View
217
Download
2
Category
Preview:
Citation preview
Effectief VergaderenFloris Wolswijk
24-07-2013
2
Doel is om effectief te vergaderen, zowel binnen als buiten het bestuur
• Waarom deze cursus?
• Wat is mijn achtergrond?
• Waarom vergaderen?• Zeven veelgemaakte fouten• Wanneer vergaderen?
• Evaluatie
Inhoudsopgave
Doel cursus
4
Optimaliseren van tijdsbesteding omwille de effectieve vooruitgang van onze centrale kernwaarden
Doel
Tools geven om zo effectief mogelijk
te vergaderen
Richting en nut geven aan
vergaderingen
Het tijdsbestek van vergaderingen
verminderen
De inhoud van vergaderingen optimaliseren
Mijn achtergrond met vergaderen
6
Jarenlange ervaring als gedreven voorzitter met zowel methodologische kennis/theorie als ook praktijk ervaring
• 09/10 – Voorzitter Beleggingsdispuut Borsa Valori• 10/11 – Voorzitter Eerstejaarscommissie @ S.F.V. Cedo Nulli• 11/12 – Voorzitter Bestuur @ S.F.V. Cedo Nulli• 13 – Voorzitter Senaat @ S.F.V. Cedo Nulli• 13 – Project Manager @ De Kleine Consultant
• 13 – Actief blogger @ floriswolswijk.com
Ervaring
Waarom vergaderen?
8
De drie voornaamste doelen van vergaderingen zijn 1) het delen van kennis, 2) het nemen van besluiten, en 3) samen tot oplossingen komen
Informatieve Vergaderingen• Het doel is om iets te communiceren• Progressie updates, nieuws delen, iets uitleggen
Beslissing Nemende Vergaderingen• Het doel is bediscussiëren van onderwerpen, om daarbij
knopen door te hakken voor latere actie• Management vergaderingen
Samenwerkende Vergaderingen• Het doel is om samen tot een betere uitkomst te komen• Werkmeetings, Brainstormen
Waarom vergaderen
Zeven veelgemaakte fouten
1. Missen van faciliteiten
10
Missen van faciliteiten kan funest zijn voor een effectieve vergadering, door het ontbreken van een ruimte of ondersteunende materialen
Ruimte• Geen reservering gemaakt• Luidruchtige omgeving
Ondersteunende Materialen• Presentatie mogelijkheid ontbreekt• Presentatie zelf vergeten• Whiteboard afwezig
Fout 1: Missen van faciliteiten, fout
11
Goede faciliteiten zorgen voor optimale ondersteuning van een effectieve vergadering
Ruimte• Ruim van te voren reserveren van ruimte• Locatie aanpassen aan behoeften van
vergadering• Verschillende gebouwen en externe locaties
overwegen
Ondersteunende Materialen• Beeldscherm kabel altijd paraat hebben• Presentatie op USB meenemen en naar
jezelf mailen• Whiteboard stiften altijd op handige plek
bewaren
Fout 1: Missen van faciliteiten, goed
12
Goede faciliteiten zorgen voor optimale ondersteuning van een effectieve vergadering
Fout 1: Missen van faciliteiten, richtlijnen
RichtlijnenReserveer ruim van te voren een ruimte
Pas de locatie aan naar de behoefte van de vergadering
Zorg voor alle relevante ondersteunende materialen zoals een USB, beeldschermkabel, whiteboard stiften, etc.
Zeven veelgemaakte fouten
2. Misvatting van het doel
14
Misvatten van het doel zorgt voor verschillende verwachtingen voor deelnemers aan de vergadering
Fout 2: Misvatting van het doel, fout
Amalia•Informatie delen•“Ik wil jullie graag vertellen over de twee opties waar de commissie aan denkt”
Caitlin•Brainstormen•“Pff, ik denk dat Rusland wel een beetje koud is hoor, wat vinden jullie van Marokko?”
Bart•Beslissing nemen•“Jongens ik stem voor Macedonië en Albanië voor de studiereis”
8.St
udie
reis
15
Duidelijkheid over het doel van een vergadering zorgt voor een gestroomlijnde samenwerking waarbinnen effectief elk doel nagestreefd kan worden
Fout 2: Misvatting van het doel, goed
8.1.Informatie delen
8.2.Brainstormen
9.1.Informatie delen
9.2.Beslissing nemen
8.1.Informatie delen
8.2.Brainstormen
9.1.Informatie delen
9.2.Beslissing nemen
8.1.Informatie delen
8.2.Brainstormen
9.1.Informatie delen
9.2.Beslissing nemen
16
Duidelijkheid over het doel van een vergadering zorgt voor een gestroomlijnde samenwerking waarbinnen effectief elk doel nagestreefd kan worden
Fout 2: Misvatting van het doel, richtlijnen
RichtlijnenVerdeel de agendapunten in de drie doelen
Begin voornamelijk met informatie delen
Geef agendapunten waarbij besloten moet worden voorkeur boven brainstorm punten (ivm cognitieve belasting)
Zeven veelgemaakte fouten
3. Ontbreken agenda
18
Zonder agenda kan er geen richting worden gegeven aan een vergadering en wordt deze stuurloos zonder einddoel
Fout 3: Ontbreken agenda, fout
Kaderloos•Alles kan besproken worden, geen grens
Stuurloos•De vergadering kan alle kanten op gaan
Onduidelijkheid•Geen voorbereidingen mogelijk op punten
Structuurloos•Belangrijke en overbodige onderwerpen op zelfde voet
19
Met agenda wordt het kader, de richting, structuur en voorbereiding optimaal in de hand gewerkt
Fout 3: Ontbreken agenda, goed
Kader•Afbakening van wat er besproken zal worden, en wat niet!
Richting•Specifiek over de richting van onderwerpen
Duidelijkheid•Voorbereiding standpunten en inlezen mogelijk
Structuur•Belangrijke punten eerst, onbelangrijke punten weggelaten
20
Met agenda wordt het kader, de richting, structuur en voorbereiding optimaal in de hand gewerkt
Fout 3: Ontbreken agenda, richtlijnen
RichtlijnenMaak een zo compleet en specifiek mogelijke agenda
Verstuur de agenda tijdig
Vestuur relevante stukken mee wanneer mogelijk
Zeven veelgemaakte fouten
4. Ontbreken van een voorzitter
22
Ontbreken van een voorzitter zorgt voor verlies van tijd, snelheid, agenda en actielijst
Fout 4: Ontbreken van een voorzitter, fout
Tijd•De vergadering kan eindeloos doorgaan
Snelheid•Iedereen zal bij elk punt zijn zegje willen doen
Agenda•Punten worden door elkaar besproken wanneer leiding ontbreekt
Actielijst•De actielijst wordt niet actief bijgewerkt/verdeeld
23
Een effectieve voorzitter zorgt voor een goed management over de tijd, snelheid, agenda en actielijst
Fout 4: Ontbreken van een voorzitter, goed
Tijd•De vergadering heeft een duidelijke begintijd en eindtijd
Snelheid•Nadat alle informatie is geuit, wordt het punt afgesloten (of volgt een beslissing/brainstorm)
Agenda•Punten worden na elkaar besproken in de aangegeven volgorde
Actielijst•De actielijst wordt actief bijgewerkt en actiepunten worden aan de juiste personen toegewezen
24
Een effectieve voorzitter zorgt voor een goed management over de tijd, snelheid, agenda en actielijst
Fout 4: Ontbreken van een voorzitter, richtlijnen
RichtlijnenGeef precies aan wanneer de vergadering begint (en begin dan) en geef de eindtijd aan!
Geef iedereen genoeg ruimte, maar voorkom herhaling
Zorg dat alle actiepunten duidelijk worden verdeeld en dat deze worden bijgehouden
Zeven veelgemaakte fouten
5. Compulsieve praters
26
Eindeloos praten voegt niks extra toe aan de vergadering en is een verspilling van de tijd van alle aanwezigen
Fout 5: Compulsieve praters, fout
Het gemaakte punt
Argumenten
Voorbeeld
Elaboratie
Verspilde tijd
27
Directe uitleg met relevante argumenten zorgt voor een effectieve vergadering
Fout 5: Compulsieve praters, goed
Het gemaakte punt
Argumenten
Voorbeelden
Het gemaakte punt
Argumenten
Voorbeelden
28
Directe uitleg met relevante argumenten zorgt voor een effectieve vergadering
Fout 5: Compulsieve praters, richtlijnen
RichtlijnenGeef ondersteunende argumenten en eventueel een voorbeeld
Vermijd onnodige herhaling en elaboratie
Vat bijdragen wel samen (als voorzitter) voor het overzicht
Zeven veelgemaakte fouten
6. Afgeleide deelnemers
30
Afgeleide deelnemers zorgen voor een onduidelijke vergadering waarbinnen men elkaar niet de verdiende aandacht schenkt
Fout 6: Afgeleide deelnemers, fout
Multitasken•Iedereen is bezig met twee of meer dingen tegelijk
Gedachten afwezig•Men zit met zijn hoofd bij de volgende borrel, vorige vriendje, etc.
Multimedia•Mobieltjes trillen, emails geven een bliep, etc.
Afleiding•De radio verstoort het gesprek en de omgeving is niet rustig
31
Aandachtige deelnemers zorgen voor een onafgebroken focus op een zo effectief mogelijke vergadering
Fout 6: Afgeleide deelnemers, goed
Unitask•De vergadering is het enige waar iedereen mee bezig is
Gedachten focus•Andere gebeurtenissen worden tijdelijk losgelaten
Multimedia•Mobieltjes liggen opgeborgen, de computer staat op stil, etc.
Afleiding•De rest van de omgeving is stil en geeft geen aanleiding tot afleiding
32
Aandachtige deelnemers zorgen voor een onafgebroken focus op een zo effectief mogelijke vergadering
Fout 6: Afgeleide deelnemers, richtlijnen
RichtlijnenBerg mobieltjes en ander afleidend materiaal voor de vergadering op
Bespreek van te voren als er frustraties, persoonlijke omstandigheden, of andere dingen zijn
Heb de vergadering in een rustige omgeving zonder afleidingen
Zeven veelgemaakte fouten
7. Vergadering uitkomsten
34
Uitkomsten (actielijst) van de vergadering wordt niet actief bijgehouden en nageleefd
Actielijst
Uitvoering
Falen
Fout 7: Vergadering uitkomsten, fout
35
Actief bijhouden en naleven van de uikomsten (actielijst) van een vergadering zorgt voor actieve vooruitgang
Actielijst
Uitvoering
Vooruitgang
Fout 7: Vergadering uitkomsten, goed
36
Actief bijhouden en naleven van de uikomsten (actielijst) van een vergadering zorgt voor actieve vooruitgang
Fout 7: Vergadering uitkomsten, richtlijnen
RichtlijnenBespreek tussen vergaderingen de voortgang over actiepunten
Help elkaar waar nodig om actiepunten ruim voor de deadline te behalen
Durf om hulp te vragen met het uitvoeren van actiepunten
Wanneer vergaderen?
38
Vergaderen is noodzakelijk wanneer je 1) informatie moet delen, 2) besluiten moet nemen, en 3) samen tot oplossingen komen
Informatie Delen•Het doel is om iets te communiceren•Progressie updates, nieuws delen, iets uitleggen
Besluiten Nemen•Het doel is bediscussiëren van onderwerpen, om daarbij knopen door te hakken voor latere actie•Management vergaderingen
Samenwerken•Het doel is om samen tot een betere uitkomst te komen•Werkmeetings, Brainstormen
Wanneer vergaderen
Samenvatting
40
Effectieve vergaderingen zijn diegene waarbij iedereen is voorbereid. Er is een agenda, alle faciliteiten zijn er, een voorzitter, een actielijst en een strakke planning van de vergadering. De vergadering geeft naderhand een voldaan gevoel aan alle deelnemers
Samenvatting
Goede voorbereiding• Faciliteiten• Doel van vergadering
Agenda Voorzitter
Aandacht Actielijst
Evaluatie
42
Wat vonden jullie er van? Was dit genoeg? Wat willen jullie volgende keer zien?
Evaluatie
43
Handige links over effectief vergaderen
• http://humanresources.about.com/od/meetingmanagement/a/meetings_work_3.htm
• http://holoom.com/2010/01/04/talking-is-not-the-goal-of-a-meeting/
Links
Recommended