View
215
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 1/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO - ADM CENTRAL
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 2/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
SUMARIO RESPONSABILIDADES ............................................................................................................... 3 TAREFA CHAVE Nº 1 – IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS ....................................................... 4
1. O QUE FAZER? ................................................................................................................... 4 2. POR QUÊ? .......................................................................................................................... 4 3. COMO FAZER? ................................................................................................................... 4
3.1 ACONDICIONAMENTO DOS DOCUMENTOS: ............................................................ 4 3.2 IDENTIFICAÇÃO DAS CAIXAS: .................................................................................... 5
TAREFA CHAVE Nº 2 – FORMAS DE ENVIO DE DOCUMENTOS .................................................... 7 1. O QUE FAZER? ................................................................................................................... 7 2. POR QUÊ? .......................................................................................................................... 7 3. COMO FAZER? ................................................................................................................... 7
3.1 AGENDAR RECEBIMENTO: ........................................................................................ 7 3.2 FORMA DE ENVIO: .................................................................................................... 7 3.3 ENVELOPE PADRÃO: ................................................................................................. 7 3.4 PREENCHIMENTO DO ENVELOPE PADRÃO: ............................................................ 10 3.5 PREENCHIMENTO INCORRETO DO ENVELOPE PADRÃO: ....................................... 12 3.6 FORMAS INCORRETAS DE PREENCHER O ENVELOPE: ............................................ 12
TAREFA CHAVE Nº 3 – SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO ..................................... 14 1. O QUE FAZER? ................................................................................................................. 14 2. POR QUÊ? ........................................................................................................................ 14 3. COMO FAZER? ................................................................................................................. 14
3.1 IMPORTANTE .......................................................................................................... 16 4. ANEXO – Protocolo de Envio de Documentos ................................................................ 17
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 3/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
RESPONSABILIDADES
O arquivo tem como meta de fechamento mensal de arquivamento, todo dia 15 do mês
subsequente. Dessa forma os documentos relativos ao mês corrente devem ser enviados ao
arquivo, até o dia 10 do próximo mês.
Ressalvo exceções, nenhum documento deve ser enviado com atraso ao arquivo, para
que não comprometa o desempenho das suas atividades.
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 4/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
TAREFA CHAVE Nº 1 – IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
1. O QUE FAZER? Cumprir as normas e padrões de identificação dos documentos para envio ao arquivo.
2. POR QUÊ? Para garantir o envio correto dos documentos.
3. COMO FAZER?
3.1 ACONDICIONAMENTO DOS DOCUMENTOS: Os documentos enviados devem ser acondicionados em caixas ou envelopes.
A indexação e acondicionamento de documentos na caixa arquivo ou envelope devem
ser da seguinte forma:
ITEM DOCUMENTAL SEPARADO POR ACONDICIONAMENTO DEPARTAMENTO
5ª via de notas fiscais Mensal e por loja
Caixa arquivo enviadas após 6 meses para o arquivo permanente
Lojas
Contra nota emitida para o produtor rural
Mensal, arquivar na loja até a retirada pelo produtor ou até a
prescrição da nota (5 anos)
Caixa arquivo separada por
produtor, após a prescrição enviar para
o arquivo permanente.
Lojas
Cupom de cartão de credito/debito
Por loja, dia, mês e ano.
Em caixa arquivo (enviados após 1 ano
para o arquivo permanente)
Lojas
Cupom de recarga de celular
Por loja, dia, mês e ano
Em caixa arquivo (enviados após 6
meses para o arquivo permanente)
Lojas
Documentos de promotores de
venda
Ano, mês e por nome em saco plástico.
Caixa arquivo (enviados para o
arquivo permanente) Lojas
Nota fiscal de saída, Notas de devolução
de produtos em consignação.
Mês dia e loja, com o espelho do movimento anexado as notas, na
sequência de dia, separada
Caixa arquivo (enviados diariamente
para o arquivo) Lojas
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 5/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
ITEM DOCUMENTAL SEPARADO POR ACONDICIONAMENTO DEPARTAMENTO
por clips ou elásticos.
Redução Z Dia, mês e loja.
Em envelopes enviados para o
arquivo Lojas
Notas fiscais de transferências, vendas à vista e
devolução de venda (SAC)
Loja, mês e dia.
Em envelopes enviados diariamente
para o Arquivo Lojas
3.2 IDENTIFICAÇÃO DAS CAIXAS: Depois de acondicionados os documentos nas caixas as mesmas devem ser identificadas da
seguinte forma:
Todas as caixas devem ser identificadas de acordo com o período e conteúdo dos
documentos acondicionados na caixa, usando sempre o termo original de cada
documento conforme descrito nas tabelas acima;
Não devem ser acondicionados tipos e períodos diferentes de documentos na mesma
caixa;
As caixas devem ser identificadas com caneta esferográfica ou pincel, na frente da caixa e
dentro do espaço definido para identificação;
CORRETO ERRADO
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 6/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
Caso o período não seja anual ou mensal, for somente diário, deve ser descrito o dia
inicial e o dia final que couber na caixa.
Exemplo: Nota fiscal de transferências Loja 05 De 01 a 15/08/2012;
Não deve ser acondicionados documentos de anos diferentes na mesma caixa, para não
comprometer o período de descarte do documento prescrito;
A utilização de elástico, grampos e clips para prender os documentos, deve ser o mínimo
possível para evitar a danificação do documento como mostra o exemplo abaixo;
CORRETO ERRADO
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 7/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
TAREFA CHAVE Nº 2 – FORMAS DE ENVIO DE DOCUMENTOS 1. O QUE FAZER?
Cumprir as normas e padrões de envio de documentos para envio ao arquivo.
2. POR QUÊ? Para garantir uma gestão de documentos eficaz, oferecendo aos clientes
internos/externos do arquivo um atendimento em tempo hábil para execução de suas
atividades.
3. COMO FAZER?
3.1 AGENDAR RECEBIMENTO:
Para enviar as 5ª vias de notas fiscais, bobinas de ECF, cupons de cartão de crédito e
recarga de celular, a loja deverá entrar em contato com a coordenação do arquivo para
agendar o recebimento.
3.2 FORMA DE ENVIO:
A forma de envio deve ser definida pelo gerente da loja (caminhão do CD, boy ou frete).
Deve ser enviado junto com os documentos o “PROTOCOLO DE ENVIO DE DOCUMENTOS”
descrito o tipo de documentos e o período que está sendo enviado.
3.3 ENVELOPE PADRÃO:
Esta forma de envio é para documentação enviada para todos os setores a ADM via malote.
Esta forma de envio é somente para caixas enviadas diretamente ao arquivo permanente,
localizado na Rua Antônio Octavio Scramin, 949.
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 8/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
Para o envio de documentos ou qualquer correspondência interna via malote, deve ser
usado o envelope padrão;
Exemplo:
O administrativo é divido por departamentos independentes entre si, dessa forma os
envelopes devem ser enviados individualmente para cada setor.
Identificar o setor para o qual será enviada a correspondência interna, conforme tabela
abaixo:
TIPOS DE DOCUMENTOS E FORMA DE ENVIO DAS LOJAS PARA A ADM
RECURSOS HUMANOS
Avaliação de desempenho
No mesmo envelope separando os tipos
documentos com clips
Material de treinamento
Formulário de candidatura de recrutamento interno
Oficio de candidatura de PCD
Proposta de alteração individual (PAIS)
Carta de PPR
Nota fiscal de hospedagem e refeição para treinamentos
DEPARTAMENTO DE PESSOAL
Cartão Ponto/holerite
No mesmo envelope separando os tipos
documentos com clips
Justificativas de faltas
Atestados
Advertências e suspensões
Comprovante de entrega do cartão multi benefícios
Comprovante de aposentadoria
Carteira de trabalho para atualização
Termo de ciência
Pasta de Rescisão (contrato de trabalho, termo de rescisão, advertência, CAT, comunicado de dec. do INSS, alteração contratual e exame de retorno ao trabalho etc)
Exame demissional
Recibo de férias
Acordo de prorrogação de jornada de trabalho
Relatório de vale transporte
Intimação de trabalhista
Ficha de inclusão de plano de saúde e odontológico
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 9/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
Carta PPR
Pasta de Admissão (documentos admissionais)
Oficio de pensão alimentícia
Recibo de entrega do vale transporte
TI
Faturas de Telefone Móvel No mesmo envelope
separando os tipos de documentos com clips
Fatura de Telefone Fixo
Faturas de Internet Copel
Termo de uso de telefone celular
CONTABILIDADE/ANALISE CONTABIL
Taxas Municipais (IPTU, TAXA DE BOMBEIRO ETC)
No mesmo envelope separando os tipos de documentos com clips
Faturas de Água
Contratos Copel
Apólice de seguro de veiculo
Apólice de seguro predial
Intimação de regulamentação (Bombeiro, Prefeitura etc)
Faturas de Energia
Monitoramento
CONTABILIDADE/FISCAL
Nota Fiscal de Entrada sem XML
No mesmo envelope separando os tipos de documentos com clips Itinerário de frota própria
CONTABILIDADE/DESPESAS
Nota fiscal Despesas + a autorização No mesmo envelope
CONTABILIDADE/IMOBILIZADO
Projeto de Ativo Fixo + nota de aquisição
No mesmo envelope separando os tipos de documentos com clips
Transferência de Ativo Imobilizado
BAF- Baixa de Ativo Imobilizado
Remessa p/ conserto de Ativo Imobilizado
Nota Fiscal de locação de maquinas
Ativo Imobilizado – remessa comodato
FINANCEIRO/CONTAS A RECEBER
Cheques pré-datados No mesmo envelope separando os tipos de documentos com clips Cadastro de Cliente
FINANCEIRO/TESOURARIA
Movimento de caixa tesouraria No mesmo envelope
Cheque a vista No mesmo envelope
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 10/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
FINANCEIRO/CONTAS A PAGAR
Boletos No mesmo envelope
FINANCEIRO/CONTRATO
Nota Fiscal de venda á prazo No mesmo envelope separando os tipos de documentos com clips Nota Fiscal de devolução de compra
ARQUIVO
Atestado de Intervenção Técnica em ECF
No mesmo envelope separando os tipos de documentos com clips
Nota Fiscal de Transferência entre lojas
Nota Fiscal de Saída (venda a prazo, a vista),devolução de venda cliente devolução de produtos em consignação
Nota fiscal de entrada eletrônica
Redução Z
Nota Fiscal de devolução de produtos em consignação
Nota Fiscal de devolução de venda cliente (SAC)
ARQUIVO PERMANENTE
Faturas Cooper Em caixas separadas devidamente
identificadas com tipo de documento e
período
Cupom de cartão de créditos
Cupom de recarga de celular
Documentos para descarte
5ª via de notas fiscais
PESQUISA
Pesquisas estatísticas No mesmo envelope
GERENCIA DE PREVENÇÃO DE PERDAS
Termo de responsabilidade de perecíveis No mesmo envelope separando os tipos de documentos com clips
Dossiê de inventário geral
Carga garantida
3.4 PREENCHIMENTO DO ENVELOPE PADRÃO:
Preencher o envelope observando os seguintes critérios:
Usar os envelopes padrão somente para envio de correspondências interna;
Não colocar documentos de setores diferentes no mesmo envelope;
Os dados do envio anterior não podem ser apagados ou riscados, pois se trata do
registro de toda a correspondência enviada pelas unidades;
Será sempre considerado o último registro para entrega da correspondência;
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 11/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
Usar um lado do envelope de cada vez, para não ocorrer desvio do envelope;
Os envelopes pertencentes a uma unidade não poderá ser enviados para outra
unidade;
Os campos do envelope devem ser reenchidos corretamente para evitar o desvio ou
a perda de documentos, uma vez que os Boys não abrirão os envelopes para ver o
conteúdo dos mesmos;
Nenhum documento deverá ser enviado sem envelope;
Não será permitido o uso de sacos plásticos, papel de presentes etc, para enviar
documentos;
Não é permitida a compra de envelopes de papel pelas lojas para enviar
documentos à administração;
Para solicitar envelopes padrão ao arquivo, deve ser enviado e-mail com cópia para
o gerente da loja;
Usar apenas caneta esferográfica (BIC) para preencher o envelope;
Antes de preencher o envelope, descreva detalhadamente no Protocolo de Envio de
Documento (em anexo), todos os documentos que estão sendo enviados e coloque
dentro do envelope (opcional).
Em seguida preencha os campos do envelope da seguinte forma:
LOJA: Neste campo, localizado no canto direito do envelope, será sempre
preenchido pelo Arquivo com o numero da unidade que solicitar envelope (não
deverá ser apagado);
DATA DO ENVIO: Neste campo colocar a data em que o documento está sendo
enviado (não é a data do documento é a data do envio)
DE: Neste campo colocar o numero de unidade ou setor que está enviando o
documento
TIPOS DE DOCUMENTO: colocar apenas o nome do documento (não é necessário
colocar número ou qualquer outro dado do documento no envelope).
PARA: Neste campo colocar o número da unidade ou o departamento da ADM para
qual o documento está sendo enviado.
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 12/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
Exemplo: lojas: CD 700, LOJA 15, LOJA 18, etc.
Quando enviados aos departamentos da administração, apenas o nome do
departamento e sua subdivisão;
Exemplo: (CONTABILIDADE/patrimônio),( FINANCEIRO/contas a pagar), (ARQUIVO),
(D.P), (RH), etc.
ASS. E DATA DO RECEBIMENTO: Depois de conferir o conteúdo do envelope,
assinar e datar neste campo. Dessa forma ficará registrado que o documento
enviado foi recebido.
FORMA CORRETA DE PREENCHIMENTO DO ENVELOPE
3.5 PREENCHIMENTO INCORRETO DO ENVELOPE PADRÃO:
O preenchimento incorreto do envelope é de responsabilidade do remetente, dessa forma o
receptor, não terá responsabilidade pelo extravio do documento cujo envelope foi preenchido
errado. Caso os Boys não consiga identificar o destino da correspondência, o envelope será
devolvido para o remetente.
Os envelopes das lojas recebidos pelos setores da administração devem ser encaminhados
obrigatoriamente todos os dias ao arquivo para serem devolvidos as lojas.
3.6 FORMAS INCORRETAS DE PREENCHER O ENVELOPE:
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 13/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
Correto: Não especificar detalhadamente o tipo de documento, apenas o nome do documento.
Correto: Não riscar as linhas restantes, pois serão usadas para outros envios.
Correto: Não usar envelope de uma unidade para enviar documento para outra unidade, estar
sempre atento ao campo LOJA para saber o local de origem do envelope.
22
LOJA 05
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 14/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
TAREFA CHAVE Nº 3 – SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO 1. O QUE FAZER?
Cumprir as normas e padrões de solicitação de documentos para envio ao arquivo.
2. POR QUÊ?
O arquivo da CSD é dividido em dois prédios diferentes.
Arquivo corrente: localizado na administração, onde a maioria da documentação
fica armazenada por 3 (três) meses;
Arquivo permanente: em outro prédio, onde a documentação fica armazenada até
o seu vencimento.
3. COMO FAZER? As solicitações de documentos que já foram transferidas para o arquivo permanente deve ter
uma data programada pelo solicitante para atendimento.
As solicitações de documentos ao arquivo devem ser feita somente pela ferramenta de
solicitação de documento do Sistema Arkivus Web da seguinte forma:
Acessar o link http://arkivus.csd.net:8090 e logar com usuário e senha do
departamento solicitante;
Na tela seguinte clicar no ícone abaixo;
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 15/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
E em seguida em criar solicitações;
Na próxima tela selecionar as opções desejadas e no campo “OBSERVAÇÕES” digitar os
dados da solicitação como:
Tipo do documento;
Loja;
Data do documento (data do movimento ou auditoria do documento);
Número do documento (no caso de notas fiscais, o numero da nota ou da
transação);
Prazo (somente para solicitações programadas cuja documentação já foi para o
arquivo permanente, colocar a data máxima para recebimento do documento).
Exemplo: enviar até o dia 25/08/2014
Nome de quem está solicitando.
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 16/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
Caso a solicitação seja por documento original, receberá a mensagem AGUARDANDO
DEVOLUÇÃO e no campo observação os dados do documento que foi retirado, somente
será alterado o status para CONCLUÍDO, quando o documento for devolvido ao arquivo;
Caso a solicitação seja por documentos digitalizados, receberá a mensagem com o status
CONCLUIDO, neste caso acessar o numero da solicitação e clicar no campo, ANEXOS e na
tela abaixo consultar as copias dos documentos solicitado.
3.1 IMPORTANTE
Não é permitida a retirada ou consulta de documentos de responsabilidade do
arquivo, sem a presença ou autorização dos profissionais do setor;
ENVIO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO – ADM CENTRAL
PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO Ref.: OPE-POP-001_00
Emissão: 28/10/2014
P. 17/17
Elaborado por: Contabilidade - Arquivo
Revisado por: Escritório de Processos
Aprovado por: Maria Cruz
Também é proibido um departamento fazer a retirada de documentos originais de
outro departamento sem a autorização do responsável pelo documento se a
solicitação for por documento original.
4. ANEXO – Protocolo de Envio de Documentos
PROTOCOLO DE ENVIO DE DOCUMENTO
DATA DE ENVIO DE TIPO DE DOCUMENTOS PARA: ASS. E DATA DO RECEBIMENTO
OBS. ANTES DE COLOCAR A DATA DO RECEBIMENTO CONFIRA OS DOCUMENTOS CONTIDOS NO ENVELOPE, RISQUE SEMPRE O ULTIMO ENVIO PARA QUE NÃO HAJA DESVIO DE CORRESPONDÊNCIA.
Recommended