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Arquivologia

Professor Darlan Eterno

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Aula XXArquivologia

1. Protocolo

1. Protocolo1.1Rotinas de Protocoloa) Recebimento

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b) Registro

c) Autuação

d) Classificação

e)Movimentaçãodistribuiçãoexpediçãof)Controle da Tramitação

Aula XXArquivologia

Processo1. Definição“Conj. de docs reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação adm/judiciária.”

2. Abertura (autuação)-protocolo

Arquivologia – Procedimentos Administrativos – Prof. Darlan Eterno

3. Numeração- Carimbo (canto superior d)

3. Numeração-ordem cresc. (frente da fl.)-feita no protocolo-vedada rasuras e letras diferencias tais 14-A/14-B

3. Numeração-numeração incorreta será inutilizada por meio do carimbo

4. Operações com processosa) Desentranhamento•A retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente•Após último despacho (lavrado termo de desentranhamento)

Arquivologia – Procedimentos Administrativos – Prof. Darlan Eterno

b)Juntada•União de um processo a outro, ou de um documento a um processo;•anexação (definitiva, mesmo interessados)•apensação (temporária)

d)Desapensação

Aula XXArquivologia

Conceitos fundamentais de Arquivologia: teorias e princípios.

Noções de Arquivologia

Lei 8159/91Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei,

os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de

caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades

específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou

a natureza dos documentos.

Finalidades do Arquivo- Servir á

Administração- Servir á História

Função dos Arquivos

Aula XXArquivologia

Noções de Arquivologia Professor Darlan Eterno

Aula XXArquivologia

Noções de Arquivologia Professor Darlan Eterno

Finalidades do Arquivo

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Características Arquivo Biblioteca

Tipo de Suporte/Quantitativo de Exemplares

Documentos manuscritos, audiovisuais. Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado de vias/cópias.

Documentos impressos e audiovisuais, que se apresentam em exemplares múltiplos.

Entrada de documentos

Acumulação natural Compra, permuta e doação.

Tipo de conjunto Fundos: conjunto de documentos unidos pela origem. Tipos de fundo:- aberto: (instituições em funcionamento)- fechado: (instituições extintas)

Coleções: Reunidas pelo conteúdo.

Objetivos Funcionais , administrativos Culturais, científicos.Tipo Classificação Baseia-se nas atividades

institucionaisPredeterminada

Aula XXArquivologia

1.Classificação dos Documentosa) Natureza do Assunto• Ostensivo• Sigiloso

b) Espécie:Ex: Ata,Certidão e Oficio.

b) Tipo (tipologia): Espécie + função = tipologia

d) Gênero• Textual• Sonoro• Cartográfico

Arquivologia – Classificação dos Documentos de Arquivos – Prof. Darlan Eterno

d) Gênero• Filmográfico• Iconográfico• Micrográfico

d) Gênero• Informático

e)Formaf) formato

Aula XXArquivologia

Arquivamento:Conjunto de procedimentos que visa ao acondicionamento( ) e ao armazenamento( ) de documentos.

1.1 Rotinas de Arquivamentoa) inspeçãob) estudoc) Classificaçãod) Codificação

1.1 Rotinas de Arquivamentoe)ordenaçãof) guarda (arquivamento)

Aula XXArquivologia

1. Métodos de Arquivamento– Escolha:• Estrutura Organizacional• Natureza dos Docs

1.CategoriasI - PadronizadosEx: Variadex (letras e

cores)

II – Básicosa) Alfabético: (nome)

II – Básicosb) Geográfico: local/

procedência– Estado/País/Cidade

Arquivologia – Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 1 – Prof. Darlan Eterno

Itália•Roma•Milão•Veneza

Paraná•Curitiba•Londrina•Paranaguá

•Por cidades:• Araçatuba (SP)

Brasília (DF) Brasília (MG) Natal (RN)

•c) Numérico:

SimplesCronológicoDígito – terminal 158678

•d) Ideográfico (interpretação do doc e do contexto)

d1)alfabéticoDicionárioEnciclopédico

Dicionário Enciclopédico

Controle de ChavesControle de EntradaControle de FrequênciaDivulgação

Controlede chavesde entradade frequênciaDivulgação

•d) Ideográfico•d2) Numérico

Decimal Dupléx Unitermo

Decimal Dupléx

411 Planejamento411.1Anual411.2 Mensal

4-1-1 Planejamento4-1-1-1 Anual4-1-1-2 Mensal

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–1. Regras de Alfabetação

I. Nomes Brasileirosa) regra geral

Ex:Carla Ferreira LimaPedro Silva Araújo

Ord:Araújo, André SilvaLima,Carla Ferreira

I.Nomes Brasileirosb)Não se separam sobrenomes:

b1)compostos por subst+ adj, Ex: Marcelo Vila Verde

b2) Ligados por hífen, Ex: Ana Beija-Flor

b3) Que exprimam grau de parentescoEx: Paulo Barbosa Filho

I. Nomes Brasileirosb)Não se separam sobrenomes: –b4) que possuam : São , Santo (a):–Ex: Ricardo São Pedro

–Ordena-se:Barbosa Filho, PauloBeija-Flor, AnaSão Pedro, RicardoVila Verde, Marcelo

I. Nomes Brasileirosc) Iniciais abreviadas de

prenome tem preferências as demais, no caso de sobrenomes iguais

I. Nomes Brasileiros– Ex: César Barros– Carlos Barros– C. Barros

– Ord:– Barros, C.– Barros, Carlos– Barros, César

I. Nomes Brasileirosd) Artigos, preposições

não são consideradas na alfabetação.

I. Nomes BrasileirosEx: Natália Rocha d’ AndradeAndré Silva dos AnjosOrd:Andrade, Natália Rocha d’Anjos, André Silva dos

I. Nomes Brasileirose) títulos ou cargos não

são considerados na alfabetação

• Ex:Ministro Alexandre Bastos• Doutor Fernando Rocha

• Or:Bastos,Alexandre(Ministro)• Rocha, Fernando (Doutor)

–II. Nomes Estrangeirosa) regra geral– Ex:Paul Smith– Michel Duchein– Ord:Duchein. Michel

– Smith, Paul

• Os nomes hispânicos são alfabetados pelo penúltimo sobrenome

Ex:Juan Gutierrez Salazar • Juan Puentes GarcíaOrd:

• Gutierrez Salazar, Esteban• Puentes García, Juan

• Os nomes orientais (japoneses, chineses, árabes) são registrados como se apresentam.

– Ex: Lao Xing Xiang– Akiko Yamamoto Sato

– Ord:Akiko Yamamoto Sato– Lao Xing Xiang

• III.Nomes de eventos são mantidos como se apresentam, os números devem aparecer ao final entre parênteses.

• Ex:• Quinta Conferência de Geologia• III Congresso Nacional de Arquivologia• 2º Congresso Brasileiro de Arquivologia

• Ord:• Conferência de Geologia (Quinta)• Congresso Brasileiro de Arquivologia (2º)• Congresso Nacional de Arquivologia (III)

• IV Nomes de empresas são mantidos como se apresentam.

• Ex:O Globo• Ministério da Fazenda• Ministério do Esporte

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1. Teoria das Três Idades• Baseia-se na:a) Frequência de usob) Valores dos Documentos

1. Fase Corrente (caract)Frequência de UsoLocalizaçãoExtensão do arquivoTipo de arquivamentoValorTipo de Acesso

1. Fase Corrente•Atividades:(Protocolo, Expedição,

Arquivamento,Consulta, Empréstimo, Destinação)

1. Fase Intermediária (caract)Frequência de UsoLocalizaçãoExtensão do arquivoTipo de arquivamentoValorTipo de Acesso

Arquivologia – Teoria das Três Idades – Prof. Darlan Eterno

1. Fase Intermediária•Atividades:o Empréstimoo Consultao Arquivamento

1. Fase Permanente•Frequência de Uso•Localização•Extensão do arquivo•Tipo de arquivamento•Valor•Tipo de Acesso

1. Fase Permanente•Atividades:(Arranjo, descrição, publicação,

conservação e referência)

2. Representação da Teoria (operações de destinação)

Arquivologia – Teoria das Três Idades – Prof. Darlan Eterno

Quadro resumo Fase (Idade) Corrente Intermediária Permanente

Frequência de Uso Uso freqüente Uso eventual Sem uso paraAdministração

Localização Próximo ao setor detrabalho

Pode estar próximo dossetores de trabalho oudistante (fora dainstituição)

Pode estar próximo dossetores de trabalho oudistante (fora da instituição)

Extensão do Arquivo Setorial e/ou Central Central CentralTipo de arquivamento Vertical Vertical/Horizontal Vertical/HorizontalValor Primário Primário SecundárioTipo de Acesso Restrito Restrito PúblicoAtividades Protocolo, expedição,

arquivamento,empréstimo, consulta,destinação

Atendimento áconsultas/empréstimos

Arranjo, descrição,publicação, conservação ereferência

Aula XXArquivologia

Noções de Arquivologia

1. Classificaçãoa) Definição: agrupamento de

documentos, podendo a eles atribuir códigos.

1.2 Plano ou Código de Classificaçãoa) Definição:Instrumento que auxilia na classificação de documentos, visando a sua guarda e localização.

1.3 Plano ou Código de ClassificaçãoModelo001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA.010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO012 COMUNICAÇÃO SOCIAL012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA

Instrumentos de Gestão Arquivística, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade – Prof. Darlan Eterno

1.3 Plano ou Código de Classificação

c) características• Baseia-se nas funções/atividades

da instituição

1. Avaliaçãoa) Definição

1.2 Objetivosa) reduzir a MDAb) reduzir custosc) reduzir prazo de buscad) garantir preservação de docs

1.3 Tabela de Temporalidadea) Definição• prazos de guarda• destinação• alteração suporte• obs

Instrumentos de Gestão Arquivística, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade – Prof. Darlan Eterno

1.3 Tabela de Temporalidadeb) Modelo

1.3 Tabela de Temporalidadec) características• elaborada pela CPAD• aprovada por autoridade

competente

1.3 Tabela de Temporalidadec) características• Prazos baseiam-se na

legislação e nas necessidades administrativas

Arquivologia

Gestão de Documentos

Gestão de Documentos“conjunto de procedimentos referentes às atividades de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.”

Etapas da Gestão de Documentos

a)Produção:b)Utilização:

–Etapas da Gestão de Documentosc) Destinação (Avaliação):

Arquivologia

Fase Permanente

–Atividades•Arranjo•Descrição•Publicação•Referência•Conservação

a) Arranjo:(Ordenação/Classificação)

a)ArranjoPode ser:•Estrutural•Funcional

Arquivologia – Arquivos Permanentes – Prof. Darlan Eterno

a)ArranjoInstrumento (Quadro de Arranjo)Ex:

Quadro de Arranjo Estrutural Quadro de Arranjo Funcional

Direção (grupo)Assessoria Técnica (subgrupo)

Coordenação (grupo)Cursos Regulares (subgrupo)Cursos Por Matéria (subgrupo)

Organização político-legislativa (grupo)Eleição da Mesa Diretora (subgrupo)Composição dos órgãos legislativos (subgrupo)

Representação em missão externa (grupo)

b) DescriçãoInstrumentos de pesquisa•Guia•Inventário•Catálogo•Catálogo Seletivo (Repertório)

c) Publicaçãod) Referênciae)Conservação

e1) Fatores de Deterioraçãoa) Internosb) Externos

b1) biológicosb2)químicosb3)físicos

Arquivologia – Arquivos Permanentes – Prof. Darlan Eterno

e2) Técnicas de ConservaçãoI) Higienização/LimpezaII) DesinfestaçãoIII) Alisamento

e2) Técnicas de ConservaçãoIV)Restauração

•Encapsulação•Laminação•Silking•Banho de Gelatina

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