View
279
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
BAHAGIAN VI PENGAUDITAN PRESTASI
1. PENDAHULUAN
Pengauditan Prestasi merupakan pemeriksaan yang komprehensif terhadap kecekapan
dan keberkesanan dalam penggunaan sumber KKM. Melalui kajian audit prestasi,
masalah dalam operasi dapat dikenal pasti dan syor yang sesuai dicadangkan. Cawangan
Audit Dalam telah melaksanakan 10 pengauditan prestasi yang melibatkan 55 Pusat
Tanggungjawab (PTJ). Penemuan dan syor Audit Dalam bagi semua kajian prestasi telah
dikemukakan kepada PTJ terlibat untuk makluman dan tindakan penambahbaikan.
Senarai pengauditan prestasi tahun 2013 adalah seperti berikut:
BIL. PERKARA
A. Projek Pembinaan Hospital Psikiatri Permai, Johor Bahru
B. Program Pemulihan Kanak-Kanak Kekurangan Zat Makanan (PPKZM)
C. Pengurusan Kutipan Hasil Di Pejabat Kesihatan Daerah Dan Klinik
Kesihatan
D. Pengurusan Projek Hospital Information System (HIS)
E. Pengurusan Penyenggaraan BP00600 Di JKN Sabah, Sarawak Dan
Hospital Segamat
F. Pengurusan Kuarters Integrasi Sungai Buloh
G. Pengurusan Perolehan Peralatan Perubatan Dan Bukan Perubatan Di Kolej
Sains Kesihatan Bersekutu (KSKB)
H. Pengurusan Peralatan Kesihatan Pergigian Di Pejabat Kesihatan Negeri
Sarawak dan Kelantan
I. Laporan Perbelanjaan Projek Pharmacy Information System (PhIS) dan
Clinic Pharmacy System (CPS)
J. Pengurusan Sistem Telekonsultasi
80 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
A. PROJEK PEMBINAAN HOSPITAL PSIKIATRI PERMAI, JOHOR BAHRU
1. LATAR BELAKANG
Projek Pembinaan Hospital Psikiatri Permai, Johor Bahru telah diluluskan di bawah
Rancangan Malaysia Kesembilan (RMK-9) secara reka dan bina (design & build) dengan nilai
kontrak berjumlah RM574 juta. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual A-1.
Jadual A-1
Maklumat Projek Pembinaan
Butiran Projek Pembinaan Hospital Psikiatri
Permai, Johor Bahru
Kelulusan Projek RMK-9
Nilai Projek RM574,322,200.87
Kontraktor TH Universal Builders Sdn Bhd
No. Kontrak KKM 12/2008 (RT)
Tempoh Kontrak 30.04.2008-30.10.2010
Tarikh Milik Tapak 30.04.2008
Tarikh Asal Siap Projek 30.10.2010
Lanjutan Masa (EOT) EOT1: 31.10.2010-01.04.2011
EOT2: 01.04.2011-31.07.2011
Tarikh Siap Projek 30.12.2011
Tempoh Liabiliti Kecacatan 30.12.2011 - 30.12.2013
Tarikh Operasi 19.03.2012
2. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Pengauditan ini dijalankan bagi menilai sama ada pembinaan Hospital Psikiatri Permai, Johor
Bahru telah dirancang dan dilaksanakan dengan teratur dan mencapai objektif
pembinaannya.
3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
Pengauditan dijalankan terhadap Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan (BPKj) dan Bahagian
Perolehan Dan Penswastaan dengan menyemak fail, rekod, dokumen dan lukisan kerja yang
berkaitan aspek pengurusan, penyerahan hak milik dan pentauliahan peralatan hospital
baru bermula dari tarikh projek mula sehingga ke tarikh pengauditan. Lawatan fizikal
projek di Hospital Psikiatri Permai, Johor Bahru juga dijalankan bagi memastikan pembinaan
2013 | LAPORAN TAHUNAN 81
dan peralatan adalah memenuhi spesifikasi yang ditetapkan. Perbincangan dan temu bual
juga telah diadakan dengan pegawai yang terlibat bagi tujuan pengesahan kerja yang
dilaksanakan.
4. PENEMUAN AUDIT DALAM
4.1 Kerja Yang Lewat Disempurnakan Selepas Sijil Siap Kerja (CPC)
Perkara 13.8.2(b), Bab 13 Panduan Pentadbiran Kontrak Edisi Ketiga 2010 menetapkan
kontraktor hendaklah memperbaiki kecacatan dalam tempoh yang munasabah bergantung
kepada keadaan dan tahap kecacatan tersebut.
Berdasarkan aduan pengguna selepas perpindahan masuk pada 12 Mac 2012 sehingga
Laporan Kecacatan pada 31 Mei 2012, terdapat 95 kerja pemasangan yang belum
disiapkan. Analisis Audit Dalam mendapati prestasi kontraktor dalam menyiapkan kerja
adalah kurang memuaskan seperti berikut:-
• 3 kerja masih belum disempurnakan (sehingga 16 Januari 2014);
• 15 kerja disempurnakan antara 101 hingga 254 hari; dan
• 77 kerja disempurnakan antara 0 hingga 90 hari.
4.2 Peralatan/Aset Tidak Digunakan
Perkara 14, Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 mengenai Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan telah menetapkan semua aset Kerajaan hendaklah diguna
dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi mengurangkan pembaziran,
menjimatkan kos, mencapai jangka hayat, mencegah penyalahgunaan dan mengelakkan
kehilangan. Peralatan perubatan yang diterima perlu digunakan mengikut fungsi dan tujuan
sebenar peralatan tersebut dibeli.
Pemeriksaan fizikal di Jabatan Patologi dan Sheltered Workshop mendapati 42 peralatan
bernilai RM1.4 juta yang dibekalkan pada tahun 2011 masih belum digunakan. Pihak Audit
Maklum Balas BPKj:
Pemantauan rapi sentiasa dilaksanakan oleh pihak Kementerian melalui
mesyuarat, lawatan dan teguran bertulis bagi memastikan kerja-kerja pembaikan
dilaksanakan dengan sempurna. Tindakan pembaikan daripada pihak kontraktor
adalah perlahan. Sehingga tarikh akhir Tempoh Tanggungan Kecacatan, ia masih
belum dilaksanakan. Oleh yang demikian, khidmat pihak ketiga akan digunakan bagi
membuat pembaikan. Kos pembaikan yang terlibat akan dipotong daripada
pembayaran kepada kontraktor.
82 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Dalam dimaklumkan sebahagian daripada peralatan yang tidak digunakan merupakan
peralatan yang tidak berkaitan dengan fungsi hospital ini.
4.3 Pneumatic Tube Transportation System Tidak Dapat Digunakan
Hospital Permai dilengkapi dengan Pneumatic Tube Transportation System (PTS) berharga
RM1.44 juta bertujuan untuk memudahkan proses penghantaran specimen dan borang-
borang berkaitan ke unit-unit yang telah dikenalpasti.
Bagaimanapun, bermula dari tarikh penyerahan hospital sehingga lawatan Audit Dalam
pada 24 hingga 27 Jun 2013, sistem ini tidak dapat digunakan oleh pihak hospital.
Berdasarkan Minit Mesyuarat Pengoperasian Hospital, sebanyak 49 aduan telah diterima
berkaitan sistem ini.
4.4 Central Sterile Supply Department Tidak Beroperasi
Central Sterile Supply Department (CSSD) Hospital Permai telah mula beroperasi pada 26
Mac 2012 dan dilengkapi dengan sistem hawa dingin berpusat. Bagaimanapun, operasi
CSSD telah dihentikan sejak September 2012 bagi membolehkan kontraktor menjalankan
kerja-kerja pembaikan akibat masalah kondensasi, siling runtuh dan suhu tidak seragam.
Lawatan Audit Dalam pada 22 April 2013 mendapati pihak kontraktor sedang melaksanakan
kerja-kerja membuat lapisan penahan air iaitu ‘PU Foam’ di siling konkrit bagi mengatasi
masalah kondensasi, penggantian siling yang runtuh di ruangan pembungkusan dan lain-
lain kerja berkaitan. Bagaimanapun, lawatan Audit Dalam kali kedua pada 24 Jun 2013
mendapati CSSD masih belum dapat digunakan kerana masalah kulat di Stor Steril.
Maklum Balas BPKj :
Sistem ini berfungsi dengan baik semasa Testing & Commissioning dijalankan
pada penghujung tahun 2011. Ia telah mengalami masalah teknikal berpunca dari
ketidakstabilan sistem atau penggunaan yang tidak betul oleh pengguna. Pembaikan
telah dilakukan berulangkali dan berjaya diatasi pada 27 Ogos 2013. Semakan pada 31
Disember 2013 mendapati sistem ini telah diperbaiki dan berfungsi dengan baik.
Maklum Balas BPKj :
30 peralatan bernilai RM1.2 juta masih diperlukan dan akan digunakan. 12
peralatan bernilai RM0.2 juta dalam proses dipindahkan ke Hospital lain selepas tempoh
tanggungan kecacatan tamat.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 83
Penutupan CSSD menyebabkan kerja-kerja pensterilan terpaksa dihantar ke Hospital
Temenggong Seri Maharaja Tun Ibrahim, Kulaijaya dengan kekerapan dua kali seminggu.
Ini menyebabkan peningkatan kos, masa dan beban kerja bagi kedua-dua hospital.
Manakala kerja-kerja pembungkusan dan penyimpanan (stor steril) dilakukan di Bilik
Seminar seperti Gambar A-1 dan Gambar A-2. Pembaikan yang mengambil masa lama
iaitu hampir 12 bulan telah menjejaskan operasi CSSD.
Gambar A-1 Gambar A-2
Kerja Pembungkusan Dan Penyimpanan Di Bilik Seminar
4.5 Pembaikan Kemasan Lantai Vinyl Di Wad Carnation Belum Siap
Lawatan Audit Dalam pada 22 dan 24 Jun 2013 ke Wad Carnation A, B dan D yang
menempatkan pesakit-pesakit warga emas mendapati kerja-kerja memasang semula vinyl
masih belum dilakukan oleh kontraktor di Wad Carnation D seperti Gambar A-3. Sejak
Oktober 2012, vinyl tersebut dibuka kerana terdapat gelembung-gelembung udara dan
bahagian yang tidak rata. Keadaan lantai tanpa vinyl boleh mengundang bahaya dan
kemalangan atau kecederaan kepada pesakit.
Sementara itu, gelembung-gelembung udara dan bahagian tidak rata masih wujud di Wad
Carnation A dan B walaupun telah dibuat pembaikan oleh pihak kontraktor. Sehingga
lawatan akhir Audit Dalam, Wad Carnation A masih belum dapat digunakan untuk
menempatkan pesakit seperti Gambar A-4.
Maklum Balas BPKj:
Keja-kerja pembaikan CSSD Hospital Permai bagi bahagian siling telah disiapkan
sepenuhnya pada akhir September 2013. Manakala kerja-kerja pembaikan di bahagian
dinding siap pada 2 Disember 2013. CSSD telah mula beroperasi dan digunakan. Pihak
KKM juga telah meminta kontraktor untuk mengemukakan Extended Warranty selama 24
bulan namun ditolak oleh kontraktor. Permohonan telah dibuat untuk pertimbangan
semula.
84 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Gambar A-3 Gambar A-4
Keadaan Lantai Di Wad Carnation D Vinyl Yang Telah Dibaiki Tetapi Masih
Menggelembung Di Wad Carnation A
4.6 Masalah Kebersihan Di Unit Sajian
Unit Sajian telah mula beroperasi pada 26 Mac 2012 bagi membekalkan hidangan kepada
semua pesakit dalam Hospital Permai. Lawatan Audit Dalam mendapati pelbagai masalah
timbul di unit ini sejak mula beroperasi. Antara masalah utama yang dikenalpasti dan
maklum balas yang diterima pada 13 Januari 2014 adalah seperti berikut:
BIL. MASALAH IMPLIKASI MAKLUM BALAS
1. Longkang dapur
ruang memasak tidak
mengalirkan air keluar. Terpaksa
menggunakan vakum untuk kerja-kerja
menyedut air dan
pembersihan sisa makanan.
Air bertakung di
dalam longkang
menjejaskan kebersihan kawasan
memasak dan kualiti kebersihan
makanan.
Gambar A-5
Masalah ini berpunca dari sisa makanan
yang dibuang secara langsung ke dalam
longkang. Pihak Medivest telah diarahkan untuk meningkatkan penyelenggaraan
pembersihan di kawasan yang terlibat.
Kerja pembaikan telah dilakukan. Air
bertakung disalurkan melalui scupper drain yang baru dibuat. Gambar A-6
Maklum Balas BPKj:
Masalah vinyl menggelembung adalah berpunca daripada pemasangan semula
vinyl sedia ada oleh pihak kontraktor di kawasan yang telah dibuat pembaikan.
Mesyuarat pada 9 September 2013 telah menetapkan kontraktor mengganti vinyl
sedia ada dengan vinyl baru secara berperingkat sehingga Mac 2014. Pihak
Kementerian telah meminta kontraktor untuk mengemukakan Extended Warranty
selama 14 bulan.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 85
Gambar A-5 Gambar A-6
Sebelum Selepas
BIL. MASALAH IMPLIKASI MAKLUM BALAS
2. Tanah lecak di kaki
lima kerana kerja-kerja pencucian troli
makanan. Tiada saliran longkang
dibina.
Keadaan tanah
lecak menjejaskan kualiti persekitaran
Unit Sajian. Bau busuk dari sisa
makanan yang
bertakung menjejaskan
kebersihan dan kesihatan.
Gambar A-7
Masalah ini berpunca dari sisa makanan
yang dicuci dari bilik Trolley Wash dibuang atau dialirkan ke kawasan kaki lima
sehingga menyebabkan kejadian lecak.
Pihak Medivest telah diarahkan untuk
memastikan pengumpulan sisa makanan dari kawasan Trolley Wash dikumpulkan di
dalam tong yang perlu disediakan.
Pembersihan dilaksanakan dari semasa ke
semasa mengikut keperluan oleh Medivest. Gambar A-8
Gambar A-7 Gambar A-8
Sebelum Selepas
86 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
BIL. MASALAH IMPLIKASI MAKLUM BALAS
3. Lantai tempat cuci
pinggan tidak rata.
Air bertakung
menyebabkan lantai
licin.
Cat lantai terkopek dan berkulat.
Gambar A-9
Kerja-kerja pembaikan telah dilakukan oleh
kontraktor di kawasan air yang bertakung
tetapi masih terdapat beberapa kawasan yang masih ditakungi air. Masalah ini
berpunca dari kecerunan lantai yang perlu diperbetulkan.
Masalah ini berpunca dari percanggahan rekabentuk dengan tatacara operasi di Unit
Sajian. Perkara ini telah dirujuk semula kepada perunding yang membuat
rekabentuk berkenaan untuk pembaikan.
Gambar A-10
Gambar A-9 Gambar A-10
Sebelum Selepas
BIL. MASALAH IMPLIKASI MAKLUM BALAS
4. Mesin pencuci pinggan selalu rosak (2 unit). Hanya satu
mesin pencuci pinggan dapat digunakan semasa lawatan
Audit Dalam.
Kerja pencucian dibuat secara manual.
Pembaikan telah dilaksanakan oleh kontraktor.
4.7 Tindakan Pembaikan Dalam Tempoh Kecacatan Masih Belum
Disempurnakan
Panduan Pentadbiran Kontrak Edisi 2010, Perkara 13.8.2 menetapkan prosedur mengenai
kecacatan kerja di mana dalam Tempoh Tanggungan Kecacatan, Jabatan Pelanggan perlu
melaporkan dengan segera ketidaksempurnaan, kecacatan dan kerja yang tidak mengikut
spesifikasi seperti dalam kontrak. Segala aduan yang dibuat perlu diambil tindakan
pembaikan oleh kontraktor dalam tempoh yang munasabah bergantung pada keadaan dan
tahap kecacatan tersebut.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 87
Sehingga tarikh lawatan Audit Dalam pada bulan April 2013, tindakan pembaikan masih
belum disempurnakan bagi 818 kerosakan (36.81%) daripada 2,222 laporan kerosakan
yang diterima dari bulan Januari 2012 sehingga 8 April 2013.
4.8 Peralatan Tidak Dibekalkan
Lawatan Audit Dalam ke Kompleks Sukan dan Sheltered Workshop mendapati 6 alat
berjumlah RM3,445 tidak dibekalkan.
4.9 Talian Networking
Keperluan infrastruktur ICT tidak diambil kira semasa penyediaan kontrak. Pihak hospital
telah mengemukakan permohonan berkenaan keperluan infrastruktur ICT kepada Project
Management Consultant (PMC) melalui surat bernombor (43)dlm.HPJB/170/01 Jld.2 pada 26
Julai 2010.
Bagaimanapun, pihak Kementerian tidak meluluskan permohonan untuk infrastruktur ICT
sebaliknya hanya meluluskan peruntukan sejumlah RM745,210.00 bagi tujuan pemasangan
Office Automation untuk kegunaan hospital pada 29 Julai 2011. Penyediaan semula
infrastruktur ICT selepas pembinaan akan melibatkan kos tambahan kerana kerja-kerja
memecahkan lantai dan dinding bangunan perlu dilakukan bagi memasang trunking.
Maklum Balas BPKj:
Keperluan networking dan ICT tidak disediakan di bawah kontrak ini
berdasarkan keputusan Kementerian pada masa tersebut.
Maklum Balas BPKj:
Peralatan telah dibekalkan oleh kontraktor sebagaimana peruntukan di dalam
kontrak.
Maklum Balas BPKj:
Bermula dari pengeluaran CPC pada 30 Disember 2011, beberapa teguran dan amaran telah diberi kepada kontraktor secara bertulis dan pemantauan mesyuarat untuk memperbaiki kecacatan-kecacatan yang dilapor oleh pihak pengguna. Tindakan yang diambil oleh pihak kontraktor adalah lewat dan tidak memuaskan.
Sehingga 13 Januari 2014, sebanyak 596 (73%) kecacatan telah diperbaiki, 107
(13%) kecacatan sedang dibaiki, 74 (9%) kecacatan telah diperbaiki namun tidak memuaskan, 22 (3%) kecacatan dalam siasatan sekiranya berpunca dari vandalisme, 12 (1%) adalah aduan kecacatan baru dan 7 (1%) kecacatan belum dibaiki kerana tiada item dalam simpanan.
88 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Secara keseluruhannya, Projek Pembinaan Hospital Psikiatri Permai, Johor Bahru perlu
dibuat penambahbaikan dengan mengambil tindakan seperti berikut:
a) Semua peralatan yang dibekalkan digunakan sepenuhnya atau diagihkan kepada
hospital lain sekiranya tidak diperlukan;
b) Kerja-kerja yang tidak sempurna atau tidak berkualiti diambil tindakan sewajarnya
oleh pihak BPKj sebelum penutupan akaun dibuat;
c) Mengambil tindakan pemotongan bayaran bagi kerja yang tidak dibuat;
d) Pemantauan dilakukan sepanjang tempoh pembinaan; dan
e) Pegawai memahami prosedur pengurusan kewangan dan tatacara projek
pembinaan bagi mengenalpasti cara untuk menyemak dan mengesahkan kerja
adalah sempurna dan mencapai objektif.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 89
B . PROGRAM PEMULIHAN KANAK-KANAK KEKURANGAN ZAT MAKANAN (PPKZM)
1. LATAR BELAKANG
KKM telah melaksanakan Program Pemakanan sejak tahun 1950-an di mana ia telah
diintegrasikan ke dalam Perkhidmatan Penjagaan Kesihatan Ibu dan Anak. Objektif
program tersebut adalah mengurangkan masalah kekurangan zat makanan di kalangan ibu
dan kanak-kanak melalui Program Kesihatan Keluarga serta menilai dan memantau taraf
makanan masyarakat.
Pada tahun 1989, Program Pemulihan Kanak-Kanak Kekurangan Zat Makanan (PPKZM)
telah dilancarkan sebagai usaha Kerajaan untuk meningkatkan status pemakanan kanak-
kanak berumur di antara 6 bulan hingga bawah 6 tahun yang mengalami masalah
kekurangan zat makanan daripada keluarga miskin tegar. KKM telah menerima peruntukan
sejumlah RM30.26 juta dari tahun 2011 hingga Mac 2013.
2. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada PPKZM telah dirancang dan dilaksanakan
dengan teratur, cekap dan mencapai objektif yang ditetapkan.
3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
Pengauditan ini merangkumi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap
PPKZM. Pengauditan telah dijalankan di Bahagian Pemakanan, Jabatan Kesihatan Negeri
(JKN), Pejabat Kesihatan Daerah (PKD) dan Klinik Kesihatan (KK) di Negeri Sabah, Perak,
Kelantan dan Pahang dengan menyemak fail, rekod dan dokumen program.
Pengauditan telah dijalankan dengan menyemak fail, rekod dan dokumen program.
Lawatan, pemeriksaan dan temu bual dengan pegawai KKM dan penerima bantuan juga
telah diadakan. Data dan maklumat yang diterima daripada PTJ digunakan sebagai
petunjuk terhadap isu-isu yang berbangkit dan perlu diperbaiki secara am tanpa analisis
lanjut terhadap ketepatan dan penilaian lanjut maklumat tersebut.
90 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4. PENEMUAN AUDIT DALAM
4.1 Prestasi Program
KKM telah menetapkan petunjuk prestasi bagi PPKZM seperti berikut:
a. Liputan kanak-kanak kekurangan zat makanan Orang Asli yang terlibat dalam
Program Community Feeding (Sasaran 95%); dan
b. Peratus pulih kanak-kanak kekurangan zat makanan selepas 6 bulan berada
dalam PPKZM (Sasaran 25%).
Semakan Audit Dalam mendapati secara keseluruhan Bahagian Pemakanan telah mencapai
sasaran KPI yang telah ditetapkan. Bagaimanapun, lawatan Audit Dalam di Bahagian
Pemakanan KKM dan JKN Pahang mendapati perkara berikut:
a. Data prestasi program, peruntukan kewangan dan rekod-rekod penting tidak
disediakan dan difailkan dalam bentuk hard copy;
b. Tiada analisis lanjut serta tiada pelan tindakan spesifik bagi peserta yang tidak
berjaya dipulihkan atau mengambil tempoh yang panjang untuk dipulihkan;
dan
c. Masalah penyeliaan oleh Ibu Pejabat KKM dan JKN Negeri kerana kekurangan
pegawai.
4.2 Peruntukan Kewangan
Pada tahun 2011, KKM telah menerima peruntukan sejumlah RM9.73 juta di bawah
peruntukan NKRA untuk pembelian bakul makanan dari April hingga Disember 2011. Pada
tahun 2012, peruntukan sejumlah RM12.16 juta telah diterima bagi pembelian bakul
makanan. Peruntukan tersebut meliputi makanan tambahan, latihan, bayaran elaun,
peralatan, Ready To Use Therapeutic Food (RUTF), pengangkutan dan sebagainya.
Semakan Audit Dalam mendapati perkara berikut:
a. Peruntukan bakul makanan di PKD Kuantan, Pahang telah digunakan untuk
pembelian bahan lain seperti dapur, tong gas dan alat penimbang;
b. Peruntukan bagi setiap bakul makanan adalah RM150 hingga RM180.
Bagaimanapun, harga bakul makanan di Pejabat Kesihatan Kawasan (PKK)
Penampang melebihi kos tersebut. Pembelian setiap bakul makanan bagi Pakej
13 berjumlah RM191;
c. Terdapat pembayaran bakul makanan bagi 3 bulan telah dibuat sebelum
penerimaan bakul makanan tersebut di PKK Penampang; dan
2013 | LAPORAN TAHUNAN 91
d. Pakej bakul ditambah atau digandakan bagi mencukupkan kadar harga RM150
hingga RM180 bagi setiap pemberian bakul.
4.3 Garis Panduan, Undang-Undang Dan Prosedur
Garis panduan yang disediakan sedang dikemaskinikan oleh Bahagian Pemakanan dari
semasa ke semasa mengikut keperluan. Tatacara perolehan Kerajaan seperti perolehan
tender, sebut harga dan pembelian terus juga digunakan bagi perolehan bakul makanan.
Semakan Audit Dalam mendapati pelaksanaan bagi program tersebut di semua JKN dan
PKD adalah kurang memuaskan dan tidak mematuhi garis panduan yang telah ditetapkan.
Garis panduan tersebut boleh ditambahbaikkan seperti berikut;
a. Mekanisme bagi pengesahan pendapatan isi rumah perlu dibuat secara bertulis
seperti slip gaji, pengesahan ketua kampung dan sebagainya; dan
b. Format/Borang pengesahan penerima yang layak mendapat bakul makanan.
4.4 Pengurusan Perolehan dan Pengagihan Bakul Makanan
Kerajaan telah mengeluarkan tatacara perolehan seperti perolehan tender, sebut harga dan
pembelian terus supaya perolehan dibuat dengan teratur, cekap dan berhemat. Semakan
Audit Dalam mendapati perkara seperti berikut:
Bil. Perkara JKN/PKD/KK
Terlibat
a. Pembelian bekalan makanan dibuat oleh Pejabat Kesihatan Daerah. Bagaimanapun, mekanisme bekalan dan edaran
bakul makanan ke klinik tidak jelas.
JKN Pahang
b. Tiada pelantikan Jawatankuasa Penilaian Harga bagi proses
sebut harga.
JKN Perak
c. Perbandingan harga bagi perolehan susu tepung penuh krim hanya dibuat bagi 2 pembekal sahaja.
JKN Perak
d. Pembelian 1,000 paket susu tepung penuh krim telah
ditetapkan di dalam kontrak. Bagaimanapun, pembelian tersebut melebihi 1,000 paket.
JKN Perak
e. Tiada rekod Delivery Order bagi pembelian bakul makanan
oleh PKD.
PKD Pekan Pahang,
JKN Sabah
f. Perolehan sebut harga tidak dibuat bagi setiap item melebihi
RM50,000 setahun.
PKD Pekan Pahang
g. Bakul makanan telah diedarkan lebih daripada satu pakej bakul untuk satu kes.
PKD Kuantan Pahang
h. Bekalan bakul makanan telah lewat dihantar ke klinik
kesihatan. Bagaimanapun, JKN Sabah tidak menetapkan dan mengenakan denda (penalty) ke atas kelewatan tersebut di
dalam dokumen kontrak.
JKN Sabah, PKK
Penampang
92 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Bil. Perkara JKN/PKD/KK
Terlibat
i. Terdapat Delivery Order yang ditandatangan tetapi tidak menyatakan tarikh penerimaan.
JKN Sabah
j. Terdapat penukaran/penambahan item bahan makanan di dalam bakul makanan Pakej 13 atas alasan untuk memenuhi
harga bakul makanan sejumlah RM180.
PKK Penampang JKN Pahang
k. Terdapat pengubahsuaian pakej bakul makanan disebabkan faktor pengangkutan dan tahap penerimaan bakul khususnya
orang asli, contohnya:
Telur ditukar kepada kacang tanah supaya
mengelakkan telur pecah semasa penghantaran bakul ke kawasan orang asli.
Multivitamin tidak diberi dalam bentuk 30 biji tetapi
dalam bentuk sirap untuk kanak-kanak bawah umur 2 tahun.
JKN Perak
4.5 Pengurusan Stor Bakul Makanan
Lawatan Audit Dalam mendapati pengurusan stor bakul makanan adalah kurang
memuaskan seperti berikut:
Bil. Perkara JKN/PKD/KK
Terlibat
a. Stor penyimpanan Bakul Makanan tidak kemas dan kurang
memuaskan;
Penyimpanan bahan makanan disimpan bersama sabun,
peralatan dan sebagainya.
Konsep First In First Out (FIFO) tidak dipraktikkan.
Tiada tarikh penerimaan bahan makanan pada kotak/bakul
makanan.
KK Runcang, Pekan
Pahang
b. Tiada tempat penyimpanan khas bagi bakul makanan dan susu
tepung penuh krim.
PKD Kuantan Pahang
c. Tiada mekanisme rekod masuk dan keluar yang lengkap bagi stor
penyimpanan susu dan multivitamin.
PKD Hulu Perak
KK Runcang, Pahang
d. Tiada rekod maklumat baki multivitamin dan susu penuh krim
bagi tahun semasa.
PKD Hulu Perak
e. Maklumat jumlah agihan dan pesanan bakul makanan daripada
PKD kepada KK tidak direkodkan.
PKD Hulu Perak
f. Tiada lantikan penerima bakul makanan di PKD dan pelulus
pemberi bakul makanan di KK.
PKD Hulu Perak
KK Runcang, Pahang
2013 | LAPORAN TAHUNAN 93
4.6 Penyelenggaraan Rekod
Penyelenggaraan rekod yang baik dan sistematik memudahkan pegawai membuat rujukan,
semakan dan melaksanakan pemantauan terhadap pengurusan PPKZM. Penyelenggaraan
rekod yang lengkap juga merupakan mekanisme kawalan bagi memastikan pengurusan
PPKZM adalah teratur dan mengikut prosedur.
Semakan Audit Dalam mendapati penyelenggaraan rekod adalah kurang memuaskan dan
mendapati perkara seperti berikut:
Bil. Perkara JKN/PKD/KK
Terlibat
a. Maklumat dalam rekod kawalan stok tidak sama dengan
maklumat kes di dalam Buku Rekod Kanak-Kanak Kekurangan
Zat Makanan (KZM 101) dalam ruangan penerimaan bakul makanan.
KK Runcang, Pekan
Pahang
b. Tiada rekod penerimaan, pengesahan dan pemeriksaan kualiti
bahan makanan.
KK Runcang, Pekan
Pahang
c. Borang Permohonan/Profail Kes tidak dilengkapkan dan
disimpan dengan baik.
KK Runcang, Pekan
Pahang
d. Tiada pengesahan daripada pegawai yang bertanggungjawab terhadap Borang Profail.
KK Runcang Pekan Pahang
e. Tiada rekod status prestasi perbelanjaan bagi tahun 2011 dan
2012.
JKN Perak
f. Retan yang disediakan oleh JKN Perak tidak sama dengan rekod
di Bahagian Pemakanan.
JKN Perak
g. Minit mesyuarat berkaitan perbincangan sebut harga tidak lengkap.
JKN Perak
h. Tarikh LO lewat berbanding invois dan Delivery Order. JKN Perak
i. Borang rekod pendaftaran kes tidak lengkap. KK Bandar Grik,
Perak
j. Bakul makanan yang diagihkan di KK tidak sama dengan bilangan kes yang menerima bakul. Rekod menunjukkan bakul
yang diberikan melebihi satu bakul.
KK Bandar Grik, Perak
k. Semua minit mesyuarat, surat kuasa, surat dasar atau dokumen berkaitan dengan pelaksanaan atau perubahan bagi PPKZM
sebagai rujukan tidak lengkap dan tidak diselaraskan dalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja
JKN Kelantan
4.7 Pemantauan
Pemantauan yang rapi dapat menjamin aktiviti yang dirancang dan dilaksanakan dengan
sempurna serta mencapai objektif yang ditetapkan. Ia juga dapat membantu pihak
pengurusan mengenalpasti kelemahan dan melakukan penambahbaikan segera.
94 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Semakan Audit Dalam mendapati pemantauan PPKZM adalah kurang memuaskan dan tiada
lawatan ke rumah kes bagi memastikan kanak-kanak yang dipilih adalah benar-benar layak
untuk menyertai PPKZM.
Semakan Audit Dalam di JKN Pahang juga mendapati jawatankuasa yang ditetapkan dalam
garis panduan PPKZM di peringkat Negeri dan Daerah juga tidak ditubuhkan.
5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Secara keseluruhannya, tahap pengurusan PPKZM boleh dipertingkatkan dengan
mengesyorkan pihak pengurusan memberi pertimbangan kepada perkara berikut:
a) Pelan tindakan spesifik hendaklah disediakan bagi memastikan sasaran yang
ditetapkan dapat dicapai sepenuhnya serta dipertingkatkan dari semasa ke
semasa;
b) Kelulusan daripada pegawai bertanggungjawab perlu diperolehi terlebih dahulu
terhadap pengubahsuaian, penambahan atau penukaran item bahan bakul;
c) Penambahbaikan terhadap Garis Panduan PPKZM perlu dibuat dari semasa ke
semasa mengikut keperluan bagi memastikan PPKZM dapat dilaksanakan dengan
teratur dan berkesan; dan
d) Penyelenggaraan rekod dan pengurusan stor yang sistematik, teratur dan kemas
kini perlu dibuat dari semasa ke semasa bagi memastikan pengurusan PPKZM
dapat dilaksanakan dengan teratur dan mengikut prosedur.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 95
C. PENGURUSAN KUTIPAN HASIL
DI PEJABAT KESIHATAN DAERAH DAN KLINIK KESIHATAN
1. LATAR BELAKANG
KKM mempunyai 166 Pejabat Kesihatan Daerah/Bahagian/Kawasan (PKD/PKB/PKK) di
seluruh negara yang merupakan Pemungut Utama dan di bawahnya terdapat 2836 Klinik
Kesihatan (KK) dan Klinik Desa (KD) sebagai Pemungut Kecil. Mengikut aliran kerja yang
telah ditetapkan, PKD/PKB/PKK akan menerima kutipan hasil dari Pemungut Kecil di bawah
kawalan masing-masing (sama ada KK ataupun KD) dan memasukkan wang ke bank
dengan menyediakan Penyata Pemungut.
Hasil di klinik-klinik kesihatan terdiri daripada kutipan bayaran pesakit dalam, pesakit luar,
suntikan imunisasi dan pelbagai bayaran yang dibenarkan oleh pihak KKM. PKD/PKB/PKK
juga membuat kutipan hasil terhadap saman yang dikeluarkan oleh Unit Inspektorat dan
Kawalan Penyakit. Kadar kutipan hasil tersebut adalah tertakluk di bawah Akta Fi 1951 dan
peraturan-peraturan yang ditetapkan.
2. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan hasil di PKD/PKB/PKK dan
klinik-klinik kesihatan telah dilaksanakan secara cekap dan berkesan selaras dengan objektif
yang ditetapkan.
3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
Pengauditan ini merangkumi aspek pelaksanaan dan pemantauan terhadap pengurusan
hasil bagi tahun 2011 sehingga Mac 2013 di 7 PKD/PKK iaitu PKD Kuala Kangsar, Kuala
Terengganu, Besut, Pulau Langkawi, Kubang Pasu, Kota Setar dan PKK Tawau.
Pengauditan dijalankan dengan menyemak rekod dan dokumen kewangan yang berkaitan,
lawatan pemeriksaan dan temubual dengan pegawai KKM yang terlibat.
96 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4. PENEMUAN AUDIT DALAM
4.1 Analisis Kutipan Hasil Di PKD Bagi Tempoh 2 Tahun
Kutipan hasil di PKD/PKK terdiri daripada kutipan rawatan pesakit luar bagi warganegara
Malaysia dan warganegara asing, denda dan kompaun, bayaran balik tahun lalu, sewaan,
jualan barang dan terimaan lain. Kutipan hasil bagi tujuh (7) PKD/PKK yang dilawati adalah
berjumlah RM2.99 juta pada tahun 2011 dan RM3.13 juta pada tahun 2012 seperti di jadual
berikut:
Jadual C-1
Hasil Kutipan Bagi Tahun 2011 Dan 2012
Pejabat
Kesihatan Daerah
2011 2012 Peningkatan /
(Penurunan)
RM RM RM %
Kuala Kangsar 189,303 192,813 3,510 1.85
Pulau Langkawi 245,860 258,025 12,165 4.95
K.Terengganu 483,617 447,209 (36,408) (7.53)
Besut 279,843 198,412 (81,431) (29.10)
Kubang Pasu 307,940 357,119 49,177 15.97
Kota Setar 635,400 688,990 53,590 8.43
Tawau 848,384 990,339 141,955 16.73
Jumlah 2,990,347 3,132,907
Sumber: Buku Tunai Cerakinan TK100 Dan Laporan Bulanan Kutipan Hasil
Berdasarkan Jadual C-1, PKK Tawau menunjukkan kutipan hasil paling tinggi berjumlah
RM0.85 juta pada tahun 2011 dan RM0.99 juta pada tahun 2012. PKD Kuala Terengganu
dan Besut menunjukkan penurunan kutipan hasil sejumlah RM36,408 dan RM81,431 ribu
masing-masing bagi tempoh 2011 dan 2012. Butiran terperinci bagi jenis terimaan PKD
yang dilawati bagi tahun 2011 dan 2012 adalah seperti berikut:
Jadual C-2
Kutipan Hasil Pejabat Kesihatan Daerah Yang Dilawati
Bagi Tahun 2011 Dan 2012
PKD
Kutipan Hasil
Jumlah Keseluruhan Pesakit Luar
Denda /
Kompaun
Lain-lain
Terimaan
2011
(RM)
2012
(RM)
2011
(RM)
2012
(RM)
2011
(RM)
2012
(RM)
2011
(RM)
2012
(RM)
Kuala Kangsar 125,259 96,744 29,875 29,480 34,169 66,589 189,303 192,813
Pulau
Langkawi 202,651 181,895 15,490 34,580 27,719 41,550 245,860 258,025
Kuala
Terengganu 294,222 247,515 80,981 64,700 108,414 134,994 483,617 447,209
2013 | LAPORAN TAHUNAN 97
PKD
Kutipan Hasil
Jumlah Keseluruhan Pesakit Luar
Denda /
Kompaun
Lain-lain
Terimaan
2011
(RM)
2012
(RM)
2011
(RM)
2012
(RM)
2011
(RM)
2012
(RM)
2011
(RM)
2012
(RM)
Kuala Kangsar 125,259 96,744 29,875 29,480 34,169 66,589 189,303 192,813
Besut 137,850 132,193 26,760 22,530 115,233 43,689 279,843 198,412
Kubang Pasu 215,420 188,313 70,876 96,825 21,644 71,981 307,940 357,119
Kota Setar 411,896 402,430 100,015 96,600 123,489 189,960 635,400 688,990
Tawau 730,010 830,250 67,270 37,269 51,104 122,820 848,384 990,339
Jumlah
Keseluruhan 2,117,308 2,079,340 391,267 381,984 481,772 671,583 2,990,347 3,132,907
Sumber : Buku Tunai Cerakinan TK100 Dan Laporan Bulanan Kutipan Hasil
Berdasarkan Jadual C-2, jenis terimaan yang tertinggi adalah caj rawatan pesakit luar
sejumlah RM2.12 juta pada tahun 2011 dan RM2.08 juta pada tahun 2012. Terimaan lain
menunjukkan peningkatan kutipan dari RM0.48 juta pada tahun 2011 kepada RM0.67 juta
pada tahun 2012. Hasil denda, kompaun denggi dan rokok menurun sebanyak 2.4% atau
RM9 ribu. Ini disebabkan kutipan hasil denda dan kompaun berkurangan daripada PKD
Kuala Kangsar, Kuala Terengganu, Besut, Kota Setar dan PKK Tawau.
4.2 Ketidakpatuhan Kadar Hasil Yang Ditetapkan
Arahan Perbendaharaan 4 menyatakan tiada cukai atau kadar boleh dikenakan dan tiada
perbelanjaan boleh dilakukan tanpa kuasa Badan Perundangan terlebih dahulu. Perintah Fi
(Perubatan) (Pindaan) 2003 pula telah menetapkan kadar hasil bernilai RM20 seorang bagi
Suntikan Tifoid yang boleh dikutip daripada orang awam.
Semakan Audit Dalam mendapati kadar hasil yang dikutip bagi warganegara asing di PKD
Kuala Kangsar, Kuala Terengganu dan Besut adalah dua kali ganda iaitu RM40 walaupun
tiada gandaan caj imunisasi dinyatakan pada Bahagian 1 Jadual H, Perintah Fi. Semakan
Audit Dalam selanjutnya mendapati 3 PKD/PKK lain mengenakan caj RM20 seorang bagi
Suntikan Tifoid.
Maklum Balas PKD Kuala Kangsar, Kuala Terengganu dan Besut:
PKD telah mengambil tindakan mengenakan bayaran seperti yang ditetapkan
oleh Akta Fi.
98 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.3 Perekodan Hasil
Berdasarkan Arahan Perbendaharaan 6, segala hasil daripada apa-apa punca jua pun
hendaklah dimasukkan ke dalam Kumpulan Wang Disatukan dan tiada apa-apa pembayaran
boleh dibuat kecuali telah dibenarkan oleh undang-undang. Semakan Audit Dalam
mendapati perkara berikut:
a) Kes Kehilangan Hasil Di PKK Tawau
Semasa pengauditan dijalankan pada bulan Mei 2013, dokumen berkaitan hasil di
Klinik Kesihatan Ibu dan Anak (KKIA) 1, PKK Tawau tidak dapat disemak oleh pihak
Audit. Ini kerana semua dokumen hasil berkaitan dengannya berada di simpanan
Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) untuk siasatan lanjut terhadap
kes penyelewengan hasil Kerajaan berjumlah RM37,520. Kes kehilangan hasil
tersebut telah ditemui pada 16 Januari 2013, apabila pihak naziran menjalankan
lawatan/pemeriksaan hasil di KKIA 1. Berdasarkan Laporan Akhir, pegawai yang
bertanggungjawab tidak merekodkan kupon di dalam Daftar Kaunterfoil Kira-kira
Stok (Kew. 67 – Pin 1/84) dan merekod sendiri pungutan ke Buku Tunai Kecil.
Penyelia yang bertanggungjawab hanya menyemak dan memeriksa Buku Tunai
tersebut dengan wang tunai sahaja tanpa merujuk silang dengan kupon yang telah
digunakan. Laporan Akhir Kes Penyelewengan Hasil yang disediakan oleh Bahagian
Pengurusan, Jabatan Kesihatan Negeri Sabah telah dikemukakan kepada Setiausaha
Bahagian Kewangan, Kementerian Kesihatan Malaysia pada 23 Mei 2013 untuk
tindakan selanjutnya.
b) Suntikan Tifoid Tidak Dikutip
Caj Suntikan Tifoid sejumlah RM20 perlu dikenakan dan tiada pengecualian boleh
diberikan termasuk penjawat awam, pesara atau penerima bantuan Kebajikan
Masyarakat kecuali atas arahan Ketua Jabatan dan berkaitan dengan bidang tugas.
Surat Jaminan (GL) tidak boleh digunapakai bagi tujuan pengecualian melainkan
Ketua Jabatan mengeluarkan surat arahan/permohonan bagi perkhidmatan tersebut.
Semakan Audit Dalam mendapati dua daripada tujuh PKD/PKK yang dilawati iaitu
PKD Besut dan PKK Tawau tidak mengutip hasil bagi caj Suntikan Tifoid melibatkan
masing-masing 100 suntikan (RM2,000) dan 25 suntikan (RM500) bagi tahun 2011
dan 2012.
Maklum Balas PKK Tawau:
Tindakan penambahbaikkan telah dibuat dengan memastikan pegawai
yang mengutip hasil mematuhi peraturan dan AP yang telah ditetapkan.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 99
c) Caj Kad Suntikan Tifoid Dimasukkan Dalam Akaun Kelab
Berdasarkan Arahan Perbendaharaan 6, segala hasil daripada apa-apa punca jua pun
hendaklah dimasukkan ke dalam Kumpulan Wang Disatukan dan tiada apa-apa
pembayaran boleh dibuat kecuali telah dibenarkan oleh undang-undang.
Pihak Audit Dalam mendapati ketidakseragaman kadar dan cara perekodan hasil
terhadap kutipan caj kad suntikan tifoid antara PKD seperti di Jadual C-3.
Jadual C-3
Ketidakseragaman Caj Kad Suntikan Tifoid Antara PKD Yang Dilawati
Pejabat
Kesihatan Daerah/Klinik
Kesihatan
Kuala Kangsar
Besut Kuala
Terengganu Pulau
Langkawi Kubang
Pasu Kota Setar
Caj Kad (RM) 2 Percuma Percuma 5 5 Percuma
Perekodan Hasil
Akaun Kelab Unit
Inspektorat
Tidak Berkenaan
Tidak Berkenaan
Akaun Kelab Unit
Inspektorat
Hasil Kerajaan
(72111)*
Tidak Berkenaan
*mulai bulan Ogos 2012, PKD tidak lagi mengenakan caj tersebut kepada orang awam
Berdasarkan Jadual C-3, PKD Langkawi dan Kuala Kangsar telah mengutip caj kad
bagi Suntikan Tifoid atas kadar RM5 dan RM2 bagi setiap kad daripada orang awam.
Jumlah yang dipungut bagi tempoh 2011 sehingga Mac 2013 adalah sebanyak
RM50,173 telah dimasukkan dalam Akaun Kelab Unit Inspektorat bagi PKD masing-
masing.
Semakan Audit Dalam mendapati resit berasingan (tidak rasmi) dikeluarkan kepada
orang awam bagi setiap suntikan. Wang yang dikutip disimpan di dalam peti wang
tunai (petty cash box) dan tidak diakaunkan dalam mana-mana akaun bank malah
Penyata Akaun Kelab juga tidak disediakan.
Maklum Balas PKD Kuala Kangsar Dan Pulau Langkawi:
PKD telah mengarahkan supaya perbuatan mengutip bayaran caj kad
daripada orang awam dan diakaunkan ke dalam Kelab Inspektorat
diberhentikan serta-merta.
Maklum Balas PKD Besut Dan PKK Tawau:
PKD akan mengenakan caj Suntikan Tifoid kepada semua orang
termasuk pegawai Kerajaan yang membawa Surat Jaminan (GL) selepas teguran
Audit.
100 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.4 Tunggakan Hasil
Berdasarkan Arahan Perbendaharaan (AP) 89A, semua Akaun Belum Terima hendaklah
dilaporkan oleh Pegawai Pengawal kepada Akauntan Negara dan menjadi tanggungjawab
semua Pemungut mengambil tindakan untuk memungut semua Akaun Belum Terima.
Sekiranya terdapat hutang lapuk untuk dihapuskira, tindakan hendaklah diambil selaras
dengan AP 328. Semakan Audit Dalam mendapati perkara seperti berikut:
a) Bayaran Balik Gaji
Semakan Audit Dalam mendapati bayaran balik gaji dan elaun bagi dua pegawai
yang telah berhenti/buang kerja sejumlah RM6,858.81 di PKD Kuala Terengganu
masih belum diambil tindakan. Tarikh terakhir tindakan dan peringatan adalah pada
23 Oktober dan 12 September 2011.
b) Kompaun Denggi
Berdasarkan Garis Panduan Penguatkuasaan Akta Pemusnahan Serangga Pembawa
Penyakit 1975, semua saman atau kompaun yang telah dikeluarkan perlu dibayar
kepada KKM selewat-lewatnya 14 hari dari tarikh notis kompaun dikeluarkan.
Sekiranya orang awam tidak membayar kompaun tersebut dalam tempoh yang
ditetapkan, tindakan pendakwaan akan dimulakan oleh Unit Inspektorat dan
Kawalan Penyakit tanpa notis selanjutnya.
Semakan Audit Dalam di PKD Besut, Kuala Terengganu, Pulau Langkawi dan Kota
Setar mendapati kompaun denggi yang telah dikeluarkan bagi tahun 2011 dan 2012
berjumlah RM97,000 masih belum dibayar oleh orang awam. Semakan selanjutnya
mendapati pada akhir tahun 2012, Penyata tunggakan dan hutang–hutang lain
(Akaun Belum Terima) bagi tunggakan denda kompaun denggi tidak dilaporkan
kepada Jabatan Kesihatan Negeri (JKN) masing-masing dan tiada tindakan diambil
oleh Unit Inspektorat dan Kawalan Penyakit.
Maklum Balas PKD Kuala Terengganu:
PKD telah menghantar Surat Peringatan dan surat tersebut telah
dikembalikan semula oleh Pos Malaysia. Bagaiamanapun, PKD telah
mengemukakan semula Surat Peringatan kepada kedua-dua berkenaan agar
membayar balik gaji yang tidak layak diterima oleh mereka.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 101
4.5 Hasil Yang Dihapuskira
Menurut Garis Panduan Pengurangan Nilai Kompaun, Pengarah PKD boleh mengurangkan
kompaun pada nilai minimum RM100 atau RM50 bagi orang-orang yang ditetapkan pada
para 8.3 Garis Panduan tersebut tetapi tidak dibenarkan menghapuskira kompaun yang
telah dikeluarkan.
Semakan Audit Dalam mendapati Pengarah PKD Kota Setar, Kedah telah menghapuskira
kompaun yang dikeluarkan oleh Unit Inspektorat sejumlah RM5,500 bagi tempoh 2011
hingga 2012.
4.6 Pengurangan Kompaun
Semakan Audit Dalam terhadap pengurusan kutipan hasil di Unit Inspektorat dan Kawalan
Penyakit di PKD mendapati perkara berikut:
a) Kuasa Mengurangkan Kompaun
Berdasarkan Garis Panduan Pengurangan Nilai Kompaun Bagi Kesalahan Di Bawah
Akta Pemusnahan Serangga Pembawa Penyakit 1975 (Akta 154), pegawai yang
boleh memberi pengurangan kompaun hendaklah dirujuk kepada pegawai terkanan
yang berada di pejabat seperti berikut:
Pegawai Epidemiologi Di Daerah
Maklum Balas PKD Besut:
Orang yang dikenakan Kompaun tidak dapat dikesan menyebabkan kes
ditarikbalik dan kompoun tidak dapat dikutip. Bagi tunggakan kompoun yang
tidak boleh dikutip akan dibuat permohonan hapuskira.
Maklum Balas PKD Kota Setar:
Surat Peringatan telah dikeluarkan selepas tamat tempoh bayaran dan
tindakan mahkamah akan diambil sekiranya gagal menjelaskan bayaran. Buku
daftar Kompoun telah dikemaskini bagi memastikan kompoun yang dikeluar
telah diambil tindakan.
Maklum Balas PKD Pulau Langkawi:
Kertas siasatan telah dibuka dan dalam proses tindakan mahkamah.
Maklum Balas PKD Kuala Terengganu:
Terdapat kes yang telah dibayar dan kertas siasatan telah dibuka serta dalam
proses tindakan mahkamah.
102 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Pegawai Kesihatan Persekitaran/Ketua Penolong Pegawai Kesihatan
Persekitaran
Semakan Audit Dalam mendapati Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran Gred
U29 di PKD Langkawi telah memberi kelulusan pengurangan kompaun. Terdapat 39
borang permohonan pengurangan kompaun kepada RM400 hingga RM30 tidak
ditandatangani dan tiada pengesahan oleh pegawai yang diberi kuasa.
b) Kompaun Dikurangkan bawah RM100 dan RM50
Garis Panduan yang dikeluarkan telah menetapkan kadar minima yang boleh
dikurangkan bagi kesalahan denggi dan rokok seperti berikut:
Kompaun Denggi– Pegawai Kesihatan Daerah/ Pegawai Kesihatan Kawasan/
Pegawai Kesihatan Bahagian/ Pegawai Diwakilkan Kuasa boleh mengurangkan nilai
kompaun sehingga tidak kurang dari RM50.
Kompaun Rokok– Penurunan Kompaun kurang daripada RM100 hanya untuk PPRT
dengan surat pengesahan dari Pejabat Daerah dan Orang Kurang Upaya yang
menerima bantuan daripada Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM).
Semakan Audit Dalam mendapati 95 kompaun di PKD Langkawi, Kubang Pasu dan
Kota Setar telah dikurangkan bawah RM50 diluluskan oleh pegawai yang tidak diberi
kuasa. Manakala bagi kompaun rokok, sebanyak 27 kompaun telah dikurangkan
oleh Pegawai Kesihatan Daerah Langkawi dan Kubang Pasu di bawah RM50 tanpa
surat pengesahan daripada Pejabat Daerah dan JKM.
Maklum Balas PKD Kubang Pasu, PKD Kota Setar dan PKD Pulau
Langkawi:
Pengurangan kompaun tersebut disebabkan lapisan masyarakat yang
mempunyai latar belakang sosio ekonomi yang berbeza, tiada pendapatan
tetap, daif, uzur, ibu tunggal dan menghidap penyakit kronik.
Pengurangan ini juga berdasarkan budibicara yang bertujuan untuk
mencegah dan mengawal denggi yang memerlukan kerjasama daripada
masyarakat.
Surat makluman kuasa mengurangkan kompaun kesalahan telah
dikeluarkan dan diedarkan kepada semua pegawai pada 4 Jun 2013.
Maklum Balas PKD Pulau Langkawi:
Surat kuasa mengurangkan kompoun kesalahan telah dikeluarkan dan
diedarkan kepada semua pegawai pada 4 Jun 2013.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 103
4.7 Penggunaan Kupon Yang Tidak Ekonomik
Semakan Audit Dalam terhadap kutipan hasil bagi suntikan Tifoid mendapati pegawai yang
dibenarkan mengutip hasil telah menggunakan Kupon RM5 sebanyak 4 keping bagi kutipan
hasil berjumlah RM20 di PKD Kuala Kangsar, Besut, Kota Setar, Kuala Terengganu dan PKK
Tawau. Manakala PKD Kubang Pasu dan Langkawi menggunakan kupon RM10 bagi kutipan
hasil suntikan tifoid sebanyak 2 keping berjumlah RM20. Analisis Audit terhadap
penggunaan kupon bagi tahun 2012 menunjukkan secara keseluruhan PKD telah
menggunakan sebanyak 1830 buku kupon RM5 berbanding 505 buku kupon jika
menggunakan buku kupon RM20. Daripada analisis ini boleh memberi gambaran sejumlah
RM3,312.50 boleh dijimatkan. Sekiranya semua PKD Kementerian menggunakan Kupon
RM20, jumlah yang lebih besar dapat dijimatkan.
4.8 Lokasi Kutipan Hasil Tidak Selamat
Lawatan Audit Dalam mendapati lokasi simpanan kutipan hasil di Unit Inpektorat PKD
Langkawi adalah tidak selamat kerana kutipan hasil disimpan di dalam laci pegawai seperti
di Gambar C-1. Tambahan pula ianya adalah terletak di Klinik Kesihatan Kuah yang lama
di mana kurang aspek keselamatan di kawasan tersebut.
Semakan Audit Dalam juga mendapati kutipan hasil adalah melebihi RM1,000 pada hari
suntikan dan hasil akan diserahkan pada hari berikutnya. Pihak Audit Dalam juga
mendapati kaunter kutipan hasil di Klinik Kesihatan Ibu dan Anak (KKIA) Kinabutan adalah
tidak selamat kerana kedudukan terdedah kepada orang awam dan laci tidak boleh dikunci
seperti di Gambar C-2 dan C-3. Ciri-ciri keselamatan wang tunai perlu diambil perhatian
bagi menjamin keselamatan wang tunai di ruangan kaunter kutipan.
Maklum Balas Bahagian Kewangan:
Kementerian Kewangan telah meluluskan percetakan kupon RM20.00
pada 5 September 2013 bagi bayaran perkhidmatan perubatan, kesihatan dan
pergigian di hospital dan klinik kesihatan KKM.
104 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Gambar C-1
Simpanan Kutipan Hasil Di Unit
Inspektorat PKD Langkawi
Gambar C-2 Gambar C-3
Kaunter Kutipan Hasil Di Unit KKIA
Kinabutan
Simpanan Kutipan Hasil Di Unit KKIA
Kinabutan
Kutipan hasil di Klinik Kesihatan Kubang Pasu dan Kuala Terengganu adalah kurang selamat
kerana klinik kesihatan tersebut tidak mempunyai Kotak Simpanan Tunai (Petty Cash box).
Hasil kutipan disimpan di tempat yang tidak berkunci seperti di Gambar C-4 hingga C-6
dan boleh menyebabkan kehilangan atau kecurian hasil Kerajaan.
Gambar C-4 Gambar C-5
Kutipan Hasil Tidak Selamat Di Klinik-Klinik Kesihatan
PKD Terlibat: PKD Kubang Pasu Dan Kuala Terengganu
2013 | LAPORAN TAHUNAN 105
Gambar C-6
Kutipan Hasil Tidak Selamat Di
Klinik-Klinik Kesihatan
PKD Terlibat: PKD Kuala
Terengganu
4.9 Caj Rawatan Tidak Dipamerkan
Mengikut Garis Panduan, caj rawatan
pesakit hendaklah dipamerkan di tempat
yang mudah dilihat oleh orang awam.
Pemerhatian Audit di Klinik Kesihatan di
Kuala Terengganu mendapati kesemua
klinik kesihatan kecuali Klinik Kesihatan
Bukit Tunggal tidak mempamerkan caj
rawatan yang perlu dikenakan untuk
pemberitahuan kepada orang awam seperti
di Gambar C-7.
Gambar C-7
Caj Rawatan Tidak Dipamerkan Di
Klinik Kesihatan
Maklum Balas PKD Kubang Pasu:
Kotak simpanan tunai telah disediakan seperti teguran Audit dan cadangan
lokasi baru yang lebih sesuai telah dikenalpasti dan menantikan masa yang sesuai
untuk berpindah.
Maklum Balas PKD Pulau Langkawi:
Kawalan keselamatan telah ditugaskan kepada PRA mulai jam 10.00 malam
hingga 6 pagi dan ditempatkan seorang Pembantu Tadbir setiap hari suntikan untuk
menguruskan hasil kutipan pada hari tersebut.
Maklum Balas PKD Kuala Terengganu:
PKD telah mengedarkan Peti Simpanan Tunai kepada setiap KK. Bagaimanapun,
KK tersebut tidak menyimpan kutipan hasil yang baru dikutip serta-merta ke dalam
Peti Simpanan Tunai. Memo Arahan telah dikeluarkan kepada semua KK supaya
mematuhi peraturan tersebut dan PKD akan sentiasa memantau dari semasa ke
semasa.
106 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.10 Penyelenggaraan Rekod
Penyelenggaraan rekod yang baik dan sistematik memudahkan pegawai membuat
rujukan, semakan dan melaksanakan pemantauan terhadap pengurusan kutipan hasil
di PKD dan KK. Penyelenggaraan rekod yang lengkap juga merupakan mekanisme
kawalan bagi memastikan pengurusan terimaan adalah teratur dan mengikut
prosedur.
Semakan Audit Dalam mendapati penyelenggaraan rekod adalah kurang memuaskan
seperti di Jadual C-4.
Jadual C-4
Penyelenggaraan Rekod Kurang Memuaskan
Bil. Penyelenggaraan Rekod PKD/KK Yang Terlibat
1. Daftar Kompaun Denggi/Rokok tidak
dikemaskinikan.
Kuala Terengganu dan Pulau Langkawi.
2. Tiada catatan ‘percuma’ di dalam Buku Daftar
Pesakit. Keadaan ini menyebabkan tiada
mekanisme semakan silang antara rekod kutipan dengan resit / kupon yang dikeluarkan bagi
mengesahkan sama ada semua kutipan adalah tepat.
Semua klinik kesihatan di bawah jagaan
PKD Kuala Kangsar, Besut, Kuala
Terengganu, Pulau Langkawi, Kubang Pasu dan Kota Setar.
3. Tunggakan hasil saman denggi/rokok tidak
dilaporkan di dalam Laporan Bulanan kepada Jabatan Kesihatan Negeri.
PKD Kuala Kangsar, Besut, Kuala
Terengganu, Pulau Langkawi, Kubang Pasu, Kota Setar dan Tawau.
4. Buku Kompaun Denggi dan Rokok tidak disemak
pada helaian pertama dan Daftar Kaunterfoil bagi buku kompaun tersebut tidak disediakan.
PKD Kuala Kangsar, Besut, Kuala
Terengganu, Pulau Langkawi, Kota Setar dan Tawau.
5. Buku resit dan kupon tidak dicop dan disemak pada helaian pertama
PKD Kuala Terengganu, PKD Langkawi dan PKD Kuala Kangsar.
6. Kupon dan resit yang dikeluarkan kepada Klinik
Kesihatan tidak mengikut turutan.
PKD Kuala Terengganu.
7. Stok buku kupon tidak dikemaskini didalam buku kaunterfoil
PKD Kuala Terengganu - KK Hiliran PKD Langkawi - KK Padang Matsirat, KK
Air Hangat, KK Kuah, dan
PKD Kubang Pasu - KK Banai
Maklum Balas PKD Kuala Terengganu:
Selepas teguran Audit, PKD telah mengedarkan caj rawatan pesakit untuk
dipamerkan di setiap KK.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 107
4.11 PEMANTAUAN
Pemantauan yang rapi dapat menjamin aktiviti yang dirancang dan dilaksanakan
dengan sempurna serta mencapai objektif yang ditetapkan. Ia juga dapat
membantu pihak pengurusan mengenal pasti kelemahan dan melakukan
penambahbaikan segera. Pemantauan ada dibuat seperti berikut:
a) Membincangkan kutipan hasil di Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan dan Akaun (JPKA) setiap 3 bulan;
b) Mengemukakan Laporan Suku Tahun kepada Jabatan Kesihatan Negeri.
c) Membincangkan mengenai penguatkuasaan dan perundangan bagi Unit
Inspektorat di Mesyuarat Ketua Unit Inspektorat Dan Perundangan, Pejabat
TKPK (KA) Bersama Ketua-Ketua Unit Inspektorat Dan Perundangan Jabatan
Kesihatan Negeri; dan
d) Mengemukakan laporan bulanan Kutipan Hasil dan retan bulanan Unit
Inspektorat Dan Kawalan Penyakit kepada JKN setiap bulan.
Semakan Audit Dalam mendapati laporan bulanan kepada JKN pada tahun 2012
tidak melaporkan tunggakan denda dan kompaun bagi semua PKD. Retan bulanan
yang disediakan oleh Unit Inspektorat Dan Kawalan Penyakit hanya melaporkan
denda dan kompaun pada bulan semasa sahaja dan tidak melaporkan tunggakan
denda dan kompaun yang masih belum dibayar. Sehubungan itu, jumlah sebenar
tunggakan denda dan kompaun yang sebenar tidak dapat disahkan melainkan
membuat rujukan kepada daftar kompaun. Bagaimanapun, daftar tersebut tidak
dikemaskinikan oleh Unit Inspektorat Dan Kawalan Penyakit di semua PKD kecuali
PKD Kubang Pasu dan Tawau.
Maklum Balas Semua PKD Yang Dilawati:
PKD telah mengambil tindakan melaporkan semua tunggakan kepada JKN
dan mengemaskinikan daftar kompun tersebut.
Maklum Balas Semua PKD Yang Dilawati:
PKD telah mengambil tindakan mengemaskinikan dan menyelenggara rekod
tersebut.
108 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Secara keseluruhannya, pengurusan hasil di Pejabat Kesihatan Daerah dan Klinik Kesihatan
boleh dipertingkatkan dengan mengesyorkan pihak pengurusan memberi pertimbangan
kepada perkara berikut:
a) Merujuk semula kepada Ibu Pejabat Kewangan KKM bagi caj rawatan yang perlu
dikenakan kepada semua PKD dan klinik kesihatan bagi penyeragaman kadar
kutipan hasil;
b) Mengambil tindakan terhadap tunggakan hasil dengan mengemukakan surat
peringatan dan tindakan sivil kepada siberhutang;
c) Mematuhi pekeliling dan garis panduan terhadap tunggakan hasil dan hapuskira hasil
serta mengedarkan semula Garis Panduan Pengurangan Kompaun Denggi dan Rokok
kepada Unit Inspektorat dan PKD yang terlibat;
d) Menambahbaik pengurusan terimaan hasil di klinik dengan mencetak semula nilai
kupon yang selalu digunakan terutama bagi kutipan suntikan imunisasi bernilai
RM20, mempamerkan caj rawatan dan menyediakan kaunter kutipan yang selamat;
dan
e) Penambahbaikan penyelenggaraan rekod dan pemantauan secara berkala terutama
buku daftar pesakit dan daftar kompaun.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 109
D. PENGURUSAN PROJEK HOSPITAL INFORMATION SYSTEM (HIS)
1. LATAR BELAKANG
KKM telah membangunkan Hospital Information System (HIS) pada tahun 2009 di hospital
Kerajaan di bawah Pakej 1 melibatkan kos sebanyak RM104,717,205. Projek ini
merangkumi 3 Hospital di iaitu Hospital Bintulu (HBTU), Sarawak, Hospital Sultanah Nur
Zahirah (HSNZ), Terengganu dan Hospital Sultan Haji Ahmad Shah (HoSHAS), Pahang.
Modul HIS di HBTU dan HSNZ seperti berikut:
HBTU:12 Modul HSNZ:17 Modul
1. Patient Management System 1. Patient Management System
2. Patient Billing and Account Receivable
System 2. Mortuary Management
3. Medical Record System 3. Electronic Medical Record (Clinical
Documentation)
4. Order and Report Management 4. Medical Report
5. Radiology Information System and Picture
Archiving Communication System 5. Pharmacy Information System
6. Laboratory Information System 6. Inventory
7. Pharmacy Information System 7. Orders
8. Executive Information System 8. Laboratory Information System
9. Forensic Information and Mortuary
Management System 9. Operation Theatre Management System
10. Clinical Documentation 10. Centralize Sterile Tracking System
11. Discharge Summary 11. Dietary
12. Blood Bank Information System 12. Labour and Delivery
13. Hemodialysis System
14. Critical Care Information System
15. Radiology Information System
16. Blood Bank Information System
17. Executive Information System
Objektif pembangunan HIS bertujuan membantu prosedur kerja supaya lebih efektif dan
efisien, data dan maklumat mengenai pesakit mudah dan senang dicari dengan lebih cepat,
keselamatan pesakit (patient safety), mengurangkan kesilapan data (errors), serta
membantu pentadbiran hospital membuat keputusan dan pelan/perancangan yang lebih
teratur.
110 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
2. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Pengauditan dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan HIS telah dirancang dan
dilaksanakan dengan cekap dan berkesan serta selaras dengan objektif yang ditetapkan.
3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
Pengauditan ini merangkumi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan yang
dilakukan terhadap sistem ini bagi tempoh tahun 2012 dan 2013 di di HBTU dan HSNZ.
Pengauditan telah dijalankan dengan menyemak fail, rekod dan dokumen yang berkaitan.
Pemeriksaan ke atas HIS juga dijalankan serta membuat analisis dan mengkaji laporan-
laporan yang dikeluarkan oleh HIS. Lawatan, pemeriksaan dan temu bual dengan pegawai
berkaitan juga telah dibuat di hospital berkenaan.
4. PENEMUAN AUDIT DALAM
4.1 Perolehan Kenderaan dan Kemudahan Peralatan Di Bawah Peruntukan
Kerja Awalan (Preliminaries)
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.13 Tahun 1999 hanya membenarkan agensi Kerajaan
memperolehi kenderaan dan kemudahan peralatan berkaitan melalui Peruntukan Kerja
Awalan bagi sesuatu kontrak kerja yang memudahkan pengurusan projek. SPP ini tidak
memberi kemudahan peruntukan kerja awalan kepada kontrak bekalan dan perkhidmatan.
Perolehan kenderaan dan kemudahan peralatan untuk projek HIS di HBTU dan HSNZ telah
dibuat tanpa kelayakan yang dibenarkan melalui SPP Bil. 13/1999. Perolehan tersebut
melibatkan 1 kenderaan dan 16 unit peralatan bernilai RM283,813.50 di HBTU, Sarawak
seperti di Jadual D-1, dan 1 kenderaan dan 15 unit kemudahan peralatan bernilai
RM113,884 di HSNZ, Terengganu seperti di Jadual D-2.
Jadual D-1
Senarai Kenderaan Dan Kemudahan Peralatan
Bil. Butiran Model, Specs, Part No Kuantiti
(Unit)
Kos Seunit
(RM)
Jumlah
(RM)
1. Project Director
Transport Nissan XTrail 2.0 1 182,455.08 182,455.08
2. Sub Notebook
Computer Fujitsu LifeBook P1610 2 7,038.00 14,076.00
3. Notebook Computer Fujitsu LifeBook P1010 2 4,590.00 9,180.00
4. Antivirus Software Symantec Enterprise
Edition 10.2 4 100.98 403.92
5. Operating System Windows Vista Business 4 527.34 2,109.36
2013 | LAPORAN TAHUNAN 111
Bil. Butiran Model, Specs, Part No Kuantiti
(Unit)
Kos Seunit
(RM)
Jumlah
(RM)
6. Document Editing
Software
Microsoft Office
Professional 2007 4 1,133.22 4,532.88
7. Project Scheduling
Software Microsoft Project 2007 4 1,308.66 5,234.64
8. 3G Data Card &
Telephone Line Celcom 3G Card 3 3,963.00 11,889.00
9. Printer 1 HP Printer CU5550DN 1 12,451.36 12,451.36
10. Printer 2 HP Printer CP2025DN 1 1,723.80 1,723.80
11. LCD Projector Geha Compact 332 1 7,705.08 7,705.08
12. Digital Camera Sony DSC-5980 1 5,764.02 5,764.02
13. Camcoder Sony DCR-SR47E 1 2,300.00 2,300.00
14. Handphone 1 &
Telepohone Line HTC Diamond 1 4,731.52 4,731.52
15. Handphone 2 &
Telephone Line Nokia 5800 Xpress Music 1 3,889.52 3,889.52
16. Photocopy Machine Konica Minolta New
Bizhub C253 1 14,551.32 14,551.32
17. Blank CD-RW Imation Blank CD-RW 200 4.08 816.00
JUMLAH 283,813.50
Jadual D-2
Senarai Kenderaan Dan Kemudahan Peralatan
Bil. Butiran Model, Specs, Part No Kuantiti
(Unit)
Jumlah
(RM)
1. Sub Notebook Computer Fujitsu LifeBook P1610 2
113,884
2. Notebook Computer Fujitsu LifeBook L1010 2
3. Printer HP Color Laserjet 4700N 1
4. Printer HP Laserjet 4700N 1
5. Handphone Nokia Express Music 5800 1
6. Handphone HTC Diamond 1
7. Digital Camera Sony Digital Cybershot Model
DSC-S980 1
8. Handycam Sony Digital Handycam Model
DCR-SR47E 1
9. LCD Projector Sony LCD Projector VPL-DX11 1
10. Celcom Broadband 3G USB Broadband Celcom 3
11. Photocopy Machine Color Photocopier 1
12. Project Vehicle KIA Rondo 1
JUMLAH 16 113,884
112 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.2 Pengurusan Perkakasan dan Perisian
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan Aset Kerajaan hendaklah
disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang
bertanggungjawab. Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran
bertulis daripada Ketua Jabatan. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-
apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. Pegawai
yang gagal mematuhi peraturan berkenaan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di
bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957. Ketua Jabatan hendaklah
memastikan setiap peralatan yang diterima hendaklah digunakan mengikut fungsi dan
tujuan sebenar peralatan tersebut dibeli.
Semakan Audit Dalam mendapati perkakasan dan perisian tidak digunakan seperti berikut :
4.2.1 Perkakasan dan Perisian Tidak Digunakan
a) 7 unit peralatan Dot Matrix printer model Lexmark 4227 di HBTU, Sarawak
bernilai RM24,358.32 yang telah diterima dalam bulan Oktober 2010 tidak
digunakan seperti di Gambar D-1 hingga Gambar D-7.
Gambar D-1 Gambar D-2
Maklum Balas BPM:
Pihak BPM mengambil maklum mengenai kemudahan pengangkutan dan
peralatan tertentu yang diperolehi tidak memenuhi syarat kriteria yang ditetapkan
dalam pekeliling tersebut dan akan memastikan ianya tidak berulang dalam projek-
projek ICT akan datang.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 113
Gambar D-3
Gambar D-4
Gambar D-5
Gambar D-6
Gambar D-7
Maklum Balas HBTU:
Peralatan telah dibekal
mengikut kontrak berdasarkan kajian
keperluan pengguna pada tahun
2007. Kebanyakan hospital-hospital
IT yang lain telah menggunakan Dot
Matrix Printer untuk tujuan penjanaan
resit dan bil pesakit.
Penggunaan Dot Matrix Printer
di HBTU akan dikaji semula dan akan
diagihkan di lokasi lain yang lebih
memerlukan. Perolehan bagi kertas
jenis printer tersebut akan dibuat oleh
pihak HBTU.
114 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Maklum Balas HBTU:
Terdapat perubahan fungsi
terhadap bilik Prosedur Klinik Pakar
Gynea menyebabkan workstation
RIS/PACS tersebut tidak digunakan
dan jarang digunakan yang mana
telah dikhususkan untuk kegunaan
‘visiting specialist sahaja’ dan akan
diagihkan ke lokasi lain yang lebih
memerlukan.
b) 1 unit RIS/PACS hardware DICOM Conversion Station model DBOX6000 3MP
DICOM Workstation di HBTU, Sarawak bernilai RM50,321.05 di bilik Prosedur Klinik
Pakar Gynea tidak digunakan seperti di Gambar D-8.
c) Therapy Data Management System (TDMS) dan aksesori bernilai RM875,220 di
HSNZ yang telah diterima pada bulan Oktober dan November 2010 tidak
digunakan semenjak 30 September 2013 seperti di Jadual D-3 dan Gambar
D-9 hingga D-12.
Jadual D-3
Senarai TDMS Dan Aksesorinya
Bil. Butiran Item Serial No. Kuantiti
(Unit)
1. Therapy Monitor Server + 10 clients TDMS F988471 1
2. Update Therapy Monitor Unlimited Client TDMS F988481 1
3. Therapy Manager Standard 5 User TDMS F981761 1
4. Therapy Manager Professional 5 User F981771 1
5. Therapy Manager Upgrade Unlimited User TDI F981781 1
6. Seca 460 RS232 Adapter F938551 1
7. CD 1syXchange F938551 1
8. HL7 Interface Server F988351 1
9. Smart reader usb finess/TDMS F915481 3
10. Patient card 5W8S M357651 160
11. Smartcard reader F4008 decices finess F920501 31
12. Cable 4008 – BSL/isylink 2.5m finess / TDMS F914361 31
13. Bed side link BSL 2001EC F915511 3
14. Tape measure for wall mounting 0 – 200 cm - 1
Gambar D-8
2013 | LAPORAN TAHUNAN 115
Gambar D-9 Gambar D-10
Smart Reader Usb Finess/TDMS,
Smartcard Reader F4008 Decices Finess,
Cable 4008 – BSL/Isylink 2.5m Finess /
TDMS
Patient Card 5W8S
Gambar D-11 Gambar D-12
Smartcard reader F4008 decices finess Tape measure for wall mounting 0 – 200
cm
Maklumbalas BPM dan HSNZ:
Penggunaan TDMS akan dikaji semula sekiranya semua mesin hemodialisis
dapat diintegrasi dengan TDMS, dan TDMS dengan HIS. Bagi tujuan ini,
peruntukan yang mencukupi perlu disediakan terlebih dahulu. Change Request
telah dibuat pada 7 Januari 2014 untuk memohon supaya integrasi di antara
sistem HIS dan TDMS dilakukan. Anggaran kos pemasangan sistem TDMS bernilai
RM11,000 seunit.
116 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
d) Perisian SAS ver 9.2 di HSNZ yang digunakan untuk mereka bentuk modul
EIS bernilai RM221,950 telah diinstall dan digunakan pada peringkat awal.
BPM telah membuat bayaran berjumlah RM155,365 (70%), walau
bagaimanapun perisian ini tidak digunakan semenjak November 2012 kerana
laporan yang dijana tidak memenuhi kehendak pengguna seperti di Gambar
D-13.
e) 20 daripada 80 unit Bamboo Pen & Touch di HSNZ bernilai RM38,400 yang
diterima pada 10 Januari dan 17 Januari 2011 masih belum diagihkan seperti
di Gambar D-14 dan D-15.
Gambar D-14 Gambar D-15
20 unit Bamboo Pen & Touch masih belum diagihkan dan disimpan di bilik Pegawai Unit Pengurusan
Maklumat, HSNZ
Gambar D-13
Perisian SAS ver 9.2 yang tidak
digunakan
Maklumbalas BPM dan HSNZ:
Pembangunan modul EIS di
dalam Oracle masih berjalan
sehingga sekarang manakala
modul pembangunan EIS di dalam
SAS telah tergendala semenjak 21
November 2012 kerana lesen
penggunaan SAS telah tamat.
Pihak HSNZ dan KKM bersetuju
pembangunan modul EIS di dalam
SAS diganti dengan menggunakan
perisian Speed Miner. Sehingga ke
hari ini modul EIS belum siap dan
masih lagi di peringkat
pembangunan.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 117
f) 4 daripada 18 unit bamboo pen di HSNZ yang diagihkan ke Klinik Ortopedik
tidak digunakan (Gambar D-16 dan D-17) dan baki 14 unit tidak dapat
dikesan.
Gambar D-16 Gambar D-17
4 unit Bamboo Pen & Touch di Klinik Ortopedik tidak digunakan
g) 1 unit toughbook di HSNZ bernilai RM12,000 di Bilik Pakar Perunding
Ortopedik tidak digunakan seperti di Gambar D-18.
Maklum Balas HNSZ:
Pihak Jabatan Ortopedik telah menjumpai kesemua 18 unit Bamboo Pen
yang telah diberi kepada mereka sebelum ini.
Maklum Balas BPM:
Bamboo Pen tidak digunakan kerana kurang user friendly dan pihak hospital
tidak dapat mengambil tindakan kerana Bamboo Pen tidak termasuk di dalam
kontrak asal. Bagi mengatasi masalah ini, latihan penggunaan Bamboo Pen akan
diadakan oleh pihak kontraktor pada 6 Mac 2014.
Baki 20 unit Bamboo Pen telah diagihkan ke Jabatan Perubatan (10);
Anestesiologi (3); Dermatologi (2); dan Oftalmologi (5) pada 12-16 Februari 2014.
118 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
h) Lapan (8) set peralatan Frame Grabber Workstation di HSNZ, Terengganu
yang diterima pada 24 September 2010 tidak digunakan dengan alasan tidak
sesuai digunakan dengan modality sedia ada. Didapati, 3 set Frame Grabber
tersebut telah dipasang di Bilik Endoscopy Ultrasound, Endoscopy Laser dan
Ujian Pendengaran Otorinalaringology tetapi masih tidak digunakan seperti di
Gambar D-19 hingga D-21. Manakala 5 set peralatan berkenaan masih
belum direkodkan.
Gambar D-19 Gambar D-20
Bilik Endoscopy Ultrasound Bilik Endoscopy Laser
Gambar D-18
Maklum Balas BPM:
Satu kajian telah dilakukan pada 9
Februari 2014 bagi menentukan sama ada
Jabatan yang telah diberi toughbook
menggunakan peralatan tersebut atau
tidak. Satu surat arahan telah dikeluarkan
kepada jabatan-jabatan tersebut supaya
menggunakan toughbook tersebut.
Sekiranya tiada keperluan untuk
menggunakannya, jabatan diminta untuk
memulangkan peralatan tersebut kepada IT
HSNZ untuk diagihkan kepada pihak yang
lebih memerlukan.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 119
4.2.2 Peralatan Tidak Dapat Dikesan Dan Disimpan Di Luar Premis
Kerajaan
Daripada 5 set Frame Grabber yang belum direkod seperti perenggan di atas, 4 unit
CPU, 2 unit monitor, 5 unit UPS dan 1 unit pedal infinitt tidak dapat dikesan.
Manakala 1 unit CPU, 3 unit monitor, 4 unit pedal infinitt dan 1 unit Barco 2MP
colour monitor telah disimpan di luar premis Kerajaan tanpa dokumen kebenaran
dari Ketua Jabatan seperti di Gambar D-22 hingga D-32.
Perkakasan 5 set Frame Grabber di Luar Premis Kerajaan
Gambar D-22 Gambar D-23
Gambar D-21
Bilik Ujian Pendengaran
Otorinalaringology
Maklumbalas HSNZ:
Peralatan 8 set Frame Grabber
tersebut telah diagihkan ke Jabatan lain
iaitu Klinik Oftalmologi, Klinik ORL, Unit
Endoskopi dan Dewan Bedah tetapi
masih tidak digunakan kerana imej yang
dihasilkan adalah hitam putih. Ke
semua peralatan RIS/PACS tidak
didaftarkan secara rasmi dengan
Bahagian Aset dan Perolehan kerana
tiada dokumen lengkap diberikan
oleh kontraktor third-party.
Pihak HSNZ menaiktaraf Frame
Graber daripada hitam putih kepada
berwarna menggunakan peruntukan
HSNZ secara berperingkat.
120 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
3 unit Monitor Frame Grabber
Gambar D-24
Gambar D-25
Gambar D-26
4 unit Pedal Infinitt
Gambar D-27 Gambar D-28
1 unit CPU Frame Grabber
Gambar D-29 Gambar D-30
2013 | LAPORAN TAHUNAN 121
1 unit Barco 2MP Colour Monitor yang dianggarkan
bernilai melebihi RM70,000
Gambar D-31 Gambar D-32
4.3 Peralatan Rosak Tidak Diganti
Merujuk kepada kontrak perjanjian HIS Para
14.3 Appendix 2 – Technical Requirements – If
a critical equipment has to be removed for
repair or service or be made inoperable in
excess of two (2) hours, the Contractor shall
provide and install a temporary replacement
unit with an equivalent configuration
immediately for the whole duration of repair.
Gambar D-33
Maklum Balas HSNZ:
Pemindahan peralatan ini adalah atas arahan pihak pengurusan hospital untuk
memindahkan segera akibat ancaman bencana alam (ribut Sonamu) yang dijangka
berlaku pada 7 Januari 2013.
Pihak HSNZ telah menghantar surat rasmi kepada kontraktor bagi meminta
penjelasan mengenai kehilangan Frame Grabber. Pihak Strateq Sdn. Bhd telah
mengemukakan satu surat rasmi berkenaan kronologi kehilangan Frame Graber.
Susulan daripada penemuan audit, tindakan telah diambil dengan mengarahkan pihak
kontraktor membawa baki peralatan Frame Grabber ke HSNZ dengan segera. Pihak
kontraktor juga telah membuat laporan polis berkenaan premis mereka diceroboh
sehingga menyebabkan kehilangan perkakasan Frame Grabber.
122 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Semakan Audit Dalam mendapati seunit Firewall - Fortinate Fortigate FG-500A-BDL di HBTU
bernilai RM108,259.20 (Gambar D-33) yang rosak dan dihantar untuk pembaikan pada 10
Julai 2012 masih belum diterima semula daripada kontraktor sehingga tarikh pengauditan.
Peralatan tersebut adalah bertujuan untuk mencegah daripada pencerobohan ke atas
sistem. Sekiranya primary firewall tidak berfungsi, risiko pencerobohan ke atas sistem
adalah tinggi kerana secondary firewall tidak ada.
4.4 FM-200 Gas Fire Suppression System tidak disokong dengan Sijil Bomba
Semakan Audit Dalam mendapati 1 unit FM-200 Gas
Fire Suppression System di HSNZ bernilai RM57,574
yang dibekal dan dipasang di bilik Data Centre tidak
disokong dengan Sijil Bomba seperti di Gambar D-
34.
4.5 Pelan Kesinambungan Perkhidmatan Tidak Lengkap
Pelan Kesinambungan Perkhidmatan perlu disediakan bagi memastikan kesinambungan
sistem yang dibangunkan termasuklah mewujudkan off site back up data dan perisian
komputer serta prosedur pemulihan bencana. Dasar Keselamatan ICT, KKM (DKICT KKM)
yang dikeluarkan pada 2010 dan yang terkini semakan no. 4 tahun 2013 menyatakan
Salinan Penduaan (Backup) perlu disediakan bagi memastikan sistem dapat dibangunkan
semula setelah berlakunya bencana dan salinan penduaan juga hendaklah dilakukan setiap
kali konfigurasi berubah.
Semakan Audit Dalam mendapati pihak hospital telah membuat salinan penduaan ke atas
semua data dan maklumat secara harian, mingguan dan bulanan. Bagaimanapun, salinan
penduaan tidak disimpan di lokasi yang berlainan (off site). Juga didapati, pengujian
Gambar D-34
Maklum Balas BPM:
Sijil Bomba Kompleks Rawatan Harian
telah diperolehi pada 2 Januari 2014.
Maklum Balas BPM:
Surat peringatan telah dihantar kepada pihak PJSB pada 22 Januari 2014.
Maklumbalas dari pihak PJSB menyatakan peralatan tersebut tidak dapat dibaiki dan
pengantian akan dilakukan dalam masa terdekat. BPM dan Unit ICT HBTU akan
memastikan penggantian dibuat dengan kadar segera.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 123
backup sedia ada tidak dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun bagi memastikan
ianya dapat berfungsi dengan sempurna, boleh dipercayai dan berkesan apabila digunakan
khususnya pada waktu kecemasan.
4.6 Modul Billing & Account Receivable di HBTU Tidak Digunakan Secara
Keseluruhan
4.6.1 Kod Hasil Bagi Bayaran Balik Deposit Tidak Diwujudkan
Di dalam Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 7 Tahun 2010 mengenai Garis Panduan
Penggunaan Akaun Panjar Khas Pesakit Hospital, penggunaan kod untuk bayaran
balik (refund) adalah seperti berikut:
i. Deposit Bayaran Cagaran Hospital (Warganegara Malaysia) – Kod 76302
(eSPKB) / 876302 (GFMAS)
ii. Deposit Bayaran Cagaran Hospital (Warganegara Asing) - Kod 76303 (eSPKB) /
876303 (GFMAS)
Semakan Audit Dalam mendapati bayaran balik deposit bagi Kod Perakaunan 76302
dan 76303 tidak dilaksanakan melalui modul Account Receivable kerana kod tersebut
tidak diwujudkan. Pelaksanaan bayaran balik deposit ini telah dibuat melalui sistem
e-Terimaan.
Maklum Balas BPM:
Keperluan penambahbaikan bagi mewujudkan kod hasil baru merupakan
keperluan baru dan diluar skop projek. Pihak Kontraktor telah bersetuju untuk
melaksanakan penambahbaikan kod hasil baru tanpa sebarang kos.
Penambahbaikan sistem bagi kod hasil baru telah dilaksanakan pihak Kontraktor
namun masih gagal memenuhi keperluan pengguna sehingga kontrak telah
tamat. Modul PBAR dalam HIS telah diintegrasi dengan Sistem eTerimaan dan
kebanyakan fungsi-fungsi yang terdapat di PBAR telah digunakan di dalam Sistem
eTerimaan. Sebarang penambahbaikan/enhancement yang terhadap sistem
selepas tarikh penerimaan pengujian akhir sistem (FAT) perlu melalui proses
Change Request yang mugkin mempunyai implikasi kos sekiranya melibatkan
major enhancement.
Maklum Balas BPM:
Pihak HSNZ sedang menguruskan back up data dalam bentuk tape untuk
disimpan di Unit Teknologi Maklumat, JKNT. Bagi tujuan pengujian backup (restore)
HSNZ akan membuat pengujian pada bulan Jun 2014.
124 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.6.2 Surat Peringatan Tidak Dapat Dijana
Modul PJMedica PB&AR–Patient Billing and Account Receivable Module berkebolehan
untuk menjana surat-surat peringatan bagi bil-bil pesakit kakitangan
Kerajaan/tanggungan dan persendirian yang masih belum dijelaskan atau
tertunggak.
Semakan ke atas modul PJMedica PB&AR mendapati semua surat peringatan tidak
dapat dijana dari sistem. Surat tersebut adalah seperti berikut:
i. Surat peringatan pertama bayaran persendirian;
ii. Surat peringatan kedua bayaran persendirian;
iii. Surat peringatan ketiga bayaran persendirian; dan
iv. Surat peringatan pertama penjawat awam.
4.6.3 Laporan Cek Tendang Tidak Tepat
Laporan Cek Tendang bertujuan memaparkan maklumat cek yang telah
dikembalikan oleh pihak bank. Semakan Audit Dalam mendapati Laporan Cek
Tendang tidak menyenaraikan cek-cek yang telah dikembalikan oleh bank tetapi
hanya menyenaraikan bayaran secara tunai dan cek yang sah dalam Laporan
tersebut.
Penambahbaikan yang telah dimajukan kepada pihak Kontraktor (Request
ID 15896/24.01.14) masih di dalam tindakan pihak Kontraktor. Contoh laporan
bayaran balik deposit yang telah dikemaskini akan dikemukakan kepada pihak
audit selepas kerja-kerja penambahbaikan selesai.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 125
4.7 Pengiraan Jumlah Hari Kemasukan Wad Dan Discaj Pesakit Tidak Tepat
Kawalan pemprosesan bertujuan memastikan setiap transaksi yang dilakukan oleh sistem
adalah sah dan diproses dengan betul. Di bawah PERINTAH FEE (PERUBATAN) 1982,
bagi maksud pengiraan bayaran wad, jumlah hari yang dikira adalah seperti berikut:
(a) hari kemasukan hendaklah dikira sebagai satu hari penuh;
(b) hari discaj hendaklah dikira sebagai satu hari penuh jika ia melebihi dua belas jam.
Semakan Audit Dalam terhadap modul revenue system yang dibangunkan di Unit Hasil
mendapati proses pengiraan jumlah hari kemasukan dan discharge pesakit dalam sistem
tersebut tidak tepat. Proses pengiraan tersebut adalah secara auto generate dalam sistem
tersebut. Contoh pengiraan yang tidak tepat bagi kes 1 dan 2 seperti di Jadual D-4 dan
D-5.
Kes 1: Pengiraan Terkurang:
Bilangan hari yang patut dikira di dalam bil ialah dua hari tetapi telah dikira
sebagai satu hari.
Maklum Balas BPM:
HBTU telah mengkaji semula laporan-laporan yang ada di dalam sistem HIS samada laporan-laporan tersebut diperlukan atau tidak bagi mengelakkan pembaziran seterusnya dari segi wang, tenaga dan masa untuk sesuatu yang tidak diperlukan.
Unit Hasil, HBTU memutuskan untuk dinyahaktifkan laporan/modul yang berikut:
i) Bill Management View dishonoured cheque Government Servant Reminder (kakitangan awam diberi
pengecualian penuh)
Refund Acknowledgement Letter (kos percetakan yang tinggi-kertas dan ink)
ii) Account Penyesuaian Akaun Hasil (menggunakan sistem eTerimaan) Penyesuaian Akaun Amanah(menggunakan sistem eTerimaan) Write Off
iii) Report Laporan Cek Tak Laku (menggunakan laporan sistem eTerimaan)
iv) Generated Bill Blood Bank External (tiada link dengan billing) Misscellaneous (tiada link dengan billing)
126 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Jadual D-4
Pengiraan Jumlah Hari Yang Dikenakan Bayaran Wad
Tarikh Perintah Fee (Perubatan)
1982
Bil. Hari
Yang
Dikira
Kiraan Bil Yang
Dijana Dalam
Sistem
Tarikh
Masuk
18/09/2013
23:58
hari kemasukan hendaklah
dikira sebagai satu hari penuh. 1 hari Tiada
Tarikh
Keluar
19/09/2013
12:47
hari discaj hendaklah dikira
sebagai satu hari penuh jika ia
melebihi dua belas jam.
1 hari 1 hari
Jumlah hari yang perlu dikenakan bayaran 2 hari 1 hari
Kes 2: Pengiraan Terlebih:
Bilangan hari yang patut dikira di dalam bil ialah satu hari tetapi telah dikira
sebagai dua hari.
Jadual D-5
Pengiraan Jumlah Hari Yang Dikenakan Bayaran Wad
Tarikh Perintah Fee (Perubatan)
1982
Bil. Hari
Yang
Dikira
Kiraan Bil Yang
Dijana Dalam
Sistem
Tarikh
Masuk
20/10/2013
01:00
hari kemasukan hendaklah
dikira sebagai satu hari penuh. 1 hari 1 hari
Tarikh
Keluar
21/09/2013
11:36
haridischarge hendaklah dikira
sebagai satu hari penuh jika ia
melebihi dua belas jam.
Tidak
dikira 1 hari
Jumlah hari yang perlu dikenakan bayaran 1 hari 2 hari
4.8 Modul Executive Information System (EIS) Di HBTU Tidak Sempurna
EIS menyediakan maklumat pengurusan pesakit dari pelbagai sumber bagi membantu pihak
pengurusan membuat keputusan dan perancangan. Perisian Crystal Reports digunakan
untuk merekabentuk dan menghasilkan statistik dan laporan. Sejumlah 291 laporan telah
disediakan dan boleh diakses oleh pegawai yang dibenarkan sahaja. Walkthrough ke atas
sistem ini mendapati kelemahan-kelemahan berikut:
a) Laporan Reporting Death In Paediatric tidak dapat dijana.
b) Laporan Buku Daftar Bersalin yang dijana tidak lengkap dengan maklumat
Kumpulan Etnik/ Bangsa, Tarikh daftar masuk wad dan tarikh kelahiran bayi.
Maklum Balas BPM:
Bagi tindakan pembetulan, satu Change Request telah dihantar kepada pihak
kontraktor pada 17 Februari 2014.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 127
4.9 Preventive Maintenance Tidak Dilaksanakan Mengikut Kontrak
Di dalam Appendix 2 – Technical Requirements, Para 14.5 “the Contractor shall provide a
Planned Preventive Maintenance (PPM) schedule at least four (4) preventive maintenance
services annually. Maintenance services must include dusting, vacuuming and shampooing
of all ICT equipment”
Semakan Audit Dalam mendapati preventive maintenance bagi peralatan ICT hanya
dilaksanakan sekali setahun berbanding 4 kali seperti yang ditetapkan mengikut kontrak.
Tarikh Preventive Maintenance Yang Dilaksanakan
Pada Tahun 2011 dan 2012
Tahun Nombor Rujukan Tarikh Preventive Maintenance
2011 HBB/ICT/300/1-3(9) 5 hingga 29 Disember
2012 HBB/ICT/300/1-1(15) 12 hingga 30 Mac
4.10 Latihan Daripada Pihak Kontraktor Tidak Mencukupi
Berdasarkan Schedule 9, Training And Transfer Of Technology, pihak kontraktor hendaklah
memberikan latihan seperti yang telah dinyatakan dalam kontrak. Jadual dari Perenggan
29.1 adalah dirujuk. Manakala Schedule 9, Paragraph 4, menyatakan bahawa sijil
penyertaan akan diberikan kepada setiap peserta.
a) Latihan Daripada Pihak Pembekal Tidak Mencukupi
Semakan Audit Dalam terhadap Training Report – HIS Application Phase 1 dan 2 di
HBTU mendapati latihan yang diberikan oleh pembekal kepada pengguna adalah
tidak mencukupi seperti yang ditetapkan dalam kontrak. Butiran lanjut seperti di
Jadual D-6.
Maklum Balas BPM:
BPM mengambil maklum dan akan memastikan perkara sama tidak berulang
dalam projek-projek ICT akan datang.
Maklum Balas BPM:
Laporan Reporting Death In Paediatric dan Buku Daftar Bersalin telah
diperbetulkan.
128 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Jadual D-6
Latihan Daripada Pihak Pembekal Tidak Mencukupi
Bil Tajuk Modul Kategori
Pengguna
Jumlah Latihan
Seperti Dalam
Kontrak
(jam)
Jumlah
Latihan
Telah
Diberikan
(jam)
Jumlah
Latihan
Kurang
Diberikan
(Jam)
1. Person Management
System (PMS)
Doctors 16 8 8
Registration Clerk 20 8 12
2. Pateint Billing & AR Nurse 40 0 40
Super User 14 8 6
3. Manage Diseases Person
(FIMMS)
Medical Assistant 20 8 12
4. Medical Record
Management
Medical Record
Staff
32 16 16
5. Discharge Summary Doctor 28 4 24
6. Order and Report
Management
Doctor 16 8 8
Sp Clinic Nurse/MA
and Physiotherapy
16 12 4
7. Clinical Documentation Doctor 36 12 24
8. System Administration for
Profdoc HIS
System
Administrator / Unit
Administrator
46 9 37
9. Laboratory Information
System
User Training I –
Laboratory Staff
16 8 8
10. System Administration for
Training Profdoc LIS
System
Administrator / Unit
Administrator
46 4 42
11. Pharmacy Information
System (PhIS) & MMS
Store (MM) 16 0 16
Super User 20 8 12
12. RIS/PACS Doctor, MA, Nurse 20 12 8
Radiographer 20 12 8
IT Administrator 12 4 8
b) Sijil Penyertaan Menghadiri Latihan Tidak Diberikan Kepada Peserta
Semakan Audit Dalam terhadap fail latihan di HBTU mendapati sijil penyertaan setiap
peserta tidak diberikan oleh pihak kontraktor apabila tamat sesuatu latihan.
c) Latihan Daripada Pihak Pembekal di HSNZ Tidak Dapat Disahkan
Semakan Audit Dalam di HSNZ mendapati dokumen sokongan iaitu training report tidak
dikemukakan untuk mengesahkan bahawa pihak pembekal ada memberi latihan kepada
pengguna.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 129
5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Bagi memastikan pengurusan dan penggunaan HIS di Hospital Bintulu dan HSNZ
dilaksanakan dengan lebih teratur dan mendapat value for money terhadap perbelanjaan
yang dibuat, adalah disyorkan perkara berikut:
(a) Kemudahan kenderaan dan peralatan di bawah peruntukan kerja awalan
tidak boleh dilaksanakan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan serta
perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak diurus bersama projek
pembinaan;
(b) Perancangan yang teliti terhadap keperluan perolehan perkakasan dan
perisian boleh mengurangkan risiko berlakunya pembaziran akibat peralatan
dan perisian tidak digunakan;
(c) Meningkatkan pemantauan terhadap penyimpanan peralatan bagi
memastikan ianya selamat di bawah tanggungjawab pegawai berkenaan;
(d) Meningkatkan pemantauan terhadap peralatan yang rosak dan memastikan
penggantian dibuat seperti yang dinyatakan dalam kontrak;
(e) Tindakan pembetulan hendaklah dibuat terhadap modul berkaitan bagi
memastikan output yang dikeluarkan adalah tepat;
(f) Memastikan penyenggaraan dalam waranti dilakukan oleh pihak pembekal
mengikut kekerapan yang ditetapkan dalam kontrak; dan
(g) Semua pegawai hendaklah diberi latihan kepenggunaan secara berterusan.
Maklum Balas BPM:
Pihak HBTU telah mengadakan latihan HIS kepada pengguna pada setiap
hari Khamis minggu ke-3 setiap bulan dan Sijil Penyertaan telah dikeluarkan kepada
peserta kursus.
Maklum Balas HSNZ:
Pihak HSNZ masih belum menerima laporan baru daripada pembekal mengikut
pengiraan jumlah latihan di dalam kontrak asal. Strateq telah merancang latihan HIS
yang perlu diberikan kepada pengguna.
130 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
E. PENGURUSAN PENYENGGARAAN BP00600 DI JKN SABAH, SARAWAK DAN HOSPITAL SEGAMAT
1. LATAR BELAKANG KKM telah diberi peruntukan pembangunan yang dikhaskan di bawah BP00600 bagi projek naik taraf, ubahsuai dan pembaikan bagi semua fasiliti kesihatan seperti hospital, pejabat kesihatan, klinik kesihatan dan klinik desa. Projek-projek yang dicadangkan akan diluluskan oleh Bahagian Pembangunan KKM terlebih dahulu sebelum waran dikeluarkan kepada JKN dan PTJ yang berkenaan. Bahagian Pembangunan akan mengeluarkan waran kepada JKN dan kemudian akan mengagihkan waran peruntukan kecil (sub waran) kepada PTJ yang akan bertanggungjawab melaksanakan projek tersebut. Pada tahun 2012 dan 2013, peruntukan yang diluluskan masing-masing berjumlah RM79.88 juta dan RM93.83 juta bagi kerja-kerja menaiktaraf, mengubahsuai dan pembaikan di seluruh fasiliti KKM. 2. OBJEKTIF PENGAUDITAN Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan penyenggaraan BP00600 telah dirancang dan dilaksanakan dengan teratur, cekap dan berkesan serta mencapai objektif yang ditetapkan. 3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN Pengauditan ini merangkumi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap pengurusan penyenggaraan BP00600 di JKN Sabah dan JKN Sarawak serta Hospital Segamat, Johor. Sebanyak 22 PTJ telah dilawati untuk menyemak rekod dan dokumen yang diselenggarakan dan membuat lawatan fizikal terhadap projek-projek berkenaan untuk menilai sama ada pengurusannya cekap dan teratur. Senarai PTJ adalah seperti Jadual E-1.
Jadual E-1 PTJ Yang Dilawati
Negeri PTJ Yang Dilawati Peruntukan Yang Diterima
2012 2013
Sabah JKN Sabah Hospital Beaufort PKK Beaufort Klinik Desa Bangkalalak Hospital Tuaran Hospital Kota Belud PKK Kota Kinabalu KKIA Harrington Hospital Queen Elizabeth
RM25.33 juta RM19.49 juta
2013 | LAPORAN TAHUNAN 131
Negeri PTJ Yang Dilawati Peruntukan Yang Diterima
2012 2013
Sarawak JKN Sarawak PKB Kuching KK Simburan, Kuching KK Jalan Masjid KK Tanah Putih Hospital Umum Sarawak PKB Miri KK Long Bemang KK Batu Niah KKIA Taman Tunku KK Senadin KK Satelit
RM14.34 juta RM13.43 juta
Johor Hospital Segamat RM1.01 juta RM0.55 juta Sumber: Jabatan Kesihatan Negeri
Pengauditan telah dijalankan dengan menyemak fail, rekod dan dokumen serta menganalisis data yang berkaitan dengan projek. Lawatan fizikal telah diadakan dan temu bual dengan pegawai KKM juga telah dilakukan.
4. PENEMUAN AUDIT DALAM 4.1 Pelanjutan Masa (EOT) Berdasarkan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2009, Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan Secara Sebut Harga, perlanjutan masa (EOT) bagi kontrak kerja melebihi RM200,000 hingga RM500,000 dibenarkan tertakluk kepada kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga terlebih dahulu. Tiada peraturan yang membenarkan perlanjutan masa diberikan kepada kontrak kerja kurang daripada RM200,000. Semakan Audit Dalam mendapati pelanjutan masa telah diberikan kepada kontrak kerja kurang daripada RM200,000 di Hospital Segamat, Johor dan kelulusan hanya diberikan oleh Pengarah Hospital seperti jadual berikut:
Jadual E-2 Perlanjutan Masa Bagi Kontrak Kerja Bawah RM200,000
Butiran
Kerja
Kontrak
Kerja (RM)
Tarikh/Tempoh
Kerja Sepatutnya
Siap
Tempoh EOT Perakuan
Siap Kerja
Surat
Peringatan Yang
Dikeluarkan oleh Hospital
Kerja-Kerja Membina
Bilik Scope,
Hospital Segamat,
Johor
140,000 20/04/2012 hingga
20/06/2012
(2 bulan)
Pertama : 15/06/2012 hingga
15/08/2012
Kedua : 03/09/2012 hingga
15/09/2012 (2 bulan 26 hari)
13/12/2012
*kerja tidak
dapat disiapkan
sepenuhnya
Pertama : 17/08/2012
Kedua :
06/09/2012 Ketiga :
06/10/2012
132 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Berdasarkan dokumen kontrak sebut harga, pihak Hospital boleh membatalkan Pesanan Kerajaan yang telah disediakan sekiranya pihak kontraktor gagal menyiapkan kerja dalam tempoh yang ditetapkan.
Semakan Audit Dalam selanjutnya mendapati tempoh kelulusan perlanjutan masa melebihi daripada tempoh masa kerja yang sepatutnya siap seperti di Jadual E-2. Secara keseluruhannya, kontraktor menyiapkan kerja tersebut dalam tempoh 7 bulan 23 hari iaitu dari 20 April 2012 sehingga 13 Disember 2012. Selain itu, item pemasangan gas perubatan bernilai RM5,000 gagal disediakan oleh kontraktor tersebut dan telah dikeluarkan daripada senarai bayaran.
Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Sebut Harga, kontraktor tersebut dipilih adalah disebabkan kontraktor boleh menyiapkan kerja dalam tempoh 6 hingga 8 minggu berbanding pembida yang lain meletakkan tempoh menyiapkan kerja sehingga 9 hingga 16 minggu. Bagaimanapun, kontraktor tersebut gagal menyiapkan kerja tersebut dalam tempoh yang telah ditetapkan dan tiada tindakan dikenakan terhadap kontraktor tersebut kerana klausa mengenai tindakan penalti terhadap kontraktor tidak dimasukkan dalam Surat Setuju Terima. Bagaimanapun, surat peringatan telah dikeluarkan oleh pihak Hospital.
4.2 Perancangan Awal Tidak Menyeluruh Perancangan hendaklah dibuat dengan teliti untuk memastikan projek dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Pemeriksaan Audit terhadap Kerja-kerja Membina Bilik Scope di Hospital Segamat mendapati, kos bagi kerja pembinaan bilik tersebut pada asalnya adalah RM140,000 telah bertambah sejumlah RM49,280 disebabkan pembinaan bilik tersebut tidak dapat berfungsi dan tidak menepati kehendak pengguna dari segi spesifikasi dan kerja yang tidak berkualiti. Kebanyakan kerja yang telah dibuat oleh kontraktor pertama telah dibuka semula dan diganti oleh kontraktor kedua dengan item yang lain seperti di Jadual E-3.
Maklum Balas dari PTJ:
• Pemilihan kontraktor adalah berdasarkan prosidur kewangan dengan mengambil kira
kos dan tempoh masa serta ulasan dari Jawatankuasa Teknikal.
• Perlanjutan tempoh masa dibuat atas nasihat Bahagian Pembangunan, JKN Johor dan
Jawatankuasa Sebut Harga kerana jika kontraktor baru dilantik kos projek akan
bertambah.
• Pihak pengurusan telah menyiasat dan menyenarai hitam kontraktor terlibat.
• Pihak PTJ akan mematuhi pekeliling berkenaan pelanjutan tempoh masa hanya bagi
projek bernilai melebihi RM200,000.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 133
Jadual E-3 Senarai Item Yang Dibuka Semula Dan Diganti Semula
Di Bilik Scope, Hospital Segamat Kerja-kerja Harga Kontraktor
Kedua (RM)
Membuka lampu sedia ada dan memasang lampu dari jenis reflecator casing cover sebanyak 6 unit.
1,920.00
Membuka vynil sedia ada dan digantikan dengan vynil yang baru dari
jenis tebal.
11,332.50
Membuka satu sinki sedia ada dan memasang dua sinki dan 2 unit paip air dari jenis yang tinggi bersesuaian untuk kerja-kerja cucian.
5,000.00
Membuka pintu sedia ada di bilik utiliti kotor kepada pintu dari jenis
lipat. Kerja memecahkan dinding di bilik utiliti kotor untuk dijadikan tingkap dari jenis sliding dan memasang batu bata di luar untuk
dijadikan ruang menyimpan barang.
2,950.00
JUMLAH 21,202.50
Oleh kerana kontraktor asal tidak melaksanakan kerja-kerja pemasangan gas perubatan, kontraktor pengganti telah dilantik bagi pemasangan gas perubatan tersebut seperti di jadual berikut:
Jadual E-4
Penambahan Kerja-Kerja Pembinaan Di Bilik Scope, Hospital Segamat
Kerja-kerja Harga Kontraktor
Pengganti (RM)
Membekal dan memasang serta mentauliah gas perubatan 11,150.00
Membekal dan memasang door closer 1,560.00
Membekal dan memasang railing langsir bagi fitting room 150.00
Membekal dan memasang ekzos fan 1,700.00
Membekal dan memasang sinki dari jenis stainless steel 3,000.00
Membekal dan memasang bowl washing berserta dengan sistem flush dan sistem saliran kumbahan
5,800.00
Lain – lain kerja 4,717.50
JUMLAH 28,077.50
Pada pendapat Audit Dalam, pihak Hospital perlu mendapatkan pandangan dan kehendak pengguna akhir di bilik tersebut sebelum memuktamadkan spesifikasi kerja-kerja pembinaan supaya tidak melibatkan kos dan kerja yang berulang dan sekaligus dapat menjimatkan wang Kerajaan.
134 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.3 Pengurusan Projek Penyenggaraan PTJ bertanggungjawab memastikan semua projek yang telah disiapkan oleh kontraktor mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan sebelum sesuatu bayaran dibuat dan memastikan sekiranya terdapat kecacatan di dalam tempoh tanggungan, kecacatan hendaklah dilaporkan terus kepada kontraktor sebelum tamat tempoh tersebut. Bagaimanapun, lawatan audit mendapati pengurusan projek naik taraf/penyenggaraan adalah kurang memuaskan seperti berikut:
4.3.1 Peralatan Tidak Dibekalkan
Pemeriksaan audit mendapati peralatan tidak cukup dibekalkan oleh kontraktor yang melibatkan 11 daripada 22 PTJ yang dilawati melibatkan RM33,437. Senarai PTJ dan peralatan yang tidak dibekalkan dan harga peralatan adalah seperti jadual berikut:
Jadual E-5
Peralatan Yang Tidak Dibekalkan JKN/KK/KD Butir Kerja Bil. Unit Harga
Seunit
(RM)
Jumlah (RM)
KD Bangkalalak,
Beaufort
Pili Shower 1 150 150
KK Satelit, Miri Penyaman Udara 2.5HP 2 3,000 6,000
Pemadam api 2 180 360
Power Socket 13Amp 2 200 400
Wall-mounted roll up & down LCD screen
Pukal 1,000 1,000
Mounted whiteboard 2 200 400
Mounted Rack and fix to ceiling for LCD projector
300 300
Pos Kawalan Malaria & Kuarters, KK Long
Bemang, Miri
Tangki air 400 gallon-2 nos 1 6,000 6,000
KK Long Bemang, Miri
Pili air 10 20 200
Soap dispenser 6 40 240
Tissue holder 7 25 175
Cermin dinding 6 30 180
KKIA Taman Tunku,
Miri
Sliding Iron Grille 1 1,000 1,000
Pigeon hole 1 282 282
Maklum Balas PTJ:
Permohonan tambahan sebanyak RM50,000.00 terpaksa diperolehi bagi
menyiapkan kerja-kerja penyempunaan bilik Scope supaya boleh beroperasi.
Kos Medical Gas yang ditawarkan oleh kontraktor pertama tidak mengikut
harga pasaran justeru itu pihak kontraktor tidak dapat melaksanakan kerja tersebut.
Oleh kerana kegagalan tersebut kerja tersebut dikeluarkan dari senarai asal (BQ) yang
bernilai RM5000.00. Sebagai menyempurnakan bilik Scope dapat digunakan,
peruntukan sebanyak RM50,000.00 dipohon dan diluluskan untuk kerja-kerja gas
perubatan dan pengubahsuaian yang bernilai RM49,280.00.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 135
JKN/KK/KD Butir Kerja Bil. Unit Harga
Seunit
(RM)
Jumlah
(RM)
4 layer / set steel rack 3 700 2,100
KK 1 Malaysia Senadin
Kipas siling (5 blades) 1 320 320
Power socket 13 Amp 3 190 570
Power socket 15 Amp 1 220 220
Sinki cuci tangan (seramik) 2 800 1,600
Alat pemadam api 2 250 500
Auto Night Sensor Lighting Point’
1 360 360
KK Jalan Masjid, Kuching
Lampu Kalimantang 3 185 555
KK Siburan, Kuching Build in cabinet 5 600 3,000
Softboard L/S 1,000 1,000
Tanda nama 700
KK Tanah Putih,
Kuching
Observation glass panel door 1 700 700
Pemadam api L/S 650 650
QMS, pembesar suara, mikrofon
L/S 3,800 3,800
Stor Bakas, Kuching Lampu kalimantang 2 87.50 175
Hospital Segamat Vertical Blind 500
JUMLAH 33,437
4.3.2 Peralatan Tidak Menepati Spesifikasi Kontrak
Lawatan Audit Dalam di beberapa lokasi projek mendapati kerja-kerja naiktaraf yang dibuat oleh kontraktor tidak mematuhi spesifikasi yang ditetapkan seperti Gambar di bawah tetapi bayaran penuh telah dibuat kepada kontraktor.
Maklum Balas PTJ:
Peralatan tersebut telah dibekalkan oleh kontraktor selepas teguran Audit
dibuat. Pihak PTJ akan membuat pemantauan bagi projek-projek lain supaya perkara
ini tidak berulang lagi.
Pejabat JKN Negeri Sarawak telah mengeluarkan surat kepada PKB Miri untuk
mengarahkan kontraktor membekalkan dua (2) unit tangki air sebagai tambahan
kepada dua (2) unit sedia ada dan menggantikan 10 unit pili air sedia ada di KK Long
Bemang, Miri. Pejabat JKN Negeri Sarawak juga telah mengeluarkan surat kepada
PKB Kuching untuk mengarahkan kontraktor membekalkan Observation glass panel door, pembesar suara dan mikrofon di KK Tanah Puteh, Kuching.
136 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
a) Klinik 1 Malaysia Senadin, Miri
Gambar E-1 Gambar E-2
Kontraktor sepatutnya membekalkan 3 unit
exhaust fan jenama ‘KDK’ berharga RM480 seunit tetapi dibekalkan jenama ‘Eurofan’
Kontraktor sepatutnya membekalkan
seunit almari jenis ‘Nyatoh’ lengkap dengan 4 laci dibawah dan sliding door
di atas berharga RM3,200 seunit tetapi dibekalkan almari jenis berpintu.
Gambar E-3
Kontraktor sepatutnya membekalkan 4 unit kipas siling 5 bilah berharga RM320
seunit tetapi dibekalkan kipas siling jenis 3 bilah.
b) Klinik Ibu Dan Anak Taman Tunku, Miri
Gambar E-4
Kontraktor sepatutnya membekalkan
papan tanda berserta lampu di dalamnya berharga RM1,201 tetapi dibekalkan
papan tanda tanpa lampu di dalamnya.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 137
c) Hospital Segamat, Johor
Gambar E-5 Gambar E-6
Vertical blind tidak dibekalkan oleh Kontraktor di Bilik Scope, Hospital Segamat berharga RM500.
Tarikh Peraku Siap Kerja = 13/12/12
Kontraktor sepatutnya membekal 2 pintu daun dari jenis kayu keras dengan separuh darinya
dipasang zink dan bahagian atasnya dipasang cermin berharga RM1,000 setiap tempat di
Main Entrance dan Theater Entrance.
Tarikh Peraku Siap Kerja = 13/12/12
4.3.3 Kerja Naiktaraf/Penyenggaraan Yang Kurang Memuaskan
Lawatan Audit di beberapa lokasi penyenggaraan yang dipilih mendapati kerja-kerja naiktaraf yang dibuat oleh Kontraktor adalah kurang memuaskan seperti Gambar berikut.
Maklum Balas PTJ:
Pejabat JKN Negeri Sarawak akan mengeluarkan surat kepada PKB Miri untuk
mengarahkan kontraktor menggantikan almari dengan bahan jenis nyatoh; ruang di
dalam tandas yang sempit menyebabkan saiz dan bentuk exhaust fan jenama ‘KDK’ tidak
dapat dipasang di dalam tandas tersebut dan dicadangkan digantikan dengan
persetujuan pengguna; dan spesfikasi kerja bagi kipas siling (5 blades) diganti dengan
kipas siling jenis 3 blades di mana harga yang dibida adalah berdasarkan harga kipas
jenis 3 blades. Kontraktor telah memasang lampu di bahagian luar papan tanda di sebelah siling
bahagian koridor.
Kerja-kerja pembaikan kecacatan di Hospital Segamat telah dilaksanakan oleh
pihak kontraktor dan akan memastikan kontraktor mematuhi spesifikasi yang ditetapkan.
138 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
a) Hospital Segamat, Johor
Gambar E-7 Gambar E-8
*Siling Yang Dipasang Telah Terbuka Di Bilik Scope, Hospital Segamat
* Kerja Yang Dibuat Oleh Kontraktor Pertama Tarikh Peraku Siap Kerja = 13/12/12
Gambar E-9 Gambar E-10
*Vynil yang dipasang telah rosak dan terkopek di Bilik Scope, Hospital Segamat
* Kerja Yang Dibuat Oleh Kontraktor Pertama
Tarikh Peraku Siap Kerja = 13/12/12
Gambar E-11
*Vynil yang dipasang telah rosak dan kotor
di Bilik Scope, Hospital Segamat * Kerja Yang Dibuat Oleh Kontraktor
Pertama
Tarikh Peraku Siap Kerja = 13/12/12
2013 | LAPORAN TAHUNAN 139
b) JKN Sabah
(i) Hospital Kota Belud Gambar E-12 Gambar E-13
Pemasangan paip saliran bawah (down pipe) tidak sempurna menyebabkan kebocoran air hujan di bangunan Makmal dan Bank Darah
Tarikh Peraku Siap Kerja = 04/01/2013
Gambar E-14
Gambar E-15
Berlaku kebocoran air hujan di bumbung bangunan Makmal dan Bank Darah
Tarikh Peraku Siap Kerja = 04/01/2013
140 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
(ii) Klinik Kesihatan Ibu dan Anak Harington Gambar E-16 Gambar E-17
Kerja mengecat dinding bangunan tidak berkualiti Tarikh Peraku Siap Kerja = 13/03/2013
Gambar E-18 Gambar E-19
Terdapat resapan air di dinding bilik dan siling Bangunan KKIA
Tarikh Peraku Siap Kerja = 13/03/2013
Gambar E-20 Gambar E-21
Air bertakung di tandas
Tarikh Peraku Siap Kerja = 13/03/2013 Air sinki bilik rawatan bangunan lama
tertakung/tersumbat disebabkan kerja-kerja naik taraf
bangunan baru Tarikh Peraku Siap Kerja = 13/03/2013
2013 | LAPORAN TAHUNAN 141
c) JKN Sarawak
(i) KK Siburan, Kuching Gambar E-22
Terdapat kebocoran pada siling bangunan
tambahan Tarikh Peraku Siap Kerja = 02/08/2012
(ii) KK Tanah Putih, Kuching
Gambar E-23 Gambar E-24
Tidak menyediakan soket 15A bagi pemasangan 2 penyaman udara dan menggunakan 2 soket
13A yang disediakan mengikut kontrak
Tarikh Peraku Siap Kerja = 4/08/2013
Gambar E-25 Gambar E-26
Pemasangan suis lampu di luar bilik rawatan tidak mengikut spesifikasi di mana mengikut
kontrak suis lampu hendaklah di pasang di dalam bilik rawatan.
Tarikh Peraku Siap Kerja = 4/08/2013
142 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
(iii) KK Long Bemang, Miri Gambar E-27 Gambar E-28
Kontraktor tidak mengecat pada permukaan kayu lantai rumah dan tangga. Mengikut kontrak,
sapuan cat wood base dan high gloss enamel pada permukaan kayu perlu dibuat
Tarikh Peraku Siap Kerja = 31/12/2012
Gambar E-29 Gambar E-30
Pemasangan mangkuk tandas di bilik air kuarters tidak kemas dan longgar
Tarikh Peraku Siap Kerja = 31/12/2012
Gambar E-31 Gambar E-32
Kayu tangga yang dibekalkan telah reput
Tarikh Peraku Siap Kerja = 31/12/2012
2013 | LAPORAN TAHUNAN 143
Gambar E-33
Terdapat kebocoran pada siling di kuarters
Tarikh Peraku Siap Kerja = 31/12/2012
(iv) KK Batu Niah, Miri
Gambar E-34 Gambar E-35
Tandas di KK tidak dapat digunakan kerana air akan bertakung apabila dipam disebabkan oleh
tangki najis tertimbus akibat daripada kerja-kerja naik taraf
Tarikh Peraku Siap Kerja =31/12/2012
(v) KK 1 Malaysia Senadin, Miri
Gambar E-36
Saluran air penyaman udara disalurkan ke
singki di bilik rawatan Tarikh Peraku Siap Kerja =25/09/2012
144 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.3.4 Peralatan Tidak Digunakan
Lawatan Audit Dalam di beberapa lokasi penyenggaraan mendapati peralatan tidak digunakan seperti di Gambar berikut.
a) Hospital Segamat, Johor
Gambar E-37 Gambar E-38
2 Unit Kabinet besi berharga RM280 seunit sepatutnya ditempatkan di Jabatan Kecemasan &
Trauma dan Klinik Pakar 3, Hospital Segamat tetapi telah diagihkan ke Unit Pentadbiran.
Bagaimanapun, kabinet tersebut masih belum dibuka dan disimpan di bawah tangga Unit Pentadbiran, Hospital Segamat.
Tarikh Peraku Siap Kerja = 19/12/12
Maklum Balas PTJ:
Kerja-kerja pembaikan kecacatan di Hospital Segamat, Hospital Kota Belud, Klinik Kesihatan Ibu dan Anak Harington dan KK Siburan dan Senadin telah dilaksanakan oleh pihak kontraktor dan akan memastikan kontraktor mematuhi spesifikasi kerja yang telah dipersetujui.
Aplikasi cat hanya digunakan ke atas papan dinding sahaja iaitu sapuan cat wood base dan high gloss enamel dan tidak termasuk kayu lantai. JKN Negeri Sarawak akan mengeluarkan surat kepada PKB Miri untuk memanggil semula kontraktor untuk memperbaiki kerosakan tersebut di KK Long Bemang.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 145
b) KK Siburan, Sarawak
Gambar E-39 Gambar E-40
Pemasangan Q System di kaunter farmasi dan bilik MO bernilai RM2,000 masih tidak digunakan.
Tarikh Peraku Siap Kerja = 02/08/12
Gambar E-41
Screen Projektor bernilai RM2,800 yang
dibekalkan masih belum dibuka dan digunakan.
Tarikh Peraku Siap Kerja = 02/08/12
4.4 Bekalan/Peralatan Yang Disediakan Tidak Memadai Harga Ditawarkan
Berdasarkan butiran spesifikasi kerja, kontraktor hendaklah membekal dan memasang meja mesyuarat termasuk kerusi berkapasiti 20 orang serta kerja berkaitan berharga RM8,160 di KK Siburan, Kuching. Pemeriksaan Audit Dalam mendapati bentuk meja yang dibekalkan berupa meja tulis sebanyak 6 buah dan disambungkan menjadi seperti meja mesyuarat manakala kerusi
Maklumbalas PTJ:
PTJ memaklumkan bahawa peralatan tersebut dan sistem Q telah dipasang dan
digunakan.
146 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
mesyuarat dibekalkan dengan kerusi plastik seperti Gambar E-42 dan E-43. Pihak Audit Dalam telah membuat kajian pasaran dan mendapati harga peralatan tersebut berharga dalam lingkungan RM3,000 hingga RM4,000 sahaja.
Gambar E-42 Gambar E-43
Meja Mesyuarat dan kerusi plastik yang dibekalkan oleh Kontraktor berharga RM8,160
4.5 Pemantauan Kaedah pemantauan yang berkesan dan berterusan dapat menjamin sesuatu aktiviti yang dirancang dilaksanakan dengan sempurna serta mencapai objektif yang ditetapkan. Ia juga dapat membantu pihak pengurusan mengenal pasti kelemahan yang wujud di peringkat awal dan dapat melakukan penambahbaikan dengan segera. Kaedah pemantauan yang ada diamalkan adalah seperti berikut:
4.5.1 Peringkat Kementerian Pemantauan di peringkat Kementerian dibuat oleh Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan. Pegawai akan turun melawat kemajuan projek secara berkala terutamanya projek bermasalah dan memerlukan pemantauan yang berterusan. Laporan kemajuan dan masalah yang berbangkit akan dibawa ke Ibu pejabat untuk dibincangkan di peringkat Kementerian. 4.5.2 Peringkat Jabatan Kesihatan Negeri Di peringkat Jabatan Kesihatan Negeri, kemajuan projek dibentangkan dalam dua (2) mesyuarat yang diadakan setiap tiga (3) bulan sekali iaitu Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan dan Mesyuarat Ketua-ketua PTJ. Kedua-duanya dipengerusikan oleh Pengarah Kesihatan Negeri dan ahli-ahli adalah pegawai-pegawai di Unit Pembangunan, Unit Kejuruteraan dan Ketua-ketua PTJ. Masalah berbangkit akan dibincangkan dan dibuat penambahbaikan segera.
Maklumbalas PTJ:
Kontraktor telah mengantikan meja mesyuarat dan kerusi yang baru
berpadanan dengan harga yang ditawarkan.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 147
4.5.3 Peringkat PKB, PKK Dan Hospital Di peringkat PKB, PKK dan hospital, kemajuan projek akan dibentangkan dalam mesyuarat bulanan dan juga Mesyuarat Pagi secara mingguan yang dipengerusikan oleh Ketua PTJ. Retan kemajuan projek secara berkala disediakan dan dihantar kepada Jabatan Kesihatan Negeri masing-masing untuk pemantauan.
Semakan Audit mendapati PTJ ada membuat pemeriksaan terhadap kerja siap dijalankan serta pembekalan peralatan oleh kontraktor. Pemeriksaan ini akan dihadiri oleh End User, Unit Pembangunan, Unit Kewangan serta Jurutera. Sijil Pengesahan Siap yang ditandatangani oleh Jurutera, Penolong Jurutera atau Juruteknik dikeluarkan kepada kontraktor sebagai pengesahan kerja dan sebagai dokumen sokongan kepada baucar bayaran.
4.5.4 Kelemahan Pemantauan
Lawatan fizikal yang dibuat terhadap projek-projek siap yang dipilih mendapati masih ada kelemahan yang tidak sepatutnya berlaku antaranya barang/peralatan yang dinyatakan dalam spesifikasi tidak dibekalkan, barang/peralatan dibekalkan tidak sama (kualiti lebih rendah) seperti dalam spesifikasi serta kerja-kerja tidak sempurna dan rendah mutu walaupun Perakuan Siap Kerja telah dikeluarkan dan bayaran sepenuhnya telah dibuat. Menurut pegawai di PTJ berkenaan aduan telah dibuat kepada kontraktor tetapi masih belum diambil tindakan; tindakan susulan tidak dibuat dan lambat dibuat oleh pegawai atau aduan tidak difailkan/direkod untuk tujuan pemantauan. Pada pandangan Audit Dalam, penyeliaan projek di peringkat pra pembayaran perlu diberi perhatian sebelum Sijil Pengesahan Siap dikeluarkan untuk bayaran. Pegawai yang diberikan tanggungjawab mengesahkan kerja-kerja siap perlu lebih komited dan mengesahkan hanya kerja/bekalan peralatan yang sempurna dibayar bagi mengelakkan improper payment. Tindakan susulan untuk menghubungi kontraktor perlu dibuat berterusan dan direkodkan supaya tindakan diambil untuk memperbaiki kerosakan sebelum tamat tempoh tanggungan kecacatan sesuatu projek.
5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Secara keseluruhannya, pengurusan projek penyenggaraan BP00600 boleh dipertingkatkan dengan mengesyorkan pihak pengurusan memberi pertimbangan kepada perkara berikut:
a) Memastikan pembelian peralatan mendapat kelulusan dan mengikut keperluan supaya aset yang dibeli dapat digunakan dengan sewajarnya dan mengelakkan pembaziran;
b) Mendapatkan pandangan dan kehendak pengguna akhir sebelum memuktamadkan
spesifikasi kontrak kerja;
148 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
c) Menambahbaik syarat setuju terima bagi memastikan kepentingan Kerajaan dapat
dipelihara sekiranya kontraktor tidak menyiapkan kerja mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan seperti mengenakan denda atau penalti terhadap kontrak kerja bawah RM200,000;
d) Memastikan kerja-kerja yang dilaksanakan adalah sempurna mengikut spesifikasi
perolehan sebelum bayaran dibuat; dan e) Membuat pemantauan dan pemeriksaan secara berkala bagi aduan kerosakan
yang sama dan berulang serta kerja-kerja pembaikan dan penyelenggaraan dibuat oleh Kontraktor sebelum tamat tempoh tanggungan kecacatan.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 149
F. PENGURUSAN KUARTERS INTEGRASI SUNGAI BULOH
1. LATAR BELAKANG
KKM telah menandatangani perjanjian projek pembinaan Kuarters Integrasi Sungai
Buloh melibatkan pembinaan 200 unit kuarters Kelas F, 200 unit kuarters Kelas G
dan 50 unit kuarters Kelas D bagi kakitangan KKM serta 34 unit Apartment untuk
100 Pegawai Perubatan Latihan Siswazah (PPLS) di Tapak Pusat Kawalan Kusta
Negara (PKKN), Sungai Buloh Selangor. Projek ini telah diluluskan di bawah
Rancangan Malaysia Ke-Sembilan (RMK-9).
Kontrak tersebut bernilai RM164 juta dan telah ditandatangani oleh KKM dan Dinamik Maju
Corporation Sdn. Bhd. (Dinamik Maju) pada 2 Februari 2010. Projek ini dilaksanakan secara
reka dan bina (design and build). Kuarters tersebut dilengkapi dengan kemudahan
prasarana seperti Dewan Serbaguna, Tadika, Masjid, Padang Permainan dan sebagainya.
Pelantikan Dinamik Maju telah dibuat secara rundingan terus dan projek ini dijangka siap
pada 22 Ogos 2012. Bagaimanapun, projek ini telah disiapkan pada 10 Februari 2012 iaitu
lebih awal daripada tempoh siap kontrak yang telah ditetapkan. Tempoh tanggungan
kecacatan bagi projek tersebut adalah 24 bulan daripada 11 Februari 2012 sehingga 10
Februari 2014.
Pihak pengurusan Hospital Sungai Buloh telah diberi tanggungjawab mengurus dan
mengendalikan Kuarters Integrasi Sungai Buloh. Kuarters tersebut telah beroperasi dan
diduduki bermula pada 6 Mac 2012. Pembahagian kuarters juga turut diberikan kepada
kakitangan KKM yang bekerja di Hospital Sungai Buloh, Hospital Selayang, Pejabat
Kesihatan Daerah Gombak, Jabatan Kesihatan Negeri Selangor, Kolej Sains Kesihatan
Bersekutu dan Makmal Kesihatan Awam Kebangsaan.
2. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Pengauditan ini dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan Kuarters Integrasi Sungai
Buloh telah dirancang dan dilaksanakan dengan teratur, cekap dan mencapai objektif yang
ditetapkan.
150 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
Pengauditan ini merangkumi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadap
pengurusan Kuarters Integrasi Sungai Buloh. Pengauditan telah dijalankan di Bahagian
Perkhidmatan Kejuruteraan dan Bahagian Perolehan dan Penswastaan di peringkat Ibu
Pejabat KKM, Pejabat Pentadbiran dan Pengurusan Kuarters Hospital Sungai Buloh serta
melawat ke rumah penghuni kuarters. Semakan fail, rekod dan dokumen serta
menganalisis data yang berkaitan dengan projek telah dilakukan. Lawatan, pemeriksaan
dan temu bual dengan pegawai KKM dan penghuni kuarters juga telah diadakan.
4. PENEMUAN AUDIT DALAM
4.1 Prestasi Projek Pembinaan
Kontrak projek pembinaan Kuarters Intergrasi Sungai Buloh meliputi tempoh 30 bulan iaitu
2 Februari 2010 hingga 22 Ogos 2012. Bagaimanapun, pihak kontraktor berjaya
menyiapkan kuarters tersebut dengan lebih awal iaitu pada 10 Februari 2012 tanpa lanjutan
masa (EOT). Projek tersebut telah menerima Perakuan Siap Kerja (Certificate of Practical
Completion) pada 10 Februari 2012 dan telah diduduki oleh kakitangan KKM sejak bulan
Mac 2012. Sehingga tarikh pengauditan pada bulan Jun 2013, 513 unit atau 94% kuarters
bagi Kelas D, F dan G serta apartment telah diduduki oleh kakitangan KKM dengan
kekosongan sebanyak 34 unit atau 6%.
4.2 Perancangan Awal Projek Kurang Memuaskan
Pihak Audit Dalam mendapati di peringkat perancangan awal kontrak, bagi pembinaan
tandas tetamu di Apartment PPLS dan tandas pengunjung di dewan tidak memasukkan
pembinaan atap yang berbumbung di kawasan laluan ke tandas seperti di Gambar F-1
hingga F-4. Ketiadaan atap ini menyebabkan kesukaran kepada pengunjung/
penghuni/tetamu untuk menggunakan tandas ketika hari hujan kerana tandas yang telah
dibina terletak di belakang apartment dan dewan.
Maklum Balas Hospital Sungai Buloh:
Sehingga 2 Oktober 2013, baki unit yang masih belum diisi adalah sebanyak
12 unit (2.2%).
2013 | LAPORAN TAHUNAN 151
Gambar F-1 Gambar F-2
Tidak dirancang untuk pemasangan bumbung/awning di laluan ke tandas
untuk tetamu Apatment Blok D
Gambar F-3 Gambar F-4
Tidak dirancang untuk pemasangan bumbung/awning di laluan ke tandas
untuk tetamu dewan
4.3 Pengurusan Perolehan Peralatan
4.3.1 Peralatan Diperoleh Melebihi Keperluan
Berdasarkan dokumen kontrak, kontraktor telah pun menyiapkan 34 unit apartment
yang melibatkan 100 bilik untuk PPLS. Semakan Audit Dalam terhadap Pesanan
Kerajaan yang telah dibuat bagi pembekalan peralatan di apartment Pegawai
Perubatan Terlatih mendapati pihak Hospital telah membuat pesanan dan menerima
peralatan keperluan bagi 102 bilik berbanding keperluan sebenar adalah bagi 100
Maklum Balas BPKj:
Rekabentuk yang digunapakai adalah berdasarkan rekabentuk standard
oleh PBT bagi memudahkan kerja-kerja penyelenggaraan tandas (tidak perlu
masuk melalui dewan).
152 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
bilik sahaja. Ini menunjukkan pihak Hospital Sungai Buloh telah terlebih belanja
bagi 2 bilik yang berjumlah RM2,200 seperti di jadual berikut:
Jadual F-1
Senarai Peralatan Yang Melebihi Keperluan bagi 2 Bilik
Bil Jenis Peralatan Harga Seunit
(RM)
Jumlah Bagi 2 Bilik
(RM)
1. Penyidai tuala 70.00 140.00
2. Katil Bujang 390.00 780.00
3. Meja Solek 360.00 720.00
4. Meja Tepi Katil 100.00 200.00
5. Kerusi Berlengan 180.00 360.00
JUMLAH 2,200.00
4.3.2 Pembelian Peralatan Tidak Mengikut Kelulusan
Semakan Audit Dalam terhadap Pesanan Kerajaan yang dibuat bagi peruntukan
pembelian peralatan bukan perubatan untuk Kuarters Integrasi Sungai Buloh
mendapati 3 jenis peralatan yang dibeli tidak mengikut kelulusan yang diterima
seperti di Jadual F-2.
Jadual F-2
Pembelian Peralatan Tanpa Kelulusan
Bil. Jenis Peralatan
Kelulusan
Diterima
Pembelian
Sebenar Perbezaan
(RM) Bil.
Unit
Jumlah
(RM)
Bil.
Unit
Jumlah
(RM)
1. Set Sofa 3+2+1 2 4,598 2 7,960 3,362
2. Velvet Noticeboard 3 900 6 1,770 870
3. Magnetic Whiteboard 2 640 5 1,575 935
JUMLAH 6,138 11,305 5,167
Maklum Balas Hospital Sungai Buloh:
Terdapat kesilapan pengiraan semasa membuat perolehan bagi bekalan
peralatan apartment. Apartment bagi Pegawai Perubatan Latihan Siswazah
terdapat 32 apartment di mana setiap apartment mempunyai 3 bilik dan 2
apartment hanya memiliki 2 bilik. Kesilapan berlaku apabila membuat
pengiraan keseluruhan apartment iaitu 34 unit mempunyai 3 bilik menyebabkan
terdapat lebihan 2 set peralatan bilik tidur. Satu set lebihan peralatan tersebut
telah diletakkan di bilik rehat pejabat Kuarters Integrasi dan satu set lagi
diletakkan di Rumah Tetamu kuarters Integrasi.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 153
4.3.3 Peralatan Tidak Digunakan
Pihak Hospital Sungai Buloh telah membuat perolehan Velvet Noticeboard, magnetic
whiteboard, kabinet buku, TV LCD 40” dan Pemain DVD pada tahun 2012 dan telah
diterima pada 28 November 2012 bernilai RM8,118 untuk kegunaan di Bilik Tetamu
seperti di jadual berikut:
Jadual F-3 Senarai Peralatan Tidak Digunakan
Bil Jenis Peralatan Unit Harga (RM)
1. Velvet Noticeboard 6 1,770
2. Magnetic whiteboard 5 1,575
3. Kabinet buku 1 1,990
4. TV LCD 40” Sony 1 2,383
5. Pemain DVD Samsung 1 400
Jumlah 8,118
Pemeriksaan Audit pada 20 Jun 2013 mendapati peralatan seperti di Gambar F-5
hingga F-8 tidak digunakan sejak ianya diterima. Semua peralatan tersebut masih
disimpan di bilik tetamu blok C.
Gambar F-5 Gambar F-6
Peralatan tidak dipasang dan digunakan Peralatan tidak digunakan
Maklum Balas Hospital Sungai Buloh:
Pembelian peralatan iaitu Velvet Noticeboard dan Magnetic Whiteboard
adalah mengikut kelulusan yang diberikan oleh pihak Jabatan Kesihatan
Negeri Selangor. Manakala pembelian set sofa 3+2+1 tidak mengikut seperti
harga kelulusan kerana mengikut keperluan bagi mendapatkan set sofa yang
lebih berkualiti untuk kegunaan di bilik aktiviti bagi Pegawai Perubatan Latihan
Siswazah.
154 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Gambar F-7 Gambar F-8
Peralatan tidak dipasang dan digunakan Peralatan tidak digunakan
4.4 Pengurusan Penyenggaraan Kuarters Integrasi Sungai Buloh
Pihak Dinamik Maju Corporation bertanggungjawab menyenggara projek Kuarters Integrasi
Sungai Buloh sehingga tamat tempoh tanggungan kecacatan pada 10 Februari 2014.
Bagaimanapun, lawatan Audit mendapati pengurusan penyenggaraan kuarters adalah
kurang memuaskan seperti berikut:
4.4.1 Aduan Kerosakan Yang Sama
Pengurusan Hospital Sungai Buloh telah menyelenggarakan rekod aduan kecacatan
atau kerosakan di dalam Buku Aduan mengikut blok dan menyimpan sesalinan
Borang Aduan Kecacatan Kerja yang telah selesai di dalam Fail di Pejabat
Pengurusan Kuarters dan Pentadbiran Hospital Sungai Buloh.
Semakan Audit Dalam terhadap 200 borang aduan daripada Blok A dan B mendapati
aduan kerosakan dan kecacatan yang dibuat oleh penghuni adalah jenis kes aduan
yang sama dan berulang bagi setiap unit kuarters seperti di jadual berikut.
Maklum Balas Hospital Sungai Buloh:
Peralatan di bilik tetamu yang melibatkan Velvet Noticeboard sebanyak 6
unit telah dipasang di 5 blok bangunan Kuarters Integrasi. Magnetic Whiteboard dipasang di Pejabat Kuarters Integrasi, Bilik Aktiviti Pegawai Latihan Siswazah,
dan Dewan Serbaguna. Baki peralatan akan digunakan di beberapa lokasi yang
bersesuaian pada masa akan datang. Kabinet Buku akan digunakan selepas
pembelian buku oleh pihak perpustakaan.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 155
Jadual F-4
Aduan Kecacatan/Kerosakan Oleh Penghuni
Bil. Jenis Kerosakan
Jumlah Aduan
1. Suis lampu ruang tamu, bilik air dan dapur tidak berfungsi 70
2. Sinki dapur/bilik air bocor 36
3. Dinding kesan bocor/retak /berkulat 18
4. Kabinet dapur rosak dan gam dikelilingnya tanggal 13
5. Tombol pintu rosak/jam 12
6. Saluran air tersumbat 12
7. Tingkap tidak rapat/jam 10
8. Flush tandas rosak/tidak berfungsi 10
9. Air menitik dari tingkat atas 7
10. Lantai basah dan berair 4
11. Bilik air bocor 4
12. Paip rosak/ketat/jam 2
13. Kipas siling bergoyang-goyang 2
Jumlah 200
Hasil temubual pihak Audit dengan 5 penghuni yang ditemui dan pemeriksaan
terhadap rumah yang belum didiami mendapati masalah berkaitan suis lampu yang
tidak boleh berfungsi dan resapan air di dinding apabila hujan masih berlaku seperti
yang ditunjukkan di Gambar F-9 hingga F-12.
Gambar F-9 Gambar F-10
Resapan air di dinding mengakibatkan
kabinet dapur berkulat
Resapan air mengakibatkan plaster
dinding mengelupas
156 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Gambar F-11 Gambar F-12
Resapan air di dinding rumah
4.4.2 Kerosakan Infrastruktur
Aduan yang dibuat oleh penghuni kuarters bukan sahaja mengenai rumah yang
didiami tetapi juga meliputi infrastruktur seperti lif dan lampu jalan yang sering
rosak dan berulang. Semakan Audit Dalam terhadap rekod aduan yang
diselenggarakan oleh pihak Hospital mengenai lif, terdapat 9 kali kerosakan antara 2
Disember 2012 hingga 18 Mac 2013 bagi lif Blok A, B dan E serta lif Bomba di Blok A
dan E. Bangunan 17 tingkat yang sering mengalami kerosakan lif akan memberikan
masalah kepada penghuni. Kerosakan masih lagi berulang seperti di jadual berikut:
Jadual F-5
Kerosakan Lif Yang Berulang-ulang
Bil. Tarikh
Kerosakan
Lokasi Lif
Blok A Blok B Blok E
1. 2 Disember 2012 √ √
2. 27 Januari 2013 √ √ √
3. 28 Januari 2013 √ (Lif Bomba)
4. 3 Februari 2013 √(Lif Bomba)
Maklum Balas Hospital Sungai Buloh:
Bahagian Pengurusan Kuarters Integrasi telah mula menyediakan
analisis kerosakan untuk pemantauan pihak kontraktor dan Bahagian
Kejuruteraan.
Maklum Balas BPKj:
Punca kerosakan disebabkan kerja pemasangan yang tidak kemas dan
penggunaan yang tidak cermat. Bagaimanapun, kerosakan telah dibaiki dan
semua kerosakan yang dilaporkan bukan dari tempat yang sama.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 157
Bil. Tarikh
Kerosakan
Lokasi Lif
Blok A Blok B Blok E
5. 16 Februari 2013 √
6. 17 Februari 2013 √
7. 8 Mac 2013 √ √
8. 16 Mac 2013 √ √
9. 18 Mac 2013 √ √ √
Selain lif, lampu jalan dan lampu koridor juga mengalami masalah yang sama.
Daripada rekod aduan dari 24 Mei 2012 hingga 18 Mac 2013 sebanyak 10 aduan
kerosakan dibuat seperti jadual berikut:
Jadual F-6
Kerosakan Lampu Jalan Dan Lampu Koridor Yang Berulang
Bil. Tarikh Lokasi Kerosakan
1. 24 Mei 2012 Lampu Koridor Blok A & B tidak menyala (10 unit)
2. 4 Jun 2012 Lampu jalan tidak menyala (5 unit)
Lampu sportlight pintu utama sebelah kiri tidak menyala
Lampu depan rumah tidak menyala di tingkat 10 Blok A
3. 2 November 2012 Lampu jalan tidak menyala (12 unit)
4. 7 November 2012 Lampu jalan tidak menyala (2 unit)
5. 27 Disember 2012 Lampu parking dan jalan tidak menyala
6. 6 Februari 2013 Lampu jalan di Blok B tidak berfungsi
7. 8 Februari 2013 Lampu jalan di Blok B tidak berfungsi
8. 31 Mac 2013 Lampu tidak menyala di lif bomba Blok E (1 unit)
9. 18 Februari 2013 Lampu parking Blok A & B tidak menyala
10. 18 Mac 2013 Lampu jalan tidak berfungsi (3 unit)
Maklum Balas Hospital Sungai Buloh:
Kerosakan lif telah telah diketengahkan di dalam Mesyuarat
Pemantauan Kecacatan Bil. 1 dan Bil.2 dan tindakan telah diambil serta
direkod dalam satu buku khas untuk pemantauan.
Maklum Balas BPKj:
Kawasan Sungai Buloh merupakan kawasan sasaran bagi panahan
kilat. Walaupun ‘lightning protection’ terdapat di dalam kontrak dan telahpun
dipasang, namun panahan kilat di kawasan tersebut amat luar biasa. Surat
Arahan penambahbaikan telah dikeluarkan kepada kontraktor pada 26 Mac
2013 dan kerosakan telah dibaiki.
158 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.4.3 Batu Hiasan Lanskap Tidak Diselenggara
Merujuk kepada dokumen kontrak, kontraktor hendaklah menyediakan batu hiasan
lanskap di aras bawah blok A, B dan E. Pemeriksaan audit mendapati batu hiasan
tersebut telah disediakan tetapi tidak disenggara dan dibersihkan menyebabkan batu
tersebut telah berlumut dan sukar dibersihkan seperti di Gambar F-13 dan F-14.
Batu ini juga tidak sesuai dari segi keselamatan dan harta penghuni di mana
terdapat kanak-kanak bermain-main batu dengan membaling ke jalan raya.
Terdapat penutup longkang di kawasan batu hiasan lanskap berkarat dan tidak
ditutup rapat seperti di Gambar F-15 dan F-16.
Gambar F-13 Gambar F-14
Batu hiasan lanskap berlumut dan tidak
dibersihkan
Batu Hiasan diletakkan berdekatan jalan
raya yang boleh mengancam keselamatan
penghuni dan harta benda
Gambar F-15 Gambar F-16
Penutup longkang di kawasan batu hiasan berkarat dan tidak ditutup rapat.
Maklum Balas Hospital Sungai Buloh:
Bahagian Kejuruteraan berpendapat bahawa batu-batu tersebut perlu
dialihkan dan ianya tidak memerlukan penyelengaraan.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 159
4.4.4 Penyenggaraan Penghubung Longkang
Merujuk kepada dokumen kontrak, penghubung longkang perlu dibina bagi
pengaliran air di beberapa kawasan sekitarnya supaya memudahkan air mengalir ke
saliran sungai. Pihak Audit Dalam telah membuat lawatan fizikal terhadap 8
penghubung longkang yang dimaksudkan di sekeliling Blok C, D dan E mendapati
penghubung longkang berkenaan telah disediakan perangkap pasir dan sampah
dengan kedalaman lebih kurang 1 hingga 2 inci seperti Gambar F-17 hingga F-20.
Semasa lawatan dibuat, pihak Audit Dalam mendapati longkang tersebut tidak
diselenggara oleh Dinamik Maju menyebabkan pembiakan jentik-jentik.
Gambar F-17 Gambar F-18
Air bertakung di dalam penghubung longkang dan terdapat pembiakan jentik-jentik
Gambar F-19 Gambar F-20
Air bertakung di dalam penghubung longkang dan terdapat pembiakan jentik-jentik
160 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.5 Penggunaan Bangunan Kuarters, Rumah Kedai Dan Taska
4.4.1 Laluan Kerusi Roda Rosak
Pihak kontraktor telah menyediakan kemudahan laluan kerusi roda bagi penghuni
kurang upaya. Lawatan Audit Dalam di kuarters Blok A dan B mendapati laluan
tersebut digunakan juga sebagai laluan motosikal oleh penghuni kuarters yang
menyebabkan lantai rosak seperti Gambar F-21 dan F-22.
Gambar F-21 Gambar F-22
Laluan kerusi roda rosak
Maklum Balas Hospital Sungai Buloh:
Unit Keselamatan telah mengambil beberapa tindakan seperti berikut :
i. Menampal notis larangan meletakkan motorsikal di perkarangan bawah
bangunan.
ii. Meletakkan kon bagi menghalang motorsikal dan memaparkan gambar
semasa perjumpaan bersama penghuni kuarters pada 14 Mei 2013.
Maklum Balas BPKj:
Surat arahan kepada pihak Kontraktor telah dikeluarkan untuk membuat
pembaikan (menggosok dan mengecat) ke atas penutup longkang tersebut dan
meletakkan kembali dalam keadaan asal serta melaksanakan penyenggaraan
terhadap penghubung longkang di sekeliling kuarters. BPKj akan memantau
kerja penyenggaraan secara berterusan agar kes pembiakan jentik-jentik tidak
berulang.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 161
4.5.2 Pembayaran Bil Utiliti Secara Pukal
Surat Pekeliling Ketua Setiausaha Kementerian Kesihatan Malaysia Bil. 5 Tahun 2011
Perenggan 5.1.5 menetapkan Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan meter
berasingan dipasang di setiap unit Rumah Kerajaan serta memastikan penghuni
menjelaskan bayaran bil utiliti masing-masing.
Semakan Audit Dalam mendapati setiap kuarters tidak mempunyai meter individu
bagi utiliti sebaliknya hanya menyediakan meter pukal sahaja bagi keseluruhan
kuarters. Semakan selanjutnya mendapati pihak pengurusan hospital ada
mengenakan bayaran RM15 bagi setiap unit kuarters yang perlu dibayar setiap bulan
kepada Bahagian Kewangan dan pihak Hospital membayar secara pukal kepada
SYABAS. Bagaimanapun, pembayaran RM15 tersebut tidak mengambilkira bilangan
isi rumah setiap kuarters.
Semakan Audit Dalam selanjutnya mendapati pihak pengurusan Hospital ada
mengemukakan surat kepada SYABAS untuk memasang meter individu bagi setiap
unit kuarters pada 23 Mei 2013. Bagaimanapun, sehingga pengauditan dijalankan
pada bulan Julai 2013, meter tersebut masih belum dipasang.
4.5.3 Kedai Telah Beroperasi Tetapi Bayaran Sewa Tidak Dikutip
Berdasarkan terma-terma yang dipersetujui di dalam Surat Setuju Terima, pihak
penyewa hendaklah mengemukakan bayaran sewaan premis sebelum 8 haribulan
bagi setiap bulan dan tempoh kontrak meliputi dari 1 November 2012 sehingga 30
Oktober 2015 sejumlah RM2,000 sebulan. Mengikut dokumen sebutharga, satu
tempoh mobilisasi selama 2 minggu akan dibenarkan kepada penyebutharga yang
berjaya untuk persiapan sebelum memulakan operasi perniagaan. Walau
bagaimanapun sewaan perlu dibayar sebelum mobilisasi tersebut.
Semakan Audit Dalam mendapati Surat Setuju Terima telah ditandatangani oleh
Gratis Maju Enterprise pada 10 Oktober 2012 dan kedai tersebut telah beroperasi
sejak bulan Januari 2013. Bagaimanapun, bayaran sewaan sejumlah RM2,000
sebulan tidak pernah dikutip oleh pihak pengurusan hospital dari tarikh 1 November
2012 sehingga pengauditan dijalankan pada bulan Julai 2013.
Mengikut dokumen sebutharga, penyebutharga yang berjaya dikehendaki
menandatangani kontrak dengan Kerajaan dalam tempoh 4 bulan selepas surat
Maklum Balas Hospital Sungai Buloh:
Permohonan telah dihantar kepada Pihak SYABAS pada 29 Ogos 2013
dan pemasangan sedang dijalankan.
162 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
tawaran dikeluarkan dan tidak dibenarkan memindah milik atau menyewa
sebahagian perniagaan kepada pihak ketiga. Bagaimanapun, sehingga tarikh
pengauditan dijalankan pada bulan Jun 2013 kontrak perjanjian rumah kedai masih
belum disediakan.
4.5.4 Penyewa Ruang Kedai Bagi Dobi Dan Kafeteria Telah Dilantik
Tetapi Masih Belum Beroperasi
Berdasarkan dokumen kontrak, tempoh tanggungan kecacatan bagi projek
pembinaan Kuarters Integrasi Sungai Buloh adalah 24 bulan daripada tarikh projek
siap sehingga 9 Februari 2014.
Semakan Audit Dalam mendapati sehingga tarikh pengauditan pada 24 Julai 2013,
penyewa ruang kedai dobi dan kafeteria telah dilantik oleh pengurusan Hospital
Sungai Buloh tetapi masih belum beroperasi. Bayaran deposit dan sewa juga belum
dikutip sedangkan Surat Setuju Terima telah dikeluarkan pada 7 Februari 2013.
4.5.5 Taska Kuarters Masih Belum Dilantik Dan Beroperasi
Semakan Audit Dalam mendapati sehingga tarikh pengauditan pada 24 Julai 2013,
pihak Hospital Sungai Buloh masih belum membuat perolehan atau perlantikan taska
untuk beroperasi. Sehubungan itu, masalah kerosakan atau kecacatan pada ruang
taska tidak dapat diketahui dan diperbaiki oleh pihak kontraktor sebelum tamat
tempoh tanggungan kecacatan.
Maklumbalas Hospital Sungai Buloh:
Pihak Hospital Sungai Buloh masih belum menerima bayaran sewaan
premis. Surat Peringatan Pertama dan Peringatan Kedua telah dihantar dan
disusuli dengan panggilan telefon.
Surat peringatan pertama telah dihantar ke Adharith Enterprise dan
Gratis Maju Enterprise bertarikh 17 Oktober 2013 dan disusuli dengan
panggilan telefon pada 18 Oktober 2013, 13 November 2013 dan 18
November 2013. Surat peringatan kedua bertarikh 17 November 2013 telah
dihantar dan disusuli panggilan telefon pada 18 November 2013 dan 2
Disember 2013.
Sehingga 26 Februari 2014 Perjanjian kontrak masih belum
ditandatangani.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 163
4.6 Pemantauan
Pemantauan yang rapi dapat menjamin aktiviti yang dirancang dan dilaksanakan dengan
sempurna serta mencapai objektif yang ditetapkan. Ia juga dapat membantu pihak
pengurusan mengenal pasti kelemahan dan melakukan penambahbaikan segera.
Pemantauan pengurusan kuarters ada dibincangkan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa
Perumahan Hospital Sungai Buloh, Mesyuarat Kuarters Integrasi Bahagian Kejuruteraan dan
Penswastaaan Hospital Sungai Buloh dan pemantauan secara berkala oleh Ibu Pejabat
Bahagian Kejuruteraan KKM. Mesyuarat tersebut turut membincangkan status kedudukan
kuarters.
5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Secara keseluruhannya, pengurusan projek pembinaan Kuarters Integrasi Sungai Buloh
boleh dipertingkatkan seperti berikut:
a) Pembelian peralatan hendaklah mengikut keperluan supaya aset yang dibeli dapat
digunakan dengan sewajarnya dan mengelakkan pembaziran;
b) Sekiranya terdapat perubahan kepada spesifikasi dan kuantiti aset, kelulusan daripada
Pegawai Pengawal perlu diperolehi;
c) Memastikan surat perjanjian ditandatangani dalam tempoh 4 bulan selepas Surat
Setuju Terima dikeluarkan;
d) Mengambil tindakan sewajarnya terhadap penyewa rumah kedai supaya sewaan
tertunggak dapat dikutip;
e) Memastikan kafeteria, kedai dobi dan taska dapat beroperasi dengan kadar segera;
dan
f) Membuat pemantauan dan pemeriksaan secara berterusan supaya kuarters dalam
keadaan baik dan selamat.
Maklum Balas Hospital Sungai Buloh:
Walaupun bangunan tersebut masih tidak beroperasi, Unit Penginapan
Kuarters telah menjalankan pemeriksaan secara berkala bagi mengenalpasti
sebarang kerosakkan dan pemeriksaan terkini telah dijalankan pada 30 Oktober
2013.
164 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
G. PENGURUSAN PEROLEHAN PERALATAN PERUBATAN
DAN BUKAN PERUBATAN DI KOLEJ SAINS KESIHATAN BERSEKUTU (KSKB)
1. LATAR BELAKANG
Penubuhan Kolej Sains Kesihatan Bersekutu (KSKB) seperti KSKB Sultan Azlan Shah, Ulu
Kinta, KSKB Johor Bahru dan KSKB Kuching di bawah Bahagian Pengurusan Latihan adalah
untuk melaksanakan program latihan akademik sains kesihatan peringkat separa profesional
sesuai dengan keperluan guna tenaga manusia terutamanya dalam bidang Sains Kesihatan.
Bagi melengkapi KSKB ini dengan peralatan untuk pengajian, BPL bertanggungjawab dalam
urusan perolehan tender dan kontrak manakala pihak KSKB bertanggungjawab mengurus
perolehan pembelian terus. Peruntukan dan perbelanjaan perolehan peralatan pada tahun
2011 dan 2012 bagi 3 KSKB tersebut adalah seperti di Jadual G-1.
Jadual G-1
Peruntukan Dan Perbelanjaan Bagi Tahun 2011 Dan 2012
Tahun 2011 2012
Mengurus Pembangunan Mengurus Pembangunan
PTJ Lulus Belanja Lulus Belanja Lulus Belanja Lulus Belanja
(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta)
KSKB
Sultan
Azlan Shah
0.15 0.15 2.97 2.97 0.00 0.00 1.02 1.01
KSKB Johor
Bahru
0.24 0.24 0.00 0.00 0.19 0.19 0.38 0.23
KSKB
Kuching
0.25 0.21 0.00 0.00 0.31 0.31 0.08 0.07
2. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Pengauditan ini dijalankan bagi menentukan sama ada pengurusan perolehan peralatan
perubatan dan bukan perubatan telah dibuat berdasarkan peraturan yang ditetapkan dan
dilaksanakan dengan teratur, cekap dan mencapai objektif.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 165
3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
Pengauditan ini merangkumi aktiviti pengurusan perolehan, penerimaan, penggunaan,
penyimpanan dan penyenggaraan serta pelupusan peralatan perubatan dan bukan
perubatan bagi tempoh tahun 2011 dan 2012 di KSKB Sultan Azlan Shah, KSKB Johor Bahru
dan KSKB Kuching. Pengauditan telah dijalankan dengan menyemak fail, rekod dan
dokumen yang berkaitan dengan peralatan di 3 KSKB tersebut. Lawatan, pemeriksaan dan
temu bual dengan pegawai berkaitan juga telah dibuat di 3 KSKB berkenaan.
4. PENEMUAN AUDIT DALAM
4.1 Pengurusan Perolehan
4.1.1 Perolehan Barangan Import Tanpa Kelulusan Perbendaharaan
Malaysia
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2002 menetapkan perolehan
bahan/barangan siap diimport yang berada dalam negara (ex-stock) bernilai
melebihi RM50,000 hendaklah mendapat kelulusan Kementerian Kewangan terlebih
dahulu sebelum perolehan barangan tersebut dibuat.
Semakan Audit Dalam mendapati perolehan 95 unit peralatan melebihi RM50,000
yang diimport dan telah berada dalam negara (ex-stock) bernilai RM809,226 tidak
mendapat kelulusan Kementerian Kewangan. Butiran peralatan adalah seperti di
Jadual G-2.
Jadual G-2
Perolehan Barangan Ex-Stock Tanpa Kelulusan Kementerian Kewangan
Bil. No. & Tarikh
Baucar
Peralatan Negara
Pengeluar
Kuantiti
(Unit)
Nilai
(RM)
1. B6683
12/12/2011
Training Mannequin full
torso adult
Norway 10 109,000
2. B6683
12/12/2011
Life/Form Adult Deluxe
plus Crisis Mannequin
Norway 2 146,400
3. B6683
12/12/2011
Life/Form Paediatric Als
Deluxe Plus Crisis
Mannequin
Norway 2 107,400
4. B7160
27/12/2011
Defibrillator
MachineBiphasis
Switzerland 2 52,680
5. B7488
27/12/2011
Mechanical Ventilator Switzerland 1 69,800
6. B1671
07/05/2012
Light Microscope
Binocular
Jerman 40 153,220
166 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Bil. No. & Tarikh
Baucar
Peralatan Negara
Pengeluar
Kuantiti
(Unit)
Nilai
(RM)
Semiplanachromatis
7. B1669
08/05/2012
Electronic Top Loading
Balance
Italy 37 110,926
8. B2588
21/06/2012
UV-VIS
Spectrophotometer
Japan 1 59,800
Jumlah 95 809,226
4.1.2 Perubahan Dan Perlanjutan Tempoh Kontrak
Perenggan 18.1, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 menetapkan
perubahan kontrak dan perlanjutan tempoh kontrak boleh diluluskan oleh pihak
berkuasa yang meluluskan sebut harga dengan syarat kontrak yang tersebut bernilai
melebihi RM200,000 hingga RM500,000.
Semakan Audit Dalam mendapati 4 sebut harga bagi perolehan bernilai kurang dari
RM200,000 tidak mematuhi kehendak Pekeliling kerana telah diberikan kelulusan
untuk perubahan peralatan dan perlanjutan tempoh penghantaran. Butiran lanjut
seperti di Jadual G-3.
Jadual G-3 Perubahan Peralatan Dan Perlanjutan Tempoh Penghantaran
Bil. No. / Perihal /Nilai Sebut
Harga Penemuan Audit
1 7/2011
Tawaran membekal,
menghantar, memasang,
mengujiguna dan
mentauliahkan 10 set PA system, speaker dan wireless microphone di bilik kuliah dan
demo di KSKB Ulu Kinta, Ipoh
(RM131,000)
Perubahan peralatan diluluskan oleh Pengarah KSKB
Sultan Azlan Shah pada 17.10.2011.
Nilai peralatan seperti yang ditetapkan dalam
spesifikasi dan yang diganti tidak ditentukan.
Bil. Peralatan Dipersetujui
Dalam SST Peralatan Ditukar
1. 4 unit Betamix FT15 two-way 15” 300w full range speaker –paint finish
4 unit TOA F-2000 Wall mounted speaker
2. 4 unit W&H SP458 15” Heavy duty speaker stand
4 unit TOA speaker wall bracket
Maklum Balas BPP:
Bahagian Perolehan & Penswastaan (BPP) serta BPL masih dalam proses
melengkapkan senarai perolehan peralatan import dan ex-stock di BPL dan PTJ
di bawahnya untuk dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia untuk
kelulusan.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 167
Bil. No. / Perihal /Nilai Sebut
Harga Penemuan Audit
3. 1 unit Pioneer DV420 CD/DVD/USB Player
1 unit Pioneer DV3022 CD/DVD/USB Player
4. 4 nos Neutrik 15M Speakon Extension Speaker Cable (Black)
10 lot pendawaian menggunakan kabel speaker di dalam konduit PVC termasuk kerja –kerja pemasangan speaker.
5. 10 unit RP2UM4 Speakon Panel
2 15/2011
Tawaran membekal,
menghantar dan memasang 3
unit Osmometer (RM155,925)
Tempoh sepatutnya dibekalkan adalah pada 4 April
2012 tetapi telah dilanjutnya sehingga 1 Jun 2012.
Tempoh perlanjutan penghantaran peralatan
diluluskan pada 28.3.2012 oleh Ketua Penolong
Setiausaha Kanan, Gred M52.
3 18/2011
Tawaran membekal,
menghantar dan memasang
100 unit Small Hot Plate With Magnectic Stirrer (RM90,000)
Tempoh sepatutnya dibekalkan adalah pada 4 April
2012 tetapi telah dilanjutnya sehingga 1 Mei 2012.
Tempoh perlanjutan penghantaran peralatan
diluluskan pada 28.3.2012 oleh Ketua Penolong
Setiausaha Kanan, Gred M52.
4 19/2011
Tawaran membekal,
menghantar dan memasang 2
unit Centrifuge Bench Top
(RM77,252)
Tempoh sepatutnya dibekalkan adalah pada 4 April
2012 tetapi telah dilanjutnya sehingga 5 Mei 2012.
Tempoh perlanjutan penghantaran peralatan
diluluskan pada 28.3.2012 oleh Ketua Penolong
Setiausaha Kanan, Gred M52.
4.1.3 Perolehan Dipecah Kecil
Perenggan 5, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 2007 menetapkan
Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk merancang
pembelian terus tahunan agensi dan memastikan pembelian terus tidak dipecah kecil
untuk mengelak perolehan secara sebut harga atau tender.
Maklum Balas KSKB Sultan Azlan Shah:
Perubahan spesifikasi adalah kerana speaker asal yang terlalu besar
yang tidak sesuai untuk bilik kuliah dan permohonan ini telah dipersetujui oleh
KPSUK Unit Kewangan, BPL dan beliau telah mengarahkan Pengarah KSKB Ulu
Kinta untuk memaklumkan kepada pembekal tentang perubahan spesifikasi
tersebut.
168 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Semakan Audit Dalam mendapati sebanyak 6,593 peralatan yang dikelaskan kepada
lima item yang sama bernilai RM0.33 juta di KSKB Sultan Azlan Shah dan 43
peralatan dapur kafeteria bernilai RM69,094 di KSKB Kuching telah dibuat pembelian
secara terus dan tidak dibuat secara sebut harga.
4.1.4 Bon Pelaksanaan Tidak Meliputi 12 Bulan Daripada Tarikh
Penghantaran Sebenar
Perenggan 51.1, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menghendaki
pembekal bagi perolehan bernilai melebihi RM200,000 mengemukakan Bon
Pelaksanaan sebanyak 2.5% daripada nilai bekalan. Tempoh sah laku bon adalah
dua belas (12) bulan selepas penghantaran terakhir atau tarikh tamat kontrak yang
mana terkemudian.
Semakan Audit Dalam mendapati tempoh sah laku bon pelaksanaan yang disediakan
tidak meliputi tempoh 12 bulan selepas penghantaran terakhir di KSKB Sultan Azlan
Shah. Didapati 3 bon pelaksanaan tidak meliputi tempoh sah laku antara 44 hingga
112 hari seperti di Jadual G-4.
Maklum Balas KSKB Sultan Azlan Shah:
Perolehan dibuat secara terus kerana waran peruntukan yang diterima
berbeza iaitu di bawah Mengurus dan Pembangunan serta perolehan dibuat
sebelum ketiga-tiga kolej iaitu Kolej Pembantu Perubatan Ulu Kinta, Kolej
Kejururawatan Taiping dan KSKB Sultan Azlan Shah digabungkan. Perolehan
dipecahkecil disebabkan oleh Pentadbir Sistem di Kolej Pembantu Perubatan Ulu
Kinta pada ketika itu telah meletakkan Pembantu Tadbir N22 sebagai Pelulus
dengan had belanja sebanyak RM20,000 dan ke bawah sahaja. Perubahan
Pelulus tidak dilaksanakan disebabkan masalah sistem.
Maklum Balas KSKB Kuching:
KSKB Kuching akan memastikan perolehan tidak dipecahkecilkan pada
masa akan datang dengan memastikan setiap pembelian dibincang dalam
Jawatankuasa Perolehan & Pembangunan peringkat kolej.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 169
Jadual G-4 Bon Pelaksanaan Tidak Meliputi 12 Bulan Daripada
Tarikh Penghantaran Sebenar
4.1.5 Perolehan Sebut Harga Melebihi Tempoh Sah Laku
Perenggan 4.4(a) Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 menetapkan
tempoh sah laku sebut harga hendaklah tidak melebihi 90 hari dari tarikh tutup
sebut harga bergantung kepada kompleksiti sebut harga dilaksanakan. Tempoh
sah laku sebut harga tidak boleh dilanjutkan. Jika tempoh sah laku sebut harga
telah tamat atau keputusan tidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut
harga hendaklah dipelawa semula.
Semakan Audit Dalam mendapati 2 sebut harga pada tahun 2012 berjumlah
RM351,470 telah melebihi tempoh sah laku 90 hari yang dibenarkan di KSKB Johor
Bahru. Butiran lanjut seperti di Jadual G-5.
Jadual G-5 Perolehan Sebut Harga Melebihi Tempoh Sah Laku
Bil.
No.
Sebut
Harga
Tarikh Tamat Penghantaran
Tarikh
Penghantaran
Sebenar
Tempoh Bon Disediakan
Tempoh Bon
Sepatutnya
Tamat
Tempoh
Bon Tidak Diliputi
(Hari)
1. KKM-
SH/BPL/
2/2011
15/12/2011 30/11/2011 31/10/2011
hingga
30/10/2012
14/12/2012 44
2. KKM-
SH/BPL/
6/2011
25/10/2011 14/12/2011 15/09/2011
hingga
23/08/2012
13/12/2012 112
3. KKM-
SH/BPL/
14/2011
04/04/2012 27/04/2012 09/03/2012
hingga
08/03/2013
26/04/2013 48
Bil. No.
Sebut Harga
Tarikh Tutup
Sebut Harga
Tarikh Sah
Laku Sebut
Harga Tamat
Tarikh
J/kuasa Sebut
Harga
Tarikh
SST
Nilai
(RM)
1. (1)KKJB/400-
7/1/13
20/04/2012 19/07/2012 27/07/2012 14/09/2012 232,470
2. KSKBJB/400-7/1/14
13/04/2012 12/07/2012 27/07/2012 31/07/2012 119,000
Jumlah 351,470
Maklum Balas KSKB Sultan Azlan Shah:
BPL akan memastikan bon pelaksanaan disediakan 12 bulan selepas
tempoh tamat kontrak dan dilanjutkan mengikut tempoh serahan.
170 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.1.6 Perolehan Secara Sewa Beli 35 Buah Komputer Desktop Dan 8 Buah
Komputer Riba
Semakan Audit Dalam mendapati perkara seperti berikut:
(a) Perolehan 35 buah desktop dan 8 buah komputer riba bernilai RM116,130
adalah melalui peruntukan Perbelanjaan Mengurus di bawah objek sewaan
tetapi telah dibuat secara sewa beli. Kaedah perolehan secara sewa beli
adalah tidak dibenarkan dalam peraturan perolehan Kerajaan.
(b) Pembayaran perkhidmatan sewa beli komputer telah dilakukan sepenuhnya
berjumlah RM116,130 iaitu bayaran terakhir pada 26 Disember 2012 tetapi
perkhidmatan tersebut belum tamat. Tempoh perkhidmatan sewa beli
tersebut adalah untuk 1 tahun dari 17 April 2012 hinga 16 April 2013.
4.2 Harga Barang Yang Dibeli Tidak Munasabah
Semakan Audit Dalam mendapati pembelian 10 unit wheel clamp dengan nilai RM600 seunit
adalah tidak berpatutan dengan bentuk, jenis dan saiz yang diperolehi seperti di Gambar
G-1 dan Gambar G-2 yang mana boleh diperolehi di pasaraya dengan harga
RM92.90. Perbezaan harga bagi wheel clamp tersebut adalah berjumlah RM507.10 dan
penjimatan sebanyak RM5,701 dapat dibuat sekiranya wheel clamp tersebut dibeli pada
harga RM92.90. Kajian pasaran yang dibuat oleh pihak Audit Dalam mendapati bentuk, jenis
dan saiz wheel clamp dengan harga RM650 seunit adalah seperti di Gambar G-3.
Maklum Balas KSKB Kuching:
Keperluan komputer di KSKB Kuching amat diperlukan dan tidak
mencukupi untuk menampung keperluan sedia ada. KSKB akan memohon
kelulusan daripada Pegawai Pengawal untuk mendapatkan status hak milik
peralatan tersebut.
Maklum Balas KSKB Johor Bahru:
Proses sebutharga diurus oleh pihak KSKB Johor Bahru dan keputusan
sebutharga diputuskan oleh Unit Perolehan, BPL. Sebutharga bagi kes 1,
Laporan Teknikal lewat dihantar oleh KSKB Johor Bahru ke BPL pada 4
September 2012 manakala sebutharga bagi kes 2, Laporan Sebutharga telah
dihantar oleh KSKB Johor Bahru ke BPL pada 29 Mei 2012. Bagaimanapun, BPL
lewat mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga iaitu pada 27 Julai
2012 menyebabkan tempoh sah laku melebihi 90 hari.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 171
Gambar G-1
Gambar G-2
Peralatan wheel clamp dengan harga RM92.90 yang boleh diperolehi di pasaraya
Boulevard, Kuching.
Gambar G-3
Sebut Harga Pembekal
Maklum Balas KSKB Kuching:
KSKB Kuching akan memastikan sesuatu perolehan dibuat dengan
mendapatkan kajian pasaran supaya harga berpatutan dan menguntungkan Kerajaan
pada masa akan datang.
172 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.3 Penerimaan Peralatan
4.3.1 Kelewatan Bekalan Peralatan
Pembekal hendaklah membekalkan peralatan mengikut tempoh yang ditetapkan
supaya peralatan tersebut dapat digunakan dengan segera mengikut tujuan ianya
dibeli.
Semakan Audit Dalam mendapati sebanyak 5,324 peralatan di 3 KSKB tersebut yang
dipesan melalui sebut harga/pembelian terus berjumlah RM2.95 juta telah lewat
dibekalkan antara 4 hingga 132 hari. Bagaimanapun, denda tidak dapat dikenakan
terhadap pembekal terlibat kerana syarat berhubung pengenaan denda tidak
dinyatakan dalam dokumen sebut harga/Pesanan Kerajaan. Butiran lanjut seperti di
Jadual G-6.
Jadual G-6 Kelewatan Bekalan Peralatan
Bil. KSKB Jumlah
Peralatan
Jumlah
(RM Juta)
Kelewatan
(Hari)
1. KSKB Sultan Azlan Shah 4,785 2.41 4 hingga 132
2. KSKB Johor Bahru 346 0.33 2 hingga 122
3. KSKB Kuching 193 0.21 10 hingga 107
Jumlah 5,324 2.95 -
Maklum Balas KSKB Sultan Azlan Shah, KSKB Johor Bahru dan KSKB
Kuching:
Barangan yang dipesan kebanyakan diimpot dari luar negara di mana
pihak kolej pernah berulangkali menghubungi pihak pembekal untuk
membekalkan peralatan berkenaan.
KSKB akur kepada teguran Audit Dalam berkenaan pemantauan bekalan
peralatan bagi memastikan peralatan dibekalkan dalam tempoh yang
ditetapkan.
Tindakan telah diambil dengan meningkatkan pemantauan terhadap
pembekalan peralatan dalam tempoh yang ditetapkan dengan menghubungi
pembekal dan mengeluarkan surat peringatan kepada pembekal yang
berkaitan.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 173
4.3.2 Pegawai Penerima Aset
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 telah menyatakan peranan Pegawai
Penerima Aset sebagai pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan
mengesahkan aset yang diperoleh.
Semakan Audit Dalam mendapati perolehan bagi 435 aset bernilai RM0.8 juta di
KSKB Sultan Azlan Shah, KSKB Johor Bahru dan KSKB Kuching diterima oleh pegawai
yang bukan pegawai yang dilantik sebagai Pegawai Penerima Aset. KSKB Sultan
Azlan Shah telah melantik secara bertulis 2 orang pegawai penerima aset, namun
KSKB Johor Bahru dan KSKB Kuching masih belum melantik pegawai penerima aset
masing-masing.
4.3.3 Bekalan Aset Diterima Tanpa Surat Jaminan
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan pegawai penerima aset
hendaklah memastikan aset diterima berserta dengan surat jaminan daripada
pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi yang ditetapkan
dalam tawaran sebut harga.
Semakan Audit Dalam mendapati 481 aset bernilai RM0.95 juta yang diterima tanpa
surat jaminan daripada pembekal di KSKB Sultan Azlan Shah, KSKB Johor Bahru dan
KSKB Kuching. Semua aset tersebut mempunyai tempoh jaminan selama 1 tahun
yang ada dinyatakan dalam Lampiran Q dan surat tawaran pembekal.
Maklum Balas KSKB Sultan Azlan Shah, KSKB Johor Bahru dan KSKB
Kuching:
Pada peringkat awal, KSKB Sultan Azlan Shah telah melantik 2 orang
Pegawai Penerima Aset yang terdiri daripada Pembantu Tadbir Kewangan W17
kerana mereka berurusan secara langsung dalam penerimaan
barangan/pesanan. Namun timbul masalah dalam penerimaan peralatan teknikal
di mana pegawai yang dilantik tidak memahami spesifikasi peralatan teknikal
berkenaan. Ini telah menyebabkan beberapa pegawai klinikal/teknikal terlibat
dalam penerimaan peralatan teknikal tersebut. Pihak Kolej telah melantik 14
pegawai penerima aset dari bidang yang berbeza untuk memastikan
spesifikasi alatan perubatan dan bukan perubatan diterima seperti yang dipesan.
Manakala KSKB Johor Bahru dan Kuching telah melantik beberapa pegawai
untuk menerima barang.
174 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.3.4 Peralatan Diterima Tidak Mengikut Spesifikasi
Pindaan Kuantiti Pada Pesanan Kerajaan
Semakan Audit Dalam mendapati pindaan kuantiti dari 80 unit ke 40 unit dibuat
pada bekalan Cent-O-Gram dengan menggunakan pen kerana pembekal tidak dapat
membekal kuantiti dikehendaki atas sebab faktor harga yang tinggi dan pihak Kolej
telah meminta jenama O-HOUS pada barangan tersebut selepas Pesanan Kerajaan
dikeluarkan. Butiran lanjut seperti di Gambar G-4.
Gambar G-4
Pindaan Kuantiti Pada Pesanan Kerajaan
Maklum Balas KSKB Sultan Azlan Shah:
Pihak kolej hanya membayar mengikut nota kredit daripada Pembekal
melalui surat ruj.HE/KKM/KSKBUK/CN/08-2012-(001) bertarikh 7 Ogos 2012
untuk memastikan lebihan bayaran tidak berlaku.
Maklum Balas KSKB Sultan Azlan Shah, KSKB Johor Bahru dan KSKB
Kuching:
Pihak pengurusan kolej (Unit Aset) telah mengambil tindakan
mendapatkan kembali semua surat-surat jaminan tersebut untuk dilampirkan
bersama KEW PA 2 atau KEW PA 3. Bagi memastikan perkara tersebut tidak
berulang lagi Pegawai Penerima Aset hendaklah memastikan setiap bekalan
aset diterima bersama dengan surat jaminan.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 175
4.3.5 Bekalan Aset Diterima Tanpa Perakuan Yang Lengkap
Arahan Perbendaharaan 99(e) menetapkan antara lain barang-barang atau bekalan
hendaklah disokong dengan suatu perakuan bahawa barang-barang itu telah
diterima dan sama ada direkodkan dalam rekod stor sepatutnya (dengan
mencatatkan rujukan Folio Lejar atau No. Kad) atau dikeluarkan bagi kegunaan
segera dengan sempurnanya. Perakuan di Pesanan Kerajaan dan Nota Hantaran
hendaklah ditandatangan dan disahkan oleh pegawai penerima bagi mengesahkan
bekalan tersebut telah diterima dengan sempurna dan memuaskan.
Semakan Audit Dalam di KSKB Johor Bahru mendapati perkara seperti berikut:
(a) Satu Pesanan Kerajaan bernilai RM17,000 tidak diperakukan oleh pegawai
penerima bagi mengesahkan bekalan diterima dengan sempurna dan
memuaskan;
(b) Lapan Pesanan Kerajaan bernilai RM122,509 yang ditandatangan tidak
dicatatkan tarikh bagi menentukan pembekal menghantar bekalan dalam
tempoh yang ditetapkan;
(c) Tiga bekalan bernilai RM52,381 yang diterima tidak disokong dengan Nota
Hantaran; dan
(d) Satu Nota Hantaran bernilai RM12,580 tidak diperakukan oleh pegawai yang
bertanggungjawab.
4.4 Pengurusan Pembayaran
Dokumen sebut harga/ pembelian terus bagi perolehan beberapa peralatan perubatan dan
bukan perubatan, telah menyatakan pengujian dan pentauliahan [testing & commissioning
(T&C)] perlu dilaksanakan sebelum pembayaran dibuat sepenuhnya. Pengujian dan
pentauliahan ini bertujuan untuk memastikan peralatan yang diterima adalah lengkap dan
boleh berfungsi dengan baik.
Maklum Balas KSKB Johor Bahru:
Tindakan penambahbaikan telah diambil serta merta bagi mengelakkan
masalah yang sama berulang. Pada masa akan datang, pegawai penerima aset
akan lebih teliti dan memastikan tarikh dicatat bagi penerimaan barang tersebut.
176 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
(a) Pembayaran Dibuat Tanpa Pengujian Dan Pentauliahan (T&C)
Pembayaran sepenuhnya sebanyak RM416,392 bagi 297 bekalan telah dibuat tanpa
T&C di KSKB Sultan Azlan Shah, KSKB Johor Bahru dan KSKB Kuching walaupun T&C
tersebut telah dinyatakan dengan jelas dalam Lampiran Q (maklumat spesifikasi),
invois dan nota penghantaran di mana ianya perlu dibuat. Butiran lanjut seperti di
Jadual G-7.
Jadual G-7 Pembayaran Tanpa Pengujian Dan Pentauliahan
Bil. No. &
Tarikh
Baucar
Peralatan Kuantiti
(Unit)
Nilai
(RM)
1. B5697
04/11/2011
Interactive voting system with audience
remote SRF 798, presenter and receiver
200 95,000
2. B1311
15/11/2011
Mobile interactive whiteboard Eno Classic 1 13,520
3. B6758
14/12/2011
Skrin layar bermotor 8”x8” 40 54,000
4. B7328
27/12/2011
PA system, speaker dan wireless
microphone
10 131,000
5. B2082
06/09/2012
Kamera Litar Tertutup (CCTV) 32 36,883
6. B2776
12/12/2012
Learning Language Software 1 49,300
Jumlah Di KSKB Sultan Azlan Shah 284 379,703
1. B0429
04/10/2011
Kamera Litar Tertutup (CCTV) 1 10,900
2.
B0270
21/05/2012
Kamera litar tertutup (CCTV) 1 5,769
3. B0367
27/6/2012
Penyaman Udara 9 16,040
Jumlah Di KSKB Johor Bahru 11 32,709
1. B1415
03/08/2012
Calestion 15’’ Mid Bass Driver TF1520, 2
unit Dynamic 220W High Compression
Driver DR-FA003
2 3,980
Jumlah Di KSKB Kuching 2 3,980
Jumlah Keseluruhan 297 416,392
2013 | LAPORAN TAHUNAN 177
(b) Pembayaran Dibuat Sebelum T&C Dilakukan
Semakan Audit Dalam mendapati pembayaran sepenuhnya sebanyak RM310,927
telah dibuat bagi 40 peralatan antara 3 hingga 437 hari lebih awal sebelum
pengujian dan pentauliahan dijalankan di KSKB Sultan Azlan Shah. Butirannya
adalah seperti di Jadual G-8.
Jadual G-8
Pembayaran Dibuat Sebelum Pengujian dan Pentauliahan
Bil. No. &
Tarikh
Baucar
Peralatan Tarikh T&C Tempoh
Bayaran
Sebelum
T&C
(Hari)
Kuantiti
(Unit)
Nilai
(RM)
1. B1650
16/12/11
ECG 108-KENZ 1
channel
03/07/12 199 12 47,820
2. B1683
21/12/11
Table top spirometer 12/7/12 203 2 22,500
3. B1676
21/12/11
Electric ac/dc portable
suction pump
12/07/12 203 1 3,833
4. B1731
25/12/11
Syringe Pump Model
SP-8800
28/12/11 3 11 34,100
5. B1745
27/12/11
Pedi blue neonatal
simulator with
smartskin technology
25/02/13 60 2 12,050
6. B7488
27/12/11
Mechanical Ventilator 09/07/12 194 1 69,800
7. B1759
27/12/11
Drip Stand 12/03/13 437 5 380
8. B1816
30/12/11
Progetti ECG Simulator 12/03/13 437 2 59,050
9. B1815
03/01/12
AED Trainer 2 27/07/12 205 3 21,394
10. B1688
04/01/12
Dialysis machine 13/12/12 343 1 40,000
Jumlah 40 310,927
178 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
(c) Pembayaran Dibuat Sebelum Latihan Kepada Pengguna (User
Training On-site) Diberikan
Semakan Audit Dalam mendapati pembayaran sepenuhnya bagi bekalan 36
peralatan bernilai RM570,942.20 telah dibuat tanpa latihan kepada pengguna diberi
oleh syarikat pembekal seperti yang ditetapkan dalam tawaran pembekal. Butiran
lanjut seperti di Jadual G-9.
Jadual G-9
Pembayaran Dibuat Sebelum Latihan Kepada Pengguna Diberikan
Bil
Tarikh/No.
Baucar
Bayaran
Peralatan Kuantiti
(Unit)
Nilai
(RM)
1. B2504
08/06/2012
Gas Chromatography Mass
Spectrometer
1 285,830.00
2. B2588
21/06/2012
UV-VIS spectrophotometere 1 59,800.00
3. B1736
13/05/2012
Shidmadzu High Performance
Liquid Chromatograph Model LC-
2010CHT Sys
1 139,129.20
4. B2082
06/09/2012
Kamera Litar Tertutup (CCTV) 32 36,883.00
5. B2776
12/12/2012
Learning Language Software 1 49,300.00
Jumlah 36 570,942.20
(d) Bayaran Sepenuhnya Dibuat Tetapi Bekalan Diterima Tidak Lengkap
Semakan Audit Dalam mendapati pembayaran sepenuhnya bagi membekal,
menghantar dan memasang 40 unit Light Microscope Binocular Semiplanachromatis
bernilai RM153,220 telah dibuat tetapi aksesori peralatan tidak diterima dengan
lengkap. Aksesori peralatan tersebut adalah 40 unit green and blue filter, 1 unit
immersion oil, 1 unit spare bulb dan 1 set soft rubber eyecups.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 179
4.5 Peralatan Belum Digunakan
Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007 menetapkan Ketua Jabatan hendaklah
memastikan setiap peralatan yang diterima hendaklah digunakan mengikut tujuan dan
fungsi sebenar peralatan tersebut dibeli.
(a) Lawatan Audit pada 13 Mac 2013 di KSKB Sultan Azlan Shah mendapati 66
unit peralatan bernilai RM1.01 juta yang telah diterima antara bulan Oktober
2011 hingga Ogos 2012 masih belum digunakan. Kursus yang memerlukan
penggunaan peralatan tersebut dijangka bermula pada tahun 2015.
Perolehan terlalu awal telah menyebabkan peralatan tersebut tidak dapat
digunakan sebelum tempoh waranti tamat. Butiran lanjut seperti di Jadual
G-10 dan contoh peralatan seperti di Gambar G-5 hingga Gambar G-10.
Maklum Balas KSKB Sultan Azlan Shah, KSKB Johor Bahru dan KSKB
Kuching:
Masalah T&C timbul akibat perkara berikut:
i. Tidak ada syarikat konsesi atau unit kejuruteraan bagi membantu dalam
prosedur T&C dan mengenalpasti item yang memerlukan T&C.
ii. Proses T&C memerlukan penyertaan 3 pihak bersama semasa T&C iaitu
pengguna, pembekal dan jurutera dimana KSKB menghadapi maasalah
bagi mendapatkan perkhidmatan jurutera.
iii. Dalam proses T&C pihak kejuruteraan diperlukan bagi proses
penyelenggaran di mana KSKB menerima Penolong Jurutera pada 25
Januari 2013.
iv. Kerja-kerja T&C perlu dilaksanakan bersama Pengajar yang terlibat dan
pegawai penerima aset.
Pada masa akan datang, Unit Kewangan di KSKB Johor Bahru dan KSKB
Kuching akan memastikan segala dokumen yang melibatkan perolehan aset
yang memerlukan pengujian dan pentauliahan daripada syarikat perlu
disertakan Sijil Pengujian dan Pentauliahan sebelum pembayaran dilakukan.
Berdasarkan maklumbalas diterima pada 10 September 2013 mendapati
aksesori berkenaan telah diterima oleh KSKB Sultan Azlan Shah pada 14 Ogos
2013 selepas teguran Audit Dalam. (Rujuk Nota Hantaran IBM/DO/3002/13).
180 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Jadual G-10
Peralatan Belum Digunakan
Bil. Peralatan Penempatan
Tarikh
Peralatan
Diterima
Bilangan
(Unit)
Nilai
(RM)
1. Mechanical Ventilator Makmal 1 20/10/2011 1 69,800
2. Microscope Binocular
Semiplanachromatis
Makmal Biologi 17/04/2012 40 153,220
3. Osmometer Bilik Aseptik 24/04/2012 3 155,925
4. Shimadzu Uv-Vis
Spectrophotometer
Model Uv-2600
Makmal
Farmasi
27/04/2012 1 59,800.00
5. Gas Chromatography
Mass Spectrometer
Makmal
Farmasi
27/04/2012 1 285,830.00
6. Shidmadzu High
Performance Liquid
Chromatograph Model
LC-2010CHT Sys
Makmal
Farmasi
27/04/2012 1 139,129.20
7. Centrifudge Bench Top Makmal Kimia 27/04/2012 2 77,252.00
8. Small Hot Plate With
Magnectic Stirrer
Makmal Kimia 10/05/2012 14 12,600.00
9. Fridge Medical System,
Pharma-250 Brand
Mediref
Makmal
Farmasi
27/08/2012 1 10,900.00
10. Incubator 91l Astell
Hearson
Makmal
Farmasi
27/08/2012 1 32,500.00
11. Humidify Drying
Cabinet
Makmal
Farmasi
27/08/2012 1 15,900.00
Jumlah 66 1,012,856.20
2013 | LAPORAN TAHUNAN 181
Gambar G-5 Gambar G-6
Centrifudge Bench Top bernilai RM38,626 Osmometer bernilai RM155,925
Gambar G-7
Gambar G-8
Shimadzu Uv-Vis Spectrophotometer Model
U v-2600 bernilai RM59,800
Gas Chromatography Mass Spectrometer
bernilai RM285,830
Gambar G-9
Gambar G-10
Shidmadzu High Performance Liquid
Chromatograph Model LC-2010CHT Sys
bernilai RM139,129.20
Mechanical Ventilator bernilai RM69,800
182 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
(b) Lawatan Audit pada 14 Mac 2013 di KSKB Sultan Azlan Shah juga mendapati
peralatan 90 unit Bull Nose Oxygen Regulator, 47 unit Bull Nose Suction
Regulator dan 42 unit intubation set adult bernilai RM131,590 yang diterima
pada 27.12.2011 masih belum digunakan. Peralatan tersebut tidak
dipasang/digunakan dan masih disimpan di stor. Maklumat lanjut seperti di
Gambar G-11 hingga Gambar G-16.
Gambar G-11
Gambar G-12
Bull Nose Oxygen Regulator bernilai RM43,000 belum dipasang dan masih disimpan di dalam stor
Gambar G-13
Gambar G-14
Bull Nose Suction Regulator bernilai RM49,590 belum dipasang dan masih disimpan di
dalam stor
2013 | LAPORAN TAHUNAN 183
Gambar G-15
Gambar G-16
Intubation set adult bernilai RM39,000 tidak digunakan dan masih disimpan di dalam
stor
(c) Lawatan Audit Dalam pada 28 Mac 2013 di KSKB Johor Bahru mendapati 10
unit peralatan ultrasound therapy bernilai RM98,971 yang telah diterima
pada 07.12.2012 belum digunakan dan 1 software physiotools educational
licence tidak dipasang ke 39 unit komputer seperti di Gambar G-17 hingga
Gambar G-20.
Gambar G-17
Gambar G-18
10 unit ultrasound therapy bernilai RM98,971 yang disimpan dalam stor dan tidak
digunakan
184 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Gambar G-19
Gambar G-20
Installation Software Physiotools
Educational bernilai RM5,280 tidak
dibuat kepada 39 unit komputer
Lokasi: Demo 2
Medication Carf 36 Bins bernilai RM3,000
tidak digunakan sejak diterima pada
11.08.2010
(d) Lawatan Audit Dalam pada 17 Mac 2013 dan 18 Mac 2013 di KSKB Kuching
mendapati 4 unit peralatan bernilai RM9,750 yang diterima pada 11 Ogos 2010 dan
11 Oktober 2012 masih belum digunakan seperti di Gambar G-21 hingga Gambar
G-22.
Gambar G-21 Gambar G-22
Chiller bernilai RM4,850 belum
digunakan disimpan di dapur
Stainless steel table bernilai RM1,900
yang disimpan dalam stor
2013 | LAPORAN TAHUNAN 185
4.6 Perkhidmatan Selepas Jualan (After Sales Services) Peralatan Tidak
Dijalankan
Perenggan 19, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan
penyelanggaraan hendaklah dilakukan bagi memastikan aset berfungsi dengan
lancar serta berterusan dan selamat digunakan. Ketua Jabatan atau pegawai yang
bertanggungjawab hendaklah memastikan penyenggaraan dalam waranti hendaklah
dilakukan seperti yang dipersetujui dalam tawaran spesifikasi yang ditetapkan.
Semakan Audit Dalam mendapati perkara-perkara berikut di KSKB Sultan Azlan
Shah:
(a) Berdasarkan Lampiran Q bagi tawaran membekal, menghantar dan
mentauliahkan 200 unit interactive voting system with audience remote SRF
798, presenter and receiver di KSKB Ulu Kinta yang bernilai RM95,000, pihak
pembekal sepatutnya menyediakan perkhidmatan selepas jualan (after sales
Maklum Balas KSKB Sultan Azlan Shah, KSKB Johor Bahru dan KSKB
Kuching:
KSKB Sultan Azlan Shah – Perolehan peralatan-peralatan ini pada
awalnya dirancang untuk pengajaran dan pembelajaran Diploma Farmasi tahun
3 dari KSKB lain. Namun program tersebut ditangguhkan atas keputusan
dasar. Merujuk kepada perbincangan bersama Setiausaha Bahagian
Pengurusan Latihan pada 19 November 2013, satu persetujuan telah dicapai di
mana peralatan-peralatan ini akan digunakan secara gunasama dengan KSKB
Sungai Buloh untuk Diploma Farmasi tahun 3 bermula Januari 2014. Menjelang
Januari 2015, peralatan ini akan digunakan sepenuhnya oleh KSKB Sultan Azlan
Shah. Peralatan-peralatan tersebut telah ditempatkan di lokasi-lokasi yang
telah ditetapkan.
KSKB Johor Bahru – Peralatan dibeli untuk digunapakai semasa sesi
amali. Walau bagaimanapun peralatan digunakan secara bergilir oleh pelatih
untuk meningkatkan kemahiran di Klinik Fisioterapi dan pelatih akan
menyimpan semula alatan di dalam stor selepas penggunaan bagi memastikan
peralatan disimpan dengan rapi. Software tersebut telah dipasang di dalam 39
buah komputer di Makmal Komputer untuk kegunaan pelatih semasa sesi
pembelajaran subjek Terapeutik Exercises.
KSKB Kuching – tindakan telah diambil bagi memastikan peralatan chiller
dan stainless steel table digunakan oleh kafetaria kolej. Medication carf 3 bins
disimpan sementara bagi proses 5S dilaksanakan di Bilik Ketrampilan dan
selepas itu peralatan tersebut digunakan untuk aktiviti pengajaran dan
pembelajaran.
186 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
services) seperti menjalankan penyenggaraan setahun sekali, menggantikan
bateri AAA baru setiap tahun serta latihan tahunan (Annual Refresher
Training) kepada pengguna selama 1 hari. Penyenggaraan sistem dan
kontrak tersebut dicadangkan untuk 5 tahun dan setelah tamat tempoh 5
tahun, ianya hendaklah diperbaharui secara tahunan.
Bagaimanapun, didapati penyenggaraan bagi peralatan tersebut tidak
dijalankan pada 4 Oktober 2012 iaitu setahun selepas peralatan tersebut
diterima, bateri bagi peralatan tersebut tidak diganti pada tahun 2012 dan
latihan tidak dijalankan kepada pengguna pada tahun 2012
(b) Berdasarkan Lampiran Q bagi tawaran membekal dan menghantar 1 unit
Mechanical Ventilator di KSKB Sultan Azlan Shah yang bernilai RM69,800,
pihak pembekal sepatutnya menyediakan perkhidmatan selepas jualan (after
sales services) iaitu menjalankan penyenggaraan dua kali setahun dalam
tempoh waranti iaitu dari 9 Julai 2012 hingga 9 Julai 2013.
Bagaimanapun, semasa lawatan Audit pada 13 Mac 2013 mendapati
penyenggaraan dalam waranti yang pertama iaitu pada 9 Januari 2013 tidak
dijalankan.
5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Bagi memastikan pengurusan perolehan aset KSKB dapat dilaksanakan dengan lebih teratur
dan Kerajaan mendapat value for money terhadap perbelanjaan yang dibuat, adalah
disyorkan supaya BPL dan KSKB melaksanakan perkara berikut:
a) Memastikan perolehan peralatan dibuat dengan mematuhi peraturan dan prinsip
perolehan Kerajaan seperti kelulusan diperolehi terhadap pembelian barangan
import yang berada dalam negara dan perubahan dan perlanjutan tempoh
kontrak dipatuhi;
Maklum Balas KSKB Sultan Azlan Shah
Pembelian dan pembayaran dilaksanakan di peringkat BPL, di mana kolej
hanya menerima peralatan berkenaan. Pihak kolej telah melaksanakan user
training sejurus selepas menerima peralatan berkenaan. Salinan Lampiran Q
tidak dikemukakan kepada pihak KSKB Sultan Azlan Shah untuk makluman.
Pihak Kolej tidak dimaklumkan wujudnya tindakan penyelenggaran pada
Oktober 2012 seperti dinyatakan dalam Lampiran Q. Pihak pembekal telah
membekalkan bateri untuk tujuan penukaran. Pihak kolej telah menghubungi
pembekal untuk tujuan penyelengaraan.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 187
b) Merancang dengan teliti sebelum membuat perolehan untuk sesuatu tahun
supaya tindakan memecah kecil tidak berlaku. Tindakan tatatertib hendaklah
diambil terhadap mana-mana pegawai yang terbukti melakukan pecah kecil;
c) Meningkatkan pemantauan terhadap pembekalan peralatan bagi memastikan
pembekal membekal peralatan dalam tempoh yang ditetapkan. BPL disyorkan
supaya memasukkan syarat denda bagi kelewatan pembekalan peralatan di
dalam dokumen sebut harga atau surat setuju terima. Pegawai penerima barang
hendaklah dibekalkan dengan spesifikasi bagi memastikan peralatan yang
diterima adalah lengkap;
d) Memandang serius dan mengambil tindakan sewajarnya terhadap pegawai yang
membuat pembayaran sebelum pengujian, latihan dan pentauliahan serta latihan
dilakukan sepertimana dinyatakan dalam dokumen sebutharga/surat setuju
terima, yang merupakan kes improper payment;
e) Melantik secara bertulis pegawai penerima aset yang mempunyai kelayakan dan
kepakaran untuk membuat penerimaan peralatan KSKB;
f) Memastikan penyenggaraan dalam waranti dilakukan oleh pihak pembekal dan
pegawai pengguna perlu dibekalkan dokumen spesifikasi bagi memudahkan
proses pemantauan;
g) Perancangan yang teliti terhadap keperluan perolehan sesuatu peralatan boleh
mengurangkan risiko berlakunya pembaziran akibat peralatan tidak digunakan;
dan
h) Semua pegawai di KSKB hendaklah diberi latihan secara berterusan dalam
bidang pengurusan perolehan.
188 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
H. PENGURUSAN PERALATAN KESIHATAN PERGIGIAN
DI PEJABAT KESIHATAN PERGIGIAN NEGERI SARAWAK DAN KELANTAN
1. LATAR BELAKANG
Bahagian Kesihatan Pergigian (BKPg) bertanggungjawab menyenggara aset di 15 Pejabat
Timbalan Kesihatan Negeri (TPKN) (Pergigian), 104 Pejabat Kesihatan Daerah/Bahagian dan
1,629 Klinik Pergigian. Klinik Pergigian terdiri daripada 690 Klinik Pergigian Statik (termasuk
Rural Transformation Centre dan Urban Transformation Centre), 28 Klinik Bergerak
(termasuk Klinik Bergerak 1Malaysia), 929 Klinik Pergigian Sekolah dan 14 di fasiliti lain.
Pasukan Pergigian Bergerak turut ditubuhkan untuk aktiviti kesihatan pergigian primer dan
masyarakat yang terdiri daripada 508 pasukan. Daripada jumlah tersebut, berikut adalah
fasiliti-fasiliti pergigian di Negeri Sarawak dan Kelantan
JENIS FASILITI BILANGAN
SARAWAK KELANTAN
Pejabat Kesihatan Pergigian Bahagian/Daerah 11 10
Klinik Pergigian Statik 36 59
Klinik Bergerak (Bas/Lori) 4 1
Klinik Pergigian Sekolah 153 80
Pasukan Pergigian Bergerak 72 42
JUMLAH 276 192
Sumber: Bahagian Kesihatan Pergigian,KKM
Peruntukan yang diterima oleh BKPg bagi perolehan aset diterima di bawah Belanja
Mengurus pada tahun 2011, 2012 dan 2013 adalah masing-masing RM3.34 juta, RM3.29
juta dan RM3.35 juta bagi menampung keperluan menukar dan mengganti aset yang telah
lama digunakan dan kerap rosak. Sejumlah RM15 juta dan RM10 juta diterima di bawah
Belanja Pembangunan pada tahun 2012 dan 2013 bagi tujuan pembelian aset kesihatan
pergigian. Berikut adalah maklumat peruntukan di Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang
dilawati:
TAHUN
PEJABAT KESIHATAN
PERGIGIAN BAHAGIAN PEJABAT KESIHATAN PERGIGIAN DAERAH
KUCHING
(RM)
SAMARAHAN
(RM)
TUMPAT
(RM)
KUALA KRAI
(RM)
GUA MUSANG
(RM)
PASIR MAS
(RM)
PERUNTUKAN MENGURUS
2011 - 14,320 49,700 35,190 215,139 33,000
2012 77,700 - - 31,388 269,889 93,276
2013 - 32,900 - 137,173 118,042 732,333
JUMLAH 77,000 47,220 49,700 203,751 603,070 858,609
2013 | LAPORAN TAHUNAN 189
TAHUN
PEJABAT KESIHATAN
PERGIGIAN BAHAGIAN PEJABAT KESIHATAN PERGIGIAN DAERAH
KUCHING (RM)
SAMARAHAN (RM)
TUMPAT (RM)
KUALA KRAI
(RM)
GUA MUSANG
(RM)
PASIR MAS
(RM)
PERUNTUKAN PEMBANGUNAN
2011 143,000 - - - - 33,000
2012 438,900 139,000 971,816 112,950 765,470 93,276
2013 764,966 454,177 - 807,150 1,000 19,500
JUMLAH 1,346,866 593,177 971,816 920,100 766,470 112,776
Sumber: Pejabat TPKN (Pergigian) Jabatan Kesihatan Negeri Sarawak dan Kelantan
2. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Objektif pengauditan adalah untuk menilai sama ada pengurusan peralatan kesihatan
pergigian telah dibuat berdasarkan peraturan yang ditetapkan dan dilaksanakan dengan
teratur, cekap dan berkesan selaras dengan objektif yang ditetapkan.
3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
Skop pengauditan merangkumi aspek perolehan, penggunaan, penyimpanan,
penyenggaraan, pemeriksaan dan pelupusan peralatan pergigian bagi tempoh tahun 2011
hingga 2013.
Pengauditan ini dilaksanakan di dua (2) Pejabat Kesihatan Pergigian Bahagian (PKPB) dan
empat (4) Pejabat Kesihatan Pergigian Daerah (PKPD) yang mempunyai taburan fasiliti
seperti berikut:
JENIS FASILITI
PEJABAT KESIHATAN
PERGIGIAN BAHAGIAN
PEJABAT KESIHATAN PERGIGIAN
DAERAH
KUCHING SAMARAHAN TUMPAT KUALA
KRAI
GUA
MUSANG
PASIR
MAS
Klinik Pergigian Statik 7 4 5 5 6 8
Klinik Pergigian Sekolah 35 10 7 3 3 9
Klinik Bergerak 1 1 0 0 0 1
Pasukan Pergigian
Bergerak
10 10 0 0 0 0
JUMLAH 53 25 12 8 9 18
Sumber : Pejabat TPKN (Pergigian) Jabatan Kesihatan Negeri Sarawak dan Kelantan
Pemeriksaan rekod dan fizikal dijalankan di enam daripada 21 buah PTJ iaitu di PKPB
Kuching, PKPB Samarahan, PKPD Tumpat, PKPD Kuala Krai, PKPD Gua Musang dan PKPD
Pasir Mas melibatkan 36 fasiliti daripada 108 fasiliti pergigian.
190 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Kaedah pengauditan adalah dengan menyemak, mengkaji serta menganalisis data,
dokumen, laporan, minit mesyuarat dan fail berkaitan dengan perolehan peralatan
pergigian. Pemeriksaan fizikal serta temubual dan perbincangan dengan pegawai yang
terlibat juga dilakukan.
4. PENEMUAN AUDIT DALAM
4.1 Peruntukan Perolehan Aset Pergigian
Permohonan perolehan aset oleh PTJ pergigian hendaklah dibuat melalui Pejabat TPKN
(Pergigian) Negeri dan diluluskan oleh BKPg sebelum peruntukan disalurkan ke PTJ yang
berkenaan.
Perbelanjaan untuk perolehan peralatan di bawah Program Kesihatan Pergigian bagi PTJ
yang dilawati untuk tempoh tahun 2011 hingga 2013 adalah seperti berikut:
TAHUN
PEJABAT KESIHATAN
PERGIGIAN BAHAGIAN/DAERAH
PERUNTUKAN (RM)
PERBELANJAAN (RM)
BAKI (RM)
PERUNTUKAN MENGURUS
2011
KUCHING - - -
SAMARAHAN 14,320 13,000 1,320
TUMPAT 49,700 49,700 -
KUALA KRAI 35,190 35,190 -
GUA MUSANG 215,139 30,095 185,044
PASIR MAS 33,000 79,489 (46,489)
2012
KUCHING 77,700 71,549 6,151
SAMARAHAN - - -
TUMPAT - - -
KUALA KRAI 31,388 31,388 -
GUA MUSANG 269,889 21,240 248,649
PASIR MAS 93,276 133,731 (40,455)
2013
KUCHING - - -
SAMARAHAN 32,900 31,899 1,001
TUMPAT - - -
KUALA KRAI 137,173 134,997 2,176
GUA MUSANG 118,042 21,210 96,832
PASIR MAS 732,333 701,619 30,714
PERUNTUKAN PEMBANGUNAN
2011
KUCHING 143,000 63,635 79,365
SAMARAHAN - - -
TUMPAT - - -
KUALA KRAI - - -
GUA MUSANG - - -
PASIR MAS 33,000 33,000 -
2012 KUCHING 438,900 430,195 8,705
SAMARAHAN 139,000 138,755 245
2013 | LAPORAN TAHUNAN 191
TAHUN
PEJABAT KESIHATAN
PERGIGIAN BAHAGIAN/DAERAH
PERUNTUKAN
(RM)
PERBELANJAAN
(RM)
BAKI
(RM)
TUMPAT 971,816 971,805 11
KUALA KRAI 112,950 112,950 -
GUA MUSANG 765,470 283,859 481,611
PASIR MAS 93,276 93,276 -
2013
KUCHING 764,966 705,338 59,628
SAMARAHAN 454,177 426,239 27,938
TUMPAT - - -
KUALA KRAI 807,150 807,135 15
GUA MUSANG 1,000 1,000 -
PASIR MAS 19,500 19,500 -
Sumber: Pejabat TPKN (Pergigian) Jabatan Kesihatan Negeri Sarawak Dan Kelantan
Analisis peruntukan dan perbelanjaan menunjukkan PKPD Gua Musang mempunyai baki
peruntukan mengurus yang tinggi iaitu masing-masing berjumlah RM185,044 (86%),
RM248,649 (92%) dan RM96,832 (82%) bagi tahun 2011, 2012 dan 2013. Manakala bagi
PKPD Pasir Mas, peruntukan mengurus bagi tahun 2011 dan 2012 telah terlebih belanja
masing-masing berjumlah RM46,489 (141%) dan RM40,455 (43%).
4.2 Penggunaan, Penyimpanan Dan Pemeriksaan
4.2.1 Penggunaan Aset Usang
Semakan Audit Dalam di Sarawak mendapati, peralatan kesihatan pergigian di klinik
pergigian dan klinik pergigian sekolah yang dilawati telah usang dan perlu diganti.
Jadual H-1 menunjukkan peralatan yang dimaksudkan.
Maklum Balas Pejabat TPKN (Pergigian) Kelantan:
Semakan telah dibuat berdasarkan laporan AKB setiap tahun dan terdapat
kekeliruan laporan di daerah kerana kurang pemahaman. Baki peruntukan telah
ditarik balik oleh JKN Kelantan bagi peruntukan mengurus. Semakan semula
mendapati tidak berlaku perbelanjaan melebihi peruntukan.
192 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Jadual H-1
Senarai Peralatan Usang
BIL.
NAMA/
NO. PENDAFTARAN
ASET
PENEMPATAN CATATAN
1.
Portable Dental Nurses Unit DEN/HM/HBP (22) 1
Sekolah
Kebangsaan (SK)
Haji Baki
- Jumlah murid tahun 2013
adalah 425 orang termasuk 49
orang murid Pra- sekolah
- Perolehan tahun 2002
- Kekerapan rosak tinggi
2. Dental Engine DEN/ HM/ HBP / 14 (1)
- Perolehan tahun 1997
- Kerosakan sama berulang - Telah dicadangkan untuk pelupusan
sejak tahun 2011 oleh Juruteknologi Pergigian kerana terlalu usang dan
tidak ekonomi untuk dibaiki
3. Kerusi Pergigian
DEN/ HM/ SM / 13 (1)
- Perolehan tahun 1976 - Kerusi tidak stabil dan bergoyang
- Telah dicadangkan untuk pelupusan
sejak tahun 2007 oleh Juruteknologi Pergigian kerana terlalu usang dan
tidak ekonomi untuk dibaiki
4. Dental Spiton
- Telah dicadangkan untuk pelupusan
sejak tahun 2001 oleh Juruteknologi
Pergigian kerana terlalu usang dan tidak ekonomi untuk dibaiki
5. Kerusi Pergigian
DEN/ HM/ CH5/ 10 (3) SK Chung Hwa 5
- Jumlah murid
tahun 2013 adalah 1,352
orang
- Perolehan tahun 1979
- Dicadangkan untuk pelupusan kerana terlalu usang dan tidak ekonomi untuk
dibaiki.
6. Kerusi Pergigian
DEN/ HM/ CH5/ 8 (1)
- Perolehan tahun 1994
- Dicadangkan untuk pelupusan kerana
terlalu usang dan tidak ekonomi untuk dibaiki
7. Curing Unit DEN/ HM/ MGDI/ 15 (1)
SK Mejar General
Dato’ Ibrahim
- Jumlah murid
tahun 2013 adalah 846 orang
termasuk 49
orang murid Pra- sekolah
- Perolehan tahun 2005
- Dicadangkan untuk pelupusan kerana bulb yang rosak telah tiada dipasaran
Autoclave DEN/ HM/ MGDI/ 04 (1)
- Perolehan tahun 1994
- Kos pembaikan sehingga Disember 2012 adalah RM1,294
- Dicadangkan untuk pelupusan kerana masalah overheating yang berterusan
dan kos pembaikan yang diperlukan adalah tinggi
Autoclave DEN/ HM/ MGDI/ 4 (2)
- Perolehan tahun 1998
- Dicadangkan untuk pelupusan kerana pintu tidak boleh dibuka dan tidak lagi
sesuai digunakan
8.
Penghawa Dingin
TPDC/ 94/ A25
Klinik Pergigian
Tanah Puteh
- Perolehan tahun 1994 - Kos pembaikan sejak dibeli sehingga
Disember 2012 adalah RM5,112.30 - Aset terlalu usang dan tidak lagi
ekonomi untuk dibaiki
-
2013 | LAPORAN TAHUNAN 193
BIL.
NAMA/
NO. PENDAFTARAN
ASET
PENEMPATAN CATATAN
9. Penghawa Dingin
TPDC/ 94/ A20
- Perolehan tahun 1994
- Kos pembaikan sejak dibeli sehingga Disember 2012 adalah RM7,216.41
- Aset terlalu usang dan tidak lagi ekonomi untuk dibaiki
10. Mesin X-ray
TPDC/ 98/ X4
- Perolehan tahun 1998
- Kerap rosak dan kerosakan berulang walaupun telah dibaiki
11. Dental Chair DEN/HM/CHT/7(1)
Sekolah ST
Stephen Bau
- Jumlah murid tahun 2013
adalah 225 orang
- Perolehan tahun 1979
- Aset usang dan tidak ekonomik untuk dibaiki
12. Spitton - Perolehan tahun 1982
- Aset usang dan tidak ekonomik untuk dibaiki
13. Dental Chair CHL/H/99/1
Sekolah Rendah
Jenis Kebangsaan
Chung Hwa Lundu
- Jumlah murid tahun 2013
adalah 397 orang
- Perolehan tahun 1997
- Aset rosak dan tidak ekonomik untuk dibaiki
4.2.2 Aset Rosak Dan Tidak Boleh Digunakan
Semakan Audit Dalam di Sarawak mendapati, tujuh (7) aset pergigian di enam (6)
tempat yang dilawati telah rosak dan tidak boleh digunakan lagi serta masih dalam
simpanan klinik dan perlu dilupuskan. Jadual H-2 menunjukkan peralatan yang
dimaksudkan.
Jadual H-2
Senarai Peralatan Rosak
NAMA ASET NO. PENDAFTARAN LOKASI
Autoclave JKNSWK/150243/H/09/156 Sekolah Kebangsaan Mejer
General Dato’ Ibrahim DEN/HM/MGDI/4(2)
Penghawa Dingin
DEN/95/A/84 Klinik Pergigian (KP) Jalan
Masjid DEN/95/A/85
TPDC/94/A25
Gambar H-1 dan Gambar H-2
KP Tanah Putih
Maklum Balas PKPB Kuching:
Tindakan pelupusan telah diambil kecuali bagi Portable Dental Nurses Unit DEN/HM/HBP (22) 1 yang masih menunggu sebut harga untuk di perbaiki,
manakala pelupusan bagi Spitton dibatalkan kerana alat masih digunakan.
194 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
NAMA ASET NO. PENDAFTARAN LOKASI
Pacobath - telah dihantar untuk dibaiki
pada 23.01.2013 namun tiada
spare part
JKNSWK/150243/H/09/271 Makmal Pergigian, KP Jalan
Masjid
Pemanas air (Water Boiler)
KPJM/HM/LAB/WB(1)
Gambar H-3
Tiada Maklumat KP Tanah Putih
Gambar H-1 Gambar H-2
Penghawa dingin rosak di Bilik Pegawai Pergigian
Ortodontik di KP Tanah Putih
Pegawai Pergigian menggunakan penghawa
dingin yang dibawa sendiri di KP Tanah Putih
Semakan Audit Dalam mendapati,
klinik pergigian berkenaan terpaksa
membeli sendiri air cooler dan cerek
untuk menjalankan tugas harian bagi
mengganti peralatan yang telah rosak.
Lawatan Audit Dalam ke Klinik
Pergigian Sekolah di Sekolah
Kebangsaan (SK) Gua Musang,
Kelantan mendapati satu (1) unit
Dental Chair telah rosak dan tidak
dapat digunakan sejak Januari 2013.
Oleh itu, Pasukan Pergigian Bergerak telah ditugaskan untuk menjalankan rawatan
pergigian terhadap 900 orang murid di sekolah ini.
Lawatan ke Klinik Pergigian (KP) Chiku 3 mendapati empat (4) peralatan pergigian
telah rosak dan tidak dapat digunakan. Dokumen bagi dua (2) unit fix Dental Chair
telah dikemukakan kepada PKPD Gua Musang untuk pelupusan. Butiran peralatan
adalah seperti Jadual H-3 dan Gambar H-4 hingga H-7.
Gambar H-3
Pemanas air bocor di KP Jalan Masjid
2013 | LAPORAN TAHUNAN 195
Jadual H-3
Senarai Aset Rosak Dan Tidak Dapat Digunakan
NAMA ASET NO. PENDAFTARAN LOKASI
Dental Chair KPGM/SRGM/HM9/99-1 Klinik Pergigian Sekolah – SK Gua Musang
Fix Dental Unit
JKN KELANTAN/130250/H/09/2
Gambar H-4
KP Chiku 3
KPC/HM0072/99
Gambar H-5
Pacobath KPGM/LAB/HM30/86/1
Gambar H-6
Compressor KPGM/PPB6/HM/1/03-1
Rosak sejak Januari 2013
Gambar H-7
Gambar H-4 Gambar H-5
Dental Chair untuk pelupusan di KP Chiku 3, Gua Musang
Gambar H-6 Gambar H-7
Pacobath rosak di KP Chiku 3, Gua Musang Compressor rosak di KP Chiku 3, Gua
Musang
196 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.2.3 Penggunaan Peralatan Pergigian
Perkara 14 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 mengenai Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan telah menetapkan semua aset Kerajaan hendaklah
diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi mengurangkan
pembaziran, menjimatkan kos, mencapai jangka hayat, mencegah penyalahgunaan
dan mengelakkan kehilangan.
Semakan Audit Dalam di Negeri Sarawak mendapati, tiga (3) jenis Dental Chair
yang diperolehi tidak sesuai, rosak dan tidak boleh digunakan. Maklumat lanjut
seperti Jadual H-4.
Jadual H-4
Penggunaan Peralatan Pergigian
BIL. PERALATAN PERIHAL
1.
No. pendaftaran aset :
JKNSWK/150243/H/08/61
Lokasi : Klinik Pergigian Sekolah Jenis
Kebangsaan Sam Hap Hin
Dental Chair model Klassis adalah besar.
Peralatan ini kurang sesuai bagi murid
sekolah untuk naik, baring dan turun dari
kerusi berkenaan.
Maklum Balas Pejabat TPKN (Pergigian) Kelantan:
Aset yang rosak telah dibaiki dan sedang digunakan. Proses pelupusan
juga telah dilakukan.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 197
BIL. PERALATAN PERIHAL
2.
No. pendaftaran aset :
JKNSWK/150243/H/08/193
Lokasi : Stor MDS Jalan Pisang
Mobile dental chair tidak sesuai digunakan
kerana pin untuk memegang back and headrest senang patah. Sekiranya dental chair ini dibawa untuk pemeriksaan, sebuah
bangku perlu diletakkan di belakang back and headrest untuk mengelakkan dental chair dari jatuh.
3.
No. pendaftaran aset : 934070543 (HUS)
Lokasi: Klinik Pergigian Jalan Masjid
Dental chair ini tidak boleh digunakan dan
tiada penyenggaraan sejak tempoh waranti
tamat pada Disember 2011 kerana terlalu
teknikal dan hanya boleh dibuat oleh syarikat
pengeluar peralatan sahaja. Juruteknologi
Pergigian tiada kepakaran untuk
menjalankan penyenggaraan. Kos yang tinggi
diperlukan untuk memanggil syarikat
pengeluar membuat penyenggaraan.
Lawatan Audit Dalam ke KP Gua Musang, Kelantan mendapati empat (4) aset
makmal yang dibeli antara tahun 2001 hingga 2008 dan masih elok tidak lagi
digunakan seperti di Gambar H-8 hingga H-12. Ini disebabkan oleh perpindahan
klinik pergigian ke bangunan klinik yang baru (KK3) yang telah dilengkapi dengan
peralatan baru pada Februari 2013.
198 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Gambar H-8 Gambar H-9
Meja kerja tidak digunakan
(KPGM/LAB/HM25/01-1)
Polishing Machine tidak digunakan (JKN
KELANTAN/130250/H/06/9)
Gambar H-10 Gambar H-11
Penyedut Wasap Berkuasa Tinggi tidak digunakan (JKN KELANTAN/ 130250/H/08/106)
Gambar H-12
Pemanas Air (Water Boiler) tidak digunakan (JKN
KELANTAN/130250/H/06/12)
Maklum Balas Pejabat TPKN
(Pergigian) Kelantan:
Ke semua alat di bawah
PKPD Gua Musang sedang dalam
proses untuk dipindahkan ke klinik –
klinik yang memerlukan
2013 | LAPORAN TAHUNAN 199
4.2.4 Peminjaman Aset Kesihatan Pergigian
Perkara 11.3 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 mengenai Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan telah menetapkan semua aset Kerajaan yang dibawa
keluar daripada lokasi asal bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara perlu
direkod pada Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6).
Semakan di Stor Pasukan Pergigian Bergerak Serian, Sarawak mendapati setiap
peralatan yang dibawa keluar disenaraikan dalam borang Senarai Semak Peralatan
Pasukan Pergigian Bergerak sebagai langkah mengawal pergerakan aset serta rekod
peralatan yang dibawa. Namun demikian penggunaan borang tersebut tidak
dimaksimakan. Nombor Siri Pendaftaran Aset tidak dicatat pada borang
berkenaan bagi mengawal pergerakkan aset yang telah didaftarkan.
Manakala di Negeri Kelantan pula, peralatan kesihatan pergigian bagi semua
pasukan pergigian bergerak adalah daripada Klinik Pergigian Statik atau Klinik
Pergigian Sekolah dan dibawa keluar mengikut jadual yang telah ditetapkan.
Bagaimanapun, setiap peralatan yang dibawa keluar tidak direkodkan dalam
KEW.PA-6 sebagai langkah mengawal pergerakan aset.
4.2.5 Penyimpanan Peralatan Pergigian
Perkara 16 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 mengenai Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan telah menetapkan semua aset Kerajaan hendaklah
disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai
bertanggungjawab. Pegawai tersebut bertanggungjawab terhadap apa-apa
kekurangan, kerosakkan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.
Semakan Audit Dalam di Negeri Sarawak ke atas 2 Klinik Pergigian Sekolah
mendapati jeriji tidak dipasang boleh terdedah kepada risiko kecurian di Klinik
Pergigian Sekolah Kebangsaan Bau. Bagi Klinik Pergigian Sekolah Sg Apong didapati
bingkai tingkap telah reput membolehkan air hujan memasuki bilik peralatan dan
mengakibatkan kerosakan aset kesihatan pergigian.
Maklum Balas PKPB Samarahan Dan Pejabat TPKN (Pergigian)
Kelantan:
Segala arahan telah dipatuhi dan tidak akan mengulangi kesilapan dimasa
akan datang.
200 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.2.6 Pemeriksaan Aset Kesihatan Pergigian
Perkara 18 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 mengenai Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan telah menetapkan semua aset Kerajaan hendaklah
dibuat pemeriksaan fizikal, rekod dan penempatan bagi mengetahui keadaan
prestasinya, memastikan aset mempunyai rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini.
Semakan Audit Dalam di 11 Klinik Pergigian Sekolah di Negeri Sarawak mendapati,
pegawai pemeriksa tidak mencatatkan pemeriksaan yang dilakukan pada Daftar
Harta Modal (KEW.PA-2 dan KEW.312) serta Daftar Inventori (KEW.PA-3 dan
KEW.313) di Klinik Pergigian Sekolah ST. Teresa, Serian. Gambar H-13 hingga
Gambar H-16 menunjukkan tiada bukti pemeriksaan fizikal dibuat bagi tahun 2009
hingga tarikh pengauditan.
Gambar H-13 Gambar H-14
Tiada bukti pemeriksaan dilakukan bagi tahun 2009 hingga 2013
Maklum Balas PKPB Kuching:
Permohonan peruntukan pembaikian dan jeriji besi telah dipohon ke JKN
Sarawak. Bingkai tingkap di Klinik Pergigian SJK Apong Kuching telah dibaiki oleh
pihak sekolah pada Disember 2013.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 201
Gambar H-15 Gambar H-16
Tiada bukti pemeriksaan dilakukan bagi tahun 2009 hingga 2013
Menurut pihak BKPg, aktiviti penyenggaraan, pelupusan dan penggantian aset rosak
dan usang tidak dapat dilaksanakan mengikut perancangan kerana kekangan
peruntukan.
4.3 Penyelenggaraan Kenderaan Pasukan Pergigian Bergerak
PKPB Samarahan, Sarawak telah menerima sebuah bas mini daripada Jabatan Kesihatan
Negeri Sarawak untuk dijadikan Klinik Pergigian Bergerak (MDC) pada November 2010.
Semakan Audit Dalam mendapati, dalam tempoh waranti sehingga 3 Disember 2011,
sebanyak 3 kali MDC mengalami kerosakan dan dibaiki. Bagi tahun 2012, terdapat 4 kali
pembaikan telah dibuat yang melibatkan kos berjumlah RM1,983.00. Pada tahun ini, MDC
telah empat kali dimasukkan ke bengkel untuk tujuan pembaikan bagi tempoh 1 Januari
2013 hingga tarikh pengauditan (20 Jun 2013) dengan kos berjumlah RM4,874.97. Secara
keseluruhan PKPB Samarahan telah membelanjakan RM6,857.97 bagi tujuan pembaikkan
dan pembelian alat ganti tidak termasuk kos pembaikkan dan pembelian alat ganti dalam
tempoh waranti.
Antara kerosakan utama yang dikenalpasti adalah masalah suhu enjin terlalu panas
(overheat) apabila bas bergerak. Berikut adalah maklumat lanjut kerosakan dan
pembayaran yang telah dilakukan bagi tujuan pembaikkan dan pembelian alat ganti:
Maklum Balas PKPB Samarahan:
Tindakan telah diambil oleh pegawai yang bertanggungjawab untuk
melengkapkannya dan tidak akan berulang pada masa hadapan
202 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Gambar H-17 Gambar H-18
Enjin bas yang mengalami masalah suhu Bas masih dibengkel untuk pembaikan
PKPD Pasir Mas, Kelantan menerima sebuah kenderaan (Prime Mover & Trailer) bernilai
RM1.7 juta untuk digunakan sebagai MDC pada 20 Mac 2002.
Lawatan Audit Dalam pada 29 Ogos 2013 mendapati secara amnya, kenderaan ini masih
dalam keadaan baik dan boleh digunakan. Bagaimanapun, perkara yang perlu diambil
perhatian adalah penggantian lantai trailer yang sudah uzur dan dimakan anai-anai. Pihak
PKPD Pasir Mas telah memohon kos pembaikan lantai MDC dengan anggaran kos
penyelenggaraan sejumlah RM40,000. Gambar H-19 hingga Gambar H-22 menunjukkan
trailer dan lantai yang uzur dan dimakan anai-anai.
Gambar H-19 Gambar H-20
Prime Mover dan Trailer yang diterima pada
tahun 2002
Lantai kenderaan yang uzur dan dimakan anai-
anai
2013 | LAPORAN TAHUNAN 203
Gambar H-21 Gambar H-22
Lantai kenderaan yang uzur dan dimakan anai-anai
4.4 Pelupusan
4.4.1 Penyimpanan Peralatan Untuk DiLupus
Semakan Audit Dalam mendapati, stor simpanan barang-barang pelupusan di KP
Serian, Sarawak adalah tidak teratur. Gambar H-23 hingga H-25 menunjukkan
tempat dan cara penyimpanan di stor berkenaan.
Gambar H-23 Gambar H-24
Keadaan dalam stor pelupusan yang tidak kemas
Maklum Balas PKPB Samarahan Dan Pejabat TPKN (Pergigian)
Kelantan:
Khidmat nasihat daripada Jabatan Kerja Raya (JKR) telah diminta
sebelum pembaikan dilakukan selepas teguran Audit Dalam selaras dengan
kehendak pekeliling berkenaan pengurusan kenderaan.
204 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.4.2 Masalah Penghawa Dingin Di Klinik Pergigian Jalan Masjid
Lawatan Audit Dalam ke KP Jalan Masjid mendapati penghawa dingin merupakan
antara keperluan kritikal yang diperlukan oleh pihak klinik selain peralatan untuk
rawatan pergigian. Semakan Audit Dalam mendapati tempoh penggunaan
penghawa dingin di klinik ini adalah sekitar 6 hingga 25 tahun seperti Jadual H-5.
Semakan lanjut Audit Dalam juga mendapati, kelulusan untuk melupuskan 14
penghawa dingin tersebut telah diperoleh sejak tahun 2010. Bagaimanapun,
menurut pihak klinik, aset-aset tersebut masih belum dapat dilupuskan kerana tiada
penggantian dapat dibuat. Menurut pihak klinik juga, permohonan untuk
pembelian/penggantian penghawa dingin telah dikemukakan kepada Pejabat TPKN
(Pergigian) setiap tahun. Bagaimanapun, bilangan penghawa dingin baru yang
dibekalkan tidak dapat menampung masalah ketidakselesaan yang telah berlarutan
sejak sekian lama.
Jadual H-5
Maklumat Tempoh Penggunaan Penghawa Dingin
BIL. TAHUN
PEROLEHAN
NO. PENDAFTARAN
ASET LOKASI
TEMPOH
PENGGUNAAN
(TAHUN)
1. 1988 DEN/98/AC/13
(DEN/88//A104) Makmal Pergigian
25
2. 1988 DEN/HM/AC (02) Stor Pergigian (Makmal)
3. 1995 KPJM/HM/AC (09) Bilik X-Ray 18
4. KPJM/HM/AC (08) Surgeri 3 16
5. 1997 KPJM/HM/AC (10)
6. 2003
KPJM/HM/AC (22) Makmal Pergigian 10
7. KPJM/HM/AC (12) Pejabat Am
8.
2004
KPJM/HM/AC (17)
Ruang Menunggu 9 9. KPJM/HM/AC (19)
10. KPJM/HM/AC (18)
Gambar H-25
Keadaan dalam stor pelupusan yang tidak kemas
Maklum Balas PKPB Samarahan
Pada 20 Februari 2014:
Tindakan menyusun semua
peralatan untuk pelupusan dengan
kemas dan teratur telah dibuat.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 205
BIL. TAHUN
PEROLEHAN
NO. PENDAFTARAN
ASET LOKASI
TEMPOH
PENGGUNAAN
(TAHUN)
11. KPJM/HM/AC (20) Kaunter Pendaftaran
12. KPJM/HM/AC (21) Bilik Pantri
13. 2006 KPJM/HM/AC (23) Makmal Pergigian 7
14. 2007 KPJM/HM/AC (36) Makmal Pergigian 6
5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Secara keseluruhannya, pengurusan peralatan kesihatan pergigian adalah memuaskan.
Bagaimanapun, terdapat penambahbaikan yang boleh diambil seperti berikut:
a) Peralatan kesihatan pergigian mestilah dalam keadaan baik dan sesuai untuk
merawat pesakit;
b) Permohonan untuk penggantian peralatan usang hendaklah dibuat secara lebih
fokus dan terperinci bagi mengelakkan ketidakselesaan dan aduan pelanggan;
dan
c) Perancangan untuk penggunaan peralatan-peralatan yang tidak digunakan
hendaklah dibuat dengan cara pemindahan ke klinik-klinik yang memerlukannya
bagi mengelakkan pembaziran.
Maklum Balas PKPB Kuching:
Dokumen pelupusan telah dihantar ke JKR untuk tindakan selanjutnya.
206 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
I. LAPORAN PERBELANJAAN PROJEK PHARMACY INFORMATION
SYSTEM (PHIS) DAN CLINIC PHARMACY SYSTEM (CPS)
1. LATAR BELAKANG
Perjanjian Konsesi Penswastaan Makmal Ubat dan Stor, KKM ditandatangani oleh pihak
Kerajaan dengan Pharmaniaga Logistics Sdn Bhd (PLSB) pada 16 Mac 2011 dan tempoh
perjanjian adalah selama 10 tahun bermula 1 Disember 2009 sehingga 30 November 2019.
PLSB telah diberikan hak untuk membuat, membeli, menyimpan, membekal dan mengedar
produk yang disenaraikan untuk KKM. PLSB hendaklah dengan kos dan perbelanjaannya
sendiri mereka bentuk, membangun, membekal, memasang, mengkonfigurasi, menguji dan
mentauliah, menyenggarakan dan mengendalikan PhIS dan CPS dengan kos berjumlah
RM340 juta dan hendaklah menyelesaikan pembangunan dan pelaksanaan PhIS dan CPS
dalam tempoh empat puluh lapan (48) bulan dari tarikh menandatangani Perjanjian itu.
Perbelanjaan Modal (CAPEX) yang dibenarkan bagi Projek PhIS melalui perjanjian tersebut
adalah berjumlah RM190,058,736.00 manakala Perbelanjaan Mengurus (OPEX) berjumlah
RM150,617,225.00. PLSB akan membangunkan sistem dan nilai pembangunan sistem akan
dilaporkan untuk penilaian KKM bagi memastikan sistem yang dibangunkan adalah mengikut
spesifikasi dan nilai yang ditetapkan dalam kontrak.
Pembangunan ini melibatkan 2 fasa iaitu fasa 1 merupakan Projek Perintis yang akan
dilaksanakan selama 24 bulan dan melibatkan 6 buah hospital, 1 PKD dan 13 Klinik
Kesihatan manakala fasa 2 adalah Fasa Perluasan yang melibatkan fasiliti berikut:
132 hospital sedia ada dan 10 hospital baru;
16 Jabatan Kesihatan Negeri;
140 Pejabat Kesihatan Daerah;
793 klinik kesihatan sedia ada dan 200 klinik kesihatan baru; dan
8 Makmal Ubat Dan Stor
Perlaksanaan fasa kedua ini juga mengambil masa selama 24 bulan.
2. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Mesyuarat Project Implementation And Technical Committee (PITC) Bagi Pembangunan
Projek PhIS Dan CPS bil. 3/2013 bertarikh 11 April 2013 telah memutuskan supaya
Cawangan Audit Dalam menyemak laporan status perbelanjaan sistem PhIS bagi
menentukan sama ada jumlah perbelanjaan yang dikenakan kepada jumlah perjanjian
konsesi (CA) adalah betul dan saksama.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 207
3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
Semakan telah dijalankan terhadap Laporan Perbelanjaan PhIS yang dilaporkan setakat 30
Mei 2013. Semakan juga telah dibuat terhadap sistem pelaporan yang digunakan, dokumen
bayaran yang telah dibuat oleh PLSB serta dokumen-dokumen penetapan dasar dan
kelulusan perolehan yang berkaitan.
4. PENEMUAN AUDIT DALAM
4.1 Kenaan Caj Perbelanjaan Kepada Butiran Perjanjian Konsesi
Secara amnya, jumlah perbelanjaan PLSB bagi projek PhIS telah dinyatakan dalam
Laporan Status Perbelanjaan PhIS secara betul dari segi jumlah amaun
keseluruhannya berdasarkan jumlah sebenar yang telah dibelanjakan dengan
merujuk kepada invois dan dokumen bayaran yang dikemukakan. Bagaimanapun,
amaun perbelanjaan bagi setiap butiran yang dicajkan kepada CA tidak
menunjukkan kedudukan sebenar perbelanjaan yang telah dibuat bagi setiap
butiran. Ini adalah kerana:
i. Perbezaan butiran perjanjian konsesi dengan butiran perjanjian antara
PLSB dan kontraktor pelaksana; dan
ii. Kaedah caj kenaan daripada bayaran sebenar butiran perbelanjaan
kepada butiran perjanjian konsesi.
Berikut adalah contoh kaedah caj kenaan perbelanjaan bagi Hospital Sultanah
Fatimah (HSF), Muar sebagai penjelasan lanjut. Perbelanjaan bagi HSF setakat 30
Mei 2013 adalah seperti di Jadual I-1:
Jadual I-1
Perbelanjaan Projek PhIS bagi
Hospital Sultanah Fatimah setakat 30 Mei 2013
Invois Butiran Bayaran Amaun (RM)
11417 Upon Confirmation of Award (20% upfront) 98,711.00
11870 Hardware Delivery (Cabling) 156,590.00
Jumlah Bayaran Semasa 255,301.00
Nilai Dalam Kontrak untuk HSF (kontrak antara
PLSB dan kontraktor pelaksana)
1,390,057.00
Peratus Bayaran Semasa 18.37%
208 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Kaedah yang digunapakai bagi laporan status perbelanjaan yang disemak adalah
peratus perbelanjaan semasa butiran HSF di kontrak PLSB dan kontraktor pelaksana
diambil sebagai asas kenaan caj perbelanjaan kepada butiran CA. Jumlah
perbelanjaan semasa tersebut iaitu RM255,301.00 diagihkan secara sama rata
berdasarkan peratus perbelanjaan semasa HSF iaitu 18.37% kepada semua butiran
di bawah HSF sebelum dicajkan kepada butiran mengikut CA. Kontrak CA tidak
menunjukkan HSF sebagai satu butiran khusus sebaliknya menunjukkan jenis
komponen peralatan, perisian dan modul sistem yang dibangunkan serta
perkhidmatan berkaitan sebagai butiran CA. Oleh itu, jumlah perbelanjaan bagi HSF
di atas tidak dapat dikenakan secara terus dari invois ke butiran HSF.
Sebagai contoh, berikut adalah paparan Microsoft Excel yang digunakan untuk
kiraan agihan amaun perbelanjaan tersebut:
Gambar I-1 Paparan Microsoft Excel bagi
Hospital Sultanah Fatimah setakat 30 Mei 2013
2013 | LAPORAN TAHUNAN 209
Daripada paparan di atas, dapat dilihat semua butiran telah dicaj sebanyak 18%
walaupun belum dibekalkan/dilaksanakan dan belum dibayar. Sebaliknya, kerja-
kerja cabling yang telah dibayar turut dicaj hanya 18% walaupun telah diinvoiskan
dengan jumlah penuh RM156,590.
Jumlah caj kepada butiran ini seterusnya diambilkira sebagai kenaan caj di butiran
CA.
Kaedah yang sama turut digunapakai bagi semua butiran kontrak PhIS. Oleh itu,
amaun kenaan di butiran CA tidak menunjukkan amaun perbelanjaan sebenar
terhadap butiran berkaitan dan seterusnya tidak menggambarkan kedudukan
sebenar status pembekalan dan kerja-kerja di lokasi.
Pada pendapat Audit Dalam:
Pemantauan dan kawalan terhadap amaun CAPEX dan OPEX tidak dapat
dilaksanakan dengan tepat dan secara terperinci mengikut butiran
sekiranya kaedah kenaan caj perbelanjaan seperti ini digunapakai. Pihak
pengurusan hendaklah memastikan kenaan caj perbelanjaan semasa
diselaraskan mengikut butiran CAPEX dan OPEX bagi memudahkan
kawalan perbelanjaan dilakukan.
210 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
4.2. Pengesahan Kerja/Bekalan
Semakan Audit Dalam terhadap perbelanjaan yang telah dicaj kepada CA berjumlah
RM41.4 juta mendapati kerja atau bekalan yang dilaksanakan bagi perbelanjaan
berkaitan belum disahkan oleh pihak KKM.
Pada pendapat Audit Dalam:
Setiap butiran perbelanjaan yang dikenakan kepada CA hendaklah dibuat
pengesahan oleh pihak KKM terhadap penerimaan peralatan atau kerja-
kerja berkaitan.
4.3 Kemudahan Talian Telefon Bimbit, Tiket Perjalanan Dan Hotel
Kepada Pegawai Kerajaan
Sejumlah RM244,582.38 dicaj oleh PLSB kepada CA bagi perbelanjaan tiket kapal
terbang (RM1,300.00) serta penginapan pegawai KKM (RM243,282.38) bagi
menjalankan tugas-tugas penyeliaan projek serta proses Business Process
Reengineering (BPR) dan Change Management (CM). Sejumlah RM18,345.01 dicaj
kepada CA bagi bil talian telefon untuk kegunaan Pasukan Projek yang terdiri dari
pegawai KKM.
Semakan Audit Dalam mendapati, tiada klausa dalam CA atau mana-mana pekeliling
Kerajaan yang menyentuh perkara ini sama ada dibenarkan atau tidak.
Pada pendapat Audit Dalam:
Perbelanjaan oleh pegawai KKM tidak sewajarnya dicaj kepada
perbelanjaan projek. Kemudahan yang disediakan oleh pihak konsesi
kepada pegawai KKM boleh menimbulkan persepsi negatif dari segi
amalan Tadbir Urus.
Maklum Balas BPF dan BPM:
Pengesahan kerja atau bekalan akan dibuat secara bersama oleh Pasukan
Pelaksana dan PLSB.
Maklum Balas BPF dan BPM:
Kaedah kenaan caj perbelanjaan mengikut butiran CA telah dikaji semula
oleh PLSB dan PITC untuk dipersetujui oleh KKM
2013 | LAPORAN TAHUNAN 211
5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Secara amnya, laporan perbelanjaan yang disediakan tidak menunjukkan kedudukan
perbelanjaan sebenar mengikut butiran perjanjian konsesi. Adalah disyorkan langkah
penambahbaikan berikut:
a) Menyelaras kaedah kenaan caj perbelanjaan supaya selari dengan butiran
perjanjian konsesi bagi membolehkan kawalan CAPEX dan OPEX dibuat dengan
lebih jelas dan berkesan;
b) Perbelanjaan yang akan dicaj kepada butiran perbelanjaan projek hendaklah
memenuhi klausa perjanjian konsesi dan peralatan/kerja sebenarnya yang
dibekalkan/dilaksana disahkan; dan
c) Sekiranya terdapat perubahan terhadap klausa konsesi yang sedia ada, kelulusan
daripada pihak yang berkaitan perlu diperolehi.
Maklum Balas BPF dan BPM:
Bayaran ini diserapkan ke perbelanjaan pihak konsesi dan tidak lagi dicaj
ke perbelanjaan CA.
212 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
J. PENGURUSAN SISTEM TELEKONSULTASI
1. LATAR BELAKANG
Sistem Telekonsultasi (TC) di Bahagian Telekesihatan (BTK) dibangunkan secara outsource
oleh WorldCare Health (Malaysia) Sdn. Bhd. pada 25 Jun 2009 dengan kos berjumlah
RM13,455,107. Ia merangkumi 4 disiplin perubatan iaitu Neurosurgeri, Kardiologi,
Dermatologi dan Radiologi yang melibatkan 43 Hospital di 60 lokasi di Semenanjung
Malaysia, Sabah dan Sarawak.
Objektif pembangunan sistem TC bertujuan memberi perkhidmatan runding cara jarak jauh
antara pegawai perubatan dan pakar perubatan dengan menggunakan teknologi multimedia
dan infrastruktur telekomunikasi terkini.
2. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Pengauditan ini dijalankan bagi menentukan keberkesanan sistem yang dibangunkan dalam
meningkatkan mutu kecekapan dan perkhidmatan berbanding kos yang telah dibelanjakan
serta memenuhi objektif yang telah ditetapkan oleh Bahagian Telekesihatan.
3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
Pengauditan ini meliputi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan yang dilakukan
terhadap Sistem TC. Skop kajian ini meliputi tempoh tahun 2010 hingga 2012. PTJ yang
terlibat adalah seperti berikut:
Bahagian Telekesihatan
Hospital Tengku Ampuan Afzan
Hospital Queen Elizabeth II
Hospital Queen Elizabeth I
Hospital Tuanku Ja’afar
Hospital Kuala Lumpur
Hospital Gerik
Hospital Raja Permaisuri Bainun
2013 | LAPORAN TAHUNAN 213
4. PENEMUAN AUDIT DALAM
4.1 Kontrak Lewat Ditandatangani
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menghendaki kontrak
ditandatangani dalam tempoh 4 bulan dari tarikh SST dikeluarkan. Semakan Audit
mendapati kontrak lewat ditandatangani bagi tempoh 23 hari seperti berikut:
Jadual J-1
Kontrak Lewat Ditandatangani
Tarikh SST
Dikeluarkan
Tarikh Kontrak
Ditandatangani
Tarikh Akhir Kontrak
Sepatutnya
Ditandatangani
Kelewatan
(Hari)
25.06.2009 16.11.2009 24.10.2009 23
Kementerian perlu memastikan kontrak ditandatangani dalam tempoh
ditetapkan supaya kepentingan Kerajaan dipelihara sepanjang tempoh
kontrak.
4.2 Penggunaan Sistem TC Yang Rendah di Hospital Tengku Ampuan
Afzan (HTAA) dan Hospital Queen Elizabeth II (HQE II)
4.2.1 Penggunaan TC Hanya Untuk Mendapatkan Second Opinion
Pihak Audit Dalam mendapati, penghantaran kes melalui sistem TC di HTAA
menurun sepanjang 3 tahun yang lalu dari 17 kes pada 2010 kepada 8 kes
pada 2011 dan 3 kes pada 2012. Semakan dengan data dalam portal TC
mendapati penghantaran kes terakhir dalam tahun 2012 dibuat pada 7 Mac
tahun tersebut. Pengguna memaklumkan sistem TC kurang digunakan
kerana hospital tersebut mempunyai pakar bedah dari UIAM dan kes yang
dirujuk kepada HKL hanyalah untuk mendapatkan second opinion .
Keadaan ini menyebabkan sistem dan perkakasan yang ada tidak digunakan
secara optimum dan akan menyebabkan pembaziran sekiranya keadaan ini
berterusan.
Maklum Balas Bahagian Telekesihatan:
Kelewatan ini disebabkan BTK telah diminta oleh Lembaga Perolehan (B)
KKM dalam mesyuarat bil. 15/2009 untuk memaklumkan senarai terperinci
penempatan baru bagi perkakasan di hospital yang telah dikeluarkan daripada
senarai asal lokasi beserta dengan kuantiti dan justifikasi pertukaran.
214 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Adalah disyorkan supaya penggunaan TC diperluas dan digunapakai oleh
disiplin lain seperti Dermatologi dan Kardiologi di HTAA atau dipindahkan ke
hospital lain bagi mengoptimumkan penggunaannya.
4.2.2 Kelajuan Internet Yang Perlahan
Semakan mendapati penggunaan sistem TC di Jabatan Neurosurgeri dan
Kardiologi Hospital Queen Elizabeth II pada 2012 adalah rendah jika
dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya. Pada tahun 2012, hanya 79
kes diterima oleh Jabatan Neurosurgeri dan kes terakhir adalah pada 4
Oktober 2012 berbanding 118 kes pada 2010 dan 236 kes pada 2011.
Manakala kes yang diterima oleh Jabatan Kardiologi menurun setiap tahun di
mana hanya 4 kes diterima pada 2012 berbanding 27 kes pada 2010 dan 10
kes pada 2011.
Pihak Audit Dalam mendapati penggunaan yang rendah oleh pengguna di
kedua-dua Jabatan disebabkan oleh kelajuan internet yang perlahan di HQE
II iaitu 512KB sahaja. Semasa lawatan, hospital masih menggunakan
rangkaian MOH*Net dan akan bertukar kepada 1Gov*Net pada Disember
2013. Talian internet yang perlahan dan tidak stabil mengganggu
penerimaan kes melalui sistem TC. Ini menyebabkan pengguna kurang
berminat menggunakan sistem TC kerana mengambil masa yang lama untuk
menerima imej.
Maklum Balas Bahagian Telekesihatan:
BTK ada memohon bantuan dan khidmat nasihat daripada
pihak unit rangkaian BPM untuk mengatasi masalah di HQE II dan
ianya telah selesai. (Talian Internet di HQE II terganggu disebabkan
terdapat banyak VLAN dan tidak diselenggara dengan baik oleh pihak
HQE II).
Maklum Balas Bahagian Telekesihatan:
Sistem TC boleh digunapakai oleh displin lain di HTAA seperti
Dermatologi, Kardiologi dan Radiologi. Port di Stesen TC di HTAA
telah lama dibuka untuk tujuan tesebut. BTK mencadangkan HTAA
mengoptimumkan penggunaan sistem TC untuk Dermatologi,
Kardiologi (untuk 2nd opinion) dan Radiologi (untuk 2nd opinion).
2013 | LAPORAN TAHUNAN 215
4.3 Bilangan Imej Yang Dihantar Tidak Diketahui Oleh Pengguna Di
Jabatan Dermatologi HKL
Pengguna di Jabatan Dermatologi HKL memaklumkan tidak mengetahui jumlah imej
yang dihantar apabila menerima sesuatu kes baru. Apabila kes dibuka, mereka perlu
menunggu sehingga semua imej diterima tanpa mengetahui jumlah sebenar
sebelum menjawab kes tersebut.
Pihak Audit Dalam mendapati tiada field perlu diisi oleh penghantar menyatakan
bilangan imej yang akan dihantar bagi kes tersebut.
4.4 Key Performance Indicator (KPI) Tidak Dicapai Mengikut Standard
Yang Ditetapkan
Pihak Audit Dalam mendapati KPI berdasarkan response time yang ditetapkan dalam
sistem bagi setiap disiplin adalah seperti berikut:
Jadual J-2
KPI Yang Ditetapkan Mengikut Displin
Bil. Disiplin KPI
Expert Centre Referring Centre
1. Neurosurgeri i. >80% Referrals replied within 1
hours
ii. >70% Referrals replied within 2
hours
Tidak Berkenaan 2. Radiologi
3. Kardiologi
4. Dermatologi >80% Referrals replied within 2 hours i. >70% Good quality clinical images
ii. >80% Adequate clinical information
Semakan terhadap KPI Report bagi tahun 2012 bagi 6 fasiliti yang dilawati
mendapati hanya 2 daripada 8 referrals iaitu bagi disiplin Dermatologi daripada HKL
kepada Hospital Beluran dan displin Radiologi daripada HRPB kepada Hospital Gerik
mencapai KPI yang ditetapkan iaitu 100% dan 76% replied within 2 hours.
Manakala Laporan KPI bagi disiplin Neurosurgeri pula tidak boleh dijana melalui
sistem.
Maklum Balas Bahagian Telekesihatan:
Penambahbaikan fungsi sistem bagi disiplin Dermatologi ini
boleh dilakukan. Bagaimanapun, kepakaran bagi mengatasi masalah
tersebut sukar kerana pegawai yang sedia ada belum mahir
sepenuhnya dengan sistem ini.
216 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Antara faktor yang menyebabkan KPI tidak dicapai adalah:
4.4.1 Masalah Pada Talian Internet
Pihak Audit Dalam mendapati antara punca yang menyebabkan KPI tidak
dicapai adalah masalah talian internet yang perlahan. Disiplin Kardiologi di
HQE II menggunakan e-mel untuk menjawab kes yang dirujuk menyebabkan
KPI tidak dicapai mengikut ketetapan.
Selain itu, internet mengambil masa yang lama untuk membuka semua imej
yang diterima. Masalah ini berlaku di Jabatan Dermatologi HKL,
menyebabkan pengguna tidak dapat menjawab kes yang dirujuk dalam
tempoh masa yang sepatutnya dan menyebabkan KPI tidak dicapai mengikut
standard yang ditetapkan.
4.4.2 Response Time Tidak Selari dengan KPI Yang Ditetapkan
Walkthrough TC Web bagi disiplin Kardiologi mendapati priority mengikut kes
adalah seperti berikut:
i. Urgent – (Reply 1 Hour)
ii. Semi Urgent – (Reply 2 Days)
iii. Routine - (Reply 5 days)
Gambar J-1 merupakan paparan skrin yang menunjukkan priority bagi
disiplin Kardiologi.
Bagaimanapun pihak Audit Dalam mendapati KPI yang ditetapkan tidak selari
dengan tempoh menjawab mengikut priority seperti di atas menyebabkan
KPI tidak dicapai mengikut standard yang ditetapkan.
Maklum Balas Bahagian Telekesihatan:
Maklum balas daripada Jawatankuasa Task Force TC menyatakan tiada
masalah talian internet yang ketara semasa ujian simulasi tindakbalas di fasiliti
yang diaudit di Semananjung Malaysia. Namun, masa tindakbalas penerimaan
imej di fasiliti yang berada di luar semenanjung adalah kurang dari 15 minit iaitu
tempoh masa tindakbalas yang masih boleh diterima pakai.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 217
Gambar J-1
Response Time Mengikut Priority
4.5 Latihan Tidak Mencukupi Tempoh
Mengikut kontrak perjanjian, pihak kontraktor hendaklah melatih pegawai KKM
sehingga menjadi cekap dan mengetahui operasi sistem TC sebagai pengguna.
Kontraktor hendaklah memastikan latihan yang diberikan adalah meliputi
pemindahan pengetahuan dan kemahiran kepada kakitangan bagi membolehkan
mereka mengoperasi, menyenggara dan menyokong sistem TC dalam tempoh
waranti.
Pihak Audit Dalam mendapati latihan yang diadakan untuk pengguna sistem
mengikut jadual yang dinyatakan dalam kontrak. Semakan terhadap rekod
kehadiran bagi latihan yang diadakan oleh pihak kontraktor pada tahun 2010
mendapati peserta yang hadir terdiri daripada pengguna bagi 4 disiplin yang
berkaitan. Latihan on site/hands on training ini turut dihadiri oleh Pegawai
Teknologi Maklumat di hospital-hospital yang terlibat. Bagaimanapun pihak Audit
mendapati latihan ini masih tidak mencukupi bagi Pegawai Teknologi Maklumat
membantu menyenggara dan menyokong sistem. Mereka hanya dapat membantu
pengguna berkaitan masalah talian internet dan kerosakan pada perkakasan dan
Maklum Balas Bahagian Telekesihatan:
Penjanaan laporan KPI yang memaparkan berlainan Response Time dengan Standard yang ditetapkan dalam sistem adalah disebabkan kesalahan
pengaturcaraan. Tindakan sedang diambil oleh Head of Services untuk
menyeragamkan KPI mengikut disiplin. Pihak BTK akan melakukan
penambahbaikan berkenaan perkara ini.
218 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
tidak dapat membantu pengguna sekiranya berlaku masalah berkaitan sistem TC
terutama tempoh selepas kontrak tamat.
4.6 Pengurusan Aset Telekonsultasi
4.6.1 Pembekalan Dan Status Aset Di Lokasi
Semakan Audit Dalam di fasiliti yang terlibat mendapati:
(i) Aset-aset lewat didaftarkan ke KEW.PA-2. Walaupun aset ini
telah diterima pada awal tahun 2010 tetapi ada PTJ yang
mendaftarnya pada tahun 2012 iaitu selepas kontrak tamat;
(ii) Terdapat juga aset yang tidak dicop dengan “Hak Kerajaan
Malaysia” (HKM) dan No. Siri Pendaftaran;
(iii) KEW.PA-2 tidak lengkap;
(iv) Aset tidak ditemui semasa pengauditan dijalankan; dan
(v) Tiada keseragaman dalam pendaftaran aset yang diterima.
Ada PTJ yang mendaftar aset ini secara berasingan dan ada
juga yang mendaftarnya sebagai satu set di mana aset lain
seperti router dan UPS disenaraikan sebagai aksesori kepada
set komputer yang didaftarkan.
Maklum Balas Bahagian Telekesihatan:
Semua fasiliti telah diingatkan untuk mendaftarkan semua aset
TC yang diterima mengikut peraturan yang ditetapkan.
Maklum Balas Bahagian Telekesihatan:
Latihan penggunaan Sistem TC secara berkala sedang dijalankan oleh
BTK kepada pengguna dan pegawai IT mengikut permintaan fasiliti.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 219
4.6.2 Lokasi/Bilik Aset TC Di Tempatkan
Aset TC merupakan peralatan ICT/komputer, oleh itu ia perlu ditempatkan di
bilik yang bersesuaian serta berdekatan dengan penggunanya bagi
memudahkan pengguna mengaksesnya. Semakan Audit Dalam mendapati di
HTAA, peralatan TC ini yang ditempatkan telah dijadikan stor tempat
menyimpan barang-barang perubatan yang lain. Gambaran yang lebih jelas
boleh dilihat pada Gambar J-2 dan J-3.
Gambar J-2 Gambar J-3
Bilik Yang Menempatkan Sistem TC Ruang Yang Menempatkan
Workstation Sistem TC
4.6.3 Aset Tidak Digunakan
Aset yang dibeli hendaklah digunakan mengikut fungsi yang sebenar seperti
yang dinyatakan dalam manual pengguna. Pengurusan aset yang cekap juga
dapat memastikan aset tersebut mencapai penggunaan yang optima bagi
mengelakkan berlakunya pembaziran.
Hasil lawatan Audit Dalam ke fasiliti yang dipilih mendapati Logitech
Quickcam Pro Web Camera seperti di Gambar J-4 yang dibeli tidak
digunakan sejak ia dipasang pada komputer.
Maklum Balas Bahagian Telekesihatan:
Pihak pengurusan Sistem TC (Head of Services) sedang
mengambil tindakan untuk memindahkan sistem TC di lokasi fasiliti
yang lebih bersesuaian
220 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
Pihak Audit Dalam dimaklumkan Web
Camera tidak digunakan kerana talian
internet yang perlahan dan bukan
medium utama untuk memberi dan
menerima pandangan serta khidmat
nasihat dari pakar.
4.6.4 Telefon Bimbit
Selain daripada peralatan komputer untuk sistem TC ini, fasiliti yang
berperanan sebagai Penerima juga dibekalkan dengan telefon bimbit
Blackberry beserta talian Celcom bernilai RM7,400 seunit. Telefon ini
dibekalkan kepada doktor-doktor pakar disiplin yang berkaitan sebagai alat
untuk menerima notifikasi kes dan memberi konsultasi sekiranya sistem TC
melalui komputer tidak dapat diakses pada masa tersebut.
Semakan Audit Dalam mendapati 6 fasiliti penerima yang dilawati telah
menerima telefon ini. Semasa lawatan Audit Dalam, hanya pakar Disiplin
Radiologi di HQE I sahaja yang masih menggunakannya. Pakar di HKL dan
HQE II tidak menggunakanya kerana masalah pembayaran bil manakala
Pakar Radiologi di HRPB telah memulangkannya semula kepada Bahagian
Telekesihatan KKM dan diterima pada 01/11/2010.
Pengguna memaklumkan telefon blackberry tidak lagi digunakan kerana isu
pembayaran bil selepas tamat kontrak. Pihak Audit Dalam berpendapat isu
ini telah dijelaskan dalam surat Bil. (51) dlm KKM-87/TK 5/2 Jld 11 bertarikh
28/06/2012 yang menyatakan perkhidmatan telefon ini akan
dipertanggungjawabkan kepada PTJ fasiliti masing-masing.
Gambar J-4
Maklum Balas Bahagian Telekesihatan:
Semasa merancang keperluan, semua pihak bersetuju aset berkenaan dimasukkan untuk keperluan masa hadapan yang menjamin infrastruktur ICT yang baik.
BTK memaklumkan telefon di HKL dan HQE II telah digunakan semula dan bil telah dijelaskan oleh PTJ masing-masing.
Maklum Balas Bahagian Telekesihatan:
4 fasiliti akan menggunakan Web Camera dan 11 yang lain
akan memulangkan semula kepada BTK manakala 28 fasiliti tidak
memberikan sebarang maklumbalas.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 221
4.7 Main Page Teleconsultation Web Application
Main Page Teleconsultation Web Application mengandungi 4 submodul yang terdiri
daripadaTC Overview, TC Bulletin, Forgot Password dan Login Page. Selain itu
terdapat 3 jenis login iaitu Project Management Office login (PMO Login), Training
Login dan Operation Login. Walk through ke semua modul ini mendapati kelemahan
berikut:
a. TC Quickview tidak dikemaskini;
b. Sub modul forgot password tidak berfungsi;
c. Kelemahan di dalam PMO log in adalah seperti berikut:
(i) Modul monitoring tidak berfungsi;
(ii) Carian mengikut by Case ID tidak berfungsi; dan
(iii) Hasil carian mengikut tarikh tidak tepat.
d. Laporan tidak dipaparkan dengan betul;
e. Teleconsultation Performance Statistics (TPS) dan Key Performance Indicator
(KPI) bagi disiplin neurosurgeri tidak berfungsi; dan
f. Test case dibuat pada Mod Operasi menyebabkan statistik yang dijana tidak
tepat.
4.8 Kawalan Am
Kawalan am merupakan kawalan terhadap pemprosesan komputer yang
merangkumi prosedur secara manual dan program. Kawalan am dalam persekitaran
ICT dapat memberi jaminan yang munasabah terhadap pencapaian objektif kawalan
dalaman. Semakan terhadap 1,573 pengguna sistem yang telah didaftarkan
mendapati beberapa perkara seperti berikut:-
Maklum Balas Bahagian Telekesihatan:
Pihak BTK akan membuat penambahbaikan ke atas kelemahan yang disebabkan pengaturcaraan yang salah.
Server Pemantauan yang ditempatkan di HKL adalah berbentuk pinjaman daripada pihak pembekal dan bukan dalam kontrak. Apabila kontrak tamat, pihak pembekal telah mengambil semula server berkenaan. Pihak BTK memerlukan sejumlah peruntukan bagi membeli server baru khas untuk pemantauan sistem TC ini dan permohonan tersebut telah dikemukakan dalam perluasan projek dalam RMK-10 tetapi perluasan tersebut tidak disenaraikan.
Semua ralat yang dikenalpasti telah dimasukkan dalam skop penyenggaraan yang baru untuk dibuat penambahbaikan oleh kontraktor.
BTK sedang berusaha untuk membersihkan statistik tidak tepat dan dalam proses melakukan quick guide bagi semua fasiliti bagaimana untuk melakukan housekeeping TC system bagi membersih data-data yang tidak berkenaan kekal di Mod Operasi.
222 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
a. ID Pengguna Tidak Dikemaskini
Semakan Audit Dalam mendapati kelemahan pengurusan ID pengguna adalah
seperti berikut:
(i) Kesahihan maklumat pengguna yang diragui;
(ii) Pengguna mempunyai lebih dari 1 ID;
(iii) ID kontraktor masih aktif;
(iv) Pengguna yang tidak aktif atau berpindah keluar tidak dibatalkan; dan
(v) ID tidak dipunyai oleh pengguna yang sah.
b. ID Tidak Dipunyai Oleh Pengguna Yang Sah
ID umum seperti administrator, hsajb, mo_medical, S004 dan adminderma tidak
sepatutnya digunakan untuk mengakses sistem kerana pengguna ID tersebut tidak
dapat dikenalpasti dengan jelas. Sebaliknya pengguna hendaklah menggunakan ID
yang mewakili diri pengguna sebenar.
c. Kata Laluan
Semakan Audit Dalam mendapati kelemahan pengurusan kata laluan adalah seperti
berikut:
(i) Kata laluan tidak dilindungi dan dikongsi;
(ii) Kata laluan yang lemah; dan
(iii) Tiada makluman dan peringatan bagi pertukaran kata laluan.
Maklum Balas Bahagian Telekesihatan:
Penambahbaikan telah dibuat ke atas kawalan ID dan kata laluan dalam Sistem TC berkenaan.
2013 | LAPORAN TAHUNAN 223
4.9 Helpdesk
Perenggan 17.10 kontrak menyatakan “Kontraktor hendaklah menjawab (respond)
aduan yang dibuat dalam masa 2 jam dari masa aduan dibuat melalui telefon dan
hendaklah mengambil langkah-langkah yang munasabah untuk memulakan usaha-
usaha untuk mengenalpasti serta menyelesaikan masalah tersebut dalam masa
enam (6) jam daripada masa aduan dibuat.”
Semakan ke atas laporan helpdesk di dalam sistem sehingga 31/12/2012 mendapati
tempoh kelewatan menjawab aduan adalah antara 2 hingga 92 hari. Senarai
masalah yang telah dilaporkan belum diambil tindakan penyelesaian seperti jadual
berikut:
Jadual J-3
Statistik Helpdesk sehingga 31/12/2012
Perkara 2011 2012 JUMLAH
Bil kes yang dijawab lebih dari 1 hari 44 kes 46 kes 90 kes
Tempoh Maksimum kes diselesaikan 92 hari 40 hari -
Jumlah kes Tidak dijawab 6 32 38
4.10 Jejak Audit
Arahan Teknologi Maklumat, Disember 2007 dan Surat Pekeliling Am KSU KKM Bil. 6
Tahun 2011, Dasar Keselamatan ICT KKM Versi 3.0 menyatakan setiap sistem
mestilah mempunyai jejak audit.
Pihak Audit Dalam tidak dapat mengesahkan kewujudan jejak audit kerana dokumen
yang berkaitan tidak dapat dikemukakan oleh Pentadbir Sistem.
Pentadbir Sistem ICT hendaklah menyemak catatan jejak audit dari semasa ke
semasa dan menyediakan laporan jika perlu. Ini akan dapat membantu mengesan
aktiviti yang tidak normal dengan lebih awal. Jejak audit juga perlu dilindungi dari
kerosakkan, kehilangan, penghapusan, pemalsuan dan pengubahsuaian yang tidak
dibenarkan.
Maklum Balas Bahagian Telekesihatan:
Semua masalah telah diselesaikan dalam masa yang ditetapkan
(respond) tetapi tidak ditutup di Helpdesk.
Ada sebilangan permintaan HelpDesk yang tersenarai di dalam sistem
hanya bagi tujuan latihan/testing dan pembersihan data ini akan dilakukan
secepat mungkin.
224 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013
5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Pada pendapat Audit Dalam, Sistem TC amat bermanafaat dan penggunaannya boleh
dipertingkatkan. Perbelanjaan RM13.46 juta tidak dapat memberikan value for money
sepenuhnya kepada Kerajaan sekiranya ia tidak digunakan seperti yang dirancang. Bagi
mengatasi kelemahan yang dibangkitkan dan meningkatkan pengurusan sistem TC, adalah
disyorkan supaya pihak yang terlibat mengambil tindakan seperti berikut:
a) Perancangan yang teliti terhadap keperluan peralatan sistem juga boleh
mengurangkan risiko berlakunya pembaziran akibat peralatan tidak digunakan;
b) Bahagian Telekesihatan perlu mengambil tindakan pembetulan, penambahbaikan
dan memantau dengan segera bagi mengelakkan sistem TC menjadi terbiar dan
berlaku pembaziran;
c) Kementerian/Bahagian Telekesihatan/Bahagian Pengurusan Maklumat perlu
berbincang bagi menyelesaikan masalah penambahbaikkan sistem, server
monitoring dan kapasiti kelajuan talian internet; dan
d) Kementerian/Bahagian Telekesihatan juga perlu mengambil tindakan yang
sewajarnya terhadap kelemahan sistem yang telah dibangunkan sekira ianya
diperluaskan kepada fasiliti/disiplin lain.
Maklum Balas Bahagian Telekesihatan:
Terdapat jejak audit di dalam aplikasi log dalam pangkalan data. Ia boleh
diakses oleh System Administrator bila diperlukan tetapi kepakaran bagi
mendapatkan maklumat tersebut sukar kerana kakitangan yang sedia ada belum
mahir sepenuhnya dengan sistem ini. Oleh itu TOT perlu diberikan kepada
mereka yang terlibat dan sejumlah peruntukan perlu diluluskan untuk tujuan
tersebut.
Recommended