DIMENSIONAMENTO DE PESSOAL TÉCNICO-ADMINISTRATIVO

DIMENSIONAMENTO DE PESSOAL

TÉCNICO-ADMINISTRATIVO

UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ

Reitor: Prof. Dr. Zaki Akel Sobrinho

O presente estudo apresenta o diagnóstico e

análise das condições organizacionais e

estruturais, e do dimensionamento de

pessoal técnico-administrativo em relação

às atividades desenvolvidas pelos

servidores, considerando a diversidade de

unidades que compõem a UFPR.

A adequação do quadro de pessoal tem

constituído tarefa prioritária no atual

contexto de mudanças, implicando em nova

cultura organizacional.Para tanto, a UFPR

entende ser de fundamental importância da

consolidação do programa de

Dimensionamento de Pessoal Técnico-

Administrativo.

Necessita rever e minimizar seus procedimentos burocráticos

Dimensionar racionalmente suas equipes de trabalho

Gerenciar a relação custo benefício

Avaliar seus resultados e sobretudo desenvolver o seu recurso principal: PESSOAS

O objetivo geral do Projeto de

Dimensionamento de Pessoal Técnico-

Administrativo é possibilitar a avaliação

mais consciente dos aspectos

qualiquantitativos do sistema

organizacional, bem como a otimização dos

Recursos Humanos, obtendo maior

desempenho

O dimensionamento de Gestão de Pessoas

nas IFES tornou-se uma questão estratégica

devido à política adotada pelo Governo

Federal a partir do ano de 1995, quando

ficou estabelecido :

Extinção de cargos de apoio, como motoristas,

copeiros, pedreiros, etc.

Ampliação da contratação e terceirização de

atividades de apoio, ligadas a manutenção geral e

vigilância

 a falta de uma política salarial permanente, com

garantia de aumento salarial, incentivando cada vez

mais a desocupação de vagas e desestimulando a

entrada de novos servidores no serviço público.

A Comissão de Dimensionamento de

Pessoal Técnico-Administrativo realizou

seus trabalhos no período de outubro 1999

a maio 2002 atingindo toda a parte setorial

acadêmica.

No período de 2004 a 2006 foi realizado os

trabalhos na unidades administrativas da

Administração Geral, Pró-Reitorias e

Sistema de Bibliotecas

Infraestrutura inadequada das secretarias;

Falta de espaço físico adequado;

Equipamentos obsoletos;

Ausência de manutenção;

Falta de padronização de equipamentos;

Falta de servidores e capacitação;

Entraves burocráticos e de relacionamento;

Ausência de Sistema Acadêmico Unificado.

A metodologia desenvolvida une métodos

quantitativos e qualitativos para

dimensionar a força de trabalho de uma

instituição capaz de atender às demandas

atuais e futuras

1. Pesquisa de campo.2. Levantamento de dados.3. Estabelecimento de parâmetros.4. Cálculo do índice variável.5. Cálculo do quadro ideal.6. Revisão dos cálculos.7. Análise e avaliação de resultados.8. Relatório final.

Elaboração do Perfil Qualiquantitativo, a partir de:

entrevista;

preenchimento de instrumentais Qualiquantitativos;

observação direta e indireta.

Identificação do servidorSituação funcionalLotações anterioresFormação acadêmica do servidor Formação acadêmica do cônjugeQualificação profissionalParticipação em atividades especiaisAvaliação de desempenho em estágio

probatório

Adicionais de insalubridade, periculosidade e RX

Jornada de trabalho

Análise pessoal da organização

Situação sócio-ocupacional Atividades desenvolvidas pelo ocupante da

função Levantamento de dados laboratoriais Observação direta e indireta

Para compor o cenário a ser dimensionado, são

pesquisados os seguintes dados:

Numéricos (acadêmicos / administrativos).

Organograma da instituição.

Documentos oficiais da instituição.o.

A produção de um parâmetro pode ser medida

quantitativa e qualitativamente, através de

variáveis. Em termos gerais, esta variável está

ligada ao tipo da unidade organizacional e às

atividades por ela desenvolvidas.

É determinado a partir do comparativo entre as unidades

organizacionais que desempenham o mesmo tipo de trabalho, onde se pode observar com maior clareza

onde temos uma demanda de trabalho mais acentuada e onde temos uma demanda de trabalho

mais equilibrada.

É determinado a partir das variáveis estabelecidas e a relação entre as médias e

medianas obtidas nos parâmetros gerados do índice

variável

MÉDIA: Valor médio das taxas, que é a razão entre o somatório das taxas de uma variável e o número total de departamentos.

MEDIANA:Valor da mediana das taxas, que é o número central de um determinado conjunto de números, eliminando-se os valores extremos.

I.V.: Índice da Variável das taxas, que é a razão entre os valores das taxas de uma variável e a menor taxa do conjunto.

 I.V. = Var ( X)

Menor Variável ( X)

Feita pela equipe e por representantes das

unidades organizacionais, sobre a

apresentação de simulações dos resultados

do dimensionamento.

Os resultados após esta revisão estarão

validados.

É realizada a análise dos dados observados, por

meio da elaboração de quadros

demonstrativos e mapeamento das estruturas

física/funcional, obtendo-se os indicadores

qualiquantitativos.

É a apresentação dos resultados de todo o

trabalho, a ser aprovado pela administração

da instituição.

Exemplificação do Dimensionamento de

Pessoal Técnico-Administrativos

Após a análise do cenário apresentado e com base

no levantamento de dados oficiais disponíveis no

Sistema Administrativo de Gestão de Pessoas e

Relatório de Atividades UFPR, estabeleceram-se

variáveis acadêmicas a serem trabalhadas.

Variável (X) Valor Ideal =

Parâmetro mediana da variável

Para o cálculo das colunas denominadas Valor Ideal, foram utilizadas as

variáveis docente, turmas, disciplinas e processos administrativos,

inseridas nas seguintes fórmulas:

Variável (X)Valor Ideal =

Parâmetro média da variável

Somatória dos valoresideais das variáveisNum.Ideal =Número de variáveis

DEPARTAMENTOS

A B C D VARIÁVEL(X)/MEDIANA VARIÁVEL(X)/MÉDIA

QUADRO

ATUAL

DOC TOT

DISCIPLINAS

TURMAS

PROCESSOS

VALOR IDEALNúme

ro Ideal

Número

Ideal Arred

.

VALOR IDEALNúmer

o Ideal

Número Ideal Arred.

DETÈCNIC

O- ADMINISTRATI

VOSA B C D A B C D

DEPTO 1 24 81 71 697 1,8 1,1 1,0 2,5 1,6 2 1,7 1,1 1,0 2,2 1,5 1 1

DEPTO 2 14 53 78 344 1,1 0,7 1,1 1,2 1,0 1 1,0 0,8 1,1 1,1 1,0 1 3

DEPTO 3 15 105 79 262 1,1 1,4 1,1 0,9 1,1 1 1,0 1,5 1,1 0,8 1,1 1 1

DEPTO 4 23 144 134 619 1,7 1,9 1,9 2,2 1,9 2 1,6 2,0 1,9 1,9 1,9 2 2

DEPTO 5 20 105 137 494 1,5 1,4 2,0 1,7 1,6 2 1,4 1,5 1,9 1,5 1,6 2 2

DEPTO 6 21 95 114 303 1,6 1,2 1,6 1,1 1,4 1 1,5 1,3 1,6 0,9 1,3 1 1

TOTAL                 8,7 9         8,4 8  

MEDIANA 13,3 76,5 69,8 282,5

QUADRO DE TÉCNICO-ADMINISTRATIVOS: 10MÉDIA 14,4 70,5 70,9 322,2

SETORES

A B C D VARIÁVEL(X)/MEDIANA VARIÁVEL(X)/MÉDIA

Quadro

Atual

Docentes

Alunos Mestra

do

Alunos Doutor

ado

Concluintes

VALOR IDEAL

Nº IDEAL

Arred

VALOR IDEAL

Nº IDEAL

ArredA B C D A B C D

AGRÁRIAS 62 228 164 118 3,5 5,3 6,7 7,4 5,7 6 2,9 4,4 5,9 5,3 4,6 5 6

BIOLÓGICAS 201 410 320 190 11,4 9,5 13,0 11,9 11,5 11 9,3 7,911,

4 8,6 9,3 9 11

CIÊNCIA DA TERRA 69 154 146 71 3,9 3,6 5,9 4,5 4,5 4 3,2 3,0 5,3 3,2 3,7 4 4

EDUCAÇÃO 61 180 68 101 3,4 4,2 2,8 6,3 4,2 4 2,8 3,5 2,5 4,6 3,3 3 2

ENS.PROF. TEC. 17 27 0 0 0,9 0,6 0,0 0,0 0,4 1 0,8 0,5 0,0 0,0 0,3 1 1

EXATAS 92 191 115 67 5,2 4,4 4,7 4,2 4,6 5 4,2 3,7 4,2 3.0 3,8 4 5

HUMANAS 161 465 192 128 9,1 10,8 7,8 8,0 8,9 9 7,4 9,0 6,9 5,8 7,3 7 12

JURÍDICAS 38 83 51 33 2,1 1,9 2,1 2,1 2,1 2 1,8 1,6 1,8 1,5 1,7 2 7

SOCIAIS APLICADAS 67 190 52 130 3,8 4,4 2,1 8,2 4,6 5 3,1 3,7 1,9 5,9 3,6 4 7

SD-CENTRO 72 69 82 33 4,1 1,6 3,3 2,1 2,8 3 3,3 1,3 3,0 1,5 2,3 2 1

SD-BOTÂNICO 26 121 44 28 1,5 2,8 1,8 1,8 2,0 2 1,2 2,3 1,6 1,3 1,6 2 3

TECNOLOGIA 217 504 209 123 12,3 11,7 8,5 7,7 10,1 10 10 9,7 7,6 5,5 8,2 8 7

TOTAL                   62           51

66

MEDIANA 17,7 42,9 24,6 15,9                        

MÉDIA 22 52 28 22,0                        

CÁLCULO DO NUMÉRO IDEAL DE SERVIDORES PARA PÓS-GRADUAÇÃO- SECRETARIA GERAL

DIREÇÃO DO SETOR

DEPTO

40h 40h

LABORATÓRIO 2

40h

LABORATÓRIO 5

LABORATÓRIO 4LABORATÓRIO 4

LABORATÓRIO 2

LABORATÓRIO 3 LABORATÓRIO 3

PÓS-GRADUAÇÃO 1

40h 12h

PÓS-GRADUAÇÃO 2

40h 12h

LABORATÓRIO 1

12h

LABORATÓRIO 1

40h

N° IDEAL DE SERVIDORES

CÁLCULO MEDIANA MÉDIA ATUAL

DEPARTAMENTOS 1 1 2

LABORATÓRIOS 3 4 4

TA – Nível Superior TA – Nível Intermediário TA – Nível Apoio Bolsa Trabalho Desvio Função Servidor Estudante Servidor em Licença Terceirizado Chefe

TA = Técnico-Administrativo

O programa de Dimensionamento de Pessoal

permite estabelecer uma matriz que possa dar

conta da diversidade de unidades que

compõem a UFPR, a especificidade dos

setores e dos ambientes organizacionais

SETORES ACADÊMICOS - FAIXA ETÁRIA - 2011

28

130

303

128

29

0

50

100

150

200

250

300

350

N°

TA

'S

20 A 30

31 A 40

41 A 50

51 A 60

61 A 70

SETORES ACADÊMICOS- AMBIENTE ORGANIZACIONAL - 2011

328

24 18

48

97

1022

10 2

59

0

50

100

150

200

250

300

350

N°

TA

'S

Administrativo

Agropecuário

Artes, Comunicação e Difusão

Ciências Biológicas

Ciências da Saúde

Ciências Humanas, Jurídicas e Econômicas

Informação

Infra-estrutura

Marítimo, Fluvial ou Lacustre

Ciências Exatas e da Natureza ou

Tecnológica

Exemplificação de PropostasExemplificação de Propostas

A racionalização do trabalho

A qualificação ampla do quadro de pessoal

A realização continuada das rotinas das unidades

organizacionais

2- Institucionalização de Centros

Administrativos Laboratoriais vinculados aos

Setores, para o gerenciamento de carga

horária, otimização de espaço físico,

equipamentos e gestão de pessoas.

3 - CONSIDERANDO-SE O LEVANTAMENTO DE DADOS

DO DIMENSIONAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

PROPÕE-SE:

Formalização dos organogramas reais das

unidades

Implementação nos sistemas computacionais

das unidades não cadastradas, facilitando a

localização e controle

Padronização de sinalização visual das unidades

6 - Proposição de novos modelos de estrutura organizacional.

S E C R E TA R IA A D M IN IS TR A TIV A

L ab ora tó rios

U N ID A D E A C A D Ê M IC A(A )

L ab ora tó rios

U N ID A D E A C A D Ê M IC A(B )

C O O R D E N A Ç Ã O D E P Ó S G R A D U A Ç Ã O

D IR E Ç Ã O D O S E TO R

6.1- Simulação da estrutura 1– Unificação das coordenações e departamentos acadêmicos por curso de graduação:

6.2- Simulação da estrutura 2– Unificação das coordenações em uma unidade administrativa de atendimento ao discente e os departamentos separados por curso de graduação:

(Diretor)Setor

Secretaria

(Chefe)Departamento ...

(Gestor Público)Unidade Administrativa eAtendimento ao Discente

(Chefe)Departamento A

(Chefe)Departamento C

(Chefe)Departamento B

 Abertura de concurso público para reposição e ampliação de pessoal

buscando concretizar o quadro ideal e o fim da terceirização e outras

formas de vínculo.

Redefinição de estrutura e competências de órgãos.

Democratização das relações de trabalho.

Definição do papel e responsabilidades das direções e chefias.

Redistribuição de atividades e tarefas entre os servidores.

Melhoria das condições de trabalho.

Racionalização dos processos de trabalho e inovações tecnológicas

cabíveis.

Remoção interna dos servidores.

A racionalização do trabalho.

A realização continuada das rotinas das secretarias.

Ampliação do horário de atendimento.

Otimização de espaço físico, equipamentos e recursos humanos.

Capacitação continuada dos servidores técnico-administrativos para o gerenciamento da área administrativa, financeira e interpessoal, bem como dos docentes, para o gerenciamento das áreas pedagógicas.

Identificação de servidores com perfil para atuação na função de gestor da Secretaria Geral e Financeiro.

Descentralização do recurso financeiro.

Disponibilização de infraestrutura e equipamentos adequados.

Disponibilização de Função Gratificada para o gestor da Secretaria Geral e Financeiro.

Disponibilização de servidor para completar o quadro ideal das secretarias.

Desenvolver programa de capacitação especifico para os servidores envolvidos no processo de unificação.

COORDENAÇÃO Laryssa Martins Born – Pró-Reitor de Gestão de Pessoas Lânia Virgínia Busnello Vaz – Coordenadora da CPP EQUIPE TÉCNICA Cirlene de Oliveira Pombo Schultz Elinéia do Rocio Pugsley Frohlich Helenice Maria Cardoso Lauro Zacchi Sandra Regina Chiocca Viviane Eunice Scholze Cequinatto Antonio Rodrigues de Barros

“Pessoas são como estrelas, cabe a nós

descobrir o brilho de cada uma delas”

“Dimensionar não é apenas contar pessoas, mas conhecer o íntimo de cada

uma”

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