View
241
Download
4
Category
Preview:
Citation preview
45
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT. Panatrade Caraka (Specs) adalah perusahaan yang bergerak dibidang
sports (sport brand & retail), perusahaan telah mengelola sendiri merek Specs
sejak tahun 1994. Specs adalah merek olahraga nomor satu di Indonesia,terutama
dalam sepak bola dan futsal. Specs memiliki berbagai produk yang bervariasi
dari alas kaki, sepatu olahraga, pakaian olahraga, peralatan olahraga dan
mencakup semua jenis olahraga dari futsal, lari, badminton, tenis, bola, voli, dan
lain-lain. Perusahaan melakukan beberapa kegiatan antara lain desain produk,
pengembangan produk, manajemen produk, pemasaran, promosi, riset
pemasaran, penjualan dan distribusi.
Seiring berjalannya waktu PT.Panatrade Caraka (Specs) mengembangkan
usahanya dengan tidak hanya menjual produk yang mereka produksi tetapi
mereka juga ingin menjual merek olahraga lainnya, untuk itu PT.Panatrade
Caraka (Specs) membuka toko Fisik yang tidak hanya menjual produk yang
diproduksi tetapi juga sebagai distributor untuk merek olahraga lainnya seperti
adidas, nike, uhlsport, head, lining, arena dan lain-lain.Toko Fisik ini berdiri
tahun 2005 dan sudah memiliki cabang sebanyak 20 cabang yang tersebar di
berbagai kota di Indonesia.
46
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi yang telah ditetapkan oleh PT. Panatrade Caraka (Specs) adalah ingin
menciptakan nilai bagi para stakeholder dalam industri olahraga dengan keunggulan
kualitas produk dan branding yang kuat.
Misi yang telah ditetapkan, adalah sebagai berikut :
• Perluasan, dimana perluasan yang dimaksud adalah dalam hal pangsa
pasar PT.Panatrade Caraka dengan membuka cabang baru.
• Keunggulan Operasional, kami ingin secara terus – menerus berusaha
memberikan keunggulan kualitas produk dan pelayanan customer yang lebih
baik.
• Untuk meningkatkan omset penjualan dari merek.
47
3.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.PANTRADE CARAKA
Sumber Bagian HRD-2012
48
3.3 Pembagian Tugas dan Wewenang
President Director (CEO)
Memiliki tugas sebagai berikut :
• Menerjemahkan visi & misi perusahaan ke perusahaan tujuan, sasaran, strategi
UU.
• Mengatur pemasaran & tujuan financial dan rencana kerja tahunan dengan strategi
berorientasi aksi yang sesuai dengan tujuan perusahaan.
• Laporkan langsung ke Ketua & Dewan Komisaris
Memiliki wewenang sebagai berikut :
• Memimpin manajer penjualan nasional dalam mencapai target penjualan tahunan.
• Memimpin general manager divisi ritel dalam mengembangkan retail business.
• Memimpin Finance & Accounting Manajer dalam
mengelola efektivitas & efisiensi operasi perusahaan, profitabilitas dan arus kas.
• Memimpin HRD & GA Manajer dalam mengelola Sumber Daya Manusia untuk
mendukung bisnis perusahaan.
• Memimpin pelaksanaan Ideologi perusahaan inti di semua tingkat organisasi.
49
HRD & GA Manager
Memiliki tugas sebagai berikut :
• Mengelola semua kegiatan HR untuk mendukung pengembangan organisasi dan
pertumbuhan perusahaan.
Memiliki wewenang sebagai berikut :
• Bekerja sama dengan semua manajer dalam memberikan pelatihan yang cocok untuk
seluruh karyawan.
• Bekerja sama dengan CEO untuk mensosialisasikan Idelogi Perusahaan Inti dan
membangun budaya perusahaan sesuai dengan filosofi perusahaan.
HRD & GA Supervisor :
Memiliki tugas sebagai berikut :
• Mencatat, menghitung dan melaporkan absensi karyawan ke kepala departemen
masing- masing.
• Melakukan pengecekan terhadap tagihan listrik, telp, dan air setiap bulan.
Memiliki wewenang sebagai berikut :
• Membantu bagian purchasing dalam melakukan pembelian.
Finance Manager
Memiliki tugas sebagai berikut :
• Mengatur SOP untuk semua proses keuangan.
• Mengelola kas untuk mendukung operasi perusahaan.
50
Memiliki wewenang sebagai berikut :
• Bekerja sama dengan National Sales Manager & Accounting Manager dalam
mengelola A / R.
Finance Supervisor
Memiliki tugas sebagai berikut :
1. Mencatat saldo kas dan bank.
2. Mencatat dan menyimpan bukti-bukti transaksi berupa :
• Penerimaan
• Pengeluaran
• Setoran Bank
3. Membuat laporan atas saldo dan mutasi dari laporan kas dan bank setiap hari.
Memiliki wewenang sebagai berikut :
1. Melayani permintaan pembayaran yang dilakukan oleh departemen-
departemen lain untuk keperluaan :
• Pembayaran biaya operasional
• Pembayaran biaya rumah tangga perusahaan
Accounting & Administration Manager
Memiliki tugas sebagai berikut :
• Mengelola proses akuntansi untuk menyediakan laporan keuangan tepat waktu
kepada manajemen puncak.
• Mengatur SOP untuk semua proses administrasi.
51
• Mengelola sistem TI untuk memastikan informasi yang akurat dan tepat
waktu untuk manajemen puncak.
Memiliki wewenang sebagai berikut :
• Bekerja sama dengan manajer keuangan dalam mengelola arus kas dan modal
kerja.
Chief Accounting
Memiliki tugas sebagai berikut :
• Membuat laporan keuangan bulanan tepat waktu.
• Mengumpulkan, menyimpan, file dan mendokumentasikan data-data tersebut di
atas ke dalam sistem dokumentasi yang efisien dan aman.
Memiliki wewenang sebagai berikut :
• Melakukan internal control atas catatan-catatan accounting di perwakilan dan di
pusat.
• Bertanggung jawab atas semua laporan, accuracy, account ability dan validity dari
data-data yg dirangkum untuk laporan keuangan bulanan tersebut diatas.
• Bertanggung jawab atas pencatatan seluruh aktiva yang dimiliki oleh PT.
Panatrade Caraka.
52
National Sales Manager Accounting & Administration Manager
Memiliki tugas sebagai berikut :
• Mengelola proses akuntansi untuk menyediakan laporan keuangan tepat waktu
kepada manajemen puncak
• Mengatur SOP untuk semua proses administrasi
• Mengelola Sistem TI untuk memastikan informasi yang akurat dan tepat
waktu untukmanajemen puncak.
Memiliki wewenang sebagai berikut :
• Bekerja sama dengan Manajer Keuangan dalam mengelola arus
kas dan modal kerja.
Deputy Regional Manager
Memiliki wewenang sebagai berikut :
• Pencapaian sales turnover dan profitabilitas perusahaan melalui aktifitas penjualan di
Region yang dipimpinnya
• Mengendalikan distribusi product
• Serta memperkuat jaringan dan kualitas retailer pada region yang dipimpinnya.
Product & Planning Manager
Memiliki tugas sebagai berikut :
• Mengelola pelaksanaan Rencana Produk.
53
Memiliki wewenang sebagai berikut :
• Menerjemahkan strategi pemasaran untuk bisnis rencana tahunan untuk product
line masing yang terdiri dari rencana jangka, rencana penjualan & rencana
produksi dan meminta persetujuan dari CEO.
• Bagi rencana jangkauan untuk National Sales Manager sebagai masukan dalam
penyusunan rencana penjualan.
Product & Planning Staff :
Memiliki tugas sebagai berikut :
• Melakukan pencatatan notulensi meeting bagian Product Product & Planning
• Melakukan pendokumentasian untuk keperluan ISO.
Memiliki wewenang sebagai berikut :
• Bertanggung jawab terhadap Stock Apparel dan Stock Counter
Product Design Manager
Memiliki tugas sebagai berikut :
• Orang yang bertanggung jawab yang membuat sebuah design untuk membuat
sepatu, tas, baju dll
Product Designer Footwear :
Memiliki tugas sebagai berikut :
• Membuat design sesuai dengan guideline Range Plan yang diberikan Product &
Planning Manager untuk mendukung Annual Business Plan – product Line
tertentu.
• Membuat design product sesuai dengan Range Plan dan Design Action plan
54
Memiliki wewenang sebagai berikut :
• Berkoordinasi dengan marketing team dan product design manager dalam
menyeleksi design product yang sesuai.
• Berkoordinasi dengan product development team & marketing team dalam
merealisasikan design tersebut menjadi product sample yang memenuhi syarat.
Product Costing Staff
Memiliki tugas sebagai berikut :
• Menganalisa dan memberi masukan terhadap hasil penghitungan yang di luar
standar yang ditentukan.
• Mencari informasi dan mendokumentasikan hal-hal yang berhubungan dengan
material sepatu.
Sourcing Manager
Memiliki tugas sebagai berikut :
• Mengelola waktu pengiriman, memastikan kualitas produk, mengatur standar mutu,
meningkatkan produktivitas pabrik, mengelola rantai pasokan antara pemasok bahan -
pabrik dan perusahaan.
• Siapkan outsourcing & rencana produksi berdasarkan rencana produk disiapkan
oleh Manajer Produk Senior, termasuk waktu, pengiriman dan kuantitas.
• Mengelola semua proses produksi untuk menjamin pengiriman tepat waktu dan kualitas produk.
55
Memiliki wewenang sebagai berikut :
• Bekerja sama dengan manajer pengembangan produk dalam persiapan pra-produksi,
menentukan pabrik cocok untuk sesuai dengan kategori produk.
Brand Communication Manager
Memiliki tugas sebagai berikut :
• Siapkan rencana pemasaran dan komunikasi merek berdasarkan
strategi pemasaranbaik strategi jangka panjang dan jangka pendek strategi.
Memiliki wewenang sebagai berikut :
• Bekerja sama dengan manajer produk & perencanaan dan national sales manager
dalam menyediakan bahan POS, bahan info produk (katalog, brosur, dll) dan bahan
promosi penjualan.
3.4 Spesifikasi Hardware dan Software
3.4.1 Perangkat Keras ( Hardware )
Tabel 3.1 Perangkat Keras
Server Client
Processor – Intel Quadcore Processor – Intel Core to Duo
Memory – 16 Gb Memory – 2 Gb
56
3.4.2 Perangkat Lunak ( Software )
Perangkat lunak yang mendukung fungsi bisnis pada Panatrade Caraka adalah
Sistem operasi Microsoft Windows Server 2008 untuk server SQL server 2008
R2.
57
3.5 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi
3.5.1 Entity Relationship Diagram
Gambar 3.2 ERD PT.Panatrade Caraka (Specs)
58
3.5.2 Full Attributed Data Model
1. Nama Tabel : Member
Primary Key : KD_Member
Foreign Key : -
Keterangan : Tabel Member berisi data-data tentang pribadi member yang akan
menjadi pelanggan di Panatrade Caraka
Tabel 3.2 Tabel Member
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_Member Char 6 Kode Member
Nama_Member Varchar 50 Nama Member
Alamat_Member Varchar 50 Alamat Member
Telp_Member Int 4 Telepon Member
2. Nama Tabel : Penjualan
Primary Key : KD_Penjualan
Foreign Key : KD_Member, KD_Cabang
Keterangan : Tabel Penjualan berisi mengenai data-data Penjualan pada Panatrade
Cakra.
59
Tabel 3.3 Tabel Penjualan
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_Penjualan Char 6 Kode Penjualan
KD_Member Char 6 Kode Member
KD_Cabang Char 6 Kode Cabang
Jumlah_Barang Int 4 Jumlah barang yang
dibeli
Total_Penj Int 4 Jumlah barang yang
Dijual
3. Nama Tabel : Barang
Primary Key : KD_Barang
Foreign Key : -
Keterangan : Tabel Barang berisikan mengenai bermacam-macam barang yang ada di
Panatrade Caraka.
60
Tabel 3.4 Tabel Barang
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_Barang Char 6 Kode Barang
Nama_Barang Varchar 20 Nama Barang
Tipe_Barang Varchar 10 Tipe Barang
Ukuran Varchar 3 Ukuran Barang
Harga Int 4 Harga Barang
Merk Varchar 10 Merk Barang
4. Nama Tabel : Tipe Barang
Primary Key : KD_Tipe_Barang
Foreign Key : KD_Barang
Keterangan : Tabel Barang berisikan mengenai tipe barang yang ada di Panatrade
Caraka
Tabel 3.5 Tabel Tipe Barang
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_Tipe_Barang Char 6 Kode Tipe Barang
KD_Barang Char 6 Kode Barang
Nama_Barang Varchar 20 Nama Barang
61
5. Nama Tabel : Merek_Barang
Primary Key : KD_Merek_Barang
Foreign Key : KD_Barang
Keterangan : Tabel Merek Barang yang berisikan data mengenai merek barang pada
PT.Panatrade Caraka.
Tabel 3.6 Tabel Merek Barang
Nama_Field Tipe_Field Ukuran Field Keterangan
KD_Merek_Barang Char 6 Kode Merek Barang
KD_Barang Char 6 Kode Barang
Nama_Merek Varchar 20 Nama Merek
Barang
6. Nama Tabel : Detail_Penjualan
Primary Key : -
Foreign Key : KD_Barang, KD_Penjualan
Keterangan : Tabel Detail Penjualan berisikan data mengenai penjualan barang yang
dilakukan oleh bagian penjualan PT Panatrade Caraka.
Tabel 3.7 Tabel Detail Penjualan
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_Barang Char 6 Kode Barang
KD_Penjualan Char 6 Kode Penjualan
Qty_yg_dibeli Int 4 Jumlah Barang yang
Dibeli
62
7. Nama Tabel : Cabang
Primary Key : KD_Cabang
Foreign Key : -
Keterangan : Tabel MsCabang berisi data-data lokasi dan nama cabang
PT.PANATRADE CARAKA
Tabel 3.8 Cabang
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_Cabang Char 6 Kode Cabang
Nama_Cabang Varchar 50 Nama Cabang
Alamat_Cabang Varchar 50 Alamat Cabang
Telp_Cabang Varchar 20 No Telepon Kantor
Cabang
8. Nama Tabel : Pembayaran
Primary Key : KD_Pembayaran
Foreign Key : KD_Penjualan
Keterangan : Tabel Pembayaran berisi tentang pembayaran member yang sudah
membayar.
Tabel 3.9 Pembayaran
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_Pembayaran Char 6 Kode Cabang
63
KD_Penjualan Char 6 Nama Cabang
Total_Pembayaran Int 4 Total Pembayaran
Jenis_Pembayaran Char 6 Jenis Pembayaran
Tgl Date and
Time
8 Tanggal Pembayaran
9. Nama Tabel : Surat_Permintaan_Barang
Primary Key : KD_SPB
Foreign Key : KD_Barang, KD_Cabang
Keterangan : Tabel Surat Permintaan Barang berisi tentang data permintaan barang
dari cabang ke kantor pusat.
Tabel 3.10 Tabel Surat Permintaan Barang
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_SPB Char 6 Kode Surat Permintaan
Barang
KD_Barang Char 6 Kode Barang
KD_Cabang Char 6 Kode Cabang
Tgl_SPB Date and
Time
8 Tanggal Surat
Permintaan Barang
Qty Int 4 Jumlah barang yang
diminta
64
10. Nama Tabel : Surat_Persetujuan_Permintaan_Barang
Primary Key : KD_SPPB
Foreign Key : KD_SPB
Keterangan : Tabel Surat Persetujuan Permintaan Barang berisi tentang data barang
yang disetujui kantor pusat untuk dikirim ke cabang
Tabel 3.11 Surat Persetujuan Permintaan Barang
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_SPPB Char 6 Kode Purchase Order
KD_SPB Char 6 Kode Barang
Tanggal_SPPB Date and
Time
8 Tanggal Persetujuan
Permintaan Barang
11. Nama Tabel : Persediaan
Primary Key : KD_Persediaan
Foreign Key : KD_Barang
Keterangan : Tabel Persediaan berisi data persediaan barang Panatrade Caraka
Tabel 3.12 Persediaan
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_Persediaan Char 6 Kode Persediaan
KD_Barang Char 6 Kode Barang
Qty Int 4 Jumlah barang yang
diminta
65
12. Nama Tabel : Surat_Terima_Barang
Primary Key : KD_Surat_Terima_Barang
Foreign Key : KD_Supplier, KD_PO
Keterangan : Tabel Surat Terima Barang berisi data barang yang diterima kantor pusat
dari supplier
Tabel 3.13 Tabel Surat Terima Barang
Nama Field Tipe Field Ukuran
Field
Keterangan
KD_STB Char 6 Kode Surat Terima
Barang
KD_Supplier Char 6 Kode Supplier
KD_PO Char 6 Kode Purchase Order
Tanggal_STB Date and Time 8 Tanggal Surat Terima
Barang
13. Nama Tabel : Detail_Surat_Terima_Barang
Primary Key : -
Foreign Key : KD_PO
Keterangan : Tabel Detail Surat Terima Barang berisikan mengenai data secara rinci
barang yang diterima Panatrade Caraka dari supplier.
66
Tabel 3.14 Tabel Detail Surat Terima Barang
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_STB Char 6 Kode Surat Terima
Barang
KD_PO Char 6 Kode Purchase Order
14. Nama Tabel : Purchase_Order
Primary Key : KD_PO
Foreign Key : KD_SPPB, KD_Supplier
Keterangan : Tabel Purchase Order berisikan mengenai data barang yang dipesan
Panatrade Caraka ke supplier.
Tabel 3.15 Purchase Order
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_PO Char 6 Kode Purchase Order
KD_SPPB Char 6 Kode Barang
KD_Supplier Char 6 Kode Supplier
Tanggal_PO Date and
Time
8 Tanggal Purchase Order
15. Nama Tabel : Detail_PO
Primary Key : -
Foreign Key : KD_Barang
67
Keterangan : Tabel Detail Purchase Order berisikan mengenai data secara rinci barang
yang dipesan Panatrade Caraka ke supplier.
Tabel 3.16 Tabel Detail Purchase Order
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_PO Char 6 Kode Purchase Order
KD_Barang Char 6 Kode Barang
Qty Int 4 Jumlah barang
16. Nama Tabel : Supplier
Primary Key : KD_Supplier
Foreign Key :- -
Keterangan : Tabel Supplier berisikan data – data mengenai supplier Panatrade
Caraka.
Tabel 3.17 Tabel Supplier
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_Supplier Char 6 Kode supplier
Nama_Supplier Varchar 50 Nama supplier
Alamat_Supplier Varchar 50 Alamat supplier
Telp_Supplier Varchar 20 No Telepon Supplier
68
17. Nama Tabel : Invoice
Primary Key : KD_Invoice
Foreign Key : KD_PO
Keterangan : Tabel Invoice berisikan data-data mengenai tagihan barang
Tabel 3.18 Invoice
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_Invoice Char 6 Kode Surat Pemesanan
Produk
KD_PO Char 6 Kode Purchase Order
Total_Pembayaran Char 10 Total Pembayaran
Jenis_Pembayaran Varchar 20 Jenis Pembayaran
Tanggal_Pembayaran Date and
Time
8 Tanggal Pembayaran
18. Nama Tabel : Retur
Primary Key : KD_Retur
Foreign Key : KD_PO
Keterangan : Tabel Retur berisikan data barang yang diretur Panatrade Caraka kepada
supplier.
69
Tabel 3.19 Retur
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_Retur Char 6 Kode Retur
KD_PO Char 6 Kode Purchase Order
Tanggal_PO Date and
Time
4 Tanggal Purchase Order
19. Nama Tabel : Detail_Retur
Primary Key : -
Foreign Key : KD_Retur, KD_Barang
Keterangan : Tabel Detail Retur berisikan data secara rinci barang yang diretur
Panatrade Caraka kepada supplier.
Tabel 3.20 Detail Retur
Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan
KD_Retur Char 6 Kode Retur
KD_Barang Char 6 Kode Barang
Qty_Barang Int 4 Jumlah barang
70
3.7 Identifikasi Masalah yang dihadapi oleh PT.Panatrade Caraka
3.7.1 Identifikas Permasalahan dan Kebutuhan
Setelah melakukan observasi langsung pada PT.Panatrade Caraka, masalah yang dialami
dalam perusahaan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pihak eksekutif membutuhkan informasi yang dapat dilihat dari berbagai
dimensi (best seller,cabang yang paling laris,produk yang paling banyak
dibeli ke supplier,produk yang paling banyak diretur,cabang yang paling
banyak melakukan permintaan barang dan barang yang sering dipesan
cabang) karena informasi yang ada saat ini ditampilkan hanya dalam 1
dimensi, sehingga kebutuhan analisis tidak terpenuhi.
2. Adanya kesulitan yang dihadapi dalam mengelola data historis karena data
masih menggunakan data operasional sehingga mempengaruhi pihak
eksekutif dalam mengambil kebijakan strategis yang cepat dan tepat.
3. Pihak perusahaan mengalami kesulitan memperoleh informasi yang
bersifat summary yang nantinya untuk membantu pihak eksekutif
mengambil keputusan.
3.7.2 Usulan Pemecahan masalah yang dihadapi oleh PT.Panatrade Caraka
Dapat diambil kesimpulan dari uraian masalah diatas bahwa pentingnya
laporan yang akurat dan terstruktur untuk membantu dalam memenuhi kebutuhan
perusahaan kedepannya.
71
Oleh karena itu dengan perancangan data warehouse ini diharapkan
kebutuhan perusahaan kedepannya dapat terpenuhi,yaitu:
1. Membuat data warehouse yang dapat ditampilkan dalam bentuk grafik yang
memudahkan eksekutif dalam melihat data summary.
2. Membuat data warehouse yang memungkinkan data berumur lebih dari 5
tahun dapat dimanfaatkan secara optimal untuk digunakan sebagai bahan
analisis, karena data warehouse mampu menampung data historical dalam
kurun waktu yang lebih lama.
3. Merancang sebuah data warehouse memiliki struktur multidimensional,
sehingga pihak eksekutif dapat menganalisis informasi-informasi yang ada
dari berbagai dimensi dan dapat menyesuaikan informasi berdasarkan
kebutuhan, sehingga keputusan yang dihasilkan lebih berkualitas.
3.8 Kebutuhan Informasi
Dalam mengambil keputusan yang tepat untuk perusahaan, bagian eksekutif
membutuhkan sejumlah informasi yang berasal dari kegiatan operasional di
dalam perusahaan, kegiatan informasi itu, yaitu:
1. Penjualan
• Informasi mengenai produk mana yang paling diminati.
• Informasi mengenai cabang mana yang paling banyak melakukan
penjualan.
72
2. Permintaan Barang
• Informasi mengenai produk mana yang paling banyak diminta
cabang.
• Informasi mengenai cabang mana yang sering melakukan
permintaan barang.
3. Pembelian
• Informasi mengenai produk mana yang sering dibeli ke supplier.
• Informasi mengenai produk mana yang sering diretur.
Recommended