Akten - nur Staub und Langweile? Eine Auffrischung in der trockenen Welt der Vorgangsbearbeitung...

Akten -

nur Staub und Langweile?

Eine Auffrischung in der trockenen Welt

der Vorgangsbearbeitung

Version 2.8 / Februar 2008

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Gliederung

PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN

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das Image der Vorgangsbearbeitung ...

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Hintergrund

Ablösung der einheitlich geordneten Verwaltung Tendenz zur Individualisierung des Arbeitsstils

Methodenwandel durch elektronische Kommunikation

► individuelleVorgangsbearbeitung &

Ablagesysteme(und entspr. Ratgeberliteratur)

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„... arbeiten für den Papierkorb

als aktuelles Beispiel eine Studie der Proudfoot Consulting: „sinnlose Tätigkeiten“ eines Angestellten

in Deutschland 74 Arbeitstage pro Jahr, in den USA 96 (von 225 AT/Jahr)

Ursachen: ineffiziente Planung und Aufsicht (40%) fehlende oder missverständliche Anleitung (32%) unklare Arbeitsorganisation und –kommunikation (9%) zum Vergleich: EDV-Probleme (4%)

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häufig genannte Problemfelder

lange Suchzeiten nach Informationenkeine Übersicht über

laufende Vorgänge

Medienbrüche Papier / EDVAblage

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und ihre Folgen im Büroalltag

... während der Bearbeitung keine einheitliche Struktur; Medienbrüche nur partielle Steuerung der Vorgänge, Beschlüsse nicht fixiert viele Informationen nicht schriftlich aufbewahrt

... nach Abschluss der Bearbeitung unübersichtlich durch Kopien Verluste durch Wegwerfen

... mit der Folge lange Suchzeiten, oft vergebliche Suche wenig Information über Abläufe und Tätigkeiten „Verwaltung wird kurzatmiger“

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Ein Beispiel für einen Informationsverlust

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und ein anderes Beispiel:

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Problemfelder bei elektronischen Dateien

Dateien liegen in unterschiedlichen Formaten vor Textverarbeitungsformate Tabellenkalkulation, Datenbanken, Bilder Formate aus Vor- und Fachverfahren

... sind abgespeichert in unterschiedlichen Systemen File-System für eigene Ablagen E-Mail-Server Server von Vor- und Fachverfahren

... können oft nur nach Begriffen gesucht werden Titelstichwort oder Begriffe im Text Wandel von Begriffen führt zu Unübersichtlichkeit oder Verlust

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© 1998 United Features Syn. | www.dilbert.com | DIE ZEIT vom 01.12.1999

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... mitunter beschleicht uns das Gefühl, das schlichte und geradlinige Verwaltungshandelnsei ein wenig außer Übung gekommen ...

und das Ergebnis: ...

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Gliederung

PROBLEMFELDER

GRUNDLAGEN GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN

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ein Gegenbeispiel:

1. eine Einladung

2. zwei Verfügungen

3. Erledigungsvermerk

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Prinzip des vorgangsbezogenen Arbeitens

„Stand und Entwicklung der Vorgangsbearbeitung müssen jederzeit ... aus den elektronisch oder in Papierform geführten Akten nachvollziehbar sein.“ Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien, 2000, Kap.

4, § 12)

„Nur wenn der Bearbeiter die elektronischen Akten ordnungsgemäß führt ..., wird er die Übersicht über die Entwicklung und den Stand der Sache behalten und nicht im Datenchaos versinken.“ AWV: Einfluss von Informationstechnologien ..., 1997, S.16.

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warum eigentlich Akten?

1. Gedächtnisstütze

2. Abläufe gliedern

3. Terminplanung

5. Dokumentation

4. Erledigung vermerken

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Die vier Aspekte der Schriftgutverwaltung

Information über Inhalte

Strukturierung der Unterlagen

Steuerung von Vorgängen und Übersicht

Dokumentation des eigenen Handelns

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1. Gesprächsvermerk

2. und 3. Zwei Verfügungen

darin: Text des Schreibens

Vermerk über Erledi-gung und Abgang

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Rechtsgrundlagen und Standards

Gesetzliche Grundlagen Art. 20 (3) GG: Rechtsstaatsprinzip: vollziehende Gewalt ist an Gesetz

und Recht gebunden § 29 Verwaltungsverfahrensgesetz: Aktenmäßigkeit der Verwaltung Archivgesetze, Signaturgesetz, Informationsfreiheitsgesetz ...

Internationale Standards DIN ISO 15 489 Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung MoReq, DOMEA Qualitätssicherung nach DIN ISO 9.000 ff

Dienstanweisungen und Handbücher GGO, Dienstanweisungen, Geschäftsordnungen KGSt-Richtlinien IT-Grundschutzkataloge der KBSt

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Prinzipien

Systematische Gliederung der Unterlagen nach Aufgaben, nicht nach Organisation Sachbearbeiterübergreifend

Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit Integration aller Formen von Schriftgut alle wesentlichen Schritte sind festzuhalten

Informations- und Wissensmanagement die Unterlagen einer Behörde sind das Kernstück des

Wissensmanagements

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Instrumente der Schriftgutverwaltung

für Ordnung und Struktur Aktenplan Vorlagen für Schreiben und Verfügungen Anweisungen für die einheitliche Bearbeitung

für Bearbeitung und Steuerung Vermerke Verfügungen

für Bearbeitung und Dokumentation in einem Schritt vorgangsbezogenes Arbeiten sofortige Ablage nahtlose Integration elektronischer Unterlagen

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Gliederung

PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN

GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE

INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN

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Grundelemente: das Schreiben

ein Schreiben enthält Informationen über: einen Sachverhalt (im Text) den Bearbeitungsstand (Verfügungen und Vermerke) die Ordnung (Aktenzeichen, Steuernummer etc.)

der Eingang = von „draußen“ eingehende Schreiben egal ob Brief, Fax, E-Mail oder Formular

externe Schreiben = Schreiben nach „draußen“ die Ausfertigung erhält der Empfänger, bei den Akten verbleibt die Aktenverfügung (auch

Konzept oder Beschluss genannt)

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SACHVERHALT

STRUKTUR

STEUERUNG & DOKUMENTATION

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Grundelemente: interne Schreiben

Aktenverfügung enthält als Nr. 1 den vollständigen Text des

ausgehenden Schreibens als Nr. 2 ff die einzelnen Verfügungen, wird abgeschlossen mit der letzten Nr. z.d.A, z.V. oder

Wv.

Aktenvermerk Notiz über ein Telephongespräch, einen Sachstand etc. mit Verfügungen wie z.K wird abgeschlossen mit z.d.A.

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Beispiel für eine Aktenverfügung

Aktenzeichen

1. der Text des Schreibens

2.-8. einzelne VerfügungenErledigungsvermerke

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Gliederung

PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN

GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE

INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN

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Grundelemente: der Vorgang

Vorgang i.d.R. mehrere Schriftstücke zu einem konkreten

einzelnen Geschäftsvorfall z.B. eingehendes Schreiben / Vermerk / Konzept mit

Ausgang

der alltägliche Schriftkram Vorgänge werden in der Regel in einer Laufmappe

aufbewahrt nach Abschluss der Sache z.d.A aus umfangreichen Vorgängen werden oft

Einzelfallakten

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der Anfang eines Vorgangs ...

Posteingang / Zuschreibung

Kenntnisnahme / Wiedervorlage

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und sein Abschluss

z.d.A. Vermerk

Bearbeitung: eine zweite Wiedervorlage / zwei inhaltliche Vermerke

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Gliederung

PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN

GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE

INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN

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Für eine sichere Fahrt:

... ... und Verfügungen als Wegweiser

der Aktenplan als Leitplanke ...

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Grundelemente: die Akte

Akte Zusammenfassung aller Vorgänge zu einem Betreff zu jedem Betreff existiert eine Hauptakte Ablage der Vorgänge chronologisch oder alphabetisch

ein Beispiel für Vorgänge in einer Akte:

16.10.05 Aktenplan und Aktenordnung allgemein 1. Vorgang: Entwurf KGSt-Bericht 03/2003 [Eingang] 2. Vorgang: Stellungnahme [Entwurf und Ausgang] 3. Vorgang: Gutachterliches Verfahren [Eingang u.

AV] 4. Vorgang: Dienstreiseantrag Sitzung KGSt Köln 5. Vorgang: ....

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Beispiele für Hauptakten aus dem Aktenplan:

16.10.00 Registratur und Schriftgutverwaltung allgemein

(Bd. I 1995- ) 16.10.05 Aktenplan und Aktenordnung allgemein

(Bd. I 1996-1998)(Bd.II 1999- )

16.10.10 Rechtsgrundlagen der Schriftgutverwaltung(Bd. I 1995- )

16.10.20 Registratur, Schriftgutverwaltung, Aktenplanund Aktenordnung der Stadt

Mannheim

Grundelemente: die Hauptakten

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Außer der Reihe: die Handakten

Handakten Organisationsunterlagen Kopien von exemplarischen oder wichtigen Vorgängen Hilfsmittel wie Gesetze, Verfügungen etc. Materialsammlungen wie Rundschreiben, Protokolle = kein Aktenzeichen, sind persönlich angelegt

Originale dürfen nicht zu den Handakten genommen werden !

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Grundelemente: das Aktenzeichen

Aktenzeichen eindeutige Zuordnung des Schriftstücks zu einem Vorgang erzwingt damit eine Strukturierung Ordnung entsteht am Anfang, nicht am Ende eines Vorgangs

Beispiele: 16.10.20 Registratur, Schriftgutverwaltung, Aktenplan

und Aktenordnung der Stadt Mannheim = Hauptakte 16.10.20-03 Überarbeitung der Aktenordnung der Stadt

Mannheim = Einzelfallakte

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Rahmen: der Aktenplan

Aktenplan enthält logisch gegliedert nach den Aufgaben alle potenziellen

Hauptakten

Beispiel Stadtarchiv / Aktenuntergruppen: 00.0 Allgemeine Verwaltungsangelegenheiten 16.1 Registratur, Schriftgutverwaltung u. Archivwesen 16.2 Städtische Registraturbildner 16.3 Nichtstädtische Registraturbildner 16.4 Dokumentationen und Sammlungen 16.5 Mikroverfilmung und Digitalisierung 16.6 Bibliothek 16.7 Benutzung 16.8 Öffentlichkeitsarbeit

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Rahmen: der Aktenplan II

weiter untergliedert in Aktensachgruppen

16.1 Registratur, Schriftgutverwaltung und Archivwesen

16.10 Registratur und Schriftgutverwaltung 16.11 Internationales Archivwesen 16.12 Archivwesen in Deutschland 16.13 Archivfachliche Aus- Fort- und Weiterbildung 16.14 Bestandserhaltung und Sicherung 16.15 Tektonik und Bestände 16.16 Bewertung, Ordnung und Verzeichnung

16.2 Städtische Registraturbildner 16.20 Urkunden und Verträge

16.21 Gemeinderat und Ausschüsse

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Gliederung

PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE

INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE

WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN

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die elektronische Parallelregistratur I

T-Laufwerk / Aktengruppen = Ordner

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die elektronische Parallelregistratur II

geöffnet: Publikationsreihe: Kleine Schriften, Band 19

Einzeldateien mit Namenskonvention

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ELPAR: Namenskonvention

Aktenzeichen sechsstellig, ggf. mit Erweiterung in Klammern: exakter Betreff, rückläufig Kürzel für

E = Eingang SE = Schreiben extern SI = Schreiben intern AV = Aktenvermerk PROT = Protokoll

Datum rückläufig / Namenskürzel wichtig: Unterstrich_als Trennzeichen

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Ausblick: DMS / VBS

Dokumenten – bzw. Vorgangsbearbeitungssystem integriert alle Dokumente in einen digitalen Vorgang bildet die Vorgangsbearbeitung elektronisch ab Einheitlichkeit vom Eingang bis zur dauerhaften

Archivierung revisionssicher und gerichtsfest Bearbeitung unabhängig von Ort und Bürozeit volle Übersicht und Transparenz

ein DMS kann nur auf eine gut funktionierende Schriftgutverwaltung aufgesetzt werden !!!

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Gliederung

PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE

WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN

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die Werkzeuge

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Werkzeuge: die Vermerke

Vermerke informieren über bereits Geschehenes

Eingangsstempel (mit Datum, Zeichnungen, Zuschreibungen) Vergabe des Aktenzeichens

Datum und Handzeichen = Verantwortung K. g. = Kenntnis

genommen erl. = erledigt

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Werkzeuge: die Verfügungen

Verfügungen bezeichnen noch zu Erledigendes: z.K. = zur Kenntnis b.R. = bitte Rücksprache z.w.V. = zur weiteren Verwendung Umlauf = mit einer Verfügung im Klartext Kopie an = mit einer Verfügung im Klartext wegl. = aufbewahren für ein Jahr, ohne

Akte Wv. = Wiedervorlage zum ... z.V. = zum Vorgang ... z.d.A. = zu den Akten ...

Verfügungen werden durchnummeriert klare Anweisungen ersparen Mehrarbeit

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mit Verfügungen steuern

der Auftrag

die Einzelschritte

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ein Vorgang ...

eingehendes Schreiben (E-Mail)

Eingangsstempel

zwei Aktenvermerke

das Aktenzeichen

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der Vorgang ... Fortsetzung und Abschlussdie Aktenverfügung (in Form einer E-Mail)

1. der Text des aus-gehenden Schreibens

2. Abgangsvermerk

3. z.d.A - Vermerk

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Zweites Beispieleines einfachenVorgangs, Teil 1

das Aktenzeichen

zwei Aktenvermerke (aus der Bearbeitung)

ein Eingang (mit Eingangsstempel)

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Zweites Beispieleines einfachenVorgangs, Teil 2

1. Verfügung: der Text des ausgehen-den Schreibens

2. Verfügung

3. z.d.A. - Verfügung

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nur, wie gesagt, das Image ...

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Gliederung

PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE

UMSETZUNG VOR ORT ANLAGE: THEORETISCHE GRUNDLAGEN

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Voraussetzungen

Einsicht in die Notwendigkeit gemeinsamer Regelungen

Wille der Führungskräfte Bereitschaft zur Selbstdisziplinierung

Umsetzung in Pilotprojekten Umsetzung im eigenen Bereich

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der Einstieg

in einem Pilotprojekt ein gemeinsamer Aktenplan Ablageregeln

Akte, Vorgang und Vermerk EXPRESS

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Vereinheitlichungen

Aktenplan Ablagesystematik und –ort Papier Ablagesystematik elektronische Unterlagen Dateinamen Dienstanweisung zur Vorgangsbearbeitung Vermerke und Verfügungen Formulare und Vordrucke

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und dann: Gute und sichere Fahrt!

Akten

nur Staub und Langeweile ?

Ende

(des theoretischen Teils)

Vielen Dank und

viel Erfolg

bei Ihrer praktischen Umsetzung !

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für Ihre Aufmerksamkeit bedankt sich:

iSG |  STADTARCHIV MANNHEIM²INSTITUT FÜR STADTGESCHICHTEDR. CHRISTOPH POPPSchriftgutverwaltung / DokumentenManagement

Collinistraße 1 · 68161 Mannheim · Tel.: 0621 / 293 7481 Fax: 0621 / 293 7748 · mailto:christoph.popp@mannheim.dehttp://www.stadtarchiv.mannheim.de

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Gliederung

PROBLEMFELDER GRUNDLAGEN GRUNDELEMENTE SCHREIBEN, VORGANG, AKTE INTEGRATION ELEKTRONISCHER DOKUMENTE WERKZEUGE UMSETZUNG VOR ORT

ANLAGE: THEORETISCHE

GRUNDLAGEN

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Der Vorgang dient einheitlich und gleichzeitig

der Bearbeitung einer Sache durch Zusammenfassen der nötigen Informationen durch Festhalten aller Schritte als Rahmen der inhaltlichen Bearbeitung

der Steuerung des Geschäftsganges durch Vermerke und Verfügungen

der Dokumentation des Sachstandes durch Ablegen aller Informationen und damit der Nachvollziehbarkeit des Handelns

↳ und dies ohne Brüche, ohne Mehraufwand, in einem Zug.

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Unterlagen werden systematisch gegliedert

gegliedert nach Aufgaben Aufgabenerledigung (Produkte) als Kern des Handelns

nicht nach Organisation Organisationsentwicklung ist dynamisch

übersichtlich, vollständig, einheitlich und stabil Gliederung logisch nachvollziehbar

logische Suche ist treffsicherer als semantische Suche

↳ für jeden Betreff genau eine Akte

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Einheitliche Bearbeitungsweise

Vorgang läuft bearbeiterübergreifend gemeinsamer Arbeitsstil gemeinsame Sprache

gemeinsame „Werkzeuge“ Vorlagen, Formblätter, Vermerke und Verfügungen

Am Anfang ist Ordnung ... ... statt Suchen am Ende

Reduzierung von Komplexität durch Gliederung in einfache Schritte

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Steuerung

Inhalt und Steuerung sind untrennbar jeder Arbeitsschritt endet mit einem Beschluss

Festlegung der weiteren Schritte jeder erledigte Arbeitsschritt wird abgehakt

durch Verfügungen werden auch: Abläufe zentral gesteuert Termine etc. überwacht Kontrollen und Routinen verankert

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Entscheidungen

Entscheidungen = Knotenlinien des Vorgangs rechtliche Grundlage prüfen

sind wir zuständig ? ist die Sache rechtsmäßig ?

sachliche Grundlage prüfen sind die Akten- und Vorgangsbezeichnung korrekt ? ist die Aktenlage berücksichtigt / vollständig ?

Form der Entscheidung finden ist das Nötige klar und eindeutig formuliert ? sind die weiteren Abläufe geregelt ?

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Dokumentation des Verwaltungshandelns

Bearbeitung und Ordnung erfolgt in einem Schritt Information werden ohne zusätzlichen Aufwand

gesichert das Gedächtnis (und der Schreibtisch) werden

entlastet jeder Vorgang wird nur einmal, dort aber vollständig

dokumentiert

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systematisch betrachtet:

INFORMATION

STRUKTUR

DOKUMENTATION

ÜBER INHALTE

DES HANDELNS

DES VORGANGS

STEUERUNG

AKTENPLAN

VERFÜGUNGEN DER UNTERLAGEN