View
5
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
1
EERSTE HULP BIJ FUIVEN
1. Voor de Fuif
1 VERGUNNINGEN
Evenement organiseren
Voor het organiseren van een evenement/activiteit:
� op een indoorlocatie waarbij er minimum 50 deelnemers verwacht worden
� in openlucht of in een tent op het openbaar domein
� dat een muziekactiviteit is
� waar eventueel sterke dranken worden geschonken als dat is toegestaan
� op de rijweg, op een parkeerplaats of op het trottoir, in een park of op een plein
� waarvoor publiciteit (affiches, flyers…) op het openbaar domein wordt voorzien
dien je een evenementenformulier in te vullen en te bezorgen aan het gemeentebestuur om de nodige
vergunningen te bekomen.
Vergunning fuifzaal
Erkende verenigingen van Destelbergen en gemeentelijke diensten kunnen de gemeentelijke fuifzaal, het
Jeugd- en Gemeenschapscentrum (JGC), maximum één jaar vooraf reserveren, andere verenigingen kunnen
maximum 5 maanden vooraf reserveren. De beschikbaarheid van de zaal kan je raadplegen via
https://webshopdestelbergen.recreatex.be ‘Reserveringen’. Is de datum beschikbaar dan kan je het JGC
reserveren door een mail te sturen naar han.vandenabeele@destelbergen.be met daarin de naam van de
vereniging, contactpersoon en –gegevens, welke zaal je wil huren, de datum en wat de activiteit inhoudt. Na
het indienen van je aanvraag, ontvang je een mail terug met daarin de bevestiging.
Voorwaarden aanvraag fuifzaal
Aanvragen voor publiek toegankelijke activiteiten (zoals fuiven, eetfestijnen, concerten, optredens, lezingen,
…) dienen steeds vergezeld te zijn van een ingevuld en ondertekend evenementenformulier. Dit formulier
kan je downloaden via de gemeentelijke website www.destelbergen.be onder de rubriek Vrije Tijd →
evenementen organiseren → aanvraag evenement.
Je ingevulde formulier stuur je ten laatste 6 weken voor het evenement door naar
han.vandenabeele@destelbergen.be of bezorg je aan de cultuurdienst (Kerkham 3F, 9070 Destelbergen).
2
Aanvragen worden toegewezen in volgorde van ontvangst. Om een fuif te organiseren en de fuifzaal te
reserveren moet je meerderjarig zijn.
Prijs en annulatie fuifzaal
De tarieven voor het gebruik van de fuifzaal zijn terug te vinden in het huishoudelijk reglement van het
gemeenschapscentrum (te vinden via www.destelbergen.be onder de rubriek Vrije Tijd → evenementen
organiseren → verhuur lokalen).
Wanneer je na de goedkeuring je fuif toch nog wil annuleren, dan moet je dit minstens 1 maand vooraf
schriftelijk melden aan de betrokken dienst. Let wel op, hier zijn kosten aan verbonden (zie huishoudelijk
reglement).
Vergunning drank
Om bier te mogen schenken, heb je als fuiforganisator geen vergunning meer nodig!
Het schenken van sterke dranken tijdens de fuif is voor jeugdverenigingen echter niet
toegestaan. Sterke dranken zijn alcoholische dranken boven de 22° (of die 1,2% VOL
gedistilleerde alcohol bevatten).
Zelfs cocktails, (zoals Wodka RedBull, Pisang Orange, Whisky Cola…) ook al zijn die
aangelengd met fruitsap of andere frisdrank en alcoholpops blijven sterke dranken. Bieren,
wijnen, mousserende dranken, martini… mag je wel schenken.
Voor de aanvraag van een vergunning sterke drank kan je terecht bij:
Evenementencoördinator, 09 218 92 79 of evenementen@destelbergen.be
Meer info: www.fuifpunt.be
Vergunning SABAM
Wanneer je iets organiseert waar muziek gespeeld wordt, dan moet je
auteursrechten betalen. Dit is zo omdat je gebruik maakt van muziek,
buiten familie- of schoolverband.
SABAM is de auteursmaatschappij die de auteursrechten int die je op
een liedje moet betalen.
Minstens 10 dagen voor je fuif moet je een aanvraag tot toelating indienen → www.sabam.be
Billijke vergoeding
Terwijl SABAM de rechten van auteurs beschermt, is de billijke vergoeding in het leven geroepen om
tegemoet te komen aan de prestaties van uitvoerders en producenten.
Het jaartarief billijke vergoeding voor het JGC is betaald door het gemeentebestuur Destelbergen.
TIP: Gebruik geen glazen
op je fuif maar plastieken
bekers of nog beter,
herbruikbare bekers die je
gratis kan uitlenen via de
dienst evenementen
TIP: Geef enkel de ruimte door die je
echt gebruikt. Je moet alleen betalen
voor de gebruikte oppervlakte van de
zaal. Vul die in op je formulier en
schrijf het er ook bij als je een deel
van de zaal afbakent.
3
Als fuiforganisator hoeven jullie dit niet te betalen. Indien je toch nog een factuur krijgt, hoef je deze niet te
betalen. Je mag dit altijd laten weten aan de jeugddienst.
Meer info: www.ikgebruikmuziek.be of www.bvergoed.be
Milieuvergunning
Het JGC beschikt niet over een milieuvergunning.
Dit betekent concreet dat er in het JGC slechts 12 keer per jaar met een max. van 2 keer per maand een fuif
of gelijkaardig evenement mag georganiseerd worden.
Meer info: Dienst Leefmilieu, 09 218 92 60 of leefmilieu@destelbergen.be
Reclame langs openbare wegen
Het plakken of ophangen van affiches is aan bepaalde regels onderworpen. Vraag dus zeker na bij de
gemeente(n) waar je wil gaan afficheren of dit al dan niet kan. In Destelbergen zijn er geen officiële
aanplakborden aanwezig. De jeugdverenigingen kunnen echter wel gebruik maken van de bordjes voorzien
door de jeugdraad (info en voorwaarden → ann.vandevelde@destelbergen.be of 09 218 92 63).
Affiches die wild geplakt worden, zullen worden verwijderd en de organisator krijgt daarvan de kosten
voorgeschoteld. Voor het plaatsen van borden langs gewestwegen heb je de toestemming nodig van de
provinciale dienst wegen & verkeer.
Vergunning verkoop etenswaren
Als je op een fuif etenswaren wil verkopen, heb je in principe een vergunning nodig. Dat hoeft echter niet
als je een activiteit organiseert die aan volgende voorwaarden voldoet:
� zonder winstoogmerk of in het algemeen belang
� sporadisch en uitzonderlijk uitgeoefend wordt (bv. jaarlijkse fuif)
Gezien de organisator steeds verantwoordelijk blijft voor de gevaren die de gezondheid van de consument
bedreigen door de etenswaren die je verkoopt, is het nuttig om alles koel te bewaren en verpakkingen bij te
houden of de gegevens ervan te noteren.
De meeste (fuif)zalen die over een keuken beschikken (zoals het JGC) hebben reeds zo’n vergunning ‘tot het
fabriceren en/of in de handel brengen van voedingsmiddelen’. Is dit er niet en voldoet je evenement niet aan
bovenstaande voorwaarden dan heb je toch een vergunning nodig. Je kan de procedure terugvinden op
www.favv.be/erkenningen/modelaanvraagformulier.asp
4
Als je echter beroep doet op een hotdogkraam, frituuruitbater of cateringbedrijf hoef je als organisator niet
voor een vergunning te zorgen, de verkopers moeten dit voor hun rekening nemen.
Wet op privacy en portretrecht
Wanneer er foto’s getrokken worden op de fuif moet er rekening gehouden worden
met de wet op de privacy en het portretrecht. Een fuif is (meestal) een openbare
aangelegenheid en wie er naartoe komt weet dat hij of zij gezien kan worden door
anderen en dat er foto’s zullen genomen worden.
Belangrijk is het portretrecht. Dit is een bijzondere beperking van het auteursrecht en
vloeit voort uit de wet op de privacy. Dit recht bepaalt dat jij beslist wie jouw
afbeelding mag gebruiken. Er moet duidelijk vermeld zijn hoe men een foto kan laten
verwijderen. Organisatoren die foto’s gebruiken om reclame te maken voor hun fuif mogen dat in principe
dus niet als er iemand herkenbaar is op de foto tenzij ze de toestemming hebben van deze persoon.
Meer info: www.privacycommission.be en www.jeugdwerknet.be/regelgeving/regel/portretrecht
2222 VVVVERZEKERINGENERZEKERINGENERZEKERINGENERZEKERINGEN
Ook al neem je als organisator de nodige voorzorgen, toch kan er altijd iets misgaan. Een ongeluk is zo
gebeurd en zit vaak in een klein hoekje. Als organisator kan je aansprakelijk gesteld worden voor de schade
die voortvloeit uit jouw fuif. Wanneer de fuif georganiseerd wordt door een vereniging die geen vzw-structuur
heeft, dan kunnen de leden van die feitelijke vereniging persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. Om je in te
dekken tegen de verschillende risico’s die aan het geven van een fuif verbonden zijn, kan je vooraf een aantal
verzekeringen afsluiten. De gemeente/eigenaar kan de organisator wel contractueel verplichten om bepaalde
verzekeringen af te sluiten.
VERZEKERING AANGEGAAN DOOR DE GEMEENTE DESTELBERGEN
Brandverzekering
Het gemeentebestuur sloot een brandverzekeringspolis af voor de fuifzaal. In deze polis is ‘afstand van
verhaal’ ten aanzien van de fuiforganisatoren opgenomen. Deze clausule voorziet dat indien brand ontstaat
op een moment dat het gebouw of delen ervan verhuurd wordt, toch de brandpolis van de eigenaar van
toepassing is. Let op, dit geldt enkel voor de vaste inboedel van de zaal, hou er dus rekening mee dat eigen
materiaal hier niet onder valt en dat dit, indien nodig, apart moet verzekerd worden.
Daarnaast dekt de polis enkel schade te wijten aan een aantal welomschreven oorzaken zoals brand, storm,
water, … Schade te wijten aan andere oorzaken wordt dus niet gedekt en dient eventueel nog apart
verzekerd te worden via een polis ‘contractuele aansprakelijkheid’.
TIP: Vermeld in je
huishoudelijk reglement
(dat ophangt tijdens het
evenement) dat er foto’s
getrokken zullen worden
op de fuif.
5
Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing
Als bezoekers van de fuifzaal lichamelijke letsels oplopen door brand en ontploffing dan zijn zij via deze polis
verzekerd.
VERPLICHTE VERZEKERING FUIFORGANISATOR
Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
Je doet er goed aan een verzekeringspolis ‘Burgerlijke Aansprakelijkheid’ af te sluiten. Dit voor de schade die
door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van je vrijwilligers werd
toegebracht aan derden.
Zonder bijkomende verzekering BA kan de organisator opdraaien voor schade die voortvloeit uit de
organisatie. Bij een feitelijke vereniging zal dit altijd op de verantwoordelijke persoon worden verhaald. Heeft
je organisatie een vzw-structuur, dan zal de schade normaal op de vereniging worden verhaald. Deze
verzekering ontlast je wel niet van een eventuele schuld. Je moet er dus steeds voor zorgen dat de
organisatie goed is opgezet en dat het risico op fouten zo klein mogelijk wordt gehouden. De schade mag dus
niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid.
De verzekering BA dekt 2 soorten schade:
1. Materiële schade aan derden → van de inboedel tot alle materiaal dat in de zaal is bijgeplaatst (vraag
dus zeker na bij de gemeente wat er is hun polis is opgenomen)
2. Lichamelijke schade → voor de terugbetaling van medische kosten tot een invaliditeitsuitkering
NIET VERPLICHTE VERZEKERING FUIFORGANISATOR
Verzekering contractuele aansprakelijkheid
Een verzekering contractuele aansprakelijkheid dekt de schade aan de fuifzaal die door toedoen van jou als
fuiforganisator tijdens de activiteit is ontstaan. Denk maar aan een tapkraan die afbreekt, een deur die kapot
gaat, … Deze verzekering dekt geen vandalisme of diefstal!
Verzekering vrijwilligerswerk
Deze verzekering kan ingeschakeld worden bij activiteiten waarbij je sporadisch beroep doet op extra
vrijwilligers (die geen lid zijn van je vereniging). Via de Provincie Oost-Vlaanderen kan je een gratis
verzekering vrijwilligerswerk afsluiten.
Meer info: http://www.oost-vlaanderen.be/public/cultuur_vrijetijd/vrijwilligers/verzekeringen/index.cfm
6
Verzekering ‘alle risico’s’
Met deze verzekering kan je voorwerpen, naast de risico’s van een brandpolis, ook
laten verzekeren tegen risico’s als vandalisme en diefstal. Zowel materiaal dat je
eigendom is, als materiaal dat je huurt, kan je op deze manier verzekeren.
Let op, ‘het verdwijnen’ van een voorwerp (diefstal zonder sporen van inbraak) wordt
nooit verzekerd.
3333 PPPPROMOTIEROMOTIEROMOTIEROMOTIE
Wat is een fuif zonder volk? Reclame maken is dus de boodschap. Je hebt als fuiforganisator heel wat
verschillende mogelijkheden om mensen op de hoogte te brengen van je fuif. De promotie van een fuif is
namelijk even belangrijk als de dag van de fuif zelf. Enkele communicatiemiddelen die je kan hanteren:
Het internet
Internet geeft toegang tot vele gratis adverteerplatformen, biedt interactieve mogelijkheden, is gemakkelijk,
snel en alom verspreid.
Daarom lijkt het de ideale manier om snel veel mensen te bereiken. Dit is de kracht, maar tegelijk ook het
gevaar van internet. Iedereen maakt reclame online en mensen zijn er bijna immuun voor geworden. Het
komt er dus op aan om overal tegelijk aanwezig te zijn. Wat daarbij enorm kan helpen zijn websites die je
toelaten om je informatie op één plaats in te voeren en zo meteen zichtbaar te maken op heel wat plaatsen.
UITdatabank
Een bijzonder handig hulpmiddel is de UITdatabank. Via een eenvoudig invulformulier op
www.uitdatabank.be komt je activiteit gelijktijdig terecht op verschillende websites, waaronder
UITinVlaanderen, CJP, Sherpa, mediaraven, Formaat, kranten, de gemeentelijke website en in het infoblad
van Destelbergen.
Mailinglists
Let op met mailinglists. Je mag niet zomaar om het even wie een mail sturen. De
wetgeving zegt dat je pas mails mag sturen naar mensen als die daar schriftelijk hun
toestemming voor gegeven hebben. Bovendien moet je ook elke keer je een
massamail de deur uit stuurt, vermelden dat mensen zich te allen tijde uit je
mailinglist kunnen laten schrappen. Stuur ook nooit een mail met alle adressen in het
‘AAN’-veld. Het is veel beter om het ‘BBC’-veld te gebruiken, zo krijgt niet iedereen alle mailadressen te zien.
TIP: Maak gebruik van
een mailingprogramma,
bv. Mailchimp
TIP: jeugdverenigingen
zijn vaak via een
koepelorganisatie
verzekerd.
7
Sociale media
Facebook, Twitter, Flickr, YouTube, … het rijtje web 2.0 tools is oneindig. Een account maken is één ding, er
ook nog vlot mee communiceren is een ander paar mouwen.
Tips hieromtrent vind je op www.mediaraven.be.
Nog een vraag over nieuwe media → info@apestaartjaren.be of 09 231 82 70.
Affiches en Flyers
Je fuif moet aandacht trekken, dit kan door een originele affiche en/of flyer. Houdt er rekening mee dat
affiches en flyers drukken relatief goedkoop is, maar ze verspreiden zeer tijdrovend is en heel wat inzet
vraagt van je vrijwilligers. Enkele tips:
� start vroeg genoeg met verspreiden (3 weken vooraf bij een kleine fuif en 6 weken vooraf bij een
grote fuif)
� een te drukke affiche is niet altijd even duidelijk, overdrijf niet met de kleuren, zorg dat ze goed
leesbaar is en probeer de oplage goed in te schatten
� vraag verschillende drukkerijen om offertes. De prijzen kunnen enorm uit elkaar liggen.
� Wees creatief maar vergeet niet dat de affiche/flyer in de eerste plaats moet dienen om de fuif aan
te kondigen
Wat moet je zeker op je affiche of flyer vermelden:
� Naam en logo van het evenement (de belangrijkste aandachtstrekker)
� Datum en tijd
� Plaats (straat en plaatsnaam)
� Omschrijving (organisator, dj’s, happy hour, …)
� Toegangsprijs (ook als het gratis is), maak ook een onderscheid tussen ‘voorverkoop’ en ‘aan de
kassa’
� Website van het evenement (als die aanwezig is)
� Verantwoordelijke uitgever (V.U. met de volledige naam en het adres van de verantwoordelijke
meerderjarige persoon, is jouw organisatie een vzw dan moet je bovendien ook de naam en het
adres van de maatschappelijke zetel vermelden)
� Eventuele sponsors
� ‘verboden op de openbare weg te gooien’ (enkel voor flyers)
Affichetaks
Voor affiches van A0 formaat (1m²) of groter moet je een aanplakkingstaks betalen van 0,50 euro/m².
8
Is je affiche groter dan 1m², maar heeft jouw fuif een zeer duidelijk en strikt liefdadig of menslievend doel,
dan is de affichetaks niet verschuldigd.
Fuiven en andere activiteiten van het jeugdwerk vallen hier in principe niet onder, tenzij de opbrengst
integraal aan een goed doel geschonken wordt. Je moet dan wel de volgende zin vermelden: ‘Vrij van zegel
volgens art. 198/7 van het wetboek der met het zegel gelijkgestelde taksen’.
Media
Neem contact op met regionale lokale kranten (bv. WegWijs) en vraag of je een advertentie van jouw fuif in
hun krant mag plaatsen. In sommige regionale kranten kan dit gratis.
Mond-aan-mond reclame
Geen enkele reclame is echter zo goed als mond-aan-mond reclame. Zorg ervoor dat de mensen iets hebben
om over te babbelen. Dit kan gaan van fantastische dj’s tot unieke randanimatie en activiteiten. Vertel alles
over je fuif aan je vrienden en laat de boodschap zich vanzelf verspreiden!
4444 MMMMATERIAALATERIAALATERIAALATERIAAL
Activiteiten vragen soms heel specifiek of duur materiaal waarover jouw organisatie zelf niet onmiddellijk
beschikt. Denk maar aan een geluids- en lichtinstallatie, maar ook klein materiaal zoals plakband, zuipkaarten,
drankbonnetjes, wisselgeld, kuismateriaal, zaklampen, …
Uitleendienst
Het gemeentebestuur Destelbergen beschikt over een eigen uitleendienst. De volledige lijst vind je terug in
het evenementenformulier. Daarnaast heeft de jeugdraad herashekken, walkietalkies, zaklamp ed.
aangekocht waar je als fuiforganisator gebruik kan van maken (de fuifkoffer). Verenigingen kunnen ook
terecht bij de Provinciale uitleendienst waar je voor een kleine prijs tal van materiaal kan ontlenen
(www.Oost-Vlaanderen.be/uitleendienst).
Materiaal fuifzaal
De fuifzaal beschikt over tafels en stoelen. Daarnaast is er podiumverlichting voorzien in de turnzaal en is er
de mogelijkheid om via een mobiele truss verlichting op te hangen in de polyvalente zaal. Samen met de
zaalverantwoordelijke wordt de fuifzaal nagekeken en worden alle opmerkingen, mankementen en de reeds
bestaande schade genoteerd. Na de fuif wordt alles opnieuw gecheckt. Schade die voor jouw fuif niet werd
genoteerd zal dan aan jou worden aangerekend. In de fuifzaal is een zaal ID aanwezig.
9
5555 BBBBUDGETUDGETUDGETUDGET
1 gouden regel: budgetteer je activiteit altijd op voorhand! Het is nooit fijn om na je fuif met een financiële
kater te blijven zitten.
Begroting
Iets wat je zeker best vooraf doet, is een goede begroting opmaken. Dit is heel simpel een lijst met alle
uitgaven en inkomsten. Uiteraard probeer je ervoor te zorgen dat de verwachte inkomsten hoger liggen dan
de uitgaven. Let er op of bij een offerte de BTW al dan niet inbegrepen is, zodat je niet voor verrassingen
komt te staan.
Sponsoring
Uiteraard wil je graag dat je evenement een gigantisch succes wordt. Om dit te kunnen verwezenlijken is er
onder andere een pak geld nodig. Aangezien dit niet altijd voor handen is, moet je op zoek naar verschillende
methodes om de nodige middelen te verzamelen. Sponsoring is hierbij een ideaal voorbeeld. De beste
manier om een sponsor te overtuigen, is aan de hand van een sponsordossier. Dit bevat uitgebreide
informatie over jouw fuif maar ook hoe er gesponsord kan worden (een vergoeding in geld en/of goederen)
en wat de sponsor daarvoor in ruil krijgt (publiciteit op affiches, toegangskaarten, T-shirts, …). Voorzie ook
steeds een ontvangstbewijs, want je sponsor kan sponsoring aangeven bij de belasting. Daarnaast kunnen je
sponsors ook goede voorverkooppunten vormen. Naast het sponsoren van geld, sponsoren sommige
diensten of bedrijven liever in natura, zo kan de bakker broodjes voorzien voor jouw evenement.
6666 EEEEN VERDERN VERDERN VERDERN VERDER????
Een laatste tip, die van belang kan zijn voor het goede verloop van je fuif.
Om klachten te vermijden, breng je de omliggende buren op de hoogte van je activiteit. Bezorg ze een flyer
met daarop het einduur van je fuif en het telefoonnummer van de verantwoordelijke organisator. Dit doe je 2
weken voor je evenement, zodat de buren ruim op tijd op de hoogte zijn. Voor evenementen die doorgaan in
het JGC wordt dit gedaan door de evenementencoördinator.
10
2. Dag van de Fuif
1111 VVVVEILIGHEIDEILIGHEIDEILIGHEIDEILIGHEID
Als organisator van een openbare fuif ben je verplicht om voor de private veiligheid te zorgen. Vechtpartijen
zetten sowieso een domper op je evenement dus het is geen overbodige luxe om op voorhand goed na te
denken over de veiligheid en de nodige inspanningen te leveren.
Algemene aandachtspunten
� Je maakt best voor de fuif duidelijke afspraken met alle medewerkers zodat er geen discussies zijn
tijdens of na de fuif
� Maak een duidelijke takenlijst: wie doet wat van wanneer tot wanneer. Hang deze lijsten op een
aantal plaatsen waar de medewerkers komen
� Maak regelmatig de kassa(‘s) leeg en breng het geld naar een veilige plaats
� Maak de duidelijke afspraak dat alle medewerkers nuchter blijven!
Security
Om de veiligheid van jouw fuifbezoekers te garanderen, ben je verplicht om mensen in te zetten die de boel
in het oog kunnen houden. Je kan kiezen om te werken met vrijwilligers of met een erkende bewakingsfirma.
In beide gevallen moet je de gegevens doorgeven aan de gemeente en dit via het evenementenformulier. De
private bewaking is aan een strenge wetgeving onderworpen en omvat onder meer de persoonscontrole.
Meer info → www.vigilis.be
Om de aanwezigen en de buurt te kunnen beschermen tegen de mogelijke risico’s als gevolg van bepaalde
evenementen, wordt qua inzet van security de voorgestelde norm van het Ministerie van Binnenlandse Zaken
gevolgd:
� Vanaf 300 bezoekers: 2 security
� Tussen 300 tot 1000 bezoekers: 1 security per 100 bezoekers extra
� Meer dan 1000 bezoekers: 1 security per 300 bezoekers extra
Persoonscontrole
De wet omschrijft dit als ‘het toezicht houden op en de controle van personen met het oog op het verzekeren
van de veiligheid op voor het publiek toegankelijke plaatsen’.
Dit betekent concreet dat men gedrag van personen in bepaalde banen tracht te leiden en /of dat men door
het toezicht bepaalde gedragingen wenst te vermijden en dat de controle gebeurt met het oog op de
veiligheid.
11
Toegangscontrole om te voorkomen dat fuifgangers gevaarlijke voorwerpen binnenbrengen, backstage-
bewaking, het bewaken van omheiningen, … vallen onder de persoonscontrole.
De controle van tickets of stempels, het vrijhouden van nooduitgangen, … heeft echter niets te maken met
persoonscontrole en staat los van de bewakingswet.
Interne medewerkers of eigen security (die geen machtiging hebben) bij een evenement mogen dus enkel
ingezet worden bij ticketcontrole en stempelcontrole.
Erkende bewakingsfirma
Sinds 1 november 1999 is de wet op de private veiligheid (wet van 10 april 1990) in werking getreden.
Het gevolg is dat het inzetten van buitenwippers of portiers onder de bepalingen van deze wet valt. Het
gemeentebestuur van Destelbergen voorziet subsidies waarbij iedere jeugdbeweging van Destelbergen recht
heeft om 1 keer per jaar gebruik te maken van een erkende bewakingsfirma tijdens hun fuif.
Bewaking via vrijwilligers
Enkel verenigingen kunnen werken met hun eigen vrijwilligers als fuifstewards. Deze vrijwilligers kunnen
alleen medewerkers of leden van je vereniging zijn of personen die een aanwijsbare band hebben met de
organisatoren (bv. Oud-leiding, ouders, …). De vrijwilligers kunnen deze activiteit alleen uitoefenen als dit
occasioneel en onbezoldigd gebeurt en de burgemeester van de gemeente waar de organisatie plaatsvindt
hiervoor de toestemming heeft verleend (de aanvraag hiervoor vind je terug in het evenementenformulier).
Houd er rekening mee dat deze personen minstens 18 jaar zijn en de leidinggevende minstens 21 jaar.
Om te weten te komen wat de do’s en don’ts zijn, kan je een opleiding tot ‘fuifcoach’ volgen. Deze opleiding
bestaat uit vier avonden waarna je een beter beeld hebt over hoe te handelen tijdens een fuif → zie puntje
Fuifcoach
Combinatie professionele firma en vrijwilligers
De combinatie tussen een bewakingsfirma en eigen vrijwilligers biedt enkele voordelen. Zo is externe security
getraind en ervaren om brandjes te blussen, maar kennen ze het publiek meestal niet. Als vrijwilliger kan je
de algemene veiligheid op de fuif bevorderen, aanmanen tot stilte in de buurt en ‘zieke’ fuifgangers
begeleiden.
Fuifcoaches
De jeugddienst van Destelbergen biedt jaarlijks een opleiding Fuifcoach aan. Een fuifcoach kan bijdragen tot
een vlotte organisatie van de fuif en is een aanwinst, zowel bij de voorbereiding als op de fuif zelf. Tijdens de
opleiding krijg je de nodige kennis en inzichten mee rond fuifwetgeving, veiligheid, omgaan met agressie, …
12
Je krijgt de praktische instrumenten aangereikt om een fuif op een veilige en verantwoorde manier te
begeleiden. Een goede mix van begeleiders kan belangrijk zijn. Vrouwelijke fuifcoaches kunnen soms een
groot kalmerend effect hebben op moeilijke gasten, terwijl mannen eerder fysiek kunnen optreden.
We raden aan om minstens twee leden van de jeugdbeweging te laten deelnemen aan deze cursus.
Meer info: jeugd@destelbergen.be of 09 218 72 00
Maximumcapaciteit van de zaal
Indien het maximum aantal toegelaten mensen, voor het JGC is dit 399 personen, zoals vastgelegd door het
college van burgemeester en schepenen, bereikt is, MOET je mensen weigeren.
Let er op dat er niemand meer binnengelaten wordt zolang er niemand buitengegaan is.
Om er een goed idee van te hebben hoeveel mensen er al in de fuifzaal zijn, registreer je best de inkomende
bezoekers.
Als je er toch voor kiest om meer personen toe te laten, dan maak je als organisator eigenlijk bewust een
organisatiefout. Wanneer er dan iets gebeurt, loop je het risico niet gedekt te worden door de verzekering.
Houdt dit zeker in je achterhoofd als je voor deze keuze staat.
Publieksconcentraties
Op elke plaats en op elk moment moet een vlotte doorgang van het publiek mogelijk blijven. Zorg ervoor dat
typische knelpuntplaatsen zoals de inkom, de vestiaire, de bar en de toiletten over de gehele locatie
verspreid zijn.
Nooduitgangen
Deze moeten altijd vrij zijn, voorzie dus genoeg verantwoordelijken om hierop toe te zien. De signalisatie
ervan moet ook steeds zichtbaar zijn. Een veiligheidsdossier van de zaal is ter plaatse aanwezig.
Rookverbod
Op 1 januari 2006 ging een nieuw Koninklijk Besluit over ‘roken in openbare plaatsen’ van kracht. Men
vertrekt van het principe dat roken verboden is in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn,
behalve als het om de gezinssfeer gaat. Dit heeft natuurlijk ook consequenties voor fuifzalen.
Zowel de roker zelf als de organisator of uitbater van de openbare ruimte, kunnen beboet worden. De boetes
gaan van € 150 tot € 6.000.
In plaatsen waar niet gerookt mag worden, moeten er rookverbodstekens aangebracht worden. Ook mogen
sigaretten niet verkocht worden aan jongeren onder de 16 jaar. Het spreekt dus vanzelf dat activiteiten die
voor deze doelgroep georganiseerd worden (alcohol- en) rookvrij zijn!
13
Alcoholbandjes
Fuiven en evenementen blijven een populaire trekpleister voor jongeren. Toch is het belangrijk dat de
organisatoren de juiste maatregelen treffen om alles op een verantwoordelijke en veilige manier te laten
verlopen.
Jongeren gaan op een steeds jongere leeftijd naar fuiven, maar ze mogen pas vanaf 16 jaar licht alcoholische
drankjes consumeren en de sterke dranken zelf pas vanaf 18 jaar. Dit is als organisator niet altijd even
gemakkelijk te controleren.
Om alcoholgebruik bij minderjarigen tegen te gaan, kunnen organisatoren alcoholbandjes verkrijgen bij de
evenementencoördinator bestaande uit 3 kleuren:
-16: rode bandjes
+16: oranje bandjes
+18: groene bandjes
Je mag steeds een leeftijdsbewijs vragen. Weigeren ze dit, dan voorzie je hen van een -16-bandje.
Zo weet je toogpersoneel wie ze al dan niet alcohol mogen serveren.
Barbeleid
Een goed barbeleid is veel waard. Je kan bijvoorbeeld bepalen welke strategie je volgt bij dronkenschap, je
spreekt af hoe je alcohol weigert aan wie jonger is dan 16, geen vriendjespolitiek aan de doorgeef, … Zo zorg
je ervoor dat alle medewerkers op dezelfde manier reageren.
Alcoholmisbruik veroorzaakt nog steeds de meeste problemen in het uitgaansleven. Met je prijzenbeleid kan
je dronkenschap ontmoedigen, door bijvoorbeeld dranken duurder te maken naarmate het
alcoholpercentage stijgt.
Sluitingsuur
Het sluitingsuur in de Regio Rhode & Schelde, waar Destelbergen deel van uitmaakt, werd als volgt
vastgelegd.
Evenementen binnen Einde muziek: 03.00 uur
Einde activiteit: 04.00 uur
Evenementen buiten Niet in de bebouwde kom Einde muziek: 02.00 uur
Einde activiteit: 03.00 uur
In de bebouwde kom Einde muziek: 01.00 uur
Einde activiteit: 02.00 uur
De avond vóór een werkdag Einde muziek: 24.00 uur
Einde activiteit: 01.00 uur
14
Het is mogelijk om een verlenging van dit sluitingsuur aan te vragen bij de burgemeester. Die bepaalt dan tot
hoe laat de verlenging wordt toegestaan. In Destelbergen is de goedkeuring er voor fuiven van
jeugdverenigingen om de muziek pas uit te zetten om 03.45 uur en de activiteit te stoppen om 04.00 uur.
Door eerst de bar te sluiten en daarna de fuif nog eventjes te laten doorgaan, zorg je voor een ‘cooling down’.
Op het eind van de fuif kan er vooral rustige muziek gedraaid worden. Door dit uitdoofbeleid is er ook een
grotere spreiding van de fuifgangers die naar huis gaan, wat voor minder burenoverlast zorgt.
EHBO
Zorg dat er steeds een EHBO-kit aanwezig is op de plek van je activiteit en dat alle medewerkers weten waar
ze die kunnen vinden. Tot 399 personen moet er een EHBO-koffer voorzien zijn, vanaf 400 personen wordt de
aanwezigheid van een geneeskundige organisatie (bv. Rode Kruis).
Indien er iemand binnen je organisatie een EHBO-diploma bezit, stel je die persoon verantwoordelijk voor het
verzorgen van wonden. Duidt ook iemand aan die verantwoordelijk is voor het opbellen van de hulpdiensten
bij noodsituaties. Het spreekt voor zich dat die persoon de noodnummers programmeert in zijn GSM. Je kan
ook op een vaste plaats een GSM met oplader en een lijst met noodnummers voorzien. Zo kan iemand
anders ook gemakkelijk bellen mocht de verantwoordelijke, door omstandigheden, niet bij machte zijn dit te
doen. Je kan het terrein vooraf door brandweer en politie laten checken op veiligheidsrisico’s. Door ervaring
wijzen ze je op zaken waaraan je zelf misschien niet hebt gedacht of die je anders zou inschatten.
Gehoorschade
De laatste jaren is er heel wat te doen geweest rond gehoorschade. De grootste schade brengen we onszelf
toe door onze oren langdurig te teisteren met veel te luide geluiden. Gehoorschade door lawaai is jammer
genoeg niet te herstellen. Voorkomen is dus de boodschap!
De sterkte van geluid wordt weergegeven in decibel (dB). Je kan acht uur lang blootgesteld worden aan
lawaai, met een maximum van 75dB, zonder risico op gehoorschade. Per 3 extra decibels halveert de ‘veilige’
tijd.
Decibel (dB) Geluid Gehoorschade na
90 dB Disco, popconcert, iPod 15 min
99 dB Disco, popconcert, iPod, bioscoop 2 min
110 dB Houseparty, disco, rockfestival 7 sec
120 dB Opgefokte iPod onmiddellijk
Maak deze gegevens ook duidelijk aan je fuifgangers. Dit kan je doen door het ophangen van affiches of het
(gratis) aanbieden van oordopjes.
15
Meer info: www.ietsminderisdemax.be
Geluidsnormen
Een fuif staat of valt met de muziek die wordt gedraaid. De ene houdt van loeiharde muziek, de andere heeft
het liever wat rustiger. De meeste buren weten luide decibels niet meteen te appreciëren. Wettelijk is het
verboden tussen 22.00 en 06.00 uur lawaai te maken op straat. Daarom zijn er een aantal regels in het leven
geroepen om het voor iedereen aangenaam te houden. Geluidsvolume wordt uitgedrukt in decibels (dB(A)).
Hoeveel decibels je mag produceren hangt af van de zaal waarin het evenement doorgaat. In het JGC is het
geluidsniveau beperkt tot categorie 2 (> 85 dB(A) Laeq, 15 min en ≤ 95 dB(A) Laeq, 15 min). Dit betekent dat het
maximum geluidsniveau voortgebracht door de muziek, op gelijk welke plaats in de inrichting waar zich in
normale omstandigheden personen kunnen bevinden, 95 dB(A) Laeq, 15 min niet mag overschrijden. Maar ook
buiten mag er dus niet teveel lawaai zijn. De deuren moeten te allen tijde gesloten blijven, om de
geluidsoverlast te beperken.
De organisator moet de nodige maatregelen nemen om elke vorm van overlast die rechtstreeks of
onrechtstreeks verbonden is aan zijn fuif/evenement vermijden. Van zodra er klachten komen zal de politie
of bevoegde milieuambtenaar de overtreding komen vaststellen en indien nodig de fuif stilleggen.
In de fuifkoffer van de gemeente is een geluidsmeter aanwezig.
Geluidsoverlast
Gebruik de volgende checklist om de geluidsoverlast zoveel mogelijk te beperken:
De medewerkers
� geven altijd het goede voorbeeld
� spreken de bezoekers aan op storend gedrag
� houden tijdens fuiven ook buiten toezicht
� informeren de buurt over hun fuif met een bewonersbrief
� bepalen de gevolgen voor storend gedrag
� gaan langs bij de buren om te luisteren of er overlast is/was
� geven burenklachten meteen door aan de bezoekers
� zetten het thema geluidsoverlast op de agenda
In of rond de zaal
� staan de boxen verspreid over de ruimte
� hangen er extra affiches die om stilte vragen tijdens de activiteiten
� is er een strategische rookplaats
� kan het publiek overal gemakkelijk door
� gebruiken we een cool down systeem
16
� hebben we een chill out ruimte
� is er een ‘sluis’ aan de ingang
2222 WWWWETGEVINGETGEVINGETGEVINGETGEVING
Alcohol
Op alle fuiven is er alcohol verkrijgbaar. Als fuiforganisator moet je erop toezien dat er niet zomaar aan
iedereen alcohol wordt geschonken. De wet zegt immers dat het verboden is om sterke drank aan
minderjarigen (-16) te verstrekken. Daarnaast mogen jongeren tussen 16 en 18 jaar wel een pintje drinken,
maar je mag hen geen sterke drank verkopen.
Wat wordt er nu beschouwd als sterke drank → zie puntje Vergunning drank hoofdstuk 1
Het schenken van sterke dranken tijdens de fuif is voor jeugdverenigingen echter niet toegestaan.
Om toch onderscheid te kunnen maken tussen -16, +16 en +18-jarigen, beschikt de jeugddienst over rode,
oranje en groene polsbandjes die de organisatie kan verkrijgen → zie puntje Alcoholbandjes
Dronkenschap op elke openbare plaats is strafbaar. Ook alcohol schenken aan een persoon die zichtbaar
dronken is (onvast op de benen, met dubbele tong spreken of een alcoholwalm uitademen) is volgens de wet
strafbaar. Niet altijd even gemakkelijk in te schatten als je achter de toog staat, maar probeer dit toch zo
goed mogelijk in acht te nemen. In het slechtste geval kan je mee aansprakelijk gesteld worden voor de
stommiteiten die de dronken persoon achteraf begaat.
Drugs
Druggebruik is nooit toegelaten op een fuif, ook al is dit moeilijk te controleren. Hierbij wordt geen
onderscheid gemaakt tussen soft- of harddrugs. Tolereren wordt in de rechtspraak trouwens beschouwd als
‘aanzetten tot’. Het oogluikend toelaten is dus een verzwarende omstandigheid! Je kan je bezoekers via
affiches attent maken dat het gebruik van illegale drugs (cannabis, XTC, speed, …) niet getolereerd wordt.
-16 jarigen
Een -16 jarige (zonder begeleiding van een volwassene) mag in principe niet binnen in een dansgelegenheid.
Er is wel een uitzondering! Een jongere, ongeacht zijn leeftijd (dus ook de -16 jarige), mag naar een fuif gaan
die niet uit handelsgeest is verricht en dus zonder winstgevend doel is. Dit zijn fuiven van (jeugd)verenigingen,
scholen, jeugdhuis, … Bij onduidelijkheid is het de rechter die beslist of de fuif een handelsgeest heeft of niet.
Je hebt als burger niet het recht om de identiteit van anderen te controleren. Als je tijdens de fuif twijfelt aan
iemands leeftijd mag je wel vragen of de bezoeker zijn leeftijd kan bewijzen. Kan of wil hij dat niet, dan mag
je de toegang weigeren. Als er toch geen wettelijke reden is om een -16 jarige te weigeren, dan mag je dit
ook niet doen. Dit komt anders neer op discriminatie.
17
Racisme/xenofobie
De wet bestraft het aanzetten tot discriminatie, rassenscheiding, haat of geweld ingegeven door racisme
en/of xenofobie (angst voor of haat tegen vreemdelingen). Je mag op je fuif dus niemand discrimineren op
basis van geslacht of ras. Hou dus als organisator in je achterhoofd dat discriminatie op je evenement niet
alleen moreel verwerpelijk maar bovendien strafbaar is!
Vestiaire
Op veel activiteiten voorziet de organisatie een vestiaire voor bezoekers.
Vanaf het moment dat je de vestiaire verplicht maakt of geld vraagt voor deze dienst, ben jij verantwoordelijk
voor de kledij die daar wordt afgegeven. Bordjes met ‘de organisatie is niet verantwoordelijk voor diefstal
en/of beschadiging van kledij’ veranderen hier niets aan. Volgens de wet heb je immers een overeenkomst
afgesloten en wordt je geacht deze goed uit te voeren. Wanneer er dan iets beschadigd of gestolen wordt,
kan de eigenaar een schadevergoeding van jou eisen.
Wil je dit risico vermijden, dan kan je een verzekering ‘vestiaire’ af sluiten die diefstal en schade dekt.
Enkel bij een gratis, onbewaakte vestiaire ligt de verantwoordelijkheid bij de bezoeker zelf.
18
3. Na de Fuif
1111 OOOOPKUIS EN CONTROLEPKUIS EN CONTROLEPKUIS EN CONTROLEPKUIS EN CONTROLE
Je kan best onmiddellijk na de fuif beginnen met opruimen. Op dat moment zijn al de medewerkers immers
nog aanwezig. Spreek ook op voorhand duidelijk af wie instaat voor de opkuis.
Opkuis
Wat houdt de opkuis in:
� Alle bekertjes (zowel binnen als buiten) moeten verzameld worden
� De vuilniszakken moeten in de daarvoor bestemde zwarte container aan de zijkant van de fuifzaal
gedeponeerd worden
� Glazen flessen en ander glas moet in de daarvoor bestemde oranje container gedeponeerd worden
� De zaal dient dweilklaar gemaakt te worden (uitvegen en alles aan de kant zetten)
� Tafels en stoelen die je gebruikt hebt kuis je ook af
� De toiletten dienen nagekeken te worden en indien nodig schoongemaakt
� De toog wordt proper achtergelaten. Ook frigo’s dienen leeggemaakt te worden en het leeggoed aan
de kant gezet
� Overig afval (PMD, …) dien je zelf terug mee te nemen
Let op, als de fuifzaal niet naar behoren is opgeruimd, dan kan een deel van je huurwaarborg ingehouden
worden.
De eerstvolgende maandag na de fuif checkt de zaalverantwoordelijke samen met jou de volledige zaal.
Schade die voor jouw fuif niet aanwezig was, zal dan aan jou worden aangerekend. Ook je sleutel geef je dan
terug.
Administratieve en logistieke opvolgingen
Ook na je evenement zijn er nog een aantal zaken die verder opgevolgd dienen te worden:
� Als je borden of wegwijzers geplaatst hebt, haal deze dan zo snel mogelijk weg. Indien je borden op
gewestwegen niet tijdig verwijderd (max. 7 dagen na de fuif) zal het Vlaamse gewest deze zelf
ophalen en hiervoor een factuur opsturen
� Denk eraan dat uitgeleend materiaal op tijd terug gebracht moet worden
� Breng zo snel mogelijk de verzekeringsmaatschappij op de hoogte van eventuele schadegevallen
� Ga na welke facturen nog betaald moeten worden en zorg dat dit tijdig in orde wordt gebracht
� Reken de kaarten af van de voorverkooppunten en van de medewerkers
� Beloon je medewerkers voor het goede werk!
19
Evaluatie
Een evaluatie achteraf is erg belangrijk! Je krijgt meteen een overzicht van wat er goed en fout is gegaan en
daaruit kan je leren voor de toekomst.
Voor de fuif heb je normaal gezien je verwachte uitgaven en inkomsten berekend. Maak nu een overzicht van
de werkelijke cijfers zodat je weet of het evenement een succes was op financieel vlak.
Bekijk niet alleen de financiële kant, maar overloop en evalueer alle aspecten van de fuif:
� Hoe verliepen de voorbereidingen?
� Verliep de dag zelf alles naar wens?
� Hebben er zich geen incidenten voorgedaan?
� Waren de fuifgangers tevreden?
� Wat kan volgend jaar beter?
Schrijf al je conclusies op en hou deze bij zodat bij een volgende editie niet opnieuw dezelfde fouten gemaakt
worden.
20
4. FAQ’s
1111 FFFFREQUENTLYREQUENTLYREQUENTLYREQUENTLY AAAASKED SKED SKED SKED QQQQUESTIONSUESTIONSUESTIONSUESTIONS
1. Wat moet je doen als het brandalarm van de fuifzaal afgaat?
Verifieer eerst of er wel echt brand is. Misschien heeft iemand het brandalarm bewust doen afgaan.
Indien er brand is, neem dan onmiddellijk contact op met de brandweer. Start met de evacuatie (via
de nooduitgangen), begeef je naar de voorziene verzamelplaats (voetbalveld) en luister verder naar
instructies van de bevoegde instanties.
Bij vals alarm volstaat het om de resetknop (centrale in de keuken) te gebruiken, de centrale herstelt
zich onder voorwaarde dat de oorzaak van het alarm verdwenen is.
Hou er rekening mee dat de rode schuifdeuren automatisch sluiten bij brandalarm!
2. Wat moet je doen als een toilet verstopt is?
Hang een briefje aan de deur ‘buiten gebruik’. Is er een ernstig probleem met verstopte toiletten,
verwittig dan de zaalverantwoordelijke.
3. Wat moet je doen als er in de fuifzaal moeilijkheden zijn?
Verwittig meteen de security zodat zij de personen in kwestie kunnen aanspreken en kunnen
voorkomen dat alles escaleert. Het is belangrijk dit tijdig te zien, voor de moeilijkheden erger worden
en tot een gevecht leiden.
4. Wat moet je doen als er in de fuifzaal gevechten starten?
Zet de muziek stil, doe de lichten aan en verwittig de politie.
5. Wat moet je doen als je merkt dat de drankvoorraad bijna op is?
Indien je voor 23.00 uur bijna door je drankvoorraad bent, kan je terecht bij de firma ‘de 3 Linden’
Zorg ervoor dat je de bijkomende voorraad apart zet zodat er geen misverstanden ontstaan bij de
afrekening.
6. Er geldt een rookverbod in de fuifzaal. Wanneer dit niet wordt nageleefd, wie is er
verantwoordelijk mocht er controle zijn?
Bij een fuif met veel volk is het niet mogelijk om iedere roker op het verbod te wijzen. Het duidelijk
aangeven van het rookverbod (d.m.v. verbodstekens) is een begin, maar meestal onvoldoende om
rokers te overtuigen. Je kan op jouw fuif een aantal keren laten omroepen dat rokers verzocht
21
worden hun sigaret buiten op te steken. Voorzie ook best een plaats waar rokers buiten (eventueel
onder een afdak) kunnen staan.
Zowel de verantwoordelijke van de fuif als de roker kunnen beboet worden bij niet-naleving.
Uiteraard is roken op een plaats waar het niet mag een overtreding. Ook het niet nemen van de
nodige maatregelen om het rookverbod te doen naleven (rookverbodstekens plaatsen, fuifgangers
informeren, …) wordt als een overtreding beschouwd. De boetes gaan van 150 tot 1.500 euro.
7. Wat moet je doen als de stroom is uitgevallen?
Zelf eerst kijken in de zekeringskast in de elektriciteitsruimte. Indien dit niet lukt, kan je bellen naar
de evenementencoördinator.
8. Er wordt buiten hevig gevochten. Is dit mijn verantwoordelijkheid?
Wat er buiten de zaal of buiten het fuifterrein gebeurt, valt onder de regels van openbare orde, rust
en veiligheid. Het is de politie die hierop toeziet, zij zijn verantwoordelijk voor de naleving ervan en
niet de organisator. Om jezelf toch in te dekken kan je best wel de politie verwittigen.
22
2222 PPPPRAKTISCHE WEBSITES ERAKTISCHE WEBSITES ERAKTISCHE WEBSITES ERAKTISCHE WEBSITES EN ORGANISATIESN ORGANISATIESN ORGANISATIESN ORGANISATIES
Nog vragen? Op deze websites vind je heel wat antwoorden.
www.destelbergen.be
Op de gemeentelijke website kan je terecht voor al je vragen omtrent een evenement organiseren in
Destelbergen.
www.fuifpunt.be
Fuifpunt ondersteunt fuiforganisatoren en beleidsverantwoordelijken door het aanreiken van informatie over
de organisatie van een fuif en het opzetten van een lokaal fuifbeleid. Achteraan de map kan je alvast een
checklist terugvinden voor de organisatie van je fuif.
www.drugpunt.be
Drugpunten zijn Oost-Vlaamse intergemeentelijke drugpreventiediensten die problemen door druggebruik
willen helpen voorkomen. De Drugpunten werken lokaal en op maat, maar hanteren daarbij dezelfde
principes en strategie. De basis van elk Drugpunt bestaat uit twee delen:
• Informatie, advies en begeleiding: Onder de noemer 'vroeginterventie' kan men bij drugpunt terecht
met alle vragen rond drugs en druggebruik, ook wanneer het gebruik nog niet problematisch is.
Samen met een medewerker wordt gezocht naar de beste begeleiding.
• Preventie: Omdat voorkomen beter is dan genezen, heeft elk Drugpunt een stevig preventieaanbod.
Dit kan gaan om een vorming, een lezing, preventielessen op school, grootschalige
communicatiecampagnes... De Drugpunten ontwikkelden en verdeelden reeds heel wat succesvolle
campagnes en projecten, steeds op maat van de doelgroep of organisatie.
Het aanbod van Drugpunt is vertrouwelijk en gratis.
www.vad.be
VAD, de Vereniging voor Alcohol- en andere Drugproblemen vzw, overkoepelt het merendeel van de Vlaamse
organisaties die werken rond de thematiek alcohol, illegale drugs, psychoactieve medicatie en gokken. De
VAD is de campagne ‘Feest Wijzer’ gestart. Hiermee geven fuiven aan dat ze zich inzetten om een positief
feestklimaat te creëren door verschillende services aan te bieden. Die services worden bekendgemaakt via
sterpictogrammen. Met die pictogrammen tonen de organisatoren aan dat ze een positief fuifklimaat
ondersteunen. Pictogrammen kan je via de website bestellen. Achteraan de map vind je de bundel met meer
info.
www.cm.be/oorgasme/index.jsp
Naarmate je ouder wordt, is het normaal dat je de volumeknop al eens wat verder moet draaien. Maar ook
steeds meer jongeren kampen met gehoorverlies of hebben last van oorsuizen. Daarom denkt Oorgasme aan
23
je oren. Langer en intenser genieten van muziek, dat is het doel. Via de CM kan je als organisator van een
fuif gratis oordopjes aanvragen om uit te delen op je evenement.
Wil je nog meer info? Contacteer de jeugddienst (jeugd@destelbergen.be of 09 218 72 00) en we helpen je.
24
3333 CCCCHECKLISTHECKLISTHECKLISTHECKLIST
MEER DAN 5 MAANDEN VOORAF
� Datum prikken en de zaal of locatie vastleggen
� Eindverantwoordelijke aanduiden
� Bezoek brengen aan de jeugddienst/evenementencoördinator (ondersteuning bij de organisatie van
je fuif)
� Begroting opstellen met verwachte inkomsten en uitgaven
� DJ’s en/of band boeken (hou rekening met/vraag naar: de kostprijs of uitkoopsom, speelduur en het
materiaal dat je als organisator moet voorzien)
� Firma boeken voor licht- en geluidsinstallatie
� Sponsordossier opstellen en op zoek gaan naar sponsors
� Als je kiest voor affiches groter dan 1 m²: aanvraag registratienummer affichetaks
� Concept uitwerken (thema? Welk publiek? Welke muziek?)
� Als je fuif doorgaat in openlucht of een tent, denk dan aan de elektriciteitstoevoer, nadarhekkens,
frigo’s, toog, verwarmingsinstallaties, podia, …
3 TOT 4 MAANDEN VOORAF
� Promotiemateriaal ontwerpen (affiches, flyers, T-shirts, website, toegangskaarten, …)
� Voorverkooppunten contacteren
� Offertes voor drukwerk opvragen
� Promotieplan opstellen en eerste fase uitvoeren (mails, website)
� Invullen van het evenementenformulier en bezorgen aan de bevoegde instantie
� Kleine sponsors zoeken (< € 250)
� Drankbonnen ontwerpen
� Takenoverzicht maken
� Drukklaar promotiemateriaal aanleveren bij de drukker
� Affiches verdelen in cafés, winkels, jeugdhuizen, …
� Vrijwilligers zoeken en security contacteren (externe bewakingsfirma)
� Medewerkers contacteren
� Als je met een eigen brouwer werkt: drank, snacks, frigo’s, (herbruikbare) bekers, … bestellen
2 MAANDEN VOORAF
� Kaarten in voorverkoop verdelen naar medewerkers en voorverkoopadressen
� Flyerplaatsen uitzoeken en flyerlijsten maken
� Afspraken maken met DJ’s/groepen (soundcheck, speel(d)uur, vervoer, maaltijden, …)
� Nagaan welke verzekeringen verplicht en interessant zijn en ze afsluiten: burgerlijke
aansprakelijkheid, contractuele aansprakelijkheid, ongevallen, polis alle risico’s…
� Eetstandje(s) contacteren en/of organiseren
1 MAAND VOORAF
� Flyers verdelen op andere evenementen
25
� SABAM in orde brengen
� Billijke vergoeding aanvragen
� Taakverdeling opstellen
� Voorverkoop opvolgen
� Eventueel afspraken maken met de politie
3 WEKEN VOORAF
� Persbericht de wereld insturen
� Tweede flyerronde
� Taakverdeling, inclusief voor de opkuis, opstellen en verspreiden naar de medewerkers en
bijkomende medewerkers zoeken indien nodig
� Verzekering voor medewerkers afsluiten
� Noodplan opstellen (hoe reageren bij welke problemen, inclusief namen)
� Buren eerste keer inlichten
MINDER DAN 1 WEEK VOORAF
� DJ’s en eventueel groepen opnieuw contacteren
� Definitieve afwerking van de taakverdeling
� Veel reclame maken
� De buren opnieuw verwittigen
� Parking in orde maken
� Bewegwijzering uithangen en aangeven waar je mag parkeren en waar de inkom is
� Tent/fuifterrein opbouwen
� Voorverkoop afrekenen en resterende kaarten ophalen
� Medewerkers briefen met de laatste afspraken
� Lijst nuttige telefoonnummers opmaken
� Wisselgeld halen
� Indien nodig materiaal ophalen: discobar, lichtinstallatie, …
DE DAG ZELF
� Overzichtelijke takenlijst en nuttige telefoonnummers ophangen
� Klein (bar)materiaal voorzien: (herbruikbare) bekers, afwasmiddel, handdoeken, bonnetjes,
aftrekkers, stempel, kassa, …)
� Zaal klaarzetten en inrichten, afspraken met de zaal checken (volgens het contract)
� Drank inventariseren
� Onthaaltafel klaarzetten (met gasten- en medewerkerslijst, kassa met wisselgeld)
� Muziekinstallatie en belichting (sound)checken
� Enveloppen klaarleggen met geld voor contante betalingen
� Medewerkers briefen (algemene afspraken, taken/werklijst en opkuisregeling overlopen, briefing
security), groepssfeer creëren
� Afspraken met de DJ nog eens overlopen
� FEEST!
26
NA DE FUIF
� Zaal en directe omgeving opruimen
� Drank inventariseren samen met de evenementencoördinator
� Facturen betalen (zaal, DJ, installatie, podium, nadarhekken, tent, PA, groep(en), schade,
tapinstallatie, drukwerk, SABAM, …)
� Materiaal terugbrengen
� Financieel verslag opmaken
� Medewerkers bedanken
� Evaluatie met de organisatoren en met de politie, gemeentebestuur, security (verslag), …
� Een nieuwe bijeenkomst plannen om de volgende editie voor te bereiden
27
Drugpunt is een Oost-Vlaamse intergemeentelijke drugpreventiedienst die problemen door druggebruik wil
helpen voorkomen. Dit doen we onder meer door preventieactiviteiten te organiseren. We willen mensen op
een verantwoorde en kritische manier leren omgaan met genotsmiddelen.
Binnen preventie vinden we het belangrijk objectieve informatie te geven en mensen niet te veroordelen.
Met onze preventieactiviteiten willen we mensen aan het denken zetten over het thema alcohol en andere
drugs. We willen het thema bespreekbaar maken.
Drugpunt werkt lokaal en op maat, ons aanbod bestaat uit Informatie, advies, begeleiding (gratis en
vertrouwelijk) en preventie.
Een van de domeinen waar wij ons als preventiedienst op richten is de uitgangssector. Wij kunnen extra
ondersteuning aanbieden betreffende omgaan met alcohol en andere drugs op lokale evenementen.
Waar kan je bij ons voor terecht?
- Campagnemateriaal 'Begin niet te vroeg: -16 geen alcohol, -18 geen sterkedrank'
Zoals je eerder in deze bundel kon lezen is de wet van december 2009 van toepassing die alcoholverkoop aan
jongeren onder de zestien verbiedt.
Drugpunt financiert de polsbandjes die je kan bekomen bij de verschillende jeugddiensten. Bij drugpunt kan
je echter ook terecht voor meer (gratis) campagne materiaal die je kan helpen om duidelijk te maken dat
jouw organisatie deze wetgeving volgt. Zo hebben wij ook een grote banner ter beschikking om tijdens jouw
evenement op te hangen. Deze banner is via de jeugddienst of rechtstreeks bij ons gratis te ontlenen.
28
- Meer van zonder:
Meer van Zonder wil feest voor iedereen, ook voor wie geen alcohol drinkt. Helaas is het aantal
alcoholvrije dranken vaak erg klein. Nochtans bestaat er erg veel lekkers zonder alcohol. Dat maakt het
op sommige momenten moeilijk om bewust niet-alcoholisch te drinken.
Door het stimuleren en ondersteunen van een ruimer alcoholvrij aanbod, wil Drugpunt een positief
signaal geven. We willen mensen die om welke reden ook liever alcoholvrij drinken, de mogelijkheid
geven een keuze te kunnen maken tussen meer dan 2 of 3 alternatieven.
Wil je aan de slag met meer van zonder op je fuif of evenement? Neem contact op met onze dienst of
surf naar http://www.meervanzonder.be/
- Feest Wijzer:
Feest Wijzer is een initiatief van VAD (Vereniging voor Alcohol en andere Drugproblemen) met ondersteuning
van Gezonde Gemeente. Met Feest Wijzer geven fuiven en kleine festivals aan dat ze zich inzetten om een
positief feestklimaat te creëren. Een fuif of lokaal festival moet minimum vier basisservices aanbieden om
het Feest Wijzer preventiepakket te kunnen verkrijgen.
Services moeten bekend gemaakt worden aan het uitgaanspubliek via de Feest Wijzer sterpictogrammen.
Deze dienen op de feestlocatie opgehangen te worden.
1111 DESKUNDIG BARPERSONEEL
Deze ster staat voor het visueel aantrekkelijk maken van de alcoholwetgeving voor zowel bezoekers als
barpersoneel.
Drugpunt biedt volgende zaken aan die jou hierbij kunnen helpen:
o Barbriefing: Om je barmedewerkers goed voor te bereiden, kan je bij drugpunt een barbriefing
bekomen of op de website downloaden. (www.drugpunt.be/barbriefing), Op deze barbriefing vind je
tips en informatie die je kan meenemen in de voorbereiding van je evenement. Deze barbriefing kan
je ook achter de bar hangen.
o Organisatorische tips: op www.drugpunt.be/schenkbeleid-en-prijzenbeleid vind je enkele
organisatorische tips rond het schenken en de prijzen van alcoholische en alcoholvrije dranken.
29
o Fuifcoaches: Drugpunt verzorgt de module “omgaan met alcohol en andere drugs op fuiven en in
het jeugdwerk” binnen de opleiding tot fuifcoach. Zie 2.1.7
2222 GEZONDHEIDSINFORMATIE
We hechten er belang aan om de bezoekers op jouw evenement te informeren over veilig en gezond uitgaan.
Dit doen we via het beschikbaar maken van informatie.
Om jou hierbij te ondersteunen, kan je bij Drugpunt terecht voor:
o Polsbandjes: deze kan men bekomen bij de verschillende jeugddiensten.
Op de bandjes staat: "vragen over alcohol/drugs? www.drugpunt.be ".
o Banners: deze banners kan je ophangen om aan alle bezoekers duidelijk te maken wat de
alcoholwetgeving inhoudt.
o Informatie: Drugpunt biedt informatie op vraag via folders, gadgets, affiches, ...
3333 SAMEN UIT, SAMEN THUIS
Hiermee tracht je bezoekers te sensibiliseren om voor elkaar te zorgen. Dit kan door de affiche 'samen uit,
samen thuis' zichtbaar te maken.
Het kan ook zinvol zijn om volgende zaken te voorzien:
• Communiceren van alternatief vervoer: telefoonnummers van taxibedrijven, uren van de
(nacht)bussen, treinen... zichtbaar maken.
• In samenwerking met Fonds Emilie Leus kan een alcolab voorzien worden (exclusief mondstukken).
• Promoten van carpooling, samen fietsen...
4444 OORDOPPEN
Met deze service tracht je de geluidslimiet te respecteren. Zo willen we de geluidsoverlast voor de buurt
beperken en hebben we aandacht voor het voorkomen van gehoorschade.
Om aan deze service te voldoen dien je:
o Oordoppen ter beschikking te stellen. Deze kunnen bijvoorbeeld verkregen worden na overleg met
een regionaal depot van het ziekenfonds CM. Bij VAD kunnen oordopjes goedkoop besteld worden
( €0,10 per paar). Sommige gemeenten bieden oordoppen aan in hun fuifkoffer.
o Decibels te meten en de geluidslimiet te controleren (+ zichtbaar maken voor publiek)
o De buurt op voorhand op de hoogte te stellen van jouw evenement (bijvoorbeeld via flyers).
5555 OPTIONEEL
Feestwijzer moedigt organisatoren aan om ook andere (gezondheids)maatregelen in te voeren die het welzijn
van de feestvierders bevorderen. Voor deze 9 optionele services kan je een ster behalen. Deze extra services
kan je als organisator vrijblijvend aanbieden.
o Gratis water
o Condooms
o chill-out ruimte
o EHBO Zie 2.2.15
30
o vestiaire
o Toegankelijkheid voor rolstoelgebruikers
o Eten
o Gezond voedsel
o Klimaatregeling
Voor meer informatie omtrent dit concept of het bestellen van de stickers/infobordjes kan je contact
opnemen met Drugpunt. Meer info op www.drugpunt.be/feestwijzer
Waar en hoe kan je ons bereiken:
Voor Merelbeke en Oosterzele kan je contact opnemen met Christophe Vanhuyse:
christophe.vanhuyse@drugpunt.be
0473/65 65 95
Voor Destelbergen en Melle kan contact opnemen met Mark Heremans
mark.heremans@drugpunt.be
0473/65 65 94
We hebben ook een algemeen email adres op rhode-schelde@drugpunt.be
Bureau, gesprekslokaal en infotheek
Spiegel 13
9860 Oosterzele
Wij werken op afspraak dus best even op voorhand bellen.
met ondersteuning van 1
‘Feest Wijzer’
Services voor fuiven en kleine festivals
Feest Wijzer is een initiatief van VAD met ondersteuning van Gezonde Gemeente. Met Feest
Wijzer geven fuiven en kleine festivals aan dat ze zich inzetten om een positief feestklimaat
te creëren.
Een fuif of lokaal festival moet minimum vier basisservices aanbieden om het Feest Wijzer
preventiepakket te verkrijgen. Dit basisaanbod ligt gedeeltelijk in de lijn van wat wettelijk
reeds verplicht wordt. Voor elke maatregel werd een minimumcriteria opgesteld. Negen extra
services om de locatie nog veiliger en gezonder te maken kunnen vrijblijvend aangeboden
worden.
Services moeten bekendgemaakt worden aan het uitgaanspubliek via de Feest Wijzer
sterpictogrammen. Deze worden aangeboden in de vorm van infobordjes of stickers.
Deze dienen op de feestlocatie opgehangen te worden om aan te tonen dat op het
evenement aandacht wordt geschonken aan het thema “gezond en veilig uitgaan”.
Hiermee tonen de organisatoren aan dat ze een positief fuifklimaat ondersteunen.
met ondersteuning van 2
De 4 basisservices
1. Deskundig barpersoneel
Doelstelling Kunnen inspelen op tabak-, alcohol-, drugs- en andere
gezondheidsproblemen tijdens een fuif of festival
Doelgroep Barmedewerkers op fuiven en kleine festivals
Inhoud Herkennen van en inspelen op alcohol- en drugsgebonden
gezondheidsproblemen, verantwoord schenken van alcohol,
weten welke Feest Wijzer services worden aangeboden en
waarom. De wet kennen, weten hoe te reageren in
noodsituaties (brandweer, politie, …) en wie te contacteren in
geval van nood ...
Implementatie-
mogelijkheden
Briefing via barbriefing -16/-18
Communicatie naar fuivers via affiches -16/-18
Minimumcriterium Alcoholwetgeving op visueel aantrekkelijke manier zichtbaar
voor zowel bezoekers als barpersoneel.
2. Info
Doelstelling Inzicht geven in gezondheidsrisico’s en tips geven om deze
te verminderen
Inhoud Informatie over alcohol, cannabis, veilig en verstandig
uitgaan, verkeersveiligheid, safe sex, gehoorschade, roken
en rookstop voor jongeren, …
Implementatie-
mogelijkheden
print: affiches, stickers, banners
gebruik maken van projectie
elektronisch: banners en info op website of
facebookpagina van het event
koppeling maken met campagne -16/-18 via
bandjessysteem
Minimumcriterium De beschikbare informatiematerialen op een duidelijk
zichtbare plaats aanbieden
met ondersteuning van 3
3. Samen uit, samen thuis
Doelstelling Verkeersongevallen voorkomen
Inhoud Toegang tot informatie over openbaar vervoer of alternatief
voor zelf rijden en preventie (incl. veilig parkeren +
toegang naar fuif veilig (veilige route))
Jongeren sensibiliseren om voor elkaar te zorgen wanneer
ze te veel gedronken hebben. Boodschap dient te zijn:
“zorg dat je vriend(in) veilig thuis geraakt”.
Jongeren sensibiliseren met betrekking tot
alcoholintoxicatie
Implementatie-
mogelijkheden
communiceren van alternatief vervoer via sjabloon: vb.
telefoonnummers van taxibedrijven, (nacht)bussen,
treinuren, …
actief transport promoten (stappen, fietsen, …)
carpoolstrook
(verplaatsbare) fietsenstalling
Inzetten van fuifbussen
Affiche ‘samen uit, samen thuis’ zichtbaar ophangen
Minimumcriterium Affiche ‘samen uit, samen thuis’ is zichtbaar voor fuivers
4. Oordoppen
Doelstelling Gehoorschade voorkomen + geluidsoverlast voor de buurt
inperken (VLAREM wetgeving respecteren)
Inhoud Het event controleert en leeft de geluidslimiet na zoals die in
de wetgeving staat beschreven. Daarnaast stelt ze oordopjes
ter beschikking.
De organisatie van het event stelt de buurt op de hoogte van
event.
Implementatie-
mogelijkheden
db’s meten en geluidslimiet controleren (+ zichtbaar
maken voor publiek)
oordopjes ter beschikking stellen aan de vestiaire of aan
de bar
buurt op de hoogte stellen van event (bijvoorbeeld via
flyers)
Minimumcriterium Db’s meten, oordopjes ter beschikking stellen en de buurt
informeren over het event
met ondersteuning van 4
De extra services
Feest Wijzer moedigt de organisatoren aan om ook andere (gezondheids)maatregelen in
te voeren die het welzijn van de feestvierders bevorderen, zoals:
5. Condooms
Doelstelling Onveilige seks, soa’s en ongewenste zwangerschappen
voorkomen
Inhoud Condooms zijn vrij beschikbaar tegen lage kost
Implementatie-
mogelijkheden
Condooms gratis ter beschikking stellen van bezoekers aan
de vestiaire, bar of via een automaat.
Minimumcriterium Condooms zijn gratis beschikbaar en aanbod is
bekendgemaakt
met ondersteuning van 5
6. Gratis water
Doelstelling Uitdroging en oververhitting voorkomen
Inhoud Gratis (koud) drinkwater aanbieden
Implementatie-
mogelijkheden
drinkbekers en vuilbakje aan de toiletten
gratis water aan de bar
Minimumcriterium Gratis water is beschikbaar en dit aanbod wordt
bekendgemaakt
7. Chill-outruimte
Doelstelling Oververhitting en gehoorschade voorkomen
Inhoud Feesters toegang geven tot een koelere, rookvrije en
rustigere ruimte (geen muziek of rustige, tragere muziek).
Een chill-out biedt ook comfortabele zitmogelijkheden.
Implementatie-
mogelijkheden
een aparte ruimte die speciaal wordt ingericht
een afgebakende buitenomgeving die wordt ingericht en
waarbij rekening wordt gehouden met (geluids)overlast
voor de buurt
een gang tussen verschillende ruimtes
Minimumcriterium Mogelijkheid om in een gezellige ruimte te zitten die koeler
en rustiger is.
8. EHBO
Doelstelling Snel en correct inspelen op gezondheidsincidenten
Inhoud De nodige voorzieningen om bezoekers die onwel worden de
eerste zorgen toe te dienen zijn aanwezig: een rustige en
makkelijk te bereiken EHBO-ruimte waar uitgaanders die
onwel zijn de eerste zorgen kunnen krijgen.
Implementatie Een EHBO-koffer en getrainde medewerker(s).
Minimumcriterium Een EHBO-koffer is beschikbaar en de medewerkers weten
deze liggen.
Er is een schriftelijke procedure over wanneer de
hulpdiensten te verwittigen.
met ondersteuning van 6
9. Vestiaire
Doelstelling Voorkomen van oververhitting en verhogen publiekscomfort
Inhoud Gratis of goedkoop een bewaakte ruimte voorzien waar
uitgaanders jassen en extra kledij kunnen afgeven. Deze
ruimte is vrij toegankelijk tijdens het event.
Implementatie Voorzien van een ruimte om kledij weg te hangen
Minimumcriterium Toegankelijke vestiaire waar uitgaanders tijdens het
evenement hun kledij kunnen afgeven en terugvragen tegen
eenzelfde prijs.
10. Eten (verkopen)
Doelstelling Voorkomen van een gebrek aan energie/uitputting
Inhoud Voedsel verkopen in de fuiflocatie of op het terrein van de
fuif- of festivallocatie.
Implementatie-
mogelijkheden
snackbar op het terrein of parking
warme snacks te koop aan de toog
Minimumcriterium Er is voedsel te koop op het terrein of locatie van het event.
11. Gezond eten (verkopen)
Doelstelling Voorkomen van een gebrek aan energie/uitputting
Inhoud Gezond voedsel verkopen in de fuiflocatie of op het terrein
van de fuif- of festivallocatie.
Implementatie-
mogelijkheden
Gezonde snacks zoals smoothies, fruit, pasta,
melkproducten, ... te koop aanbieden
Minimumcriterium Er is een aanbod van gezond voedsel aanwezig op het
terrein of locatie van het event.
met ondersteuning van 7
12. Klimaatregeling
Doelstelling Voorkomen van oververhitting
Inhoud Temperatuurregeling en afzuiging van vuile lucht zorgen
voor een aangenaam en gezond binnenklimaat. De
temperatuur zou 28° C niet mogen overschrijden.
Implementatie-
mogelijkheden
ventilator(en)
airco
afzuiging van vuile lucht, inblazen verse lucht
openen van (nood)deuren indien toegestaan door
brandweer
Minimumcriterium Technieken of procedures om te koelen en te verluchten zijn
aanwezig en worden toegepast.
13. Toegankelijkheid
Doelstelling Bezoekers met een lichamelijke beperking hebben makkelijk
toegang tot de uitgaansgelegenheid.
Inhoud Toegang voorzien voor mensen met een lichamelijke
beperking en zorgen voor een aangepast toilet
Implementatie-
mogelijkheden
brede deuren
oprijstroken
aangepaste toiletten
parking voor mensen met een lichamelijke beperking
Minimumcriterium Rolstoelgebruikers kunnen makkelijk de uitgaansgelegenheid
binnen en kunnen gebruikmaken van een aangepast toilet.
Recommended