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Apresentao do Curso
Perfil da sala
E se voc fosse criar uma organizao do zero?
Como o setor pblico se diferencia do Setor Privado?
Qual a importncia do planejamento da fora de trabalho?
Quais as consequncias da falta de planejamento?
Dilemas entre as foras ocultas do setor pblico
Conflito entre demandante e ofertante de trabalho dentro e fora do setor pblico
Nelson Marconi 3
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Objetivos Gerais
Situar o planejamento da fora de trabalho no mbito do planejamento estratgico da organizao
Identificar etapas para o planejamento da fora de trabalho
Exercitar uma metodologia para levantamento das necessidades de recursos humanos para a sua organizao, abrangendo a dimenso quantitativa e qualitativa
Reconhecer os fins e aplicaes do planejamento da fora de trabalho
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O planejamento da fora de trabalho
Processo sistemtico e contnuo de avaliao das necessidades futuras de recursos humanos.
Envolve:
Ambiente
Quantitativo;
Composio;
Perfil
Possibilita a definio das estratgias e aes necessrias para atender tais necessidades
PDCA
Planejar
Executar
Verificar
Corrigir
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Por que implementar o planejamento da Fora de Trabalho
Antecipar as adaptaes necessrias no quadro de servidores frente a futuras mudanas organizacionais
Identificar e reduzir lacunas entre a fora de trabalho disponvel e necessria no futuro
Definir quadros de servidores ideais
Definir melhores polticas de gesto de recursos humanos
Possibilitar maior previsibilidade oramentria
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Sequncia do Curso
Definies
Metodologia
Implementao
Mdulo 1 Conceitos bsicos e definio do perfil necessrio;
Modulo 2 Clculo do quantitativo necessrio de servidores
Mdulo 3 Clculo do quantitativo necessrio de servidores
Mdulo 4 Estratgias e aes de polticas e instrumentos auxiliares
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Bases e Definies Mdulo 1
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Definio do Planejamento da fora de trabalho
Instrumento de gesto de recursos humanos que, aliado ao plano estratgico, contribui para o alcance dos objetivos e
metas da organizao, desenvolvido em etapas sucessivas de levantamento e anlise de dados
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o processo que deve possibilitar...
A estimativa da magnitude do quadro de servidores de uma organizao, de uma rea ou que efetuam determinado processo de trabalho....
bem como a definio das habilidades, experincias, conhecimentos e atitudes adequadas para desempenhar as tarefas corretas no local e momento oportuno,
de forma a contribuir para o alcance das metas e o sucesso da organizao
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Objetivos do PFT
1. Adequar o perfil dos servidores s atribuies da organizao
2. Estimar os quantitativos desejados para as diversas reas
3. Planejar as estratgias e aes de recrutamento, seleo, alocao, remanejamento e capacitao para os servidores
4. Possibilitar maior previsibilidade oramentria das despesas com pessoal
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Assim, o planejamento da fora de trabalho deve:
Considerar as reas em que a organizao ir centrar sua atuao no futuro
Definir o quantitativo, perfil e competncias necessrios para o desempenho destas atribuies
Avaliar a quantidade, o perfil e a distribuio atual do quadro de servidores nas diversas reas
Traar estratgias para alcanar o quantitativo e o perfil desejados
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Questes tpicas do PFT
Questes essenciais
Quais so as atividades desempenhadas pela organizao?
Qual o perfil necessrio dos servidores?
Como as atribuies da organizao influenciam essa resposta?
Quantos servidores so necessrios?
Como relacionar volume de trabalho e as atribuies da organizao?
Em que reas devem atuar estes servidores?
Questes secundrias
Estrutura de incentivos
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Detalhamento de questes relevantes
1. Quais so as habilidades vitais que a fora de trabalho deve possuir para possibilitar o alcance dos objetivos e metas da instituio?
2. Quais so as mudanas esperadas nas atividades, processos e fluxos de trabalho da organizao, em funo de redefinies na misso, metas, prioridades polticas, avanos tecnolgicos e do processo de terceirizao?
3. Quais so os impactos sobre os recursos humanos da organizao?
4. Quais sero as habilidades necessrias no futuro e quais deixaro de ser, dado este cenrio?
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Outras questes importantes que devem ser consideradas na elaborao do PFT
5. Quais so as estratgias de recrutamento, redistribuio, capacitao e reteno (incentivos) que devero ser implementadas para ajudar a organizao a obter uma fora de trabalho qualificada e diversificada e, posteriormente, assegurar a sua manuteno?
6. Quais so os desafios que a instituio enfrentar para implementar estas estratgias?
7. Quais so as estratgias que a organizao dever adotar nos prximos anos a fim de suprir as deficincias de habilidades que podero surgir devido aos desligamentos e aposentadorias?
8. Quais so as barreiras estatutrias, administrativas, estruturais ou culturais identificadas para a reestruturao da fora de trabalho?
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Quais as dificuldades para o clculo do PFT no setor pblico ?
Planejamento da fora de trabalho X projetos
No limite, as atividades de uma rea podem convergir para o desenvolvimento de projetos
No devemos estruturar quadros permanentes para projetos temporrios
Picos Contratar outro funcionrio ou pagar hora extra?
Como comunicar e envolver a fora de trabalho nesse processo ?
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As etapas sequenciais do planejamento da fora de trabalho so:
Identificao da misso / objetivos da organizao
Identificao dos principais parceiros e sustentadores do planejamento da fora de trabalho
Avaliao das potenciais mudanas futuras em relao ao ambiente externo e interno para determinar o cenrio de atividades mais provvel para o perodo considerado;
Identificao dos macroprocessos de trabalho da organizao / principais produtos / metas
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As etapas sequenciais do planejamento da fora de trabalho so:
Previso de mudanas futuras, aprimoramentos e modernizao nos macroprocessos de trabalho
Levantamento do nmero de servidores que atuam nestes processos de trabalho
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As etapas sequenciais do planejamento da fora de trabalho so:
Definio do perfil necessrio para a fora de trabalho
Atravs de entrevistas
Atravs de levantamentos de perfis de competncias
Devem ser consideradas as projees de mudanas futuras na operacionalizao dos processos de trabalho
Levantamento do perfil atual dos servidores que atuam nos diversos processos de trabalho atravs de:
Banco de talentos,
Anlise da chefia e,
Realizao de entrevistas, como instrumento opcional complementar
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As etapas sequenciais do planejamento da fora de trabalho so:
Levantamento do volume de trabalho, tempo de execuo, jornada e regime de contratao das pessoas que atuam nos diversos processos de trabalho
Definio dos indicadores a serem utilizados no clculo do nmero necessrio de servidores
Clculo do nmero necessrio de servidores para atuao nos processos de trabalho (considerando tambm o regime de contratao)
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As etapas sequenciais do planejamento da fora de trabalho so:
Estimativa do impacto no quantitativo de pessoal decorrente da evoluo futura dos desligamentos e aposentadorias e das projees de melhorias nos fluxos de execuo das atividades
Definio de instrumentos e metas (e respectivos responsveis) para a reduo da defasagem entre o perfil / quantitativo atual e desejado
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As etapas sequenciais do planejamento da fora de trabalho so:
Estimativa de custos e proposta de cronograma de implementao das metas estabelecidas
Comunicao do plano
Monitoramento e avaliao dos resultados
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Insumos prvios necessrios definio do perfil necessrio
As atribuies atuais da organizao
As mudanas esperadas em tais atribuies em funo da redefinio do papel da organizao
O mapeamento dos macroprocessos de trabalho
A estrutura atual e desejada para a organizao
O levantamento das funes existentes e identificao das desejadas, que sejam compatveis com os processos de trabalho da organizao
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Como definir o perfil necessrio de servidores?
Atravs de levantamentos das competncias necessrias para desempenhar um determinado processo de trabalho
O levantamento inclui:
O mapeamento das atribuies das funes existentes
Entrevistas com as chefias, os servidores que ocupam o prprio cargo, os parceiros e usurios dos servios prestados (internos e externos organizao)
A definio e utilizao de formulrios que permitam a consolidao destas informaes (levantamento de competncias)
Os gerentes e servidores estratgicos devem definir o perfil necessrio e definir se a competncia em anlise muito ou pouco requerida
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Como definir o perfil necessrio de servidores?
E o que fazer, uma vez definido o perfil requerido?
Os servidores e as chefias devem avaliar as competncias existentes e tambm atribuir uma gradao s mesmas
A comparao entre o perfil desejado e o atual permite saber se o servidores possuem um perfil adequado ao desempenho de suas atividades e traar uma estratgia de desenvolvimento profissional, se necessria, que pode implicar em capacitao ou redistribuio
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Como definir o perfil necessrio de servidores?
Um banco de talentos pode auxiliar no levantamento das competncias j existentes
O que um banco de talentos ?
um banco com dados sobre servidores, como escolaridade, competncias (atuais e requeridas), resultados de avaliaes de desempenho, experincia profissional, reas de interesse
Este banco deve concentrar todas as informaes importantes sobre os funcionrios de uma mesma instncia da administrao pblica, para serem compartilhados por secretarias ou ministrios
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Resumindo...
Levantamento dos objetivos
e metas
Desenho das atividades
Perfis Caractersticas
Indispensveis Desejveis
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ExerccioSituao 1
Vocs atuam em um hospital que at o momento realiza apenas atendimentos especializados e vai passar a realizar, a partir do prximo ano, tambm pronto-atendimentos. Nesse momento, foi solicitado a vocs que faam uma identificao do perfil necessrio de servidores da rea finalstica do hospital.
Respondam:
Qual o perfil dos funcionrios que devero atuar na rea finalstica do hospital ?
distinto do atual ?
Como vocs fariam para identificar se o perfil dos servidores atuais semelhante ao desejado ?
E quais aes vocs adotariam em relao aos servidores que no estivessem adaptados ?
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ExerccioSituao 2
A unidade que cuida da gesto de recursos humanos de sua organizao est sendo reformulada. Ser dividida em duas: uma cuidar das questes mais operacionais, como elaborao da folha, e outra cuidar das questes associadas s polticas de recursos humanos. Atualmente, as atividades desenvolvidas na rea so apenas as de cunho operacional
Respondam:
Qual o perfil dos funcionrios que devero atuar na unidade de recursos humanos no futuro ?
distinto do atual ?
Como vocs fariam para identificar se o perfil dos servidores atuais semelhante ao desejado ?
E quais aes vocs adotariam em relao aos servidores que no estivessem adaptados ?
Nelson Marconi 29
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ExerccioSituao 3
Vocs atuam em uma empresa que explora recursos minerais e que descobriu uma nova reserva de uma fonte de energia pouco explorada. Os cientistas ainda no sabem muito bem como utiliza-la, nem seu potencial energtico. Mas a empresa tomou a deciso de explorar esse recurso no futuro prximo.
Respondam:
Qual o perfil dos funcionrios que devero atuar nessa empresa para atender a essa deciso da organizao ?
distinto do atual ?
Como vocs fariam para identificar se o perfil dos servidores atuais semelhante ao desejado ?
E quais aes vocs adotariam em relao aos servidores que no estivessem adaptados ?
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Clculo do QuantitativoMdulo 2
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Insumos prvios necessrios ao dimensionamento quantitativo da fora de trabalho
As alteraes que vem ocorrendo nos processos de trabalho (como as inovaes tecnolgicas)
As tendncias para a composio da fora de trabalho em outras organizaes e pases
A evoluo natural da fora de trabalho: desligamentos, aposentadorias etc.
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ESTIMATIVA DA DEMANDA POR
FORA DE TRABALHO
Para realizar essa estimativa, necessrio conhecer as metas quantificveis associadas aos macroprocessos de trabalho da organizao
Macroprocessos de trabalho: conjunto de processos de trabalho que esto inter-relacionados e geram determinado produto; identificados atravs do desenho da cadeia de valor
Principal insumo para estimar o quantitativo e identificar o perfil necessrio so os processos de trabalho
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Estimativa da demanda por fora de trabalho
Os processos de trabalho devem estar previamente ajustados
E se existirem distores muito significativas?
A) propor uma soluo se houver tempo hbil;
B) levar em considerao que o resultado estar superdimensionado e dever ser aplicado um redutor sobre o mesmo
O nmero de ocupantes de cargos em comisso definido pelo redesenho da estrutura organizacional e no pelo mtodo aqui descrito
As mudanas futuras podem influir nos processos de trabalho?
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Como calcular o nmero necessrio de servidores ?
Quanto mais padronizado o processo produtivo, mais fcil ser estimar o nmero de servidores necessrios
Quando o processo no padronizado, os indicadores apresentados a seguir tero de ser adaptados
Neste caso, sero desenvolvidos outros indicadores
Tambm poder ser til adotar um referencial (benchmark)
Ou realizar entrevistas com as gerncias
Nelson Marconi 35
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Como calcular o nmero necessrio de servidores ?
E se o prazo no possibilitar a aplicao da metodologia completa de PFT?
A aplicao da metodologia pode ficar restrita aos macroprocessos cuja execuo esteja associada aos servidores da carreira para a qual demandado o concurso
Podem ser utilizados indicadores j existentes e calculados pela empresa
Podem ser adotados valores referenciais definidos pela experincia passada ou por parmetros internacionais
Nelson Marconi 36
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Como calcular o nmero necessrio de servidores ?
Como usar os indicadores nas reas meio ? e nas reas finalsticas que no so operacionais ?
A diferena principal, no clculo do indicador relacionado a processos de trabalho da rea meio, que muitas vezes no h como definir uma meta quantitativa de produtos.
Como poderamos proceder para calcular o quantitativo necessrio nesta situao ?
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Conceitos de Produtividade
PF/trabalho
VA/trabalho
Valor/trabalho
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Resumindo...
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Levantamento dos objetivos
e metas
Desenho das atividades Padronizao
Perfis Caractersticas
Indispensveis Desejveis
Quantificar Metas Volume Tempo Jornada
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Detalhamento do ClculoMdulo 3
Nelson Marconi 40
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Indicadores que possibilitam o clculo do nmero necessrio de servidores
Combinaes entre as informaes sobre:
as metas relativas aos produtos,
o volume de trabalho correspondente a cada bloco de atividades,
o tempo de servio necessrio para realiz-lo, e
a jornada de trabalho das pessoas que o efetuam
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Como calcular o nmero necessrio de servidores ?
ATRAVS DE INDICADORES DE PRODUTIVIDADE
INDICADOR 1
=
= nmero necessrio de servidores
= meta relativa ao volume de produtos demandados
= produtividade mdia desejada para o servidor (tempo de execuo mdio)
jorn trab = jornada de trabalho efetiva das pessoas envolvidas naquele processo de trabalho
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Como calcular o nmero necessrio de servidores ?
ATRAVS DE INDICADORES DE PRODUTIVIDADE
INDICADOR 1
A unidade de tempo pode corresponder a horas, dias, semanas ou meses, e deve ser semelhante para ambas variveis
E essa regra deve ser utilizada quando o processo de trabalho est claramente associado gerao de um produto especfico, ou possvel identificar o(s) produto(s) que cada servidor gera (se for mais de um produto, o clculo se repete)
Nelson Marconi 43
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Como calcular o nmero necessrio de servidores ?
Quando o processo de trabalho gera uma srie de produtos e os servidores colaboram em todos produtos, tornando difcil a identificao do tempo destinado execuo de um produto especfico por parte de um servidor, deve-se adotar o seguinte mtodo, que uma generalizao do anterior:
#$% = '' ' logo, =
+,+ +
-./0/
#$% = carga horria total que se deseja dispender naquele processo de trabalho, ou para gerar um determinado volume de produtos em um perodo pr-definido
=meta relativa ao volume de cada produto demandado
= produtividade mdia desejada para o servidor (tempo de execuo mdio)
1 = um dos produtos associados a este bloco de atividades
2 = nmero de produtos associados a este bloco de atividades
Nelson Marconi 44
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Como calcular o nmero necessrio de servidores ?
COMO USAR OS INDICADORES NAS REAS MEIO ? E NAS REAS FINALSTICAS QUE NO SO OPERACIONAIS ?
ALTERNATIVA 1
Uma alternativa, neste caso, associar a meta ao tempo de execuo da atividade
Por exemplo, ao estabelecimento de um prazo mximo de permanncia de um processo em um setor ao invs de um nmero de processos administrativos que devam ser analisados em um certo perodo, ou do prazo mximo para espera em um atendimento
Mesmo se a meta se referir ao prazo, deve ser calculado, de qualquer forma, o volume de produtos necessrio para cumprir os prazos determinados
Nelson Marconi 45
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Como calcular o nmero necessrio de servidores ?
COMO USAR OS INDICADORES NAS REAS MEIO ? E NAS REAS FINALSTICAS QUE NO SO OPERACIONAIS ?
ALTERNATIVA 1
Neste caso, deve ser analisada a demanda de trabalho da rea no perodo desejado: quantos processos ingressam neste perodo, quantas pessoas desejam ser atendidas em tal perodo......
E uma vez reconhecida essa demanda, deve-se utilizar o indicador 1 para calcular o nmero de servidores necessrios
Nelson Marconi 46
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Resumindo......
Nelson Marconi 47
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ExerccioSituao 1
Vocs atuam em um hospital que at o momento realiza apenas atendimentos especializados e vai passar a realizar, a partir do prximo ano, tambm pronto-atendimentos. Nesse momento, foi solicitado a vocs que faam uma estimativa do nmero de servidores necessrios na nova ala de pronto atendimento
Respondam:
Que informaes vocs considerariam para calcular o nmero de servidores diretamente envolvidos no pronto atendimento ? Que indicadores utilizariam ?
Qual seria a composio desse quadro de servidores administrativos ?
Qual o nmero ideal de servidores que devero atuar nessa nova rea ?
Nelson Marconi 48
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ExerccioSituao 2
A unidade que cuida da gesto de recursos humanos de sua organizao est sendo reformulada. Ser dividida em duas: uma cuidar das questes mais operacionais, como elaborao da folha, e outra cuidar das questes associadas s polticas de recursos humanos. Atualmente, as atividades desenvolvidas na rea so apenas as de cunho operacional
Respondam:
Que informaes vocs considerariam para calcular o nmero de servidores nessa diviso que cuida das questes operacionais relacionadas gesto de recursos humanos ? Quais indicadores utilizariam ?
Qual seria a composio do quadro de servidores que permaneceria cuidando dessa atividade ?
Qual o nmero ideal de servidores que devero atuar nessa atual atividade ?
Nelson Marconi 49
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ExerccioSituao 3
Vocs atuam em uma empresa que explora recursos minerais e que descobriu uma nova reserva de uma fonte de energia pouco explorada. Os cientistas ainda no sabem muito bem como utiliza-la, nem seu potencial energtico. Mas a empresa tomou a deciso de explorar esse recurso no futuro prximo.
Respondam:
Que informaes vocs considerariam para calcular o nmero de servidores necessrio para atuar diretamente na extrao dessa nova fonte energtica, uma vez que ela j se encontre em produo ? Quais indicadores utilizariam ?
Qual seria a composio do quadro de servidores que estaria envolvido na extrao dessa fonte de energia ?
Qual o nmero ideal de servidores que devero atuar nesse macroprocesso de trabalho ?
Nelson Marconi 50
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Como calcular o nmero necessrio de servidores ?
E QUANDO O PROCESSO DE TRABALHO NO QUANTIFICVEL COM FACILIDADE ?
ALTERNATIVA 2
Outra possibilidade consiste na adoo de um critrio de proporcionalidade entre o nmero necessrio de servidores das reas meio e finalsticas
medida que forem realizados e disponibilizados os resultados de uma quantidade maior de planejamentos da fora de trabalho, a estimativa desta proporcionalidade poderia ser calculada e utilizada em outros PFTs, o que facilitaria muito o processo de definio do nmero necessrio de servidores
Nelson Marconi 51
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Como calcular o nmero necessrio de servidores ?
E QUANDO O PROCESSO DE TRABALHO NO QUANTIFICVEL COM FACILIDADE ?
ALTERNATIVA 2
O levantamento dos tempos e volumes de trabalho se resumiria aos processos de trabalho realmente essenciais para a organizao, vinculados aos principais produtos
E o quantitativo necessrio nos blocos de atividade das reas meio seria calculado de forma proporcional ao obtido para as reas analisadas
Mas essa alternativa s poderia ser disseminada aps a realizao de alguns PFTs em algumas organizaes
Nelson Marconi 52
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