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PROV_2017_124_S Triple-S Salud y Triple-S Advantage, Inc. son concesionarios independientes de BlueCross and BlueShield Association
CARTA CIRCULAR #M1712149 1 de diciembre de 2017
A todos los hospitales participantes de la red de proveedores de Triple-S Salud, Inc. y Triple-S Advantage, Inc. (en adelante Triple-S)
Nueva Aplicación para el Registro Electrónico de Admisiones Hospitalarias
Durante este año, Triple-S ha estado trabajando en el desarrollo y lanzamiento de varias iniciativas innovadoras para mejorar la interoperabilidad y proveer mejoras a la tecnología puesta a la disposición de nuestros proveedores con el propósito de apoyarlos con mayores eficiencias operacionales y labores administrativas. A partir del 12 de enero de 2018 los Hospitales de nuestra red tendrán acceso a Mi Triple-S (www.mitriples.com), la nueva plataforma colaborativa que permitirá que proveedores, pacientes, cuidadores y aquellas personas que inciden sobre el cuidado de salud, tengan mayor conectividad y acceso a información necesaria para fomentar la calidad y continuidad de cuidado para los afiliados de Triple-S Advantage (“Afiliados”) y asegurados de Triple-S Salud (“Asegurados”) Care Summary, es una aplicación disponible a través de Mi Triple-S, que permite a los proveedores, incluyendo a los hospitales de nuestra red, acceso remoto a un resumen de cuidado detallado para nuestros Afiliados, que detalla el historial médico y actividad clínica basada en la información almacenada en los sistemas de Triple-S. Entre aquella información importante y relevante disponible en la aplicación Care Summary se encuentra información del Medico Primario del paciente, enfermedades o condiciones de salud diagnosticadas, alertas relacionadas a medidas HEDIS & Stars, un listado detallado de medicamentos recetados, historial de visitas a Salas de Emergencias, procedimientos ambulatorios previos, visitas a oficinas médicas, incluyendo a especialistas, información relacionada a admisiones previas, imágenes de diagnóstico, entre otras. Care Summary representa una herramienta útil disponible para múltiples proveedores de servicios de salud que trabajan en diversos entornos quienes colaboran en lograr un fin común, mejorar la calidad en los servicios y proveer tratamiento específico para los afiliados de Triple-S Advantage. Esta herramienta permite a los proveedores de servicios de salud acceso a información médica valiosa, incluyendo datos clínicos importantes de pacientes que en ocasiones presentan dificultad para recordar los mismos, esto con el objetivo de impactar positivamente resultados reduciendo duplicidad o la prescripción de órdenes innecesarias para pruebas, medicamentos, y terapias. Además, Mi Triple-S incluye una nueva aplicación llamada Census Management. Census Management ha de ser utilizada por nuestros proveedores para el registro de admisiones y altas de nuestros Asegurados y Afiliados en los hospitales de la red. Census Management también le permite a los hospitales anejar documentos relacionados a una admisión, como el Resumen de Alta, Reporte de Reconciliación de Medicamentos, resultados de laboratorios, entre otros, cuya información es requerida para proveer continuidad de cuidado de una manera adecuada para aquellos pacientes post-alta. Para su conveniencia, incluimos el manual de instrucciones para Mi Triple-S en formato de guía rápida cuyo documento asistirá al usuario con el registro y preguntas relacionadas al uso de la aplicación de Census Management.
PROV_2017_124_S Triple-S Salud y Triple-S Advantage, Inc. son concesionarios independientes de BlueCross and BlueShield Association
Es importante aclarar que la implementación de Census Management no afecta los registros de admisiones relacionados a los beneficiarios del Plan de Salud del Gobierno, ya que estos seguirán administrándose a través del Canal de Servicios Electrónicos (www.ssspr.com), dentro de las primeras 24 horas de la admisión y sujeto a los protocolos existentes para los programa guardia en vigor. Referente a la línea de negocio de Medicare Advantage, el enlace de Census Web a través de
https://webgw.sssadvantage.com/Census/ se inactivará a partir del 12 de enero de 2018. Referente
al uso de “Ses Web” para nuestra línea de negocio Comercial, favor tomar nota que la misma permanecerá disponible para todo otro propósito que no sea el registro de admisiones y altas en hospital. Además, es importante recalcar que esta comunicación no altera el requisito de registrar admisiones para Afiliados y Asegurados dentro del término requerido (48 horas), así como tampoco modifica los términos para el sometimiento de expedientes al Analista de Revisión de Utilización de Triple-S. De igual modo, esta notificación no altera las instrucciones impartidas mediante Carta Circular #M1506072 del pasado 8 de junio de 2015. No obstante, es importante destacar que este cambio de plataforma sustituye uso de la aplicación de Census para la línea de negocios Medicare Advantage dejando sin efecto las aquellas disposiciones relacionadas a Census según comunicado en la Carta Circular TSA-MM-0105-2016. Personal de Triple-S estará contactando al Director de Informática y Tecnología (IT) del hospital para coordinar un adiestramiento en persona y facilitar la adopción e uso de esta nueva tecnología. Agradeciendo siempre el excelente servicio brindado a nuestros asegurados y afiliados, le exhortamos que, de surgir alguna duda o pregunta con relación a los registros, se comunique al Centro de Servicio al Proveedor a los siguientes números de teléfono 1-877-357-9777 para la línea Comercial y 1-855-886-7474 para la línea de Medicare Advantage.
Cordialmente, Tammie L. Phillips, RN BSN, MS Dionnel Pérez-Morales Vicepresidenta Senior Vicepresidente Manejo de Estrategias Clínicas y Operaciones División de Administración de la Red
PROV_2017_126_E Triple-S Salud y Triple-S Advantage, Inc. son concesionarios independientes de BlueCross and BlueShield Association
CIRCULAR LETTER #M1712149 December 1, 2017
To all Triple-S Salud, Inc. and Triple-S Advantage, Inc. (onward Triple-S) Network Hospitals: New Application for Electronic Registration of Hospital Admissions
Throughout this year, Triple-S has continued to work on the development and launching of innovative approaches to improve interoperability and use of enhanced technology that supports healthcare providers in the administration of daily activities and other operational efficiencies. As of January 12, 2018, Network Hospitals will have access to Mi Triple-S, (www.mitriples.com), a new collaboration platform that allows healthcare providers, patients, care givers and those responsible for the delivery of healthcare services to connect and access information necessary to improve the quality and care coordination for Triple-S Advantage members (“Members”) and individuals covered by a commercial health plan subscribed through Triple-S Salud (“Insureds”). Care Summary, an application available through Mi Triple-S, allows a diversity of healthcare providers, including Network Hospitals, remote access to a comprehensive document for our Members that sets forth a patient’s medical history and clinical activity based on information stored in Triple-S’ system. Among the information made available through Care Summary is the patient’s primary care physician of record, reported conditions and diagnosis, HEDIS & Stars alerts, a detailed list of prescribed drugs, prior Emergency Department visits, outpatient procedures, office visits, including visits to a specialist, diagnostic imaging, and inpatient admissions history, among others. Care Summary represents a resourceful tool available to multiple healthcare providers in diverse settings that work towards the common goal of providing better quality and targeted treatment for Triple-S Members. This tool allows healthcare providers access to valuable medical information, including important clinical data of those patients who may have difficulty remembering the same, with the objective of positively impacting outcomes by reducing events of duplicate or unnecessary orders for tests, medication and therapy. In addition, Mi Triple-S introduces its users to an application known as Census Management. Census Management is intended to be used by Hospitals as the vehicle to register admissions and discharges for Triple-S Members and Insureds. Census Management allows Hospitals to attach documentation related to an admission such as the Discharge Summary, Medication Reconciliation Report, Laboratory Test Results, among other, which is key in providing for proper care coordination as patient’s transition to an outpatient setting. Attached in the form of a Quick Reference Guide, is additional information regarding Mi Triple-S that will assist with sign up, login and use of the Census Management application. It is important to note that the implementation of Census Management does not impact the registration of admissions for Triple-S Salud Government Health Plan (PSG) beneficiaries which shall continue to be managed through www.ssspr.com, Canal de Servicios Electrónicos, within
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the first 24 hours of admission and subject to applicable on-call program protocols currently in effect. Regarding the Medicare Advantage line of business, please note that on January 12, 2018 the
link to Census Web (https://webgw.sssadvantage.com/Census/) will be deactivated and will no
longer be in use for registering admissions of Members. Regarding the commercial line of business and use of “SES Web”, please note that the same will continue available for purposes other than the registration of admissions and discharges for Insureds. In addition, it is important to note that the following notice does not alter the requirement to perform the timely registration of admissions for Members and Insureds (within 48 hours), nor does it change the time allotted for submission of files to the Triple-S Utilization Review Analyst. In addition, this notice does not impact appeals processes nor the provisions of Circular Letter #M1506072 dated June 8, 2015. Nonetheless, this change in platform substitutes the Census application for our Medicare Advantage line of business, and therefore guidance related to Census as stated in Circular Letter TSA-MM-0105-2016 will no longer be in effect. Triple-S will be contacting your IT Director to coordinate in person training to facilitate the adoption and use of this new technology. We are greatly appreciative of the excellent service provided to our Members and Insureds. If you have any questions concerning this letter, please contact the Provider Customer Service Department at 1-877-357-9777 for Commercial and 1-855-886-7474 for Medicare Advantage.
Cordially, Tammie L. Phillips, RN, BSN, MS Dionnel Pérez-Morales Senior Vice President Vice President Clinical Management Strategic & Operations Network Management Division
1 Rev 7/2017
GUÍA DE REFERENCIA RAPIDA “CENSUS MANAGEMENT”
2 Rev 7/2017
Introducción:
Esta guía le ofrece instrucciones sobre cómo utilizar la aplicación de “Census Management” de la plataforma colaborativa Mi Triple-‐S. Esta aplicación está disponible para que el usuario pueda revisar y trabajar con el censo del hospital.
Este proceso se tramita a través de la plataforma brindando así la facilidad de hacer los siguientes pasos que se describen a continuación.
Census:
Esta aplicación se encuentra disponible en la sección “My Applications” en la opción “Census” de la plataforma Mi Triple-‐S.
La aplicación a ser utilizada es la siguiente:
Al presionar esta opción la herramienta le presentará la siguiente pantalla:
Pasos para crear una admisión:
• Oprima el botón “Create Admission” • El usuario debe completar los siguientes campos
requeridos en (Rojo): a) “Line of Business”
3 Rev 7/2017
b) “Member ID”
c) “Admission Date”
• Seleccionar el botón “Search”
Nota: La herramienta va a desplegar información relacionada a ese “Member Id” donde el usuario podrá confirmar la información del paciente que está admitiendo.
Pasos para continuar el proceso de admisión.
• El usuario debe completar los siguientes campos requeridos en (Rojo):
a. “Admission Type”
b. “Admitting Source”
c. “Admitting Physician”
• Escriba el número de NPI del médico que admite.
4 Rev 7/2017
• Si no encuentra, puede utilizar la opción “Enter data manually” (El botón tornará color anaranjado al encenderlo) para así poder entrar el “Rendering NPI” y nombre. • Luego de completar los datos oprima el botón “Select”. • Ir a la sección Admitting Diagnosis” y en la opción “Enter code to search” y entre el o los códigos de diagnósticos por el cual el paciente será admitido.
• La plataforma provee una opción para incluir notas en el caso de que el usuario lo decida. • Oprima botón “Create”. • La plataforma presentará un aviso para confirmar la creación de la admisión. El usuario debe oprimir el botón “Create”.
5 Rev 7/2017
• Para finalizar, la plataforma presentará otro aviso de confirmación indicando que ya la admisión está creada. El usuario debe oprimir el botón “Ok”.
En la pantalla principal el usuario podrá confirmar que la admisión fue creada.
En esta pantalla la lista mostrará la siguiente información:
• Member ID – Número de identificación del
paciente • Case # – Número de caso (Utilizará el
hospital para facturar) • Member Name -‐ Nombre del paciente • Admission Date – Fecha de admisión. • Gender – Género del paciente • LOS – Días de hospitalización del paciente
¿Cómo editar una admisión?:
En esta opción el usuario podrá cancelar una admisión, dar de alta a un paciente y atachar documentos
• Oprima el botón “Edit”.
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Nota: En esta pantalla la plataforma presenta un resumen de los datos de la admisión y demográfico del paciente.
En la parte baja de la pantalla existen dos botones llamados: “Create Discharge” y “Cancel Admission”.
¿Cómo crear el alta de un paciente?:
• Oprima el botón “Create Discharge”.
El usuario deberá completar los campos requeridos identificados en (Rojo):
• Seleccionar la fecha de alta “Discharge Date”. • Seleccionar la razón del alta “Discharge Reason”.
7 Rev 7/2017
• Seleccionar la transferencia del paciente “Transferred Hospital/Facility” (En el caso que aplique).
¿Cómo buscar una facilidad?
• Escriba el número de NPI. En el caso de que no encuentre el proveedor utilizando el método de búsqueda anterior, la plataforma provee como opción adicional para añadir manualmente la facilidad. • Oprima el botón “Select” para terminar la transacción. • Seleccionar los diagnósticos de alta.
8 Rev 7/2017
• La plataforma provee una opción de notas en el caso de que el usuario decida incluir información adicional. • Favor adjuntar los documentos requeridos en color (Rojo). Nota: Los documentos se pueden adjuntar en otro momento después del alta. • La plataforma presenta un aviso indicando que usted certifica que esos son los documentos finales para el alta del paciente. • Oprima el botón “Accept”. • Oprima el botón “Create”. Una vez usted oprima el botón “Create” el alta se va a generar y lo podrá ver en la pantalla principal bajo la opción “Discharge List”. ¿Cómo cancelar una admisión? Luego de presionar “Edit” la plataforma le mostrará la pantalla con la información de la admisión.
9 Rev 7/2017
En esta pantalla deberá oprimir la opción “Cancel Admission”. • Oprima el botón “Cancel Admission”. • Oprima el botón “Ok”.
Nota: Una vez usted oprima el botón “Ok” la cancelación se va a generar y lo podrá ver en la pantalla principal en la opción “Admissions Cancelled”. Se debe cancelar una admisión antes de la medianoche y 48 horas para crear la admisión.
10 Rev 7/2017
A continuación, una explicación detallada de las herramientas includas en la pantalla de resultados. Herramientas de Navegación
1. Al oprimir este ícono el usuario puede expandir la pantalla completa escondiendo las
demás aplicaciones del portal Mi Triple-‐S. 2. Lenguajes – El sistema provee poder cambiar el lenguaje inglés o español. 3. Tamaño de Letras – Provee cambiar el tamaño de letras. 4. Notificaciones – Notificación alertas emitidas por Triple-‐S. 5. Lupa – Icono para realizar búsquedas. 6. Navegador de Resultados -‐ Esta sección localizada en la parte inferior izquierda del
navegador permite que el usuario seleccione la cantidad de admisiones que desea ver por cada página.
7. Cantidad de resultado – Indica la cantidad de pacientes admitidos y registrados en al censo del hospital.
8. Identificador de páginas -‐ En la parte inferior derecha del navegador se mostrará la cantidad de páginas disponible para ver las admisiones del hospital.
11 Rev 7/2017
Nuevas funciones a implentarse en el próximo “release”
1. Para ciertos diagnósticos relacionados a métricas de “Stars” (ICD10) cuando el paciente lo admiten o lo dan de alta con uno de esos diagnósticos el sistema enviará un “email” al grupo de “Stars” y operaciones clínicas para alertarlos de la admisión. El sistema también enviará mensaje al PCP en la sección de notificaciones del “core”. 2. En la pantalla de censo y altas aparecer un total de récords en la parte alta de la pantalla. 3. El sistema verificará si es participante del programa de “Roster” de MA y ensenará una alerta si el médico de admisión no está en el “Roster”. 4. Se podrá exportar en “Excel” los récords de admisiones y altas. 5. No se podrá insertar el mismo diagnóstico más de una vez. 6. Los diagnósticos de alta no serán requeridos. 7. Se crea un nuevo rol de “Read only” que no podrá hacer ninguna transacción. 8. Se crea un nuevo rol de someter los documentos “Only”.
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