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Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa
__________________________ "Generamos Confianza mediante el desempeño transparente y eficiente"
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Teléfonos: 220 4424
220 3154 Fax: 220 2467
232 0489 Sitio Web: http://www.hacienda.go.cr
231 7561 Correo electrónico: sproveen@sol.racsa.co.cr
San José, 14 de junio del 2007
DGABCA-NP-608 -2007
Señores
Proveedurías Institucionales
Instituciones del Poder Ejecutivo
S.O.
Estimados señores:
La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en ejercicio de las
competencias otorgadas por la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos
Públicos, y de conformidad con las responsabilidades asignadas a cada Institución por la legislación
vigente en cuanto a la debida aplicación de los procedimientos de contratación administrativa, de
conformidad con la reforma parcial a la Ley de Contratación Administrativa y la reforma total de
reglamento a dicha ley, primordialmente la reforma del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa, publicada en el Diario Oficial La Gaceta, número 93 del 16 de mayo del año en curso,
se emite la presente directriz:
En relación al registro de proveedores del Poder Ejecutivo y sus dependencias y su conformación, la
Ley de Contratación Administrativa reformada expresa:
“Artículo 46.- Registro
(…) El Reglamento de esta Ley definirá las condiciones para la inscripción, su plazo de vigencia,
así como sus reglas de funcionamiento, que deberán definir un esquema de rotación que permita la
participación de los proveedores inscritos y el acceso de la administración a las mejores ofertas. En
igual forma, reglamentariamente se regularán el procedimiento de exclusión del registro y su régimen
recursivo.
En el caso del Poder Ejecutivo, sus entes y órganos deberán utilizar el registro central a cargo de la
Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa...”
Por su parte el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en lo que interesa, regula lo
siguiente:
“Artículo 116.- Registro de Proveedores
El Registro de Proveedores constituirá el instrumento idóneo, en el que se inscribirán las personas físicas y
jurídicas que desean participar en los procesos de contratación administrativa que corresponda, de manera
que se encuentren debidamente acreditados y evaluados en forma integral y particular para un
determinado tipo de concurso, en cuanto a su historial, sanciones, capacidad técnica, financiera, jurídica
y cualquier otra que resulte indispensable para una adecuada selección del contratista y del interés
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público.(…)
Artículo 120.- Intercambio de registros.
(…) En el caso de la Administración Central, deberán utilizar el registro central que tiene a cargo la
Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, a través del Sistema
Electrónico de Compras Gubernamentales. De igual manera, las demás Instituciones Públicas podrán
utilizar dicho registro, para lo cual se deberá cumplir con la normativa especial que regula el uso del
sistema. La inclusión de datos y uso de este Registro de Proveedores, se podrá realizar en tiempo real y en
forma desconcentrada. (…)
En síntesis, todas las instituciones que conforman la Administración Central cuentan, con un solo
registro a nivel central, administrado por esta Dirección General, en el cual se deberán acreditar y
evaluar en forma integral y particular a los oferentes que deseen estar inscritos en dicho registro. En
virtud del trabajo que conlleva la transformación del registro de proveedores y el cumplimiento de las
características que exige la nueva normativa, la reforma reglamentaria incorporó al Reglamento de la
Ley de Contratación Administrativa, el transitorio III, que se refiere a la depuración y actualización
del Registro de Proveedores, en el que se indica expresamente:
““Transitorio III.—
(…)
“Durante el plazo de vigencia de esta disposición transitoria, en los casos de licitaciones abreviadas y de
contrataciones directas de escasa cuantía, la Administración, deberá admitir las ofertas que presenten en
tiempo los proveedores no invitados al concurso, para lo cual éstos deberán lograr su inscripción en el
registro antes de la apertura de ofertas, en caso de que no se encuentren previamente inscritos. La
Administración deberá incorporar una copia del pliego de condiciones en un expediente o registro
permanente de fácil acceso. En caso de que se utilicen medios electrónicos, se deberá cumplir con la
regulación que a este respecto se ha establecido en el presente reglamento. Lo anterior con la finalidad de
que cualquier proveedor no invitado y que esté interesado, pueda participar en las contrataciones antes
indicadas. Una vez expirada la vigencia de esta disposición, la posibilidad de aceptar ofertas de
proveedores no invitados al concurso, volverá a ser facultativa para la Administración, de conformidad
con lo dispuesto en el párrafo tercero del artículo 98 de este Reglamento, para el caso de la licitación
abreviada y en la parte final del párrafo cuarto del artículo 136 de este Reglamento para el caso de la
contratación directa de escasa cuantía”.
Nótese que el transitorio citado, obliga a todas las instituciones públicas para que a partir de la
publicación de la reforma se admitan a concurso todas las ofertas que se presenten y que cumplan con
las disposiciones cartelarias, debiendo estar inscritos en el Registro de Proveedores antes de la apertura
del concurso
En atención a la normativa supracitada, se les comunica a todas las Instituciones que utilizan SIGAF
para el registro y control de todos los trámites de contratación, que el procedimiento para el registro de
las invitaciones a partir de esta fecha será que el trámite se inicializa en Sigaf y se le asocia la solicitud
de pedido, posteriormente desde Comprared se genera la lista de invitados, luego esta información se
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traslada a Sigaf y el trámite se continúa normalmente en Sigaf, el detalle del proceso es el siguiente:
Se genera el trámite en Sigaf, para esto se debe contar con la solicitud de pedido debidamente liberada,
esto se hace a través de la transacción ZCAD
Una vez que se ingresa a ZCAD se utiliza el icono de crear trámite nuevo como se visualiza en la
siguiente pantalla
El sistema va a desplegar la siguiente pantalla, donde se debe digitar la información que el sistema
solicita.
Icono de crear trámite
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Ministerio: Código de cuatro dígitos
Tipo de Trámite: CD (contratación directa), LA (licitación abreviada); LN (licitación
pública nacional, LI (licitación internacional).
Programa: Código del programa que desea adquirir el bien.
Texto Trámite: Descripción general del trámite
Fecha de Apertura: Fecha de la apertura de la contratación
Hora de Apertura: Hora a de la apertura de la contratación
% Garant Participación: % de garantía de participación (si se requiere)
Días vigencia: Días de la vigencia para la garantía de participación (si se requiere)
Valor Gar Part: Si se requiere un monto determinado en lugar de porcentaje para
la garantía de participación
% Garant Cumplimiento: % de garantía de cumplimiento (si se requiere) Días vigencia: Días de la vigencia para la garantía de participación (si se requiere)
Valor Gar Cump: Si se requiere un monto determinado en lugar de porcentaje para
la garantía de cumplimiento
Vigencia Mínima oferta: Días hábiles que se requiere para la vigencia de la oferta
Tipo de invitación: Tipo de invitación que se va a trabajar.
Num. Prov. A Invitar: Cantidad de proveedores que se desean invitar
Pos Presupuestaria: No indicar
Fecha de creación: El sistema despliega esta información
Una vez que se digita la información antes citada se da grabar, utilizando el icono de la parte inferior de
la pantalla
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El sistema despliega el número de trámite
Una vez que se tiene el número de trámite, ir a la pantalla de solicitud de pedido y agregar la solicitud
que va a amparar el trámite
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Para el caso del Sistema de Comprared, los pasos a seguir son: a) Para proceder a incluir los invitados de un trámite en Comprared, proceda a buscar por número de
trámite, digitando el número del trámite, luego verifique que el estado del trámite esté en “ESTADO
OCULTO”, adicionalmente, presione HAGA CLIC AQUÍ PARA EDITAR LA INFORMACIÓN DEL
TRAMITE
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b) Nótese que se debe proceder a editar la información del trámite con el fin de poner la opción de NO
UTILIZAR ROL en el proceso de invitación, como se muestra en la siguiente figura.
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c) El usuario en forma autenticada debe buscar dicho trámite y dar un clic en la opción HAGA CLIC
PARA REGISTRAR INVITADOS AL TRAMITE
d) Una vez que presiona el clic, el sistema le muestra una ventana que presenta dos posibles opciones
para incluir proveedores, estas son:
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d.1) Escoger digitando la identificación del proveedor, directamente desde el campo “Identificación” o
presionando un clic en “SELECCIONAR” en donde se podría ubicar el proveedor simplemente
llenando el dato del nombre del proveedor.
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Nota: Adicionalmente al paso anterior, el usuario puede seleccionar la línea a la cual desea agregarle los
proveedores y el sistema le remitirá la lista de los posibles invitados o proveedores que ofrecen dicha
mercancía
Así el sistema, permitirá la escogencia de cualquier proveedor con solo dar clic en la opción INVITAR
que se encuentra en color azul al lado izquierdo del nombre del proveedor como se muestra en la
siguiente pantalla:
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De igual manera puede utilizar dicho proceso para los proveedores PYMES. Seleccionando “Mostrar
los proveedores PYMES”, como se muestra en la siguiente pantalla:
Una vez seleccionado los proveedores, el sistema les despliega la opción de PASAR A
NOTIFICACION/PUBLICACION DEL TRAMITE.
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Ahora, con el fin de comprobar que los invitados incluídos en comprared, se encuentran en el SIGAF,
se accesa nuevamente el trámite en Sigaf
Presiona clic en el icono marcado, desplegando el sistema la siguiente mensaje
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Posteriormente se visualiza la lista de invitados
De esta forma, las instituciones podrán invitar a los proveedores que se encuentre inscritos en el
Registro de Proveedores, pudiendo escoger los oferentes a invitar, con la obligación de aceptar
cualquier oferta que participe en el concurso, sin importar si ésta fue invitada, sin embargo, el oferente
que presente su propuesta, deberá contar con la inscripción correspondiente en el Registro de
Proveedores antes de la apertura de ofertas.
Para una efectiva aplicación del transitorio supracitado, la modificación al reglamento establece que
para una debida información a cualquier interesado sobre los trámites de contratación administrativa
que está realizando la Administración, se deberá mantener un registro permanente de fácil acceso, por
lo que en el caso de la Administración Central, el cumplimiento de esta disposición se da a través de la
publicidad de los trámites en el sistema CompraRED, por lo tanto, el registro de la información de los
trámites en CompraRED, debe ser en línea y actualizada permanentemente, pues cualquier oferente que
se entere de una contratación administrativa por medio del sistema, estará legitimado para presentar una
oferta en cualquier procedimiento de contratación que realicen las instituciones de la Administración
Central, durante la vigencia del transitorio antes citado.
Otras consideraciones:
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Las interfaces desarrolladas, permiten que una vez que el usuario agrega los invitados, casi en forma
automática suben al sistema SIGAF, permitiendo que dicho proceso sea en línea.
Asimismo se indica que esta disposición rige hasta el 4 de enero del 2008, momento en el cual, se
deberá utilizar el registro de proveedores debidamente actualizado para realizar las invitaciones a los
procedimientos de contratación administrativa, convirtiéndose en ese momento, en facultativa la
posibilidad de aceptar ofertas de proveedores no invitados, tanto para las contrataciones directas como
para las licitaciones abreviadas, conforme se regula en los artículos 98 y 136 del Reglamento a la Ley
de Contratación Administrativa.
Atentamente,
María de los A. Orozco Castillo
Sub Directora JSG/esa
cc. Consecutivo Dirección
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