An Asset Management System for The Office of Information...

ระบบบรหารจดการครภณฑส าหรบส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ ส านกงานประกนสงคม An Asset Management System for The Office of Information Technology, Social Security Office

ธนากร ชยวช1 และ เทพฤทธ บณฑตวฒนาวงศ2

1,2หลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาเทคโนโลยสารสนเทศ คณะเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยศรปทม 61 ถ.พหลโยธน จตจกร กรงเทพ 10900

Email: 1korn_kook@hotmail.com

บทคดยอ เนองจากในปจจบนหนวยงานภาครฐหลายแหงยงคงมปญหา

เกยวกบปรมาณขอมลของครภณฑทมจ านวนมากและยงเกบอยในรปแบบของกระดาษ สงผลใหการบรหารจดการครภณฑเปนไปโดยยาก บทความนจงน าเสนอการวเคราะหและออกแบบระบบบรหารจดการครภณฑส าหรบส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ ส านกง านประกนสงคม โดยระบบถกออกแบบการท างานในลกษณะของเวบแอพพลเคชน ผลการประเมนโดยผ ใชงานจรงคอเจาหนาทของส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ พบวาระบบสามารถใชงานไดจรงและมความพงพอใจของผใชอยในระดบดมาก ค ำส ำคญ—ระบบบรหารจดการครภณฑ, ส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ

ABSTRACT At present several government agencies still have problems

with the large amount of equipment data that have been stored in the form of papers. As a result, the management of those equipment are relatively difficult. This paper presents the analysis and design of Asset Management System for the Office of Information Technology, Social Security Office. The system is designed to work as a web application. Evaluation result from real users, the staff of the Office of Information Technology, shows that the system is practical with the very good degree of user satisfaction.

Key words – Asset Management System, Office of Information Technology.

1. บทน า

ในปจจบนคอมพวเตอรและเทคโนโลยสารสนเทศ ไดเขามามบทบาทในการด าเนนชวตประจ าวนและในการด าเนนงานของหนวยราชการ เพราะดวยความสามารถของบคลากรและระบบคอมพวเตอรทม

ประสทธภาพท าใหองคกรสามารถปฏบตงานไดส าเรจบรรลผลตามเปาหมาย การบรหารจดการครภณฑ เชนครภณฑส านกงาน ไดแก โตะ เกาอ ตเกบเอกสาร และครภณฑคอมพวเตอร ไดแก เครองคอมพวเตอร เครองพมพคอมพวเตอร เปนตน ถอเปนงานส าคญอยางหนงของฝายอ านวยการ ส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ ส านกงานประกนสงคม ซงทผานมาส านกงานเกบขอมลครภณฑตางๆ ดวยมอในรปแบบของเอกสารทงหมด และเมอส านกงานไดรบครภณฑมาใชกบสวนงานตางๆ เพมมากขน ซงท าใหยากตอการบรหารจดการ ดแล และบ ารงรกษา นอกจากนนการตรวจสอบขอมลครภณฑในแตละครงใชเวลาคอนขางนาน และคอนขางยงยาก ประกอบกบส านกงานยงไมมระบบบรหารจดการครภณฑ ทสามารถอ านวยความสะดวกในการจดเกบขอมล การเรยกคนขอมล การจดท ารายงานตางๆ เกยวกบครภณฑ

บทความฉบบนน าเสนอการพฒนาโปรแกรมประยกตแบบเวบ (web-based application) ส าหรบการบรหารจดการครภณฑ ส าหรบส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ ส านกงานประกนสงคม เพอเปนประโยชนกบเจาหนาทฝายอ านวยการของส านกและเปนตนแบบใหหนวยงานอน ๆ ใชโปรแกรมระบบบรหารจดการครภณฑเปนฐานขอมลครภณฑในการจดเกบ ซงสามารถบนทก ลบ แกไข และรวมทงสามารถทราบทตงหรอ ผครอบครองครภณฑนนๆ ท าใหขอมลครภณฑทมอยตรงกบความเปนจรง และสามารถสบคนครภณฑไดอยางรวดเรว

2. แนวคด ทฤษฎ เทคโนโลยทเกยวของ เครองมอทน าเสนอในบทความน ถกสรางขนโดยยดหลกตามระเบยบของส านกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ.๒๕๓๕ [1] เนองจากการท างานดวยกระดาษในปจจบน ยงมปญหาหลกๆ อย 3 ประการคอ 1.มความสนเปลอง 2.ใชเวลามาก 3.เสยงตอความผดพลาด เพราะขอมลครภณฑของส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ มจ านวนมาก ในการจดเกบและตรวจสอบขอมลครภณฑในแตละครงนน อาจจ าเปนตองใชระยะเวลาคอนขางนาน เพอใหทราบถงวาครภณฑชนนนๆ อยกบเจาหนาทคนใด กลมงานใด สภาพใชงานปกตหรอช ารด เพอไดจดท ารายงานการ

ตรวจสอบครภณฑประจ าป สงกองคลงฝายพสด ส านกงานประกนสงคมไดทนตามทคณะกรรมการตรวจสอบครภณฑของส านกงานประกนสงคมไดก าหนดระยะเวลา จงไดคดการน าระบบสารสนเทศ เขามาใชในการปฏบตงาน เพออ านวยความสะดวกใหแกเจาหนาท ของส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศส านกงานประกนสงคม ไดใชระบบบรหารจดการในการจดเกบ สบคน ตรวจสอบขอมลครภณฑตางๆ ไดอยางรวดเรว โดยเครองมอทน ามาใชในการพฒนาครงน ไดสนบสนนฟงกชนทส าคญไดแก แอพเซรฟ (appserv) [2] ซงเปนเครองมอตดตงส าหรบการพฒนาเวบทดมากตวหนง ซงรองรบการท างานกบทกบราวเซอรตางๆ ทเปนมาตรฐานสากลทงหมด และยงเปนซอฟแวรแบบโอเพนซอรส (แบบเปด) ทสามารถใหบคคลทวไปสามารถเขามารวมพฒนาสวนตางๆ ได แทนทจะเปนเพยงแค เอชทเอมแอล (HTML) อยางเดยว

3. วธการพฒนา ส าหรบการวางแผนกลยทธในการควบคมการบรหารจดการความเสยงและพฒนาโปรแกรมบรหารจดการครภณฑ ส าหรบส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ ส านกงานประกนสงคม เพอสรางแอพพลเคชนนขนมานน มเครองมอทใชในการพฒนาโปรแกรมบรหารจดการครภณฑฯ ซงสวนของฮารดแวรไดแก คอมพวเตอรโนตบก 1 เครอง, คอมพวเตอรสวนบคคล 1 เครอง ทท าหนา ท เ ปนเค รองแมข าย และมในสวนของซอฟตแวรไดแก ระบบปฏบตการ :Microsoft Windows 7 และเครองใหบรการ AppServ [2] ทรวม Apache Web Server ภาษาคอมพวเตอรทใช PHP, MySQL และโปรแกรมออกแบบหนาจอในการจดสรางการแสดงผลบนหนาเวบคอ Adobe Dreamweaver CS5 จากนนจงเรมศกษาในเรองระเบยบของส านกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ.๒๕๓๕ [1], และศกษาเกยวกบการเชอมตอระบบบนเครอขาย, การสรางเวบแอพพลเคชน น าขอมลทจ าเปนตองใช ในการตรวจสอบครภณฑ มาแสดงผลเพอการอ านวยความสะดวกแกผใช และเพอปองกนความผดพลาดทอาจเกดขนไดในลกษณะตางๆ ส าหรบการทดสอบนนไดตดตงโปรแกรม AppServ [2] ในเครอง คอมพวเตอรสวนบคคล ทท าหนาเปนเครองแมขาย และเครองคอมพวเตอรโนตบก และใหเจาหนาทส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศรวมทดสอบใชงาน วาสามารถน าไปใชจรงและแสดงขอมลของครภณฑไดอยางถกตอง หรอไม หรอมจดทตองปรบปรงแกไขขอผดพลาดอยางไร จากนนจงเรมจดท าคมอส าหรบการใชงานโปรแกรมบรหารจดการครภณฑเพอใหเจาหนาทส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศใชงานเวบแอพพลเคชน สามารถใชงานไดอยางมประสทธภาพ อกทงยงเปนกระบวนการสรางระบบการเรยนร KM (Knowledgement Management) ใหกบเจาหนาทหนวยงานอนในองคกร โดยไดออกแบบระบบดวยเครองมอ ยเอมแอล(UML) [3] ซงแสดงดวย ยสเคสไดอะแกรม , คลาสไดอะแกรม, ซเควนไดอะแกรม ซงไดใชความรจาการศกษาในบทเรยนดานการวเคราะหและออกแบบระบบจากทางมหาวทยาลย และน ามาเปนตนแบบเพอใหการด าเนนการในสรางโปรแกรมนน มความครอบคลม ครบถวนสมบรณ และ

สรางประโยชนใหกบเจาหนาทในหนวยงานมากทสด และในการออกแบบระบบทด จะสงผลให การจดท าระบบฯ นขนมานน ท าไดอยางเปนขนตอนและประหยดเวลาในการจดสราง ซงจากตวอยางรปท 1 เปนการท า ยสเคสไดอะแกรม ในรปท 2 เปนสวนประกอบของคลาสไดอะแกรม และในรปท 3 - 6 เปนซเควนไดอะแกรมของระบบบรหารจดการครภณฑ ส าหรบส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ ส านกงานประกนสงคม

รปท 1 ยสเคสไดอะแกรม

รปท 2 สวนประกอบความสมพนธคลาสไดอะแกรม

Actor : DATABASE

1.

2. 3.

4.

5.

รปท 3 ซเควนไดอะแกรมของระบบจดการขอมลเจาหนาท

Actor : DATABASE

1.

2. 3.

4.

5.

รปท 4 ซเควนไดอะแกรมของระบบจดการขอครภณฑ

5.

Actor : ,

2.

4.

6.

7.

1.

3.

รปท 5 ซเควนไดอะแกรมของระบบการออกรายงาน

1. 2.

3. 4.

รปท 6 ซเควนไดอะแกรมของระบบการตรวจนบครภณฑประจ าป

4. ผลการพฒนา

การประเมนผลการใชงานโดยการลงตวโปรแกรมไวบนเครองคอมพวเตอรสวนบคคล ทท าหนาเปนเครองแมขาย และเครองคอมพวเตอรโนตบก และใหเจาหนาทส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศท าการทดลองใชงาน รวมถงการจดท าคมอวธใช เพออ านวยความสะดวกส าหรบผตองการใชประโยชนในการท างาน ในสวนของการใชงานโปรแกรมระบบบรหารจดการครภณฑ ส าหรบส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ ส านกงานประกนสงคม โปรแกรมจะแบงการเขาสระบบออกเปน 2 สวน 1.หนาจอของผดแลระบบ 2.หนาจอผใชงานทวไป ดงในรปท 7 และรปท 8

จากตวอยางรปท 9 โปรแกรมจะแสดงขอมลของเจาหนาท

รปท 7 หนาจอของผดแลระบบ

รปท 8 หนาจอของผใชงานทวไป

รปท 9 หนาจอขอมลเจาหนาท

จากตวอยางรปท 10 โปรแกรมจะแสดงขอมลของครภณฑ

จากตวอยางรปท 11 โปรแกรมจะแสดงรายงานขอมลของครภณฑ

จากตวอยางรปท 12 โปรแกรมจะแสดงรายงานตรวจนบครภณฑประจ าป

รปท 10 หนาจอขอมลครภณฑ

รปท 11 หนาจอรายงานครภณฑ

รปท 12 หนาจอรายงานตรวจนบครภณฑประจ าป

การวดความพงพอใจของผใชจรงทเปนเจาหนาทของส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศจ านวน 10 คนแสดงดงตารางท 1 ซงรวบรวมขอมลจากแบบสอบถามโดยมคะแนนเตมส าหรบเกณฑแตละขอเทากบ 5 พบวาคาความพงพอใจเฉลยคดเปน 4.83 อยในระดบดมาก

หวขอ ด

มาก (5)

ด (4)

พอใช (3)

ปรบปรง (2)

ไมเหมาะสม

(1) คาเฉลย

1. ดานความเหมาะสมในหนาทการท างานของระบบ

4.84

ความสามารถในการจดเกบขอมลพนฐานของระบบ

8 2 0 0 0 4.8

ความสามารถในการสบคนขอมล

9 1 0 0 0 4.9

ประมวลผลขอมลไดถกตอง

10 0 0 0 0 5

ใชงานสะดวก และรวดเรว

8 2 0 0 0 4.8

ความครอบคลมในการจดการครภณฑ

7 3 0 0 0 4.7

2. ดานความถกตองในการท างานของระบบ

4.98

ความถกตองในการจดเกบขอมล

9 1 0 0 0 4.9

ความถกตองในการปรบปรงขอมล

10 0 0 0 0 5

ความถกตองในการลบขอมล

10 0 0 0 0 5

ความถกตองในการสบคนขอมล

10 0 0 0 0 5

ความถกตองในการรายงานขอมล

10 0 0 0 0 5

3. ดานความสะดวกและงายตอการใชงาน

4.72

ความชดเจนในการแสดงผลขอมล

8 2 0 0 0 4.8

ระบบงายตอการใชงาน

8 2 0 0 0 4.8

ความเหมาะสมในการใชส /ขนาดตวอกษร

5 5 0 0 0 4.5

มความปลอดภยของขอมล

6 4 0 0 0 4.6

ใชค าทสอสารความหมายงาย

9 1 0 0 0 4.9

ความสวยงาม ความประทบใจในการท างาน

7 3 0 0 0 4.7

รวม 4.83

ตารางท 1 ผลการวดความพงพอใจของผใชงาน

5. สรป

จากการศกษาและน าเทคโนโลยสารสนเทศมาอ านวยความสะดวกโดยการสรางระบบบรหารจดการครภณฑ ส าหรบส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ ส านกงานประกนสงคมนน ตรงไปตามเปาหมาย คอ สามารถน าไปใชงานไดจรง ซงผลจากการประเมนการใชงานน น เจาหนาทผใชสวนใหญใหความพงพอใจดมาก โดยเรองประสทธภาพจากการใชงานโปรแกรมนน ขนอยกบ ผบนทกหรอผดแลระบบครภณฑควรบนทก แกไข ลบ รายละเอยดของขอมล ใหถกตองครบถวน หากบนทก หรอลบขอมลครภณฑผดพลาด อาจจะสงผลกระทบตอการตรวจสอบในภายหลงไดดงนนผบนทกขอมลควรใชความรอบครอบในการบนทก แกไข หรอลบขอมล เพราะเรองครภณฑถอเปนทรพยสนขององคกรเรองส าคญอยางหนง และในอนาคตควรจะพฒนาระบบบรหารจดการครภณฑ ส าหรบส านกบรหารเทคโนโลยสารสนเทศ ส านกงานประกนสงคม โดยน าบารโคด (BARCODE) เขามาชวยในการบนทกขอมลครภณฑ และน าบารโคด (BARCODE) มาตดทตวครภณฑตางๆ เชน โตะ เกาอ เครองคอมพวเตอร เปนตน เพอใหผดแลระบบใชเครองอานบารโคด (BARCODE) อานรหสจากแถบบารโคดเพอตรวจสอบขอมลครภณฑไดอยางถกตองแมนย ารวดเรวมากขน และสามารถตรวจสอบความผดพลาดในการบนทกขอมลครภณฑของเจาหนาทผดแลระบบได

เอกสารอางอง [1] ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยการพสด พ.ศ. 2535 HTTP://WWW.ENG.RMUTK.AC.TH/ENGWEB/DW/OBJRULE2535.PDF [ออนไลน] [สบคนเมอ 15 ตลาคม 2557] [2] APPSERV (แอพเซรฟ) HTTP://WWW.APPSERVNETWORK.COM/ [ออนไลน] [สบคนเมอ 15 ตลาคม 2557] [3] กตต ภกดวฒนะกล. (2548). คมภร การพฒนาระบบเชงวตถดวย UML และ Java. กรงเทพฯ : เคทพ คอมพ แอนด คอนซลท