Cap 10 Sist de Control Admivo

Sistema de Sistema de Control Control

AdministrativoAdministrativo

Lo que no se Lo que no se controla… se controla… se degenera.degenera.

Si queremos vivir en Si queremos vivir en una cultura de calidad una cultura de calidad es indispensable es indispensable diseñar un excelente diseñar un excelente sistema de controlsistema de control

Los sistemas de Los sistemas de control van de control van de acuerdo a las acuerdo a las

estrategias de las estrategias de las empresasempresas

Toda Toda organización organización es perfectiblees perfectible

Tipos de controlTipos de control

1.1. Control Guía y Control Guía y direccionaldireccional

2.2. Control SelectivoControl Selectivo

3.3. Control después de la Control después de la acciónacción

1. Control Guía y 1. Control Guía y direccionaldireccional

Los resultados se pueden Los resultados se pueden predecir y las acciones predecir y las acciones correctivas deben correctivas deben efectuarse antes de efectuarse antes de completar la operación. Ej completar la operación. Ej Viaje a la luna.Viaje a la luna.

2. Control Selectivo2. Control Selectivo

Se toma una muestra para Se toma una muestra para detectar si se cumplen los detectar si se cumplen los requisitos y si se puede requisitos y si se puede continuar con el proceso. continuar con el proceso. Ej. Control de calidad.Ej. Control de calidad.

3. Control después de la 3. Control después de la acciónacción

Una vez que se ha Una vez que se ha concluido la operación se concluido la operación se miden resultados y se miden resultados y se comparan con estándares comparan con estándares previamente establecidospreviamente establecidos

Objetivos del control Objetivos del control administrativoadministrativo

DiagnosticarDiagnosticarComunicaciónComunicaciónMotivaciónMotivación

Etapas para diseñar un Etapas para diseñar un sistema de control sistema de control

administrativoadministrativo1.1. Definir los resultados Definir los resultados

deseados, en base a las deseados, en base a las metas.metas.

2.2. Identificar los indicadores que Identificar los indicadores que detentan desviaciones y detentan desviaciones y corregir oportunamente fallas.corregir oportunamente fallas.

Etapas para diseñar un Etapas para diseñar un sistema de control sistema de control

administrativoadministrativo3.3. Determinar estándares de Determinar estándares de

aceptación.aceptación.

4.4. Especificar flujo de Especificar flujo de información. Definir información. Definir indicadores, forma y indicadores, forma y frecuencia de presentarlos.frecuencia de presentarlos.

Etapas para diseñar un Etapas para diseñar un sistema de control sistema de control

administrativoadministrativo5.5. Evaluación y aplicación de Evaluación y aplicación de

la acción correctiva, tratar la acción correctiva, tratar de que la brecha entre lo de que la brecha entre lo presupuestado y lo real presupuestado y lo real cada vez sea menor.cada vez sea menor.

Una estrategia que no se Una estrategia que no se implementa ….implementa ….

NO SIRVENO SIRVE.. Si faltan controles , una Si faltan controles , una

empresa se puede empresa se puede derrumbar. Ej. derrumbar. Ej. Enron. Enron.

CONTROLCONTROL¿Qué es control ?¿Qué es control ?¿Para qué sirve?¿Para qué sirve?¿Qué puedo ¿Qué puedo controlar?controlar?

CONTROLAlgunas definiciones son:

Es una función administrativa, por medio de cual se evalúa el rendimiento.

Proceso para asegurarnos de que las actividades planeadas se están cumpliendo y corregir cualquier desviación.

Control AdministrativoControl Administrativo

Proceso mediante el cual los Proceso mediante el cual los administradores influyen en otros administradores influyen en otros miembros de la organización para miembros de la organización para implantar las estrategias de ésta.implantar las estrategias de ésta.

El control administrativo El control administrativo nono es es automático.automático.

El control administrativo, requiere El control administrativo, requiere coordinación entre coordinación entre varios individuos.varios individuos.

CONTROL ADMINISTRATIVO

CONTROL ADMINISTRATIVO es el proceso por el cual los

administradores influyen en otros miembros de la

organización para implementar las estrategias

fijadas por la dirección.

Contabilidad por Contabilidad por áreas de áreas de

ResponsabilidadResponsabilidadeses

Centro de ResponsabilidadCentro de Responsabilidad

Es una unidad de la Es una unidad de la organización dirigida organización dirigida por un gerente por un gerente responsable de sus responsable de sus actividades.actividades.

Centros de Centros de ResponsabilidadResponsabilidad

Se forman para Se forman para cumplir uno a más cumplir uno a más

objetivos.objetivos.

VENTAJASVENTAJAS

Facilita la evaluación de la Facilita la evaluación de la actuación de los ejecutivos.actuación de los ejecutivos.

Proporciona información por Proporciona información por áreas y señala las que áreas y señala las que lograron o no sus objetivos lograron o no sus objetivos y las que lo superaron.y las que lo superaron.

VENTAJASVENTAJAS

Permite a cada administrador Permite a cada administrador comparar entre lo comparar entre lo realreal y lo y lo presupuestado presupuestado para atender para atender rápidamente las variaciones.rápidamente las variaciones.

Edo Resultados por áreas.Edo Resultados por áreas.

VENTAJASVENTAJAS

Motiva a utilizar la Motiva a utilizar la administración por administración por objetivos,objetivos, ya que separa el ya que separa el objetivo de la empresa en objetivo de la empresa en varios varios subobjetivos.subobjetivos.

PASOSPASOS

1.1. Definir las áreas.Definir las áreas.

2.2. Definir a los responsables Definir a los responsables por área.por área.

3.3. Definir los objetivos para Definir los objetivos para cada área.cada área.

PARTIDAS CONTROLABLESPARTIDAS CONTROLABLES

PARTIDAS NO PARTIDAS NO CONTROLABLESCONTROLABLES

TIPOSTIPOS1.1. Centros de IngresosCentros de Ingresos

2.2. Centros de GastosCentros de Gastos

3.3. Centros de UtilidadesCentros de Utilidades

4.4. Centros de InversiónCentros de Inversión

1.Centros de INGRESOS1.Centros de INGRESOS

Trata de medir captación Trata de medir captación de mercado en términos de mercado en términos

de de VENTAVENTA

Se les exige cumplir con un Se les exige cumplir con un presupuesto o cuota.presupuesto o cuota.

Centros de INGRESOSCentros de INGRESOS

Manejan precios Manejan precios predefinidospredefinidos

No pagan lo que vendenNo pagan lo que venden

2.Centros de GASTOS2.Centros de GASTOS

Son centros de Son centros de Responsabilidad en los Responsabilidad en los

que se miden en términos que se miden en términos monetarios los monetarios los insumos,insumos,

y y los productoslos productos en números en números físicos.físicos.

Centros de GASTOSCentros de GASTOS

1.1. C. de Gastos MENSURABLESC. de Gastos MENSURABLES

2.2. C. de Gastos C. de Gastos DISCRECIONALESDISCRECIONALES

GASTOS-MensurablesGASTOS-Mensurables

Se pueden calcular Se pueden calcular correctamente la mayoría correctamente la mayoría de los gastos… mano de de los gastos… mano de obra, materia prima, obra, materia prima, suministros…suministros…

GASTOS-MensurablesGASTOS-Mensurables

El responsable es evaluado El responsable es evaluado y controlado en base al y controlado en base al manejo eficiente de los manejo eficiente de los estándares.estándares.

Los responsables también Los responsables también tiene otras tareas:tiene otras tareas:

??

Los responsables también Los responsables también tiene otras tareas: normas tiene otras tareas: normas calidad, capacitación y calidad, capacitación y desarrollo de su personal, desarrollo de su personal, capacidad instalada.capacidad instalada.

Aspectos cualitativos.Aspectos cualitativos. Rotación de personalRotación de personal Ambiente de trabajoAmbiente de trabajo

GASTOS-DiscrecionalesGASTOS-Discrecionales

La misión de estos centros La misión de estos centros de responsabilidad es de responsabilidad es

SERVIR A LA LÍNEA.SERVIR A LA LÍNEA.

GASTOS-DiscrecionalesGASTOS-Discrecionales

Dependen del criterio del Dependen del criterio del gerente, pero no es un gerente, pero no es un capricho, sino respetando capricho, sino respetando las políticas previamente las políticas previamente establecidas.establecidas.

GASTOS-DiscrecionalesGASTOS-Discrecionales

Se les asigna un Se les asigna un presupuesto de gastospresupuesto de gastos

y revisa con la y revisa con la información real.información real.

Gastos discrecionalesGastos discrecionales

1.1. Pueden ser Pueden ser continuocontinuo, se , se hace año con año.hace año con año.

Ej. Edos. financieros Ej. Edos. financieros auditados, bonos de auditados, bonos de desempeño, despachos desempeño, despachos externos.externos.

Gastos discrecionalesGastos discrecionales

2.2. Especiales Especiales es decir una sola es decir una sola vez:vez:

Actividades por compra o cierre Actividades por compra o cierre de una división del negocio, de una división del negocio, ruta nueva, eliminar ruta nueva, eliminar productos de catálogo.productos de catálogo.