View
3
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
21
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
Kebab Turki Baba Rafi (KTBR) adalah sebuah waralaba kebab terbesar
dunia. Perusahaan ini didirikan oleh Hendy Setiono dan Nilamsari pada tahun
2005 di Surabaya, terinspirasi dari jajanan kebab yang beliau temui di setiap jalan
pada saat berlibur ke negara Qatar, tercetuslah sebuah ide untuk membuka usaha
kebab, namun disesuaikan dengan lidah masyarakat Indonesia. Mencoba
peruntunganya berbisnis hasil modifikasinya dikota Surabaya, dengan
mengandalkan kebab sebagai produk utama yang bercita rasa khas dengan rasa
original.
Baba Rafi berasal dari kata BABA sebagai panggilan ayah/bapak sedangkan
Rafi nama anak pertama dari Hendy Setiono dan Nilamsari. Semua dimulai
dengan satu gerobak sederhana dikota Surabaya,ditahun 2005 usaha franchise
kemudian dipilih karena potensinya yang menjanjikan, ditahun 2007
perkembangan kebab Turki Baba Rafi yang sangat cepat diseluruh Indonesia
menjadikan kebab Turki Baba Rafi memiliki 336 outlet, ditahun 2008 kebab Turki
Baba Rafi memindahkan head office ke Jakarta dan rebranding logo.Kemudian
beberapa penghargaan tercapai atas usahanya semenjak 2009 sampai sekarang
dan merekrut lebih banyak tenaga kerja profesional demi manajemen sehat.
Ditahun 2009 kebab Turki Baba Rafi memutuskan untuk go international
sekaligus membawa nama Indonesia ke Mancanegara, sehingga grand opening
22
outlet pertama di Malaysia, Filipina, China, Srilangka, Singapura, Brunei
Darussalam, Belanda dan Bangladesh, lebih dari 1200 outletdi Indonesia maupun
Mancanegara dan pada tahun 2016 kebab Turki Baba Rafi melebarkan sayap
bisnisnya dengan menciptakan konsep kafe dan tetap fokus pada usaha makanan
yang menarik nan modern dan comfortable untuk hangout bersama teman atau
keluarga, dengan brand WARMEE.
Waroeng mee adalah semacam tempat nongkrong yang diperuntukan bagi
anak muda yang suka kumpul berlama-lama dengan teman-teman dan keluarga.
Untuk dapat mewujudkan suatu tujuan perusahaan maka PT Baba Rafi
Indonesia memilikivisi, misi, dan tujuan perusahaan sebagai berikut:
VISI MISI DAN TUJUAN
1. Visi
Berusahauntuk menjadi bisnis waralaba kebab yang terbesar, yang
menguntungkan dan yang paling berpengaruh di dunia.
2. Misi
Kami berusaha untuk menjadi bisnis waralaba kebab terbesar didunia dengan
menawarkan rasa dan kualitas dengan harga yang terjangkau dan pelayanan
yang memuaskan untuk para franchise dan pelanggan.
3. Tujuan
Untuk meningkatkan sumber daya manusia dengan mengadakan program dan
tanggung jawab sosial yang dapat membantu masyarakat dan pemegang
saham.
23
3.1.2. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Organisasi
Dalam sebuah perusahaan struktur organisasi adalah hal yang paling penting
untuk mengetahui secara langsung tanggung jawab dan peranan dalam setiap
bagian, dimana dengan adanya struktur organisasi tersebut akan dapat dilihat
hubungan-hubungan dan kerjasama dari orang-orang yang terlibat langsung
didalam usaha untuk mencapai tujuan perusahaan. Berikut struktur organisasi
dibagian logistik dan bagian AFA &Procurement di PT Baba Rafi Indonesia
Jakarta :
General Manager
Indra Sukmanahadi
Logistik Dev
Indras Pramantyo
SPV Logistik
Riselvino Minanda
Checker
1. Agustian
2. Siti R
Delivery
1. Ariyanto
2. R Mario
3. Daman
4. Munzi
Staf Logistik
1. Imam
2. Dedi
3. Subhan
4. Andri Yadi
5. Ikbal
6. Agus
7. Anton
Checker
1. Agustian
2. Siti R
Staf Guman
1. Abdul
2. Tauhid
3. Yadi
4. Novar
5. Wanda
6. Rio
24
Berjalannya suatu perusahaan didukung oleh struktur organisasi yang baik,
di PT Baba Rafi Indonesia terdapat struktur organisasi yang dapat menunjukan
tugas dan tanggung jawab setiap bagian yaitu :
1. General Manager
a. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan
menganalisis semua aktivitas bisnis perusahaan.
b. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
c. Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan
efektif dan optimal.
2. Manajer logistik
a. Bertanggung jawab atas segala kegiatan Devisi logistik, penegasan
penetapan, dan pengiriman bahan baku.
b. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh staf logistik.
c. Bertanggung jawab atas ketersediaan bahan baku.
d. Memberikan keputusan untuk melakukan persediaan.
3. Supervisor logistik
a. Bertanggung jawab atas hasil kerja staf.
b. Menyelesaikan masalah sebisanya tanpa harus ditangani oleh atasan atau
manajer.
c. Membantu tugas staf logistik.
4. Gudang mandiri
a. Membagi tugas staf-staf gudang.
b. Membuat jadwal shifting staf gudang.
25
c. Turut serta membersihkan, merawat, merapihkan, bahan baku yang ada
digudang logistik.
5. Gudang Mandiri Staf
a. Menyerahkan dan menerima bahan baku kepada operator.
b. Memberishkan, merawat, merapihkan bahan baku yang ada digudang.
6. Checker
a. Menjaga kuantitas dan kualitas barang digudang.
b. Mengumpulkan bahan baku yang telah disiapkan pada satu tempat/wadah
untuk kemudian dikemas oleh staf logistik.
c. Merapikan gudang dan membuang sampah agar gudang selalu bersih.
d. Membantu menyiapkan dan menghitung bahan baku yang telah disiapkan.
7. Delivery
a. Menggunakan mobil: pengambilan kunci mobil, menyiapkan mobil agar
proses muat menjadi mudah, mengecek kelayakan pemakaian kendaraan
(jumlah bahan bakar, ban, dan sebagainya).
b. Proses pemuatan dilakukan dengan cara kardus yang berat atau kardus
yang berisi barang basah ditaruh dibawah dan kardus yang ringan atau
kardus berisi bahan kering ditaruh dibagian atas.
c. Bahan baku yang dikirim dengan motor diikat dengan kuat menggunakan
tali/lakban agar tidak jatuh dijalan.
d. Jumlah maksimal bahan baku yang diangkut disesuaikan dengan kapasitas
kendaraan (mobil/motor).
26
8. Staf Logistik
a. Menerima report penjualan dari gerai-gerai Baba Rafi.
b. Menyiapkan bahan baku untuk untuk dikirim ke warmee dan outlet-outlet.
c. Melakukan pengepakan yang efisien dan aman untuk pengiriman.
d. Merapikan gudang agar gudang selalu bersih.
e. Mengecek gudang dengan stock card.
27
3.1.3. Kegiatan Usaha
PT Baba Rafi Indonesia (KTBR) merupakan perusahaan
franchisewaralaba terberas didunia yang bergerak dibidang kuliner khususnya
makanan khas Turki yaitu kebab, saat ini Kebab Turki Baba Rafi Indonesia
bertransformasi dari usaha skala rumahan, hingga sekarang menjadi sebuah usaha
franchisekebab tersukses bertaraf Internasional. Tak puas hanya dengan usaha
kebab saja, kebab Turki Baba Rafi pun menciptakan tempat nongkrong dengan
konsep kafe dan tetap fokus pada usaha makanan yang menarik nanmodern dan
comfortable untuk hangout bersama teman maupun keluarga.
Waroengmee adalah semacam tempat nongkrong yang diperuntukkan bagi
anak muda yang suka sekali kumpul berlama-lama dengan teman-teman maupun
keluarga.Menu utama yang dihadirkan di waroeng mee adalah mie Instan (rebus
atau goreng) dengan berbagai macam toping yang unik, seperti kikil, iga cabai
hijau, sosis lada hitam, pangsit goreng hitam, dan lain-lain. Selain menu utama
yang dihadirkan Warmee pun memiliki menu lain seperti: mee cheesy ball, mee
green lamb, nasi goreng da smess, nasi ayam gokil, dan lain-lain.
28
3.2 Hasil Penelitian
3.2.1 Prosedur Persediaan Bahan Baku
Gambar dibawah ini menunjukan prosedur persediaan bahan baku pada PT
Baba Rafi Indonesia :
Warmee Staf Logistik Manajer
Logistik
Staf
Procurement
Manajer
Procurement Finance Supplier
Tidak
Start
Membuat
FPH
Rekap
Bulanan
Membuat
FOB
Menerima
Report
Cek
Persediaan
Stock
Card
Kep NPB Persetujuan
NPB
Pembuatan
PO Menerima
PO
Tidak
Packing
Membuat Surat Jalan
Terima
Barang
Mengirim Barang
&Faktur
Menerima Barang&
Faktur
Laporan
Inspeksi
Kep
Ya
Return
Barang
Penerimaan
Barang Baru
Mengecek
Barang
Menyerahkan
Faktur
Terima
Faktur
2 1
Ya
29
Warmee Staf Logistik Manajer
Logistik
Staf
Procurement
Manajer
Procurement Finance Supplier
Sumber : PT Baba Rafi Indonesia (2017)
Gambar III.2
Prosedur Persediaan Bahan Baku PT Baba Rafi Indonesia
2 2
Menyimpan
Barang
Packing
Membuat Surat Jalan
Terima
Barang
End
Melakukan
Pembayaran
30
Dengan memperhatikan prosedur persediaan bahan baku diatas, maka dapat
dijelaskan proses persediaan bahan baku di PT Baba Rafi Indonesia, jenis persediaan
yang digunakan oleh PT Baba Rafi Indonesia adalah Anticipation Stock yaitu
persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat
diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk
menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat, sebagai
berikut:
1. Membuat FPH (Form Penjualan Harian)
FPH merupakan hasil laporan penjualan gerai warmee yang dibuat dalam satu
hari. Berikut contoh form penjualan harian di warmee cabang tebet pada tanggal
01 Januari 2017.
Tabel III.1
Form Penjualan Harian Warmee CabangTebet
01 Januari 2017
NO MENU PRICE QTY
GRAND
TOTAL
Main Course
1 Mee Cheesy Ball 32.000,00 3 96.000,00
2 Mee Sukur 26.000,00 2 52.000,00
3 Mee Abang Bersalju 28.000,00 3 84.000,00
4 Mee Greenlamb 28.000,00 2 56.000,00
5 Mee Soda Hitam 25.000,00 1 25.000,00
6 Mee Sunrise 25.000,00 2 50.000,00
7 Mee Sambel Tuna 22.000,00 2 44.000,00
31
8 Mee Telur Asin 18.000,00 1 18.000,00
9 Mee Sambel Petai 17.000,00 2 34.000,00
10 Mee Original (Kuah/Goreng) 12.000,00 5 60.000,00
11 Mee Combo (Kuah/Goreng) 15.000,00 6 90.000,00
12 Mee Saus Keju 15.000,00 3 45.000,00
13 Martabak Mee 18.000,00 2 36.000,00
Sumber : PT Baba Rafi Indonesia 2017
2. Rekap Laporan Penjualan Bulanan
Selanjutnya warmee membuat rekap laporan penjualan bulanan,merupakan hasil
rekap akumulasi penjualan harian gerai warmee dalam satu bulan. Berikut contoh
rekap laporan penjualan bulanan untuk cabang warmee tebet dari bulan Januari–
Maret 2017.
Tabel III.2
Rekap Laporan Penjualan Bulanan Warmee Cabang Tebet
Januari-Maret 2017
No Menu Item Unit
Bulan Total
Sales Jan Feb Mar
1 Mee Cheesy Ball Pcs 57 52 95 204
2 Mee Sukur Pcs 75 66 79 220
3 Mee Abang Bersalju Pcs 49 46 78 173
4 Mee Greenlamb Pcs 47 41 51 139
5 Mee Soda Hitam Pcs 51 51 50 152
6 Mee Sunrise Pcs 55 42 65 162
7 Mee Sambel Tuna Pcs 61 49 76 186
32
8 Mee Telur Asin Pcs 45 32 78 155
9 Mee Sambel Petai Pcs 53 48 40 141
10 Mee Original
(Kuah/Goreng)
Pcs 100 113 115 328
11 Mee Combo
(Kuah/Goreng)
Pcs 104 100 146 350
12 Mee Saus Keju Pcs 58 52 48 158
13 Martabak Mee Pcs 53 51 56 160
Sumber : PT Baba Rafi Indonesia 2017
3. FOB ( Form Order Barang)
Setelah membuat rekap laporan penjualan bulanan warmee membuat FOB, FOB
merupakanform yang digunakan untuk keperluan order barang. Setelah warmee
membuat FOB, selanjutnya warmee mengirimkan kepada staf logistik. Berikut
contoh form order barang warmee dari bulan Januari-Maret 2017 untuk cabang
warmee tebet.
Tabel III.3
Form Order Barang Warmee Cabang Tebet
Januari- Maret 2017
No Nama Barang Unit
Bulan
Ket
Jan Feb Mar
1. Indomie Ayam Bawang Pcs 360 360 360
2. Indomie Goreng Pcs 760 640 520
Sumber : PT Baba Rafi Indonesia 2017
33
4. Menerima Report
Dan staf logistik akan menerima report yang telah dikirimkan oleh gerai warmee
diantaranya :
a. Form penjualan harian.
b. Rekap laporan penjualan bulanan.
c. Dan form order barang.
5. Cek Persediaan
Selanjutnya staf logistik mengecek persediaan barang digudang, untuk
mengetahui ketersediaan barang.
6. Stock Card
Setelah staf logistik mengecek persediaan barang digudang, staf logistik akan
menuliskan data ending barangdi stock card. Stock card merupakan ending data
stok barang/bahan baku yang tersedia digudang. Selanjutnya staf logistik
memberikan stock card kepada manajer logistik.
7. Keputusan
a. Jika stok barang/bahan baku dirasa cukup maka manajer akan
menginstruksikan kepada staf logistik untuk dilakukan packing dan segera
mengirim ke gerai warmee.
b. Namun jika ternyata stok persediaan digudang minim, maka manajer
logistik akan melakukan persediaan, dan segera menghubungi bagian
procurement untuk meminta dibuatkan NPB (Nota Permintaan Barang).
34
8. NPB
NPB merupakan nota permintaan barang yang dibuat oleh bagian procurement
untuk keperluan pengadaan barang yang dibutuhkan oleh bagian logistik, dan
selanjutnya staf procurementakan membuatkan dan menuliskan kebutuhan yang
diperlukan bagian logistik untuk persediaan barang digudang. NPB dibuat 3
(tiga) rangkap, rangkap 1 (satu) berwarna putih disimpan untuk manajer
procurement , rangkap 2 (dua) berwarna pink disimpan oleh staf procurement
dan rangkap 3 (tiga) berwarna kuning untuk disimpan oleh manajer logistik.
Berikut contoh NPB (Nota Permintaan Barang) rangkap 2 (dua) berwarna pink di
PT Baba Rafi Indonesia tanggal 03 Januari 2017.
Sumber : Devisi Procurement PT Baba Rafi Indonesia.
Gambar III.3
Nota Permintaan Barang
03 Januari 2017
35
9. Persetujuan NPB (Nota Permintaan Barang)
Setelah staf procurementmembuatkan NPB (Nota Permintaan Barang) maka
selanjutnya staf procurementakan meminta persetujuan kepada manajer
procurement untuk menandatangani NPB tersebut.
10. Pembuatan PO (Purchase Order)
Setelah ditanda tangani oleh manajer procurement, staf procurement akan segera
membuatkan PO (Purchase Order)untuk selanjutnya akan segera dikirim kepada
supplier.
11. Menerima PO
Setelah supplier menerima PO (Purchase Order) dari staf procurement, maka
selanjutnya supplier akan menyiapkan barang sesuai dengan permintaan pesanan
yang tertera pada PO (Purchase Order).
12. Mengirim barang dan membuat faktur
Supplier akan mengirimkan barang tersebut sesuai dengan permintaan yang
tertera pada PO (Purchase Order) dan sekaligus memberikan faktur.
13. Menerima barang dan faktur
Barang yang sudah dikirim oleh supplier maka akan diterima oleh staf logistik
untuk dilakukan pengecekan dan juga menerima faktur barang tersebut dari
supplier.
36
14. Laporan inspeksi bahan material
Laporan inspeksi bahan material merupakan form pengamatan standar bahan
material perusahaan meliputi kondisi kemasan, label, tempratur, karakteristik
mutu, kondisi visual, berat, asal negara/lokasi pabrik, logo halal dan status
material. Selanjutnya staf logistik akan mengisi laporan inspeksi bahan material.
15. Keputusan
a. Jika hasil pengamatan keadaan barang ok release maka staf logistik akan
menerima dan menyimpan barang/bahan baku sekaligus menyerahkan faktur
ke finance untuk dilakukan pembayaran.
b. Tetapi jika hasil pengamatan barang tersebut ditemukan ada barang yang
rusak atau cacat (reject) maka staf logistik akan menolak dan
mengembalikan (hold) barang tersebut kepada supplier untuk dilakukan
return barang.
16. Return barang
Staf logistik akan mengembalikan barang yang rusak dan tidak sesuai dengan
standar yang di inginkan perusahaan, supplierakan mengganti dan segera
mengirimkan barang yang baru.
17. Penerimaan barang baru
Selanjutya staf logistik menerima kembali barang yang sudah di return oleh
supplier, dan melakukan pengecekan kembali.
37
18. Mengecek barang
Setelah menerima barang baru dari supplier staf logistik akan mengecek barang
tersebut, jika barang sudah sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan
maka selanjutnya akan disimpan ke dalam gudang.
19. Menyimpan barang
Selanjutnya barang yang telah diterima dari supplier, akan segera disimpan ke
gudang penyimpanan. Untuk bahan baku mie dilakukan penyimpanan dirak
khusus bahan baku mie, agar tetap terjaga kualitasnya.
20. Packing
Packing adalah proses pengepakan barang-barang yang sudah terdata dan akan
dikirim ke gerai-gerai Baba Rafi.
Sebelum dilakukan packing staf logistik mengambil barang/bahan baku di rak
khusus penyimpanan mie sesuai dengan jumlah yang dipesan, dan membuat
kardus, melapisi kardus dengan lakban (sebagian/menyeluruh) agar kardus tidak
mudah rusak bila telah terisi bahan baku.
21. Surat Jalan
Surat jalan ialah surat yang digunakan untuk mengiringi pengiriman
barang/bahan baku ke gerai-gerai Baba Rafi. Surat jalan dibuat 3 (tiga) rangkap,
rangkap 1 (satu) berwarna putih untuk warmee, rangkap 2 (dua) dan rangkap 3
(tiga) berwarna pink dan kuning untuk arsip bagian logistik.
38
22. Pembayaran
Setelah staflogistik menyerahkan faktur kepada finance, maka selanjutnya
finance akan melakukan proses pembayaran sesuai dengan nominal tagihan yang
tertera pada faktur. Selanjutnya finance akan membuatkan tanda terima, tanda
terima dibuat 3 (tiga) rangkap, rangkap 1 (satu) berwarna putih untuk supplier,
rangkap 2(dua) dan rangkap 3(tiga) berwarna pink dan kuning disimpan oleh
bagian finance.
3.1.3. Kendala apa saja yang terjadi dalam kegiatan pelaksanaan
persediaanbahan baku dan solusinya.
Setiap perusahaan dalam menjalankan kegiatan usahanya pasti tidak akan
terlepas dari kendala atau permasalahan yang sering menggangu jalannya roda
perusahaan, terutama pada persediaan bahan baku. Adapun kendala dan solusinya
sebagai berikut :
1. Keterlambatan barang datang dari supplier, terkadang beberapa supplier
terlambat dalam pengiriman barang yang akan mengakibatkan terhambatnya
proses pengiriman ke gerai-gerai Baba Rafi Indonesia.
2. Supplier tidak memberikan barang yang sesuai dengan standar kualitas yang
diinginkan oleh PT Baba Rafi Indonesia, maka akan dilakukan return yang akan
menghambat proses produksi dan pengiriman ke gerai-gerai Baba Rafi
Indonesia.
39
Solusi untuk persediaan bahan baku, antaralain :
1. Procurement harus memiliki beberapa pemasok (supplier), untuk menjaga dan
mengantisipasi keterlambatan barang/bahan baku dari supplier.
2. Selalu mengingatkan kembali untuk pengiriman H-1, dan apabila masih sering
terjadi barang yang tidak sesuai dengan standar yang diinginkan, biasanya PT
Baba Rafi Indonesia mencari supplier yang baru.
Recommended