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Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
“Archiviazione elettronica e
conservazione sostitutiva”
D.Lgs 82/05
Delibera CNIPA 11/04
DM 23 gennaio 2004
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
Rilevazione Cnipa 2004• Produzione di quasi 110 milioni di documenti che
hanno dato origine a 160 milioni di registrazioni e 147 milioni di documenti archiviati.
• Impegnati 50.000 dipendenti distribuiti su 19000 uffici
• .... No sanità, scuola e giustizia
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
• La gestione documentale vale oltre 2% del PIL• Un obiettivo di dematerializzazione di appena il 10%
genererebbe un risparmio di 3 miliardi di euro, ripetibile ogni anno
• Il quadro normativo è sostanzialmente completo e le tecnologie sono adeguate
• Nulla osta pertanto a realizzare la tanto auspicata “scomparsa della carta”
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
• Delibera AIPA n. 15 del 28/7/94Regole tecniche per l’uso dei supporti ottici
• Delibera AIPA n. 24 del 30/7/98Regole tecniche per l’uso dei supporti ottici
• D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445Art. 6, comma 1
• Deliberazione n. 42/2001Regole tecniche per la conservazione dei documenti
D.Lgs 82/05 CADDelibera CNIPA 11/04DM 23 gennaio 2004
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
“Archiviazione elettronica”
• Archiviazione: raccolta ordinata e sistematica di documenti al fine rendere una successiva consultazione più semplice ed immediata.
• E’ elettronica: l’archiviazione che ha per oggetto documenti informatici in modo che a ciascun documento informatico corrisponda un proprio codice unico (software gestionali)
• I documenti archiviati elettronicamente possono essere informatici in origine (ad es. una determina elettronica, una fattura elettronica) oppure inizialmente cartacei e poi resi informatici tramite l’uso di scanner.
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
“Conservazione sostitutiva”
• è un processo informatico che consente di mantenere nel tempo, integri ed autentici, documenti analogici ed informatici in idonei supporti (ottici, come CD, DVD, o di altre tipologie) e ciò assolvendo ad ogni regola giuridica di conservazione ed esibizione documentale.
• Il processo, infatti, quando è effettuato a norma della Delibera CNIPA n. 11/04 consente di far mantenere al documento la sua originaria validità legale, sia per il settore pubblico sia per il settore privato.
• Se poi tale processo di conservazione è anche conforme alle regole di cui al Decreto Ministeriale 23 gennaio 2004, la conservazione è valida anche per l’assolvimento degli obblighi fiscali.
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
Come funziona la conservazione sostitutiva
• Disciplina della firma digitale
• Art. 43 e 44 del CAD
• art. 3 e 4 delibera CNIPA 11/04
• …
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
Documenti informatici - art. 3 CNIPA
• Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici o impronte, avviene mediante:
• memorizzazione su supporti ottici• apposizione, sull'insieme dei documenti o su
una evidenza informatica contenente una o piu' impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione* che attesta il corretto svolgimento del processo.
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
Documenti analogici
• Nella pratica è difficile che ci siano già questi documenti in formato “elettronico”. Più spesso c’è la necessità di “archiviarli e ordinarli” con scanner e/o appositi software
• UNICI• NON UNICI
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
• Se non sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi;
• Es. i titoli all'ordine di cui agli articoli 2008 e segg. c.c. (assegno e cambiale), libri sociali
“originale unico”
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
“originale non unico”
• esso è un documento che, indifferentemente, “deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto; oppure deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori; oppure il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suo contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere conservati obbligatoriamente, anche presso terzi”.
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
Esempi: originali non unici
• Es. le fatture, le ricevute fiscali e gli scontrini fiscali, i libri di cui all'articolo 2214 codice civile, quali il libro giornale e il libro degli inventari (il contenuto può essere ricostruito sulla base delle schede di mastro, la cui conservazione è obbligatoria) documenti il cui contenuto risulti depositato presso i repertori e gli archivi notarili (ad es. i verbali delle assemblee straordinarie), ovvero presso il Registro delle imprese (ad es. il verbale della delibera assembleare di approvazione del bilancio
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
Documenti analogici non unici• Il processo di conservazione sostitutiva di
documenti analogici avviene mediante:• memorizzazione della relativa immagine
direttamente sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta
• apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o piu' impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta cosi' il corretto svolgimento del processo.
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
ATTENZIONE! Ris.161/07
• Posso saltare la “memorizzazione” e stampare una sola copia e spedire in conservazione sostitutiva lo spool di stampa in PDF di una fattura?
NO!
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
• Il processo di conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici si conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale per attestare la conformita' di quanto memorizzato al documento d'origine.
Documenti analogici unici
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
Distruzione carta
…di cui e' obbligatoria la conservazione, e' consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione sostitutiva!
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
Conservazione a fini tributari• DM 23 febbraio 2004
• Scritture, libri e registri (dpr 600/73, dpr 633/72)• Es. libro giornale e libri degli inventari, scritture ausiliarie dove
devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali, scritture ausiliarie di magazzino, registro dei beni ammoritzzabili, bilancio patrimoniale (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa), registro acquisti, registro corrispettivi, registro delle fatture, modelli F23 e F24, fatture
• Libri ai sensi dell’art. 2421 cc• Es. libro dei soci, libro delle adunanze e deliberazioni CDA,
assemblea, collegio sindacale, comitato esecutivo• Relazione sulla gestione (2428 cc) relazione dei sindaci (2429 cc)
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
Come li conservo?
• I documenti Informatici a fini tributari sono un po’ “particolari”:
• Statici non modificabili• Memorizzati (su qualsiasi supporto di cui sia garantita la
leggibilità nel tempo - ordine cronologico – senza soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta) inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
Dopo aver memorizzato il tutto…
• termino con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
conservazione digitale di documenti a fini tributari
• Memorizzazione “immagine” come visto sopra
• una o più tipologie di documenti e scritture analogici, purche' sia assicurato l'ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per ogni periodo di imposta
• Se documenti analogici originali unici: riferimento temporale e firma di un PU
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
Inoltre…
• il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale (art. 5)
• Leggibili ed esibibili a richiesta (art. 6)• Bollo virtuale (art. 7)
Avv. Paolo Vicenzotto - paolo.vicenzotto@virgilio.it
Risposte a casi pratici:
?
Del. 161/E luglio 2007 Agenzia delle Entrate
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Grazie per l’attenzione!Avv. Paolo Vicenzotto
studio legale avv. Glauco Riem
diritto delle nuove tecnologie
Vicolo Chiuso 5, Pordenone
0434 28056 – 0434 246429
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