„EVENT MARKETING V CESTOVNÍM RUCHU“

„„EVENT MARKETING EVENT MARKETING V CESTOVNÍM RUCHU“V CESTOVNÍM RUCHU“

Tento vzdělávací program je financován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České Tento vzdělávací program je financován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky v rámci projektu Event marketing v cestovním ruchurepubliky v rámci projektu Event marketing v cestovním ruchu

„„Pořádání MICE akcí Pořádání MICE akcí

v regionech“v regionech“

Tento vzdělávací program je financován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České Tento vzdělávací program je financován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky v rámci projektu Event marketing v cestovním ruchurepubliky v rámci projektu Event marketing v cestovním ruchu

Základní pojmyZákladní pojmy

Kongresový průmyslKongresový průmysl

(rozdělení IAPCO – International Association of Professional Congress Organizers)

Firemní konference (Corporate)

Kongresový průmysl

Incentivy (Incentive)

Asociace (Association)

Výstavy/veletrhy (Exhibitions/Fairs)

Setkání Incentivy Kongresy Výstavy Konference Veletrhy

(Meetings) (Incentive) (Convention, (Exhibitions) Kongres)

Kongresová turistikaKongresová turistika

= jeden ze segmentů cestovního ruchu, pro které je charakteristická profesní orientace.

Hlavní motiv její realizace je- Získávání odborných a vědeckých informací- Výměna zkušeností, znalostí a poznatků- Navázání nových obchodních vztahů- Získání nových zajímavých kontaktů

MICE akceMICE akce

Meetings

Incentives

Conventions

Events

MICE akceMICE akce

Meeting

= uzavřené setkání určitého počtu osob na jednom místě, jejichž cílem je projednání společného problému

Druhy meetingů

seminář – je meeting nebo jejich série, kterého se účastní odborníci odlišného zaměření a kteří mají zájem řešit společný problém. Cílem je směřovat k obohacení účastníků

kolokvium – je neformální meeting obvykle z akademického prostředí se zaměřením na diskusi a zjištění společným zájmů

a výměny názorů. Charakteristická je nízká pravidelnost.

MICE akceMICE akce

Incentives

= pobídková, motivační turistika, teambuildingové akce …

Je to efektivní forma investice firmy, která má podobnou váhu jako propagace. Hraje výraznou roli ve vztazích společnosti se zákazníkem a pracovníky.

Cílem firmy realizující incentivní turistiku může být zvýšení loajality pracovníků, seznámení pracovníků mezi sebou, zvýšení vzdělávání zaměstnanců či například i zvýšení prodeje.

MICE akceMICE akce

Conventions

= konference, kongresy, shromáždění, schůze …

Kongres – setkání velkého množství odborníků z příslušné oblasti (často i několik tisíc). Příprava je často otázkou několika let. Většinou se koná každoročně

Konference – je v porovnání s kongresem menší a zaměřuje se na určité téma. Jde o „otevřenou“ akci, na kterou má přístup prakticky každý zájemce. Hlavními body jsou diskuse, hledání faktů, řešení problémů a konzultace.

MICE akceMICE akce

Events

= události, zážitky, prožitky …

Úspěšný event = výjimečný zážitek

prožívaný nejlépe všemi smysly

Event může podpořit vytváření kvalitní firemní komunikace a podpořit image firmy a její produkty.

Většinou se jedná o jednodenní či kratší akci (slavnostní

večeře atd.)

EventyEventy

Druhy eventů

• Kulturní

• Sportovní

• Ekonomické

• Společensko-politické

• Přírodní

Kulturní eventyKulturní eventy

• Hudební akce• Divadelní akce• Umění• Vědecká setkání• Mediální akce• Náboženské události• Technické umění• Tradice a zvyky

Sportovní eventySportovní eventy

• Olympijské hry• Mistrovství• Závody a turnaje• Sport ve volném čase

Ekonomické eventyEkonomické eventy

• Výstavy• Veletrhy• Kongresy• Road show• Semináře• Tiskové konference• Incentivní cesty

• Obchodní prezentace• Motivační setkání• Slavnostní setkání• Kick-Off Meeting• Valné hromady• Jubilea• Dny otevřených dveří

Společensko-politické eventySpolečensko-politické eventy

• Politická setkání• Vědecká setkání• Návštěvy památek• Dny ochrany životního prostředí• Negativní události (válka apod.)• Přehlídky• Zahradní párty• Slavnostní otevření

Přírodní eventyPřírodní eventy

• Přírodní úkazy• Přírodní artefakty vytvořené člověkem

Kritická místa úspěšného eventuKritická místa úspěšného eventu

• Jedinečná myšlenka• Výběr termínu • Výběr místa konání• Organizace • Dodavatelé• Catering

MICE akce a jejich specifikaMICE akce a jejich specifika

MICE akce a jejich specifikaMICE akce a jejich specifika

• Kongresy• Konference• Semináře• Výstavy a veletrhy• Firemní akce• Kulturní akce• Sportovní akce

Kongresy a konferenceKongresy a konference

- Perspektivní forma mezinárodní turistiky- Vykazuje celosvětově nadprůměrný růst - Výdaje zahraničních účastníků kongresů,

seminářů a konferencí a výjezdních korporativních shromáždění převyšují 2x až 3x útratu běžných turistů

- Prim hrají vyspělé státy – především USA a západoevropské státy

Výstavy a veletrhy Výstavy a veletrhy

Výstava

prezentuje široký sortiment produktů a služeb firmám daného oboru na jednom místě a v určitém čase

Veletrh

funguje jako tržiště. Odráží, co si doba žádá, funguje jako služba účastníkům, jako benchmarkingový nástroj pro vystavovatele

Výstavy a veletrhy Výstavy a veletrhy

Druhy výstav a veletrhů

1. Dle účelu- Prodejní výstavy- Kombinované kontraktačně-prodejní akce

2. Dle geografického dosahu- Lokální akce- Regionální akce- Kontinentální- Mezinárodní

Výstavy a veletrhy Výstavy a veletrhy

- Významné formy marketingové komunikace i v současnosti

- Subjekty (vystavovatel i návštěvník) jsou cennými informačními zdroji – šíří informace, fakta, emoce a dojmy.

- Tvoří podstatnou část investic jednoho z nástrojů marketingové komunikace – podpory prodeje.

(V ČR r. 2004 investováno 7,8 mld. Kč, celková částka za marketingovou komunikace = 50 mld. Kč)

Výstavy a veletrhy Výstavy a veletrhy

Co je při organizaci výstav a veletrhů důležité?

- Termín - Místo- Účinná propagace- Stoprocentní reagence- Kvalitní doprovodný program

Firemní akce Firemní akce

- Firemní akce je zejména komunikační nástroj. - Snaha přiblížit se vlastním zaměstnancům, ale

i externím subjektům podporou osobního kontaktu - Akce by měla:

- být jedinečná- zaujmout- udržet pozornost - zajistit nezapomenutelnost

Firemní akce Firemní akce

Důležité faktory - Místo konání- Termín a čas konání- Oslovení správné cílové skupiny- Program- Catering

Kulturní akce Kulturní akce

Základní specifikum = účast člověka- Jako diváka- Jako účastníka

Aktivity - Organizované v předstihu- Spontánní

Kulturní akce Kulturní akce

Přístup k marketingovým cílům kulturní akce- Soukromý sektor- Státní či nezisková organizace

Marketingové cíle – příklady:- Zvyšování návštěvnosti- Rozvoj volnočasových aktivit- Maximalizace zisku- Získání maximálního podílu na trhu

Kulturní akce Kulturní akce

Cena - Časté subvence- Různé formy zvýhodnění pro skupiny návštěvníků (důchodci,

studenti, rodiny s dětmi,…)

Další specifika- Estetický zážitek- Nová zkušenost- Příjemné smyslové vjemy- Individuální či kolektivní zážitek- Odpočinek

Sportovní akce Sportovní akce

- Oblíbenost širší veřejností i firem pro vlastní propagaci a zviditelnění

- Organizátory jsou většinou neziskové organizace, příspěvkové organizace měst (zejména školy), někdy i místní samosprávní orgány

- Spojování sportovních akcí se sponzorskými organizacemi, firmami

- Zájem médií – od regionálních až po celostátní – tím se stává jindy nezajímavý region středem zájmu široké veřejnosti

Základní kroky organizace Základní kroky organizace MICE akceMICE akce

Základní kroky organizace Základní kroky organizace MICE akce MICE akce

- Business plán- Organizační tým- Harmonogram prací- Rozpočet akce- Catering na akci- Hodnocení akce

Business plán Business plán

Základní kroky- Definování cíle akce- Definování kritérií úspěšnosti, splnění cíle- Rozdělení odpovědnosti (interní tým, externí

experti, dodavatelé…)- Harmonogram prací- Rozpočet- Kontrolní termíny

Organizační tým Organizační tým

Minimální počet členů

maximálně akceschopný,

flexibilní,

připravený reagovat

na nepředvídatelné situace.

Organizační tým Organizační tým

Základní struktura organizačního týmu

1. Vedoucí týmu

2. Výkonní manažeři

3. Pokladník

4. Manažer komunikace

5. Asistent

Harmonogram prací Harmonogram prací

MICE akce mohou být nabízeny samostatně nebo jako produktový balíček sestaven z více komponentů z různých sektorů.

Produktový balíček

obchodního cestovního

ruchu

Destinace-podpůrné služby-příležitosti pro volný čas

Místo konání-umístění-velikost-zařízení

Organizace-dodavatelé-zaměstnanci-zprostředkovatelé-spolupracující subjekty-cílově spojené subjekty

DopravaDo destinace-auto – půjčené či soukromé -autobus-letadlo-vlak-loďV destinaci-soukromé aut-auto z půjčovny-taxi-autobus-metro

Ubytování-umístění -zařízení -služby-personál

Rozpočet akce Rozpočet akce

Příprava ve třech hlavních etapách:

1. Etapa: předběžný rámcový rozpočet

2. Etapa: „druhý“ rozpočet

3. Etapa: finální rozpočet (aktualizovaný „druhý“ rozpočet)

Rozpočet akce – výstavy a veletrhyRozpočet akce – výstavy a veletrhy

- Započítat rezervu ve výši okolo 10 %- Náklady na výstavní plochu obnáší v průměru

jen 20-25 % celkových nákladů. Návrh a realizace článku stojí cca 40-50 %.

- Finanční zajištění personálu (čas na stánku, ubytování, cestovní náklady, stravné…)

- Prezentační materiály- Dárky …

Cena MICE akceCena MICE akce

Příklad postupu stanovení ceny konference

1) FIXNÍ NÁKLADY spojené s:

- Místem konání akce- Ubytováním- Dopravou- Společenským programem- Administrativou- Výdaji na externí přednášející

Cena MICE akceCena MICE akce

2) VARIABILNÍ NÁKLADY vykalkulované na základě odhadovaného počtu účastníků

3) KALKULACE CELKOVÉ NÁKLADOVÉ CENY balíčku jako podílu nákladů a odhadovaného počtu účastníků

4) NÁVRH SLEV například za včasnou objednávku, včasnou úhradu faktur, množstevní slevy, balíčkové slevy

Cena MICE akceCena MICE akce

5) STANOVENÍ NÁKLADOVÝCH CEN

pro účastníky, kteří nebudou kupovat celý balíček služeb

6) ZISKOVÁ PŘIRÁŽKA přidaná k nákladové ceně

7) Zohlednění možnosti překročení rozpočtu nákladů nebo nižší účasti návštěvníků oproti plánu

8) Psychologická úprava ceny – tzv. „Baťovské ceny“ (2.990,-) atd.

Catering na MICE akciCatering na MICE akci

Catering v anglickém překladu:

Zásobování, obstarávání potravin, stravování…

Catering je činnost, která hosty dokáže nasytit

jak fyzicky, tak po stránce duševní …

Catering na MICE akciCatering na MICE akci

Význam cateringu v současnosti

- Příprava občerstvení- Zajišťování a aranžování inventáře- Úprava prostor- Obsluha hostů- Zajištění doprovodných zábavných programů

Catering na MICE akciCatering na MICE akci

Podstatné maličkosti dělají akci nezapomenutelnou

- Příbory- Talíře- Ubrousky- Sklo- Dekorace- …

Hodnocení akceHodnocení akce

1) Hodnocení firemní akce- evaluační dotazník

2) Hodnocení konference- marketingovými agenturami- vlastními silami

3) Hodnocení účasti na výstavě- počet návštěvníků stánku (nejen celkově, ale i v

časovém rozložení v jednom dni, v jednotlivých dnech …

Hodnocení konferenceHodnocení konference

Hodnotí se především: - Odborný program

- témata, kvalita spíkrů …- Doprovodné, volno-časové aktivity

- atraktivita, rozsáhlost, průběh realizace …- Výstava (je-li její součástí)- Celková organizace konference

- ubytování, doprava, celkové načasování akce, kvalita podkladových materiálů, občerstvení, personál …

Faktory ovlivňující Faktory ovlivňující úspěšnost regionálních akcíúspěšnost regionálních akcí

Faktory ovlivňující úspěšnost Faktory ovlivňující úspěšnost regionálních akcíregionálních akcí

- Místo konání - Čas konání- Dopravní infrastruktura- Atraktivita lokality, image destinace- Poměr Kvalita / Cena- Doprovodné akce

Místo a čas konání akceMísto a čas konání akce

Kvalita destinace - Kapacita prostor- Počet salónků a sálů- Počet parkovacích míst pro osobní auta, autobusy- Kapacita sportovně-rekreačních zařízení- Kapacita kulturně-společenských zařízení- Kvalitní personál- Požadovaná výše kvality služeb- Možnost zajištění dostatečné bezpečnosti …

Místo a čas konání akceMísto a čas konání akce

Správné načasování akce - Plánované akce v regionu (festivaly, poutě…)- Čas realizace plánovaných akcí- Předpokládaný počet účastníků akce- Využití ubytovacích zařízení, stravovacích zařízení…- Plán doprovodných aktivit pro návštěvníky- Plán atrakcí pro veřejnost pro dané období v lokalitě

Dopravní infrastruktura Dopravní infrastruktura

Důležité faktory dopravní dostupnosti- Kvalitní letiště- Kvalitní a spolehlivá doprava do místa určení- Možnost zajištění dopravy do okolí regionu na

případné atrakce v regionu- Vhodně zvolený dopravní prostředek dle specifika –

auto, minibus, autobus, vlak atd.- Časové hledisko – doprava nesmí účastníky nudit,

znechucovat

Atraktivita lokality, image destinace Atraktivita lokality, image destinace

Podaří-li se vybudovat

jméno destinace a jméno naší akce,

máme z poloviny úspěch zaručen

Atraktivita lokality, image destinace Atraktivita lokality, image destinace

Image destinace tvoří několik faktorů - Kulturně-historická atraktivita- Turistická popularita destinace- Snadná dopravní dostupnost- Neexistence jazykové bariéry- Ekonomická výhodnost lokality- Dostatek služeb poskytovaných v lokalitě- Přívětivost lidí – obsluhujícího personálu i místních

obyvatel – velmi důležité!!!

Poměr Kvalita / Cena Poměr Kvalita / Cena

P. Kotler uvádí devět firemních strategií poukazující na různou závislost ceny a kvality produktu.

Doprovodné akce Doprovodné akce

Zájem účastníků MICE akcí o poznání dané lokality, jejího ducha, stále živých lidových tradic atd.

Doprovodné akce – tipy: 1) Společenské večery (recepce, galavečeře, rauty)

2) Individuální večery (večerní projížďka lodí, návštěva divadla, opery, koncertu, muzikálu, večeře ve vyhlášené restauraci…

3) Denní akce (výlety do okolní přírody, na hrady a zámky, do muzea, návštěva výstavy, veletrhu, vyhlídkový let, vyjížďka na koni, cykloturistika…

Ostatní faktory ovlivňující Ostatní faktory ovlivňující úspěšnost regionálních akcí úspěšnost regionálních akcí

- Stabilní politická situace- Stabilní bezpečnostní situace- Bezvízový styk- Příjemné klima- Geomorfologický potenciál (přitažlivost území s

členitostí terénu- Vysoká úroveň poskytovaných služeb- Výhodný kurz místní měny- …

Jak zajistit přesah úspěšnosti Jak zajistit přesah úspěšnosti mimo region? mimo region?

- Vytvoření tradice a image akce- Spolupráce s médii- Spolupráce se známou osobností- Nadregionální propagace

Tradice a image akce Tradice a image akce

Image akce označuje to, jak ji vnímá veřejnost.

Je to dojem, názor, představa, kterou si veřejnost tvoří na základě pohledu zvenčí.

Co ovlivní pohled veřejnosti? - Organizátor akce a spolupracující subjekty - Osobnosti spojené s akcí- Mínění jiných o akci- Osobní zkušenosti s akcí či akcí této podobné

Spolupráce s médiiSpolupráce s médii

Základem úspěšné komunikace s novináři je připravit kvalitní informační materiál, který bude- Srozumitelný- Obsahovat jednoznačné informace a fakta- Stručný- Dá odpovědi na otázky:

KDO-CO-KDE-KDY-JAK-PROČ

Spolupráce s médiiSpolupráce s médii

Je nutné určit osobu, která bude mediální komunikaci realizovat

- manažera mediální komunikace

a člověka, který bude poskytovat novinářům rozhovory a akci reprezentovat navenek

- reprezentant

Spolupráce s médiiSpolupráce s médii

- Načasování mediální komunikace

Základní body přípravy plánu mediální komunikace- Vypracování media listu- Příprava a vydání tiskové zprávy- Výběr doplňkových témat a osob, které by

mohly o jednotlivých tématech hovořit- Termín tiskové konference

Spolupráce se známou osobnostíSpolupráce se známou osobností

- Aktivní účast (vystupující, zahajovatel,…)- Pasivní účast (divák či VIP host)

Výběr vhodné známé osobnosti - Jaký je typ a téma akce?- Jaká je cílová skupina?

Spolupráce se známou osobnostíSpolupráce se známou osobností

Způsoby oslovení známé osobnosti - Využití osobního kontaktu- Využití zastupující umělecké agentury- Využití zájmu osobnosti o danou problematiku- Navázání nového kontaktu na základě dopisu

Poděkování za zapojení osobnosti do naší akce!

Partnerství státu, regionu Partnerství státu, regionu

a soukromých firema soukromých firem

Přínosy MICE akcí pro region a státPřínosy MICE akcí pro region a stát

Ekonomické přínosy- Tvorba nových pracovních míst- Útrata návštěvníků a přímý, nepřímý i indukovaný vliv

na příjmy- Zlepšení platební bilance státu (tzv. neviditelný export)- Zvýšení příjmů do státního i místních rozpočtů- Stimulování investic do místní infrastruktury- Stimulování rozvoje MSP- Vytížení oblasti i mimo sezónu

Přínosy MICE akcí pro region a státPřínosy MICE akcí pro region a stát

Ostatní přínosy (I)- Podpora sociálního rozvoje lidí a oblasti samotné- Vybudování „sebevědomí“ místních obyvatel pyšnící se

konáním akcí nadnárodního významu- Péče o kulturní, přírodní a jiné památky- Efektivní využívání přírodních zdrojů- Zvýšení image místa, regionu, oblasti, státu – tím i

zvýšení zájmu o tuto oblast z hlediska dalších aktivit

Přínosy MICE akcí pro region a státPřínosy MICE akcí pro region a stát

Ostatní přínosy (II)- Zvýšení motivace místních obyvatel k doplnění

vzdělání- Zvýšení kvality života vlivem přísunu finančních

prostředků nejen do rozpočtů domácností (platy), ale i do rozpočtu místních orgánů

- Potenciální zvýšení počtu obyvatel v lokalitě – dlouhodobé hledisko

- Přísun investic do „vzhledu“ lokality (infrastruktura a její údržba…)

Důvody navázání spolupráce se Důvody navázání spolupráce se soukromými subjekty i státní soukromými subjekty i státní

správousprávou

- Navázání / posílení vzájemných vztahů- Vytváření vlastní pozitivní reputace- Zisk nejen v podobě finanční podpory akce, ale i

věcnými dary či poskytnutí služeb zdarma či se slevou- Účast (komunálního) politika na akci

Marketingová konzorcia Marketingová konzorcia

= sdružení subjektů poskytujících vybrané atraktivity za účelem jejich společné propagace, kterou by samy nebyly schopny financovat

Hrají významnou roli zejména ve veřejném a neziskovém sektoru.

Vznikají na základě příslušnosti- K určitému typu atraktivit- K určité geografické oblasti

Marketingová konzorcia Marketingová konzorcia

Nástroje používané marketingovými konzorcii k propagaci MICE akcí

- Brožury a katalogy- Propagační materiály- Reklamní kampaně- Podpory prodeje- Inzerce v obchodním tisku- Účasti na výstavách a veletrzích

Nadnárodní marketing Nadnárodní marketing

Marketingová konzorcia mohou fungovat i mezi zainteresovanými subjekty dané oblasti v rámci jednoho státu, ale i v nadnárodním měřítku.

Typický příklad – oblast rekreace a sportu.

Kde hledat partnery pro MICE akce? Kde hledat partnery pro MICE akce?

Partner - Finanční- Nefinanční

Partner- Veřejnost- Státní orgány- Osobnosti – vůdci veřejného mínění- Zástupci sdělovacích prostředků- Občanské a podnikatelské kluby- Fondy EU

Sponzoring Sponzoring

Umožňuje komunikovat s tou částí veřejnosti, s níž je obtížné spojit se běžnými marketingovými metodami.

Sponzoring nemusí nevyhnutelně využívat jen financí, ale může představovat i know-how.

Základ kvalitního vztahu „sponzorovaný a sponzor“ je důkladné definování cíle a postupů, jak je dosáhnout.

Sponzoring Sponzoring

Nejčastější chyby- Sponzoring náhodně vybraného projektu pod tlakem

veřejnosti na vykázání sponzorské činnosti- Sponzoring ve jménu osobních zájmů manažerů- Sponzoring ze známosti

Jak oslovit sponzora?

Sponzoring Sponzoring

Důležité informace pro sponzora- Cíl projektu- Charakteristika cílové skupiny- Historie vzniku projektu- Seznam a konkretizace konkurenčních projektů- Osobnosti, které se s projektem budou pojit- Celková nabídka činností týkající se sponzora- Způsoby zviditelnění projektu (sponzora)- Finanční náročnost sponzoringu- Časové hledisko- Přehled případných dalších sponzorů

Dotace a granty Dotace a granty

Při žádosti o finanční podporu od státních orgánů ČR či od EU hraje velkou roli- Kdo je organizátorem a žadatelem o podporu- O jaký typ akce jde- Jaké bude téma akce

Je vhodné v žádosti zmínit přínosy zamýšlené akce – ekonomické, sociální a ostatní přínosy.

Děkujeme za pozornostDěkujeme za pozornost

Tento vzdělávací program je financován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České Tento vzdělávací program je financován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky v rámci projektu Event marketing v cestovním ruchurepubliky v rámci projektu Event marketing v cestovním ruchu