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CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
Pagina 1 de 1
Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Escrito que registra las orientaciones institucionales
Carpeta de Actas de Comité Editorial Revista Educación y Ciudad, Comité de
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09Acta de Comité de
Publicaciones
orientaciones institucionales en relación con la producción de publicaciones. FT-GD-07-08
Español X Papel XCiudad, Comité de Publicaciones y Componente de Comunicación, socialización y divulgación.
No X
Secretaria Subdirección Académica Disponible
Profesional Especializado 222-05 Subdirección Académica
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09
Estudios Previos, Estudio de Mercado, Convocatoria, Evaluación de Propuestas, Contrato para la adquisición de
Documentos precontractuales y contractuales que reposan en la carpeta del proceso para la
Español X Papel XEl expediente del proceso y contrato
No XProfesional Especializado 222-COMUNICACIÓN
Contrato para la adquisición de insumos de impresión.
la carpeta del proceso para la adquisición de insumos de impresión.
proceso y contrato reposan en la Oficina Asesora Jurídica
Oficina Asesora Jurídica Disponible
Especializado 222-05 Subdirección Académica
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09
Factura, Ingreso a Almacén, Egreso de Almacén, Cetificación de recibo de insumos por parte de la Imprenta Distrital
Documentos mediante los cuales se evidencia la recepción e ingreso al Almacén General del IDEP de Insumos para impresión de publicaciones, así mismo a través de los cuales se certifica la entrega a la
Español X Papel XCarpeta del contrato para el suministro de insumos de impresión que reposa en la Oficina Asesora
No X
Oficina Asesora
Especializado 222-05 Subdirección AcadémicaProfesional de la SubdirecciónAdministrativa Financiera y deControl Disciplinariocertifica la entrega a la
Imprenta Distrital, Alcaldía Oficina Asesora Juríridica
Oficina Asesora Jurídica Disponible
Control Disciplinario
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09
Formulario de solicitud ya sea de la Cámara Colombiana del Libro para el ISBN o a la Biblioteca Nacional de Colombia para el ISSN
Documento mediante el cual se solicita y/o asigna ISBN o ISNN a publicaciones del IDEP.
Español X Papel XCarpeta Trámites ISBN publicaciones IDEP - Centro de Documentación
No X
Centro de Documentación Disponible
Profesional Especializada 222-05 Subdirección Académica Profesional Especializada 222-03 Subdirección AcadémicaDocumentación Documentación Disponible Académica
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09Correo electrónico de entrega de documentos para diseño
Se realiza la entrega de archivos para diseño de publicaciones IDEP , a diseñador institucional o contratista
Español X Computador X XCorreo electrónico Profesional Especializada 222-05 de comunicación
No X
Disponible
Profesional Especializado 222-05 Subdirección Académica
Computador
Computador Profesional Especializada 222-05 Subdirección
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09Publicación terminadaen formato digital
Archivo finalizado de la publicación diseñada
Español X Computador X
Computador Profesional Especializada 222-05 Subdirección Académica Computador Operario Centro de Documentación Página WEB IDEP
No X
Subdirección Académica Computador Operario Centro de Documentación Página WEB IDEPCarpeta contractual Disponible
http://www.idep.edu.co/?q=libroshttp://www.idep.edu.co/?q=revista-educaci%C3%B3n-ciudadhttp://www.idep.edu.co/?q=magazin-aula-urbana
Profesional Especializado 222-05 Subdirección Académica
30 DE FEBRERO DE 2016 1 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
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Estado de lainformación
Publicada en(link página
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Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
Documento con el cual el IDEP en cumplimiento de los dispuesto por la Alcaldìa
Carpeta Serie Publicaciones, Asunto
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09Comunicación oficial preguntando a la Imprenta la disponibilidad para la impresión
dispuesto por la Alcaldìa Mayor de Bgootá, solicita a la Imprenta Distrital informar la disponibilidad de impresión de publicaciones, y de reportarla positivamente cuantificar los insumos de impresión requeridos.
Español X Papel X
Publicaciones, Asunto Solicitud de impresos - Imprenta Distrital Carpeta del contrato para el suministro de insumos de impresión que reposa en la Oficina Asesora Juríridica
No X
Secretaria Subdirección Académica Oficina Asesora Jurídica Disponible
Profesional Especializado 222-05 Subdirección Académica
Documentos
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09
Solicitud de Contratación a la Oficina Jurídica (impresión, cuando ha negativa de Imprenta Distrital)
Documentos precontractuales y contractuales que reposan en la carpeta del proceso para la adquisición de insumos de impresión.
Español X Papel X
Carpeta del contrato para el suministro de insumos de impresión que reposa en la Oficina Asesora Juríridica
No X
Oficina Asesora Jurídica Disponible
Profesional Especializado 222-05 Subdirección Académica
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09
Formato de Solicitudde Impresos ArtesGráficas EntidadesDistritales de la
Documento de la Imprenta Distrital mediante el cual el IDEP solicita la impresión de Español X Papel X
Carpeta Serie Publicaciones, Asunto
No XSecretaria
Profesional Especializado 222-COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09Distritales de laImprenta Distrital
IDEP solicita la impresión de publicaciones y/o piezas de comunicación.
Español X Papel XPublicaciones, Asunto Solicitud de impresos - Imprenta Distrital
No XSecretaria Subdirección Académica Disponible
Especializado 222-05 Subdirección Académica
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09
Memorando desolicitud de ingreso aalmacén de laspublicaciones
Documento mediante el cual el supervisor solicita el ingreso de publicaciones, informando nombre, cantidad, costo unitario.
Español X Papel X Carpeta correspondencia Interna componente
No X Secretaria Subdirección Académica Disponible
Profesional Especializado 222-05 Subdirección Académica
Resolución para Distribución de Carpeta Serie Profesional
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09
Resolución para Distribución de Publicacionesde dar de baja dealmacén
Documento que determina la forma de distribución de publicaciones IDEP.
Español Papel X
Carpeta Serie Distribución de publicaciones, Asunto Resoluciones de dsitribución
No X
Centro de Documentación Disponible
Profesional Especializado 222-03 Subdirección Académica
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09
Memorando solicitud de dar de baja dealmacén
Documento con el que se solicita al Almacén del IDEP la entrega de publicaciones para proceder a su disitribución, conforme parámetros
Español Papel X No XProfesional Especializado 222-03 Subdirección
conforme parámetros señalados en resolución.
Centro de Documentación
Centro de Documentación Disponible
03 Subdirección Académica
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09Cartas y planillas de entrega de publicaciones
Documentos mediantes los cuales se evidencia la distribución de publicaciones.
Español Papel XCarpetas Distribución de publicaciones Centro de Documentación
No XCentro de Documentación Disponible
Profesional Especializado 222-03 Subdirección Académica
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CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
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Serie Subserie
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
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Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
Profesional Especializado 222-03 Subdirección Académica
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09Página web IDEP, Redes Sociales, Boletines de Comunicación
Informacion ubicada en medios y canales de comunicación institucional, con la que se difunde la puesta en circulación de publicaciones.
Español Computador X
Página Web del IDEP
No XSubdirección Académica Profesional Especialzada 222-05Profesional Especialzada 222-03 Disponible
http://www.idep.edu.co/https://www.facebook.com/idep.bogotahttps://twitter.com/idepbogotadc
AcadémicaProfesional Especializado 222-05 Subdirección AcadémicaProfesional Unviersitario Subdirección Académica (Periodista)Página Web del IDEP 03 Disponible (Periodista)
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09Directrices de la Imprenta Distrital
Documento externo de la Imprenta Distrital que orienta los mecanismos de impresión.
Español Papel XArchivo Profesional Especialzada 222-05
No X
Archivo Profesional Especialzada 222-05 Disponible
Profesional Especializado 222-05 Subdirección Académica
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-09
Política de comunicaciones PO-DIC-01-01Estrategia de Comunicaciones MN-DIC-01-02Lineamientos Editoriales
Documentos institucionales que orientan la gestión en torno al desarrollo del Componente de Comunicación, socialización y
Español Papel X
Página Web del IDEP Carepta: Computador Profesional Especializada 222-05
No X
Subdirección Académica Archivo Profesional
Profesional Especializado 222-Lineamientos Editoriales Comunicación, socialización y
divulgación. Especializada 222-05 Subdirección Académica
Profesional Especialzada 222-05 Disponible http://www.idep.edu.co/?q=content/sistema-integrado-de-gesti%C3%B3n
Especializado 222-05 Subdirección Académica
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-10Actas de Reunión del Comité de Publicaciones FT-GD-07-08
Escrito que registra las orientaciones institucionales en relación con la producción de publicaciones. FT-GD-07-08
Español X Papel X
Carpeta de Actas de Comité Editorial Revista Educación y Ciudad, Comité de Publicaciones y Componente de Comunicación,
No X
Secretaria
Profesional Especializado 222-05 Subdirección FT-GD-07-08 Comunicación,
socialización y divulgación.
Secretaria Subdirección Académica Disponible
05 Subdirección Académica
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-10
Correos Electrónicos o Textos en físico recibidos para revisión - Textos corregidos, y preparación editorial (según medio o canal de comunicación)en formato
Documentos que se recepcionan para revisión y preparación institucional de medios y canales de comunicación
Español X X Computador X X
Computador Profesional Especializada 222-05 y Subdirector Académico Carpeta Contratos Priofesional
No XComputador Profesional Especializada 222-05 y
Profesional Especializado 222- 05 Subdirector Académicoen formato
electrónico o físicocomunicación Priofesional
Universitario (periodista)
222-05 y Subdirección Académica Disponible
AcadémicoDirector(a) Genera
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-10Correo electrónico con textos para el diseño de piezas comunicativas
Documento con piezas o medios de comunicación institucional diseñado.
Español X X Computador Computador Profesional de DiseñoGráfico
No X
Computador Profesional de DiseñoGráfico Disponible
Profesional de DiseñoGráfico
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CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
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Estado de lainformación
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web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-10Programa Radial Aula Urbana Libretos radiales
Producción radial del IDEP, así como documento escaleta con base en el cual se
Español X Paple y Digital XPrograma Aula Urbana en página WEB IDEP Libreto Carpeta
No XSubdirección Académica Oficina Aseosra
Profesional Especializado 222-05 Subdirección
produce cada programa. Libreto Carpeta contractual
Oficina Aseosra Jurídica Disponible www.idep.edu.co
05 Subdirección Académica
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-10 Página Web
La publicación de cualquier texto, imagen o vídeo debera estar revisado y aprobado por la Dirección General y/o Jefe de Área responsable de la publicación
Español X Digital X X
Página WEB IDEP
No X
Subdirección Académicay dependencias IDEP que gestionan contenidos Disponible www.idep.ed.co Funcionario responsable
Contenidos que se publican
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-10Redes Sociales
Contenidos que se publican en las redes sociales del IDEP, que son entregados a través de correo electrónico al periodista o comunicador social (Community Manager) para su revisión y difusión en Facebook y Twitter.
Español X X Digital X X Correo electrónico profesional encargado de gestión de redes sociales Redes sociales
No X
Subdirección Académica Disponible www.idep.edu.co
Subdirector Académico
Carpeta de Actas de Comité Editorial
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-10Acta de Reunión de Seguimiento FT-GD-07-08 a la estrategia de Comunicación
Escrito que registra el seguimiento institucional en relación con el desarrollo de la estrategiaFT-GD-07-08
Español X Papel X
Comité Editorial Revista Educación y Ciudad, Comité de Publicaciones y Componente de Comunicación, socialización y divulgación.
No X
Secretaria Subdirección Académica Disponible
Subdirector Académico
Documentos externos de la Alcaldía Mayor de Bogotá que
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-10Manual de Imagen Corporativa de la Alcaldía Mayor Guia web 3.0 (Alta consejería para las TIC)
Alcaldía Mayor de Bogotá que orienta el manejo de la imagen institucional, así como de contenidos y demás disposiciones de la página WEB
Español X Digital XComputador Archivo Profesional Especialzada 222-05
No X Archivo Profesional Especialzada 222-05 Disponible
Profesional Especializado 222-05 Subdirección Académica
DIVULGACIÓN Y PRO-DIC-01-10
Política de comunicaciones PO-DIC-01-01Estrategia de Comunicaciones
Documentos institucionales que orientan la gestión en torno al desarrollo del
Español X Digital X
Página Web del IDEP Carepta: Computador
No X
Subdirección Académica DIVULGACIÓN Y
COMUNICACIÓNPRO-DIC-01-10 Estrategia de Comunicaciones
MN-DIC-01-02
torno al desarrollo del Componente de Comunicación, socialización y
divulgación.
Español X Digital XCarepta: Computador Profesional Especializada 222-05 Subdirección Académica
No XAcadémica Archivo Profesional Especialzada 222-05 Disponible http://www.idep.edu.co/?q=content/sistema-integrado-de-gesti%C3%B3n
Profesional Especializado 222-05 Subdirección Académica
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Código: FT-GD-07-18
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clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
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Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
Actas de reunión delComponente
Escrito que registra la definición de lineamientos para medios institucionales
Carpeta de Actas de Comité Editorial Revista Educación y Ciudad, Comité de
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-11ComponenteEstrategia decomunicacionesFT-GD-07-08
para medios institucionales que mejoren la comunicación, clima y cultura organizacional.FT-GD-07-08
Español X Papel XCiudad, Comité de Publicaciones y Componente de Comunicación, socialización y divulgación.
No X
Secretaria Subdirección Académica Disponible
Lideres de Proceso o jefes deoficina
DIVULGACIÓN Y
Actas de reunión delComponente
Diseñar e implementar acciones de comunicación
Carpeta de Actas de Comité Editorial Revista Educación y Ciudad, Comité de Profesional
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-11ComponenteEstrategia decomunicacionesFT-GD-07-08
acciones de comunicación interna y externa
Español X Papel XCiudad, Comité de Publicaciones y Componente de Comunicación, socialización y divulgación.
No X
Secretaria Subdirección Académica Disponible
Profesional especializada 222-05 o delegado de laSubdirección Académica
DIVULGACIÓN Y
Actas de reunión delComponente
Recibir, revisar y producirinformación de las dependencias
Carpeta de Actas de Comité Editorial Revista Educación y Ciudad, Comité de Publicaciones y
Profesional especializada 222-05 o delegado de laSubdirección DIVULGACIÓN Y
COMUNICACIÓNPRO-DIC-01-11
ComponenteEstrategia decomunicacionesFT-GD-07-08
dependenciasdel IDEP a publicar en losmedios internos.
Español X Papel X Publicaciones y Componente de Comunicación, socialización y divulgación.
No X
Secretaria Subdirección Académica Disponible
Subdirección Académica olíder de proceso o jefe de área
DIVULGACIÓN Y PRO-DIC-01-11
Actas de reunión delComponenteEstrategia de
Recibir y revisar la información de las dependencias del IDEP a
Español X Papel X
Carpeta de Actas de Comité Editorial Revista Educación y Ciudad, Comité de Publicaciones y No X
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-11 Estrategia decomunicacionesFT-GD-07-08
dependencias del IDEP a publicar en los medios externos.
Español X Papel X Publicaciones y Componente de Comunicación, socialización y divulgación.
No X
Secretaria Subdirección Académica Disponible
Subdireccion Academica
DIVULGACIÓN Y PRO-DIC-01-11
Actas de reunión delComponenteEstrategia de
Evaluar la ges ón de lacomunicación externa Español X Papel X
Carpeta de Actas de Comité Editorial Revista Educación y Ciudad, Comité de Publicaciones y No X
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-11 Estrategia decomunicacionesFT-GD-07-08
comunicación externa Español X Papel X Publicaciones y Componente de Comunicación, socialización y divulgación.
No X
Secretaria Subdirección Académica Disponible
Subdireccion Academica
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CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
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Serie Subserie
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Estado de lainformación
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web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
Actas de reunión delComponente
Carpeta de Actas de Comité Editorial Revista Educación y Ciudad, Comité de
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN
PRO-DIC-01-11ComponenteEstrategia decomunicacionesFT-GD-07-08
Apoyar la elaboración deeventos de divulgación.
Español X Papel XCiudad, Comité de Publicaciones y Componente de Comunicación, socialización y divulgación.
No X
Secretaria Subdirección Académica Disponible
Subdireccion Academica
DIVULGACIÓN Y PRO-DIC-01-11
Política de comunicaciones PO-DIC-01-01Estrategia de Comunicaciones
Documentos institucionales que orientan la gestión en torno al desarrollo del
Español X Papel X
Página Web del IDEP Carepta: Computador
No X
Subdirección Académica DIVULGACIÓN Y
COMUNICACIÓNPRO-DIC-01-11
Estrategia de Comunicaciones MN-DIC-01-02Lineamientos Editoriales
torno al desarrollo del Componente de Comunicación, socialización y
divulgación.
Español X Papel XCarepta: Computador Profesional Especializada 222-05 Subdirección Académica
No XAcadémica Archivo Profesional Especialzada 222-05 Disponible http://www.idep.edu.co/?q=content/sistema-integrado-de-gesti%C3%B3n
Profesional Especializado 222-05 Subdirección Académica
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-12 Comunicación de entrega de la
publicación
Es una comunicación por la cual se hacen entregas de los documentos al Centro de Documentación
Español X Papel X X Carpeta de publicaciones recibidas
No X Operario Centro de Documentación Disponible
Centro de Documentación - Subdirección Académica
DIVULGACIÓN Y
Documento que permite conocer los lineamientos o Centro de DIVULGACIÓN Y
COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-12 MN-DIC-01-01 Manual de Procesos Técnicosconocer los lineamientos o políticas para el manejo de colecciones y publicaciones del Centro de Documentación
Español X Papel XExpediente Manual de Procesos Técnicos
No X Operario Centro de Documentación Disponible
Documentación - Subdirección Académica
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-12 Resgistro bibliográfico de
publicaciones
El registro bibliográfico de cada publicación es almacenado en el catálogo bibliográfico del centro de documentación el cual se maneja a través de un software
Español X Computador X
Catálogo del Centro de Documentación
No X
Técnico en Sistemas
Disponible y publicado
http://186.154.205.235/
Oficina Asesora de Planeación
Es la comunicación de un
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-13 Solicitud de información
Es la comunicación de un usuario tanto interno como externo solicitando información del Centro de documentación
Español X Computador X Correo Electrónico del Centro de documentación
No X Operario Centro de Documentación Disponible
Centro de Documentación - Subdirección Académica
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-13 Registro de solicitudes
realizadas
Las solicitudes que se realizan de manera presencial se lleva un registro en excel para generar la estadística de consulta del Centro de Documentación
Español X Computador X Computador del Operario del Centro de Documentación
No X Operario Centro de Documentación Disponible
Centro de Documentación - Subdirección Académica
Las solicitudes que se
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-13
FT-AU-10-03
Encuesta de satisfacción de usuarios
Las solicitudes que se realizan de manera presencial se lleva un registro en excel para generar la estadística de consulta del Centro de Documentación
Español X Computador X
Archivo electrótino de tabulación de encuestas que genera el área de sistemas del IDEP
No X
Técnico en Sistemas Disponible
Oficina Asesora de Planeación
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-09 Cartas de entrega de libros
Se remiten los libros a entregar de acuerdo a la resolución de publicaciones a través de comunicación oficial
Español X Papel X Distribución de Publicaciones (Código TRD 27)
Si
DISTRIBUCIÓN DE PUBLICA
X Operario Centro de Documentación Disponible
Centro de Documentación - Subdirección Académica
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Estado de lainformación
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web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-09 Cartas de entrega de libros en
canje
Se remiten los libros a entregar por canje de acuerdo a la resolución de publicaciones a través de comunicación oficial
Español X Papel X Canje de Material Bibliográfico (Código TRD 11)
Si
CANJE DE MATERIAL BIBLIOG
X Operario Centro de Documentación Disponible
Centro de Documentación - Subdirección Académicacomunicación oficial TRD 11) BIBLIOG Documentación Disponible Académica
DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN PRO-DIC-01-09
Planillas deentrega depublicaciones
En los eventos en los que particioa u organiza el IDEP y que se hacen entrega de publicaciones, se lleva un registro de quienes las reciben como control y evidencia
Español X Papel XDistribución de Publicaciones (Código TRD 27)
SiDISTRIBUCIÓN DE PUBLICACIONES
XOperario Centro de Documentación Disponible
Centro de Documentación - Subdirección Académica
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 Memorando Interno Español
DIRECCIÓN Y PRO-DIP-02-08 Informe de Revisión por la EspañolPLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 Dirección Español
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 FT-GD-07-08 Acta de reunión Español
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 FT-MIC-03-03 Plan de Mejoramiento Español
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-01 FT-GD-07-08 Plan Estratégico de Desarrollo
InstitucionalAlineación estratégica del
Instituto. Español x Papel x Carpeta PEDI NO N/A N/A x
Profesional Especializado
Oficina Asesora de Planeación
Disponible y publicado
http://www.idep.edu.co/wp-
content/uploads/2014/10/PL-
DIP-02-01PEDI-
Oficina Asesora de Planeación.
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-02 FT-GD-07-08 Acta de comité directivo
Acta que incluye la identificación del problema, los antecedentes y situación actual para la formulación del
proyecto.
Español x Papel x Carpeta actas de comité de Dirección NO N/A N/A x Dirección
General Disponible N/A Dirección General
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-02 FT-GD-07-09 Documento proyecto
Documento del proyecto donde se describe el
problema o necesidad, solución al problema y se
describe todo lo que se va a realizar el IDEP en inversión
Español x Papel x Carpeta documento proyecto NO N/A N/A x
Profesional Especializado
Oficina Asesora de Planeación
Disponible y publicado
http://www.idep.edu.co/wp-
content/uploads/2014/03/FICHA-EBI-702-
2015.pdf
Oficina Asesora de Planeación.
realizar el IDEP en inversión durante el Plan de Desarrollo 2015.pdf
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-03 N/A Documento Propuesta del
Anteproyecto de Presupuesto
Documento donde se programa lo que va a realizar el IDEP para el siguiente año
Español x Papel x Carpeta Anteproyecto NO N/A N/A x
Profesional Especializado
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-04 FT-DIP-02-01 Plan de Acción
Herramienta gerencial que permite efectuar el
seguimiento sectorial a la planeación estratégica a
través del cumplimiento de las metas establecidas en sus
Español x Papel x Carpeta Plan de Acción Si 45 45,4 x
Profesional Especializado
Oficina Asesora de Planeación
Disponible y publicado
http://www.idep.edu.co/wp-
content/uploads/2014/10/plan
_de-_acci%C3%B3
Oficina Asesora de Planeación.
metas establecidas en sus objetivos estratégicos.
_acci%C3%B3n_2015_v5.pdf
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-05 FT-DIP-02-08 Plan Operativo Anual POA
Instrumento en el que cada dependencia establece los objetivos y las metas que
pretende alcanzar en el plazo de un año
Español x Papel x Carpeta POA NO N/A N/A x
Profesional Especializado
Oficina Asesora de Planeación
Disponible y publicado
http://www.idep.edu.co/?page_
id=453
Oficina Asesora de Planeación.
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-06 FT-DIP-02-05 Fichas
Documento interno donde se especifica que se va a realizar en cada actividad del Plan de
acción
Español x Papel x Carpeta electrónica NO N/A N/A x
Profesional Especializado
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
30 DE FEBRERO DE 2016 7 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
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Serie Subserie
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-07 FT-DIP-02-02 Plan de Adquisiciones
Instrumento que consolida los objetos contractuales para el desarrollo de los proyectos de
inversión
Español x Papel x Carpeta Plan de Adquisiciones NO N/A N/A x
Profesional Especializado
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
Memorando remitido a los
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 N/A
Memorando interno de solicitud de información para la Revisión por la Dirección
Memorando remitido a los Líderes de Proceso por parte
de la Oficina Asesora de Planeación, para la solicitud
de la información que sustenta el informe de
revisión por la Dirección.
Español x Papel xCarpeta Electrónica
"Revisión por la Dirección"
NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 N/A
Memorando interno de entrega en medio magnético de información para la Revisión
Memorando remitido a la Oficina Asesora de
Planeación por parte de los Líderes de Proceso, para la Español x Papel x Carpeta "Revisión por
la Dirección" NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora Disponible N/A Oficina Asesora de PlaneaciónPLANEACIÓN información para la Revisión
por la Dirección entrega de la información que sustenta el informe de
revisión por la Dirección.
la Dirección" Oficina Asesora de Planeación
Planeación
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 N/A Informe de Revisión por la
Dirección
Informe consolidado por la Oficina Asesora de
Planeación, que contiene la información a ser presentada para el proceso de revisión
por la Dirección.
Español x PDF xCarpeta Electrónica
"Revisión por la Dirección"
NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
Define el objetivo y las acciones a desarrollar en las Profesional
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 PL-DIP-02-02 Plan Institucional de
Participación
temáticas priorizadas para la participación ciudadana, definiendo los espacios o instancias de participación
más convenientes.
Español x PDF x http://www.idep.edu.co/?page_id=17252 NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible y publicado
http://www.idep.edu.co/?page_
id=17252
Oficina Asesora de Planeación
DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN PRO-DIP-02-08 N/A Informe de Participación
Ciudadana
Informe que evidencia los avances de las actividades
planteadas en el Plan Institucional de Participación
Ciudadana
Español x PDF xCarpeta Electrónica
"Participación Ciudadana"
NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
Solicitud por parte del líder del Carpeta "Solicitudes Profesional MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-01 FT-MIC-03-04Solicitud de creación, modificación o anulación de documentos
Solicitud por parte del líder del proceso y el referente técnico para crear, modificar, o anular
un documento en el SIG
Español x Papel x
Carpeta "Solicitudes de modificación,
creación o anulación de documentos"
NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-01 FT-MIC-03-08 Listado maestro de documentos
Formato que relaciona todos la documentación existente en
el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad
Español x Excel x http://www.idep.edu.co/?page_id=5530 NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible y publicado
http://www.idep.edu.co/?page_
id=5530
Oficina Asesora de Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-01 N/A Aprobaciones de la documentación vigente.
Impresión de las firmas de la primera hoja de los
documentos controlados Español x Papel x
Carpeta "Documentación del
Sistema Integrado de NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora Disponible N/A Oficina Asesora de PlaneaciónCONTINUO documentación vigente. documentos controlados
como soporte físico.Sistema Integrado de
Gestión"Oficina Asesora de Planeación
Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-01 N/A Documento Controlado
Documento original que ha sido distribuido, difundido ,
divulgado, revisado y actualizado, según el
procedimiento de control de documentos, sobre este documento no se debe realizar ningún tipo de
enmendadura
Español x Word / Excel / PDF x http://www.idep.edu.co/
?page_id=5568 NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible y publicado
http://www.idep.edu.co/?page_
id=5568
Oficina Asesora de Planeación
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CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-01 N/A Documento Obsoleto
Documentos que ya no tienen vigencia porque se han
generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto
deben ser claramente Español x Word / Excel /
PDF x Carpeta "Obsoletos" NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora Disponible N/A Oficina Asesora de PlaneaciónCONTINUO deben ser claramente
identificados como tal en el SGC.
PDF Oficina Asesora de Planeación
Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-01 N/ACorreo electrónico de socialización de cambios en la documentación del SIG
Comunicación electrónica enviada a todos los servidores de la entidad de socialización
de cambios en la documentación del SIG
Español x PDF xCarpeta Electrónica
"Correos de Socialización SIG"
NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y PRO-MIC-03-02 FT-GD-07-08 Acta de reunión - Grupo de
trabajo ambiental
Acta generada en reunión con el grupo de trabajo ambiental para identificar los aspectos Español x Papel x NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora Disponible N/A Oficina Asesora de PlaneaciónCONTINUO trabajo ambiental para identificar los aspectos
ambientales de la entidad.Oficina Asesora de Planeación
Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y PRO-MIC-03-02 N/A
Formato de matriz deidentificación deaspectos y valoración
Instrumento diseñado por la autoridad ambiental para
identificar los elementos de una actividad y producto (bien
y/o servicio) que realiza la entidad u organismo distrital
endiferentes escenarios,
relacionadas a la interacción Español x Excel x NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora Disponible N/A Oficina Asesora de PlaneaciónCONTINUO de impactos
ambientales con el ambiente, permitiendo
valorar el daño que potencialmente se deriva de
dicha actividado producto y la identificación
apropiada del control operacional.
Oficina Asesora de Planeación
Planeación
MEJORAMIENTO
Se envía mediante correo electrónico la matriz de
identificación de aspectos y Mensaje de Profesional Universitario Oficina Asesora de MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-02 N/A Correo Electrónicoidentificación de aspectos y
valoración de impactos ambientales para su revisión por parte del grupo de trabajo
ambiental.
Español x Mensaje de correo electrónico x NO N/A N/A x Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
MEJORAMIENTO FT-MIC-03- Plan de Mejoramiento por
Elementos de control que contienen los planes
administrativos con las acciones de mejoramiento
que a nivel de los procesos y de las áreas responsables
dentro de la entidad pública, http://www.idep.edu.co/Profesional Universitario Disponible y http://www.idep Oficina Asesora de MEJORAMIENTO
INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-03 FT-MIC-03-03
Plan de Mejoramiento por procesos
dentro de la entidad pública, deben adelantarse para
fortalecer su desempeño y funcionamiento, en procura de
las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en
su conjunto.
Español x Excel x http://www.idep.edu.co/?p=17699 NO N/A N/A x Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible y publicado
http://www.idep.edu.co/?p=176
99
Oficina Asesora de Planeación
30 DE FEBRERO DE 2016 9 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
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Descripción del Soporte
Inte
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clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y PRO-MIC-03-03 N/A Seguimiento al Plan de
Mejoramiento por procesos
Actividades a través de las cuales se verifica el
cumplimiento de la ejecución de las acciones propuestas en Español x PDF x http://www.idep.edu.co/
?p=17699 NO N/A N/A x Jefe Oficina de Control Interno
Disponible y publicado
http://www.idep.edu.co/?p=176 Oficina Asesora de
PlaneaciónINTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-03 N/A Mejoramiento por procesos de las acciones propuestas en el plan de mejoramiento por procesos y se consolida de manera mensual por la OCI.
Español x PDF x ?p=17699 NO N/A N/A x Control Interno publicado .edu.co/?p=17699 Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-03 N/AInforme trimestral de estado de acciones del plan de mejoramiento
Informe que consolida la Oficina Asesora de
Planeación en las que se evidencia el estado de las acciones formuladas por
proceso en el Plan de Mejoramiento por procesos.
Español x Power Point / PDF x
Carpeta electrónica "Informe plan de
mejoramiento"NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-03 N/ACorreo electrónico con solicitud de información para la Autoevaluación a la gestión
Comunicación electrónica enviada a todos los Líderes
de Proceso en el que se solicita el seguimiento a las
herramientas que sustentan el procedimiento de
autoevaluación a la gestión
Español x PDF xCarpeta Electrónica "Autoevaluación a la
gestión"NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-03 FT-MIC-03-05 Hoja de vida deindicadores
Formato que facilita la definición de criterios
comunes y coordinados para la formulación y seguimiento a Español x Excel / PDF x http://www.idep.edu.co/
?page_id=5530 NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora Disponible y
publicado
http://www.idep.edu.co/?page_
id=5530
Oficina Asesora de PlaneaciónCONTINUO los indicadores de gestión de
la entidadde Planeación id=5530
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-03 FT-MIC-03-06 Mapa de riesgos por proceso
Herramienta que permite organizar la información sobre
los riesgos de la entidad y visualizar su magnitud, con el
fin de establecer las estrategias adecuadas para
su manejo
Español x Excel x http://www.idep.edu.co/?page_id=5530 SI 41 41,1 x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible y publicado
http://www.idep.edu.co/?page_
id=5530
Oficina Asesora de Planeación
Informe que consolida la Oficina Asesora de
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-03 N/A Informe Anual de Autoevaluación a la Gestión
Oficina Asesora de Planeación en las que se
evidencia los avances obtenidos por proceso
respecto a las herramientas que soportan la
Autoevaluación a la Gestión
Español x PDF xCarpeta Electrónica "Autoevaluación a la
gestión"NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-04 FT-GD-07-08 Acta de reunión
Acta generada en reunión realizada entre gestor ambiental y director(a)
general para aprobar la matriz de identificación de aspectos
Español x Papel x Expediente PIGA NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de PlaneaciónCONTINUO de identificación de aspectos
y valoración de impactos ambientales
de Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-05 N/A
Certificado de informede Planificacióngenerado por laplataforma Storm User
Generado por el aplicativo STORM WEB de la SDA Español x PDF x Computadro del PIGA NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-05 FT-GD-07-11
Listas de asistenciasy/o correoselectrónicos y/oregistro fotográfico
Listado de asistencia a talleres de socialización de la
matriz de identificación de aspectos y valoración de
impactos ambientales.
Español x Papel x NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
30 DE FEBRERO DE 2016 10 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
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clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y PRO-MIC-03-05 N/A
Formato Informe deseguimiento Plan de
Formulario a cargar en el STORM diseñado por la
Secretaría Distrital de Ambiente en donde se
registran los avances del plan Español x Excel x NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora Disponible N/A Oficina Asesora de PlaneaciónINTEGRAL Y
CONTINUOPRO-MIC-03-05 N/A seguimiento Plan de
acción de la vigencia registran los avances del plan de acción con la
implementación de los controles definidos.
Español x Excel x NO N/A N/A x Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-05 N/A
Formato01_0000002019Formulación Anual Plande Acción PIGA.
Formulario a cargar en el STORM diseñado por la
Secretaría Distrital de Ambiente en donde se registran los programas
ambientales del PIGA, susobjetivos, metas, indicadores,
Español x Excel xhttps://www.secretariadeambiente.gov.co/stor
mWeb/NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
responsables, presupuesto y actividades a desarrollar
durante la vigencia.
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-05 N/A
Correo electrónicoenviado a losintegrantes del Grupo deTrabajo Ambiental conel Plan de Acción del PIGA de la vigencia
Remisión del plan de acción PIGA de la vigencia corriente al grupo de trabajo ambiental
para revisión y solicitud de ajustes.
Español x Mensaje de correo electrónico x NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
MEJORAMIENTO Correo electrónicoenviado al Gestor Remisión del plan de acción
PIGA de la vigencia corriente Mensaje de Profesional Universitario Oficina Asesora de INTEGRAL Y
CONTINUOPRO-MIC-03-05 N/A Ambiental del Instituto
con el Plan de Accióndel PIGA de la vigencia
PIGA de la vigencia corriente al gestor ambiental del IDEP
para su aprobación.
Español x Mensaje de correo electrónico x NO N/A N/A x Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-05 N/A
Correos electrónicos,carteles, avisos, folletos,etc., por medio de loscuales se realice lasocialización de losmensajes.
Mensajes de correo electrónico y material impreso
de socialización de programas, campañas,
estrategias y actividades de gestión ambiental.
Español x Mensaje de correo electrónico x Correo del PIGA NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
Listado y fotografías en donde se registra la asistencia de los
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-05 FT-GD-07-11
Listado de asistencia acapacitaciones y/oregistro Fotográfico
se registra la asistencia de los servidores públicos a los
talleres y jornadas de capacitación/sensibilización
realizadas de cada programa del PIGA.
Español x Papel, fotografías NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-05 N/AFormato deInspeccionesHidrosanitarias del PIGA
Formato en donde se registran las inspecciones mensuales realizadas a las instalaciones hidrosanitarias
de la entidad.
Español x Papel NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
de la entidad.
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-05 N/A
Correos electrónicosenviados a laAdministración deledificio informandofugas o goteos en lasinstalacioneshidrosanitarias comunesdel edificio
Mensajes de correo electrónico remitidos a la administración del centro
empresarial arrecife informado fugas, daños o
goteos en las instalaciones hidrosanitarias con que
cuenta la entidad.
Español x Mensaje de correo electrónico x NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
30 DE FEBRERO DE 2016 11 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Estado de lainformación
Publicada en(link página
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Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-05 FT-GT-12-08
Registro demantenimiento deequipos de cómputo,impresoras y escáneres
Registro de mantenimiento de equipos de cómputo,
escáneres e impresoras realizados por la OAP a los
equipos de la entidad.
Español x Papel x NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
equipos de la entidad. de Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-05 N/AConvenio deCorresponsabilidadfirmado
Acuerdo de corresponsabilidad suscrito
entre el IDEP y una organización de recicladores
habilitada por la UAESP
Español x Papel x NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación
MEJORAMIENTO INTEGRAL Y CONTINUO
PRO-MIC-03-05 GU-GC-08-01Fichas de CriteriosAmbientales aprobadaspor el Gestor Ambiental
Guía de criterios ambientales para las compras y la gestión
contractual del IDEPEspañol x PDF x
http://www.idep.edu.co/wp-
content/uploads/2015/04/GU-GC-08-01-Guias- NO N/A N/A x
Profesional Universitario
Oficina Asesora Disponible y
publicado
http://www.idep.edu.co/wp-
content/uploads/2015/04/GU-
GC-08-01-Oficina Asesora de
PlaneaciónCONTINUO por el Gestor Ambiental contractual del IDEP para-criterios-Ambientales.pdf
de Planeación Guias-para-criterios-
Ambientales.pd
ESTUDIOS PRO-EST-04-01 Ficha del estudio, Diseño, Estrategia
Se cuenta con la información más relevante de los estudios entre los que cabe resaltar alcance,justificación, objetivos, resultados e impacto, población beneficiaria, territorialización, cronograma, indicadores,
Español Documentos word
profesional -
si
FT- DIP-02-05 presupuesto y plan de adquisiciones. x x
Carpeta Oficina Asesora de Planeación NO X
Especializado 222-3 OAP Disponible
Oficina Asesora de Planeación
ESTUDIOS PRO-EST-04-02
FT-GD-07-08
Acta de Reunión
Los resultados de lasreuniones de loscomponentes para laformulación, seguimiento yevaluación de los estudios seevidencian en las actas dereuniones.
español
x
Actas de reuniones
xCarpetas de los componentes NO X
Profesionales Subdirección académica Disponible
no subdirección Académica
Presentan la ejecución de las actividades
ESTUDIOS PRO-EST-04-02
N/A
Productos de los estudiosactividades de acuerdo con los compromisospactados en el plan de trabajo
español
x
Productos
xCarpetas de Supervisión NO X OAJ Disponible
no OAJ
ESTUDIOS PRO-EST-04-02N/A
sEstablece las fechas y productos que se tienen previsto
españolx
Cronogramas de actividades x
Carpeta de los expedientes NO X OAJ Disponible no OAJ
DISEÑOS PRO-EST-04-03N/A
Proyecto institucional Documento diagnóstico del problema
Previa concertación de la estructura del diseño se reciben los productos
españolx
Documento diagnóstico x
Carpetas de los componentes NO X
Profesionales Subdirección académica Disponible
no subdirección Académica
DISEÑOS PRO-DIS-05-01 Documento Marco referencial del Diseño
El equipo del componente hace una construcción español Documento Carpetas de
Profesionales Subdirección no subdirección
AcadémicaDISEÑOS PRO-DIS-05-01N/A del Diseño hace una construcción
colectiva del marco referencialespañol
xDocumento
xCarpetas de los componentes NO X
Subdirección académica Disponible
no Académica
DISEÑOS PRO-DIS-05-03
N/A
Documento de orientaciones para validación de Productos
A través de la retroalimentación, progresiva se acompañan los estudios y se alimenta el diseño de cada componente.
español
x
Documento
x Carpeta NO X
Profesionales Subdirección académica Disponible
no subdirección Académica
ESTRATEGIA PRO-ETT-06-03
N/A
Informes de seguimiento
En estos documentos se informa la relación de cumplimiento de las actividades de acuerdo a lo programado.
español
x
Documento
x Carpeta NO X
Profesionales Subdirección académica Disponible
no subdirección Académica
30 DE FEBRERO DE 2016 12 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
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Estado de lainformación
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Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
ESTRATEGIA PRO-ETT-06-01
FT-GD-07-08
Acta de reunión
En Comité académico se divulga el resultado del estudio del componente y se priorizan las acciones a realizar.
español
x
Documento
x Carpeta NO X
Profesional Subdirección Académica 222-3 Disponible
no subdirección Académica
realizar. x x Carpeta NO X Académica 222-3 Disponible
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-01
FT-GD-07-08
Acta Reunión Comité Interno de Gestión Documental
A través del una reunión se aprueba el Programa de Gestión documental y su evidencia de aprobación es el acta del comité
Español X Papel XExpediente de Actas (Código TRD 2.9)
Si
ACTAS
Actas del Comité de Gestión Documental
X
Profesional Especializado 222-03, Subdirección Académica Disponible Gestión Documental
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-01 Boletín Informativo Interno
A través del Boletín Interno el cual se envía por correo electrónico a todos y todas las funcionarias del IDEP se divulga el PGD
Español
X
Computador X Archivo virtual de Boletín Interno en Google Drive
Si BOLETINES DE PRENSA
X
Profesional Especializado 222-05, Subdirección Académica
Disponible y publicado
http://www.idep.edu.co/?cat=11
Componente de Comunicaciones
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-01
Informe de gestiónsemestral del procesode Gestión Documental
Cada tres (3) meses se entrega a la Subdirección Administrativa el informe de las actividades realizadas en Gestión Documental
Español X Papel X Archivo de la Subdirección Académica
No XSecretaria Ejecutiva de la Subdirección Académica Disponible
Subdirección Académica
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-01
PG-GD-07-01
Programa de Gestión Documental
Documento que consolida la Política deGestión Documental del IDEP.
Español X Papel X
Expediente del SIGA
No X
Profesional Especializado 222-03, Subdirección Académica
Disponible y publicado
http://www.idep.edu.co/?page_id=5553#GestionDocumental Gestión Documental
A través de memorando el INSTRU Profesional
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-02 Memorando
A través de memorando el líder de área solicita la modificación de la tabla de retención documental
Español X Papel XExpediente Tablas de Retención Documental
SiMENTOS DE CONTROL
Tablas de Retención Documental
XEspecializado 222-03, Subdirección Académica Disponible Gestión Documental
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-02
FT-GD-07-02
Tabla de Retención DocumentalFormato controlado por el cual se elabora la TRD del IDEP
Español X Papel X Tabla de Retención Documental (Código TRD 36.1)
Si
INSTRUMENTOS DE CONTROL
Tablas de Retención Documental
X
Profesional Especializado 222-03, Subdirección Académica
Disponible y publicado
http://www.idep.edu.co/?page_id=5553#GestionDocumental Gestión Documental
GESTIÓN PRO-GD-07-02 ResoluciónActo administrativo por la cual se adopta y se difunde la TRD Español X Papel X
Expediente de Resoluciones de Si
Resoluciones de la X
Secretaria Ejecutiva de la GESTIÓN
DOCUMENTAL PRO-GD-07-02
FT-GJ-09-02
Resolución se adopta y se difunde la TRD del IDEP
Español X Papel X Dirección General (Código TRD 51.2)
Si RESOLUCIONES
Dirección General
X Dirección General Disponible Dirección General
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-03 Comunicación externa recibida Documento informativo que
llega al IDEP para su gestión Español X X Computador X
Digitaliza y almacena en correspondencia recibida del programa de Gestión Documental del IDEP (SIAFI)
No X
Técnico de Sistemas Disponible
Oficina Asesora de Planeación - Sistemas
GESTIÓN Planilla de reparto de
La planilla se genera a través del programa de gestión documental del IDEP y se GESTIÓN
DOCUMENTAL PRO-GD-07-03Planilla de reparto decomunicacionesexpedida por SIAFI
documental del IDEP y se imprime para colocar firma de entrega y recibido de la comunicación a la persona responsable de su trámite
Español X X Computador X
Carpeta de entrega de documentos recibidos
No XAuxiliar Administrativo de la SAFYCD Disponible
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-03
MN-GD-07-02
Manual de Archivo y Correspondencia
El manual contiene los lineamientos para el manejo de la correspondencia en el IDEP
Español X Papel X
Expediente del SIGA
No X
Profesional Especializado 222-03, Subdirección Académica
Disponible y publicado
http://www.idep.edu.co/?page_id=5553#GestionDocumental Gestión Documental
30 DE FEBRERO DE 2016 13 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
Pagina 1 de 1
Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
Ana
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Inte
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clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
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ada
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da
Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-04 Comunicación del IDEP a envíar
Son las comunicaciones que se emiten desde el IDEP hacía una entidad o persona externa
Español X X Computador X
Digitaliza y almacena en correspondencia recibida del programa de Gestión Documental del IDEP
No X
Técnico de Oficina Asesora de Planeación - externa Documental del IDEP
(SIAFI)Técnico de Sistemas Disponible
Planeación - Sistemas
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-04 Guías de la empresa de
mensajería
Las comunicaciones son entregadas a la empresa de mensajería para su correspondiente entrega al destinatario. Para ello se entrega cada comunicación con una guía diligenciada para su control
Español X X Computador X La empresa de envíos digilaza la guía y la coloca en la web para su control
No X
Auxiliar Administrativo de la SAFYCD Disponible
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
Se elabora una planilla en
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-04 Planilla de despacho de
comunicaciones
excel para el control de envío de documentos donde se le coloca el número de guía con que se envío el documento y el enlace a la guía de entrega firmada de recibida la comunicación
Español X Computador X
Google Drive
No X
Auxiliar Administrativo de la SAFYCD Disponible
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-05 Cronograma de Transferencias
Documentales
A través de una planeación para recibir los archivos de gestión como transferencia documental primaria, se Español X Papel X Expediente de Si
INSTRUMENTOS DE CONTRO Transferenci X
Profesional Especializado DOCUMENTAL Documentales elabora el cronograma para
entrega y recepción de expedientes
Transferencias Documentales (Código TRD 36.2)
L DOCUMENTAL
as Documentales
222-03, Subdirección Académica Disponible Gestión Documental
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-05 Circular
Documento por el cual se adopta y se difunde el Cronograma de Transferencias Documentales del IDEP
Español X Papel XExpediente de Circulares de la OAJ
No XSecretaria Ejecutiva de la Oficina Asesora Jurídica Disponible
Oficina Asesora Jurídica
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-05 Formulario Único de Inventario
Documental
Herramienta a través de las cuales se listan los expedientes a transferir con Español X Papel X
Expediente de Transferencias Si
INSTRUMENTOS DE
Transferencias X
Profesional Especializado 222-03, DOCUMENTAL PRO-GD-07-05
FT-GD-07-06
Documental expedientes a transferir con su correspondiente información
Español X Papel XDocumentales (Código TRD 36.2)
SiCONTROL
Documentales
XSubdirección Académica Disponible Gestión Documental
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-05 Memorando
Documento a través se hace entrega formal de la transferencia documental al Archivo Central del IDEP y en dado caso se puede devolver la Transferencia para sus ajustes
Español X Papel X Expediente de Transferencias Documentales (Código TRD 36.2)
Si
INSTRUMENTOS DE CONTROL DOCUMENTAL
Transferencias Documentales
XProfesional Especializado 222-03, Subdirección Académica Disponible Gestión Documental
GESTIÓN PRO-GD-07-06 Solicitud de expediente por Soporte por el cual se recibe la solicitud de préstamo de un Español X Correo X No X
Correo de Secretario GESTIÓN
DOCUMENTAL PRO-GD-07-06 Solicitud de expediente por correo electrónico la solicitud de préstamo de un
expedienteEspañol X Correo
Electrónico X
Correo Electrónico
No X Secretario Ejecutivo del Archivo Central Disponible Gestión Documental
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-06
FT-GD-07-06
Formulario Único de Inventario Documental del Archivo Central
Base de Datos en excel a través de las cuales se listan los expedientes que reposan en el Archivo Central.
Español X Computador X CD (Código TRD 37.2) y Computador el Archivo Central
Si INVENTARIOS
Inventario Único Documental
X Secretario Ejecutivo del Archivo Central Disponible Gestión Documental
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-06
FT-GD-07-03
Préstamo deExpedientes
Formato por el cual se relacionan y controlan los expedientes en préstamo
Español X Papel X
CD (Código TRD 37.2)
Si INVENTARIOS
Inventario Único Documental
X
Correo de Secretario Ejecutivo del Archivo Central Disponible Gestión Documental
30 DE FEBRERO DE 2016 14 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
Pagina 1 de 1
Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
Ana
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clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN DOCUMENTAL PRO-GD-07-07
FT-GD-07-18
Control de Registros
Herramienta por la cual se registran todos los documentos que manejan los procesos y procedimientos del SIG del IDEP.
Español X Computador XComputador del Profesional a cargo de la Gestión Documental del IDEP
SiINVENTARIOS
Inventario Único Documental
X
Profesional Especializado 222-03, Subdirección Académica Disponible y publicado
http://www.idep.edu.co/?page_id=5553#GestionDocumental Gestión Documental FT-GD-07-18 SIG del IDEP. del IDEP RIOS Documental Académica Disponible y publicadoonDocumental Gestión Documental
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GC-08-01 Acta de inicio
Acta suscrita por el supervisordel contrato y el contratistaque da cuenta de la fecha deinicio del contrato, el objeto,plazo y valor.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 Programación PAC
Correo dirigido al Tesoreroprogramando el pago alcontratista, de acuerdo con Español X Correo
Electrónico X Correo del Tesorero NO N/A N/A X Tesorero Disponible NO
SubdirecciónAdministrativafinanciera y deCONTRACTUAL las condiciones pactadas en
el contrato.
Electrónico Control Disciplinario- Tesorería
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GC-08-24 Informe de avance y/o
actividades
Registro de las actividadesdesarrolladas por elcontratista y los productosentregados.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
Registro de las generalidadesdel contrato, pago de aportes Contratos
Contratos de Prestación
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GC-08-04 Certificado de Supervisión o
interventoría
del contrato, pago de aportesa seguridad social, periodofacturado, valor a pagar yvalor pendiente por cancelaral contratista.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GC-08-44
Concepto del supervisor sobre el informe de avance del contrato
Manifestación escrita delsupervisor sobre el desarrollodel objeto del contrato, segúncondciones pactadas.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 Memorando de autorización de
pago
Memorando dirigido altesorero autorizando el pagoal contratista.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN Documento que da cuenta de Aplicativo SIAFI y Aplicativo SIAFI yContratos
y
Contratos de Prestación de servicios Secretaria Oficina AsesoraGESTIÓN
CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 Acta de ejecución SIAFIDocumento que da cuenta dela ejecución del contrato,periodo y valor a pagar.
Español X X Aplicativo SIAFI y papel X Aplicativo SIAFI y
Expediente Contractual SI y Convenio
s
de servicios XSecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GF-14-15 Liquidación de salud, pensión y
fondo de solidaridad contratistas
Obligación de ley, queestablece que el contratistadebe estar asegurado ensalud, pensión y ARL.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
30 DE FEBRERO DE 2016 15 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
Pagina 1 de 1
Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
Ana
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clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GC-08-02 Acta de liquidación
Acta suscrita por la partes alfinalizar el contrato quepermite el balance de larelación contractual, Español X Papel X
Archivo de GestiónOficina Asesora SI
Contratos y
Convenio
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina Asesora Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GC-08-02 Acta de liquidación relación contractual,
cumplimiento por parte delcontratista y los pagosefectuados por la entidad.
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica
SI Convenios
X Oficina AsesoraJurídica
Disponible no
https://www.contratos.gov.co/
Jurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GC-08-28 Certificación de terminación de
contrato
Acta suscrita por el supervisordel contrato que que permiteestablecer en que condcionestermino el contrato, elcumplimiento por parte delcontratista y los pagosefectuados por la entidad.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.co
Oficina AsesoraJurídica
efectuados por la entidad. ntratos.gov.co/
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-01 FT-GC-08-35 Certificación contrato
Constancia que expide ladirección general, respectodel contrato celebrado.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
Requisito de ley paracontratos de prestación deservicios profesionales o de Archivo de Gestión
Contratos de Prestación SecretariaGESTIÓN
CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GTH-13-24 Solicitud de certificación existencia personal disponible
apoyo a la gestión conpersona natural, quedesvirtua la existencia denóminas paralelas en laentidad.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos de servicios XSecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GTH-13-25 Certificación de Talento
Humano
Requisito de ley paracontratos de prestación deservicios profesionales o deapoyo a la gestión conpersona natural, quedesvirtua la existencia de
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
desvirtua la existencia denóminas paralelas en laentidad.
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09
Documento que acredite que el contratista es único oferente en el mercado o RUP que acredite tal situación
Documento que acredita queel contratista es únicooferente en el mercado (Parael caso de la CAUSAL:Cuando no exista pluralidadde oferentes en el mercado).
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
Requisito de ley para Contratos de Prestación Profesional
SubdirecciónAdministrativa,
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GRF-11-09 Solicitud de certificación de
existencia de bienes
Requisito de ley paraestablecer que en la entidadexisiten o no bienes que sevan a adquirir, con el fin decontrolar los inventarios.
Español X Papel X Archivo de GestiónServicios Generales SI Contratos
Prestación de servicios X
ProfesionalUniversitarioServiciosGenerales
Disponible NO
Administrativa,Financiera y deControl Disciplinario- ServiciosGenerales
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GRF-11-13
Certificación de la almacenista sobre la existencia de bienes, cuando se trata de bienes muebles
Documento que establece laexistencia o no en inventariosde los bienes que se van aadquirir para la entidad.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
30 DE FEBRERO DE 2016 16 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
Pagina 1 de 1
Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
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Descripción del Soporte
Inte
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clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-10 Estudios previos contratación
directa
Documento de altaimportancia, donde seplasma la necesidad de lacontratación, el objeto acontratar y las demás Español X Papel X
Archivo de GestiónOficina Asesora SI
Contratos y
Convenio
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina Asesora Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-10 directa contratar y las demás
condciones para la futuracontratación del bien oservicio.
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica
SI Convenios
X Oficina AsesoraJurídica
Disponible no
https://www.contratos.gov.co/
Jurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-46
Evaluación jurídica a los estudios previos y de conveniencia
Documento interno expedidopor la OAJ, donde consta quelos estudios previos para lacontratación de prestación deservicios profesionales y deapoyo a la gestión conpersona natural estan
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
persona natural estanajustados a la ley y resolucióninterna de honoraios.
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-DIP-02-06 Solicitud de Viabilidad de
Inversión
Requerimiento interno antela OA de Planeación, comoprerequisito para laexpedición del CDP.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
Documento expedicio por la
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-DIP-02-07 Viabilidad Inversión
Documento expedicio por laOA de Planeación en dondehace constar qu el objeto estáen plan de adquisiciones, ylos recursos oficilespertenecen a un determinadocomponente, meta para lavigencia y actividad.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
El referente técnico de lacontratación debe verificar enel aplicativo SAIFI, que el Archivo de Gestión Contratos
Contratos de Prestación SecretariaGESTIÓN
CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Solicitud de contratación SIAFI
el aplicativo SAIFI, que elobjeto de la contratación quese requiere y el valorpresupuestados estanpreviamente registrados enesta plataforma.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GF-14-17 Solicitud de Disponibilidad
Presupuestal
Requerimiento de ley yobedece al principio deplaneación en la contrataciónestatal.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
NO
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
ProfesionalEspecializado depresupuesto
Disponible NO
SubdirecciónAdministrativa,Financiera y deControl Disciplinario- Presupuesto- Presupuesto
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
Documento Oficial dedisponibilidad presupuestalde los recursos.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
30 DE FEBRERO DE 2016 17 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
Pagina 1 de 1
Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
Ana
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Inte
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rno Cuenta con
clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
Públ
ica
Cla
sific
ada
Res
erva
da
Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Oferta suscrita por el contratista
Documento mediante el cualel contratista de prestación deservicios profesionales y deapoyo a la gestión conpersona natural y/o jurídica, Español X X Papel X
Archivo de GestiónOficina Asesora SI
Contratos y
Convenio
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina Asesora Disponible NO Oficina Asesora
JurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Oferta suscrita por el contratista persona natural y/o jurídica,manifiesta su ofrecimiento ycondiciones para contratarcon la entidad.
Español X X Papel X Oficina AsesoraJurídica
SI Convenios
X Oficina AsesoraJurídica
Disponible NO Jurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Hoja de vida de la función
públicaFormato oficial de Hoja deVida para entidades públicas. Español X X Papel X
Archivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09
Certificación expedida por el representante legal de no encontrarse ni él ni la entidad que representa inhabilidad para contratar.
Documento donde consta lamanifestacion clara y precisadel futuro contratista de noencontrarse incurso eninhabilidad o incompatibilidadpara celebrar el contrato.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09
Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la cámara de comercio o
Documento legitimo paraestablecer la naturaleza ypersoneria jurídica de una Español X X Papel X
Archivo de GestiónOficina Asesora SI
Contratos y
Convenio
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina Asesora Disponible NO Oficina Asesora
JurídicaCONTRACTUAL por la cámara de comercio o por la entidad competente
personeria jurídica de unaente comercial. Jurídica Convenio
s Jurídica Jurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal o de quien haga sus veces.
Fotocopia del documento deidentidad. Español X X Papel X
Archivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
Autorización de la Junta de Contratos de
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09
Autorización de la Junta de Socios, Junta Directiva o Asamblea General de Socios, al Representante Legal para celebrar el contrato respectivo, cuando hubiere lugar.
Documento que faculta alrepresentante legal de unente comercial para celebrarcontratos, cuando la mismajunta lo ha limitado.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09
Certificado de antecedentes disciplinarios, expedido por la Procuraduría General de la Nación
Documento exigido por ley,donde consta las sancionesdisciplinarias del contratista.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
Nación disciplinarias del contratista. Jurídica s Jurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09
Certificado de antecedentes disciplinarios, expedido por la Personería de Bogotá
Documento exigido por ley,donde consta las sancionesdisciplinarias del contratista.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
30 DE FEBRERO DE 2016 18 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
Pagina 1 de 1
Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
Ana
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Estado de lainformación
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Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09
Certificación del boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la
Documento exigido por ley,donde consta laresponsabilidad fiscal del Español X X Papel X
Archivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenio
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL Contraloría General de la
Naciónresponsabilidad fiscal delcontratista. Jurídica Convenio
s Jurídica Jurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09
Certificado de antecedentes judiciales, expedido por la Policía Nacional
Documento exigido por ley,donde consta las condenasjudiciales o de policia delcontratista.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
Certificación del Revisor Fiscal Contratos de
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09
Certificación del Revisor Fiscal o Representante Legal y/o contador público que acredite el cumplimiento del pago de aportes a la seguridad social integral y parafiscales
Documento exigido por ley,para garantizar los pagos delcontratista o sus empleados ala seguridad social.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 RUT Documento tributario. Español X X Papel X
Archivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
s
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 RIT Documento tributario. Español X X Papel X
Archivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
Contratos Contratos de Prestación
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Certificación Bancaria
Documento que indica que elcontratista es titular de unacuenta bancaria.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09
Formulario único declaración juramentada de Bienes y Rentas Persona Natural
Formato oficial para ladeclaración de bienes yrentas del contratista.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Balance general Persona
Jurídica
Documento que da cuentasobre el estado financiero deuna empresa, en una fechaespecífica.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
30 DE FEBRERO DE 2016 19 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Estado de lainformación
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Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Fotocopia de la Libreta Militar Fotocopia de la Libreta Militar. Español X X Papel X
Archivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL Jurídica Jurídica Jurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09
Pago de planilla o certificación en los aportes al sistema de seguridad social integral, en calidad de cotizante
Documento en donde severifica el pago de laseguridad social delcontratista.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
Contratos de
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Examen médico de Salud
Ocupacional de ingreso
Documento de ley que dacuenta del estado de saludfísica y mental del contratista.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Certificado de afiliación o
vinculación a ARL
Documento expedido por laARL que certifica la afiliacióndel contratista.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Autorización al IDEP para que
afiliar al contratista a la ARL
Documento mediante el cualel contratista autoriza al IDEPpara afiliarlo a la ARL.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
Idoneidad, experiencia y capacidad para ejecutar
Contratos de Prestación
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-07
capacidad para ejecutar contrato de prestación de servicios profesionales, de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos
Documento que da cuenta delperfil y experiencia delcontratista
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-09 Memorando de solicitud de
contratación directa
Memorando dirigido al jefe dela oficina asesora jurídicasolicitando la contratación yremitiendo los documentospre-contractuales.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
pre-contractuales.
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Acto administrativo de
justificación de la contratación
Documento de ley, en dondeconsta la justificación de lacausal de la contratacióndirecta.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.contratos.gov.co/
Oficina AsesoraJurídica
30 DE FEBRERO DE 2016 20 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Inte
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clasificaciónSÍ / NO
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Estado de lainformación
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Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-16 Minuta de contrato
Documento oficial quecontiene las especificacionesde las partes contractuales y Español X Papel X
Archivo de GestiónOficina Asesora SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina Asesora Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-16 Minuta de contrato de las partes contractuales y
las cláusulas a las que secompromenten.
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica
SI Contratos X Oficina AsesoraJurídica
Disponible no
https://www.contratos.gov.co/
Jurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-47 Minuta Convenio
Documento oficial quecontiene las especificacionesde las partes y las cláusulas alas que se compromenten.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Convenios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.co
Oficina AsesoraJurídica
ntratos.gov.co/
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Registro presupuestal Compromiso presupuestal. Español X X Aplicativo SIAFI y
papel X Aplicativo SIAFI yExpediente Contractual SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
ProfesionalEspecializado depresupuesto
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NOOficina AsesoraJurídica -Presupuesto
GESTIÓN Documento que garantiza elcumplimiento del contrato, Archivo de Gestión Contratos
y
Contratos de Prestación de servicios Secretaria Oficina AsesoraGESTIÓN
CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Póliza cumplimiento del contrato,debe ser expedida poraseguradora.
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica
NO y Convenio
s
de servicios X Oficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Aprobación de la póliza
Documento que expide SIAFI,donde consta la aprobaciónde las garantía en lostérminos exigidos en elcontrato.
Español X X Aplicativo SIAFI y papel X Aplicativo SIAFI y
Expediente Contractual SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 Memorando de designación de
supervisión
Memorando expedido por ladirección general y dirigido alsupervisor del contrato endonde se le asigna lasupervisión del contrato.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-18 Solicitud de modificación
contractual
Documento de sustentotécnico que elabora elsupervisor del contrato, para Español X Papel X
Archivo de GestiónOficina Asesora SI
Contratos y
Convenio
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina Asesora Disponible NO Oficina Asesora
JurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-18 contractual supervisor del contrato, paramodificarlo ya sea en plazo,valor o en alguna obligación.
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica
SI Convenios
X Oficina AsesoraJurídica
Disponible NO Jurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-40 Minuta de modificación
contractual
Documento oficial quecontiene la modificacióncontractual, debe ser firmadopor las partes.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI
Contratos y
Convenios
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.contratos.gov.co/
Oficina AsesoraJurídica
30 DE FEBRERO DE 2016 21 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-27 Acta de terminación anticipada
de contrato
Documento mediante el cuallas partes contractualesmanifiestan su voluntad de Español X Papel X
Archivo de GestiónOficina Asesora SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina Asesora Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-27 de contrato manifiestan su voluntad de
terminar el contrato antes deplazo pactado.
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica
SI Contratos X Oficina AsesoraJurídica
Disponible no
https://www.contratos.gov.co/
Jurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-09 FT-GC-08-48 Certificación de cierre del
expediente contractual
Documento mediante el cualel supervisor del contratocertifica que los amparos delcontrato han vencido y secierra el expedientecontractual.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.co
Oficina AsesoraJurídica
ntratos.gov.co/
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-30 Estudios previos convocatorias
públicas
Documento de altaimportancia, donde seplasma la necesidad de lacontratación, el objeto acontratar y las demáscondciones para la futuracontratación del bien oservicio.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.contratos.gov.co/
Oficina AsesoraJurídica
Documento mediante el cualContratos de Prestación
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-17 Solicitud de cotizaciones
Documento mediante el cualel referente técnico sondealos precios del mercado delbien o servicio a contratar.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 Cotizaciones
Documento mediante el cualel comerciante presenta elvalor de mercado de losbienes o productos cotizados.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-11 Estudio de mercado
Análisis del sondeo de losprecios del mercado del bieno servicio a contratar.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
Documento de ley mediante Archivo de Gestión
Contratos de Prestación Secretaria
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/we
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-32 Aviso convocatoria pública
Documento de ley medianteel cual se públican lasgeneralidades de un procesode convocatoria pública.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
a.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.contratos.gov.co/
Oficina AsesoraJurídica
30 DE FEBRERO DE 2016 22 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Inte
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Serie Subserie
Públ
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Estado de lainformación
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Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 Resolución que ordena la
apertura del proceso
Acto administrativo medianteel cual se oficiliza el proceso Español X Papel X
Archivo de GestiónOficina Asesora SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaDirección Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no Dirección General CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 apertura del proceso el cual se oficiliza el procesode convocatoria pública.
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica
SI Contratos X DirecciónGeneral
Disponible no
https://www.contratos.gov.co/
Dirección General
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-34 Pliego de condiciones licitación
pública
Documento oficial mediante elcual la entidad establece lascondciones y reglas departicipacion de laconvocatoria pública
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.co
Oficina AsesoraJurídica
ntratos.gov.co/
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-42 Formulario de respuestas
Documento mediante el cualla entidad presenta respuestaa las observacionespresentadas a los pliegos decondiciones.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.contratos.gov.co/
Oficina AsesoraJurídica
Contratos de https://www.contrataciónbogot
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-43 Adenda
Documento oficial mendianteel cual se modifica el pliegode condciones.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
a.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.contratos.gov.co/
Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-36 Acta de cierre
Documento que se levantapara hacer constar la entregade las propuestaspresentadas por los oferentes Español X Papel X
Archivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL presentadas por los oferentes
en la fecha y hora prevista enel cronograma del proceso.
Jurídica Jurídica no
https://www.contratos.gov.co/
Jurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-20 Planilla convocatorias públicas
Documento de control depresentación de ofertas y laasistencia a las audienciasque se desarrollen en elproceso de convocatoriapública.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.contratos.gov.co/
Oficina AsesoraJurídica
ntratos.gov.co/
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 Memorando designado
evaluadores
Documento oficial quedetermina la consolidación del
comité evalaudor de laspropuestas allegadas alproceso.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
30 DE FEBRERO DE 2016 23 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Inte
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clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
Públ
ica
Cla
sific
ada
Res
erva
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-39
Informe verificación de los requisitos habilitantes de carácter jurídico
Documento donde consta laverificación de los requisitosjurídicos de cada una de las Español X Papel X
Archivo de GestiónOficina Asesora SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina Asesora Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-17 FT-GC-08-39 carácter jurídico
convocatorias públicasjurídicos de cada una de laspropuestas allegadas alproceso.
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica
SI Contratos X Oficina AsesoraJurídica
Disponible no
https://www.contratos.gov.co/
Jurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17
Informe verificación de los requisitos habilitantes de carácter técnico
Documento donde consta averificación de los requisitostécnicos de cada una de laspropuestas allegadas alproceso.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.co
Oficina AsesoraJurídica
ntratos.gov.co/
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 Acta de audiencia de
adjudicación
Documento que se levantapara hacer constar eldesarrollo de la diligencia deadjudicación en la fecha yhora prevista en elcronograma del proceso.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaDirecciónGeneral
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.contratos.gov.co/
Dirección General
Acto administrativo donde se Contratos de https://www.contrataciónbogot
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 Resolución de adjudicación
Acto administrativo donde seresuelve la adjudiciación delproceso de convocatoriapública al proponentefavorecido.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Prestación de servicios X
SecretariaDirecciónGeneral
Disponible
a.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.contratos.gov.co/
Dirección General
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-17 Resolución declaratoria de
desierto
Acto administrativo donde seresuelve la declaratoria dedesierta del proceso de Español X Papel X
Archivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaDirecciónGeneral
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no Dirección General CONTRACTUAL desierto desierta del proceso deconvocatoria. Jurídica General no
https://www.contratos.gov.co/
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-18 FT-GC-08-33 Pliego de condiciones concurso
de méritos
Documento oficial mediante elcual la entidad establece lascondciones y reglas departicipacion de laconvocatoria pública
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos XSecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.contratos.gov.co/
Oficina AsesoraJurídica
ntratos.gov.co/
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-18
Acta audiencia de tipificación, estimación y asignación de riesgos
Documento que se levantapara hacer constar que laentidad propició un espacio alos interesados en el procesocon fecha y hora determinadaen los pliegos de condiciones,
para que presentenobservaciones o aclaracionesal pliego de condciones yrevisar los riegos asignados.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos XSecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.contratos.gov.co/puc/buscador.h
tml
Oficina AsesoraJurídica
30 DE FEBRERO DE 2016 24 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
Ana
lógo
Dig
ital
Elec
trón
ico
Descripción del Soporte
Inte
rno
Exte
rno Cuenta con
clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
Públ
ica
Cla
sific
ada
Res
erva
da
Custodio de lainformación
Estado de lainformación
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Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-19 FT-GC-08-14 Pliego de condiciones subasta
inversa
Documento oficial mediante elcual la entidad establece lascondciones y reglas de Español X Papel X
Archivo de GestiónOficina Asesora SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina Asesora Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-19 FT-GC-08-14 inversa condciones y reglas de
participacion de laconvocatoria pública
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica
SI Contratos X Oficina AsesoraJurídica
Disponible no
https://www.contratos.gov.co/
Jurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-19 FT-GC-08-41 Acta audiencia de adjudicación
(Subasta Inversa)
Acto administrativo donde seresuelve la adjudiciación delproceso de convocatoriapública al proponentefavorecido.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.co
Oficina AsesoraJurídica
ntratos.gov.co/
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-19 FT-GC-08-45 Lances
Documento oficial quepermite a los oferenteshabilitados presentar suspropuestas económicas ensede de la subasta inversa.
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.contratos.gov.co/
Oficina AsesoraJurídica
Documento oficial mediante el Contratos de https://www.contrataciónbogot
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-19 FT-GC-08-13 Pliego de condiciones selección
abreviada de menor cuantía
Documento oficial mediante elcual la entidad establece lascondciones y reglas departicipacion de laconvocatoria pública
Español X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
a.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.contratos.gov.co/
Oficina AsesoraJurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-19 Listado manifestaciones de
interés
Documento formal del CAV,que establece los interesadosen participar en el proceso, Español X X Papel X
Archivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL interés en participar en el proceso,
debidamente registardos. Jurídica Jurídica no
https://www.contratos.gov.co/
Jurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-19 Acta de Sorteo de interesados
en participar en el proceso
Documento formal del CAV,que establece a lo sumo 10participantes debidamenteregistardos para quepresenten propuesta en elproceso de convocatoriapública.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.contratos.gov.co/
Oficina AsesoraJurídica
ntratos.gov.co/
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-20 FT-GC-08-22 Estudios previos mínima cuantía
Documento de altaimportancia, donde seplasma la necesidad de lacontratación, el objeto acontratar y las demáscondciones para la futuracontratación del bien oservicio.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.contratos.gov.co/
Oficina AsesoraJurídica
30 DE FEBRERO DE 2016 25 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
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Inte
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-20 FT-GC-08-15 Invitación pública mínima
cuantía
Documento oficial mediante elcual la entidad establece lascondciones y reglas de Español X X Papel X
Archivo de GestiónOficina Asesora SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina Asesora Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
noOficina AsesoraJurídicaCONTRACTUAL PRO-GC-08-20 FT-GC-08-15 cuantía condciones y reglas de
participacion de laconvocatoria pública.
Español X X Papel X Oficina AsesoraJurídica
SI Contratos X Oficina AsesoraJurídica
Disponible no
https://www.contratos.gov.co/
Jurídica
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-20 FT-GC-08-38
Informe verificación de los requisitos habilitantes de carácter jurídico mínima cuantía
Documento donde consta laverificación de los requisitosjurídicos de cada una de laspropuestas allegadas alproceso.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.co
Oficina AsesoraJurídica
ntratos.gov.co/
GESTIÓN CONTRACTUAL PRO-GC-08-20 FT-GC-08-37 Carta de aceptación de la oferta
Documento oficial mediante elcual la ordenadora del gastoacepta la oferta de bienes oservicios habilitada de menorprecio y que contiene enterminos generales lascondiones de cumplimientodel objeto contratual.
Español X X Papel XArchivo de GestiónOficina AsesoraJurídica
SI Contratos
Contratos de Prestación de servicios X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible
https://www.contrataciónbogota.gov.co/es/web/cav3/ciudada
no
https://www.contratos.gov.co/puc/buscador.h
Oficina AsesoraJurídica
Asesoría Jurídica a las Formato donde se registran Oficina Asesora Secretaria Oficina AsesoraGETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-01 FT-GJ-09-03 Asesoría Jurídica a las dependencias del IDEP las consultas y conceptos por
parte de la OAJ.Español X Papel X Oficina Asesora
Jurídica NO N/A N/A X Oficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GETIÓN JURÍDICA
PRO-GJ-09-01 Solicitud de Concepto Memorando interno o correoeletectrónico solicitando laconsulta jurídica.
Español X X Papel - correo electrónico X Oficina Asesora
Jurídica NO N/A N/A XSecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GETIÓN JURÍDICA
PRO-GJ-09-01 Concepto JurídicoMemorando interno o correoeletectrónico dando respuestaa la consulta jurídica.
Español X X Papel - correo electrónico X Oficina Asesora
Jurídica NO N/A N/A XSecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-02 Memorando de solicitud elaboración acto administrativo
Escrito en donde se recibe lasolicitud de elaboración del Español X Papel x Depedencia Solicitante NO N/A N/A X Todas las
dependencias Disponible NO Todas lasdependenciasGETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-02 elaboración acto administrativo solicitud de elaboración del
acto administrativo.Español X Papel x Depedencia Solicitante NO N/A N/A X dependencias Disponible NO dependencias
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-02 FT-GJ-09-02 Resolución
Declaración unilateral de lavoluntad por parte de la laDirectora del IDEP en elejercicio de la funciónadministrativa, produciendoefectos jurídicos de formainmediata.
Español X Papel X Dirección General SI Resoluciones
Resoluciones de la Dirección General
XSecretariaDirecciónGeneral
Disponible NO Dirección General
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-02 Circular Documento en donde senotifican las directrices de laDirectora al interior del IDEP .
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica NO N/A N/A X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponiblehttp://www.idep.edu.co/?page_
id=23017
Oficina AsesoraJurídicaDirectora al interior del IDEP . Jurídica id=23017
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-02 Directiva
Documento que permite a laDirección General dictarnormas, disposicones yórdenes de carácter general.Asi como la de facilitar ladifusion y orientación de laaplicación de leyes, decretos,reglamentos, estatutos, etc.
Español X Papel X Dirección General NO N/A N/A XSecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
30 DE FEBRERO DE 2016 26 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
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clasificaciónSÍ / NO
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Escrito de Demanda
Escrito en el quedemandante o peticionantesolicita la apertura delproceso y formula una
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica SI
- Acciones Constituci
onales-
Acciones de grupoAcciones de tutelaAcciones
XSecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídicaproceso y formula una
pretensión.
Jurídica - Procesos Judiciales
Acciones populares
Jurídica Jurídica
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Memorando de solicitud escrita de información
Solicitud mediantememorando a la dependenciaresponsable el suministro dela información necesaria parainiciar el estudio en defensadel interés de la entidad. Unavez recibida la informaciónpor parte de la dependencia
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica SI
- Acciones Constituci
onales-
Procesos
Acciones de grupoAcciones de tutelaAcciones populares
XSecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
responsable la OficinaAsesora Jurídica iniciará laargumentación legal deacuerdo al caso presentado.
Procesos Judiciales
populares
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Acta del comité de conciliaciónDocumento del comité que loentrega al apoderado judicial.(en caso que se requiera).
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica SI Actas
Acta del comité de conciliación
XSecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
Copia con constancia de Documento que consta lacontestacion de la demanda Oficina Asesora
- Acciones Constituci
Acciones de grupoAcciones de Secretaria Oficina AsesoraGETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Copia con constancia de
recibido en el despacho judicialcontestacion de la demandaen la autoridad judicialcorrespondiente.
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica SI onales
- Procesos Judiciales
tutelaAcciones populares
X Oficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Resolución Proyectada
Resolución dandocumplimiento a la sentenciaaprobatoria de la conciliaciónpara firma del Director.
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica SI
- Acciones Constituci
onales-
Procesos Judiciales
Acciones de grupoAcciones de tutelaAcciones populares
XSecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
Judiciales
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Documentación del trámite procesal
Documentación que soportael registro de la base de datosen la pagina de SIPROJ en lacual se debe registrar cadaactuación judicial..
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica SI
- Acciones Constituci
onales-
Procesos Judiciales
Acciones de grupoAcciones de tutelaAcciones populares
XSecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Documentos de los recursos interpuestos
Documento en donde seproyecta los recursos contralos autos o sentenciasproferidos cuando haya lugar Español X Papel X Oficina Asesora
Jurídica SI
- Acciones Constituci
onales
Acciones de grupoAcciones de tutela X
SecretariaOficina Asesora Disponible NO Oficina Asesora
JurídicaGETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 interpuestos proferidos cuando haya lugary objeciones de acuerdo a lasactuaciones o decisionesjudiciales.
Español X Papel X Jurídica SI onales-
Procesos Judiciales
tutelaAcciones populares
X Oficina AsesoraJurídica
Disponible NO Jurídica
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 AlegatosPresentar alegatos deconclusión dentro del terminode la Ley.
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica SI
- Acciones Constituci
onales-
Procesos Judiciales
Acciones de grupoAcciones de tutelaAcciones populares
XSecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
30 DE FEBRERO DE 2016 27 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
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Descripción del Soporte
Inte
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clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Notificación de la Sentencia
La notificación se hace por elmedio legal dispuesto, de locual se debe expedir la copiacorrespondiente en eldespacho judicial para que Español X Papel X Oficina Asesora
Jurídica SI
- Acciones Constituci
onales
Acciones de grupoAcciones de tutela X
SecretariaOficina Asesora Disponible NO Oficina Asesora
JurídicaGETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Notificación de la Sentencia despacho judicial para quesea anexado al expedientedel proceso que reposa en laEntidad.
Español X Papel X Jurídica SI onales-
Procesos Judiciales
tutelaAcciones populares
X Oficina AsesoraJurídica
Disponible NO Jurídica
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 FalloVerifica y controla elcumplimiento de la ordenjudicial.
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica SI
- Acciones Constituci
onales-
Procesos Judiciales
Acciones de grupoAcciones de tutelaAcciones populares
XSecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Informe del fallo a contabilidad
Reportar a contabilidad sobreel resultado del proceso queterminan, siempre y cuandoafecten el contingente judicial,informando la respectivacuantía en cada proceso.
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica SI
- Acciones Constituci
onales-
Procesos Judiciales
Acciones de grupoAcciones de tutelaAcciones populares
XSecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Respuesta de la acción de Tutela
Documento que correspondea la contestación de tutela conlos argumentos técnicos y Español X Papel X Oficina Asesora
Jurídica SI
- Acciones Constituci
onales
Acciones de grupoAcciones de tutela X
SecretariaOficina Asesora Disponible NO Oficina Asesora
JurídicaTutela los argumentos técnicos yjurídicos
Jurídica - Procesos Judiciales
Acciones populares
Jurídica Jurídica
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-03 Documento de Impugnación
Si el fallo es favorable deberáestarse atento a que se enviéla revisión de la tutela a lacorte constitucional.
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica SI
- Acciones Constituci
onales-
Procesos Judiciales
Acciones de grupoAcciones de tutelaAcciones populares
XSecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible NO Oficina AsesoraJurídica
Con la asesoría de la gestión
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-04 Matriz de cumplimiento legal (Normograma)
Con la asesoría de la gestiónjurídica, el responsable decada proceso identifica lasdisposiciones legales y/onormativas aplicables y lasconsigna en la matriz decumplimiento legal(Normograma), de acuerdo ala jerarquía de la norma. Losrequisitos legales y/onormativos aplicables a laentidad u organismo, se
Español X X Papel X Oficina AsesoraJurídica NO N/A N/A X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponiblehttp://www.idep.edu.co/?page_
id=5530
Oficina AsesoraJurídica
entidad u organismo, sedeterminan según losservicios, procesos yactividades que la entidaddesarrolle.
30 DE FEBRERO DE 2016 28 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
Los requisitos legales y/onormativos deben sercomunicados a loscolaboradores de la entidad y
GETIÓN JURÍDICA PRO-GJ-09-04 FT-GD-07-11 Registro de asistencia
colaboradores de la entidad ydemás partes interesadas, através de inducciones,charlas, capacitaciones ocomunicaciones internas oexternas y los demásmecanismos de comunicaciónestablecidos por el procesode comunicaciones de laEntidad.
Español X Papel X Oficina AsesoraJurídica NO N/A N/A X
SecretariaOficina AsesoraJurídica
Disponible Oficina AsesoraJurídica
ATENCION AL Base de datos de correos La base de datos recopila los Periodista de Subdirección ATENCION AL
USUARIO PRO-AU-10-01 Base de datos de correos electrónicos correos electrónicos de los
usuarias y usuarios del IDEP.Español X Excel X
Computador periodista NoX Periodista de
Comunicaciones DisponibleSubdirección Académica
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-01 Correos Electrónicos
Soporte por el cual se le envía la encuesta al usuario o usuaria del IDEP
Español X Correo Electrónico X
Correo comunicaciones@idep.edu.co No
X Periodista de Comunicaciones Disponible
Subdirección Académica
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-01 Encuestas Aplicadas
Es una herramienta que puede aplicarse de forma digital o en papel
Español X X Cuestionario X Carpeta Atención al Ciudadano No
X Auxiliar Administrativo Disponible
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
ATENCION AL PRO-AU-10-01 Información tabulada Permite mantener las datos Español X Excel X X
Profesional Especializada
USUARIO PRO-AU-10-01 en excel ordenados y actualizados Español X Excel X
Profesional de la subdirección académicaNo
X Centro de Documentación Disponible
Subdirección Académica
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-01
Informe de identificación de necesidades y expectativas de las usuarias y los usuarios
Permite medir las expectativas de usuarias y usuarios
Español X Excel X
Profesional de la subdirección académicaNo
X
Profesional Especializada Centro de Documentación Disponible http://www.idep.edu.co/?page_id=477
Subdirección Académica
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-01 Comunicación interna
Documentos mediante los cuales se informa sobre las decisiones tomadas sobre un asunto determinado
Español X Word
x Profesional de la subdirección académicaNo
X Profesional Especializada
Subdirección Académica
Documento de carácter oficial ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-01 Acta de comité
Documento de carácter oficial que se emplea en las reuniones con los usuarios y usuarias
Español X Word
x Profesional de la subdirección académicaNo
X Profesional Especializada
Subdirección Académica
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-01
Informe de identificación de necesidades y expectativas de las usuarias y los usuarios en Comunicación interna
Español X Word
X Profesional de la subdirección académicaNo
X Profesional Especializada
Subdirección Académica
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-02
FT-AU-10-03Encuesta deSatisfacción deUsuarias y Usuarios
Español XProfesional Subdirección Usuarias y Usuarios
del IDEP SiProfesional Especializada
Subdirección Académica
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-02
Informaciónrecopilada a travésdel portal utilizadopara aplicar laevaluación desatisfacción de lasusuarias y losusuarios
Español X
Profesional Especializada www.idep.edu.co
Subdirección Académica
30 DE FEBRERO DE 2016 29 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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rno Cuenta con
clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-02
Informe de AnálisisSatisfacción deUsuarios
EspañolSi
X Profesional Especializada http://www.idep.edu.co/?page_id=477
Subdirección Académica
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-02 Acta de comité Español X Profesional
Especializada Subdirección AcadémicaUSUARIO PRO-AU-10-02 Acta de comité Español X Especializada Académica
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-02
Informe de AnálisisSatisfacción deUsuariosPlan de Mejoramiento
Español
Si
X Profesional Especializada http://www.idep.edu.co/?page_id=477
Subdirección Académica
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03
Documento la consulta,petición, felicitación,queja, oportunidad,reclamo, requerimiento osugerencia
Permiten identificar las necesidades de los usuarios y usuarias
Español
x Si
XAuxiliar Administrativo
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
ATENCION AL Es un aplicativo que permite acercar a los ciudadanos y
Subdirección Administrativa, ATENCION AL
USUARIO PRO-AU-10-03 SDQS acercar a los ciudadanos y ciudadanas a la administración Pública
Español
x Si
X Auxiliar Administrativo http://sdqs.bogota.gov.co/
Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03
Documento la consulta,petición, felicitación,queja, oportunidad,reclamo, requerimiento osugerencia
Permiten identificar las necesidades de los usuarios y usuarias
Español
x Si
X
Auxiliar Administrativo
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
ATENCION AL PRO-AU-10-03Documento radicadoSoftware SIAFI - Módulo Radicado que permite la Español X
Subdirección Administrativa,
USUARIO PRO-AU-10-03 Software SIAFI - Módulode Gestión Documental consulta de la solicitud Español
x Si
X Auxiliar Administrativo
Financiera y de Control Disciplinario
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03 Software SIAFI - Módulo
de Gestión DocumentalPermite la consulta del documento Español
x Si
X Auxiliar Administrativo
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03 Aplicativo SDQS Permite registrar y hacer
seguimiento a las solicitudes Español
x Si
X Auxiliar Administrativo http://sdqs.bogota.gov.co/
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
Planilla de Soporte que permite verificar Subdirección ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03
Planilla decorrespondencia - SIAFI
Soporte que permite verificar la entrega de la correspondencia recibida
Español
x Si
X Auxiliar Administrativo
Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03
Documento de respuestaPlanilla de Envío deCorrespondencia - SIAFI
Soporte que permite verificar la entrega de la correspondencia enviada
Español
x Si
X Auxiliar Administrativo
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03
Documento de respuestaPlanilla de Envío deCorrespondencia - SIAFI
Copia que soporta el recibido de la correspondencia Español
x Si
X Auxiliar Administrativo
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinariox Si Administrativo Control Disciplinario
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03 Aplicativo SDQS Ingresar las respuestas a las
solicitudes en al aplicativo Español
Si
X Auxiliar Administrativo http://sdqs.bogota.gov.co/
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03 Aplicativo SDQS Seguimiento a las solicitudes
recibidas y cierre en el aplicativo
Español
x Si
X Auxiliar Administrativo http://sdqs.bogota.gov.co/
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03 Correo electrónico Se recuerdan los tiempos de
respuesta por este medio Español
x Si
X Auxiliar Administrativo
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
30 DE FEBRERO DE 2016 30 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
Ana
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clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
ATENCION AL USUARIO PRO-AU-10-03 Informe de seguimiento Reporte de SDQS
mensualizado. Español
x Si
X Auxiliar Administrativo www.idep.edu.co, http://www.mejorgestion.gov.co/redciudadania/index.php?option=com_jdownloads&Itemid=1270&view=viewcategory&catid=82
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
Descripción de bienes yGESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-01 FT-GRF-11-03 Solicitud de Bienes o Recursos
Descripción de bienes yelementos de consumo quesolicitan las áreas através delos funcionarios del IDEP.
ESPAÑOL X PAPELFormato en Excell X AREA DE SERVICIOS
GENERALES XSALIDA
DE BIENES
XAREA DE
SERVICIOS GENERALES
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-01 ALMACEN - SALIDAS
(APLICATIVO SIAFI)
Comprobante de salida debienes y/o elementos,generado por el aplicativoSIAFI con lo descrito en elFormato FT-GRF-11-03 oMemorandos de Solicitud
ESPAÑOL X
PAPELDocumento
generado por SIAFI
X AREA DE SERVICIOS GENERALES X
SALIDA DE
BIENESX
AREA DE SERVICIOS GENERALES
Formato que se diligencia
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-01 FT-GRF-11-08 Autorización salida de vehículos
institucionales fuera de Bogotá
cada vez que se requiera quelos vehículos institucionalesrequieran salir del perimetrourbano fuera de la ciudad deBogotá, Formato firmado porel Ordenador del Gasto.
ESPAÑOL X PAPELFormato en Excell X AREA DE SERVICIOS
GENERALES XSALIDA
DE BIENES
XAREA DE
SERVICIOS GENERALES
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-01 FT-GRF-11-10 Solicitud de Movimientos de
Almacén
Descripción de bienes que serequieren trasalada de unfuncionario a otro.
ESPAÑOL X PAPELFormato en Excell X AREA DE SERVICIOS
GENERALES XSALIDA
DE BIENES
XAREA DE
SERVICIOS GENERALES
Comprobante de traslado debienes entre funcionarios
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-01
ALMACEN - TRASLADO POR CUENTADANTE(APLICATIVO SIAFI)
generado por el aplicativoSIAFI con lo descrito en elFormato FT-GRF-11-11, elcual permite manteneractualizados los inventariosdel IDEP.
ESPAÑOL X
PAPELDocumento
generado por SIAFI
X AREA DE SERVICIOS GENERALES X
SALIDA DE
BIENESX
AREA DE SERVICIOS GENERALES
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-02 Memorando Interno
Documento en el que serecibe la solicitud de ingreso alAlmacén, los bienes yrecursospara ingresar. Debe ESPAÑOL X PAPEL X SERVICIOS
GENERALES XSALIDA
DE X Servicios GeneralesRECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-02 Memorando Interno para ingresar. Debesoportarse con Factura, Actade ejecucion, Contrato entreotros
ESPAÑOL X PAPEL X GENERALES X DE BIENES
X Servicios Generales
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-02 Comprobante de Alta
Documento generado por elaplicativo SIAFI, en donde sedan de alta los el ingreso delos recursos y bienes en laentidad.
ESPAÑOL X PAPEL X SERVICIOS GENERALES X
SALIDA DE
BIENESX Servicios Generales
Este documento incluye losfuncionarios encargados,
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-03 Plan anual de inventarios
funcionarios encargados,grupos de trabajo y susresponsabilidades, lasfechas de las actividades depreinventario, la toma física yelInforme y Acta Final. Sesocializa ante el Comité deInventarios de la entidad.
ESPAÑOL X PAPEL X SERVICIOS GENERALES X
SALIDA DE
BIENESX Servicios Generales
30 DE FEBRERO DE 2016 31 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Localización del documento o registro
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-03 FT-GD-07-08 Acta de Comité
Este formato muestra como elcomité revisa y aprueba elPlan Anual de Inventariosdejando constancia en el acta.
ESPAÑOL X PAPEL X SERVICIOS GENERALES X
SALIDA DE
BIENESX Servicios Generales
dejando constancia en el acta.
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-03 FT-GRF-11-11 Recolección de información de
inventarios
Mediante este formato seefectúa la verificación físicade los bienes y recursos acargo de las dependencias dela entidad y funcionarios quese desempeñen en ellas,teniendo en cuenta laRESOLUCIÓN 001 DE 2001.
ESPAÑOL X PAPEL X SERVICIOS GENERALES X
SALIDA DE
BIENESX Servicios Generales
GESTIÓN DE PRO-GRF-11-03
FT-GD-07-08FT-GRF-11-10
Efectuar los ajustes respectivos
Mediante la plicacion de losformatos establecidos según ESPAÑOL X PAPEL X SERVICIOS X
SALIDA DE X Servicios GeneralesGESTIÓN DE
RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-03 FT-GRF-11-10FT-GRF-11-15FT-GRF-11-03
Efectuar los ajustes respectivos formatos establecidos segúnel caso, se efectuan losajustes de ser requerido
ESPAÑOL X PAPEL X SERVICIOS GENERALES X DE
BIENESX Servicios Generales
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-03 FT-GD-07-08 Acta de aprobación, Informe
Final y emitir Inventario definitivo
En este formato de Acta sedebe incluir la aprobación delos listados de bienesregistrados en SIAFI
ESPAÑOL X PAPEL X SERVICIOS GENERALES X
SALIDA DE
BIENESX Servicios Generales
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-04 Memorando necesidades de
mantenimiento
Este documento refleja lanecesidad o tipo demantenimiento a solicitar yasea preventivo o correctivo
ESPAÑOL X PAPEL X SERVICIOS GENERALES X
SALIDA DE
BIENESX Servicios Generales
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS PRO-GRF-11-04
Estudios previos para los mantenimientos preventivos y correctivos.
Se planean losmantenimientos deprevención de los bienes deoficina e instalaciones conbase en el presupuestoasignado para estasactividades en la vigencia.Dentro del documento de planse establecen los criterios,periodicidad y aspectosnecesarios según los equipos
ESPAÑOL X PAPEL X JURIDICA XSALIDA
DE BIENES
X Oficina Asesora Juridica
necesarios según los equiposo las instalaciones querequieren mantenimientospreventivos.
GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-01 FT-GT-12-16 Formato Control de Backup y
revisión de servidores
Registrar y supervisar el correcto funcionamiento de cada uno de los servidores.
Español X Papel X Carpeta control de backups NO N/A N/A X
Técnico Operativo de la Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-01 FT-GT-12-08 Reporte de fallas en aplicativos
y/o servidores
Registrar las fallas que se presente en los servidores y/o
aplicativos que posee el Instituto
Español X Papel X Carpeta control de backups NO N/A N/A X
Técnico Operativo de la Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
Instituto de Planeación
GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-02 N/A Solicitud creación de cuentas
Recibir la solicitud de creación de cuenta de usuario para el dominio idep.edu.co, correo institucional, SIAFI y algún
otro permiso de acuerdo a los requerimientos.
Español X Correo electrónico X N/A NO N/A N/A X
Técnico Operativo de la Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-02 N/A Respuesta a la creación de
cuentasEntrega de las cuentas al
solicitante Español X Correo electrónico X N/A NO N/A N/A X
Técnico Operativo de la Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
30 DE FEBRERO DE 2016 32 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
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Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-04 FT-GT-12-16 Formato Control de Backup y
revisión de servidores
Registrar y llevar el control de los backups que se realizan
en el InstitutoEspañol X Papel X Carpeta control de
backups NO N/A N/A X
Técnico Operativo de la Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
Técnico GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-05 N/A Solicitudes asistencia técnica Recibir solicitudes asistencia
técnica Español X Mesa de ayuda X www.idep.edu.co/mesadeayuda/scp NO N/A N/A X
Técnico Operativo de la Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-05 FT-GT-12-06
Reporte para empresa de mantenimiento de Computadores
Se deja un reporte del equipo al que se realizó el
mantenimiento preventivoEspañol X Papel X
Carpeta de mantenimiento
preventivo de equiposNO N/A N/A X
Técnico Operativo de la Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-07 FT-GT-12-09 Hoja de Vida de Computador -
Actualización de Datos
Registrar el inventario de partes y los programas
instalados de los equipos de Español X Papel X Hoja de vida de equipo de computo NO N/A N/A X
Técnico Operativo de la Oficina Asesora Disponible N/A Oficina Asesora de
Planeación.cómputo de Planeación
GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-07 FT-GT-12-12 Hoja de vida de Impresoras Registrar el estado de las
impresoras del Instituto Español X Papel X Hoja de vida de impresora NO N/A N/A X
Técnico Operativo de la Oficina Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-07 N/A PETIC
Plan Estratégico de Tecnologías de la Información
y las ComunicacionesEspañol X PDF X http://www.idep.edu.co/
?page_id=17146 NO N/A N/A X
Profesional de Apoyo Oficina
Asesora de Planeación
Publicadohttp://www.idep.edu.co/?page_
id=17146
Oficina Asesora de Planeación.
GESTIÓN PRO-GT-12-08 N/A Informe del PETIC Informe anual de evaluación Español X PDF Xhttp://www.idep.edu.co/?page_id=5553#Seguri NO N/A N/A X
Profesional de Apoyo Oficina Publicado
http://www.idep.edu.co/?page_ Oficina Asesora de
TECNOLÓGICA PRO-GT-12-08 N/A Informe del PETIC del PETIC Español X PDF X ?page_id=5553#SeguridadInformacion
NO N/A N/A X Asesora de Planeación
Publicado id=5553#SeguridadInformacio
Planeación.
GESTIÓN TECNOLÓGICA PRO-GT-12-09 N/A Plan de monitoreo anual
Se establecen las fechas y actividades para ejecutar el monitoreo de aplicaciones
instaladas en las estaciones de trabajo y los parámetros de revisión teniendo en cuenta el
PETIC
Español X PDF X NO N/A N/A X
Profesional de Apoyo Oficina
Asesora de Planeación
Disponible N/A Oficina Asesora de Planeación.
Documentos que presentanlas Novedades de Nomina
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-01 FT-GTH-13-02 Novedades de Nómina
las Novedades de Nominaredicadas para la vigencia y elmes reportado, dentro de lasposibles novedades seencuentran las siguientestipologias documentales:Vinculación de Servidores,Horas extras, Encargos,Incapacidades, licencias,vacaciones, Descuentos aterceros y embargos, Aportesvoluntarios a fondos de
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI Nomina X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
voluntarios a fondos depensiones, Aportes a AFC,Desvinculación de Servidoresproveniente del PRO-GTH-13-11Desvinculación de Servidores
30 DE FEBRERO DE 2016 33 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
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Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-01 N/A
Autorización de las Novedades de Nomina (No genera registros)
Todas las novedades serevisan por conceptos dedescuentos a terceros, sonrevisadas y aprobadas por elSubdirector Administrativo y
ESPAÑOL N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano(No genera registros) Subdirector Administrativo yFinanciero
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-01 N/A Ingreso de Novedades de
Nomina en aplicativo
Se registran todas lasnovedades de nomina en elaplicativo de "Humano"
ESPAÑOL XElectrónico
(Aplicativo de Humano)
XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI Nomina X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-01 N/A Prenomina
Listado de la nomina, emitidopor el aplicativo "HUMANO",para ser revisado por el áreade contabilidad y talentoHumano.
ESPAÑOL X papel X N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Oficina de talento Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-01 N/A Nomina Impresa
Listado de la nomina porfuncionario, emitido por el
aplicativo "HUMANO". ESPAÑOL X papel X
Expediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI Nomina X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-01 N/A Nomina Impresa firmada
Listado de la nomina porfuncionario, emitido por elaplicativo "HUMANO".Firmado por las áreas deContabilidad, Presupuesto, laDirección y Talento Humano
ESPAÑOL X papelExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI Nomina X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-01 N/A Integracion de Nomina
liquidada al aplicativo SIAFI.
Operación que realiza el áreade Sistemas, en la cual seintegra la información delaplicativo "HUMANO" alSistema Administrativo yFinanciero "SIAFI".
ESPAÑOL X
Electrónico (Aplicativo de
Sistema Administrativo y
Financiero "SIAFI").
X X SI N/A X ÁREA DE SISTEMAS Disponible ÁREA DE
SISTEMAS
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-01 FT-GF-14-17 Formato de Solicitud de
Disponibilidad Presupuestal
Formato diligenciado, en elcual se avala la solicitud delpreupuesto para el Pago de laNomina, debe estar firmadopor Dirección General,
ESPAÑOL X papel SI Nomina X Presupuesto Disponible Oficina de talento Humano
por Dirección General,Subdirección Administrativa.
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-06
FT-GTH-13-16 FT-GTH-13-17 FT-GTH-13-18 FT-GTH-13-19
Acta de Reunión
Documento que muestra lasnecesidades de Formación yCapacitacion dentro del IDEP,tanto en las areastransversales comomisionales.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
Gestión de
Capacitaciones
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-06
PL-GTH-13-02FT-GTH-13-19 Documento Plan Institucional
de Capacitación
Revisadas las necesidades deCapacitacion se construye elPIC, que es aprobado por la ESPAÑOL X papel X
Expediente Archivo de Gestión Oficina de SI
Gestión de
Capacitac X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
HumanoTALENTO HUMANO PRO-GTH-13-06 FT-GTH-13-19 de Capacitación PIC, que es aprobado por laComisión de Personal.
ESPAÑOL X papel X Gestión Oficina de Talento Humano.
SI Capacitaciones
X Talento Humano Disponible Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-06 IN-GTH-13-03 Acto Administrativo de
Adopcion del PIC
El PIC es aprobado yadoptado siguiendo elInstructivo Solicitudes y ActosAdministrativos TalentoHumano
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
Gestión de
Capacitaciones
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-06 Socialización del PIC
Mediante correo electrónico ya través de la Maloca AulaSIG se hace la socializacióndel PIC.
ESPAÑOL X Electrónico X X
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CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
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Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-06 FT-GD-07-11 Formato de Capacitación Toda capacitación externa
deberá ser reportada al áreade Talento Humano.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SIGestión
de Capacitac
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
anualmente se consolidará elinforme de ejecución al Plan
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-06 Informe anual de
ejecución del PIC
informe de ejecución al PlanInstitucional de Capacitación,que presenta los resultados delPIC y hace lasrecomendaciones pertinentespara el plan de la siguientevigencia.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
Gestión de
Capacitaciones
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE
Documento que generado porla ARL, mediante el cual se Expediente Archivo de Oficina de Oficina de talento GESTIÓN DE
TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-07 Estudio de Necesidades determionan las necesidadesque presenta el IDEP enmateria de Seguridadocupacional y Seguridad.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI SYSO X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-07 Plan de Acción SYSO
Se realiza el Plan de Accionde Acerdo a las necesidadesdel estudio y se presenta alCOPASO
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI SYSO X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-07 FT-GD-07-08 Acta de Comité
Se realiza la aprobación delPlan de Accion, porintermedio del SIG, con visto ESPAÑOL X papel X
Expediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI SYSO X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humanobueno del COPASO. Talento Humano.
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-07 Correo Electronico
Mediante correo electrónico ya través de la Maloca AulaSIG se hace la socializacióndel PLAN.
ESPAÑOL X Electrónico X X
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-07 FT-GD-07-11 Registro de Asistencia
Registro de las actividadesdescritas en el PLAN,(capacitaciones)
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI SYSO X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Proyecto Acto Administrativo
Documento que es elaboradopor la SAF y CD y revisadopor la oficina Asesora Juridica ESPAÑOL X papel X
Expediente Archivo de Gestión Oficina de SI
VINCULACIÓN DE SERVIDO X Oficina de
Talento Humano Disponible Oficina de talento HumanoTALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Proyecto Acto Administrativo por la oficina Asesora Juridica
y Firmado por la DirecciónGeneral del IDEP
ESPAÑOL X papel X Gestión Oficina de Talento Humano.
SI SERVIDORES
X Talento Humano Disponible Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 FT-GTH-13-26 Comunicación Oficial Externa
Talento Humano, comunicamediante oficio a la personanombrada allegando elFormato lista de chequeo derequisitos de posesión y copiadel acto administrativo denombramiento.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
VINCULACIÓN DE SERVIDO
RES
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE
Documento que permiteverificar que se hayan Expediente Archivo de VINCULA
CIÓN DE Oficina de Oficina de talento GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 FT-GTH-13-26 Lista de Chequeo
verificar que se hayansuministrado los documentosrequeridos para tomarposesión del cargo.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI CIÓN DE SERVIDO
RES
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Acta de
Posesión ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
VINCULACIÓN DE SERVIDO
RES
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Novedad de ingreso
Se reportan las novedad conlos soportes a Nómina, parala inclusión en el aplicativo.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
VINCULACIÓN DE SERVIDO
RES
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
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CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Formularios de afiliación
Afiliaciones al Sistema deSeguridad Social Salud,Pensión y ARL así como laafiliación a Caja deCompensación Familiar, el
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
VINCULACIÓN DE SERVIDO
RES
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
HumanoCompensación Familiar, elFondo de Cesantías.
Talento Humano. RES
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Copia Manual de Funciones ESPAÑOL X papel X
Expediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
VINCULACIÓN DE SERVIDO
RES
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Formato de inscripción y/o
actualización CNSC
Documento en el cual una vezsuperado el periodo deprueba se procede a realizarla solicitud de inscripción en elregistro público de carrera
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
VINCULACIÓN DE SERVIDO
RES
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
administrativa
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Plataforma de cargue de hojas
de vida.
En esta plataforma losfuncionarios deberánactualizar la informacióncorrespondiente a la Hoja deVida en la plataformadispuesta para tal fin.
ESPAÑOL XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
VINCULACIÓN DE SERVIDO
RES
Oficina de talento Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-08 Formato del DASCD
Mediante este formato sereporta la información de losservidores vincilados al ESPAÑOL
Expediente Archivo de Gestión Oficina de
VINCULACIÓN DE SERVIDO
Oficina de talento HumanoTALENTO HUMANO Instituto en el formato
dispuesto por el DASCDTalento Humano. SERVIDO
RESHumano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-09 FT-GTH-13-23
Informe Diagnóstico denecesidades debienestar
Mediante la aplicación delformato de encuestas, setabula y analiza lainformación fuente, para laelaboracion del informe deDiagnóstico.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
BIENESTAR E
INCENTIVOS
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
Documento para analizis de laAlta Dirección, elaborado de Expediente Archivo de BIENEST
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-09 Plan de Bienestar e Incentivos
Alta Dirección, elaborado deacuerdo con el informe denecesidades de bienestar,para previamnte presentar ala Comisión de Personal.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
BIENESTAR E
INCENTIVOS
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-09 Acto administrativo
Documento por el cual esaprobado y adoptado el Plande Bienestar
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
BIENESTAR E
INCENTIVOS
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE PRO-GTH-13-09 Correo Electrónico
Mediante correo electrónico ya través de la Maloca AulaSIG se hace la socialización ESPAÑOL X
BIENESTAR E X Oficina de Oficina de talento GESTIÓN DE
TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-09 Correo Electrónico SIG se hace la socializacióndel Plan y el actoadminsitrativo de suaprobación y adopción.
ESPAÑOL X AR E INCENTI
VOS
X Oficina de Talento Humano
Oficina de talento Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-09 FT-GD-07-11 Registro de Asistencia
Permite controlar de maneraadecuada, el seguimiento alas actividades realizadas
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
BIENESTAR E
INCENTIVOS
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-09
Informe Anual deEjecución del Plan deBienestar e Incentivos
Documento que presenta losresultados del Plan y hace lasrecomendaciones pertinentespara formular el plan de lasiguiente vigencia.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
BIENESTAR E
INCENTIVOS
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
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Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Acto Administrativo de
Desvinculación
Documento generado porintermedio de la DirecciónGeneral en donde seestablece la desvincualcionde un funcionario de planta y
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
DESVINCUALCIÓN
DE FUNCIO
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humanode un funcionario de planta ylas razones establecidas.
Talento Humano. FUNCIONARIOS
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Comunicación Oficial Externa
Talento Humano, comunicamediante Oficio a y/o cita paraque se notifique el Actoadministrativo dedesvinculación del servicio alfuncionario del Instituto.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
DESVINCUALCIÓN
DE FUNCIONARIOS
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
Talento Humano deberáproyectar la resolución del Expediente Archivo de
DESVINCUALCIÓN GESTIÓN DE
TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Oficio de respuesta a Recurso de Resposición.
recurso de reposición ynotificar la resolución queresuelve el recurso dereposición y apelación.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SIUALCIÓN
DE FUNCIONARIOS
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Acta de entrega del cargo
Este documento determina laaprobación de los soportessolicitados por Talentohumano en el memorandointerno que determinan laentrega del cargo.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
DESVINCUALCIÓN
DE FUNCIONARIOS
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 FT-GTH-13-22 Paz y Salvo
El formato de Paz y Salvo,solicita las firmas de lasdependenciascorrespondientes
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
DESVINCUALCIÓN
DE FUNCIO
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Memorando radicado con
Soportes de entrega del cargo.
Documento generado yentregado por parte delFuncionario desvinculado conlos respectivos soportes
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
DESVINCUALCIÓN
DE FUNCIO
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Acto Administrativo y
Notificacion
Documento que reconoce ypaga las prestacionessociales y otros emolumentos ESPAÑOL X papel X
Expediente Archivo de Gestión Oficina de SI
DESVINCUALCIÓN
DE X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
HumanoTALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Notificacion sociales y otros emolumentosal ex funcionario
ESPAÑOL X papel X Gestión Oficina de Talento Humano.
SI DE FUNCIONARIOS
X Talento Humano Disponible Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Acta de diligencia de
notificación personal
Documento de notificaciónpersonal para renunciar atérminos de ejecutoria.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI
DESVINCUALCIÓN
DE FUNCIO
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-11 Comprobante de Pago
Despues de realizar la gestionde retiro o desvinculación segenera este Documento
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Tesoreria.
X Tesoreria Disponible Tesoreria
GESTIÓN DE Por intermedio de este correo Expediente Archivo de GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-12 Correo Electrónico
Por intermedio de este correose convoca a conformar elequipo de Inducción.
ESPAÑOL X Electrónico XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-12 FT-GD-07-11 Registro de Asistencia
Registro de asistencia de losfuncionarios a la Inducción,recorrido por la entidad,presentacion de sus labores ofunciones, y presentación alequipo de trabajo
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-12 FT-GTH-13-04
Formato de EvaluaciónSatisfacción deCapacitación
Documento que mide lasatisfacción del funcionario enlas inducciones recibidas
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
30 DE FEBRERO DE 2016 37 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
Pagina 1 de 1
Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
Este Documento se generacuando existan cambiosestratégicos, nuevas norma o,nuevos proceso internos deimpacto institucional, los
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-12 Memorando interno PIC de la
vigencia
impacto institucional, losservidores responsablesinforman los cambios aTalento Humano a través dememorando internoexplicando dichos cambios ylas necesidadespara la re-inducción sobre eltema.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE Registro de asistencia de los Expediente Archivo de Oficina de Oficina de talento GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-12 FT-GD-07-11 Registro de Asistencia Registro de asistencia de los
funcionarios a la Re-inducción ESPAÑOL Gestión Oficina de Talento Humano.
SI X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-12 FT-GTH-13-04
Formato de EvaluaciónSatisfacción deCapacitación
Documento que mide lasatisfacción del funcionario enlas Re-inducciones recibidas
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE Informe de actividades de
Documento que muestra losresultados de lasevaluaciones de satisfacciónde las jornadas de inducción yre-inducción se elabora un Expediente Archivo de Oficina de Oficina de talento GESTIÓN DE
TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-12 Informe de actividades de inducción y reinducción informe que incluye las
recomendaciones yobservaciones con el fin deretomarlas en la planeacióndel programa de la siguientevigencia.
ESPAÑOL X papel X Gestión Oficina de Talento Humano.
SI X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-13 Solicitud de Diligenciamiento de
Encuestas
Este documento se genera apartir de evaluación de climaorganizacional y ambientelaboral, que mediante correolectrónico se solicita su ESPAÑOL X Electrónico X
Expediente Archivo de Gestión Oficina de SI X Oficina de
Talento Humano Disponible Oficina de talento HumanoTALENTO HUMANO PRO-GTH-13-13 Encuestas lectrónico se solicita su
diligenciamiento y seestablecen las fechas para ladevolución del formato.
ESPAÑOL X Electrónico X Gestión Oficina de Talento Humano.
SI X Talento Humano Disponible Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-13 Encuestas diligenciadas Encuestas Diligenciadas por
los funcionarios ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-13 Matriz excel tabulación Informacion Consolidada de
las encuestas aplicadas ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
A partir de la información
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-13
Informe diagnóstico de clima organizacional y ambiente laboral
A partir de la informaciónrecopilada, se elabora uninforme diagnóstico del climaorganizacional y ambientelaboral dentro del Institutodentro de la vigencia.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-13 Memorando Remisión informe
a la OAP
Este informe se tiene encuenta para la identificaciónde necesidades entrada delos planes y programas delproceso de gestión de talentohumano.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
30 DE FEBRERO DE 2016 38 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Estado de lainformación
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Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-14 Formulario Integrado de
Aportes FIA
El formulario FIA se imprime ymuestra el reporte a Caja decompensación, ICBF, SENA yreporte mensual de cesantias ESPAÑOL X papel X
Expediente Archivo de Gestión Oficina de SI X Oficina de
Talento Humano Disponible Oficina de talento HumanoTALENTO HUMANO PRO-GTH-13-14 Aportes FIA reporte mensual de cesantias
al Fondo Nacional del Ahorroy el recibo de consignación deaporte de cesantias del FNA.
ESPAÑOL X papel X Gestión Oficina de Talento Humano.
SI X Talento Humano Disponible Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-14 Formato de Solicitud de
Disponibilidad Presupuestal
Formato diligenciado, en elcual se avala la solicitud delpreupuesto para el pagorespectivo, debe estar firmadopor Dirección General,Subdirección Administrativa.
ESPAÑOL X papel XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
SI X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-14 Aplicativo SIAFI Se genera el registro de
parafiscales en SIAFI ESPAÑOL X Electrónico(SIAFI) X
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-14 Soportes de Pago Documento que soporta el
pago de la seguridad social ESPAÑOL X PAPEL X X
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-15 X Oficina de
Talento Humano Disponible Oficina de talento Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-15 X Oficina de
Talento Humano Disponible Oficina de talento Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-15 X Oficina de
Talento Humano Disponible Oficina de talento Humano
Mediante este correo se Expediente Archivo de GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-16 Correo Electrónico suministran los formatos de
evaluacion de desempeño ydocumentos soporte
ESPAÑOL XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-16 Memorando Interno
Mediante este documento sesolicita a cada superiorevaluar eldesempeño de los servidoresa su cargo,dentro del término establecidopor laComisión Nacional del
ESPAÑOL XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
Comisión Nacional delServicio Civil CNSC
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-16
FT-GTH-13-06 FT-GTH-13-07 FT-GTH-13-08 FT-GTH-13-09 FT-GTH-13-10 FT-GTH-13-11 FT-GTH-13-12 FT-GTH-13-13
Evaluacion de Desempeño
Los Formatos de evaluaciónse realizaran semestralmente:Primer periodo 1 de febrero al31 de Julio, segundo periodo1 de Agosto al 31 de Enero.Los resultados deben serentregados 15 días despuésde cumplidoslos periodos correspondientes.
ESPAÑOL XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
los periodos correspondientes.
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-16
FT-GTH-13-06 FT-GTH-13-07 FT-GTH-13-08 FT-GTH-13-09 FT-GTH-13-10 FT-GTH-13-11 FT-GTH-13-12 FT-GTH-13-13
Comunicación de la Evaluación
Los resultados definitivos deldesempeño laboral deben sernotificadas a cada funcionarioantes de ser reportados aTalento Humano.
ESPAÑOL XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
30 DE FEBRERO DE 2016 39 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Estado de lainformación
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Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN DE PRO-GTH-13-16 Informe anual de resultados de
Documento consolidado ygenerado por TalentoHumano, para ser enviado ala Dirección General para ESPAÑOL X
Expediente Archivo de Gestión Oficina de X Oficina de Disponible Oficina de talento GESTIÓN DE
TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-16 Informe anual de resultados de evaluaciones de desempeño
la Dirección General paraemitir las Resoluciones deincentivos y reconocimientos yser socilizados los resultadosante la Comisión de Personal.
ESPAÑOL X Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17
Comunicación interna, correo electrónico y sus documentos adjuntos.
Se realiza esta comunicaciónreportando el Accidente ESPAÑOL X X
Expediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
En este informe se revisaestadísticas, relacionadas,reincidencias del trabajador
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Informe previo de
contextualización del accidente
y/o dependencia,cumplimiento de accionespreventivas, correctivas o demejora, funciones uobligaciones contractuales delservidor público relacionadascon elcumplimiento
ESPAÑOL XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
Se informa mediante estecomunicado la ocurrencia deun accidente laboral,
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Comunicación interna o correo
electrónico
convocando al jefe deinmediato del accidentado, lostestigos y el accidentadocuando las condiciones desalud se los permita y arepresentante COPASST.
ESPAÑOL X XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Acta de Reunion
Se conforma el equipoinvestigador de los incidentesy accidentes que debe serintegrado de acuerdo acolumna responsable.
ESPAÑOL XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
columna responsable.
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Acta de Reunion
Se planea el tiempo, la fechade la visita el sitio de loshechos y distribuyendo lasresponsabilidades.
ESPAÑOL XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Formato de Investigación de
Accidentes e incidentes IDEP
Contiene información, la visitay la examinacion del sitio, asicomo tambien los testigos. sedebe preservar evidencia(Mantener condiciones lugaraccidente). Tomar fotografíasdel lugar Realizar un croquis
ESPAÑOL XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humanodel lugar Realizar un croquisde la escena del accidente oincidente. En el mismo día delos hechos.
Talento Humano.
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17
Informe de investigación del accidente Plan de Mejoramiento Institucional
en este documento informe seplasma la clasificación de lascausas identificadas deacuerdo al listado codificadosde la clasificación deaccidentes
ESPAÑOL XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
30 DE FEBRERO DE 2016 40 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Estado de lainformación
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Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17
Comunicación interna (Memorando, correo electrónico o circular)
Mediante esta Comunicaciónse pretende socializar en ladependencia (O a la entidadsegún aplique) la "lecciónaprendida"
ESPAÑOL XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humanoo circular) aprendida" Talento Humano.
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Comunicación enviada por el
IDEP.
Se debe radicar a la ARL losresultados de investigación,junto con sus anexos (Sólopara accidentes graves ymortales no incidentes)
ESPAÑOLExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
Informe de investigación del
Este documento debe serRecibido dentro de los 15días, con las observaciones ovisita de seguimiento por Expediente Archivo de GESTIÓN DE
TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 accidente Plan de Mejoramiento Institucional ajustado
parte de la ARL, comoresultado de la verificación delcontenido del informe, lasrecomendaciones de mejora ylas fechas de seguimiento a laintervención
ESPAÑOL X XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Comunicación Externa Oficio radicado ARL o correo
electrónico ESPAÑOL X X X
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Actas de visita y registros de la
visita
Se deberá realizar dentro delos 180 días de ocurrido elaccidente o según lo ESPAÑOL X X XTALENTO HUMANO visita planteado en informe deinvestigación.
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17
Informe de seguimiento a la intervención, indicadores de gestión y análisis.
Documento que permiterealizar seguimiento a lasmedidas de intervención
ESPAÑOL X X X
Se debe mediante esta Actainformar a la alta dirección(Comité SIG) y en ejerciciosderevisión por la dirección eldesempeño de SS&T, los Expediente Archivo de GESTIÓN DE
TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-17 Actas comité SIGdesempeño de SS&T, losresultados de la investigaciónde los accidentes e incidentesde trabajo, el seguimiento alasmedidas de intervenciónimplementadas y el análisis deindicadores de proceso.
ESPAÑOL X XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
Mediante la recolección deinformación en esteinstrumento, se permitira
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-18 FT-GTH-13-29
Matriz de Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo
instrumento, se permitiradeterminar dentro del IDEP,los procesos a tener encuenta, como tambien lasactividades a desarrollar enmateria de Clasificacion,identificación, evaluación,definición de los riesgos.
ESPAÑOL XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-18 Plan de Acción
En este documento se podradecidir si se requieren mejorarlos controles y el plazo para laacción.
ESPAÑOL XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
30 DE FEBRERO DE 2016 41 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Serie Subserie
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
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Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN DE
Este docuemnto se elaboracon personal experto interno oexterno, o ambos,estogarantizaría que el proceso devaloración de los riesgos y de Expediente Archivo de Oficina de Oficina de talento GESTIÓN DE
TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-18 FT-GD-07-08 Acta de Reunión valoración de los riesgos y deestablecimiento de criterios escorrecto y la ejecución delproceso es eficaz. Conasesoría de la ARL contratadapor el IDEP.
ESPAÑOL XExpediente Archivo de Gestión Oficina de Talento Humano.
X Oficina de Talento Humano Disponible Oficina de talento
Humano
GESTIÓN DE PRO-GTH-13-18 Informe
En este documento se plasmael seguimiento a laimplementación de loscontroles establecidos en elplan de acción que incluya ESPAÑOL X
Expediente Archivo de Gestión Oficina de X Oficina de Disponible Oficina de talento
TALENTO HUMANO PRO-GTH-13-18 Informe responsables, fechas deprogramación, ejecución yestado actual, como parte dela trazabilidad de la gestión enS y ST
ESPAÑOL X Gestión Oficina de Talento Humano.
X Talento Humano Disponible Humano
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-01 FT-GF-14-17 Solicitud de disponibilidad presupuestal
Documento tramitado por el(la) responsable de ejecuciónde los recursos y firmado porla Representante Legal, quegarantiza la ordenación delgasto y detalla información
Español
x
Papel
x Archivo de GestiónPresupuesto
SI Certificados deDisponibilidadPresupuestal
N/A x ProfesionalEspecializado -Presupuesto
Disponible SAFy CDPresupuesto
gasto y detalla informaciónque permite a presupuesto uncontrol previo de los recursosejecutados.
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-01
N/A
Solicitud de adición o Solicitud de contratación
Documento tramitado por elsupervisor del contrato, en elsistema de información SIAFI,que se requiere para expedirel Certtificado deDisponibilidad Presupuestal.
Español
x
Papel yMagnético
x Archivo de GestiónPresupuesto
SI Certificados deDisponibilidadPresupuestal
N/A x ProfesionalEspecializado -Presupuesto
Disponible SAFy CDPresupuesto
N/A Es un documento expedido x x Archivo de Gestión SI Certificad N/A x Profesional Disponible SAFy CD
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-01
N/A
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Es un documento expedidopor Presupuesto con el cualse garantiza la existencia deapropiación presupuestaldisponible y libre deafectación para la asunciónde compromisos con cargo alpresupuesto de la respectivavigencia fiscal.
Español
x
Papel yMagnético
x Archivo de GestiónPresupuesto
SI Certificados deDisponibilidadPresupuestal
N/A x ProfesionalEspecializado -Presupuesto
Disponible SAFy CDPresupuesto
N/A Es la operación mediante lacual se perfecciona elcompromiso y se afecta en
x x Archivo de GestiónPresupuesto
SI Certificados deRegistro
N/A x ProfesionalEspecializado -Presupuesto
Disponible SAFy CDPresupuesto
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-01 Certificado de Registro Presupuestal
compromiso y se afecta enforma definitiva laapropiación, garantizando queésta no será desviada aningún otro fin. En estaoperación se debe indicarclaramente el valor y el plazode las prestaciones a las quehaya lugar.
Español Papel yMagnético
RegistroPresupuestal
Presupuesto
30 DE FEBRERO DE 2016 42 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
Ana
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Dig
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Descripción del Soporte
Inte
rno
Exte
rno Cuenta con
clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
Públ
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Res
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-01
N/A
Comprobante de Egreso
Documento remitido viacorreo por el TesoreroGeneral de la entidad, con elcual se realizan los girospresupuestales en el sistema
Español
x
Magnético
x Archivo de GestiónPresupuesto
SI Informes Informes deEjecuciónPresupuestal
x ProfesionalEspecializado -Presupuesto
Disponible SAFy CDPresupuesto
presupuestales en el sistemade información PREDIS
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-01
N/A
Ejecución de Gastos
Informe mensual que dacuenta de la ejecución derecursos en disponibilidades,compromisos y girospresupuestales detallada porcada rubro o proyectoaprobado a la entidad.
Español
x
Papel yMagnético
x Archivo de GestiónPresupuesto
SI Informes Informes deEjecuciónPresupuestal
x ProfesionalEspecializado -Presupuesto
Disponible SI SAFy CDPresupuesto
GESTIÓN
N/A Informe mensual que dacuenta de la ejecución de
x
Papel y
x Archivo de GestiónPresupuesto
SI Informes Informes deEjecución
x ProfesionalEspecializado -
Disponible SI SAFy CDPresupuestoGESTIÓN
FINANCIERA PRO-GF-14-01 Ejecución de Ingresos ingresos por fuente para cadarubro o proyecto aprobado ala entidad.
Español Papel yMagnético Presupuestal Presupuesto
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-01
N/A
Ejecución de Reservas
Informe mensual que dacuenta de la ejecución dereservas, en lo atinente agiros presupuestalesdetallada por cada rubro oproyecto aprobado a laentidad.
Español
x
Papel yMagnético
x Archivo de GestiónPresupuesto
SI Informes Informes deEjecuciónPresupuestal
x ProfesionalEspecializado -Presupuesto
Disponible SI SAFy CDPresupuesto
N/A Documento formalizado por x x Archivo de Gestión SI Certificad N/A x Profesional Disponible SAFy CD
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-01 Contrato
las partes que soporta elregistro y expedición delCertificado de RegistroPresupuestal, con el cual seafecta en forma definitiva laapropiación, garantizando queésta no será desviada aningún otro fin.
Español Papel
Presupuesto os deRegistroPresupuestal
Especializado -Presupuesto
Presupuesto
N/A Oficio tramitado por el área depresupuesto, firmado por la
x x Archivo de GestiónPresupuesto
SI Modificaciones
N/A x ProfesionalEspecializado -
Disponible SAFy CDPresupuesto
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-02 Solicitud de modificación presupuestal
presupuesto, firmado por laRepresentante Legal yremitido a la Dirección Distritalde Presupuesto, donde sesolicita estudio y aprobacióndel traslado requerido y seadjuntan los soportes exigidoscomo requisitos de untraslado presupuestal.
Español Papel
Presupuesto onesPresupuestales
Especializado -Presupuesto
Presupuesto
N/A Documento expedido entrepresupuesto y el área que
x x Archivo de GestiónPresupuesto
SI Modificaciones
N/A x ProfesionalEspecializado -
Disponible SAFy CDPresupuesto
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-02 Justificación Técnica y Legal
presupuesto y el área quetiene a cargo la necesidad detraslado donde se justifica demanera detallada lanecesidad de trasladarrecursos para garantizar elpago de una obligación.
Español Papel yMagnético
Presupuesto onesPresupuestales
Especializado -Presupuesto
Presupuesto
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-02
N/A
Cuadro demostrativo
Documento tramitado porpresupuesto donde se detallade donde salen y a dondellegan los recursos trasladospor la entidad.
Español
x
Papel yMagnético
x Archivo de GestiónPresupuesto
SI ModificacionesPresupuestales
N/A x ProfesionalEspecializado -Presupuesto
Disponible SAFy CDPresupuesto
30 DE FEBRERO DE 2016 43 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
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Inte
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Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-02
N/A
Concepto de viabilidad presupuestal
Documento expedido por laDirección Distrital dePresupuesto donde aprueba odeniega el traslado solicitadopor la entidad
Español
x
Papel yMagnético
x Archivo de GestiónPresupuesto
SI ModificacionesPresupuestales
N/A x ProfesionalEspecializado -Presupuesto
Disponible SAFy CDPresupuesto
por la entidad
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-02
N/A
Resolución
Acto Administrativo firmadopor el Secretario deEducación como presidentedel Consejo Directivo de laentidad donde aprueba parasu incoporación el trasladopresupuestal gestionado porla entidad,
Español
x
Papel yMagnético
x Archivo de GestiónPresupuesto
SI ModificacionesPresupuestales
N/A x ProfesionalEspecializado -Presupuesto
Disponible SAFy CDPresupuesto
N/A Documento proyectado porpresupuesto y firmado por la
x x Archivo de GestiónPresupuesto
SI CierrePresupue
x ProfesionalEspecializado -
Disponible SAFy CDPresupuesto
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-03 Circular interna de cierre presupuestal
Representante Legal, dondese establecen fechas yparametros a tener en cuentapor los responsables deejecución y supervición de losrecursos, teniendo en cuentalos parámetros y fechasestablecidas en la circularenviada por la DirecciónDistrital de Presupuesto de laSHD.
Español Papel yMagnético
stal Presupuesto
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-03
N/A
Reservas Presupuestales
Informe donde se detalla loscompromisos que no han sidocancelados en la vigencia enque se constituyeron y por lotanto deben registrarse en lasiguiente vigencia afectandoel rubro de reservapresupuestal correspondiente.
Español
x
Papel yMagnético
x Archivo de GestiónPresupuesto
SI CierrePresupuestal
x ProfesionalEspecializado -Presupuesto
Disponible SAFy CDPresupuesto
N/A Informe donde se detalla lasobligaciones constituidas para
x x Archivo de GestiónPresupuesto
SI CierrePresupue
x ProfesionalEspecializado -
Disponible SAFy CDPresupuesto
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-03 Cuentas por Pagar
obligaciones constituidas paraamparar los compromisos que se hayan derivado de laentrega de los bienes, obras yservicios y de su recibo asatisfacción antes del 31 dediciembre de cada vigencia; yde anticipos y sumasanticipadas pactadas en loscontratos que cuenten conorden de pago y demássoportes legales, y que al
Español Papel yMagnético
Presupuesto Presupuestal
Especializado -Presupuesto
Presupuesto
soportes legales, y que alcierre del período no han sidocanceladas
30 DE FEBRERO DE 2016 44 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
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Inte
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Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN
N/A Informe soportado en actasde liquidación de saldos deacuerdo con la informaciónenviada por el responsable dela ejecución, donde se
x
Papel y
x Archivo de GestiónPresupuesto
SI CierrePresupuestal
x ProfesionalEspecializado -Presupuesto
Disponible SAFy CDPresupuesto
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-03 Actas de fenecimiento la ejecución, donde se
detallan los recursos quefueron programados comoreservas presupuestal y nofueron girados al cierre de lavigencia siguiente.
Español Papel yMagnético
GESTIÓN PRO-GF-14-03
N/A
Actas de liquidación de saldos
Informe soportado en actasde liquidación de saldos deacuerdo con la informaciónenviada por el responsable dela ejecución, donde se Español
x
Papel y
x Archivo de GestiónPresupuesto
SI CierrePresupuestal
x ProfesionalEspecializado -Presupuesto
Disponible SAFy CDPresupuesto
FINANCIERA PRO-GF-14-03 Actas de liquidación de saldos detallan los recursos quefueron programados comoreservas presupuestal y nofueron girados al cierre de lavigencia siguiente.
Español Magnético
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-03
N/AEstado de liquidación de excedentes financieros.
Informe que detalla lasituación presupuestal a 31diciembre de cada vigencia
Españolx Papel y
Magnético
x Archivo de GestiónPresupuesto
SI CierrePresupuestal
x ProfesionalEspecializado -Presupuesto
Disponible SAFy CDPresupuesto
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-06 Extractos bancarios
Es el documento por el cual se refleja los movimientos bancarios del IDEP
Español X Papel X
Expediente de Conciliaciones Bancarias (Código Si CONCILI Conciliacione X Profesional
Especializado - bancarios del IDEP TRD 19.2) ACIONES s Contables Tesorería Disponible Tesorería - SAFYCD
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-06
Libros de Caja yBancos y Libro auxiliarde Contabilidad
Documento que refleja la causación de los documentos en el sistema SIAFI
Español X Papel X Expediente de Libros de contabilidad (Código TRD 39)
Si
LIBROS DE CONTABILIDAD
X Técnico - Contabilidad Disponible
Contabilidad - SAFYCD
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-06 Reporte de partidas
El soporte de la diferencia que existe entre los extractos bancarios y el sistema contable del IDEP
Español X Papel X
Expediente de Conciliaciones Bancarias (Código TRD 15)
Si
CONCILIACIONES BANCARI
X Técnico - Contabilidad Disponible
Contabilidad - SAFYCD
GESTIÓN PRO-GF-14-06 Formato deEs el seguimiento que se le hace a los movimientos Español X Papel X
Expediente de Conciliaciones Si
CONCILIACIONES XGESTIÓN
FINANCIERA PRO-GF-14-06
FT-GF-14-16
Formato deConciliación
hace a los movimientos bancarios y contables del IDEP
Español X Papel X Bancarias (Código TRD 15)
Si BANCARI
X Técnico - Contabilidad Disponible
Contabilidad - SAFYCD
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-14 Orden de pago
Documento digital que se maneja a través del sistema financiero para procesar los pagos
Español X Computador X Software financiero del IDEP - SIAFI
No X
Técnico Sistemas DisponibleOficina Asesora de Planeación
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-14
Memorando deautorización dedesembolso con VistoBueno.
Documento donde el supervisor autoriza el pago a realizar
Español X Papel X
Expedientes de comprobantes de egreso (Código TRD 17.1)
Si COMPROBANTES
Comprobantes de egreso
X Profesional Especializado - Tesorería Disponible Tesorería - SAFYCD
Orden de Tesorería creado en INGRESGESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-14 Planillas OTs tramitadas y
firmadas digitalmente.
Orden de Tesorería creado en el sistema OPGET, aplicativo de la Secretaría de Hacienda Distrital
Español X Papel X Expediente Ingresos de Tesorería (Códgo TRD 35)
Si
INGRESOS DE TESORERIA
X Profesional Especializado - Tesorería Disponible Tesorería - SAFYCD
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-14 Transferencias bancarias Soporte de los pagos o
transferencias realizadas Español X Papel X
Expedientes de comprobantes de egreso (Código TRD 17.1)
Si COMPROBANTES
Comprobantes de egreso
X Profesional Especializado - Tesorería Disponible Tesorería - SAFYCD
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-14 Comprobantes de Egreso Documento donde se refleja
el pago realizado Español X Papel X
Expedientes de comprobantes de egreso (Código TRD 17.1)
Si COMPROBANTES
Comprobantes de egreso
X Profesional Especializado - Tesorería Disponible Tesorería - SAFYCD
30 DE FEBRERO DE 2016 45 DE 62
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Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-15 Correo Electrónico
programación de PAC
A través de correo cada supervisor de contrato o convenio programa el pago a realizar a un tercero durante un periódo.
Español X Computador X
Computador Tesorero
No X Profesional Especializado - Tesorería Disponible Tesorería - SAFYCDun periódo. Computador Tesorero Tesorería Disponible Tesorería - SAFYCD
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-15
Reportes de saldosde cuentasAnexo CB-116
Formato de la contraloria para reportar los saldos de cierre de cada mes
Español X X PapelComputador X
Expediente de Informes a Entes de Control y vigilancia (Códgo TRD 33.4)
Si INFORMES
Informes a Entes de Control y Vigilancia
X Profesional Especializado - Tesorería Disponible Tesorería - SAFYCD
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-15
Reporte de saldos decuentas deestablecimientospúblicosCBN-1002
Formato de la contraloria para reportar los saldos de cierre de cada mes
Español X X PapelComputador X
Expediente de Informes a Entes de Control y vigilancia (Códgo TRD 33.4)
SiINFORMES
Informes a Entes de Control y Vigilancia
X Profesional Especializado - Tesorería Disponible Tesorería - SAFYCD
GESTIÓN Formato de la contraloria para
PapelExpediente de Informes a Entes de
Informes a Entes de Profesional GESTIÓN
FINANCIERA PRO-GF-14-15 Anexo - formato 5 reportar los saldos de cierre de cada mes - refleja los saldos
Español X X PapelComputador X Informes a Entes de
Control y vigilancia (Códgo TRD 33.4)
Si INFORMES
Entes de Control y Vigilancia
X Profesional Especializado - Tesorería Disponible Tesorería - SAFYCD
GESTIÓN FINANCIERA PRO-GF-14-15 Anexo CBN1092
Formato de la contraloria para reportar los saldos de cierre de cada mes
Español X X PapelComputador X
Expediente de Informes a Entes de Control y vigilancia (Códgo TRD 33.4)
Si INFORMES
Informes a Entes de Control y Vigilancia
X Profesional Especializado - Tesorería Disponible Tesorería - SAFYCD
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01 Documento Radicado Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLI
CONTROL DISCIPLINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control
Subdirección Administrativa, Financiera y de
N.A NARIAS ORDINARIO Disicplinario Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Memorando Interno Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Inhibitorio Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Apertura Indagación Preliminar Implicado Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Apertura Indagación Preliminar Averiguación Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto de Apertura Investigación Disciplinaria Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación Auto Inhibitorio Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
30 DE FEBRERO DE 2016 46 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
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Inte
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rno Cuenta con
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Estado de lainformación
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Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación Apertura de indagación preliminar Notificación Personal Edicto
Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control DisicplinarioN.A NARIAS ORDINARIO Disicplinario Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Decreta Pruebas en indagación o investigación Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación Auto de Pruebas a sujeto procesal. Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Citación Testigo Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Citación Quejoso Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
ratificación y Ampliación. Testimonio Español x X NO
GACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
xAdministrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Ratificación y Ampliación de la Queja. Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL INVESTIGACION CONTROL
Subdirección Administrativa, Subdirección CONTROL
DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Versión Libre Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Acta Visita Administrativa Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Comunicación Auto Archivo
Implicado Español x X NO
INVESTIGACIONES
CONTROL DISCIPLINA x
Subdirección Administrativa, Financiera y de
Subdirección Administrativa, DISCIPLINARIO
ORDINARIOPRO-CID-15-01
N.A
Implicado Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación Auto Archivo Quejoso Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Notificación Persona Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
30 DE FEBRERO DE 2016 47 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
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Inte
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rno Cuenta con
clasificaciónSÍ / NO
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Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Notificación Estado Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control DisicplinarioN.A NARIAS ORDINARIO Disicplinario Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Constancia de ejecutoria Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Concediendo Recurso Apelación Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Rechazando Recurso por Improcedente Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Rechazando Recurso Apelación Extemporáneo Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Declarando Desierto Recurso Español x X NO
GACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
xAdministrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación Auto Concede Apelación Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL Comunicación Auto rechaza
INVESTIGACION CONTROL
Subdirección Administrativa, Subdirección CONTROL
DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación Auto rechaza Recurso Español x X NO ES
DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación Auto Concede Apelación Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Comunicación Auto rechaza
Recurso Español x X NO
INVESTIGACIONES
CONTROL DISCIPLINA x
Subdirección Administrativa, Financiera y de
Subdirección Administrativa, DISCIPLINARIO
ORDINARIOPRO-CID-15-01
N.A
Recurso Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Apelación Comunicación Implicado no Apelante Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Notificación Personal Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
30 DE FEBRERO DE 2016 48 DE 62
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Versión: 2
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lógo
Dig
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Descripción del Soporte
Inte
rno
Exte
rno Cuenta con
clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
Públ
ica
Cla
sific
ada
Res
erva
da
Custodio de lainformación
Estado de lainformación
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Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Notificación Estado Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control DisicplinarioN.A NARIAS ORDINARIO Disicplinario Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación Remisión Expediente Segunda Instancia Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Concediendo Recurso Queja Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Declarando Desierto el Recurso Queja Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Declarando Prelucido el Recurso Queja Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Rechazando Recurso Español x X NOGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
xAdministrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Queja Extemporáneo Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL INVESTIGACION CONTROL
Subdirección Administrativa, Subdirección CONTROL
DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto firmado Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación Trámite Recurso Queja Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Comunicación Remisión
Expediente Segunda Instancia Español x X NO
INVESTIGACIONES
CONTROL DISCIPLINA x
Subdirección Administrativa, Financiera y de
Subdirección Administrativa, DISCIPLINARIO
ORDINARIOPRO-CID-15-01
N.A
Expediente Segunda Instancia Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto de Apertura de Investigación Disciplinari Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación Apertura Investigación Implicado Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
30 DE FEBRERO DE 2016 49 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación Apertura Investigación, Personería Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control DisicplinarioN.A NARIAS ORDINARIO Disicplinario Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación Apertura Investigación Procuraduría Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Notificación Personal. Edicto Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Citación Testigo Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Citación Quejoso Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
ratificación y ampliación Testimonio Español x X NO
GACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
xAdministrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Ratificación y Ampliación de queja Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL INVESTIGACION CONTROL
Subdirección Administrativa, Subdirección CONTROL
DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Versión Libre Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Acta Visita Administrativa Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Solicitud Documentos Español x X NO
INVESTIGACIONES
CONTROL DISCIPLINA x
Subdirección Administrativa, Financiera y de
Subdirección Administrativa, DISCIPLINARIO
ORDINARIOPRO-CID-15-01
N.A
Solicitud Documentos Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Pliego de Cargos Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Archivo Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
30 DE FEBRERO DE 2016 50 DE 62
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CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Citación Testigo Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control DisicplinarioN.A NARIAS ORDINARIO Disicplinario Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Citación Quejoso Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Testimonio Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Ratificación y Ampliación de queja Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Versión Libre Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Acta Visita Administrativa Español x X NOGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
xAdministrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Solicitud Documentos Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL INVESTIGACION CONTROL
Subdirección Administrativa, Subdirección CONTROL
DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Pliego de Cargos Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Archivo Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Auto que decreta pruebas en
indagación o investigación Español x X NO
INVESTIGACIONES
CONTROL DISCIPLINA x
Subdirección Administrativa, Financiera y de
Subdirección Administrativa, DISCIPLINARIO
ORDINARIOPRO-CID-15-01
N.A
indagación o investigación Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación auto de pruebas a sujeto procesal Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Citación al testigo Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
30 DE FEBRERO DE 2016 51 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
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Norma, función o proceso
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CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Citación quejoso ratificación y ampliación Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control DisicplinarioN.A NARIAS ORDINARIO Disicplinario Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Testimonio Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Ratificación y ampliación de queja Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Versión libre Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Acta visita administrativa Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Solicitud de documentos Español x X NOGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
xAdministrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación Prórroga Apertura de Investigación Implicado
Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL Comunicación Prórroga INVESTIGACION CONTROL
Subdirección Administrativa, Subdirección CONTROL
DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación Prórroga Apertura Investigación Investigado
Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Notificación Personal Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Edicto Español x X NO
INVESTIGACIONES
CONTROL DISCIPLINA x
Subdirección Administrativa, Financiera y de
Subdirección Administrativa, DISCIPLINARIO
ORDINARIOPRO-CID-15-01
N.A
Edicto Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Citación al testigo Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Citación quejoso ratificación y ampliación Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
30 DE FEBRERO DE 2016 52 DE 62
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Versión: 2
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CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Testimonio Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control DisicplinarioN.A NARIAS ORDINARIO Disicplinario Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Versión libre Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Acta visita administrativa Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Solicitud de documentos Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Pliego de cargos Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto archivo Español x X NOGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
xAdministrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Ratificación y ampliación de queja Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL Auto de cierre de investigación
INVESTIGACION CONTROL
Subdirección Administrativa, Subdirección CONTROL
DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto de cierre de investigación disciplinaria Español x X NO ES
DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Estado Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Auto resolviendo recurso de
reposición Español x X NO
INVESTIGACIONES
CONTROL DISCIPLINA x
Subdirección Administrativa, Financiera y de
Subdirección Administrativa, DISCIPLINARIO
ORDINARIOPRO-CID-15-01
N.A
reposición Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto concediendo recurso apelació Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto rechazando el recurso por improcedente Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
30 DE FEBRERO DE 2016 53 DE 62
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Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Estado de lainformación
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Norma, función o proceso
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CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Rechazo de recurso de apelación por extemporáneo Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control DisicplinarioN.A NARIAS ORDINARIO Disicplinario Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Declarando Desierto un Recurso Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Rechazo Recurso de Reposición por Extemporáneo Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Disciplinario Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Notificación Personal Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Estado Español x X NOGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
xAdministrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Pliego de cargos Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL INVESTIGACION CONTROL
Subdirección Administrativa, Subdirección CONTROL
DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto archivo Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto de nombramiento defensor Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Auto decreta pruebas después
de los descargos Español x X NO
INVESTIGACIONES
CONTROL DISCIPLINA x
Subdirección Administrativa, Financiera y de
Subdirección Administrativa, DISCIPLINARIO
ORDINARIOPRO-CID-15-01
N.A
de los descargos Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto negando pruebas después de descargos Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Notificación Personal Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
30 DE FEBRERO DE 2016 54 DE 62
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Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Inte
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rno Cuenta con
clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
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ica
Cla
sific
ada
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
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Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Estado Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control DisicplinarioN.A NARIAS ORDINARIO Disicplinario Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Rechazo Recurso de Reposición por Extemporáneo Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto resolviendo recurso de reposición Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
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Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto concediendo recurso apelación Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
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Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto rechazando el recurso por improcedente Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Rechazo de recurso de apelación por extemporáneo Español x X NO
GACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
xAdministrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Declarando Desierto un Recurso Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL Comunicación auto concede
INVESTIGACION CONTROL
Subdirección Administrativa, Subdirección CONTROL
DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación auto concede apelación Español x X NO ES
DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación auto rechaza el recurso de apelación Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Comunicación implicado no
apelante Español x X NO
INVESTIGACIONES
CONTROL DISCIPLINA x
Subdirección Administrativa, Financiera y de
Subdirección Administrativa, DISCIPLINARIO
ORDINARIOPRO-CID-15-01
N.A
apelante Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Notificación Personal Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación remisión expediente segunda instancia Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
30 DE FEBRERO DE 2016 55 DE 62
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CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Estado Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control DisicplinarioN.A NARIAS ORDINARIO Disicplinario Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto concediendo recurso de queja Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto declarando precluido el recurso queja Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto rechazando recurso de queja por extemporáneo Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación traslado para alegar conclusión Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación remisión expediente segunda instancia Español x X NO
GACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
xAdministrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Obedézcase y Cúmplase Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL INVESTIGACION CONTROL
Subdirección Administrativa, Subdirección CONTROL
DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Testimonio Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Ratificación y ampliación de queja Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Versión libre Español x X NO
INVESTIGACIONES
CONTROL DISCIPLINA x
Subdirección Administrativa, Financiera y de
Subdirección Administrativa, DISCIPLINARIO
ORDINARIOPRO-CID-15-01
N.A
Versión libre Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Acta visita administrativa Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Solicitud de documentos Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
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CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación tramite recurso queja Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control DisicplinarioN.A NARIAS ORDINARIO Disicplinario Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Notificación Personal Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Estado Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Fallo primera instancia Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación fallo absolutorio quejoso Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Notificación Personal Español x X NOGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
xAdministrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Edicto Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL INVESTIGACION CONTROL
Subdirección Administrativa, Subdirección CONTROL
DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Rechazo Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Recurso de Reposición por Extemporáneo Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Auto resolviendo recurso de
reposición Español x X NO
INVESTIGACIONES
CONTROL DISCIPLINA x
Subdirección Administrativa, Financiera y de
Subdirección Administrativa, DISCIPLINARIO
ORDINARIOPRO-CID-15-01
N.A
reposición Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto concediendo Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación auto concede apelación Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
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Tipo de OrigenTipo Documental
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CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación auto rechaza el recurso de apelación Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control DisicplinarioN.A NARIAS ORDINARIO Disicplinario Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación implicado no apelante Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Notificación Personal Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Estado Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto concediendo recurso de queja Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto declarando desierto el recurso de queja Español x X NO
GACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
xAdministrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto declarando precluido el recurso queja Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL Auto Rechazo Recurso de
INVESTIGACION CONTROL
Subdirección Administrativa, Subdirección CONTROL
DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Rechazo Recurso de Reposición por Extemporáneo Español x X NO ES
DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación traslado para alegar conclusión Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO PRO-CID-15-01 Comunicación remisión Español x X NO
INVESTIGACIONES
CONTROL DISCIPLINA x
Subdirección Administrativa, Financiera y de
Subdirección Administrativa, DISCIPLINARIO
ORDINARIOPRO-CID-15-01
N.A
Comunicación remisión Español x X NO ES DISCIPLINARIAS
DISCIPLINARIO ORDINARIO
x Financiera y de Control Disicplinario
Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Expediente segunda instancia Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Auto Obedézcase y Cúmplase Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
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Estado de lainformación
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Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Constancia de ejecutoria Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control DisicplinarioN.A NARIAS ORDINARIO Disicplinario Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación registro sanción personería Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación registro sanción procuraduría Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
INVESTI Subdirección CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
PRO-CID-15-01
N.A
Comunicación al nominador para ejecución Español x X NO
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
CONTROL DISCIPLINARIO ORDINARIO
x
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disicplinario
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PRO-ESE-16-01Versión 5 N.A.
Formato Instrumento de priorización deauditorías
Instrumento en donde seidentifica y priorizan lasnecesidades de evaluación yseguimiento del IDEP.
ESPAÑOL X Papel X
Expediente de gestióny en carpetaelectrónica compartidade la Oficina de Control
SI AUDITORIAS
Auditorias Internas X Oficina Control
InternoDisponible ypublicado
http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/transparencia/informes/informes-de-
Oficina de Control Interno
control-interno
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PRO-ESE-16-01Versión 5
FT-ESE-16-01 Formato Programa de Auditorías
Corresponde a laprogramación para la vigenciade las evaluaciones (calidad,gestión y/o integrales) delSistema Integrado de Gestión.
ESPAÑOL X Papel X
Expediente de gestióny en carpetaelectrónica compartidade la Oficina de Control
SI AUDITORIAS
Auditorias Internas X Oficina Control
InternoDisponible ypublicado
http://www.idep.edu.co/?page_id=17682
http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/transparencia/informes/informes-de-
Oficina de Control Interno
ormes-de-control-interno
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PRO-ESE-16-01Versión 5 N.A. MEMORANDO CITACIÓN
COMITÉ
Documento en donde se citaa los integrantes del Comitédel SIG - Control Interno
ESPAÑOL X Papel X
- Documento originalen archivo de gestiónde la OAP- Copia en expediente
de Gestión de laOficina de ControlInterno
SI AUDITORIAS
Auditorias Internas X Oficina Asesora
de Planeación Disponible NO Oficina de Control Interno
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-01 Acta de reunión del SIG - Documento escrito que
registra los temas tratados y
- Documento originalen archivo de gestiónde la OAP AUDITO Auditorias Oficina Asesora
http://www.secretariageneralalcaldiamayor.go Oficina de Control EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTOPRO-ESE-16-01
Versión 5 FT-GD-07-08 Acta de reunión del SIG - Control Interno
registra los temas tratados ylos acuerdos adoptados enuna determinada reunión
ESPAÑOL X Papelde la OAP- Copia en expediente
de Gestión de laOficina de ControlInterno
SI AUDITORIAS
Auditorias Internas
Oficina Asesora de Planeación Disponible
caldiamayor.gov.co/transparencia/informes/informes-de-control-interno
Oficina de Control Interno
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PRO-ESE-16-01Versión 5
FT-GD-07-08 Acta de reunión (Apertura de auditoria)
Documento que da apertura acada una de las auditoriasprogramadas para la vigencia,la cual debe ser suscrita porlos participantes de dichareunión.
ESPAÑOL X X papel y en archivo digital X
Expediente de gestióny en carpetaelectrónica compartidade la Oficina de Control
SI AUDITORIAS
Auditorias Internas X Oficina de
Control Interno Disponible
http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/transparencia/informes/informes-de-control-interno
Oficina de Control Interno
30 DE FEBRERO DE 2016 59 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
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Versión: 2
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Estado de lainformación
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Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
FT-ESE-16-02 Descripción de las actividades Expediente de gestión
http://www.idep.edu.co/?page_id=17682
http://www.secrEVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PRO-ESE-16-01Versión 5
FT-ESE-16-02Formato Plan de Auditoria
Descripción de las actividadesin situ y los preparativos deuna auditoria
ESPAÑOL X X Papel y en archivo digital X
Expediente de gestióny en carpetaelectrónica compartidade la Oficina de Control
SI AUDITORIAS
Auditorias Internas X Oficina de
Control Interno Disponiblehttp://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/transparencia/informes/informes-de-control-interno
Oficina de Control Interno
Instrumentos aplicados en losque se deben debenestablecer los parametros queserán tenidos en cuenta para
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PRO-ESE-16-01Versión 5
Instrumentos deverificación de auditoría
la verificación delcumplimiento de: normas,documentos, sistemas deinformación, entre otras.
Los instrumentosresponderán a la naturalezadel proceso por lo que son dediseño adaptado a cada unode ellos.
ESPAÑOL X Archivo digital en formato excel X
Carpeta electrónicacompartida de laOficina de Control (porsu tamaño no seimprime)
SI AUDITORIAS
Auditorias Internas X Oficina Control
Interno Disponible NO Oficina de Control Interno
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PRO-ESE-16-01Versión 5
Papeles de trabajo y/o instrumentos diligenciados
Instrumentos aplicados en losque se deben debenestablecer los parametros queserán tenidos en cuenta parala verificación delcumplimiento de: normas,documentos, sistemas deinformación, entre otras.
Los instrumentosresponderán a la naturaleza
ESPAÑOL X Archivo digital en formato excel X
Carpeta electrónicacompartida de laOficina de Control (porsu tamaño no seimprime)
SI AUDITORIAS
Auditorias Internas X Oficina Control
Interno Disponible NO Oficina de Control Interno
responderán a la naturalezadel proceso por lo que son dediseño adaptado a cada unode ellos.
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PRO-ESE-16-01Versión 5
Memorando remisión informe preliminar de auditoria
Documento con el cual sehace entrega oficial delinforme preliminar de auditoria al líder del proceso
ESPAÑOL X Papel X Expediente de gestión SI AUDITORIAS
Auditorias Internas X Oficina Control
Interno Disponible NO Oficina de Control Interno
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-01 FT-ESE-16-05
Resultado de una auditoríaque proporciona el equipoauditor tras considerar los papel y en
Expediente de gestióny en carpeta AUDITO Auditorias Oficina Control Oficina de Control EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTOPRO-ESE-16-01
Versión 5FT-ESE-16-05 Informe de Auditoría (preliminar)
auditor tras considerar losobjetivos de la auditoría, elalcance, fortalezas, hallazgos,observaciones y conclusionesde la auditoría.
ESPAÑOL X X papel y en archivo digital X y en carpeta
electrónica compartidade la Oficina de Control
SI AUDITORIAS
Auditorias Internas X Oficina Control
Interno Disponible NO Oficina de Control Interno
30 DE FEBRERO DE 2016 60 DE 62
CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
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Versión: 2
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Custodio de lainformación
Estado de lainformación
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Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-01 Comunicado en medio
Con el propósito de precisar oaclarar el contenido delinforme preliminar, el líder deproceso y/o auditados, podránsolicitar Mesas de Trabajo papel y en
Expediente de gestióny en carpeta AUDITO Auditorias Oficina Control Oficina de Control EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTOPRO-ESE-16-01
Versión 5 N.A.Comunicado en medio magnético y/o físico solicitar Mesas de Trabajo
frente al mismo, siempre ycuando se encuntre dentro deltérminoestablecido.
ESPAÑOL X papel y en archivo digital X y en carpeta
electrónica compartidade la Oficina de Control
SI AUDITORIAS
Auditorias Internas X Oficina Control
Interno Disponible NO Oficina de Control Interno
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PRO-ESE-16-01Versión 5 N.A. Memorando remisorio
Documento con el cual sehace entrega oficial delinforme final de auditoria allíder del proceso
ESPAÑOL X papel X Expediente de gestión SI AUDITORIAS
Auditorias Internas X Oficina Control
Interno Disponible NO Oficina de Control Interno
http://www.idep
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PRO-ESE-16-01Versión 5
FT-ESE-16-05 Informe de Auditoría (Final)
Resultado de una auditoríaque proporciona el equipoauditor tras considerar losobjetivos de la auditoría, elalcance, fortalezas, hallazgos,observaciones y conclusionesde la auditoría.
ESPAÑOL X X papel y en archivo digital X
Expediente de gestióny en carpetaelectrónica compartidade la Oficina de Control
SI AUDITORIAS
Auditorias Internas X Oficina Control
Interno Disponible
.edu.co/?page_id=17682
http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co/transparencia/informes/informes-de-control-interno
Oficina de Control Interno
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO PRO-ESE-16-03 FT-ESE-16-06 Cronograma anual de
informes a entidadesexternas
Documento en donde sereflejan los informes que elIDEP debe presentar aentidades externas
ESPAÑOL X Archivo digital Xen carpeta electrónicacompartida de laOficina de Control
SI INFORMES
* Informes a Entes de Control y Vigilancia
* Informes a otras
entidades
X
Oficina Control Interno
Disponible NO Oficina de Control Interno
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PRO-ESE-16-03Versión 2 N.A.
Documentos soporte deverificación
Documentos soportes endonde se llevarán a caboverificaciones aleatorias a la ESPAÑOL X papel y en
archivo digital X
Expediente de gestióny en carpetaelectrónica compartida SI INFORMES
Informes a Entes de X Disponible NO Oficina Control
InternoSEGUIMIENTO Versión 2 N.A. verificación verificaciones aleatorias a laveracidad de la informaciónreportada
ESPAÑOL X archivo digital X electrónica compartidade la Oficina de Control
SI INFORMES Entes de Control
XOficina Control Interno
Disponible NO Interno
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PRO-ESE-16-03Versión 2 FT-GD-07-08 Acta de reunión
Documento donde sepresentan los resultados delInforme a la Alta Dirección y /oComité del Sistema IntegradodeGestión y/o Comité deSostenibilidad Contable (encasode ser necesario).
ESPAÑOL X papel y en archivo digital X
Expediente deGestión de la Oficinade Control Interno
SI INFORMES
Informes a otras
entidadesX Oficina Control
Interno Disponible no Oficina de Control Interno
de ser necesario).
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PRO-ESE-16-04Versión 3 FT-GD-07-08 Acta de reunión
SIG
Documento en donde sepresentarán las estrategías restrategias para promover lasactividades de autocontrol enla gestión de procesos delIDEP en el marco del SIG
ESPAÑOL X papel XExpediente de gestiónde la Oficina Asesorade Planeación
NO X Oficina Asesora de Planeación Disponible NO Oficina de Control
Interno
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CONTROL DE REGISTROSINSTITUTO PARA LA INVESTIGACIÓN EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGÓGICO IDEP
Código: FT-GD-07-18
Versión: 2
Fecha de Aprobación: 30/06/2015
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Nombre del registro o documento de archivo Definición Idioma
Ana
lógo
Dig
ital
Elec
trón
ico
Descripción del Soporte
Inte
rno
Exte
rno Cuenta con
clasificaciónSÍ / NO
Serie Subserie
Públ
ica
Cla
sific
ada
Res
erva
da
Custodio de lainformación
Estado de lainformación
Publicada en(link página
web)
Dependencia Responsable
Clasificación Documental Estado y custodia de la información (Disponibilidad)Tipo de Soporte
Norma, función o proceso
Código del Procedimiento
Código del Formato
Tipo de OrigenTipo Documental
Localización del documento o registro
EVALUACIÓN Y PRO-ESE-16-04 Registros de las actividades
Para definir el tipo de documento que servirá como registro de las actividades, se hace necesario coordinar las Oficina de Oficina de Control EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTOPRO-ESE-16-04
Versión 3 N.A. Registros de las actividades realizadas (Actas, documentos)
hace necesario coordinar lasactividades a realizar con los líderes de los subsistemas que componen el Sistema Integradode Gestión.
ESPAÑOL X papel X Expediente de gestión NO X Oficina de Control Interno Disponible NO Oficina de Control
Interno
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
PRO-ESE-16-04Versión 3 FT-GD-07-08 Acta de reunión
SIG y de Control Interno
Documento en el cual se presentarán la Evaluación de la efectividad delas actividades desarrolladas en
ESPAÑOL X papel XExpediente de gestiónde la Oficina Asesorade Planeación
NO X Oficina Asesora de Planeación Disponible NO Oficina de Control
Interno
la vigencia
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