View
58
Download
8
Category
Preview:
DESCRIPTION
this very good
Citation preview
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 1/35
47
BAB 3
ANALISA INVESTASI IMPLEMENTASI MONTHLY
DELIVERY PLAN ONLINE
3.1 Gambaran Umum PT Toyota Astra Motor
PT Toyota Astra Motor (TAM) didirikan pada tanggal 12 April 1971. PT. TAM
ini merupakan perusahaan joint venture antara PT. Astra International Tbk. (saham 51%)
dan Toyota Motor Corporation (saham 49%), Jepang. Pada mulanya, peranan PT. TAM
hanya sebagai importer kendaraan Toyota. Satu tahun kemudian, beralih fungsi sebagai
distributor. Pada tanggal 31 Desember 1988 PT. TAM melakukan merger bersama
dengan tiga perusahaan yaitu :
1
PT. Multi Astra (pabrik perakitan, berdiri 1973)
2 PT. Toyota Mobilindo (pabrik komponen bodi, berdiri 1976)
3 PT. Toyota Engine Indonesia (pabrik mesin, berdiri 1982)
Hasil merger ini menjadi PT. TAM. Ini dilakukan guna menyatukan langkah dan
efisiensi dalam menjawab tuntutan terhadap kualitas serta menghadapi ketatnya
persaingan di dunia otomotif.
Terhitung tanggal 01 Agustus 2003 PT. TAM melakukan restrukturisasi menjadi
dua perusahaan yaitu:
1. TAM sebagai distributor dan PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia sebagai
perakitan. Dimana pada TAM saham yang ada yaitu 51% (Astra Internasional) dan
49% (TMC)
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 2/35
48
2. Untuk PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia saham yang dimiliki 5% (Astra
Internasional) dan 95% (TMC).
Profil perusahaan setelah restrukturisasi adalah :
PT. Toyo ta -Ast ra Moto r (TAM) PT. Toyo ta Moto r Manufactur ing Indonesia (TMMIN)
Kantor pusat
Didirikan 15 Juli 2003 12 April 1971
Saham PT. Astra International : 51 % PT. Astra International : 5 %
Toyota Motor Cororation : 49 % Toyota Motor Cororation : 95 %
Modal di setor Rp. 400.000.000.000,- Rp. 19.500.000.000,-
Akti vi tas Agen penjualan, importir, dan distributor produk Toyota Pabrik perakitan produk Toyota. Pabrik pembuat mesin,
jig, dies, dan komponen otomotif. Eksportir kendaraan
Toyota dan part komponen kendaraan
Fasilitas Jaringan Dealer Toyota Fasilitas ProduksiDealer utama : Auto 2000, PT. New Ratna Motor, Kawasan Sunter : Pabrik pengecoran,pencetakan,
PT. Agung Automall, PT. Hasjrat Abadi, perakitan
NV. Hadji Kalla Trd.Co. Kawasan Karawang : Pabrik pencetakan, perak itan
Outlet resmi : 154 (per Desember 2003)
Bengkel resmi : 128 (per Desember 2003)
Jln. Yos Sudarso, Sunter II, Jakarta 14330
Tabel 3.1 Profil Perusahaan Setelah Restrukturisasi
PT TAM merupakan perusahaan yang bisnis utamanya bergerak sebagai
distributor mobil kepada lima main dealer utama yang ada di Indonesia dengan total
outlet yang dimiliki PT. TAM sebanyak 186 outlet (per Agustus 2008) yang terdiri dari
Auto 2000, New Ratna Motor, Hadji Kalla, Hasjrat Abadi dan Agung Automall. Setiap
main dealer memiliki cakupan wilayah yang berbeda-beda yaitu:
1. Auto 2000 meliputi area DKI, Jabar, Jatim, Sumatra, Bali, Kalimantan Timur dan
Kalimantan Barat,
2. New Ratna Motor meliputi area Jawa Tengah,
3. Hadji Kalla meliputi area Sulawesi Selatan, Sulawesi Tengah, Sulawesi Tenggara
dan Sulawesi Barat,
4. Hasjrat Abadi meliputi area Gorontalo, Sulawesi Tengah, Sulawesi Utara, Papua,
Irian Jaya Barat, Maluku dan Maluku Utara,
5. Agung Automall meliputi area Pekanbaru, Jambi dan Denpasar.
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 3/35
49
Dalam menjalankan bisnisnya PT TAM telah mengaplikasikan penerapan
Teknologi Informasi yang terkomputerisasi dalam menunjang proses bisnisnya.
3.1.1 Produk dan Layanan
Toyota telah menguasai pasar Indonesia sejak tahun 1987 dengan produk
andalan adalah sebagai berikut:
No Produk Status
1 Starlet* sudah tidak diproduksi
2 Soluna* sudah tidak diproduksi
3 Vios masih diproduksi
4 Corolla masih diproduksi
5 Camry masih diproduksi
6 Crown masih diproduksi
7 Hi-Lux masih diproduksi
8 Dyna masih diproduksi
9 Hiace* sudah tidak diproduksi
10 Kijang Innova masih diproduksi
11 Rush masih diproduksi
12 Avanza masih diproduksi
13 Alphard masih diproduksi
14 Yaris masih diproduksi15 Land Cruiser masih diproduksi
16 Fortuner masih diproduksiTabel 3.2 Profil Produk PT TAM
Selain itu sebagai dukungan layanan purna jual, Toyota memiliki pusat TGP
(Toyota Genuine Parts) Toyota terbesar di Indonesia yang dikelola secara komputerisasi
sehingga dapat dihubungkan langsung dengan pusat TGP Toyota di Jepang. Layanan
purna jual yang prima juga dibuktikan dengan tersebarnya jaringan bengkel resmi yang
tersebar di seluruh penjuru Indonesia sebanyak 160 bengkel.
3.1.2 Lokasi
3.1.2.1 Kantor Pusat
PT TAM HO
Jl. Laksamana Yos Sudarso
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 4/35
50
Sunter II Jakarta Utara 14330
Telp.(021) 6515551 Fax. (021) 6515231/32
3.1.3 Filosofi, Visi dan Misi Perusahaan
3.1.3.1 Filosofi
1. Memproduksi barang dan jasa yang berkualitas tinggi dengan langkah-langkah yang
profesional guna memberikan kontribusi kepada negara,bangsa dan masyarakat.
2. Berkembang bersama karyawan, dealer dan supplier atas dasar kepercayaan dan
saling menghargai.
3.1.3.2 Visi
Menjadi perusahaan otomotif yang paling sukses dan dihormati di kawasan Asia
Tenggara dengan memberikan pengalaman terbaik dalam kepemilikan kendaraan
3.1.3.3 Misi
1. Secara berkesinambungan menyediakan produk dan jasa yang berkualitas tinggi
serta memenuhi kebutuhan pelanggan melalui program pemasaran yang terbaik.
2. Mengembangkan karyawan yang kompeten dengan menciptakan lingkungan kerja
yang baik untuk mendukung tercapainya kepuasan pelanggan.
3. Memperkuat kolaborasi dengan produsen, main dealer dan dealer -dealer melalui
komunikasi dan kerjasama yang lebih baik.
4.
Untuk mengembangkan operasi perusahaan yang sehat dalam segala aspek,
misalnya pemenuhan peraturan, lingkungan dan lain-lain.
3.1.4 Strategi Bisnis Perusahaan
Kini Toyota melakukan kerjasama dengan perusahaan lain untuk melakukan
perakitan produk seperti Avanza, PT. TAM bekerjasaman dengan PT. Astra Daihatsu
Motor untuk kelas sub-compact , Dyna yang dirakit di PT Sugity Creatives yang
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 5/35
51
diperuntukkan sebagai kendaraan pengangkut barang. Kerjasama tersebut dilakukan
untuk menekan biaya produksi untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan
kebutuhan masyarakat Indonesia, baik dalam produk maupun harga dengan tetap
menggunakan Brand Image Toyota.
Sebagai market leader , untuk mempertahankan reputasi sebagai perusahaan
otomotif di Indonesia memang tidak mudah. Oleh sebab itu, untuk membentuk brand
loyalty para konsumen, PT TAM menerapkan pelayanan dari seluruh jajaran salesforce
yang dilatih secara khusus melalui training produk dan kemampuan negosiasi, layanan
after sales berupa service serta program-progam penjualan yang memberikan
keuntungan bagi konsumen.
Basis usaha PT TAM terletak pada distributor kendaraan, khususnya adalah
kendaraan Toyota. Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah
jajaran Main Dealer yang berhubungan langsung dengan konsumen. Selain layanan
penjualan, PT TAM dan Main Dealer bekerja sama untuk menciptakan pelayanan After
Sales dengan THS (Toyota Home Service) layanan service yang dilakukan di rumah bagi
para konsumen yang tidak bisa melakukan service ke bengkel Toyota.
3.1.5 SWOT Analysis dan SWOT Strategy
1. Analisa SWOT
Kekuatan/Strength yang dimiliki PT TAM:
• Memiliki 5 jajaran main dealer yang terdiri dari 186 outlet dan 160 bengkel di
seluruh Indonesia
• Adanya THS (Toyota Home Service) yang beroperasi 24jam selama 7hari
• Adanya warranty kendaraan baru selama 3 tahun
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 6/35
52
• Telah mempunyai brand image yang baik
• Kualitas dari segi produk
• Ketersediaan suku cadang
• Memiliki jajaran salesforce yang memiliki pengetahuan produk dan teknik
negosiasi yang baik kepada konsumen
• Memiliki layanan call center
• Memiliki layanan informasi seputar Toyota secara mobile (M-TOYOTA) yang
diakses melalui *898#
• Express maintenance (pelayanan service kendaraan dengan waktu cepat)
• Berpengalaman dalam menghadang pesaing
• Sejarah pengalaman yang panjang
Kelemahan/Weakness:
•
Belum semua outlet mempunyai bengkel
• Identik dengan mobil murah
• Brand yang masih kalah dengan mobil buatan Eropa (VW, BMW, MB, AUDI)
Peluang /Opportunity:
• Sudah mempunyai brand image
• Harga jual dari produk tersebut baik
• Kemajuan teknologi
• Menguasai market share Indonesia
• Perusahaan otomotif terbesar di asia
• Modal yang besar
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 7/35
53
Tantangan/Threat:
• Naiknya harga bensin yang menyebabkan biaya operasional meningkat
• Krisis global yang menyebabkan penurunan penjualan
• Banyaknya alternatif produk mobil lain yang memiliki harga yang lebih murah
• munculnya pesaing baru di dalam negeri
2. Strategi SWOT
Strength Weakness
Opportunities
SO Strategy
Toyota telah memiliki brand image yang baikdan juga bagi para pelanggannya dengan
membeli Toyota harga jual produk tersebut
tetap baik. Dengan hal tersebut Toyotameningkatkan teknologinya dengan layanan
informasi Toyota yang dapat diakses melalui
Handphone, fasilitas yang memudahkanmasyarakat tentunya akan mendukung Toyota
sebagai market leader dan mampu bersaing
dengan perusahaan lain. Selain itu, Toyota
juga bekerja sama dengan Daihatsu dan Sugity
dalam menciptakan produk yang sesuaidengan kebutuhan masyarakat baik dalam
kualitas maupun harga yang sesuai dengan
kemampuan masyarakat.
WO Strategy
Dengan adanya Toyota menguasai market share penjualan di Indonesia maka Toyota
dapat menutupi kelemahan dari segi
pelayanan kepada pelanggan denganmenerapan pembangunan bengkel disetiap
outlet. Selain itu, walaupun brand image
yang dimiliki masih kalah dengan mobil brand Eropa, namun dari segi kualitas
Toyota selalu menjaga kualitas nya agar
masyarakat tetap memilih Toyota sebagai
kendaraan.
Threat
ST Strategy
Untuk mendukung program pemerintah dalam
mengurangi pemanasan global maka Toyota
menciptakan Toyota Hybrid , merupakan
kendaraan yang ramah lingkungan. Selain itudengan adanya krisis global yang
menyebabkan naiknya harga, maka Toyotaakan menciptakan produk baru dengan hargarelatif murah, namun dengan kualitas produk
yang baik sesuai dengan standar yang Toyota
terapkan.
WT Strategy
Dengan naiknya biaya operasional yang
meningkat, mempunyai keuntungan
tersendiri bagi Toyota karena cukup
banyak perusahaan Mobil yang penjualannya mengalami penurunan,
Selain itu dengan naiknya harga bensin,Mobil-mobil yang dijual oleh Toyota dapatmengatasinya karena mesin pada mobil
telah menggunakan mesin VVTi, dimana
mesin tersebut dapat menghemat bahan
bakar.
Tabel 3.3 Hasil Analisa Strategi SWOT
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 8/35
54
3.1.6 SDM pada PT TAM
PT Toyota mempekerjakan lebih dari 850 karyawan tetap tahun 2008. Melalui
kombinasi antara program pelatihan dan masa kerja, mereka telah menjadi karyawan
yang ahli dalam bidangnya dan merupakan kontributor besar dalam efisiensi operasional
perusahaan.
3.1.7 Struktur Organisasi Lengkap PT TAM
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Lengkap PT TAM
Board of
Directors
Marketing
Administration
Support
Service Parts
National
Service
Marketing
Planning &
CustomerRelation
Sales
VehiclesLogistics
Finance &
Administration
Domestic Sales
Planning & Analysis
Customer Satisfaction
Dealer Development
Product Planning
Communication
Supply Operation
Parts Control
Administration
Marketing Planning
Warehouse
Delivery Control
Logistics
Financing
Training
Accounting
Sunter Workshop
Field Representative
Sudirman Workshop
Planning
Technical & Warranty
Field Representative
Human Resources
General Affairs
System Support
G.A & Part No Adm
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 9/35
55
3.1.8 Struktur Organisasi Departemen IT / Business Development
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Departemen IT PT TAM
3.1.9 Tugas dan Wewenang PT TAM Secara Keseluruhan
1. Boards of Directors
Boars of Directors terdiri dari President Director , Vice President Director , dan
Directors. Jajaran ini merupakan pemegang kebijakan tertinggi perusahaan. Director
memimpin satu direktorat yang membawahi beberapa divisi.
2.
Marketing Directors
Merupakan bagian utama jalannya perusahaan, yang langsung berhubungan
dengan konsumen. Direksi ini dibagi menjadi 4 divisi. Tugas utama dari direksi ini
adalah menjual produk sebanyak-banyaknya, dan memastikan adanya pelayanan purna
jual yang baik. Ini dilakukan dengan melakukan berbagai program dan standar-standar
kerja, baik di dalam intern perusahaan, maupun dealer-dealer .
3. Sales Division
Bertanggung jawab terhadap pengaturan distribusi unit mobil, pengembangan
dealer dan salesforce dan program-program promosi ke Dealer .
4. Marketing Planning & Customer Relation Division
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 10/35
56
Tugas pokok divisi ini adalah menjamin dan menjaga kepuasan konsumen,
melakukan perencanaan dan analisa pasar, merencanakan produk yang akan dilempar ke
pasaran, dan menjadi public relation bagi perusahaan.
5. Service Parts Division
Service Parts Division bertanggung jawab akan ketersediaan TGP bagi konsumen
di seluruh Indonesia. TGP yang disediakan harus sesuai dengan kebutuhan (tidak kurang
dan tidak berlebih). Divisi ini juga melakukan pembinaan, pendidikan ke dealer .
6.
National Service Division
Divisi ini merupakan salah satu wujud jaminan Toyota akan layanan purna jual
yang prima. Layanan service yang memuaskan, disertai jaringan bengkel yang tersebar
diseluruh Indonesia dengan mengikuti standar service Toyota merupakan tugas utama
divisi ini.
7. Administration Support Directors
Fungsi dari Administration Support Direction merupakan direksi pendukung dari
marketing. Tanpa kinerja yang bagus dari direksi ini, akan mengganggu kinerja
Marketing Directors.
8. Vehicles Logistics Division
Vehicle Logistic Division berfungsi mendistribusikan mobil-mobil baru ke
berbagai daerah baik secara direct delivery (mobil diantar langsung), atau dengan truk
pengangkut. Mobil yang dikirim harus dipastikan memiliki kualitas yang bagus, dan
diterima dalam keadaan baik oleh konsumen.
9. Finance & Administration Division
Bertanggung jawab mendukung kelancaran operasi semua divisi. Divisi ini
melakukan fungsi supporting yang diterjemahkan ke dalam departemen-departemen
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 11/35
57
yang berada di bawahnya. Kinerja Finance & Administration Division yang tidak
maksimal akan memberikan pengaruh yang buruk kepada divisi-divisi yang lain.
3.1.10 Tugas dan Wewenang Departemen Informasi Teknologi
Penjabaran tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
1. IT Manager
• Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT .
• Memantau dan memerika laporan hasil kerja seluruh team IT yang berada
dibawah komandonya.
• Memeriksa dan mengontrol seluruh masalah IT yang dilaporkan oleh pengguna
jasa IT dan penyelesaian masalahnya.
• Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran dan kemudahan dalam
kegiatan IT.
• Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah tanggungjawabnya
• Menetapkan jumlah, persiapan, dan sumber daya sesuai untuk kelancaran
kegiatan IT.
• Menentukan skenario arsitektur dan arsitektur IT yang paling efektif dan efisien.
2. Seksi Business Application Support I
• Peningkatan dan pengembangan sistem
• Mengatur beberapa sistem yang terintegrasi
• Memecahkan masalah sistem di dalam pada divisi Sales
3. Seksi Business Application Support II
• Peningkatan dan pengembangan sistem
• Mengatur beberapa sistem yang terintegrasi
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 12/35
58
• Memecahkan masalah sistem di dalam pada divisi Spareparts, Workshop dan
Technical Warranty
4. Seksi System and Technology Planning
• Pengaturan sistem dan teknologi
• Pengaturan kebutuhan IT dan pengaturan budget
• Pendukung SAP
5. Seksi Infrastructure
• Pengaturan network
• Pengaturan keamanan
• Pengaturan server
3.2 Gambaran Umum Sistem Informasi MDP Online
MDP Online adalah aplikasi web yang dirancang untuk dapat memberikan layanan
data MDP ( Monthly Delivery Plan) secara online kepada user yang berada di TAM,
Main Dealer , Zone serta Dealer Cabang. Data MDP berisi data rencana produksi
kendaraan beserta nilai aktualnya untuk setiap periode produksi tertentu (Production
Month). Data-data tersebut sangat dibutuhkan oleh TAM, Main Dealer , Zone maupun
Dealer Cabang.
Sumber data yang dibutuhkan berasal dari Main Frame AS 400 dan akan
diturunkan secara berkala dalam bentuk file text dengan periode satu jam. Sebuah
layanan sinkronisasi data haruslah dipasang pada database MDP Online, tugasnya adalah
melakukan pemutakhiran data berdasarkan sumber data dari file text tersebut. Modul
Sinkronisasi ini akan menggunakan teknik DTS yang akan dibungkus dalam sebuah
paket program.
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 13/35
59
Dengan data terbaru, aplikasi harus menyediakan layanan web yang dapat
digunakan oleh user untuk menampilkan laporan-laporan yang diinginkan, yang
selanjutnya dapat dicetak atau di-download . Selain itu, user dapat pula meminta
pembuatan dan pengiriman laporan melalui sebuah email, sehingga perlu dibuat Modul
Mail Listener Services yang dapat digunakan untuk menangani hal tersebut.
Berikut ini adalah ilustrasi yang menggambarkan mekanisme interaksi antara
Aplikasi MDP Online, Main Frame AS 400 serta user -user dalam mengkonsumsi data
MDP.
Gambar 3.3 Gambaran Umum Proses MDP
Dengan diimplementasikan sistem MDP Online ini, banyak manfaat yang
diperoleh PT TAM dalam pendistribusian MDP diantaranya penghematan kertas-kertas
untuk pendistribusian secara hardcopy dan laporan-laporan yang dibutuhkan,
penghematan tinta printer berkaitan dengan pendistribusian data MDP dan laporan-
laporan yang diperlukan, peningkatan janji delivery kepada customer karena pihak
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 14/35
60
dealer dapat memberikan data yang tepat secara cepat, peningkatan akurasi data MDP
yang berdampak pada berkurangnya tingkat kesalahan dalam pembuatan data MDP,
proses distribusi data MDP menjadi lebih cepat dan akurat yang tadinya memerlukan
waktu 3 hari untuk distribusi data MDP sampai ke main dealer /dealer sekarang hanya
butuh waktu 10 menit saja maka pihak main dealer /dealer sudah menerima data MDP,
proses MDP resived lebih cepat untuk proses pengiriman atau pembatalan pengiriman
dari main dealer /dealer yang diinformasikan kepada pelanggan yang tadinya hanya
dilakukan 2 kali dalam seminggu sekarang dapat dilakukan setiap jam.
3.2.1 Proses Bisnis
Sistem informasi MDP Online yang diimplementasikan di PT. Toyota Astra Motor
bertujuan untuk menangani distribusi data MDP kepada main dealer atau d ealar
mengenai data kendaraan yang diproduksi untuk membantu main dealer atau dealer
memberikan janji delivery kepada customer .
Untuk dapat merencanakan aktivitas penjualan dengan baik sehingga dapat
mencapai target yang telah ditetapkan, PT. Toyota Astra Motor memberikan informasi
mengenai produk kendaraan yang didistribusikan setiap bulannya melalui Monthly
Delivery Plan (MDP). Sebelum data diproses menjadi MDP, Divisi Sales khususnya
area sales planning akan mengalokasikan kendaraan untuk lima main dealer dengan
mempertimbangkan beberapa faktor yaitu alokasi kendaraan yang didapatkan dari
Toyota Motor Asean Pacific (TMAP), penjualan pada bulan sebelumnya, permintaan
pasar, stok unit yang tersedia, kondisi pasar dan lain-lain. Alokasi kendaraan ke main
dealer akan diinformasikan melalui Distribution Plan setiap bulannya. Setelah
mendapatkan informasi tersebut, Main Dealer HO akan mendistribusikan kembali ke
setiap area ataupun cabang di wilayah mereka.
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 15/35
61
Proses selanjutnya adalah Main Dealer mengirimkan kembali alokasi dalam
bentuk Firm Order (FO) ke pihak Sales Planning. Firm Order tersebut berisi penentuan
tipe dan warna untuk setiap cabang. Firm Order akan di proses menjadi MDP atau
Monthly Delivery Plan yang dikeluarkan oleh Divisi Logistik Kendaraan PT. Toyota
Astra Motor yang merupakan rencana distribusi kendaraan untuk setiap Main Dealer
yang telah di pisahkan untuk setiap model, tipe dan masing-masing cabang yang
bersangkutan di setiap Main Dealer -nya. Informasi MDP ini diberikan 5 hari sebelum
bulan berikutnya dari pihak TAM VLD ke pihak Main Dealer HO yang kemudian di
teruskan ke cabang – cabang terkait. Hal inilah yang dijadikan dasar bagi cabang untuk
dapat merencanakan model dan tipe apa saja yang dapat di jual. Namun seringkali dalam
pelaksanaannya alokasi unit yang telah dibagikan kepada Main Dealer dan Dealer
mengalami revisi dua kali tiap minggunya yang disebabkan oleh delay pada pabrik
maupun line off .
Pada gambar berikut adalah diagram Use Case sistem MDP Online. Yang
menggambarkan atau menjelaskan rincian aktifitas dari sistem MDP Online.
Berdasarkan fungsi–fungsi penting inilah nantinya akan dicermati hasil investasi
implementasi sistem MDP Online, menggunakan metode information economics.
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 16/35
62
Gambar 3.4 Diagram Use Case
Dalam kegiatan operasional sehari-hari yang berhubungan dengan sistem MDP
Online ialah administrator MDP Online, PT Toyota Astra Motor, dan Main Dealer atau
Zone atau Branch. Administrator MDP Online terlibat dalam proses distribusi data MDP
kepada main dealer , zone dan branch. Sedangkan PT TAM dan main dealer atau zone
atau branch dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan. Bagian administrator
MDP Online melakukan proses MDP Information, Production and OTD Monitoring,
User Management , Master Data, dan Utility. Sedangkan yang dilakukan PT TAM
adalah MDP Information, Production and OTD Monitoring, dan User Profile. Untuk
Main Dealer , Zone, dan Branch yang dilakukan adalah MDP Information dan User
Profile.
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 17/35
63
Tahapan kegiatan utama bisnis yang dilakukan akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Pada aplikasi ini, informasi mengenai proses MDP System dapat langsung dilihat,
sehingga user dapat mengetahui langkah-langkah yang harus dilakukan dengan baik.
Selain itu, pada setiap halaman akan ditampilkan Menu Navigasi, yang terdiri dari :
Gambar 3.5 Menu Aplikasi MDP Online
1) Menu MDP Information
Dalam menu MDP Information terdapat beberapa informasi mengenai detail,
summary, dan history dari MDP System.
2) Menu Production & OTD
Dalam menu Production & OTD terdapat informasi mengenai Production &
OTD Achievement berdasarkan model maupun group model.
3) Menu User Profile
Menu User Profile digunakan apabila user ingin melakukan perubahan profile
dan password dalam MDP System.
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 18/35
64
4) Menu User Management
Menu User Management berfungsi untuk menangani pengelolaan data user ,
data-data objek privileges (menu, laporan) dan data role. Selain itu, modul ini
akan menangani setting untuk role- privileges, user - privileges, user access hirarki
serta otorisasi user dalam melakukan modifikasi data.
5) Menu Master Data
Menu Master Data berfungsi untuk menangani pengelolaan data-data referensi
yang digunakan pada aplikasi ini, yaitu data Warna, Model, Group Model,
Dealer , Dan Tipe Organisasi.
6) Menu Utility
Dalam menu Utility terdapat informasi mengenai Transaction Log, Setting
Transaction Code, Setting Group-Model Relation, Setting Dealer - Branch
Relation, dan MDP Maintenance.
Untuk membuka form aplikasi yang terdapat pada MDP System, pilihlah salah
satu menu yang tersedia pada tampilan di bagian kiri layar berupa list data
(dalam grid data).
Grid data yaitu tempat untuk menampilkan/menampung record data.
Tampilannya akan tampak seperti tabel yang terdiri dari baris-baris dan kolom-
kolom. Setiap baris merepresentasikan sebuah data/record , sedangkan sebuah
kolom merepresentasikan field - field pada form tersebut.
2. MDP INFORMATION
MDP Information menyajikan beberapa informasi mengenai MDP Detail, MDP
Summary, dan MDP Deleted History dari MDP System.
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 19/35
65
Gambar 3.6 Menu Aplikasi MDP dari Menu MDP Information
MDP Detail merupakan laporan yang dapat menampilkan daftar kendaraan
sesuai dengan kriteria yang diberikan. MDP Detail Report dapat bersifat sangat detail
hingga ke atribut dari unit kendaraan / per RRN.
Gambar 3.7 Sub Menu MDP - Detail
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 20/35
66
3. MDP SUMMARY REPORT
MDP Summary merupakan laporan yang bersifat umum sebagai suatu summary
dalam suatu periode bulan produksi. MDP Summary Report dapat dikelompokkan
berdasarkan Model, Warna, Main Dealer , Zone dan Dealer / Branch.
Gambar 3.8 Sub Menu MDP Summary Report
4. MDP DELETED HISTORY
MDP Deleted History merupakan laporan yang dapat menampilkan daftar
riwayat data kendaraan yang telah dihapus.
Gambar 3.9 Sub Menu MDP Deleted History
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 21/35
67
5. Production & OTD
Production & OTD Achievement merupakan laporan yang digunakan untuk
mengetahui ketepatan waktu dari rencana produksi kendaraan. Laporan ini hanya
dapat dilihat oleh user yang berada di Toyota Astra Motor (TAM).
Informasi yang terdapat dalam Production & OTD Achievement dapat di Preview
maupun di Download .
Production & OTD menyajikan beberapa informasi mengenai Production & OTD
Achievement yang berdasarkan pada dua jenis laporan :
1) By model
Gambar 3.10 Sub Menu MDP Production By Model
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 22/35
68
2) By Group Model
Gambar 3.11 Sub Menu MDP Production By Group Model
6. User Profile
Menu User Profile digunakan ketika user ingin melakukan proses perubahan
profil (User Name) dan kata kunci (Password ) dalam MDP System. User name dan
Password tersebut digunakan oleh user ketika akan melakukan Log In atau membuka
halaman web MDP Online.
1) Change User Profile
Menu Change User Profile digunakan untuk menangani perubahan data user oleh
user yang bersangkutan secara dinamis. User dapat mengubah User Name, Email
Address dan Full Name.
2) Change Password
Menu Change Password digunakan untuk mengubah password yang telah dimiliki
sebelumnya.
3) User Management
Menu User Management berfungsi untuk menangani pengelolaan data user , data-
data objek privileges (menu, laporan) dan data role. Selain itu, modul ini akan
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 23/35
69
menangani setting untuk role- privileges, user - privileges, user access hirarki serta
otorisasi user dalam melakukan modifikasi data.
4) Pengelolaan Data Role
Digunakan untuk aturan hak akses terhadap menu / fungsi-fungsi di aplikasi MDP
Online
5) Pengaturan Role Privileges
Digunakan untuk melakukan setting hak akses dari role-role yang telah dibuat.
7. Master Data
Menu Master Data berfungsi untuk menangani pengelolaan data-data referensi
yang digunakan pada aplikasi ini, yaitu data Warna, Model, Group Model, Dealer ,
Dan Tipe Organisasi.
Menu Master Data memiliki lima fungsi sebagai berikut :
1) Pemeliharaan Data Color : Data Color digunakan sebagai data referensi untuk
warna kendaraan, jika ada warna baru maka update data akan dilakukan melalui
sub menu Master Color .
Gambar 3.12 Penambahan warna
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 24/35
70
2) Pemeliharaan Data Model: Data Model digunakan sebagai data referensi untuk
model kendaraan, jika ada model baru maka update data akan dilakukan melalui
sub menu Master model.
Gambar 3.13 Penambahan model
3) Pemeliharaan Data Group Model
Group Model digunakan sebagai referensi untuk pengelompokan group
kendaraan untuk keperluan report .
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 25/35
71
Gambar 3.14 Penambahan group model
4) Pemeliharaan Data Dealer
Gambar 3.15 Penambahan data dealer
5) Pemeliharaan Data Organization Type
Organization Type digunakan sebagai referensi untuk keperluan penyusunan
struktur hirarki dan akses level pada Aplikasi MDP Online.
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 26/35
72
Gambar 3.16
Pemeliharaan data organisasi
8. Utility
Dalam menu Utility terdapat informasi mengenai Transaction Log, Setting
Transaction Code, dan Setting Group-Model Relation.
1) Transaction Log
Data Transaction Log merupakan catatan dari transaksi-transaksi yang pernah
terjadi. Pada aplikasi ini perlu dilakukan pemeliharaan berupa penyimpanan data ke
file excel dan penghapusan data.
2) Setting Transaction Code
Setting Transaction Code adalah fasilitas untuk mengaktifkan / de-aktifkan suatu
jenis transaksi agar dicatat log-nya.
3) Setting Group-Model Relation
Setting Group-Model Relation digunakan untuk mengkaitkan suatu model kendaraan
dengan groupnya.
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 27/35
73
3.2.2 Infrastruktur Aplikasi MDP Online di PT TAM
3.2.2.1
Arsitektur Teknolologi Informasi PT TAM
Business
Logic
Layer
User
Interface
Layer
Data Access
Layer
Business
Logic
Layer
User
Interface
Layer
Data Access
Layer
Gambar 3.17 Arsitektur teknologi informasi
Pada arsitektur aplikasi tersebut, lapisan bawah adalah Data Access Layer dan
akan menangani proses baca tulis ke tabel-tabel yang ada di dalam database. Lapisan
di atasnya adalah Modul Transaction Log yang akan merekam aktivitas transaksi
(data log) dari modul-modul yang berada di atasnya.
Layer Business Logic adalah lapisan yang menangani logika proses dan fungsi-
fungsi sesuai dengan bisnis proses dari modul-modul yang bersangkutan. Seperti
yang tampak pada gambar 3.17, pada lapisan ini terdapat modul-modul User - Role
Management , Master Data Maintenance, Report Generator , Mail Listener dan Data
Synchronization
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 28/35
74
Sementara Layer User Interface akan memberikan fasilitas kepada user untuk
dapat berinteraksi dan menjalankan fungsi-fungsi dari aplikasi MDP Online. Pada
lapisan ini terdapat sub modul dari User Management , Master Data Maintenance dan
Report Browser .
3.2.2.2 Spesifikasi Teknolologi Informasi PT TAM
Hardware
- Server
-
Personal Computer (PC)- CPU/Processor, MainBoard, Memory, HDD, Monitor, Keyboard, Mouse,
Case, Graphic, LAN
- Switch (3 Com)
- Router (Cisco 1760)
Software
Operating System:
- Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition Service Pack 2
- Microsoft XP Professional
Utility Software:
- Microsoft Outlook Express 2003
- Firewall
- Norton Anti Virus
- Internet Explorer 6
Bahasa Pemrograman
-Visual Basic .Net
Data Base
- Database System : Microsoft SQL Server 2000
- Database Release : 8.0
- Database Size : 600 GB
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 29/35
75
3.3 Pembobotan Nilai PT Toyota Astra Motor
Dalam kerangka kerja Information Economics menggunakan analisa cost and
benefit, dapat dilakukan pembobotan terhadap nilai–nilai perusahaan yang tangible
(nyata) maupun intangible (tidak nyata). Pembobotan nilai (value) kemudian
disesuaikan berdasarkan banyak faktor seperti pengembalian biaya investasi,
kemampuan bersaing perusahaan, tingkat dukungan teknologi dalam perusahaan tsb, dan
lain–lain yang dapat dilihat didalam tabel faktor dan pembototan nilai perusahaan.
Selain pembobotan nilai, resiko dan ketidakjelasan juga perlu didapatkan sebagai faktor
pengurang kesuksesan proyek sehingga menentukan hasil akhir sebuah investasi
implementasi sistem.
Faktor nilai dan resiko dipecah lagi kedalam dua domain. Suatu perusahaan yang
telah berbasiskan IT, dalam menjalankan bisnisnya tentu memiliki 2 sisi yang menjadi
acuan untuk mengembangkan bisnisnya. Dua sisi tersebut yaitu dari sisi business
domain dan technology domain.
3.3.1 Penilaian Faktor Domain Bisnis
3.3.1.1
Financial Value
3.3.1.1.1 Return on Investment (ROI)
Return on Investment (ROI) merupakan pengukuran terhadap tingkat pengembalian
suatu investasi kepada perusahaan (bisnis dan teknologi). PT TAM memandang faktor
ini penting dalam mengetahui layaknya investasi teknologi informasi yang
diinvestasikan, sehingga dari sudut pandang manajemen, faktor ROI ini diberi bobot
yaitu +10.
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 30/35
76
3.3.1.2 Strategic Value
3.3.1.2.1 Strategic Match
Bagi PT TAM, teknologi informasi mempunyai peranan sangat penting dalam
membantu perusahaan menetapkan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan-tujuan
strategis organisasi atau besarnya kontribusi terhadap kegiatan operasional untuk
mencapai tujuan tersebut, misalnya membuat rencana-rencana ke depan berdasarkan
laporan yang dihasilkan dalam jangka waktu yang lebih tepat. Untuk nilai strategic
match ini, diberi bobot yaitu +2.
3.3.1.2.2
Competitive Advantage
Bagi PT TAM, penerapan dan penggunaan teknologi informasi yang baik
merupakan salah satu faktor yang dapat menunjang kinerja perusahaan, yang nantinya
dapat membuat perusahaan menjadi mampu bersaing dengan para kompetitornya.
manfaat teknologi informasi diukur melalui kontribusinya terhadap pencapaian
keuntungan kompetitif organisasi. Penggunaan potensial teknologi informasi adalah
untuk menciptakan rintangan persaingan. Dengan demikian, proyek-proyek teknologi
yang mendukung sistem antar organisasi (inter-organizational system) memiliki manfaat
yang lebih tinggi.
Karena PT TAM melihat bahwa penerapan teknologi informasi yang bagus hanya
merupakan salah satu faktor penunjang kinerja perusahaan, maka faktor ini mendapatkan
bobot +1.
3.3.1.2.3 Competitive Response
Sebelum perusahaan menerapkan teknologi informasi untuk menunjang kegiatan
bisnisnya, perusahaan masih menggunakan sistem manual seperti pengiriman data
melalui email didalam melaksanakan kegiatan operasionalnya. Penggunaan sistem
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 31/35
77
manual ini menyebabkan kegiatan operasional tidak dapat berjalan dengan baik sehingga
perusahaan tidak dapat memberikan informasi secara cepat kepada seluruh Main Dealer
dan pelanggannya
Manfaat proyek-proyek teknologi informasi diukur melalui seberapa besar resiko
persaingan jika proyek tersebut tertunda atau tidak dilaksanakan. Semakin proyek
tersebut tidak dapat ditunda, maka manfaatnya semakin tinggi.
Manajemen menyatakan bahwa perusahaan harus dapat merespon kebutuhan Main
Dealer yang selalu melakukan perubahan data agar dapat memberikan pelayanan yang
maksimal kepada pelanggan. Maka dari itu, nilai ini mendapat bobot yaitu +2.
3.3.1.2.4
Management Information Support
Tujuan perusahaan menggunakan teknologi informasi adalah agar manajemen
mampu memperoleh informasi dengan lebih cepat dan akurat. Management Information
berfungsi untuk menilai kontribusi proyek-proyek teknologi informasi terhadap
kebutuhan manajemen akan informasi dalam pengambilan keputusan.
Untuk itu, PT TAM sangat membutuhkan nilai-nilai tersebut untuk merancang
rencana-rencana strategis perusahaan, baik rencana jangka pendek maupun rencana
jangka panjang. Maka dalam hal ini, diberi bobot +2.
3.3.1.3 Project or Organizational Risk
PT TAM telah memiliki rencana umum yang baik dalam mengimplementasikan
TI, serta memiliki manajemen yang memadai jika sewaktu-waktu terjadi perubahan atas
perencanaan bisnis. Akan tetapi, yang belum dimiliki oleh perusahaan adalah
perencanaan yang rinci dalam menghadapi kemungkinan perubahan yang terjadi. Oleh
sebab itu, resiko ini diberi bobot -1.
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 32/35
78
3.3.2 Penilaian Faktor Domain Teknologi
3.3.2.1 Strategic Value
3.3.2.1.1 Strategic IT Architecture
Penerapan teknologi informasi pada PT TAM harus mampu menunjang strategi
sistem informasi secara keseluruhan, dimana manfaat proyek SI/TI diukur melalui
tingkat kesesuaian proyek tersebut terhadap perencanaan SI/TI secara keseluruhan. Oleh
karena itu dengan melihat kondisi perusahaan, manajemen mendapat bobot yaitu +3.
3.3.2.2
Definitional Uncertainty
Bagi PT TAM, resiko yang timbul akibat adanya ketidakpastian akan kebutuhan
akibat adanya perubahan dari target, pasti dapat membuat para personil IT menjadi
kesulitan menyediakan jawaban dan solusi yang tepat bagi user . Kondisi seperti ini
dapat mengakibatkan terganggunya kegiatan operasional perusahaan. Tetapi karena
kebutuhan dari user sudah dapat di identifikasi dengan baik, maka manajemen mendapat
bobot yaitu -2.
3.3.2.3 Technical Uncertanty
Pada umumnya perusahaan sudah membuat rencana yang baik untuk
pengimplementasian teknologi informasi secara teknis, begitu juga dengan PT TAM
mengimplementasikan teknologi informasi untuk membantu pihak manajemen dalam
menjalankan proses bisnis. Pihak manajemen proyek telah merencanakan teknis dan
pengimplementasiannya dengan baik. Hanya saja pada saat implementasi awal mungkin
akan sedikit menyulitkan user , karena user belum terbiasa dan belum bisa beradaptasi
dengan baik terhadap penggunaan IT yang baru. Atas kondisi ini, maka manajemen
mendapat bobot yaitu -2.
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 33/35
79
3.3.2.4 Infrastructure Risk
Perubahan strategi teknologi informasi jangka panjang yang telah ditetapkan oleh
manajemen perusahaan diperkirakan dapat mendatangkan nilai negatif dimasa yang akan
datang (maksudnya jika sewaktu-waktu terjadi perubahan terhadap struktur perusahaan
atau proses bisnis, IT harus bisa bersifat fleksibel dan cepat beradaptasi terhadap
perubahan yang terjadi). Tetapi karena perusahaan sudah mampu menganalisis resiko
dan solusi-solusinya, maka bagi perusahaan resiko ini mendapat bobot yaitu -2.
3.3.3
Hasil Pembobotan Nilai dan Resiko Korporat
Dari analisa penentuan bobot yang telah dilakukan, menghasilkan ringkasan tabel
bobot dan maksimum skor terhadap masing-masing nilai dan risiko baik pada domain
bisnis dan teknologi dapat dilihat pada tabel di bawah.
DOMAIN BISNIS Bobot Maximum Skor
A. Financial Values
1 Return On Investment (ROI) 10 50
B. Strategic Values
1 Strategic Match 2 10
2 Competitive Advantage 1 5
3 Competitive Response 2 10
4 Management Information Support 2 10
5 Project Or Organizational Risk -1 -5
DOMAIN TEKNOLOGI
A. Strategic Values
1 Strategic IT Architecture 3 15
2 Definitional Uncertainty -2 -10
3 Technical Uncertainty -2 -104 Infrastructure Risk -2 -10
TOTAL VALUES 20 100
TOTAL RISK AND UNCERTAINTY -7 -35Tabel 3.4 Hasil Perhitungan Bobot dan Maksimum skor untuk sistem
Dari tabel bobot dan maksimum skor yang ditampilkan, dapat diketahui total nilai
korporat yang didapat adalah 20 dan resiko 7. Dengan melakukan metode perhitungan
ranking per faktor antara 0 – 5, mengartikan bahwa skor maksimum yang bisa didapat
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 34/35
80
adalah 5 kali bobot, sehingga total seluruh faktor nilai berjumlah 100 dan total resiko
berjumlah 35.
3.3.4 Menentukan Nilai Korporat Kedalam Kuadran
Hasil analisa nilai–nilai korporat terhadap PT TAM membuktikan sisi bisnis
perusahaan sangat kuat dan didukung oleh penggunaan teknologi informasi yang sangat
kuat pula. Infrastruktur sistem dan lalu lintas komunikasi data memegang peranan
penting dalam kelancaran penggunaan aplikasi–aplikasi komputerisasi. Maka isu penting
yang berlaku dalam perusahaan khususnya manajemen menyikapi hal utama diatas
adalah memikirkan kontribusi investasi komputerisasi terhadap perkembangan
perusahaan. Salah satu faktor yang dinilai memberikan peranan penting adalah ROI.
Namun tetapi resiko–resiko korporat juga patut dicermati karena jika memang terbukti
ada akan memberikan nilai negatif terhadap total skor penilaian proyek.
Tabel 3.5 Nilai Bobot skor untuk sistem
DOMAIN BISNIS Porsi Penilaian Bobot
1 Return On Investment (ROI) Highest 10
2 Strategic Match Medium 23 Competitive Advantage Low 1
4 Competitive Response Medium 2
5 Management Information
Support
Medium 2
6 Project Or Organizational Risk Low -1
DOMAIN TEKNOLOGI
1 Strategic IT Architecture Low 3
2 Definitional Uncertainty Medium -23 Technical Uncertainty Medium -2
4 Infrastructure Risk Medium -2
Total Value 20
Total Risk and Uncertainty -7
7/18/2019 Analisis Swot
http://slidepdf.com/reader/full/analisis-swot-56d517bd871cb 35/35
81
3.3.5 Mapping Nilai Korporat Kedalam Kuadran
Berdasarkan rangkuman analisa dan tabel penentuan diatas, ditetapkan PT TAM
berada pada kuadran B, yaitu berada dalam kuadran Strategis. Ini menjelaskan mengapa
korelasi perhitungan domain bisnis dan teknologi yang berbanding lurus, dimana sisi
bisnis dan sisi teknologi saling mendukung dan memegang peranan penting didalam
strategi perusahaan.
Ini mengukuhkan PT TAM sebagai perusahaan yang terkomputerisasi dimana
kegiatan utama bisnis perusahaan sudah mendukung dan menggunakan Teknologi
Informasi.
Gambar 3.18 Penetapan posisi kuadran nilai korporasi PT TAM
Garis Bisnis
Tingkat dimanadukungan bisnis
menguntungkan,kompetitif, sehat, dan
kuat
Kuat
LemahKuatLemah
Kuadran A
INVESTA
Kuadran B
STRATEGIS
Kuadran C
INFRASTRUKT
Kuadran D
BREAKTHROUGH
MANAGEMENT
Tingkat dimana dukungan computer saatini kuat dan efektif
Dukungan Komputer
Recommended