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GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA
EMPRESA
Organizando el archivo empresarial del s. XXI
Laura Novelle
Junio 2013
¿Qué vamos a ver?
1.¿Qué es un archivo de empresa? Concepto y funciones.
2. Tipología.
3. Principales series documentales del archivo de empresa
4. ¿Y si tengo que crear un archivo?: Una propuesta práctica.
5. Algunos ejemplos de archivo empresarial en España.
Para saber más…
1. ¿Qué es un archivo de empresa?
1.1. Concepto.
1.2. Funciones.
¿Qué es un archivo de
empresa?• Concepto:
“Conjunto de documentos producidos por una
empresa en el desarrollo de las actividades
que le son propias, de manera orgánica y
automática, y conservados como testimonio
de información” [Olga Gallego]
¿Qué es un archivo de
empresa?• Concepto:
“Conjunto de documentos recibidos y generados en
el desarrollo de sus funciones por las sociedades
mercantiles necesarios para el cumplimiento de sus
objetivos de producir, transformar y comercializar
bienes y servicios, para la defensa de sus intereses
y para la configuración de una imagen de marca
corporativa”
[J.A. González Pedraza]
¿Qué es un archivo de
empresa?• Funciones:o Almacenar y permitir la correcta recuperación de
los documentos asociados a la gestión cotidiana
de la empresa.
o Proveer a la empresa de medios de prueba
(cumplimiento de normas, obligaciones
contractuales, etc.)
¿Qué es un archivo de
empresa?• Funciones:o Avalar la imagen y línea de acción de la
empresa de forma continuada en el tiempo.
o Prestar servicios de gestión documental a
todos los departamentos de la empresa
mediante flujos de trabajo debidamente
regulados.
2. Tipología
2.1. Criterios generales.
2.2. Criterio específico: destino de los fondos históricos de las
empresas (Olga Gallego)
Tipos de archivos de empresa
• Criterios generales:o Tamaño de la empresa.
o Tipo de actividad de la empresa.
o Expansión territorial de su actividad.
o Edad de los documentos.
PROBLEMA: Este criterio no aporta datos
relevantes para orientar el trabajo archivístico.
Tipos de archivos de empresa
• Según destino de sus fondos históricos
[Olga Gallego]
o Creados y mantenidos por la propia
empresa.
o Incluidos como fondos documentales de
archivos públicos (cerrados).
o Archivos gestionados por empresas de
proveedoras de servicios (outsourcing)
3. Principales series documentales del
archivo de empresa
3.1. Órganos de Gobierno.
3.2. Gestión administrativa
3.3. Producción y ventas.
3.4. Administración económica
Series documentales usuales
• Órganos de Gobierno:o Escritura única notarial.
o Estatutos Sociales.
o Actas.
o Consejo de Administración.
Series documentales usuales
• Gestión administrativa:o Libros de registro de entrada y salida.
o Relación de puestos de trabajo.
o Libro de visitas.
o Registro y gestión de personal.
o Documentación de seguridad e higiene. PRL.
o Documentación servicios médicos de empresa.
o Documentación sindical.
Series documentales usuales
• Producción y ventas:o Ficheros de proveedores y clientes.
o Contratación de suministros.
o Pedidos.
o Inventario existencias. Entrada y salida producto.
o Facturas y facturas proforma. Expedientes.
o Recibos. Cheques y pagarés. Docum. transporte.
o Correspondencia (reclamaciones, boletines, etc.)
Series documentales usuales
• Administración económica:o Libro diario: regist. cronológico asientos contables.
o Libro Mayor: se hace “a posteriori”
o Inventarios y balances.
o Cuentas anuales: balance de situación, pérdidas y
ganancias, Memoria anual.
o Libro de control económico.
o Libro de compras y ventas.
Series documentales usuales
• Administración económica:o Libro de facturas emitidas y recibidas.
o Libro de Caja.
o Registro de remuneraciones.
o Estudios de calidad e informes de implantación.
o Manuales y procedimientos de control de calidad.
4. ¿Y si tengo que crear un archivo?.
Una propuesta práctica
4.1. Análisis de la situación.
4.2. Elaboración de un proyecto de gestión.
4.3. Presentación y aprobación del proyecto.
4.4. Implantación del proyecto.
4.5. Supervisión y control.
4.6. Revisión y corrección de anomalías.
Propuesta de implementación
• Análisis y diagnóstico de la situación:oHacer la Historia de la evolución de la empresa.
o Identificar oficinas, funciones, tareas y
responsables.
oMapear flujos de trabajo, fijando la demanda
externa e interna de documentos.
oEstudiar qué tipo de documentación maneja cada
oficina: formato y metros lineales que ocupan.
Propuesta de implementación
• Análisis y diagnóstico de la situación:oCronología de la documentación y procedimientos
habituales en la empresa.
o¿Cuáles son las dificultades que la empresa tiene
con / asocia al manejo de documentación?.
oExistencia o no de instrumentos de descripción y
control, criterios de acceso y depósitos.
oNivel de informatización de la gestión documental.
Propuesta de implementación
• Proyecto de gestión:oRecursos humanos: nº personas, perfil y
formación académica.
oRecursos materiales: Locales de trabajo y
depósito, con sus ubicaciones, unidades de
instalación y mobiliario.
oRecursos tecnológicos: Equipos informáticos y
reprográficos. Equipos de envío de documentos a
distancia.
Propuesta de implementación
• Proyecto de gestión:oRecursos metodológicos: Tipo de organización
del archivo. Criterios de clasificación. Normas y
procedimientos claros, que agilicen y no supongan
un problema añadido. Indicar las relaciones entre
el sistema y otras dependencias de la empresa.
Formas de relacionar las distintas partes del
archivo.
Propuesta de implementación
• Proyecto de gestión:oRecursos metodológicos: Plazos para la
ejecución del proyecto, tiempo del proyecto,
previsión de problemas y posibles soluciones.
o Recursos económicos: Presupuesto de los
costes de creación, mantenimiento e instalación del
archivo. Posibilidades de éxito, racionalización de
los recursos y urgencia de su constitución.
Propuesta de implementación
• Presentación y aprobación:o Consejo de Administración dará visto bueno.
o Auditoría documental previa a implantación:
a)Corroborar la identificación de las series.
b)Codificarlas adecuadamente.
c)Analizar el ciclo informativo en relación con la
cultura de empresa.
Propuesta de implementación
• Implantación y puesta en marcha:oNorma general que fije los objetivos principales.
oFijar todos los ámbitos de actuación, desde gestión
a difusión.
oRegular el acceso a los documentos: niveles y
procedimientos de acceso. Tipo de reproducción.
oDar solución integral a la selección, clasificación y
transferencia de documentos.
Propuesta de implementación
• Implantación y puesta en marcha:oElaborar los instrumentos de descripción y breves
guías de uso.
oDesarrollar normas subsidiarias sobre aspectos del
reglamento. Ejs.: conservación de documentos
según su soporte(en papel, informáticos, etc.),
normas para archivos de oficina general o
normativa específica por departamentos, si se
requiere.
Propuesta de implementación
• Supervisión y control:o Imprescindible formar tanto al personal encargado
exclusivamente del archivo como en general a
todo el personal de la empresa.
oCorrecta alfabetización informacional a los
trabajadores: explicar la estructura del sistema,
datos básicos sobre los cuadros de clasificación y
normas para gestión y valoración.
Propuesta de implementación
• Supervisión y control:oDeterminar funciones y responsabilidades de cada
puesto de la empresa con respecto al archivo y los
documentos.
oDecidir el orden de implantación de acuerdo con un
índice que vaya recogiendo todas las fases y
progresos.
Propuesta de implementación
• Revisión y corrección de anomalías:oRealizar evaluaciones periódicas tras la
implantación.
oSupervisar procesos y su utilidad.
oTrabajar con eficiencia pero con flexibilidad.
oEl archivo es la segunda piel de su empresa:
desaparición o fusión de departamentos,
surgimiento de departamentos nuevos… etc.
5. Algunos ejemplos de archivo empresarial
en España
5.1. Archivo Histórico del Banco de España
5.2. Archivo de la Cristalería de Avilés – Grupo Saint Gobain
5.3. Archivo de la Fundación Hullera Vasco-Leonesa.
Archivo Banco de España
Archivo Banco de España
•Fondos:Historia económica y financiera desde su fundación
como Banco de San Carlos, a instancias de Carlos III
(2/VI/1782).
•Acceso:Mediante cita previa razonada. Se exige DNI o
pasaporte y dos cartas de aval. Se abrió a
investigadores 1982.
Archivo Saint Gobain (Avilés)
Archivo Saint Gobain (Avilés)
•Fondos:
Documentación de nivel directivo y estratégico para
todos sus centros productivos en España. El Grupo
Saint Gobain tiene presencia en España desde
principios de siglo, no obstante la factoría de Avilés
no entró en funcionamiento hasta el mes de abril de
1952.
Archivo Saint Gobain (Avilés)
•Historia:Su instalación en Asturias se debe a la construcción de
un pantano que anegaría las instalaciones fabriles de
la empresa en la localidad de Arija (Burgos). Quedan
algunos restos documentales de la Fábrica de Arija
en Avilés, fruto del traslado de la actividad productiva
y administrativa a la nueva ubicación. Se han perdido
buena parte de los materiales generados por Saint
Gobain en los años 30 y 40.
Archivo FHVL
Archivo FHVL
•Fondos:- Sociedad Anónima Hullera Vasco-Leonesa (1889-)- Industrias del Fenar S.A. (IFSA) (1962-)- Centro de investigación y Desarrollo S.A. (CIDSA) (1963-)- Minas de Barruelo S.A. (1844-1995)- Minero Dominicana El Yujo C. Por A. (1984-1995)- Sociedad Regular Colectiva Valle y Díez (1935-1943)- Agrupación de Productores de Carbón y otros Combustibles S.A. (APROCAR)(1976-1988)- Cerámica del Duero S.A. (1969-1986)- Compañía de Inversiones Inmobiliarias S.A. (CINVASA) (1973-1980)- Compañía de Inversiones Inmobiliarias S.A. (CINVASA) (1973-1980)- Financiera Benamariel S.A. (1970-1983)- Uranios de Trastamara S.A. (1963-1986)-Cementos La Robla S.A. (1957-1968)- Promotora de Minas de Carbón S.A. (PMC) (1976-1994)- Magnesitas de Rubián S.A. (1986-1991)- Vidriera Leonesa S.A. (VILESA) (1958-1995)-Carboastur S.A. (1986-1990)- Banco Industrial de León (BANILE) (1963-1977)- Anglo-Hispana de Minas (1911-1928)- Hulleras de Sabero y Anexas S.A. (1892-)
Archivo FHVL
•Servicios:• Recepción de la documentación procedente de la gestión administrativa en
los distintos departamentos de Sociedad Anónima Hullera Vasco-Leonesa.• Asesoramiento a los departamentos sobre las técnicas de organización y
transferencia de los documentos al Archivo.• Selección y organización de los documentos de acuerdo con el Cuadro de
Clasificación.• Servicio rápido y eficaz de préstamo y de información a los departamentos. • Implantación y uso de modernas tecnologías.• Conservación y custodia del patrimonio histórico documental.• Apertura a los ciudadanos y servicio personalizado a los investigadores. Difusión del contenido del Archivo
Dónde encontrar información…
Para saber más…
•González Pedraza, J.A. (2009): Los archivos de
empresas. Qué son y cómo se tratan, Gijón: Trea.
•González Pedraza, J.A.: Informe sobre los
archivos de empresas en España:
http://tinyurl.com/axsv4b7
•Novelle López. L. (2012): Archivos de empresa.
Nociones básicas sobre Historia, contenido y
gestión. Documento depositado en E-LIS:
http://eprints.rclis.org/17327/
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