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Folie 1
DRK Blutspendedienst
Baden-Württemberg – Hessen gGmbH
IT DMS & digitale ArchivierungM. Schindler
SaperionDMS & Digitale Archivierung
Digitale Archivierung und Dokumentenmanagement
mit SaperionBlutspendedienst Baden-Württemberg - Hessen gGmbH
Architektur, Archivierung und DMS
Folie 2
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IT DMS & digitale ArchivierungM. Schindler
SaperionDMS & Digitale Archivierung
Inhalt
• Rückblick
• Systemarchitektur: Cluster-System
• Vorstellung der Archivszenarien
• DMS: PHARDRK – Pharao (Verwaltung von SOP‘s)
• Ausblick
Folie 3
DRK Blutspendedienst
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IT DMS & digitale ArchivierungM. Schindler
SaperionDMS & Digitale Archivierung
Rückblick
Pilotprojekt: Blutspenderfragebögen
• Projektstart: 2002
• Going-Live: 05/2002
• Einstellung der Mikroverfilmung: 10/2003
• Aufgetretene Probleme– Datenbankfehler
– Fehlerhaft archivierte Dokumente
– Fehlerhafte Konfiguration der Recherche- und Indexmasken
– Fehlende Vollständigkeitsprüfung
– Mangelnde Performance (Zugriffszeiten)
Folie 4
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SaperionDMS & Digitale Archivierung
Rückblick
Folgeprojekte:
• Archivierung Knochenmarkspenderbögen: 2004
• Archivierung von Labordokumenten: 2004
• Medienmigration von 5 auf 30 GB: 2005
• Archivierung FiBu Eingangsbelege: 2005
• Archivierung FiBu Ausgangsbelege : 2005
• Umstellung auf Cluster Betrieb: 2008
• Erweiterung um eine Mandantentrennung 2008
• Schnittstellenanpassung AS400 auf Inlog 2009
Folie 5
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SaperionDMS & Digitale Archivierung
Inhalt
• Rückblick
• Systemarchitektur: Cluster-System
• Vorstellung der Archivszenarien
• DMS: PHARDRK – Pharao (Verwaltung von SOP‘s)
• Ausblick
Folie 6
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SaperionDMS & Digitale Archivierung
Systemarchitektur - Cluster
Folie 7
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SaperionDMS & Digitale Archivierung
Systemarchitektur - Benutzerverwaltung
• Eigene (Sub-)Domäne pro Gesellschaft in der Active Directory
• Fachliche Mandantentrennung
• Gruppen- und Rollenaufteilung für die einzelnen Archiv- und DMS-Szenarien
• LDAP Import 1x pro Nacht– Gruppen
– Benutzer
• Zuweisung von Benutzerprofilen zu den Gruppen
Folie 8
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SaperionDMS & Digitale Archivierung
Systemarchitektur - Benutzerverwaltung
Folie 9
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SaperionDMS & Digitale Archivierung
Inhalt
• Rückblick
• Systemarchitektur: Cluster-System
• Vorstellung der Archivszenarien
• DMS: PHARDRK – Pharao (Verwaltung von SOP‘s)
• Ausblick
Folie 10
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SaperionDMS & Digitale Archivierung
Archivszenarien
• Archivierung von Blutspenderfragebögen
• Archivierung von Entnahmeprotokollen
• Archivierung von Spenderumbuchungen
• Archivierung von Knochenmarkspenderbögen
• Archivierung von Labordokumenten
• Archivierung von FiBu Eingangsbelegen
• Archivierung von FiBu Ausgangsbelegen
Folie 11
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SaperionDMS & Digitale Archivierung
Archivszenarien: Spenderbögen
• Archivierung von 861.621 Spenderbögen 2008
• Barcode-Scanning mit Datenabgleich in Inlog
• Abfrage der Spender- und Spendetermindaten in Inlog
Blu
tspe
nder
-bo
gen
Indexdatenbank Archivstorage mit
gespiegelter SAN
Inlog
Spenderdatenbank
Barcode:Nach dem Scannen wird die Barcodenummer automatisch ausgelesen (=Präparatenummer) und als Index mit dem TIFF-Dokument im Archiv gespeichert
Datensatz-Abgleich und Index-Ergänzung über eindeutige Präparatenummer
Scanner-Stationen Baden-Baden:Stapelscannen mit Leitbelegerkennung über Barcode-Nummer
Baden-Baden
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Archivszenarien: Spenderbögen
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Archivszenarien: Spenderbögen
Folie 14
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SaperionDMS & Digitale Archivierung
Archivszenarien: FiBu-Eingangsbelege
• Archivierung von 60.925 Eingangsbelegen 2008
• Barcodescanning mit Verlinkung zu SAP R/3 FI über R/Link (spätes Erfassen)
Ein
gang
s-re
chnu
n
g
IndexdatenbankArchivstorage mit
gespiegelter SANBarcode:Nach dem Scannen wird die Barcodenummer automatisch ausgelesen (=Nummer, die in SAP Barcode-Popup eingegeben wurde) und als Index mit dem TIFF-Dokument im Archiv gespeichert.
Die archivierten Rechnungen werden über die Barcodenummer mit der SAP-Datenbank verknüpft, indem an jede BC-Nummer die DOK-ID von SAPERION in einer SAP-Tabelle gespeichert wird. Damit ist eine Anzeige per Knopfdruck aus der SAP-Maske heraus möglich.
Scanner-Stationen Baden-Baden:Stapelscannen mit Leitbelegerkennung über Barcode-Nummer
Baden-Baden
SAP R/3 FI
LINK (DOK-ID)
Die Rechnung kommt ins Haus, wird geprüft und gebucht. Ein Barcode-Aufkleber identifiziert das Dokument, ein Barcode-Popup in SAP verlangt
die Eingabe dieser Nummer pro Buchung.
Folie 15
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Archivszenarien: FiBu-Eingangsbelege
Folie 16
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Archivszenarien: SD-Rechnungen
• Archivierung von 142.172 Ausgangsbelegen 2008
• Druckdatenarchivierung aus SAP R/3 SD
• PDF-Ablage in SAPERION über R/Link bei Druckauftrag
IndexdatenbankArchivstorage mit
gespiegelter SAN
Customizing in SAP R/3 SD für die automatische Archivierung beim Druck von SD-Rechnungen über die Archive Link – Standard-Schnittstellel von SAP R/3. (Customizing für den jeweils betroffenen Buchungskreis/Mandanten)Übertragung des Ausgangsbeleges als PDF-Dokument nach SAPERION.
Baden-Baden
SAP R/3
Nach dem Archiv-Vorgang überträgt SAPERION die ID des archivierten Dokuments zurück an die SAP R/3-Datenbank. Damit wird aus SAP R/3 eine Anzeige per Knopfdruck ermöglicht
LINK (DOK-ID)
Folie 17
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Archivszenarien: SD-Rechnungen
Folie 18
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SaperionDMS & Digitale Archivierung
Inhalt
• Historie
• Systemarchitektur: Cluster-System
• Vorstellung der Archivszenarien
• DMS: PHARDRK – Pharao (Verwaltung von SOP‘s)
• Ausblick
Folie 19
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DMS: PHARDRK - Pharao
Projekt: PHARDRK – Verwaltung von SOPs
• Ergänzung des bestehenden Saperion DMS-Systems durch eine Mandantenlösung– PHARAO (SOP)
– QM (Hämoviglianz, Lookback, Arzneimittelzulassungen, etc...)
– AMG (Blutspenderfragebögen, etc...)
– Verwaltung (SAP, Verwaltung, etc.)
• Unterstützung und Verwaltung der GMP-relevanten Prozesse
Folie 20
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DMS: PHARDRK - Pharao
DMS-Funktionalitäten:
• Revisionssichere Archivierung
• Dokumentation aller Änderungen an Dokumenten und den zugehörigen Indexwerten
• Workflow zur Bearbeitung von Dokumenten mit folgenden Rollen (SOP):– Ersteller (Signatur Stufe 2)
– Prüfer/Genehmiger (Signatur Stufe 3)
– Leser
– QM-Operator (Signatur Stufe 2)
– QM-Büro (Signatur Stufe 2)
Folie 21
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DMS: PHARDRK - Pharao
Folie 22
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DMS: PHARDRK - Pharao
Qualifizierte Signatur (Ziele):
• Integrität: Feststellen, ob ein Dokument oder eine Nachricht manipuliert wurde.
• Authentizität: Feststellen, ob die Nachricht wirklich vom angegebenen Absender stammt.
• (Rechts-) Verbindlichkeit: Sicherstellen, dass das abgesendete Dokument oder die Nachricht rechtsverbindlich sind.
Folie 23
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DMS: PHARDRK - Pharao
Qualifizierte Signatur (Merkmale und Charakter):
• Merkmale:1. qualifizierte gültige Zertifikate
2. Erzeugung mit sicherer Signaturerstellungseinheit
3. Dokumentation gemäß §10SigG
• Wie eine handschriftliche Unterschrift1. Sichere Identifikation des Inhabers
2. Erzeugung der Identität (=Zertifikat)
3. Speicherung auf sicherem Medium (Smartcard)
4. Bereitstellung der Schlüssel
5. Bereitstellung der Infrastruktur
Folie 24
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DMS: PHARDRK - Pharao
Qualifizierte Signatur (Erzeugung):
DatenHashwert der Daten
Hash-Funktion
Signatur-Funktion
Signatur
geheimer Schlüssel
Folie 25
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DMS: PHARDRK - Pharao
Qualifizierte Signatur (Prüfung - Verifikation): Prüfung der Unterschrift/Signatur wird mit dem öffentlichen Schlüssel durchgeführt, d.h. dies kann JEDER.
DatenHashwert der Daten
Hash-Funktion Ergebnis
der Prüfung:
JA / NEIN (*)
(*) „JA“ bedeutet: Die Daten wurden nicht verändert und stammen vom Besitzer des geheimen Schlüssels.
Signatur
Prüffunktion Gehören Signatur
und Daten zusammen
öffentlicher Schlüssel
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DMS: PHARDRK - Pharao
Technische Voraussetzungen:
• Signaturlesegerät
• Signaturkarte
• Treiber- und Anwendungssoftware
+ +
TreibersoftwareAnwendungs-software
Folie 27
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Inhalt
• Rückblick
• Systemarchitektur: Cluster-System
• Vorstellung der Archivszenarien
• DMS: PHARDRK – Pharao (Verwaltung von SOP‘s)
• Ausblick
Folie 28
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SaperionDMS & Digitale Archivierung
Ausblick
Laufende und zukünftige Projekte:
• Tagesaktuelle Archivierung von Spenderbögen 2009/2010
• Archivierung von Validierungsunterlagen2009/2010
• Verwaltung von SOPs mittels Workflow2007-2010
• Ablösung der Jukeboxen durch eine NetApp Storage Lösung2009/2010
• Verwaltung von Arzneimittelzulassungen mittels Workflow2010
• Release der Saperion Software auf die aktuelle Version 6.02010
• Erstellung eines unternehmensweit einheitlichen Konzepts zur Archivierung sämtlicher kaufmännischer und medizinischer Dokumente
2010
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