DA MILLEWIN A MILLE UTILITA’ - millecampus.it · •Selezionare cartella e tipo file (Excel) ......

CORSO LIVELLO AVANZATO

DA MILLEWIN A MILLE UTILITA’ Contenuti aggiornati al mese di Febbraio 2011

*Il presente documento è stato realizzato grazie al contributo della Società Italiana di Medicina Generale (SIMG), della Scuola Veneta di Medicina Generale (SVeMG), del Dott. Carlo Fedele Marulli, del Dott. Domenico Pasculli, e della Dott.ssa Silvia Riccomi che hanno fornito materiali, documentazione e suggerimenti per la realizzazione.

PROGRAMMA DEL CORSO Arrivo partecipanti e registrazione

Presentazione del Corso

Menù di Mille Utilità: la Funzione Statistiche

Centrale Statistiche: utilizzare le interrogazioni presenti in Biblioteca

Ricerche tramite Selezioni ed Estrazioni - Esercitazione

Riepiloghi personali

Il Menù Controllo - Esercitazione

Il Menù Testi

Il Menù Tabelle

Il Menù Stampe

Il Menù Manutenzione

Verifica apprendimento tramite post-test

Il nuovo ACN per la Medicina Generale prevede, tra gli altri compiti del medico, l’invio periodico alla ASL di appartenenza di una serie di

informazioni relative alla gestione dei pazienti.

Millewin è una Cartella Clinica informatizzata in cui è possibile

registrare i dati relativi a ciascun paziente.

Attraverso la sezione Mille Utilità ogni informazione registrata può essere

estratta dal database. Dai semplici dati anagrafici alle richieste più

esigenti coinvolgendo tutti i settori degli archivi.

Mille Utilità permette anche di:

Eseguire personalizzazioni del programma gestionale Stampare PIP ed Accessi domiciliari Controllare la congruità e la coerenza dei dati immessi e di variarli

OBIETTIVI DEL CORSO

Informazioni di base per l’uso del programma Mille Utilità.

Illustrare i Menù principali di Mille Utilità, in particolare le Funzioni “Statistiche”

Individuare alcune personalizzazioni che è possibile implementare nel programma di Gestione della Cartella Clinica.

Dimostrare come la corretta archiviazione dei dati rappresenti, oltre al modo migliore per gestire la patologia del paziente e per la tutela legale del Medico, anche il sistema più congeniale per poter effettuare Audit, ricerca o semplicemente gestire gruppi di pazienti.

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LE FUNZIONI FONDAMENTALI DI MILLE UTILITA’

PRIMA PARTE

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I MENU’ DI MILLE UTILITA’ FUNZIONI SPECIFICHE

Statistiche Impostazione ed esecuzione di interrogazioni

Controllo Coerenza dei dati registrati

Testi Configurazione testi di stampa

Tabelle Personalizzazione tabelle inserite

Agende Impostazione delle agende

Accessi Impostazione dati utente, nomina sostituti, trasferimento pazienti da un utente all’altro

AUSL Acquisizione dati dall’archivio dell’Azienda Sanitaria Locale

Manutenzione Aggiornamento Tabelle, Salvataggio dati

RRS local Procedura per la gestione di più ambulatori

Medicina di Gruppo Procedura di statistica e controllo sui dati del gruppo

Amministratore Inserimento nuovi utenti, Legge 675, gestione password

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STATISTICHE Analisi dei dati registrati

Selezionare Centrale Statistiche

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CENTRALE STATISTICHE

• Consente di eseguire report di sistema e selezioni ed estrazioni presenti in Biblioteca o quelle personali.

• E’ possibile selezionare i pazienti, il periodo su cui effettuare le interrogazioni, la presenza o meno di determinate patologie e la loro iscrizione a registri di patologia.

• Cliccando su Esegui si apre una sezione in cui è possibile selezionare il periodo da esaminare e le statistiche disponibili.

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Selezionare i pazienti

Selezionare il periodo

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ESTRAZIONI IN SERIE

• Selezionare Estrazioni in serie

• Selezionare estrazioni SQL desiderate

• Impostare il periodo da esaminare

• Cliccare su Esegui

• Selezionare cartella e tipo file (Excel)

• Il programma prosegue sino a proporre il messaggio “Estrazioni concluse”

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Questa funzione consente di effettuare in

sequenza più estrazioni SQL

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2) Selezionare Estrazioni SQL

desiderate

1) Fleggare su Estrazioni in

serie

3) Impostare il periodo di riferimento

4)Cliccare su Esegui

ESTRAZIONI IN SERIE

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ESTRAZIONI IN SERIE 2

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Scegliere formato di salvataggio

Cliccare su OK

ESTRAZIONI IN SERIE 3

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ESTRAZIONI IN SERIE 4

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REPORT DI SISTEMA

• Analisi spesa o Spesa per paziente o Spesa per farmaci o Spesa per accertamenti o Spesa per problemi

• Attività

• Creazione gruppo di riferimento

• Privacy: identificazione di chi ha visto i pazienti

• Prevalenza problemi rilevanti

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ANALISI DI SPESA

• Spesa per paziente

• Spesa per farmaci

• Spesa per accertamenti

• Spesa per problema

• Risorse utilizzate

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• Terapie o Totali e per tipo (concessi e non) o Per esenzioni (P; R;A; Non esenti) o per ATC (apparato e classe farmaco)

• Accertamenti o Totale o Per esenzione o Per tipo o Prevalenti

• Richieste

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Analisi spesa

REPORT DI SISTEMA

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ANALISI DI SPESA TERAPIE

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ANALISI DI SPESA ACCERTAMENTI

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ANALISI DI SPESA RICHIESTE

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SPESA PER PAZIENTE

• Seleziona i pazienti sulla base della spesa sostenuta sia per farmaci che per accertamenti.

• E’ possibile suddividere i dati per: sesso, età, spesa totale, spesa per farmaci e spesa per accertamenti.

• E’ inoltre possibile stampare il report o salvarlo su file.

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SPESA PER PAZIENTE

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RICERCHE LIBERE

• Le Selezioni non consentono estrazioni complesse ma sono più facili da impostare.

• Le Estrazioni SQL invece consentono di estrarre qualsiasi dato ma occorre conoscere linguaggio SQL.

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Selezioni Estrazioni

Personali

Biblioteca

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SELEZIONI DA BIBLIOTECA

o Menù Statistiche

o Impostazioni Selezioni Personali

o In Biblioteca selezionare la ricerca che ci interessa ( soddisfare tutti i criteri, soddisfare almeno un criterio, selezione particolare)

o Cliccare su Salva ed Applica Selezione

o Cliccare su Esamina intero archivio e quindi su Esegui

o Il report ottenuto si può stampare o salvare su file

o Una volta effettuata, la selezione viene salvata e può essere richiamata dal Menù a tendina. In Biblioteca appare con il colore rosso.

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1)Cliccare su Biblioteca

2)Selezionare il tipo ricerca

3)Cliccare su ok

SELEZIONI DA BIBLIOTECA

ALCOOL DATI NON RILEVATI

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Osservate

Cliccare su Salva e poi su Applica

Si può aggiungere un altro criterio o modificarlo

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Selezionare Esamina l’intero archivio

Cliccare su Esegui

ALCOOL DATI NON RILEVATI

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ALCOOL DATI NON RILEVATI

Si può stampare o

salvare su File

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SELEZIONI PERSONALI

(Maschi 35-65 anni)

• Cliccare su Nuovo

• Inserire Nome e cliccare su OK

• Aggiungi criterio e cliccare sul triangolo del menù a tendina e selezionare Età

• Digitare 35-65 anni ->Ok

• Aggiungi criterio: Sesso -> Ok -> Maschio

• Salva ed Applica

• Esamina intero Archivio -> Esegui

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RICERCHE LIBERE: SELEZIONI

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Personali

Da Biblioteca

SELEZIONI PERSONALI (Maschi 35-65 anni)

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1) Cliccare su Nuovo

2)Digitare il nome della ricerca

3)Cliccare su Ok

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Cliccare su Aggiungi criterio

e dal menù a tendina scegliere il tipo di criterio

desiderato

SELEZIONI PERSONALI

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Scegliere il tipo di criterio desiderato es.

Sesso e quindi cliccare su OK

SELEZIONI PERSONALI

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Aggiungi Criterio e quindi nel riquadro Tipo scegliere Età e

cliccare su ok

SELEZIONI PERSONALI

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Nel riquadro indicare la fascia di Età che ci interessa poi

cliccare su OK infine cliccare su Salva e Applica selezione

SELEZIONI PERSONALI

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1 - Selezionare Esamina intero archivio

2 - Cliccare su Esegui

SELEZIONI PERSONALI

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ELENCO PAZIENTI

UN ESEMPIO DI ESTRAZIONE SQL

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Vogliamo conoscere quanti pazienti nel corso dell’anno hanno avuto una

glicemia >126

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Selezionare dal Menù Statistiche -> Impostazione Estrazione SQL

UN ESEMPIO DI ESTRAZIONE SQL

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Cliccare su Nuovo e nella finestra che si apre digitare il nome che volete assegnare all’Estrazione ad es. Glicemia >126 poi

cliccare su OK

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Cliccare su Genera SELECT

Compare il comando SQL sopra visualizzato

UN ESEMPIO DI ESTRAZIONE SQL

Per estrarre tutte le glicemie con valori > di 126 aggiungere il testo: where accertamento like ‘%glicemia%’ and resultn > ‘126’

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Cliccare su Salva e poi Applica

UN ESEMPIO DI ESTRAZIONE SQL

Indicate il periodo da esaminare

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Cliccare su Esegui

UN ESEMPIO DI ESTRAZIONE SQL

A questo punto compaiono tutte le glicemie effettuate nell’anno con valore >126

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UN ESEMPIO DI ESTRAZIONE SQL

E’ possibile rendere il Report ottenuto meno complesso riducendo le informazioni

• Agire sul comando Select

• Eliminare alcune informazioni che possono non interessare ( come ad es: codice minsan, prezzo, quantità, codice medico, Medico, codice fiscale, convenzioni, data scelta, data revoca, azienda sanitaria locale, codice USL)

• In questo modo il report è più snello

• Attenzione dopo aver cancellato a ripristinare la punteggiatura.

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UN REPORT SEMPLIFICATO

UN REPORT SEMPLIFICATO

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E adesso facciamo un’esercitazione insieme …

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I RIEPILOGHI PERSONALI

Mostrano una serie di dati, selezionati dal medico per tutti i pazienti.

I dati possono essere:

o Anagrafici biologici o Presenza o Assenza di patologia o Accertamenti o Terapie o Risultati esami

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Vogliamo sapere quanti diabetici hanno fatto un LDL Colesterolo ed una Microalbuminuria

I RIEPILOGHI PERSONALI

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1)Cliccare su Aggiungi colonna

2) Selezionare il tipo di dato da inserire

I RIEPILOGHI PERSONALI

In Anagrafica selezionare Cognome ed Età

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Cliccare su OK Selezionare

I RIEPILOGHI PERSONALI

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I RIEPILOGHI PERSONALI

1)Cliccare su Aggiungi colonna

2) Selezionare problema: presenza

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I RIEPILOGHI PERSONALI Una volta scelto il tipo di classificazione del problema bisogna

scegliere la classe di patologia es. diabete

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Selezionare dalla lista il tipo di dato da inserire es. accertamento: risultato

numerico e cliccare su ok

I RIEPILOGHI PERSONALI

Cliccare su cerca e selezionare dal menù della tabella accertamenti LDL Colesterolo

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I RIEPILOGHI PERSONALI

Inserire il periodo di riferimento es. 365 giorni e cliccare su OK

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I RIEPILOGHI PERSONALI

I RIEPILOGHI PERSONALI

Selezionare dalla lista il tipo di dato da inserire es. accertamento: risultato

numerico e cliccare su ok

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I RIEPILOGHI PERSONALI Cliccare su cerca e selezionare dal menù della tabella

accertamenti Microalbuminuria e cliccare su ok

Ecco come si presenta la ricerca impostata

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Cliccare su Anteprima

I RIEPILOGHI PERSONALI

Ecco come si presenta il report

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I RIEPILOGHI PERSONALI

Per sapere quanti diabetici hanno effettuato un LDL Colesterolo ed una Microalbuminuria

bisogna:

• Filtrare i dati indicando:

• Diabete >0 = presenza diabete

• LDL Colesterolo >0= presenza dato

• Microalbuminuria>0 = presenza dato

• Ordinare i dati scegliendo il parametro che si desidera (Diabete, Colesterolo LDL e Microalbuminuria)

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I RIEPILOGHI PERSONALI

Per applicare il filtro basta cliccare sul nome desiderato nella finestra Columns

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Cliccare

I RIEPILOGHI PERSONALI

Si ottiene così un Report filtrato ed ordinato per LDL Colesterolo

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N° pazienti che hanno effettuato un

Colesterolo LDL ed una Microalbuminuria

I RIEPILOGHI PERSONALI

E’ possibile anche conoscere il Valore Medio degli Accertamenti praticati

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I RIEPILOGHI PERSONALI

Cliccare su cerca e selezionare dal menù della Tabella accertamenti Emoglobina Glicata

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I RIEPILOGHI PERSONALI

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I RIEPILOGHI PERSONALI

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Cliccare su Anteprima

I RIEPILOGHI PERSONALI

Si ottiene così un Report filtrato ed ordinato per i valori medi di Emoglobina Glicata

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N° pazienti che hanno effettuato una

Emoglobina glicata

Cliccando su Totali è

possibile avere la

Media di tutti i pazienti

I RIEPILOGHI PERSONALI

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Valore medio di emoglobina su tutti i pazienti

I RIEPILOGHI PERSONALI

• Effettuiamo una ricerca sui pazienti ipertesi

• Lanciamo la selezione presente in Biblioteca “Ipertensione Si ICD9”

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Sono quelle ricerche che si effettuano una sull’altra

LE RICERCHE NIDIFICATE

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Cliccate su Applica Selezione

Lista pazienti ipertesi cliccando su Centrale statistiche si accede ad un altro menù

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Elenco statistiche disponibili

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Selezionando l’opzione età >65 anni abbiamo ottenuto una lista di ipertesi ultrasessantacinquenni

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IL MENU’ CONTROLLO

• Registri

• Autorizzazioni ADI/ADP

• Interazioni farmacologiche presenti sui pazienti

• Prescrizioni farmaci con nota SSN

• Stato di un singolo protocollo

• Stato di tutti i protocolli

• Avvisi sui pazienti

• Valutazione codifica

• Completamento anagrafica

• Controllo assegnazione codice fiscale

• Sostituzione campi

• Normalizzazione accertamenti

• Allineamento

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MILLEUTILITA’ ALTRE FUNZIONI

SECONDA PARTE

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I MENU’ DI MILLE UTILITA’

FUNZIONI SPECIFICHE

Statistiche Impostazione ed esecuzione di interrogazioni

Controllo Dati registrati

Testi Configurazione testi di stampa

Tabelle Personalizzazione tabelle inserite

Agende Impostazione delle agende

Accessi Impostazione dati utente, nomina sostituti e trasferimento

pazienti da un utente all’altro

AUSL Acquisizione dati da archivio ASL

Manutenzione Aggiornamento tabelle, salvataggio dati

RRS local Procedura per la gestione di più ambulatori

Medicina di Gruppo Procedura di statistica e controllo sui dati del gruppo

Amministratore Inserimento nuovi utenti, Legge 675, gestione password

IL MENU’ CONTROLLO

REGISTRI

I registri sono degli elenchi in cui vengono inseriti i pazienti che hanno le stesse caratteristiche, ad esempio i diabetici, gli ipertesi, pazienti in TAO …

E’ possibile inserire i pazienti singolarmente o in gruppi.

Esistono archivi personali ed archivi precostituiti.

Registri personali

COME CREARE UN REGISTRO PERSONALE

Esempio vogliamo creare un registro dei pazienti affetti da K prostata

o Primo passo bisogna selezionare la popolazione che ci interessa utilizzando la funzione selezione del menù statistiche.

o Una volta ottenuta questa popolazione la si inserisce nell’apposito registro.

Dal Menù Statistiche selezionare Impostazione Selezioni Personali e cliccare su Nuovo e digitare K prostata

COME CREARE UN REGISTRO PERSONALE

Cliccare su Aggiungi criterio e

quindi in Tipo scegliere Problema codificato

Cliccare su Aggiungi codice e quindi

digitare K prostata

COME CREARE UN REGISTRO PERSONALE

COME CREARE UN REGISTRO PERSONALE

Salva ed Applica selezione

COME CREARE UN REGISTRO PERSONALE

Selezionare Esamina intero archivio e cliccare su Esegui

COME CREARE UN REGISTRO PERSONALE

SI OTTIENE IL SEGUENTE REPORT

Selezionare Inserisci i pazienti elencati in un

registro

Selezionate il registro K prostata

Aprendo Millewin e selezionando registro si accede direttamente al registro K prostata

E’ possibile inserire i pazienti in un registro singolarmente da Millewin

Selezionare

E’ possibile controllare la lista dei pazienti inseriti nei Registri da

Mille Utilità dal Menù Controllo

ELENCO REGISTRI DISPONIBILI

COME SI CREA UN AVVISO?

• Lista di pazienti per i quali si vuole creare un avviso che compare appena si apre la cartella clinica.

• Si segue la stessa procedura indicata per inserire i pazienti in un registro con la sola differenza che una volta ottenuta la lista si seleziona “Genera un avviso per tutti i pazienti elencati”

Ecco il report ottenuto

Selezionare genera un avviso per

tutti i pazienti elencati

VISIONARE AVVISI ESISTENTI

Dal Menù Controllo

o Selezionare Avvisi sui pazienti

o A video compare l’elenco degli Avvisi esistenti con accanto il numero dei pazienti

o E’ possibile eliminare l’ Avviso selezionato

o E’ possibile visionare la Lista pazienti

Si può eliminare l’ avviso o visionare la Lista pazienti

VISIONARE AVVISI ESISTENTI

Interazioni farmacologiche presenti sui pazienti

E’ possibile visualizzare un elenco completo delle interazioni tra i farmaci continuativi.

E’ possibile avere un elenco dei pazienti a cui sono prescritti farmaci che possono

interagire.

PRESCRIZIONE FARMACI CON NOTA SSN

Selezionare il periodo e cliccare su Mostra

Cliccando su pazienti appare la lista di quelli a cui si è prescritto il farmaco

Lista pazienti a cui si è prescritto il farmaco con nota

CONTROLLO PROTOCOLLI

Lista Paziente protocollo BMI

Tempo di attesa di un accertamento

La valutazione codifica terapie Permette di valutare come nel corso degli anni

il medico abbia legato le terapie ai problemi

Completamento anagrafica Permette di estrarre i pazienti con dati anagrafici incompleti e di completarne

l’immissione

COMPLETAMENTO ANAGRAFICA

Es. Numeri telefonici mancanti

Controllo assegnazione Codice Fiscale

In questa colonna

compaiono i nomi e cognomi dei pazienti che non hanno un codice fiscale.

Non è possibile escludere deceduti e revocati in

quanto la ricerca avviene su tutto

l’archivio

SOSTITUZIONE CAMPI

Consente di controllare, codificare e sostituire con altri alcuni campi presenti in archivio

o ASL assistenza

o Provincia residenza

o Comune residenza

o Accertamenti

o Farmaci

o Esenzioni

o Problemi tabellari ICD IX

o Intolleranze

o Richieste

o PIP

Campi che possono essere selezionati

SOSTITUZIONE CAMPI

3) Cliccare su Rimpiazza

2) Compilare i campi Sostituire con ….

1) Esempio di come compilare i campi

SOSTITUZIONE CAMPI

I CAMPI SONO STATI RIMPIAZZATI

Normalizzazione Accertamenti

Consente di uniformare le unità di misura con cui vengono registrati gli Accertamenti.

Allineamento Permette di controllare gli archivi ed

evidenziare i pazienti con codice fiscale

duplicato, di attribuire agli accertamenti il

giusto prezzo, di controllare le famiglie,

etc…

Selezionare Accertamento e cliccare su Mostra valori

NORMALIZZAZIONE ACCERTAMENTI

NORMALIZZAZIONE ACCERTAMENTI

Compilare il campo che si

vuole rimpiazzare

Cliccare su Rimpiazza Valori

NORMALIZZAZIONE ACCERTAMENTI

Ecco il valore 1180 rimpiazzato

NORMALIZZAZIONE ACCERTAMENTI

Abbiamo dubbi che il valore 1951 possa essere

vero, basta cliccare su mostra pazienti

Cliccare

NORMALIZZAZIONE ACCERTAMENTI

A video il nome del paziente a cui è legato il valore sospetto, possiamo verificarne l’attendibilità

controllando la sua cartella clinica

IL MENU’ TABELLE

• Posologie

• Accertamenti

• Richieste

• Vaccinazioni

• Prestazioni incentivanti

• Esenzioni

• Sedi

Cliccando su inserisci è possibile

inserire una nuova

posologia

In questo spazio è possibile inserire un

codice mnemonico che

permette il richiamo rapido della posologia

Aggiungere una nuova posologia con un nuovo codice

mnemonico

POSOLOGIA

Abbiamo inserito il codice mnemonico 5 che

richiama una posologia di una compressa 5 volte al

di

POSOLOGIA

AGGIUNGERE UN NUOVO ACCERTAMENTO

Selezionando Accertamenti compare un sottomenù:

Tabelle e Gruppo che permette di modificare gruppi di accertamenti o di

aggiungerne di nuovi

Prima di aggiungere un nuovo accertamento o di

modificare un gruppo si consiglia di verificarne l’eventuale

presenza.

In questo spazio si inserisce il nome dell’accertamento che si intende aggiungere per accertarne l’esistenza

Cliccando su accertamenti non previsti si accede alla sezione che ne permette

l’inserimento

AGGIUNGERE UN NUOVO ACCERTAMENTO

Cliccare su Aggiungi

AGGIUNGERE UN NUOVO ACCERTAMENTO

Inserire nome accertamento

Tipo accertamento Selezionare su

Stampa Associabile

cliccare su OK

AGGIUNGERE UN NUOVO ACCERTAMENTO

MODIFICARE I GRUPPI DI ACCERTAMENTI

Selezionare il Gruppo di Accertamenti da modificare e cliccare su Modifica oppure su Aggiungi per creare un nuovo gruppo

CREARE UN NUOVO GRUPPO DI ACCERTAMENTI

Comporre il nome Nuovo che bisognerà modificare dando il nome che più si adatta e cliccare su Aggiungi

Abbiamo creato il nuovo gruppo Dislipidemia ora per inserirvi gli accertamenti dobbiamo cliccare su modifica

1) Digitare il nome dell’accertamento

2) Cliccare sulla freccia

3)L’accertamento compare nel gruppo

Procedura analoga anche per • Richieste

• Vaccini

Per inserire una nuova

Prestazione basta invece cliccare su

Nuova

IL MENU STAMPE

• Elenco pazienti

• Prestazioni

• Vaccinazioni

• Bilanci di salute pediatrici

• Dati salvati con formato interno

• Configura

E’ possibile effettuare una Stampa di Prestazioni

• Per Paziente

• Per Tipo

• Per Descrizione

• Globale

E’ possibile stampare sia le prestazioni

libere (R) che quelle soggette ad

autorizzazione (P)

Prestazioni libere

Digitare il nome della prestazione o selezionarla e premere invio

E’ possibile sia salvare il report sia stamparlo

STAMPARE VACCINAZIONI

Possono essere stampate tutte o solo quelle

selezionate

E’ possibile selezionare l’ età e quindi stampare ad

esempio un report dei vaccinati «over» 65

STAMPARE VACCINAZIONI

Pazienti vaccinati contro Influenza

dal 01/10/2008 al 31/12/2008