View
220
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
59
BAB 3
SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PIUTANG
PT. RAHARDJA EKALANCAR
3.1 Riwayat Perusahaan
PT.RAHARDJA EKALANCAR merupakan salah satu dealer dari PT.
Astra International, Tbk dalam penjualan kendaraan bermerek Isuzu.
Perusahaan ini didirikan pada tanggal 04 Januari 1991 dengan akte pendirian
No. 161 oleh notaris Misahardi Wilamarta, SH di Jakarta.
Kantor pusat PT. RAHARDJA EKALANCAR beralamat di jalan
Sukarjo Wiryopranoto No. 49-51, Jakarta Barat, dan memiliki satu kantor
cabang di jalan Daan Mogot Km.1 No.24, Jakarta Barat. Saat ini jumlah
keseluruhan karyawan mencapai 100 orang.
Pasaran penjualan perusahaan ini ke sub-sub dealer lain, perusahaan-
perusahaan dan perorangan. Pangsa pasar yang diincar adalah pasar dalam
negeri, khususnya daerah Jabotabek, dengan kriteria konsuman berpenghasilan
menengah ke atas yang membutuhkan alat transportasi.
Perikatan antara perseroan sebagai dealer resmi (Authorized Isuzu
Dealer) dengan PT. Astra International, Tbk ini kemudian diwujudkan dalam
bentuk perjanjian penunjukan dan pengangkatan sebagai dealer. Perjanjian
tersebut berisi antara lain jenis dan merek kendaraan yang dijual, jangka waktu,
dan wilayah pemasaran. PT.Astra International, Tbk telah memberikan indikasi
bahwa hubungan kemitraan ini akan terus berlangsung sampai masa yang akan
datang.
3.1.1 Kegiatan Utama Perusahaan
60
Kegiatan utama PT. Rahardja Ekalancar sebagai dealer resmi
kendaraan bermotor Isuzu telah dilakukan lebih dari 10 tahun. Peranan
utama dealer resmi adalah memasarkan dan menyalurkan kendaraan
bermotor sampai ke tangan konsumen, dalam keadaan baik sesuai
dengan standar yang telah ditetapkan oleh masing-masing ATPM (Agen
Tunggal Pemegang Merek). Perusahaan sebagai dealer resmi dapat pula
menyalurkan produknya kepada sub dealer atau ruang pamer
(Showroom) lainnya di wilayah pemasaran dealer tersebut
Jenis kendaraan yang dijual PT Rahardja Ekalancar meliputi
jenis Isuzu Panther minibus dengan kriteria lengkap seperti Grand
Touring, Touring, LS sampai yang standar seperti LV maupun LM
Smart. Selain minibus, produk Panther lainnya yang dijual adalah
kendaraan-kendaraan niaga seperti Panther Pick Up yang dirancang
untuk keperluan angkutan niaga kecil dan Isuzu ELF untuk angkutan
niaga besar. Isuzu ELF sendiri dapat dipergunakan sebagai truk boks,
Micobus, kargo, mobil tangki, mobil derek ataupun pengangkutan
kendaraan.
Kegiatan penjualan dimulai dengan adanya permintaan barang
dari pembeli, baik lewat telepon maupun mendatangi langsung ruang
pamer kendaraan. Bila dilakukan demikian maka calon pembeli akan
dilayani oleh wiraniaga (sales counter) khusus ruang pamer. Penjualan
yang dilakukan perusahaan juga dilakukan secara aktif melalui tenaga
salesman. Sedangkan penjualan antar cabang dalam hal ini masing-
61
masing showroom mempunyai persediaan sendiri, tetapi tidak menutup
kemungkinan untuk membeli atau menjual unit dari atau ke cabang lain.
Sedang kewajiban yang harus dipenuhi oleh PT Rahardja
Ekalancar untuk mendukung kesuksesan pemasaran produk yang
dipasarkan dapat dilakukan dengan menyediakan fasilitas ruang pamer
yang strategis dan eksklusif, melakukan kegiatan secara agresif,
menyiapkan tenaga penjualan yang handal dan profesional, menjaga
persedian yang cukup dan menjaga kualitas kendaraan bermotor serta
menyediakan fasilitas lainnya seperti tersedianya bengkel sebagai sarana
pendukung pelayanan purna jual maupun pelaksanaan pemberian
garansi pada kendaraan bermotor sesuai dengan standar yang ditetapkan
ATPM.
Dengan didukung oleh jaringan penjualan yang strategis serta
ditunjang oleh tenaga penjual yang profesional, PT Rahardja Ekalancar
juga melakukan usaha-usaha pemasaran lainnya seperti iklan diberbagai
media cetak, penyebaran brosur, dan aktif mengikuti program promosi
baik yang dilakukan secara bersamaan oleh seluruh dealer maupun
secara sendiri.
Untuk mengantisipasi persaingan usaha, PT Rahardja Ekalancar
saat ini sudah memiliki bengkel resmi disetiap showroomnya.
Pembangunan bengkel ini dimaksudkan untuk meningkatkan pelayanan
kepada para pelanggan, juga untuk mempermudah pelanggan
mendapatkan suku cadang asli Isuzu sehingga perawatan kendaraan
terjamin dan pelanggan mendapatkan pelayanan yang sesuai.
62
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
3.1.2.1 Visi Perusahaan
Menjadi salah satu Authorized dealer Isuzu yang terus
tumbuh dan tetap bertahan serta menyediakan kebutuhan pasar
akan kendaraan berbahan bakar solar.
3.1.2.2 Misi Perusahaan
Meningkatkan penjualan, dengan terus berusaha
menyediakan mobil yang berkualitas tinggi dan handal sebagai
sarana transportasi bagi masyarakat sesuai kebutuhan
konsumen, pada tingkat harga yang terjangkau.
63
3.2 Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI
PT RAHARDJA EKALANCAR
Gambar 3.2
Struktur Organisasi PT.Rahardja Ekalancar
Sumber PT Rahardja Ekalancar ( 2004 )
Direktur
Komisaris
Manajer Akuntansi
Supv. Acc& Tax
Senior Acc
Pusat
Senior Acc Cabang
Staf Staff
Manajer Adm & Keu
ADH Pusat
EDP
Staf Keuangan
Adm Pembelian
Adm Persediaan
Adm Penjualan
Manajer Penjualan
Sales Supervisor
Kepala Cabang
Sls Supv Cabang
ADH Cabang
S A L E S
C O U N T E R
64
3.2.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
1. Komisaris
• Mengawasi pekerjaan direksi.
• Dewan Komisaris berhak menanyakan sesuatu yang dianggap
perlu kepada direksi.
2. Direktur
• Bertanggung Jawab terhadap Dewan Komisaris.
• Membawahi:
a. Manajer Akuntansi.
b. Manajer Administrasi dan Keuangan.
c. Manajer Penjualan.
• Menetapkan kebijaksanaan perusahaan, baik jangka pendek
maupun jangka panjang.
• Mengawasi seluruh kegiatan operasional perusahaan.
• Membuat keputusan penting bagi perusahaan, misalnya:
rencana perluasan perusahaan, investasi jangka panjang dan
lain-lain.
• Mengadakan kerjasama dan menandatangani kontrak dengan
pihak luar.
• Menetapkan target penjualan yang harus dicapai dalam
jangka waktu tertentu.
3. Manajer Akuntansi
• Bertanggung jawab terhadap Direktur.
• Membawahi:
65
a. Supervisor Akuntansi dan Pajak
b. EDP.
c. Senior Akuntansi Pusat.
d. Senior Akuntansi Cabang.
e. Staf Akuntansi Pusat.
f. Staf Akuntansi Cabang.
• Menetapkan kebijaksanaan dalam sistem dan prosedur
akuntansi serta memimpin dan mengawasi pelaksanaan
sistem tersebut.
• Bertanggung jawab dan mengawasi perhitungan serta
pelaporan pajak seperti PPN, PPh pasal 21, 23, 25, dan 29.
• Melaporkan laporan keuangan (neraca dan laba rugi) beserta
analisanya kepada direktur secara periodik.
4. Manajer Administrasi dan Keuangan
• Bertanggung jawab kepada Direktur.
• Membawahi:
a. Kepala Administrasi (ADH) Pusat.
b. Staf Keuangan (Finance)
c. Administrasi Pembelian.
d. Administrasi Persediaan.
e. Administrasi Penjualan.
• Menyusun rencana anggaran keuangan tahunan perusahaan.
• Memonitor dan mengotorisasi penerimaan dan pengeluaran
kas perusahaan.
66
• Mengkoordinasi kegiatan administrasi dan keuangan
perusahaan.
• Menandatangani giro dan cek.
5. Manajer Penjualan
• Bertanggung jawab kepada Direktur.
• Membawahi:
a. Kepala Cabang
b. Sales Supervisor Pusat
c. Sales Supervisor Cabang
d. ADH Cabang
e. Sales
f. Sales Counter
• Memberikan suatu informasi dasar yang dapat dijadikan
sebagai dasar pertimbangan dalam usaha perbaikan dan
penyempurnaan sistem penjualan yang sedang berjalan.
• Menentukan harga jual, potongan penjualan, dan syarat
penjualan.
• Menentukan kebijaksanaan penjualan perusahaan.
• Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi seluruh
kegiatan penjualan, baik pusat maupun cabang agar dapat
mencapai target penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan.
• Memberikan persetujuan order penjualan kantor pusat.
6. Supervisor Akuntansi dan Pajak
• Bertanggung jawab terhadap Manajer keuangan
67
• Membawahi:
a. Senior Akuntansi Pusat.
b. Senior Akuntansi Cabang.
c. Staf Akuntansi.
• Mempunyai kewenangan untuk mengakses aplikasi database perusahaan, termasuk untuk merubah bilamana terjadi kesalahan pada proses pengolahan data (input).
• Mengkoordinasi dan mengawasi jalannya aktivitas yang berhubungan dengan akuntansi dan pajak, termasuk penyajian Laporan Keuangan dan Laporan lainnya dari kantor pusat dan kantor cabang secara akurat dan tepat waktu setiap bulannya kepada Manager Akuntansi.
• Menandatangani dan menyetujui setiap permohonan
pembayaran kepada suplier-suplier (payment voucher), juga
surat setoran pajak.
• Dalam hal menyangkut personalia, Supervisor akuntansi
memproses kegiatan penggajian karyawan.
7. EDP (Electronic Data Processing)
• Bertanggung jawah kepada Supervisor akuntansi.
• Membuat dan memelihara aplikasi pemrosesan datum
perusahaan.
• Mendukung dan memelihara database perusahaan, termasuk
bertanggung jawab atas backup data program tersebut
minimal satu kali setiap bulannya.
• Mengusulkan pembetulan software maupun hardware.
8. Senior Akuntansi Pusat
• Bertanggung jawab kepada Supervisor akuntansi
• Membawahi:
a. Staf akuntansi
68
• Memeriksa dan mereview laporan piutang, laporan
penjualan, laporan stok dan laporan lain dari divisi
administrasi kantor pusat.
• Menyiapkan dokumen yang berhubungan dengan pelaporan
pajak kantor pusat.
• Memeriksa kebenaran dan kewajaran laporan keuangan dan
laporan lain yang disajikan oleh staf akuntansi, termasuk
mencocokan hasil laporan (output) dengan yang diinput staf
akuntansi ke dalam program komputer.
9. Senior Akuntansi Cabang
• Bertanggung jawab kepada Supervisor Akuntansi.
• Membawahi:
a. Staf Akuntansi Cabang
• Memeriksa dan mereview laporan piutang, laporan
penjualan, laporan stok dan laporan lain dari divisi
administrasi kantor cabang.
• Menyiapkan dokumen yang berhubungan dengan pelaporan
pajak kantor cabang.
• Memeriksa kebenaran dan kewajaran laporan keuangan dan
laporan lain yang disajikan oleh staf akuntansi, termasuk
mencocokan hasil laporan (output) dengan yang diinput staf
akuntansi ke dalam program komputer.
10. Staf Akuntansi
• Bertanggung jawab kepada Senior Akuntansi.
69
• Memberi nomor perkiraan (coding) yang sesuai untuk
masing-masing transaksi.
• Entry data ke program General Leader (GL) atas laporan
penerimaan (Receive Voucher) maupun pengeluaran kas
(Payment Voucher).
• Entry data ke progran Sales and Stock untuk semua dokumen
operasional, akuntansi dan keuangan.
• Mencetak Faktur pajak dan membuat laporan keuangan yang
dibutuhkan Supervisor Akuntansi.
11. Administration Head (ADH)
• Bertanggung jawab kepada Manajer Administrasi dan
Keuangan.
• Membawahi:
a. Staf Keuangan.
b. Administrasi Pembelian.
c. Administrasi Persediaan.
d. Administrasi Penjualan.
• Mengkoordinasi dan mengawasi jalannya kegiatan
administrasi dan keuangan perusahaan sebagai laporan
kepada Manajer keuangan.
• Memonitor dan melaporkan kepada Manajer keuangan
mengenai keadaan piutang perusahaan.
70
• Menandatangani dokumen yang berhubungan dengan
kegiatan administrasi dan penjualan, termasuk kontrak untuk
penjualan kredit.
• Mengawasi kegiatan penerimaan maupun pengeluaran kas
perusahaan yang dilakukan oleh Staf Keuangan.
12. Staf Keuangan.
• Bertanggung jawab kepada ADH.
• Menyelenggarakan pembukuan dengan baik sampai dengan
transaksi yang ada berdasarkan bukti-bukti pendukungnya.
• Menyusun laporan keuangan secara periodik antara lain:
laporan mutasi harian, laporan penerimaan piutang dan
laporan lain yang berhubungan dengan pembukuan
akuntansi, serta menginput piutang penjualan ke dalam
aplikasi program Sales and Stock.
• Mempunyai tanggung jawab terhadap kas kecil, dimana uangnya digunakan untuk kegiatan operasional perusahaan sehari-hari.
• Membuat tanda terima berdasarkan penerimaan uang atau
cek/giro dari pihak ketiga.
• Memproses semua pembayaran kepada suplier dengan
membuka giro atau cek.
13. Administrasi Pembelian.
• Bertanggung jawab kepada ADH.
• Meminta dan membandingkan penawaran harga dari suplier.
• Membuat faktur pembelian (Purchase Order) dalam Surat
Penerimaan Gudang (SPG) beserta tembusannya.
71
• Menyusun laporan pembelian setiap bulannya.
• Menginput data pembelian ke dalam aplikasi Sales and
Stock.
14. Administrasi Persediaan
• Bertanggung jawab kepada ADH.
• Memeriksa kebenaran dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan penerimaan, penyimpanan, dan
pengiriman barang.
• Menangani administrasi persediaan kendaraan.
• Membuat permintaan pembelian barang yang persediaanya
mulai menipis dan memiliki tingkat mobilitas yang tinggi.
• Membuat laporan persediaan secara periodik: Laporan
persediaan harian, mingguan, bulanan dan tahunan.
15. Administrasi Penjualan
• Bertanggung jawab kepada ADH.
• Memeriksa kondisi kelengkapan dan standar kendaraan yang
akan dikirim kepada pembeli.
• Menginput data penjualan ke Sales and Stock, termasuk
didalamnya hasil output berupa faktur penjualan dan surat
jalan (Delivery Order) beserta tembusannya.
• Mengurus surat-surat kendaraan yang akan dijual, yaitu
STNK dan BPKB.
• Menyusun laporan penjualan setiap akhir bulan.
16. Kepala Cabang
72
• Bertanggung jawab kepada Manajer Penjualan.
• Membawahi:
a. Sales Supervisor Cabang.
b. ADH Cabang.
• Mengkoordinasi dan mengawasi jalannya kegiatan
operasional perusahaan cabang.
• Menentukan harga jual, potongan penjualan, dan syarat
penjualan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan
Manajer penjualan.
• Menentukan kebijaksanaan penjualan perusahaan cabang.
• Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi seluruh
kegiatan penjualan.
• Memberikan persetujuan order penjualan.
17. Sales Supervisor
• Bertanggung jawab kepada Manajer penjualan atau Kepala
cabang.
• Membawahi:
a. Sales.
b. Sales Counter.
• Memimpin dan mengkoordinasi serta memotivasi Sales dan
Sales Counter di dalam pencapaian target penjualan yang
telah ditetapkan.
• Menampung dan memberikan pemecahan terhadap masalah
yang di hadapi Sales dan Sales Counter.
73
• Memberikan penjelasan mengenai harga dan data kendaraan
yang akan dijual (Product Knowledge).
• Melaporkan laporan penjualan kepada Manajer Penjualan atau
Kepala Cabang
18. ADH Cabang
• Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang.
Membawahi :
a. Staf keuangan.
b. Administrasi Pembelian.
c. Administrasi Persediaan.
d. Administrasi Penjualan.
• Mengkoordinasi dan mengawasi jalannya kegiatan
administrasi dan keuangan perusahaan sebagai laporan
kepada Kepala cabang.
• Memonitor dan melaporkan kepada Kepala cabang mengenai
keadaan piutang perusahaan.
• Menandatangani dokumen yang berhubungan dengan
kegiatan administrasi dan penjualan, termasuk kontrak untuk
penjualan kredit.
• Mengawasi kegiatan penerimaan maupun pengeluaran kas
perusahaan yang dilakukan oleh staf keuangan.
19. Sales
• Bertanggung jawab kepada Sales Supervisor.
74
• Memenuhi target penjualan yang telah ditetapkan oleh
Manajer Penjualan.
• Mencari prospek penjualan melalui konsep door to door,
iklan, maupun calon pembeli yang datang langsung ke ruang
pamer.
• Menerima order penjualan, membuat order penjualan atau
surat pesanan kendaraan, mengurus kelengkapan dokumen
yang berhubungan dengan penjualan.
20. Sales Counter
• Bertanggung jawab kepada Sales Supervisor.
• Memenuhi target penjualan yang telah ditetapkan oleh
Manajer Penjualan.
• Mencari prospek penjualan, baik melalui telephone, maupun
datang langsung ke ruang pamer.
• Menerima order penjualan, membuat order penjualan atau
surat pesanan kendaraan, mengurus kelengkapan dokumen
yang berhubungan dengan penjualan.
3.3 Sistem Penjualan Kredit dan Piutang yang Berjalan
Dalam sistem penjualan kredit dan piutang dagang PT Rahardja
Ekalancar, fungsi yang terkait didalamnya :
1. Fungsi Penjualan.
2. Fungsi Gudang.
3. Fungsi Pengiriman.
4. Fungsi Penagihan
75
5. Fungsi Akuntansi.
3.3.1 Urutan Prosedur Kegiatan Penjualan dan Piutang
1. Bagian penjualan membuat Surat Pesanan Kendaraan (SPK)
berdasarkan pesanan konsumen. SPK terdiri dari 7 rangkap,
yaitu:
- Lembar 1 untuk konsumen.
- Lembar 2 untuk administrasi penjualan.
- Lembar 3 untuk bagian penjualan.
- Lembar 4 untuk bagian akuntansi.
- Lembar 5 untuk staf keuangan (kasir).
- Lembar 6 untuk supervisor.
- Lembar 7 untuk bukti potongan harga (jika ada).
2. Kemudian Supervisor Penjualan akan mengecek mengenai data
kendaraan pada administrasi persediaan untuk mendapatkan no
rangka dan mesin, kemudian menandatangani SPK tersebut
sebagai bukti persetujuan penjualan. Selain Supervisor
Marketing, pihak lain yang turut menandatangani SPK tersebut
adalah Konsumen, bagian penjualan, ADH, dan Kepala Cabang
(untuk penjualan dicabang).
3. Setelah SPK tersebut ditandatangani maka bagian penjualan akan
menyerahkannya pada administrasi penjualan untuk dibukakan
faktur penjualannya.
4. Administrasi penjualan kemudian memproses untuk pembukaan
faktur penjualan dengan menginput data konsumen, nomor faktur
76
penjualan, data kendaraan, harga kendaran, perlengkapan
kendaraan, dan data lainnya (seperti jenis penjualan, nama
bagian yang melakukan penjualan, nomor SPK, tanggal SPK,
potongan harga, dan komisi).
5. Faktur dengan nomor penjualan tersebut kemudian dicetak dan
memiliki dua bagian terpisah, yaitu bagian pertama memuat
mengenai harga kendaraan, biaya pengurusan surat-surat
kendaraan, PPN BM, dan PPN. Bagian kedua merupakan Bukti
Pengiriman kendaraan ke konsumen (Delivery Order) dengan
data perlengkapan kendaran. Kedua bagian tersebut memuat juga
data konsumen, data kendaraan dengan logo, nama, dan alamat
perusahaan PT Rahardja Ekalancar pada bagian atas faktur.
Faktur penjualan terdiri dari 5 rangkap, yaitu :
a. Bagian Pertama (Faktur penjualan) :
- Lembar 1 untuk konsumen.
- Lembar 2 untuk staf akuntansi.
- Lembar 3 untuk staf keuangan (kasir).
- Lembar 4 untuk bagian administrasi penjualan.
- Lembar 5 untuk arsip atau bukti potongan harga (jika
ada)
b. Bagian Kedua (Delivery order) :
- Lembar 1 untuk konsumen (penjualan tunai), Leasing
(penjualan kredit).
- Lembar 2 untuk bagian akuntansi
77
- Lembar 3 untuk konsumen (penjualan kredit), arsip
(penjualan tunai).
- Lembar 4 untuk administrasi penjualan.
- Lembar 5 untuk bagian pengiriman.
6. Selain mencetak faktur penjualan, administrasi penjualan juga
mencetak kwitansi. Kwitansi terbagi atas 2 jenis :
a. Kwitansi untuk penjualan tunai, terdiri dari 1 bagian yang
memuat harga utuh penjualan kendaraan. Harga utuh
kendaraan terdiri atas:
• On The Road (OTR), termasuk biaya pengurusan surat-
surat kendaraan (STNK, BPKB).
• Off The Road (harga kosong), dimana konsumen
mengurus sendiri biaya pengurusan surat-surat
kendaraan. Konsumen hanya membeli berupa fisik
kendaraan saja.
b. Kwitansi untuk penjualan kredit, terdiri dari 2 bagian. Bagian
pertama untuk uang muka, angsuran pertama, asuransi, biaya
administrasi (tergantung kondisi kredit), dan bagian kedua
untuk pelunasan kendaraan. Masing-masing dari kwitansi
tersebut terdiri dari 4 rangkap, yaitu :
• Lembar 1 untuk konsumen (uang muka) dan leasing
(pelunasan).
• Lembar 2 untuk staf keuangan (laporan bank).
• Lembar 3 untuk bagian akuntansi.
78
• Lembar 4 untuk arsip.
7. Setelah faktur penjualan dan kwitansi tercetak, administrasi
penjualan akan menyerahkan dokumen tersebut kepada ADH
yang kemudian akan diperiksa kebenarannya. Setelah benar,
maka ADH akan menandatangani dokumen tersebut. Selain
dokumen tersebut, ADH juga menandatangani kontrak leasing
untuk penjualan kredit.
8. Dari ADH kemudian dokumen tersebut dipisahkan oleh
adminitrasi penjualan dan didistribusikan sesuai dengan
kebutuhan.
9. Untuk penjualan kredit, Staf keuangan (kasir) akan menyiapkan
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penagihan.
Dokumen tersebut yaitu :
a. Fotocopy kwitansi uang muka.
b. Kwitansi asli pelunasan.
c. Surat permohonan transfer.
d. Surat pernyataan penyerahan BPKB.
e. Esek-esek kendaraan.
f. Bukti pengiriman kendaraan (delivery order).
g. Fotocopy faktur kendaraan dan STNK.
h. 1 (satu) set kontrak.
Setelah semuanya lengkap, maka staf keuangan akan
mengirimkan tagihan tersebut kepada leasing.
79
10. Untuk penjualan tunai, dimana pembayaran dilakukan sesuai
perjanjian (biasanya 50 % untuk uang muka, sisa setelah STNK
selesai) atau pembayaran uang muka dari konsumen, staf
keuangan akan mengeluarkan bukti Tanda Terima Sementara
(TTS) sebagai bukti pembayaran. TTS terdiri dari 4 rangkap :
• Lembar 1 untuk konsumen.
• Lembar 2 untuk staf keuangan (laporan bank)
• Lembar 3 untuk arsip
• Lembar 4 untuk bagian akuntansi
11. Untuk pengurusan surat-surat kendaraan (faktur kendaraan,
STNK dan BPKB), administrasi penjualan akan mengetik
pengajuan pembuatan faktur kendaraan tersebut dan diberikan ke
pihak Suplier (dalam hal ini PT Astra International, Tbk) untuk
mendapatkan faktur kendaraan dan NIK (Nomor Induk
Kendaraan) sebagai dasar untuk pengajuan STNK. Sedangkan
BPKB diperoleh kurang lebih 2 sampai 3 bulan dari tanggal
keluarnya STNK.
12. Untuk pencatatan piutang, staf keuangan akan membuat laporan
penerimaan piutang secara berkala berdasarkan mutasi yang
diterima dari pihak bank. Pembuatan laporan ini dilakukan
secara manual dengan dasar pemberian nomor laporan dari
nomor terdahulu dan berurutan. Dokumen laporan penerimaan
piutang tidak mempunyai rangkap, hanya terdiri dari satu lembar
80
catatan penerimaan piutang, dengan lembar asli untuk bagian
akutansi dan copy untuk arsip di staf keuangan.
13. Setelah staf keuangan membuat laporan penerimaan piutang,
maka laporan tersebut akan diperiksa oleh ADH untuk mengecek
kebenarannya. Setelah selesai diperiksa maka staf keuangan akan
menginput laporan tersebut ke dalam aplikasi piutang konsumen
dan menghasilkan Laporan Piutang Customer. Selain input
piutang ke dalam sistem aplikasi, pencatatan piutang juga
dilakukan secara manual dalam kartu piutang.
3.3.2 Prosedur Penjualan yang Berlaku pada PT Rahardja Ekalancar
Ada dua jenis prosedur penjualan yang berjalan di PT Rahardja
Ekalancar:
1. Penjualan Tunai, dimana penjualan dilakukan secara tunai kepada
konsumen. Biasanya konsumen akan membayar terlebih dahulu
sejumlah uang sebagai uang muka dan sisanya dilunasi begitu
pengiriman kendaraan dilakukan atau STNK selesai. Waktu jatuh
tempo yang diberikan untuk melunasi kendaraan tersebut adalah 14
hari kerja, diluar kondisi yang tidak dipredeksikan.
2. Penjualan kredit, penjualan dilakukan menggunakan fasilitas kredit
yang diberikan pihak ketiga diluar perusahaan, dalam hal ini PT
Rahardja Ekalancar mengadakan kerjasama dengan pihak leasing
atau bank untuk penyediaan fasilitas kredit. Konsumen yang telah
disetujui permohonan kreditnya akan membayar sejumlah uang
sesuai dengan total uang muka yang tertera diperhitungan
81
leasing/bank. Pelunasan kendaraan tersebut akan dibayarkan oleh
pihak leasing/bank dua sampai tiga hari setelah mobil diterima
konsumen dan tagihan lengkap diterima pihak leasing. Tidak ada
perbedaan mencolok pada tanggal jatuh tempo untuk penjualan tunai
atau kredit, karena biasanya penjualan baru diakui jika permohonan
kredit sudah disetujui oleh pihak leasing/bank dan kontrak sudah
tercetak dan ditandatangani oleh konsumen.
Dari dua penjelasan diatas dapat disimpulakan bahawa jenis piutang
yang terjadi adalah piutang dagang jangka pendek.
3.3.3 Dokumen yang Dipergunakan
Berikut adalah dokumen-dokumen yang dipergunakan dalam
penjualan dan pencatatan piutang:
1. Bukti pembelian kendaran.
2. Surat pesanan kendaraan.
3. Faktur penjualan.
4. Tanda terima kendaraan (delivery order).
5. Kwitansi uang muka.
6. Kwitansi pelunasan.
7. Kwitansi harga isi (penjualan tunai).
8. Tanda terima sementara (TTS).
9. Laporan penerimaan piutang.
10. Mutasi bank.
11. Laporan piutang customer (print-out)
12. Kartu piutang konsumen.
82
3.4 Flowchart Penjualan dan Piutang PT Rahadja Ekalancar
Penjualan Tunai
Sales dan Counter
Mulai
Menerima orderdari pelanggan
MembuatSurat Pesanan
Kendaraan(SPK)
76
5
43
2
Surat 1PesananKendaraan
Ke Konsumen
2
7
SPK 3
Mengarsip untukclaim
insentive
SPK 3
T
Gambar 3.2
Flowchart penjualan tunai (sales dan counter)
83
2
Supervisor
7
65
43
SPK 2
MemberikanPersetujuan danmenandatangani
SPK
7
65
43
SPK 2
N
3
Gambar 3.3
Flowchart supervisor
84
3
7
54
3SPK 2
MembukaFaktur
penjualan,Delivery
Order, dankwitansi
MemintaPersetujuan
ADH
MendistrbusikanDokumen
75
43SPK
2
54
32
Delivery 1Order
54
32Faktur 1
Penjualan
43
2Kwitansi 1
Ke konsumenN
74 56
A
Administrasi Penjualan
Gambar 3.4
85
Flowchart administrasi penjualan
12
4Delivery 3Order
Administrasi Penjualan(lanjutan)
Mengarsip DOsesuai dengan
tanggalpengiriman
4Delivery 3Order
T
86
5
43
2Kwitansi 1
Faktur 3Penjualan
SPK 5
Bagian Keuangan
Dari Konsumen
Menerima uangmuka
MembuatTanda Terima
Sementara(TTS)
4
3
2
TTS 1
Ke Konsumen
8
8
N
TTS 2
MembuatLaporan
PenerimaanPiutang
9
Faktur 3Penjualan
SPK 5
43
2
Ke Konsumen
LaporanPiutangCustomer
N
10
Kwitansi 1
TTS 2
Gambar 3.5
87
Flowchart keuangan
4 9
TTS 4SPK 4
Faktur 2Penjualan
10
3
Kwitansi 2
Laporan 1PiutangCustomer
TTS 2
Mencocokan data,membuat jurnal,
mengarsip dokumen
Bagian Akuntansi
DO 2
SPK 4
Faktur 2Penjualan
TTS 4
3
Kwitansi 2
TTS 2
JurnalPenjualan
N
11
Selesai
Delivery 2Order
Laporan 1PiutangCustomer
88
Gambar 3.6
Flowchart akuntansi
6
Bagian Persediaan/Gudang
5
4
3
2
Delivery 1Order
MenyiapkanKendaraan
MengecekKelengkapan
Kendaraan
MengirimkanKendaraan Ke
Konsumen
5
4
3
2Delivery 1Order
Ke konsumen
Bersamaan dengankendaran
11T12
Gambar 3.7
Flowchart bagian persediaan / gudang
89
Penjualan Tunai dan Kredit
Sales dan Counter
Mulai
Menerima order daripelanggan
Membuat SuratPesanan Kendaraan
(SPK)
7
6
5
4
3
2
Surat 1PesananKendaraan
Ke Konsumen
2
4
SPK 3
Mengarsipuntuk claim
insentive
SPK 3
T
Gambar 3.8
Flowchart penjualan tunai dan kredit (sales dan counter)
90
2
Supervisor
7
6
5
4
3SPK 2
MemberikanPersetujuan danmenandatangani
SPK
7
6
5
4
3SPK 2
N
3
Gambar 3.9
Flowchart supervisor kredit
91
3
7
5
4
3
SPK 2Tunai&Kredit
Membuat dan mencetakFaktur penjualan,
Delivery Order
MemintaPersetujuan
ADH
Mendistribusikan Dokumen
7
5
4
3SPK 2Tunai&Kredit
N
5
4
3
2
Faktur 1Penjualan 5
4
3
2
Delivery 1Order
4 5 6 N 7 8
Administrasi Penjualan
Gambar 3.10
Flowchart administrasi penjualan
92
7
5
4
3
2
Faktur 1Penjualan
Membuka Kwitansi uangmuka, pelunasan, surat
pernyataan BPKB,permohonan transfer
Meminta PersetujuanADH dan
mendistribusikandokumen
5
4
3
2
Faktur 1Penjualan
4
3
2Kw 1DP
4
3
2
Kw 1Pel
Ke Konsumen
SuratPernytanBPKB
SuratPermhnTransfer
9 10 11N
Administrasi Penjualan(sambungan)
93
9
Bagian Keuangan(Penagihan)
4
3
2Kw 1DP
4
3
2
Kw 1Pel
SuratPernytanBPKB
SuratPermhnTransfer
Memeriksa kelengkapandokumen, mengcopy kw DP
& menyiapkan tagihan keleasing
18
Delivey 1Order
4
3
2Kw 1Pel
4
3
2
Kw 1DP
SuratPernytanBPKB
SuratPermhnTransfer
Copy KwPel
Delivey 1Order
Ke Leasing Ke Konsumen12
N13
Gambar 3.11
Flowchart keuangan (penagihan)
94
Bagian Keuangan(Penerimaan uang muka dan pelunasan dari leasing)
Dari Konsumen
Menerimauang muka
MembuatTanda Terima
Sementara(TTS)
4
3
2
TTS 1
Ke Konsumen
N
1514
12
Menerimapelunasan dari
leasing
Mencocokandata dengan
kwitansipelunasan
Kw Dp 2
Kw Pel 2
Kw Dp 2
Kw Pel 2
16
Gambar 3.12
Flowchart keuangan (penerimaan uang muka)
95
Bagian Keuangan(Pencatatan Piutang)
1416
KW 2DP
KW 2Pel
TTS 2
MembuatLaporan
PenerimaanPiutang
KW 2DP
KW 2Pel
TTS 2
LaporanPiutangCustomer
KartuPiutang
17
Gambar 3.13
Flowchart keuangan (pencatatan piutang)
96
6
SPK 5
11
Faktur 3Penjualan
Bagian Keuangan(Arsip)
20
Delivery 4Order
Mencocokan dokumendan mengarsip dokumen
SPK 5
Faktur 3Penjualan
DeliveryOrder
N
Gambar 3.14
Flowchart keuangan (arsip)
97
Bagian Akuntansi
SPK 4Tunai &Kredit
5 10
Faktur 2penjualan
13
KW Pel 3
KW 3DP
19
Delivery 2Order
Mencocokan data &mengarsipdokumen
SPK 4Tunai & Kredit
Faktur 2penjualan
KW Pel 3
KW 3DP
DeliveryOrder
N
Gambar 3.15
Flowchart akuntansi
98
KW 2DP
KW 2Pel
TTS 2
LaporanPiutangCustomer
17
Bagian Akuntansi(Jurnal)
MembuatJurnal
Jurnal Penjualan& penerimaan
piutang
N
Selesai
Gambar 3.16
Flowchart akuntansi (jurnal)
99
8
5
4
3
2
Delivery 1Order
MenyiapkanKendaraan
MengecekKelengkapanKendaraan
MenyerahkanDO serahterima ke
konsumen
5
4
3
2Delivery 1Order
Bersamaandengan
kendaran
19T2018
Bagian Persediaan/Gudang
Ke Konsumen
Gambar 3.17
Flowchart bagian persediaan / gudang
Recommended