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AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
INDICE GENENAL.
I. INTRODUCCIÓN.............................................................................................3
II. JUSTIFICACIÓN.............................................................................................4
III. OBJETIVOS.................................................................................................5
3.1 GENERAL.........................................................................................................5
3.2 ESPECIFICOS..................................................................................................5
IV Auditoria Administrativa......................................................................................6
4.1 Generalidades:..................................................................................................6
4.2 antecedentes históricos de la auditoria administrativa......................................7
4.3 Definición de Auditoria Administrativa:...................................................8
4.4 Importancia de la Auditoria Administrativa.............................................9
4.5 Objetivos de la Auditoria Administrativa:................................................9
4.6 Principios de la auditoría administrativa...............................................10
4.7 Oportunidad de realizarse:......................................................................11
4.8 Alcance de la Auditoria Administrativa.......................................................12
4.9 Tipos de Auditoria Administrativa....................................................................13
4.10 Clasificación de Auditoria Administrativa:............................................13
4.11 Ventajas de la Auditoria Administrativa:..................................................13
4.12 Metodología de la Auditoria Administrativa:............................................14
V. Caso Práctico..................................................................................................25
5.1 Etapa de planeación........................................................................................25
5.2 Etapa de instrumentación............................................................................31
5.3 Etapa de examen..........................................................................................37
5.4 Etapa de informe..........................................................................................38
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
VI Conclusiones..................................................................................................41
VI. RECOMENDACIONES....................................................................................42
VIII. BIBLIOGRAFÍA..........................................................................................43
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
I. INTRODUCCIÓN
A través del presente trabajo, se describen los procedimientos para la realización
de la Auditoria Administrativa, suministrando definición, importancia, metodología,
alcance, y su aplicación en caso práctico.
El proceso tecnológico mundial es cada día más acelerado y por lo tanto la
Administración de las empresas es cada vez más complicada, haciendo a un lado
los procedimientos y sistemas empíricos anticuados.
Las empresas con una buena Administración y un eficiente sistema de Control
Interno, permitirán que se logren mejores resultados de Auditoria con el menor
tiempo de iniciado el mismo.
El éxito o fracaso de una empresa o negocio cualquiera que sean sus objetivos,
de carácter económico, social o político, tendrán como causa primordial una
buena o mala administración del negocio, de ahí que surge la necesidad de las
prácticas y procedimientos de la Administración, lo cual se realizara a través de
una Auditoria Administrativa.
La Auditoria Administrativa indudablemente es una herramienta muy útil de la
Administración y aunque en nuestro país su aplicación se da en pocas empresas
tendrá que adaptarse en grado superior a medida que se desarrolle la
Administración
En la realización del presente trabajo se enfoca a la importancia del control
interno para efectos de la Auditoria Administrativa en una empresa y determinar la
relación entre ambos.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
II. JUSTIFICACIÓN
Las empresas en general, sean industriales, de servicios o comerciales, grandes,
medianas o pequeñas, pertenezcan al sector público privado, se encuentran en
varias oportunidades a lo largo de su vida con la necesidad de examinar su
situación en relación a la administración.
Muchas veces resulta no sólo necesario sino imprescindible analizar con detalle
los problemas y sus causas que dificultan el desarrollo de la empresa. Podría ser
que en algunos casos se tenga que empezar de nuevo, la empresa debe ser
revisada y analizada en todos sus aspectos.
La auditoría administrativa es el servicio que presta a la administración empresas
cuando examina la gestión administrativa con la intensión de hacer
recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad, por tal
motivo se requiere un equipo multidisciplinario de auditores, en experiencia y
conocimientos propios, para garantizar un trabajo de calidad. Para llevar a cabo
este proceso es necesario tomar en cuenta que se debe seguir una metodología
para la correcta realización de la Auditoria Administrativa.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
III. OBJETIVOS
3.1 GENERAL.
3.1.1 Que el estudiante pueda conocer el procedimiento y metodología para la
elaboración de un examen de auditoría Administrativa.
3.2 ESPECIFICOS.
3.2.1 Determinar la importancia que tiene la Auditoria Administrativa.
3.2.2 Mostrar las Departamentos, procesos y recurso humano, que se deben
examinar en la auditoria Administrativa.
3.2.3 Dar a conocer la Metodología aplicable al examen de Auditoria
Administrativa.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
IV Auditoria Administrativa
4.1 Generalidades:
Durante mucho tiempo la auditoría estuvo asociada con la contabilidad, de la cual
se creyó que formaba parte. La finalidad de la auditoria era en términos
generales, de una revisión que se encomendaba a auditores ajenos a la empresa,
para cerciorarse de la situación financiera y descubrir fraudes y errores
existentes. Al crecer las empresas, la administración se hizo más complicada,
adquiriendo mayor importancia la comprobación y control internos, debido a una
más extensa delegación de autoridad y responsabilidad a los funcionarios.
Es muy probable que nunca antes en la historia de las actividades empresariales
hayan recibido una atención más amplia los problemas propios de la
administración para adaptarlos a un mundo en incesante cambio. Referirse a la
auditoria administrativa en nuestro medio es remontarse en el tiempo a la
segunda mitad de la década de los sesentas, fue en estos años cuando los
administradores, contadores públicos y otros profesionistas comenzaban a sentir
inquietudes en lo que entonces se presentaba como un nuevo campo de la
administración.
Actualmente durante el transcurso de más de veinte años ha surgido muchos
cambios y fenómenos, nuevos inventos han surgido, la administración ha tenido
un gran avance, han aparecido nuevas prácticas y técnicas, otras se han
innovado. La auditoria administrativa es una de estas técnicas a la cual no le
podemos dar el mismo enfoque de hace veinte años.
Aun cuando los beneficios de realizar auditorías de la administración son grandes
y numerosos, se necesita tiempo para planear y poner en obra un programa. Este
tipo de investigación exige personas que tengan un conocimiento a fondo de las
bases de operación de una empresa. Es decir, deben estar familiarizados con los
elementos básicos de la administración.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
4.2 antecedentes históricos de la auditoria administrativa
A continuación enunciare los antecedentes históricos más importantes de la
auditoria, aunque en algunos de ellos no se mencionan fechas exactas de su
realización:
El primer antecedente que tenemos de la auditoria administrativa proviene de una
entrevista realizada al Ingeniero Henry Fayol por la Crónica Social de Francia en
el año de 1925, en la cual dijo que el mejor método para examinar una
organización y determinar las mejoras necesarias, era haciendo un estudio al
mecanismo administrativo, para poder determinar, si la planeación, la
organización y el control son atendidos adecuadamente, o si la empresa está
siendo administrada adecuadamente
En el año (1935-1946). McKinsey, quien tuvo un gran dominio en la
administración hace cinco décadas, llegó a la conclusión que un negocio o
empresa debiera hacer periódicamente una Auditoria Administrativa en todos sus
aspectos a la luz de su ambiente presente y futuro probable. Calificó a este tipo
de auditoría como la más comprensiva y poderosa de las técnicas buscadoras de
problemas, porque busca en forma general descubrir y corregir errores de
administración.
Otro enfoque a la Auditoria Administrativa ha sido el del Departamento de
Defensa de los Estados Unidos bajo la dirección de Robert McNamara en la
década de los sesentas. Dicho departamento acometió la evaluación de las
compañías licitadoras de importantes contratos, no solamente en aspectos de
Ingeniería, capacidad operativa, precios y plazos de entrega, sino en la
naturaleza de la organización y administración de las compañías y en lo particular
en los planes para administrar los contratos de defensa en caso de ser
proponentes escogidos.
Algunos nombres o conceptos que se le daban a la Auditoria Administrativa:
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
1.-Diagnosis de Productividad.
2.-Análisis Potencial de la Productividad.
3.-Revisión Administrativa.
4.-Glosa Empresarial.
5.-Diagnostico de la Empresa.
6.-Revisión del Proceso Administrativo.
7.-Auditoria de la Empresa.
8.-Organoterapia Empresarial.
9.-Análisis Administrativo.
10.-Investigación de la Empresa.
11.-Auditoria Administrativa.
Actualmente las organizaciones están inmersas en un ambiente de constantes
cambios por lo cual deben estar capacitadas para adaptarse a ellos, porque de lo
contrario serian organismos obsoletos e incompetentes. La auditoria
administrativa es dinámica, y debe ser aplicada formalmente a toda empresa,
independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en
donde se llega a considerar inoperante, su aplicación debe se precisa, integral y
cuidadosa para lograr eficiencia.
4.3Definición de Auditoria Administrativa:
Es la revisión sistemática con fines evaluatorios de una dependencia o entidad o
parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización
está operando eficientemente para cumplir con los objetivos que tiene
encomendados dentro de la Administración.
Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia
dentro de la organización.
La auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y
programas de la dependencia o entidad; su estructura orgánica, nivel jerárquico y
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
calidad de los recursos humanos y materiales; programas de capacitación y
adiestramiento; división de actividades y supervisión; existencia y aplicación de
manuales de organización; desconcentración y simplificación administrativa;
mecanismos de autoevaluación; Funciones, sistemas, procedimientos y controles;
las instalaciones y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de
operación y el ahorro en los costos.
4.4Importancia de la Auditoria Administrativa
La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite
establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se
identifican con los de la dirección. Además de esto, también se valora la
capacidad y lo apropiado a la práctica administrativa. Es necesaria una
evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que
están presentes en la organización. Debido a esto, cada auditoria administrativa
deberá realizarse de forma distinta dependiendo de la organización.
4.5Objetivos de la Auditoria Administrativa:
Control: Orientan los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el
comportamiento organizacional en relación con estándares
preestablecidos.
Productividad: Dirigen las acciones para optimizar el beneficio de los
recursos de acuerdo con la dinámica administrativa establecida por la
organización.
Organización: Determinan que su curso apoye la definición de la
competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la
delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
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Servicio: Representan la manera en que se puede comprobar que la
organización posee un proceso que la enlaza cualitativamente y
cuantitativa con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
Calidad: Orientan que tienda a elevar los niveles de desempeño de la
organización en todos sus contenidos y ámbitos- con el fin de producir
bienes y servicios altamente competitivos.
Cambio: Transforman en un instrumento que hace más transparente y
receptiva a la organización (flexibilidad.)
Aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de
aprendizaje institucional con el fin de que la organización pueda asimilar
sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de
mejora
De toma de decisiones: traducen la puesta en práctica y los resultados de
la auditoria en un solo instrumento de soporte del proceso de gestión de la
organización.
De interacción: Posibilitan el manejo inteligente de la auditoria en función
de la estrategia para relacionar a la organización con los competidores
reales y potenciales, así como con los proveedores y clientes.
De Vinculación: facilitan que la auditoria se constituya en un vínculo entre
la organización y un contexto globalizado.
4.6Principios de la auditoría administrativa
Es conveniente mencionar los principios en los cuales se debe basar
toda auditoría administrativa:
a) Sentido de la evaluación
La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de
ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de
sus respectivos trabajos. Más bien se ocupa de llevar a cabo un examen y
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evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es
decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y
ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de
controles administrativos adecuados, que aseguren: que la calidad del trabajo
sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan
y que los recursos se apliquen en forma económica.
b) Importancia del proceso de verificación
Una responsabilidad de la auditora administrativa es determinar qué es lo que se
está haciendo realmente en los niveles directivo, administrativo y operativo; la
practica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que el responsable
de lo que piensa que está ocurriendo. Los procedimientos de auditoría
administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa,
la verificación de información de terrenos y el análisis y confirmación de datos, los
cuales son necesarios e imprescindibles
c) Habilidad para pensar en términos administrativos
El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de un administrador
a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como éste lo
hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el
cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.
4.7 Oportunidad de realizarse:
Muchos fracasos de empresas son consecuencia directa de algún "mal" que
lentamente se fue agravando por falta de atención inmediata, y que cuando se
descubrió fue causa de los estragos causados, ya muy difíciles de remediar. Los
propios síntomas indicativos de que algo anda mal, serán los que señalarán
cuándo debe hacerse una Auditoría Administrativa, la cual presentara un
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diagnóstico preventivo para precisar las causas y propondrá su eliminación a fin
de que los males no se extiendan.
Algunos de los síntomas que nos indican la presencia de males o deficiencias
son:
1.-Frecuentes disgustos entre el personal, entre subordinados y jefes, empleados
y obreros entre sí o jefes con jefes.
2.-Cargas excesivas de trabajo en un departamento, en una sección o en un
puesto.
3.-Descenso en las ventas, totales o por línea de productos.
4.-Excesiva rotación de personal, por despidos o renuncias.
5.-Altos costos de producción.
6.-Excesivo desperdicio de materias primas.
7.-Marcadas variaciones en los presupuestos.
8.-Perdidas económicas.
Estos síntomas son motivo de un minucioso examen por parte de la Auditoria
Administrativa, que establecerá las causas que originaron los efectos negativos y
de esta manera trataría de eliminarlas de inmediato antes de convertirse en males
mayores con repercusiones económicas que pueden ser desastrosas para el
negocio.
4.8 Alcance de la Auditoria Administrativa.
La Auditoria Administrativa puede ser de una función específica o actividad de
uno o varios departamentos, una división o grupo de divisiones o de empresa es
su totalidad.
El campo de estudio al aplicar la auditoria puede abarcar la economía de la
producción, factores de la producción, programación del producto y otras.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
4.9 Tipos de Auditoria Administrativa
1.-TOTAL. Es la auditoria aplicada en una empresa en su totalidad.
2.-FUNCIONAL. Es la llevada a cabo en una función específica de la empresa
Ejemplo: La auditoria aplicada en La función de ventas
3.-POR AREAS (Parcial) Es la que se realiza en un área o departamento de la
empresa o en varios departamentos. Ejemplo: La auditoria aplicada en el
departamento de personal.
4.10 Clasificación de Auditoria Administrativa:
1 AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTERNA. Es la realizada por el auditor o
cualquier otro auditor perteneciente a la empresa donde se realiza.
2 AUDITORIA ADMINISTRATIVA EXTERNA. Es la realizada por el auditor o
cualquier otro auditor ajeno o independiente de la empresa que se va a auditar y
cuya única relación con el negocio donde se realizara la auditoria es la
contratación de sus servicios profesionales.
Este tipo de auditoría se usa cuando la gerencia no tiene recursos suficientes
para sostener un programa interno y cuando se prefiere una apreciación
pendiente o cuando la opinión externa es suplementaria a la auditoría interna.
4.11 Ventajas de la Auditoria Administrativa:
La Auditoría Administrativa presenta las siguientes ventajas:
l.- Es una auditoría completa, examina todas las funciones y su interrelación con
respecto a la entidad de auditoría.
2.-Va mas allá de la función financiera para incluir la administración, las
operaciones, el personal y otras funciones.
3.-Mide el progreso logrado para alcanzar los objetivos de la empresa, trata de
explicar los aspectos esenciales, tanto fiscales como no fiscales de la
administración de negocios.
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4.-Se orienta más hacia el futuro.
5.-Proporciona un medio para hacer un análisis comparativo integrador e
interpretativo.
6.-Detecta síntomas que más tarde puedan agravarse por no atenderse
oportunamente. Por ejemplo: Planeación inadecuada, conflictos entre el personal,
deficientes métodos de control administrativo, pérdidas económicas, etc.
4.12 Metodología de la Auditoria Administrativa:
La metodología de la auditoria administrativa tiene el propósito de servir con
marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución
se conduzcan en forma programada y sistemática; para garantizar el manejo
oportuno y objetivo de los resultados.
Para utilizarla de manera lógica y accesible se ha dividido por etapas, en
cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que
deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los
planes.
Las etapas que integran la metodología de la auditoría administrativa:
Planeación
Instrumentación
Examen
Informe
Seguimiento
4.12.1 Planeación:
Es la etapa donde se desarrollan secuencialmente l a s actividades
encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo
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requerido para la elaboración de cada una de sus etapas.
El objetivo de esta etapa es conocer el punto de vista de todo el personal de la
organización sobre el funcionamiento de la misma, así como tener un panorama
general sobre sus errores y aciertos, de tal forma que, durante las
etapas posteriores se logre analizar esta información con profundidad y
actuar al respecto.
En la planeación, el auditor debe considerar, entre otros, los siguientes puntos:
a) Características generales de la empresa, con la finalidad de que la
planeación de los trabajos se ajuste a ella y se pueda así, obtener
resultados satisfactorios.
b) Finalidad de los trabajadores; en virtud de que ésta constituye el mundo
básico para desarrollar adecuadamente un plan y determinar, de acuerdo a las
circunstancias existentes, los elementos necesarios para su desarrollo.
c) Secuencia de su desarrollo; tomando en cuenta que los trabajadores para
ejecutar sus ta reas debe rán seguir un o rdenam ien to que pe rm i t a su
desarrollo normal dentro de los límites de tiempo fijados.
d) Estimación de tiempos; hay que delimitar los tiempos que se necesitarán
para realizar cada una de las actividades, precisando la fecha de iniciación y
terminación de los mismos.
e) Determinación del personal que intervenga; se refiere a la selección de
personal apto para intervenir en los trabajos a desarrollar, ya que es de vital
importancia para la realización del trabajo de auditoría.
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f) Determinación de las técnicas que se utilizarán: Las cuales deberán
apegarse a las características particulares del objetivo, a la capacidad y
experiencia del personal que le auxiliará en el desarrollo de los trabajos y al
límite de tiempo disponible para conocer resultados.
g) Determinación de los medios materiales; se refiere a los medios que han de
necesitarse a lo largo del desarrollo de las actividades, tales como:
papelería, mobiliario, equipo, etc.
h) Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará; este punto
se establece de común acuerdo con la empresa, en función a la
colaboración que se obtendrá de parte de ella y al personal que colocará en la
coordinación de actividades.
4.12.2 Instrumentación:
Esta etapa consiste en la familiarización con la función del área o
departamento sujeto a revisión, lo cual conlleva una recolección de datos, es
decir; se hace una revisión del proceso administrativo en relación a las
diversas funciones que se desarrollan en una empresa.
La auditoría administrativa no sólo está interesada en conocer la proporción y
adecuación de sus recursos en el momento actual, sino la proyección al futuro
por lo que es necesario que el auditor obtenga tanta información como necesite.
La empresa debe brindarle información escrita de utilidad para el auditor,
como: el acta constitutiva y sus modificaciones, objetivos de la empresa,
manuales de organización y procedimientos, políticas, instructivos, boletines de
información, etc. Cuando no exista por escrito alguno de los elementos
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indispensables, el auditor tendrá que solicitar que su cliente lo realice,
pero al carecer de esa información se puede prever que hay un síntoma de
deficiencia en la empresa.
La recolección de información escrita es un medio para comparar si la
administración de la empresa se lleva a cabo como se establece en sus normas.
Para que el auditor pueda formarse un juicio acerca de los problemas o
situaciones referentes al caso que atiende, aplica técnicas adecuadas, a fin de
conocer l a p rob lemá t i ca de fondo . Algunas técn i cas más u t i l i zadas
son : la encuesta y la observación.
La encuesta: Esta técnica se aplica mediante los instrumentos
previamente diseñados: Cuestionario y entrevista.
a) Cuestionario: Aquí se obtiene información mediante una serie de preguntas
escritas, previamente formuladas. El uso de cuestionarios permite al
auditor realizar de manera eficazla investigación, puesto que pueden ser
contestados varios simultáneamente. Por la clase de respuesta pueden ser:
Con respuestas abiertas
Con respuestas cerradas
Con respuestas colectivas
Es importante considerar que la información que se obtiene por medio de
los cuestionarios será confiable en la medida en que se verifique.
b) Entrevista: Aquí se obtiene información por medio de conversaciones
con aquellas personas que están relacionadas con el caso que se investiga
o que tengan relación directa con el aspecto que se desea estudiar con
mayor detalle. Para que ésta brinde los resultados deseados, el
auditor debe planear cuidadosamente su entrevista a través de la formulación de
una guía escrita de los temas que interesan y en los cuales se necesite una
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
explicación más detallada. La entrevista se puede aplicar en dos formas:
En forma particular
En forma general o simultánea
Observación: Para esto es necesario que el auditor tenga acceso a la
información escrita, mencionada anteriormente.
a).Verificación: Tiene por objeto comprobar físicamente si se cumplen
los objetivos, políticas y procedimientos previamente establecidos, así
mismo se utiliza para comprobar la efectividad de datos y cifras en
documentos que se hayan analizado.
b).-Observación: Consiste en analizar detalladamente los aspectos a estudiar a
fin de conocer las causas de las problemáticas que presente la organización
con el propósito hacer las apreciaciones pertinentes.
La observación es sumamente ampl ia, prácticamente inf in i ta , puede
abarcar desde la forma de contestar una llamada telefónica a un cliente o
proveedor, la manera de resolver una duda a un empleado o la forma en que
se ejecuta una operación en la fábrica, etc.
Plan de auditoria
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
Medición: La medición se puede visualizar desde dos perspectivas: de forma y
de fondo. Para la primera se utilizan las escalas de medición; para la
segunda, los componentes del proceso administrativo, elementos específicos
e indicadores.
Escalas de Medición: Para lograr una mayor consistencia en la instrumentación,
es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionándolos con una
estrategia de acción, la cual a su vez se relaciona con la composición del
proceso administrativo y los elementos específicos, visualizando el propósito
estratégico y atributos fundamentales que los asocian, así como con los
indicadores aplicables en cada caso.
Las escalas que se emplean con este fin deben cumplir con la función de
garantizar la confiabilidad y la validez de la información que se registre en
los papeles de trabajo, particularmente en los casos en que las preguntas
sean abiertas o de código múltiple que puedan proporcionar una
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
interpretación muy general o errónea.
La elección y empleo de las escalas de medición están estrechamente
relacionados con las directrices acordadas en la planeación de la auditoria. Sin
embargo, su variedad de uso y precisión dependen de las acciones que
de manera particular ejerce el auditor, por lo que es necesario que la
integren de manera racional y congruente.
Componentes del proceso administrativo y elementos específicos
La selección de los componentes del proceso administrativo y elementos
específicos debe hacerse considerando las variables fundamentales que
influyen en el desempeño de una organización , tal como su naturaleza,
campo de actuación, tamaño, giro industrial, y enfoque estratégico. No
obstante, el grado de profundidad con el que se analice cada variable o juego
de variables, depende del proyecto de auditoría y de la estrategia para
realizarlo.
Indicadores: Los indicadores son un elemento estratégico del proceso de
evaluación de la forma de gestión organizacional, ya que permiten ordenar las
acciones en relación con los resultados que se pretenden alcanzar,
convirtiéndose en el marco de referencia para definir la jerarquía de los
aspectos a auditar, establecer las prioridades de las acciones a analizar y
precisar el valor de las cifras y comportamiento que se obtengan.
Su uso como sistema permite hacer comparaciones y proyectar retrospectiva o
prospectivamente la información para generar alternativas altamente significativas
para los procesos de toma de decisiones.
4.12.3 Examen:
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
Tiene como finalidad conocer la eficiencia bajo la cual funciona la
organización; los resultados obtenidos del análisis de la información
recaudada durante la etapa de ejecución, servirán al auditor para poder
hacer una comparación entre la situación actual de la organización y el
informe de la última auditoría realizada
Terminada la investigación, el auditor procederá a formular
conclusiones, atendiendo el siguiente orden:
1. Concentración de los datos obtenidos en la investigación
2. Clasificación de los datos
3. Evaluación de los resultados
4. Determinación de la solución
1. concentración de los datos obtenidos en la investigación
El auditor procederá a realizar una recopilación de toda la información
recabada tanto escrita como verbal que le fue proporcionada, así como los
papeles de trabajo elaborados en la investigación realizada, con el propósito de
analizarlos.
2. clasificación de los datos obtenidos
Ya recopilada toda la información se procede a clasificar cada uno de los
datos que se obtuvieron con el objetivo de facilitar su análisis y
comprensión de tal manera, que el auditor tenga una buena estructuración
de la información para realizar de manera optima, precisa y objetiva sus
conclusiones.
3. evaluación de resultados
Los datos contenidos en los informes, así como las apreciaciones personales,
serán los determinantes para que el auditor haga una justa evaluación de las
situaciones y problemas investigados.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
Requisitos que debe llenar satisfactoriamente, a fin de considerar los
p r o b l e m a s i m p o r t a n t e s y q u e , consecuentemente, merecen mayor
atención para una correcta solución.
4. determinación de la solución
La solución es la conclusión a que ha llegado el auditor después de
haber evaluado los resultados de las investigaciones que efectuó.
La capacidad y experiencia del auditor son factores para la determinación de
una solución correcta. Es decir, la auditoría administrativa no puede prescindir
de uno de sus elementos más valiosos que es el juicio personal del auditor
aplicado a las circunstancias particulares de la entidad auditada.
La evaluación puede enfocarse a los elementos integrantes del proceso
administrativo (planeación, o rgan izac ión , dirección y cont ro l ), as í como
las funciones de producción, comercialización, finanzas, recursos humanos u
otras funciones.
Gracias a la evaluación, el auditor administrativo puede detectar deficiencias u
oportunidades en la organización, esto es parte importante del trabajo del
auditor, por lo que debe tener presente que al emitir sus apreciaciones lleva
consigo una gran responsabilidad social.
4.12.4 Informe:
El objetivo del informe es brindar a los encargados de la organización
auditada información precisa sobre los resultados obtenidos, para que ellos
puedan tomar decisiones óptimas y realizar las mejoras o adecuaciones
necesarias.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
Un informe brinda información relevante sobre las prácticas administrativas
que se están llevando a cabo en la organización así como también la posición
de ésta en el futuro.
Los informes rendidos por el a u d i t o r deben hacerse por escrito, ya que de
esta forma queda constancia de su labor, el informe escrito es prácticamente
una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultado de su trabajo.
a) Presentación y contenido
La presentación y contenido del informe debe reunir entre otros los
siguientes requisitos:
Debe ser redactado en forma sencilla, clara y precisa.
Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados
y convincentes.
Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado.
El informe según el caso, deberá acompañarse de todos
aquellos documentos formulados como resultado de los trabajos,
tales como: Graficas, instructivos formas, etc.
Debe ser constructivo y debe estar sustentado en información real
y concreta.
El informe deberá precisar que las conclusiones emitidas son el resultado
de apreciaciones personales y que solamente tienen el carácter de opinión,
quedando la ejecución de dichas opiniones bajo la responsabilidad de la
dirección.
Según la forma de presentación de los informes, se pueden clasificar en 3
grupos:
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
Narrativo.- Es aquel que en forma detallada cita en orden cronológico el
trabajo efectuado con precisión de datos y circunstancia.
Importancia.- En este informe se detallarán, por orden
de importancia, los trabajos efectuados, a fin de que la dirección quede
en condiciones de interpretar fácilmente su contenido y, en su caso,
prestar la atención requerida tomando en cuenta su grado de
importancia.
Extractivo.- Este informe se caracteriza por que se presenta, antes de
desarrollar en detalle cada tema, una síntesis de su contenido. Esto
tiene por objeto, dar a primera vista, una idea genérica de lo tratado.
b) Informe Final:
El informe final de la auditoría es un documento donde se asientan todas
las anomalías e irregularidades detectadas y pormenores, durante la práctica de
la auditoría, así como las recomendaciones y sugerencias de solución en
cuanto a su forma y diseño. Los elementos que estructuran el cuerpo del
informe se menciona a continuación:
Consideraciones generales: Este apartado contendrá el objetivo y magnitud de
la auditoría practicada.
El punto relativo o magnitud, se citan los estudios específicos que se realizaran
en forma adicional y las áreas que estos hayan comprendido.
Observaciones relevantes: En esta parte, se incluirán las observaciones
más trascendentes a nivel de resultados detectados durante el transcurso
de la auditoría, al hacer la exposición de la problemática, se estipularán
jerárquicamente de acuerdo a su importancia.
Observaciones detalladas: En este punto del informe se expondrá la
problemática encontrada en cada una de las áreas específicas que integran el
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
organismo.
Recomendaciones: Aquí se formulan las recomendaciones planteadas a nivel
de sugerencias, como posibles soluciones a las anomalías detectadas, pero sin
llegar a su instrumentación.
Comentario: en esta parte se anotaran los asuntos tratados con los
responsables del organismo y de cada una de las á reas aud i t adas .
Se resumieron los planteamientos expuestos por los responsables,
mencionado las medidas de solución que se hayan tomado para la corrección
de las irregularidades.
Anexo: Los anexos son documentos de los que se vale el auditor para dar
una mayor claridad a sus afirmaciones plasmadas en el informe. Por ejemplo:
Las graficas, diagramas de relación de personal, etc.
4.12.5 Seguimiento:
Las instrucciones y revisión dispensadas por un supervisor, son importantes
para asegurar una adecuada determinación del trabajo de auditoría y para
la formación del personal que en el colaboró.
La supervisión se lleva a cabo observando al personal, revisando los
resultados de la auditoría en los papeles de trabajo y sosteniendo
conversaciones con el personal administrativo.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
V. Caso Práctico
5.1 Etapa de planeación
Dentro de esta etapa se plantearan los tiempos necesarios para la recolección
de información, así como la disponibilidad y disposición de la empresa para
nuestra atención; a fin de no interrumpir sus actividades.
Objetivo
El objetivo general de este trabajo es detectar, que aspectos de la empresa
DELIPAN, S.A DE C.V. son deficientes, para así formular, a partir de lo
observado, propuestas de mejora para la empresa.
Factores a revisar
Proceso administrativo
Planeación
Organización
Dirección
Control
Funciones administrativa
Ventas
Mantenimiento
Administración
Producción
Fuentes de estudio
– Internas: El personal de la empresa
– Externas Proveedores Clientes Competencia
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
Investigación preliminar
– Determinación de las necesidades específicas
– Identificación de factores que requieren atención Se analizó el
proceso administrativo y se encontraron deficiencias en el área de
organización, específicamente comunicación.
Jerarquización de prioridades
Diagnóstico y evaluación de la empresa
Obtención e interpretación de los resultados
Proponer cursos de acción
Entrega de reporte
5.1.1 Diagnóstico administrativo
Descripción de ubicación, naturaleza y extensión de factores: La
empresa, posteriormente analizada y evaluada,se encuentra ubicada en la
Avenida Atenas Veracruzana No. 401 "A" de la Colonia Revolución, CP
91100, Teléfono 228 8 42 94 46; dentro de la ciudad de Xalapa, Veracruz.
Especificación del perfil del auditor
-Conocimientos de Administración
-Teoría de la organización
-Metodología de la investigación
-Estudios organizacionales
-Análisis de diseños y estructuras
-Empowerment
-Planeación estratégica
-Logística
-Distribución del espacio
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
Estimación de recursos necesarios
-Recursos monetarios: necesarios para el transporte y
comidas.
-Recursos materiales: Computadora, impresora, papelería, consumibles.
-Recursos humanos: Integrantes del equipo y el apoyo del
catedrático.
Proyecto de auditoría
-Naturaleza: Auditoría Administrativa
-Alcance: habiendo hecho un pre evaluación diagnostica, arrojo como
resultado que el área con mayores “oportunidades de mejora” es la
de organización específicamente comunicación.
-Antecedentes: En años anteriores se han realizado trabajos
similares por parte de alumnos de la Facultad de Contaduría y
Administración.
Objetivos:
-Realizar un análisis FODA que permita conocer más a fondo el negocio
y su entorno.
-Elaborar un diagnostico de la situación actual de la empresa.
-Proponer planes de mejora a partir de las oportunidades
encontradas en la empresa.
Estrategia:
-La estrategia a implementar para la realización de este trabajo se basara
por medio de la observación y análisis de la información obtenida. Así
mismo se pretende entrar en contacto con los empleados y crear un
lazo de confianza entre ambas partes a fin de obtener de ellos su
colaboración para poder cumplir con los objetivos establecidos.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
Justificación:
-Actualmente la empresa se enfrenta a una serie de problemas
relacionados con: la falta de comunicación, falta de trabajo en equipo
toma de decisiones por parte de los empleados operativos, entre los más
notables; es por ello que se decidió realizar una auditoría a esta
empresa, para conocer la causa que propicia estos problemas.
Acciones:
-Apoyo del Director General para llevar a cabo este estudio.
-Manejo e interpretación adecuada de la información de una
manera objetiva.
-Supervisión periódica de los avances del trabajo por parte del
catedrático.
-Recursos: los recursos necesarios para este trabajo son el
transporte de la escuela-empresa-escuela, una computadora,
impresora y hojas.
-Costos: No se pretende cobrar por este servicio debido que es un trabajo
con fines académicos, con el propósito de fortalecer los conocimientos
adquiridos así como brindar un servicio a la sociedad.
Resultados esperados:
-Enriquecer nuestros conocimientos y aplicarlos en situaciones reales.
-Brindar una opción de mejora en el proceso administrativo de la
empresa.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
Cronograma de actividades
5.2 Etapa de instrumentación
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
En ésta etapa es necesario seleccionar y aplicar las técnicas de recolección
que se han estimado como más viables de acuerdo con las circunstancias
propias de la auditoria, la selección de instrumentos de medición que se
emplearon, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la
supervisión necesaria para mantener una coordinación eficaz.
Técnicas de recolección
En el estudio administrativo se utilizaron algunas herramientas que auxiliaron a la obtención, análisis y evaluación de la recopilación de datos e información.
Investigación documental: Mediante esta técnica obtuvimos información
de las auditorias ya realizadas anteriormente por alumnos de esta
Facultad.
Entrevistas: S e realizaron con el gerente de Delipan, para obtener
información general y conocer la historia de ésta, así como toda su
filosofía.
Cuestionario: Ap l i cado al personal para poder obtener información
y efectuar un diagnóstico.
Observación: A través de ésta técnica se consideraron distintas formas de apreciación, ya que cada uno de los integrantes del equipo percibió al personal en diferentes situaciones.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA:GRUPO 3
5.2.1 Medición
De acuerdo a la información analizada se detectó que el proceso administrativo
aplicado en esta empresa presenta ciertas oportunidades de crecimiento,
en específico en la etapa de organización, por lo cual esta auditoría se enfocó
con más ímpetu en dicha área.
5.5.1.1 Indicadores
A continuación se enlistan los indicadores de mayor importancia para la empresa:
Grado percibido de planeación
Grado percibido de formalización
Grado percibido de responsabilidad del equipo
Grado percibido de coordinación entre puestos de trabajo
Grado percibido de participación y toma de decisiones
Grado percibido de satisfacción de los empleados
Grado percibido de logro de metas y objetivos
Grado percibido de atención y servicio a clientes
5.3 Etapa de examen
5.3.1Etapas de evaluación
Las etapas de evaluación de la eficiencia son:
1. Ponderación de funciones.2. Determinación de factores o categorías por evaluar.3. Determinación de grados4. Asignación de puntos a los factores o categorías por evaluar5 Calificación
AUDITORÍA ADMINISTRATIVAGRUPO 3
5.3.2 InterpretaciónLa empresa cuenta planes de trabajo, objetivos y un reglamento de trabajo
sin embargo, los empleados nos comentaron que si saben de la
existencia de objetivos y planes de trabajo pero no conocen lo que en ellos
documentos se maneja, si cumplen con el reglamento de trabajo.
En cuanto a la organización no tienen un organigrama completamente
definido, la toma de decisiones se centraliza en los gerentes, los manuales
de organización con los que cuenta la empresa actualmente aun no son de
ellos, siguen utilizando los manuales de “La Hogaza”.
En la etapa de dirección la delegación es solo algunas áreas, la supervisión es
parcial, la comunicación tiene algunas limitantes, ya que entre el departamento
de ventas y el departamento de producción no hay una comunicación formal.
5.4 Etapa de informe
El presente trabajo consistió en realizar una Auditoría Administrativa parcial a
la empresa “Delipan”, con la finalidad de detectar, que aspectos de la
empresa DELIPAN, S.A DE C.V. son deficientes, para así formular, a partir de lo
observado, propuestas de mejora para la empresa.
El periodo en el que se realizo el trabajo fue de Abril-Junio, durante este
lapso de tiempo se recopiló la información necesaria mediante diversos
instrumentos como lo son la encuesta, la entrevista, hojas de indicadores,
cedulas de documentación, así mismo esta información se proceso y se le
dio cierto análisis, incluyendo en él indicadores y ponderaciones para su fácil
manejo.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVAGRUPO 3
Antes de conocer el problema actual del negocio, debemos contemplar a la
Panadería/Pastelería Delipan (consolidada como persona física, bajo la
razón social “Mónica Forzán Dauzón”) como una empresa dedicada a la
producción y comercialización –principalmente– de pan francés, bizcocho y
repostería. Su antigüedad se remonta, al año 2005, con la compra de la
franquicia “La Hogaza” al Corporativo Chedraui por parte de la familia Forzán-
Dauzón, adquiriendo cuatro sucursales distribuidas de la siguiente forma: dos
en el puerto de Coatzacoalcos- Veracruz, una en Ciudad Madero-Tamaulipas;
y por último, otra más en la ciudad de Xalapa-Veracruz (ubicada en la Avenida
Atenas Veracruzana No. 401 "A" de la Colonia Revolución, CP 91100, Teléfono
228 8 42 94 46) considerada como la de mayor importancia, razón suficiente
para realizar la Auditoría Administrativa dentro del sitio de trabajo.
El diagnóstico inicial demostró, como problema genérico del negocio,
conflictos en el aspecto de la comunicación y en segundo plano pero no
menos importante se detectaron problemas en la etapa de organización, debido
a la falta de manuales administrativos, no cuentan con una estructura
orgánica completamente definida. Según el cuestionario aplicado a los
empleados de la empresa se pudo detectar lo siguiente:
El 62% de los empleados saben de la existencia de los manuales
administrativos y los objetivos pero no conocen el contenido que en ellos hay,
es por ello que se sugiere realizar una restructuración de los manuales
para actualizarlos de acuerdo a las necesidades de la empresa, así mismo
difundir su contenido. Los parámetros de medición de objetivos son las
estadísticas de ventas y de producción, así lo reflejó el 51% de las respuestas
de los empleados.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVAGRUPO 3
El principal obstáculo para una coordinación entre empleados es, como ya se
había mencionado en el diagnostico inicial, la falta de comunicación, para lo
cual sugerimos elaborar canales de comunicación, estos al elaborar los
manuales de organización se pueden proponer ciertas técnicas para evitar los
malentendidos en la organización y los conflictos relacionados con la toma de
decisiones y la participación de los empleados.
En la información recabada nos indica que el ambiente de trabajo dentro de la
empresa es bueno, que los empleados se sienten satisfechos realizando sus
labores y en lo general no se presentan conflictos en la realización de
sus actividades, todo se puede comprobar con los porcentajes de el
cuestionario aplicado en él nos indica que el 57% de los empleados están a
gusto, el 100% lo considera como un buen lugar de trabajo y el 100%
que no se presentan conflictos, en cuanto a este aspecto la empresa se
encuentra bien, no hay sugerencias.
Los principales problemas como ya se ha mencionado son el de motivación y
principalmente el de comunicación al igual ya se dieron las sugerencias
necesarias para el mejoramiento de la empresa.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVAGRUPO 3
VI Conclusiones
1. La auditoria Administrativa es aquella que nos va ayudar a determinar el
funcionamiento de una empresa, conocer si está marchando adecuadamente
con lo que está planeado en un tiempo determinado y sacar resultados para
observar si ha mejorado o empeorado, y a su vez buscar nuevas estrategias o
métodos que permitan cerciorar cada una de las actividades vigilar que se estén
cumpliendo y ejecutando correctamente y así alcanzar y obtener respuestas
exitosas.
2. Por medio de la Auditoria Administrativa se evalúa si las órdenes e
instrucciones, procedimientos con los que opera una organización, estos deben
establecerse de acuerdo a sus políticas y pronósticos, y nos sirve para indicar si
se están alcanzando los objetivos previstos.
3. Debido a la creciente tecnología moderna y su repercusión en las técnicas
usadas para administrar, las exigencias han sido mayores para los
administradores de empresas siendo necesario utilizar nuevas herramientas para
ayudar a los propietarios en la administración de sus negocios; una de estas
herramientas es precisamente la Auditoria Administrativa.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVAGRUPO 3
VI. RECOMENDACIONES
1. Es necesario se examinen la Administración, por lo menos una vez dentro
del periodo fiscal de la empresa.
2. Cada área de trabajo debe tener integrado todos los procedimientos que
se realizan en la misma, o las que requieren de su responsabilidad, es por eso
indispensable que se dé una revisión a las procesos, pero sobre todo tener una
guía de cómo elaborarlos, de esa manera no importará la persona que ocupe el
puesto, el proceso se realizará como está indicado, evitando errores o perdidas
de información.
3. Con la Modernizaciones de la Administración, si no es posible tener un
departamento que realice un control interno más eficaz, entonces se requiere
que el director de cada área acuerde con su personal, de la necesidad de
implementación de revisiones, guiado por un control real, monitoreando
actividades, y lo más importante retroalimentarse a los trabajadores con las
observaciones pertinentes.
AUDITORÍA ADMINISTRATIVAGRUPO 3
VIII. BIBLIOGRAFÍA
1. Contabilidad Y Auditorías, autor Salomón Elías, Edición 03
2. Auditoria Administrativa, autor Alfonso Amador, Edición 01.
3. Norma Internacional de Auditoría 210 (Términos de los Trabajos de
Auditoría)
4. Metodología en la elaboración de Auditorias Administrativas
http://clubensayos.com/Temas-Variados/Auditoria-Administrativa.
5. Dedición, alcance y objetivos de la Auditoria Administrativa
http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_3325.pdf
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