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ADMINISTRACION UCE
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ADMINISTRACIN II
TUTOR: Ing. Henry Rodrguez G. Mgst.
PRIMER HEMISEMESTRE
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANIFICACIN Definir la misin, los objetivos y las propiedades.
Determinar dnde estn en este momento las cosas.
Establecer premisas sobre las condiciones futuras.
Identificar los medios para alcanzar los objetivos.
Implantar los planes de accin y evaluar los resultados.
ORGANIZACIN Agrupar, estructurar e integrar los recursos organizacionales.
Dividir el trabajo que se ha de realizar.
Agrupar rganos y actividades en una estructura lgica
Designar a las personas para su ejecucin.
Coordinar las diferentes actividades.
DIRECCIN Dirigir los esfuerzos colectivos hacia un propsito comn.
Comunicarse y negociar con las personas para obtener consenso.
Orientar a las personas y obtener coherencia.
Liderar a las personas.
Motivar a las personas.
CONTROL Definir los estndares de desempeo.
Monitorear el desempeo
Comparar el desempeo con los estndares establecidos
Emprender la accin correctiva necesaria para garantizar los objetivos esperados.
LA PLANIFICACINEs el proceso de establecer metas y elegir los medios para
alcanzar dichas metas.PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
Precisin Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor precisin posible.
Flexibilidad Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en ste.
Unidad de direccin Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada funcin y todos los que se aplican en la empresa deben de estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general.
Consistencia Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interacten en conjunto, logrando as una coordinacin entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad Todo plan deber lograr una relacin favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos ltimos y el valor de los resultados que se obtendrn en la forma ms cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.
Participacin Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de las personas que habrn de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento.
PROPSITOS DE LA PLANIFICACIN
En resumen, los propsitos son:
Disminuir el riesgo del fracaso.
Evitar los errores y asegurar el xito de la empresa.
Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
Asegurar el xito en el futuro.
DEFINICIONES
TIPOS DE PLANIFICACIN
Estratgica Permite la toma de decisiones a largo plazo, la cual se lleva a cabo en el mximo nivel organizacional, es decir en la instancia institucional o de alta
direccin.
Tctica Es un proceso mayor a un ao que gua hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la empresa.
Operacional La planificacin operacional se concentra a corto plazo y cubre cada una de las tareas u operaciones individuales, dentro de cada unidad
organizacional definida para la planificacin tctica. Se preocupa por el
qu hacer y por el cmo hacer las actividades cotidianas de la organizacin
DIFERENCIAS ENTRE PLANES ESTRATGICOS Y PLANES
TCTICOSAlgunas diferencias entre planes estratgicos y
planes tcticos son:El plazo
El alcance
La tctica
La independencia
EL PROCESO DE PLANIFICACINHarold Koontz, entre otros autores, determina los siguientes pasos o fases para llevar a cabo el proceso de
planificacin.FASES DE LA PLANIFICACIN
Deteccin de las oportunidades
Establecimiento de objetivos
Consideracin de premisas
Determinacin de cursos alternativos de accin
Evaluacin de cursos alternativos de accin
Seleccin de un curso de accin
Formulacin de planes derivados
Elaboracin del presupuesto
DIAGNSTICO SITUACIONAL (FODA)El FODA es una herramienta de anlisisestratgico, que permite analizar elementosinternos o externos de programas, proyectosu organizaciones enteras
FORTALEZAS Las fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al
programa o proyecto de otros de igual clase o aquellos que permiten a la organizacin
funcionar adecuadamente.
OPORTUNIDADES Las oportunidades son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el
entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.
DEBILIDADES Las debilidades son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una
adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.
AMENAZAS Las amenazas son situaciones negativas, externas al programa, proyecto u
organizacin, que pueden atentar contra ste, por lo que llegado el caso, puede ser
necesario disear una estrategia adecuada para poder sortearla.
RECURSOS O MEDIOSEs un elemento de la Planificacin, constituyen todos los insumos sean tangibles o intangibles con los que cuenta la organizacin y que le permiten funcionar y alcanzar sus objetivos.
LOS TIPOS DE RECURSOS
HUMANOS Personas y talento
MATERIALES Elementos fsicos
TECNOLGICOS Conocimiento cientfico, tcnico y de investigacin
ECONMICO-FINANCIEROS Dinero
PRESUPUESTORepresenta las expectativas para un perodo futuro, expresados en
trminos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades
producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operacin (ventas,
produccin, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital,
estados financieros pro forma, etc.), generales y especficos.
FASES O ETAPAS DEL PRESUPUESTO
Formulacin Consiste en elaborar el presupuesto considerando el tiempo de aplicacin, los objetivos,
metas y recursos necesarios para su consecucin, labor que responsabilidad de las
instancias de mayor jerarqua dentro de la organizacin.
Discusin Se refiere a la presentacin o divulgacin del presupuesto entre los miembros que habrn
de aprobarlo y ejecutarlo en funcin de la realidad de la organizacin.
Sancin Segn ameriten las circunstancias y la decisin de las instancias correspondientes, el
presupuesto podr ser sancionado a fin de proceder a su revisin y ajuste.
Ejecucin Consiste en poner en marcha el presupuesto, en base a los lineamientos establecidos para
el efecto y el tiempo que se haya programado.
Control y
evaluacin
Se refiere a que la ejecucin del presupuesto debe ser monitoreada permanentemente y
se debe evaluar que se cumpla segn los parmetros determinados. En el caso de
presentarse desviaciones, stas deben ser reportadas y corregidas inmediatamente.
LA ORGANIZACINLa Organizacin puede entenderse desde dos concepciones: como
una unidad o entidad social y como funcin administrativa.
ORGANIZACIN COMO UNIDAD O
ENTIDAD SOCIAL
Organizacin como unidad o
entidad social en que las
personas interactan para
alcanzar objetivos comunes.
Organizacin formal
Organizacin informal
ORGANIZACIN COMO FUNCIN
ADMINISTRATIVA
Organizacin como funcin
administrativa y parte del proceso
administrativo de organizar,
estructurar e integrar los recursos y
los rganos encargados de
administrar y establecer
relaciones
entre ellos.
LA ORGANIZACIN INFORMAL TRASCIENDE Y SOBREPASA LA ORGANIZACIN FORMALEN TRES ASPECTOS
En la duracin
En la localizacin
En los asuntos del negocio
NIVELES Y PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
VINELESNivel institucional Se realizar el diseo organizacional.
Nivel intermedio Se desarrollar el diseo departamental.
Nivel operacional Se realizar el diseo de cargos y tareas.
PRINCIPIOSCentralizacin La centralizacin promueve la retencin del proceso decisorio en la cpula de la
organizacin.
Descentralizacin La descentralizacin estimula la creatividad y la independencia en las personas de
los niveles ms bajos, ayuda a construir espritu de equipo y a preparar candidatos
para desempear posiciones ms elevadas.
Desconcentracin La centralizacin y la desconcentracin responden a la misma nocin de
organizacin administrativa centralizada. La desconcentracin est dentro del
cuadro de la centralizacin, que slo se distingue por la forma perifrica en que
desarrolla sus funciones.
Autonoma Significa ausencia de dependencia, de lazos y presiones para ejercitar las ideas,
pensamientos o acciones. Es lo contrario de la dependencia.
CICLO DE VIDA DE LAS ORGANIZACIONESPuntos clave:
ETAPA DEFINICIN
Etapa de Nacimiento Cuando la organizacin es fundada por un empresario.
Etapa de Infancia Cuando la organizacin comienza a crecer con rapidez, la estructura
comienza a expandirse y las responsabilidades se distribuyen entre las
personas.
Etapa de Juventud Cuando la organizacin crece debido al xito, la organizacin se
vuelve ms compleja y su estructura formal se fortalece ms.
Etapa de Madurez Cuando la organizacin se estabiliza en un tamao grande,
generalmente una estructura mecanicista; en esta etapa se corre el
riesgo de volverse complaciente y lenta en los mercados competitivos.
ORGANIGRAMAEl organigrama se define como la representacin grfica de la
estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas y debe
reflejar en forma esquemtica la descripcin de las unidades que la
integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales formales
de comunicacin.
CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS
Por el fin InformativosAnalticos
Formales
Informales
Por el contenido EstructuralesFuncionales
Posicin de personal
Por la forma VerticalHorizontal
Mixto
Radial
AFNOR
Circular
En estandarte
En lambda
Escalar
Bloques
GRACIAS Y XITOS EN SUS ESTUDIOS
Mgst. Henry Rodrguez G. Mayo 2015
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