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Tercera Clase: Entrada
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Entrada
Informática de Sistemas I Prof.: Norma Morales 2
Es donde comienza todo el proceso de información
Se producen a partir de transacciones, voz, imágenes, texto, números, caracteres especiales
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El registro de entrada de documentos ha evolucionado de forma relevante en los últimos tiempos, utilizando recursos integrados en la gestión documental. Estos cambios suponen importantes mejoras en la explotación de la información.
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Distintos organismos, instituciones y empresas privadas demandan soluciones en el mercado para controlar y gestionar la entrada de la documentación (correspondencia, fax, e-mail), así como la distribución de documentos.
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Procesamiento de transacciones
En una operación de venta se ve como se introducen y procesan los datos al sistema
Para ingresar al sistema es importante el ingreso de contraseñas para restringir su uso a personal autorizado
Luego de introducir la transacción se procesan los datos
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Pasos en una transacción de venta: Se introduce la transacción al sistema
completando la documentación necesaria
Los datos ingresados pasan a la base de datos y se actualizan los registros
El registro actualizado se guarda en la base
El sistema está preparado para recibir otra transacción y repetir el proceso
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Entrada directa o indirecta
Los datos se pueden introducir en forma directa o por lotes, según los requerimientos de los usuarios Por lotes: los datos se acumulan
durante un lapso de tiempo Directa: los datos se introducen
en el momento que ocurren
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En la entrada por lotes se completan documentos que luego serán ingresados al sistema
En la entrada directa los datos de una transacción se introducen y procesan inmediatamente
Cualquiera sea la forma en que se introducen los datos se harán respetando todos los controles para garantizar la veracidad de los mismos
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Diseño de formas En muchos casos la introducción de
datos se realiza en documentos que luego servirán como registros de ingreso
Se debe tener en cuenta qué datos se capturarán y quienes obtendrán copias
Se debe asegurar el número de copias y los pasos necesarios para mantener la información relevante
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Formas en papel Siguen siendo las formas más usadas para
el ingreso de datos En el momento de seleccionar el papel se
tendrán en cuenta ciertas características relacionadas con: el tiempo de almacenamiento, la apariencia, las veces que se manipularán y cómo, el método de llenado de espacios en blanco y la seguridad contra el borrado o adulteración
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Tipos de papel: De alta calidad, más durable, posible de
archivar por largo tiempo, fácil de escribir Papel más pesado, tipo cartulina, usado
en tarjetas Papel delgado, se usa en el caso de tener
que hacer varias copias Papel de seguridad, al borrarse deja
marca evidente
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Tamaño del papel: Se debe adaptar a las formas para
archivos, impresoras, carpetas Los tamaños a medida generan
problemas de manejo, ocasionan inconvenientes al archivarse e incrementan el costo
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Color: Se deben usar colores legibles
especialmente en el momento de hacer una o varias copias evitando colores oscuros
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Título: El formulario deberá tener un título
para su identificación y en algunos casos el nombre de la organización
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Numeración: Se utilizarán para identificar la forma
y se colocarán en el margen inferior o superior, puede incluir letras para mayor identificación.
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Paginación: Si la forma está compuesta por
varias hojas deberán indicarse la cantidad de páginas que lo componen
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Espaciado: Se tendrán en cuenta la cantidad
de datos a ingresar para determinar el espacio tanto vertical como horizontal.
Secuenciación: Los datos ingresados se harán de
manera lógicamente secuencial para facilitar la tarea al usuario
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Títulos y leyendas: Emplear leyendas claras, que
indiquen que datos se deben ingresar allí.
Ventanas: Si la forma es enviada por correo, la
dirección se ajustará a la ventana del sobre.
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Instrucciones: Lo ideal es que las formas sean de
fácil interpretación, en caso necesario colocar las instrucciones en la zona a las que hace referencia. Que el usuario pueda verlas antes de completar la forma
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Multicopiado: Una sola escritura sirve para varias
copias Los datos ingresados aparecerán en
todas o algunas copias
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Formas retornables: Se emplean para evitar errores en la
entrada. Las formas de salida regresan a la organización como entrada para otro proceso.
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Formas electrónicas La forma que aparecerá en el monitor
será la misma que la impresa La captura de datos y su procesamiento
se hace más rápido y efectivo que en papel
La distribución de datos a otros usuarios se maneja en forma electrónica mediante redes, emails, cd, o copias impresas
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El diseñador debe crear un sistema que administre y almacene los datos ingresados según los requerimientos de los usuarios
El sistema tiene que estar preparado para imprimir tantas copias como sean necesarias
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Las formas electrónicas procesan los datos ingresados, indican cómo completar la forma y dan instrucciones a los usuarios en caso necesario
Los campos a completar se diseñarán teniendo en cuenta el tipo de datos requeridos (números, letras)
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Se pueden poner límites en los campos a completar, dando mensaje de error en caso que esté mal
Al completar la forma se pueden ir mostrando resultados o cálculos parciales
En caso que el usuario lo necesite, puede solicitar ayuda presionando una tecla
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Se pueden completar automáticamente datos que permanecen constantes para ahorrar el tiempo de llenado de formas. Estos datos estarán almacenados en una base y podrán ser exportados a otras aplicaciones
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Ventajas de las formas electrónicas
En la forma electrónica no se necesita tanto espacio para almacenar información como ocurre con el papel
Los costos por el papel, el trabajo de diseño, la impresión son más visibles en la forma de papel que en la electrónica
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Existen gastos que se pueden reducir si se adopta la forma electrónica: Costos por falta de papel Las formas de papel pueden
transformarse en obsoletas Cambios de forma por ineficiencia Usar la forma correcta
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Creación, manejo y procesamiento de formas correctas
Rapidez para completar formas de manera electrónica
Introducción y captura de datos en un solo paso
En la forma electrónica los datos se introducen y transmiten simultáneamente
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Trámites para obtener una clave
¿Cómo obtener la clave? Ud. podrá obtener la clave de
acceso a pagomiscuentas.com en los Cajeros Automáticos de la Red Banelco, las 24 hs., los 365 días del año.
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Una vez que ingrese su Tarjeta Banelco al cajero automático aparecerá la siguiente pantalla:
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Deberá ingresar su clave de identificación personal (CIP). A continuación el cajero automático le mostrará la siguiente pantalla de selección de operaciones:
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Ud. deberá seleccionar "OTRAS OPERACIONES" para que aparezca la transacción "CLAVE ACCESO HOME BANKING".
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Al seleccionar la transacción "CLAVE ACCESO HOME BANKING", aparecerá una pantalla donde deberá ingresar el tipo de documento que utilizará para acceder a pagomiscuentas.com.
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Luego se le pedirá que ingrese el número de documento correspondiente al tipo de documento seleccionado anteriormente.
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A continuación, aparecerá una pantalla donde deberá ingresar la clave para acceder a pagomiscuentas.com que Ud. desee. La misma deberá ser de 8 dígitos.
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Una vez que ingrese su clave de acceso a pagomiscuentas.com, se le pedirá que la confirme ingresándola nuevamente.
Luego de confirmar la clave el cajero automático le mostrará una pantalla indicándole que la transacción fue completada.
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Una vez finalizada la operación el cajero le imprimirá un ticket como el siguiente:
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Codificación
Las claves en la introducción de datos proporcionan al sistema seguridad y ayudan a la identificación de usuarios, transacciones, cuentas, eventos, etc
Para diseñar este tipo de códigos es necesario tener en cuenta ciertas reglas que lo harán más eficiente
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Símbolos de codificación Generalmente se utilizan números que
contienen entre 6 y 10 dígitos Existen también claves alfanuméricas
que proporcionan mayor posibilidad de combinaciones
Actualmente las formas más usadas en códigos con: numéricos, alfabéticos y alfanuméricos
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Diseño de claves El código se debe adaptar a las
necesidades de los usuarios y al método de procesamiento
El código debe ser único para cada elemento que identifica
Debe ser flexible y no deberá excederse en su longitud
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Diseño de claves Se debe evitar la confusión o
mala interpretación de los códigos (caracteres o sonidos similares)
Uso de reloj de 24 horas, emplear sistemas de fechas con formatos MMDDAAAA
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Todas las claves deberán tener la misma extensión
Las claves muy largas deberán segmentarse
Usar dígito de verificación cuando el código es importante en el procesamiento de la información
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Código de barras
El EAN (European Article Number) es un sistema de códigos de barras adoptado por multitud de empresas.
Está constituido por 13 dígitos y con una estructura dividida en 4 partes:
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Los primeros dígitos identifican a través de que Organización Nacional se ha adscrito una empresa al Sistema EAN. Por ejemplo, en España se encarga de ello Aecoc y su código es el 84.
Código de empresa: es un número compuesto por entre 5 y 8 dígitos, dependiendo de las necesidades de la empresa, que identifica al propietario de la marca.
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Código de producto: completa los 12 primeros dígitos.
Dígito de control: consta de un solo dígito y sirve para verificar que el código leído es correcto. Para calcularlo se suman los dígitos de las posiciones impares, se multiplica por 3, se le suman los dígitos de las posiciones pares y a este resultado se le resta el siguiente múltiplo de 10. El resultado final ha de coincidir con el dígito de control.
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Por lo tanto el código de barras EAN 13 puede ser muy variable dependiendo de la empresa que lo utilice. Un ejemplo podría ser:
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[84] Los dos primeros dígitos identifican que la empresa se ha adscrito a Aecoc como Organización Nacional registradora de códigos de barras EAN.
[25623] Los 5 dígitos siguientes indican el código de empresa asignado por la Ornazación Nacional Aecoc.
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[50012] Los 5 dígitos siguientes identifican el producto dentro de la empresa, este código será asignado por la empresa a su libre albedrío.
[6] El último dígito es calculado, es el dígito de control.
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Código en bloque: ISBN El ISBN - INTERNATIONAL
STANDARD BOOK NUMBER - es un sistema internacional de numeración e identificación de títulos de una determinada editorial, aplicado también a Software.
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El fundamento del sistema es la de identificar un título de una determinada editorial. Una vez atribuída la identificación, este número sólo será aplicable a esa obra y no podrá ser reutilizado.
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El ISBN es el resultado de un sistema numérico para libros utilizado por los editores ingleses el cual ha sido adoptado por los comerciantes del libro como también por las bibliotecas.
El ISBN, es aplicable independientemente del destino que el editor le asigne al libro, ya sea para venta, obsequio o circulación interna.
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A partir de una reunión realizada en Berlín en 1967, el sistema fue oficializado internacionalmente y ratificado posteriormente por la ISO (International Standard Organization) como norma internacional en 1972 - ISO 2108-1972.
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Ventajas del ISBN:
Identifica un libro de una determinada editorial
Facilita el control de stock Facilita el control de ventas Estandariza los pedidos de libros a las
editoriales
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Facilita la interconexión de archivos, la recuperación y la transmisión de datos en sistemas automatizados
Elimina barreras lingüísticas en la comercialización
Facilita el intercambio bibliográfico nacional e internacional.
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Métodos de entrada Interfaces amigables Se busca la comodidad del usuario
Diseño uniforme, intuitivo, fácil de usar
Agrupar elementos relacionados entre sí
Apariencia similar indica operación similar
Evitar dispersar la atención
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Evitar tener que teclear datos largos Permitir recuperar valores ya
tecleados El estado del sistema debe ser
explícito Diferente estado debe tener
diferente apariencia No pedir confirmaciones (permitir
deshacer)
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Dispositivos de entrada
Son los que se usan para la captura de los datos al Sistema de Información: Teclado Tarjetas magnéticas Dispositivos sensibles al tacto
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Imágenes Mouse Tabletas digitalizadoras Voz Reconocimiento óptico de
caracteres (OCR)
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