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PROCESO COOPERACION INTERNACIONAL Y ALIANZAS CÓDIGO CIA-PR-001
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO
IDENTIFICACIÓN DE OFERTA Y GESTIÓN DE DEMANDA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y
ALIANZAS
PÁGINA: 1 de 6
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
1. OBJETIVO
Identificar la oferta y gestionar la demanda de cooperación internacional y alianzas que puedan ser de interés del CNMH.
2. ALCANCE
Desde el mapeo de la oferta de cooperación internacional de interés para el CNMH, incluyendo el cruce con anteproyectos sin financiar hasta la postulación de proyectos ante el cooperante y/o aliado.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Asesor de la Dirección General
4. DEFINICIONES
COOPERACIÓN INTERNACIONAL: Es la ayuda que se entrega para apoyar el desarrollo económico y social de países en desarrollo, mediante la transferencia de tecnologías, conocimientos, habilidades o experiencias por parte de países u organizaciones multilaterales.
5. NORMAS LEGALES
Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto.
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE OFERTA Y GESTIÓN DE
DEMANDA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y ALIANZAS
CÓDIGO CIA-PR-001 VERSIÓN 001
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6. CONDICIONES GENERALES
Se deben recibir las fichas de anteproyecto no financiadas por recursos del presupuesto del CNMH, las cuales han sido priorizada según focalización por direccionamiento estratégico.
Existen proyectos que no necesitan formalización por medio de convenios o actos administrativos debido a los convenios marco anteriormente suscrito por el CNMH o a los procedimientos establecidos por el cooperante.
Las solicitudes para aplicar a los diferentes apoyos de cooperación podrán ser vía electrónica, telefónica o personal.
El mapa de oferta de Cooperación del CNMH incluye las ofertas para cubrir anteproyectos no financiados y aquellas propuestas que puedan servir a sus diferentes áreas.
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
1 Consolidar información
Acopia y organiza información de programas país o líneas de apoyo priorizadas por cooperantes internacionales y aliados.
Grupo de Cooperación Internacional
Mapa de ofertas
2
Realizar cruce de intereses de cooperantes con necesidades a financiar del CNMH
Compara los anteproyectos a financiar del CNMH con el mapa de oferta de cooperación y escoge aquellas ofertas que podrían cubrir la necesidad o aquellos que pudiesen ser de interés para las diferentes áreas del centro. Diligencia la matriz líneas de cooperación
Asesor de dirección (Cooperación)
Mapa de ofertas país ajustada a necesidades del CNMH Matriz Líneas de
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE OFERTA Y GESTIÓN DE
DEMANDA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y ALIANZAS
CÓDIGO CIA-PR-001 VERSIÓN 001
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7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
Es oferta para anteproyecto a financiar? SI continuar con actividad N. 3 NO: Continuar con actividad 11
Demanda de Cooperación y Alianzas CIA-FT-001
3 Contactar al Cooperante o aliado
Establece comunicación con el cooperante para presentar interés en apoyo y un anteproyecto La respuesta es positiva? SI: Continuar con actividad N. 4 NO: Regresar a actividad N. 2 NO: fin del procedimiento
Asesor de dirección general Director general
No Aplica
4 Solicitar información para aplicar
Solicita listado de requisitos para aplicar al apoyo Grupo de Cooperación Internacional
No aplica
5 Formalizar los requerimientos para la postulación
Recibe listado de requerimientos Necesita documentación soporte? SI: Continuar con actividad N 6 NO: Continuar con Actividad N.7
Profesional Universitario en CIA
No aplica
6 Solicitar documentos soporte
Solicita a procesos de apoyo documentación soporte requerida para la postulación del proyecto
Grupo de Cooperación Internacional
Comunicación interna solicitando documentos GDC-FT-008
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE OFERTA Y GESTIÓN DE
DEMANDA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y ALIANZAS
CÓDIGO CIA-PR-001 VERSIÓN 001
PÁGINA 4 de 6
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
7 Solicitar formulación del Proyecto
Contacta al responsable del anteproyecto y solicita el diligenciamiento de la ficha de proyecto.
Grupo de Cooperación Internacional
Comunicación interna GDC-FT-008
8 Formular proyecto Diligencia ficha de proyecto tanto de cooperante como de CNMH, siguiendo instrucciones de cada uno.
Responsable anteproyecto
Ficha de proyecto diligenciada propuesta Ficha de Proyecto cooperante. EXT
9 Revisar y ajustar anteproyecto
Revisa y ajusta ficha de proyecto propuesta Esta completa? SI: Continuar con actividad N.10 NO: Regresar a actividad N. 8
Grupo de Cooperación Internacional
Ficha de proyecto diligenciada ajustada
10
Postular el proyecto
Presenta la propuesta ante el cooperante La respuesta es Favorable? SI: Continuar con CIA-PR- 002 Formulación de Proyectos de Cooperación Internacional y Alianzas NO: Fin de procedimiento - volver a postular a otro cooperante
Grupo de Cooperación Internacional
Comunicación oficial enviada GDC-FT-007 Comunicación recibida
Proyectos de interés para el centro
11 Informar a las áreas interesadas
Divulga la oferta encontrada específicamente a las áreas posiblemente interesadas.
Profesional universitario
Comunicación interna informando
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE OFERTA Y GESTIÓN DE
DEMANDA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y ALIANZAS
CÓDIGO CIA-PR-001 VERSIÓN 001
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7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
oferta GDC-FT-008
12 Hacer seguimiento a ofertas
Contacta a las áreas para recibir respuesta a oferta Se aplicará a la oferta? SI: Regresa a actividad N. 4 NO: fin del procedimiento
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
5 Formalizar los requerimientos para la postulación
Recibe listado de requerimientos Necesita documentación soporte? SI: Continuar con actividad N 6 No: Continuar con Actividad N.7
Cada vez que se presente un anteproyecto
Profesional Universitario en CIA
No aplica
9 Revisar y ajustar Revisa y ajusta ficha de proyecto Cada vez que se Grupo de Ficha de
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE OFERTA Y GESTIÓN DE
DEMANDA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y ALIANZAS
CÓDIGO CIA-PR-001 VERSIÓN 001
PÁGINA 6 de 6
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
anteproyecto propuesta Esta completa? SI: Continuar con actividad N.10 NO: regresa a actividad N. 8
presente un anteproyecto
Cooperación Internacional
proyecto
diligenciada
ajustada
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual para Acceso a Cooperación Internacional Técnica o financiera no reembolsable con la Banca Multilateral para entidades públicas,
Procedimiento para la gestión de Demanda de Cooperación.
11. ANEXOS
No Aplica
12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN
No Aplica Elaboración del documento DD/MM/AAAA 001
PROCESO COOPERACION INTERNACIONAL Y ALIANZAS CÓDIGO CIA-PR-002
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO FORMALIZACION DE APOYO DE COOPERACION
INTERNACIONAL PÁGINA: 1 de 5
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
1. OBJETIVO
Formalizar y legalizar los proyectos de Cooperación internacional y alianzas del CNMH
2. ALCANCE
Inicia con la aprobación del proyecto por parte del cooperante y/o aliado hasta la formalización del convenio o contrato para ejecución del proyecto
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Profesional especializado
4. DEFINICIONES
CONVENIOi: Son aquellos acuerdos de voluntades mediante los cuales las partes involucradas, en este caso el CNMH y el cooperante y/o aliado establecen compromisos e intenciones generales o específicas de cooperación mutua, para desarrollar de manera planificada actividades de interés común.
o Convenio Marco: Es aquel en que las partes establecen compromisos e intenciones generales de cooperación y se ejecutan a través de convenios específicos.
o Convenio Específico: es aquel convenio en el que las partes establecen compromisos determinados de cooperación, los cuales pueden surgir de un convenio marco o de la necesidad de desarrollar un proyecto específico en un tiempo determinado,
CONTRATO: es un acuerdo de voluntades mediante el cual una parte se obliga a hacer algo a cambio de una contraprestación en dinero y/o especie
PROCEDIMIENTO FORMALIZACION DE APOYO DE COOPERACION INTERNACIONAL
CÓDIGO CIA-PR-002 VERSIÓN 001
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5. NORMAS LEGALES
Ley 1448 de 2011 Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones.
6. CONDICIONES GENERALES
Cuando los recursos ofrecidos por el cooperante vayan a ser incorporados al presupuesto del CNMH, se debe tener en cuenta que la solicitud debe realizarse desde la vigencia anterior para poder ser incorporados como recursos propios.
Dentro de la identificación del mecanismo de formalización de apoyo siempre habrá participación del cooperante
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
1
Identificar el mecanismo para la formalización del apoyo
Identifica el mecanismo de formalización. Requiere convenio, contrato u otro acto administrativo? SI: Continuar con actividad N.3 NO: Continuar con actividad N. 2
Asesor de la Dirección Jefe de oficina de Asesoría Jurídica
Comunicación interna GDC-FT-008
2 Realizar comité de formalización
Formaliza por medio de un comité las actividades, compromisos, cronograma y mecanismos de seguimiento del apoyo.
Asesor de la Dirección Gerentes de Proyectos
Acta de comité de formalización de apoyo SIP-FT-001
PROCEDIMIENTO FORMALIZACION DE APOYO DE COOPERACION INTERNACIONAL
CÓDIGO CIA-PR-002 VERSIÓN 001
PÁGINA 3 de 5
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
3 Identificar tipo de Convenio o contrato
Identifica tipo de convenio a suscribir con el cooperante Existe Convenio Marco? SI: Continua con actividad 7 NO: Continua con actividad N. 4
Grupo de Cooperación Internacional
No Aplica
4 Elaborar estudios previos
Diligencia formato de estudios previos y solicita a Oficina Jurídica elaborar el acto administrativo. Continua con procedimiento de control de legalidad GJU-PR-003
Grupo de Cooperación Internacional Gerente de Proyecto
Estudios previos ABS-FT-005
5 Gestionar minuta convenio avalada
Recibe minuta de convenio avalada por la oficina asesora jurídica y se envía al cooperante Aprueba minuta? Si: Procede a firma de Director General No: Se devuelve a actividad N 2
Asesor de la Dirección
Convenio firmado
6
Perfeccionar convenio marco, convenio o contrato
Firma convenio marco, convenio o contrato Director General Cooperante
Acto administrativo perfeccionado
7 Ejecutar obligaciones suscritas
Ejecuta obligaciones suscritas en el convenio y parte del proyecto aprobado por el cooperante.
Procesos Misionales Informes
PROCEDIMIENTO FORMALIZACION DE APOYO DE COOPERACION INTERNACIONAL
CÓDIGO CIA-PR-002 VERSIÓN 001
PÁGINA 4 de 5
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE
ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
5
Gestionar minuta convenio avalada
Recibe minuta de convenio avalada por la oficina asesora jurídica y se envía al cooperante Aprueba minuta? Si: Procede a firma de Director General No: Se devuelve a actividad N 2
Anual Asesor de la dirección
Convenio
firmado
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual de formulación de proyectos de Cooperación, APC
PROCEDIMIENTO FORMALIZACION DE APOYO DE COOPERACION INTERNACIONAL
CÓDIGO CIA-PR-002 VERSIÓN 001
PÁGINA 5 de 5
11. ANEXOS
No Aplica
12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN
No Aplica Elaboración del documento DD/MM/AAAA 001
i Guía para el trámite de convenios, ORI, UNAL
PROCESO COOPERACION INTERNACIONAL Y ALIANZAS CÓDIGO CIA-PR-003
VERSIÓN 001
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A LOS APOYOS DE COOPERACIÓN
INTERNACIONAL Y ALIANZAS PÁGINA: 1 de 6
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
1. OBJETIVO
Realizar el seguimiento a la ejecución de los apoyos de cooperación para garantizar su adecuado desempeño y cumplir con los acuerdos pactados con el cooperante.
2. ALCANCE
Desde determinar la metodología del seguimiento, incluyendo la coordinación y celebración de comités de seguimiento hasta el cierre del proyecto.
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO
Profesional especializado
4. DEFINICIONES
RESPONSABLE TÉCNICO : Responsable de la ejecución de las actividades del proyecto
RESPONSABLE FINANCIERO: Operador o dirección administrativa y financiera del CNMH, encargado del seguimiento a la ejecución de recursos del proyecto.
INFORMES DE AVANCE : Informes narrativos de los proyectos e informes financieros de ejecución de acuerdo a presupuestos
5. NORMAS LEGALES
Ley 1450 del 16 de junio de 2011, “Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014”
Decreto 4152 de 2011, por el cual se fusionó el establecimiento público “Agencia Colombiana de Cooperación Internacional, ACCI” al establecimiento público “Red de Solidaridad Social”, que en adelante se denominará Agencia Presidencial para la Acción Social y la cooperación Internacional, Acción Social.
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE
COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y ALIANZAS
CÓDIGO CIA-PR-003 VERSIÓN 001
PÁGINA 2 de 6
6. CONDICIONES GENERALES
De acuerdo a los convenios suscritos con los diferentes cooperantes y a los criterios de la estrategia de cooperación se realizan reuniones de seguimiento y monitoreo la ejecución del proyecto y de balance proyecto
En los casos que haya novedades en los proyectos. La ruta a seguir es primero se discuten en reunión interna entre el grupo de cooperación y el responsable de proyecto y posteriormente se somete a consideración en los comités operativos y se acogen las instrucciones del cooperante para los ajustes formales que den a lugar.
Los informes de gestión financiera se realizan en dos vías:
o Si es un operador de recursos se establece un comité operativo que se convoca periódicamente en donde se revisan el reporte de la ejecución de los recursos, elaborado por el operador. Y se toman decisiones acerca de asuntos administrativos de los proyectos. Integrantes: Grupo de cooperación y representante del operador. Eventualmente responsable de proyecto.
o Si los recursos fueron incorporados al presupuesto general de la nación se realizan reuniones periódicas con la dirección
administrativa y financiera quien elabora los reportes y donde se toman decisiones acerca de asuntos administrativos de los proyectos.
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE
COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y ALIANZAS
CÓDIGO CIA-PR-003 VERSIÓN 001
PÁGINA 3 de 6
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
1 Determinar el mecanismo de seguimiento
Convoca a reunión a responsable del proyecto y de acuerdo a los términos del apoyo, a la estrategia de cooperación del CNMH y a los indicadores establecidos, establece los mecanismos de seguimiento. Prepara, coordina y celebra los comités de seguimiento y establece la documentación necesaria para cada comité.
Grupo de Cooperación Internacional
Acta de reunión determinado mecanismos de seguimiento SIP-FT-001
2 Solicitar informes de avance por proyecto.
Solicita elaborar los informes requeridos por los cooperantes, incluyendo los avances en relación a objetivos propuestos e indicadores.
Grupo de Cooperación Internacional
Matrices de Seguimiento articuladas al banco de proyecto. Comunicación interna enviada por correo electrónico solicitando informes.
3 Realizar Informes de avance general
Elabora informes narrativos y de ejecución presupuestal de acuerdo a requerimiento de cooperante.
Responsable técnico de proyecto Responsable financiero del proyecto
Informes de Avance narrativo. EXT Informes de ejecución
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE
COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y ALIANZAS
CÓDIGO CIA-PR-003 VERSIÓN 001
PÁGINA 4 de 6
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
presupuestal. EXT
4 Revisar y ajustar Informes da avance
Revisa y realiza ajustes a informes de acuerdo a lineamientos generales del cooperante y a la estrategia de cooperación del CNMH Esta Completo el informe? SI: Continuar con actividad N. 5 NO: Regresa a actividad N. 3
Profesional Universitario en Cooperación
Informe de Avance Ajustado
5 Enviar Informe a Cooperante
Enviar informe a cooperante de acuerdo a sus requerimientos vía física o electrónica El cooperante tiene observaciones? SI: Continuar con la actividad N 6 NO: Continuar con actividad N. 7
Grupo de Cooperación Internacional
Comunicación oficial enviada GDC-FT-007 Comunicación enviada por correo electrónico Informe de Seguimiento al Cooperante
6 Realizar ajustes solicitados
Remite observaciones a responsable de proyecto para realizar ajustes solicitados y Regresar a actividad N.4
Grupo de Cooperación Internacional
Informe con observaciones Comunicación recibida
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE
COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y ALIANZAS
CÓDIGO CIA-PR-003 VERSIÓN 001
PÁGINA 5 de 6
7. DESCRIPCIÓN
ID (QUE)
ACTIVIDAD
(COMO)
DESCRIPCIÓN TAREAS (S)
(QUIEN)
RESPONSABLE
DOCUMENTOS Y/O REGISTROS
7 Cerrar Proyecto
Cierra el proyecto y elabora acta de liquidación o finalización de proyecto.
Grupo de Cooperación Internacional Gerente de Proyecto Cooperante
Comunicación Oficial GDC-FT-007 Acta de liquidación de proyecto SIP-FT-001
8 Consolidar Información de Proyectos
Consolida y remite información a la oficina de planeación respecto a los proyectos financiados por cooperación. Incluye información financiera y técnica de proyectos.
Profesional universitario en Cooperación
Informe consolidado de Cooperación
8. FLUJOGRAMA
Ver Flujograma
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE
ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
5 Revisar y ajustar Informes da avance
Revisar y ajustar informes Esta Completo el informe? SI: Continuar con actividad N. 6
Cada vez que se presente informe
Grupo de Cooperación Internacional
Formato de Avance Ajustado
PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE
COOPERACIÓN INTERNACIONAL Y ALIANZAS
CÓDIGO CIA-PR-003 VERSIÓN 001
PÁGINA 6 de 6
9. PUNTOS DE CONTROL
No. NOMBRE
ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
NO: Regresa a actividad N. 4
6 Enviar Informe a Cooperante
Enviar informe El cooperante tiene observaciones? SI: Continuar con la actividad N 7 NO: Continuar con actividad N. 8
Cada vez que se solicite según requerimiento
Grupo de Cooperación Internacional
Informe
10. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
No Aplica
11. ANEXOS
No Aplica
12. CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO
DETALLE DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN
No Aplica Elaboración de documento DD/MM/AAAA 001
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