ADM SISTEMA AQUILES

TEORIA GERAL DOS SISTEMAS:

Base Para Compreensão da Realidade Administrativa

Aquiles de Andrade Pereira

Conceitos Básicos

“O crescimento e o aprofundamento do conhecimento humano conduziram, através do tempo, a uma crescente especialização” .

Com a grande quantidade de informações disponíveis, se tornou impossível, uma única pessoa, incorporar as informações e o desenvolvimento crescente dos vários ramos do conhecimento.

Especialização

VANTAGENS :

Permitiu penetrar no âmago de cada uma das ciências.

DESVANTAGENS:

A visão global dos problemas e suas interfaces ficavam reduzidas.

*Porém ela continuará sendo necessária. Ex*

Por que as Especialidades são Necessárias? (NASA, IPE)

“As especialidades não são independentes uma das outras”.

São criações do nosso espírito.

A nossa mente, com a finalidade de compreender a realidade, que é complexa, lança mão do recurso de classificação segundo as chamadas especialidades.

Assim, os problemas que existem no mundo são antes de mais nada problemas humanos, porque existem na medida em que o homem os sente.

É o homem, ao se defrontar com uma situação “problemática” desejando melhor compreendê-la, para poder solucioná-la e classificá-la, isto é, encará-la sob vários aspectos: Educacional Social Econômico Militar Médico Científico Tecnológico, etc..

Por que as Especialidades são Necessárias? (NASA, IPE)

Esta análise de um problema, isto é, esta decomposição de um todo em partes, facilita a definição dos passos necessários para sua solução.

Torna-se necessária a síntese, a integração das soluções parciais em uma solução global do problema em foco.

Por que as Especialidades são Necessárias? (NASA, IPE)

Após uma época de profunda análise, de isolamento e especialização cada vez mais refinada.

Verificou-se a necessidade de se deslocar para uma atividade de síntese, de agregação, “buscar o que existe de comum entre as várias áreas do conhecimento”.

Por que as Especialidades são Necessárias? (NASA, IPE)

A necessidade de síntese foi verificada com ênfase durante a 2º guerra mundial com a formação de equipes interdisciplinares, com especialistas de áreas diversas, para equacionar e solucionar os complexos problemas surgidos.  

Houve a necessidade de se criar um “sistema” que conseguisse congregar – agrupar – visualizar – sintetizar as idéias comuns a várias disciplinas.

Por que as Especialidades são Necessárias? (NASA, IPE)

Teoria dos Sistemas Gerais

Formuladores:

Kenneth Boulding (economista)

Ludwing von Bertalanffy (biólogo)

Sistema

Qualquer entidade, conceitual ou física, composta de partes interrelacionadas, interatuantes ou interdependentes.

Ex: automóvel

Interatuam e Interdependem

Para que compreendamos esta interatuação e interdependência basta que nos apercebamos do que acontece quando uma das partes – subsistema – não corresponde à expectativa prevista:

Basta que o sistema motor não funcione para que o sistema automóvel como um todo também deixe de funcionar.

Ex: corpo humano.

Classificação dos Sistemas pela Complexidade (KENNETH BOULDING )

1º nível – sistemas estáticos  são as estruturas típicadas pelo padrão dos átomos numa fórmula molecular, dos mapas da terra ou do sistema solar.

Ex: organogramas, desenhos estruturais, e de camadas (camadas da terra, do espaço, etc.)

2º nível – os sistemas dinâmicos simples são mecanismos, movimento de engrenagens.

Ex: mecanismos de um relógio, de movimentos predeterminados, alavancas, roldanas, motores, assim como partes considerável da estrutura teórica de disciplinas como a física, a química e a economia.

3º nível – sistemas cibernéticos simples são os aparelhos e instrumentos que possuem a capacidade de medir, regular e manter equilíbrio de fases, temperaturas, funcionamento, etc..

Ex: termostato – este dispositivo implica a comunicação e integração de informações, permitindo ao sistema regular-se e manter determinado equilíbrio dentro dos limites estabelecidos. (ex: geladeira, ar condicionado, refrigeração do motor do carro, etc..).

Classificação dos Sistemas pela Complexidade (KENNETH BOULDING )

4º nível – sistema aberto ou auto-regulável neste nível, a vida diferencia-se da não-vida.

Pode ser chamada de nível celular.

Possuem interação com o meio externo.

Ex: microorganismos, bactérias, etc.

5º nível – a vida vegetal observa-se uma divisão de trabalho entre as células formadoras das sociedades de raízes, folhas, sementes, etc.

Ex: uma árvore.

Classificação dos Sistemas pela Complexidade (KENNETH BOULDING )

6º nível – o reino animal

Surgem os receptores especializados de informações (olhos, ouvidos, nariz, etc..).

Desenvolve-se o sistema nervoso, permitindo ao cérebro organizar as informações com vista à mobilidade e ao comportamento.

Ex: cachorro.

Classificação dos Sistemas pela Complexidade (KENNETH BOULDING )

7º nível – o ser humano: Possui qualidade auto-reflexiva. Ele não apenas sabe, mas sabe que sabe pensa. Possui memória altamente desenvolvida. Capacidade de falar, observar e interpretar símbolos

isolam o homem dos seus irmãos mais humildes. Está consciente do passado e seu comportamento é

profundamente afetado pela época em que vive.

Classificação dos Sistemas pela Complexidade (KENNETH BOULDING )

8º nível – organização social

A unidade não é o indivíduo, mas o papel pôr ele desempenhado.

O papel social do homem organizacional.

As organizações sociais são um conjunto de papeis enfeixados em sistemas pelos seus respectivos canais de comunicação.

Classificação dos Sistemas pela Complexidade (KENNETH BOULDING )

Sistema Organizacional: Componentes e Características

Insumos entrada, inputs.

Constituem a “energia” importada para o funcionamento do sistema.

Ex: recursos materiais, humanos e financeiros.

Toda organização dependerá de uma maior ou menor quantidade de homens para trabalhar. Necessitará de máquinas e matérias-primas a serem processadas. Necessitará de recursos financeiros, de informações e conhecimentos e assim por diante.

Sistema Humano

Processamento

Ex: tarefas por setores, departamentos, máquinas, pessoas, órgãos de um serviço, etc.

A organização internamente, deverá ter um certo tipo de estruturação ou “arrumação” que lhe permitirá transformar os insumos recebidos em algo desejável e esperado.

A estrutura dependerá em grande parte da natureza das tarefas e da tecnologia a ser empregada.

Sistema Organizacional: Componentes e Características

Exsumos produtos, output.

Sistema Organizacional: Componentes e Características

Ex: Produtos em unidades, serviços prestados, informações, dados (partes de informações), pessoal treinado, pacientes cuidados e satisfeitos, etc.

Os insumos após serem processados, serão transformados em um produto que será colocado no meio ambiente.

Entropia degeneração, falência, morte.

Ex: a máquina que com o tempo de uso tende a deteriorar-se e parar de funcionar.

É a tendência da “desagregação”, todos os organismos, sistemas físicos fechados, estão sujeitos à força da desagregação crescente até que, em determinado momento, faz o sistema inteiro parar.

Sistema Organizacional: Componentes e Características

Homeostase entropia negativa, sinergismo.

É o oposto da entropia.

No sistema biológico ou social aberto, a entropia pode ser interrompida, transformando-se em entropia negativa ou homeostase.

Nos sistemas abertos os inputs provenientes do ambiente externo permitem que o sistema busque novos rumos e se desenvolva.

Sistema Organizacional: Componentes e Características

No sistema biológico, o processo de homeostase é limitado.

Nas organizações humanas que podem buscar novos recursos de forma contínua, seu funcionamento pode ser capaz de compensar indefinidamente o processo de entropia.

A única maneira pela qual a organização pode compensar a entropia é através da contínua importação de material, energia e informações transformando-os e redistribuindo os recursos para o meio ambiente.

Sistema Organizacional: Componentes e Características

Sempre que um fator de perturbação (doença) atinge o sistema, o organismo tende a gerar anticorpos, de forma a reequilibrar o sistema. Nas organizações, este processo de homeostase não é automático. É preciso que a organização crie dispositivos corretivos para o reequilíbrio. Necessita da ação direta e consciente de partes dos “executivos”sempre que algo não está de acordo com o previsto.

Sistema Organizacional: Componentes e Características

Retroalimentação feedback

É a capacidade do sistema reajustar sua “ação” (conduta, produção), em função dos “respostas” (aceitação, críticas), de sua “produção” (desempenho, resultados).

Um sistema aberto atua em determinado ambiente vivendo em interação com ele. É preciso que a organização tenha mecanismos que captem qual o seu impacto no mesmo, de forma a manter ou alterar seu desempenho futuro.

Sistema Organizacional: Componentes e Características

Sistema Aberto Organizacional

HOSPITAL

EMPRESASUPRIMENTOS

MERCADO

PACIENTES

CONTA

BANCÁRIA

Dívidas

Impostos

FEEDBACK

RETROALIMENTAÇÃO

(Críticas, Elogios, Políticas Públicas, etc.)

EXSUMOS (Produtos, Output)

PROCESSAMENTO

Onde a Administração

Procura e controla a ação

INSUMOS

(Inputs – Suprimentos)

Decomposição do Sistema em Subsistemas

Um sistema (organização), pode ser constituído de outros elementos internos organizados que podem ser chamados ou agrupados como subsistemas de “ordem inferior”. Ex: uma empresa considerada como um sistema é

composta de vários subsistemas – os departamentos – que por sua vez são compostos de outros subsistemas – as seções - e assim por diante.

Há uma hierarquia dos componentes no sistema.

Economia

Indústria

Companhia

Divisões

Departamentos

Grupos

Pessoas

Visão dos Administradores pelo Sistema Aberto

É fundamental que os administradores e sujeitos organizacionais centrem uma especial atenção na própria conceituação de sistema aberto, e nas diferenças básicas entre sistema aberto e sistema fechado e nas conseqüências de tratar e gerir uma organização ou subsistema (departamento, setor, etc.) – desta como se fosse um sistema fechado.

Sistema Aberto: Principais Características

constante interação dual com o ambiente influencia e por ele é influenciado;

capacidade de crescimento, mudança, adaptação ao ambiente e até auto-reprodução;

é necessidade do sistema aberto “competir” com outros sistemas, o que não ocorre com o sistema fechado;

Distinções e Implicações Entre Sistema Aberto e Fechado

A natureza essencialmente dinâmica do ambiente conflita com a tendência essencialmente estática da organização.

A organização é, em geral, constituída para autoperpetuar sua estrutura, critérios, métodos e metas, ao invés tentar mudar esses elementos de acordo com as transformações do ambiente.

Um sistema organizacional rígido não poderá sobreviver na medida em que não conseguir responder eficazmente às mudanças contínuas e rápidas do ambiente.

Distinções e Implicações Entre Sistema Aberto e Fechado

Um sistema aberto, como um clube, um hospital ou um governo, precisa garantir a absorção dos seus produtos pelo ambiente.

Para garantir sua viabilidade, a organização deve oferecer ao ambiente produtos por ele necessitados ou, se for o caso, criar nele a necessidade de tais produtos, pois só assim garantirá a continuidade da provisão dos indutos e da absorção dos produtos.

Distinções e Implicações Entre Sistema Aberto e Fechado

O sistema precisa de:

Constante e apurada informação do ambiente

Indispensável constante, apurado e rápido “feedback”

A continuidade da oferta de produtos indesejáveis ou desnecesários resultará a prazo médio, na redução dos recursos, reduzindo a capacidade da organização para auto-sustentar-se e alcançar seus propósitos.

Distinções e Implicações Entre Sistema Aberto e Fechado