View
218
Download
1
Category
Preview:
Citation preview
Best Value Procurement (BVP) “Vind de aanbieder die boven het maaiveld uitsteekt”
Introductie BVP deel 1, de essentie
Februari 2016
Inschrijver is expert
Selecteren Inschrijver
met meeste
toegevoegde waarde
Fase 1
Detailplanning
en
Controle kwaliteit
Fase 2
Gunning Meten & Documenteren
Fase 3
Inschrijver is NIET expert
Moet verduidelijken /
antwoord geven op
alle zorgen van OG
Globaal de selectie
5 EMVI Criteria bij BVP
1. Prestatieonderbouwing
2. Risicodossier
3. Kansendossier
4. Interviews
5. Prijs
Scores Kwalitatief deel
Dominant
slechter
dan 4
Dominant
slechter
dan 6
Neutraal Dominant
beter dan
6
Dominant
beter dan
8
2 4 6 8 10
Dominant beter of slechter moet je kunnen
beargumenteren!
Beoordelingscijfers
De waarden 2, 4, 6, 8 en 10 staan vast en zijn bij elke BVP aanbesteding gelijk
Rekenblad EMVI (GOW-principe)
Algemeen:
De 4 kwaliteitsonderdelen en de waarde (%) daarvan staan vast en zijn bij elke BVP aanbesteding gelijk.
1. Prestatieonderbouwing (20%)
2. Risicodossier (15%)
3. Kansendossier (10%)
4. Interviews Sleutelfunctionarissen (30%)
Een voorbeeld:
Er is een Plafondprijs (Pp) van € 300.000 (excl. BTW)
Er zijn 3 interviewers
Rekenblad EMVI (GOW-principe) Voorbeeld Plafondprijs (Pp)€ 300.000 (excl. BTW) Kwaliteitsonderdeel
%
van
Pp
Maximale
kwaliteitswaarde
Beoor-
delings-
cijfer
Behaalde
kwaliteitswaard
e (€ )
Totalen (€ )
2a. Prestatieonderbouwing 20% € 60.000 10 + € 60.000
+ € 7.500 2b. Risicodossier 15% € 45.000 4 - € 22.500
2c. Kansendossier 10% € 30.000 2 - € 30.000
2d. Interviews Sleutelfunctionarissen
30% € 90.000
€
30.000 6 € 0
- € 15.000 €
30.000 2 - € 30.000
€
30.000 8 + € 15.000
Totale kwaliteitswaarde criterium 2a t/m 2d - € 7.500
Inschrijfprijs
€ 285.000
Fictieve inschrijfprijs (inschrijfprijs minus totale kwaliteitswaarde) € 277.500
BVP-proces Filter 1
Toetsing Prijs,
PO, R&K-
doss.,
Planning
Filter 2
Toetsing
Referenties
Omzet enz.
Filter 3
Beoordeling, PO,
R&K-plan,
Planning
Filter 4
Interviews Filter 5
Verificatie
Filter 6
Concreti-
seringsfase
BVP-proces
Filter Onderwerp Kenmerk Fase 1: Check Formele vereisten Uitgevoerd door
aanbestedingscommissie
Filter 1 Prestatie-onderbouwing
Risicodossier
Kansendossier
(Planning)
Toetsing inschrijfprijs
Is alles aanwezig en voldoet
het aan de formele vereisten.
Inschrijfprijs boven
plafondbedrag: ongeldig
Filter 2 Uitsluitingsgronden + KvK (verplicht/facultatief)
Technische bekwaamheid
Economische draagkracht
Eigen Verklaring
(tzt nadere bewijsstukken)
Competenties / Referenties
Beroeps-
/Bedrijfsaansprakelijkheid/
Kengetallen
BVP-proces
Filter Onderwerp Kenmerk Fase 2: Beoordeling Inschrijvingen die voldoen aan
formele vereisten
Uitgevoerd door Beoordelingscommissie
Filter 3 Beoordeling Prestatie-
onderbouwing / planning
Beoordeling R&K-dossier
Projectdoelstellingen!
Géén bijtelling nav beoordeling
Fase 3: Inschrijvingen die voldoen aan min.
vereisten én geen bijtelling hebben
Uitgevoerd door Beoordelingscommissie
Filter 4 Interviews incl. beoordeling (Prijzen worden na beoordeling interviews
bekend gemaakt)
Sleutelpersonen
Fase 4: Alleen de beste Inschrijver Uitgevoerd door A-team resp. Inschrijver
Filter 5 Verificatiefase Check o.a. Geschiktheidseisen ,
Referenties en eventueel Prijs
Filter 6 Concretiseringsfase
Doel: Getekende Overeenkomst
Concretiseren van Inschrijving, o.a
uitwerking in PvA en prijsdetaillering
Projectdoelstellingen 1
• Welke (beleids)doelstellingen willen we bereiken? • Welk probleem moet opgelost zijn? • Wat zijn jullie zorgen? • Wanneer ben je happy/tevreden?
• Probeer niet in antwoorden of in oplossingen te
denken (dat moet de x-pert in jouw plaats maar doen) • Gebruik GBV • Blijf wel realistisch
Projectdoelstellingen 2
-Toetsingskader bij: - beoordeling van de kwalitatieve documenten
(Prestatie- onderbouwing, R&K-dossier)
- de interviews!
-Inschrijver dient aan te geven:
-Waarom juist hij die kan realiseren, dit aan de hand van
stellingen/beweringen
-Welke onderbouwing heeft hij daarvoor
-Waar en hoe de onderbouwing verifieerbaar is
Inschrijver geeft nog niet aan het HOE of WAARMEE !!
Prestatieonderbouwing door Inschrijver
Inschrijver beschrijft a.d.h.v stellingen waarom hij in staat is op adequate wijze invulling aan het project en de projectdoelstellingen te geven niet hoe! Relatie leggen met projectdoelstellingen Betreft onderbouwing te leveren kwaliteit prestatieniveau Gaat om sterke punten van de inschrijver specifiek voor het project onderbouwd met meetgegevens gaat niet om referenties Verifieerbare uitvoeringsinformatie Alle extra’s: in het Kansendossier Op 2 A4-tjes
Uitvoeringsinformatie
- Waarom in staat om projectdoelstellingen te realiseren.
- Kan betreffen opgedane ervaring: functioneel omschrijven !! Moet altijd in relatie staan tot Pd’n.
- Inschrijver toont aan dat hij de opdracht doorgrondt en de projectdoelstellingen van Opdrachtgever kan realiseren.
NB:
• Kan ook een minder goede ervaring zijn!
• Onderbouwen met informatie die kan worden nagetrokken
• Het hebben van ervaring scoort NIET
• Commerciële prietpraat scoort ook niet
Voorbeeld (IT-project)
“Wij garanderen een beschikbaarheid van 99.9% van het systeem. Dit is ruim 3%-punt meer dan de huidige performance in uw organisatie. De 0.1%-punt downtime plannen wij in weekenden en ’s nachts tussen 12 en 6 uur.
Deze resultaten behalen wij ook bij 25 soortgelijke organisaties als de uwe, door gebruik te maken van een twinsite-oplossing. De klanttevredenheid is daar 100%.”
Hoe zou jij dit beoordelen ?
Voorbeeld (Kantoorartikelen)
“ Wij nemen de verantwoordelijkheid voor het voorraadbeheer over. Zo kunnen wij een continue voorraad garanderen van de essentiële benodigdheden zoals pennen, potloden, schrijfblokken, printpapier etc.
Bijzondere bestellingen leveren wij binnen 24 uur. Dat is 1 dag sneller dan is aangegeven in uw eisenpakket.
Inmiddels voeren wij voor 8 grote klanten het voorraadbeheer uit. De klanttevredenheid bij die opdrachtgevers is 100% . “
Hoe zou jij dit beoordelen ?
Voorbeelden uit de praktijk
• Marketing data
- Ons bedrijf is marktleider
- Onze lange geschiedenis stelt ons in staat om het project succesvol af te ronden
- We maken gebruik van state-of-the-art processen on het project te laten slagen
• Technische data
- De sterkte van het dak is 600 psi
- Het product doorstaat de ASTM-568a test
- Wij kennen HACCP
Hou zou jij bovenstaande beoordelen? Wat zegt dit nu?
Plafondprijs
Moet gebaseerd zijn op realistische aannames
Mag niet te laag zijn
Neem alle kosten mee voor de looptijd van de
Overeenkomst/Opdracht
Plafondprijs wordt in de aanbestedingsstukken
bekend gemaakt.
Inschrijvingen hoger dan de Plafondprijs zijn ongeldig
Risicodossier
Risico’s buiten directe invloedssfeer
Risico’s die Opdrachtnemer kan en gaat beheersen
Risicobeheer is onderdeel van de Opdracht
Indien behoorlijk prijskaartje aan beheersmaatregel opnemen in Kansendossier = UITZONDERING
2 A4
Risico’s buiten directe
invloedssfeer
Projectrisico’s die Inschrijver onderkent als risico’s
die buiten zijn directe invloedssfeer liggen en die
een afwijking kunnen veroorzaken in kosten, tijd,
projectdoelstellingen en andere afspraken.
Risico’s buiten directe
invloedssfeer • Inschrijver omschrijft duidelijk de belangrijkste risico’s die
hij ziet in dit project op basis van zijn expertise
• Inschrijver geeft heldere beheersmaatregelen
• Bij voorkeur pro-actieve maatregelen
• Inschrijver maakt duidelijk de effectiviteit van de beheersmaatregel en
• de verifieerbare uitvoeringsinformatie (onderbouwing effectiviteit beheersmaatregel)
• Inschrijver laat zien dat hij de Risico’s kent en onderkent en de juiste maatregelen treft.
Doel Risicobeheer
Laten uitvoeren door de partij die dat het beste
kan
Opdrachtnemer moet zo goed mogelijk inleven
in de belangen van OG en deze behartigen.
ON neemt de leiding over het project
ON wordt pro-actief ipv re-actief
ON bereid zich voor op zaken die hij niet zelf
onder controle heeft
Risico’s:
Wat moet inschrijver niet doen We gaan samen met de Opdrachtgever om de tafel zitten
om eruit te komen
We zullen regelmatig samen: overleggen, prioriteren, keuzes maken over de te nemen beheersmaatregelen
We zullen in overleg met de Opdrachtgever een risicobeheersplan opstellen
Risico NIET weer bij Opdrachtgever leggen
Het gaat om: Risico’s minimaliseren ten behoeve van het realiseren van de Projectdoelstellingen.
Risico’s
Algemene risico’s / algemene oplossingen Veiligheidsrisico’s zijn het grootste risico We zullen vooruit plannen We zullen op tijd ontheffingen aanvragen
Wat zegt dit jou als Opdrachtgever ?
NB: Inschrijver moet alle risico’s inschatten; de belangrijkste worden opgenomen in het in te dienen Risicodossier (2 A4)
Kansen
• Kans = een optie die toegevoegde waarde geeft aan
het project
• Inschrijver moet duidelijk omschrijven:
- welke kans(en) hij ziet
- welke toegevoegde waarde de kans heeft
- verifieerbare uitvoeringsinformatie verstrekken
• Kans is extra “bovenop” de prestatieonderbouwing. Zonder Kans moet ON (ook) de
projectdoelstellingen halen.
• Beter een leeg kansendossier dan een slecht kansendossier (ivm het toekennen
van scores)
2 A4
Belangrijk bij Kansendossier:
Het gaat om: kansen maximaliseren om waarde
toe te voegen aan de projectdoelstellingen.
De kans(en) moet(en) een relatie hebben met
de Projectdoelstellingen
Kosten
Alles kosten voor de beheersmaatregelen (preventief en correctief) in het Risicodossier moet onderdeel zijn van de Inschrijfprijs.
alle risico’s inschatten; de belangrijkste worden vermeld in Risicodossier (2 A4)
Alles in het Kansendossier vormt geen onderdeel
van de Inschrijfprijs. Daarvoor moet een aparte financiële onderbouwing (envelop) ingediend worden.
Planning
planning op hoofdlijnen: van voorbereidingsfase tot en met oplevering en de nazorg. (complete looptijd)
bevat minimaal een fasering (met de meest belangrijkste milestones), de belangrijkste activiteiten en het kritieke pad
bij de planning moet inschrijver uitgaan van de uiterste opleverdatum d.w.z. eerder opleveren mag wel.
Planning: op 1 A3 + toelichting op achterzijde
Anoniem!!
• Prestatie-onderbouwing, R&K-dossier en Planning moeten anoniem worden aangeleverd ten behoeve van de beoordelingscommissie
• Dat betekent: geen bedrijfsnamen, logo’s, productnamen, technische termen, materiaalbeschrijvingen, namen van personen, namen van referenties etc.
Waarom anoniem?
Onbevooroordeelde toetsing!
Interviews
Alleen inhoudelijk nadere toelichting (verduidelijking) op het kwalitatieve deel van de Inschrijving. Niet toegestaan, tijdens de interviews af te wijken van hetgeen is ingediend in die zin, dat een essentiële wijziging dan wel aanvulling ontstaat van de Inschrijving. Al hetgeen tijdens de interviews wordt gezegd, wordt ook onderdeel van de Inschrijving en daarmee het (eventuele) contract interviews worden daarom vast gelegd (op tape en/of woordelijke notulen).
Interviews: Beoordeling
Bij beoordeling van de interviews: uitsluitend puntentoekenning voor:
de mate waarin Sleutelpersoon duidelijk heeft kunnen maken dat hij het Project (de uitvoering van de opdracht) goed doorgrondt en
mate waarin hij in staat is het Project binnen zijn functie te allen tijde goed kunnen managen.
Dus automatisch ook: kent hij de inhoud van de inschrijving van zijn bedrijf en staat hij daar achter.
Ook hier: beoordelingsteam is niet op de hoogte van de Inschrijfprijs
Interviews: Aandachtspunten
De Prestatie-onderbouwing, R&K-dossier en planning worden
niet opnieuw beoordeeld!
Vragen stellen daarover kan wel
Projectdoelstellingen ook hier belangrijk!
Sleutelpersonen: Wie
In verband met beginsel van gelijke behandeling schrijft Opdrachtgever voor welke Sleutelpersonen, op basis van functie/rol/verantwoordelijkheid (niet op naam) worden geïnterviewd.
In de inschrijving worden namen opgegeven.
• max. 3 functionarissen interviewen
• 3 afzonderlijke gesprekken
• max. 1 uur per gesprek
• 1 Interviewer
• Vragen van te voren vast, niet bekend bij geinterviewde
• Beoordelingscommissie luistert en noteert
Sleutelpersonen: Wie
• tekst Arial regular • tekst Arial regular • tekst Arial regular
• tekst Arial regular • tekst Arial regular • tekst Arial regular
Concretiseringsfase
De beste Inschrijver obv EMVI presenteert nu
het HOE
Presenteer zijn plan van aanpak, gedetailleerde
planning, KPI’s enz. enz.
ON legt uit
OG stelt kritische vragen (mag nu zelf de x-pert
spelen)
ON stelt de Overeenkomst op
Laatste vragen?
Recommended