycle หรอ วงกลม แสดงความสมพนธท#ตอเน#องกน • Hierarchy หรอ ลาดบช -น เชน แผนผงองคกร (Organization Chart) • Relationship หรอ ความสมพนธ และขดแยงกน • Matrix หรอ เมทรกซ? แสดงความสมพนธของกลมขอมลยอย • Pyramid หรอ พระมด แสดงลาดบช -นของขอมล จากบนลงลาง หรอจากลางสบน

35

วธการใชงาน SmartArt 1. เปดเอกสารดวย Microsoft Word, Excel หรอ PowerPoint 2. คลกแทปเมน Insert 3. คลกเลอกหวขอ SmartArt

4. คลกเลอกรปแบบท#ตองการ 5. SmartArt จะสรางใหอตโนมตในเอกสารของเราทนท 6. ปรบแตงขอความตามตองการ

สราง Organization Chart ใน Microsoft Office 2007

36

ตามลาหาคาส�ง Organization Chart การสราง Organization Chart หรออาจแปลเปนไทยวา แผนผงองคกร เปนอกหน#งความสามารถท#มมา

ใน Microsoft Office เวอรช#นเกาๆ แลว แตวนน -เราจะพาไปแนะนาวาอยในสวนไหนของ Microsoft Office 2007 พรอมแนะนาวธการใชงานดวยวา มอะไรเดดๆ กวาเวอรช#นเกา

วธเรยกใชคาส�ง Organization Chart

1. เปดเอกสารท#ตองการ 2. คลกเมน Insert 3. คลกไอคอน SmartArt

4. เลอกหวขอ Hierarchy 5. คลกเลอกรปแบบของผงองคกรท#ตองการ 6. คลกท#รป จากน -นพมพขอความท#ตองการไดทนท 7. ถาตองการเพ#มเตมผง ใหคลกท# Add Shape ดงภาพประกอบดานบน

o Add Shape After - เพ#มผงดานหลง o Add Shape Before - เพ#มผงกอนหนาน - o Add Shape Below - เพ#มผงดานลาง o Add Shape Assistant -?เพ#มผงผชวย (ดานขาง)

วธปรบแตงสสรรใน Organization Chart

37

1. คลกเลอก Organization Chart?เพ#อใหแทป Design แสดงออกมา 2. ท#แทป Design คลก Change Colors 3. คลกเลอกรปแบบตามตองการ

วธปรบแตงรปแบบของ Organization Chart

1. คลกเลอก Organization Chart เพ#อใหแทป Design แสดงออกมา 2. ท#แทป Design คลกรปสามเหล#ยมหวลง "More" อยท#มมขวาลาง ของ SmartArt Styles 3. คลกเลอกรปแบบท#ตองการ (มรปแบบท#เปน 3 มตดวย)

สรางขอความศลป ดวย WordArt

38

สาหรบขอความในสวนหวหรอหากตองการเพ#มความโดดเดนใหกบขอความบางสวนมากย#งข -น ก สามารถใช WordArt หรอท#เรยกวาขอความศลปเขามาแทนไดโดยโปรแกรมไดเตรยมรปแบบของ WordArt ไวใหใชงานมากมายและเม#อสรางเสรจเรยบรอยแลว ยงสามารถปรบเปล#ยนรปแบบ รปทรง สพ -น เสนขอบรวมท -งใสเงา และกาหนดใหมลกษณะเปน 3 มต เร�มตนสรางขอความศลปดวย WordArt

การสรางขอความศลป WordArt สามารถไดอยางงายดาย เพยงเลอกรปแบบและพมพขอความ ท#ตองการลงไปน -น หรอหากมขอความอย แลวตองการเปล#ยนใหเปน WordArt กสามารถทาไดเชนกน

สราง WordArt ใหม โดยปกตการสราง WordArt จะคลกใหเคอรเซอรกะพรบ ณ ตาแหนงท#ตองการกอน จากน -นจง

คลกป ม WordArt และเลอกรปแบบท#ตองการ ขอความท#พมพไวกจะสวยงามแตกตางไปจากเดม 1. คลกใหเคอรเซอรกะพรบ ตาแหนงท�ตองการสราง WordArt 2. ท#แทบ lnsert ใหคลกปม WordArt และเลอกรปแบบของ WordArt จากน -น

ไดอะลอกบอกซ Edit WordArt Text ข -นมา 3. กาหนดรปแบบตวอกษร เชน ฟอนต ขนาด ตวหนา ตวเอยง ไดเหมอนกบขอความปกตท#วไป 4. พมพขอความท�ตองการลงไปในชอง Text 5. คลกปม เพ#อยนยนคาส#ง จากน -นจะปรากฏ WordArt ข -นมาบนตาแหนง

พมพซองจดหมายดวย Word 2007

39

วธพมพช�อท�อยลงซองจดหมาดโดยตรง ซองจดหมาย เวลาตองการเขยนช#อ ท#อย บางคนกใชปากกาเขยนโดยตรง บางคนกอาจพมพลงบน ลาเบล (สตกเกอร) กอนและนามาแปะลงบนหนาซองจดหมาย แตอยางไรกตาม Microsoft Word 2007 หรอเวอรช#นกอนหนาน - กมความสามารถพมพช#อทอย ลงบนซองจดหมายไดโดยตรง ซ#งมข -นตอนส -นๆ ไมยงยากดวย ถาสนใจ กลองทาตามข -นตอนท#จะกลาวถงตอไปน -

วธพมพช�อท�อยลงซองจดหมายดวย Word 2007

1. เปดโปรแกรม Microsoft Word 2007

2. ท#แทป Mailings คลกเลอกหวขอ Envelopes 3. ในชอง Delivery address ใหใสช#อท#อยของผ รบ

4. ในชอง Return Address ใหใสช#อท#อยผ รบ

40

5. คลกป ม Options เพ#อเขาไปกาหนดขนาดของซองจดหมาย พรอมสามารถปรบเปล#ยน

ขนาดของตวอกษร ไดโดยตรง

6. ถาตองการแสดงในเอกสาร Word ใหคลกป ม "Add to Document"

7. จากน -นกส#งพมพตามปกต

Footnote ใน Word 2007 คออะไร

Footnote หมายถง คาท#ใชสาหรบขยายขอความหรอคาใดๆ เพ#อเปนการอธบายเพ#มเตม

ในโปรแกรม Microsoft Word 2007 มคาส#งชวยในการใส Footnote งายๆ เพยงทาตามข -นตอน

ดงตอไปน -

วธการใส Footnote ใน Word 2007

1. เปดโปรแกรม Word 2007

41

2. เปดไฟลเอกสารท#ตองการใส Footnote

3. คลกท#คาท#ตองการใส Footnote

4. คลกแทป Reference

5. คลกคาส#ง Footnote

6. โปรแกรมจะเล#อนบรรทดมาท#ดานลางสดของเอกสาร และจะมหมายเลขกาหนด

Footnote ใหอตโนมต

7. พมพคาอธบายเพ#มเตมตามตองการ

สรางจดหมายเวยนใน Word 2007

เคยไหมท#เราจาเปนจะตองสงจดหมายถงลกคาหลายๆ คน โดยมเน -อหาในจดหมายเหมอนกน ยกเวนช#อ

และท#อยลกคา ถาคณยงไมเคยใชคาส#งในการสรางจดหมายเวยนหรอ (Mail Merge) คณคงใชวธแกไขและพมพ

ช#อลกคาทละช#อในจดหมาย และส#งพมพ และถาม

หลกการการใชคาส�ง Mail Merge

1. เร#มตนดวยสรางจดหมายตนฉบบข -นมากอน (โดยเวนในตาแหนงของช#อ/ท#อย หรอรายละเอยดอ#นๆ ท#ตองการใสเพ#มเตม) ใน Word 2007 2. สรางไฟลขอมลอกไฟลหน#ง แนะนาใหสรางจาก Excel 2007 จะดกวา เพราะกรอกขอมลไดงายด

42

3. เรยกคาส#ง MailMerge เพ#อดงขอมลจาก Excel 2007 มาใสใน Word 2007 โดยจะมการ กาหนดหวขอของแตสวน (Field) เชน สวนช#อ ใหต -งช#อ "Name" สวนท#อยใหต -งเปน "Address" เปนตน 4. ส#งพมพและแสดงผลลพธ

วธการใชคาส�ง Mail Merge

1. เร#มตนสรางจดหมายเวยน Word 2007 บนทกไฟลไว 2. สรางไฟลขอมลจาก Excel 2007 บนทกไฟลไว 3. กลบมาท# Word 2007 คลกเลอกแทป Mailings คลกไอคอน "Start Mail Merge" 4. คลกเลอก Letters 5. คลกไอคอน "Select Recipients" เลอก "Use Existing List" 6. เลอกท#อยท#เกบไฟล Excel 7. จะมหนาตางใหเลอกวาจะเลอก Sheet ไหน (ปกตกนาจะเปน Sheet1) คลกป ม OK 8. คลกป ม "Insert Merge Field" จะเหนวามใหเลอกเปน Name, Address 9. วางเคอรเซอรในตาแหนงท#ตองการ เลอก Name ในหวขอ เรยน จะมคาวา "<<Name>>" ซ#งเราเรยกวา "Field Name" แสดงใหเหน 10. ทดสอบผลลพธโดยคลกไอคอน "Finish & Merge" และเลอกคส#ง "Edit Individual document" เลอก "All" 11. โปรแกรมจะแสดงหนาเอกสารใหมท#มการรวมช#อของลกคาใหอตโนมต

43

การแทรกหมายเลขหนา

ไปท�แถบเคร�องมอ Insert แลวเลอก Page Number

44

45

46

47

48

การแทรกหมายเลขหนา ใน Word 2007

หากตองการพมพงานกาหนดเลขหนาใหกบเอกสาร ใหใชแทบแทรก ป มคาส งหมายเลขหนาของกลมหว

กระดาษและทายกระดาษ ซ งจะมเมนยอยออกมาใหเลอก โดย Word จะใหพมพแทรกลงในเขตพ0นท หวกระดาษ

และทายกระดาษท ไดมการต 0งคาหนากระดาษไวแลว ไมไดใชในพ0นท งานปกตท เราพมพงานอย และจะใหแสดง

หมายเลขในหนาแรกหรอไมกได

การแทรกหมายเลขหนา

การเลอกตาแหนง การจดตาแหนง และรปแบบหมายเลขหนา

49

รปแบบหมายเลขหนาท สามารถใหหนาแรกเร มตนท หนาท เทาใดกได

แตถาตองการพมพขอความท หวกระดาษและทายกระดาษดวย เราจะใชแทบมมมอง\หวกระดาษและทาย

กระดาษ Word จะใหพมพแทรกลงในเขตพ0นท หวกระดาษและทายกระดาษ โดยใชแทบเล อนตาแหนงพมพได 3

แทบ คอ ชด ซาย ก งกลาง และชดขวา พรอมกนน0Word 2007 ไดเตรยมแทบบรบทออกแบบใหปรบแตงอกดวย

เขตพ0นท การพมพงานในหวกระดาษและทายกระดาษ และแทรกหมายเลขหนา

แทบบรบทออกแบบของการพมพหวกระดาษและทายกระดาษ

50