Fapesb, 12 de julho de 2006. O Conceito Gestão das Informações de Projetos Apoiados Apoio à...

Fapesb, 12 de julho de 2006

O Conceito

• Gestão das Informações de Projetos Apoiados

• Apoio à tomada de decisão

• Maior agilidade e eliminação de gargalos

• Maior transparência

Interface com o SIGA

Os Ganhos

• Gestão dos Instrumentos Legais;• Acesso de toda a Fapesb às informações dos ILs:

– Informações básicas– Recursos financeiros, empenhos e pagamentos realizados– Plano de Aplicação e Cronograma de Desembolso– Informações de Aditivos– Status do Convênio e Prestação de Contas– Informações sobre visitas in loco– Indicação da equipe interna da Fapesb– Histórico do Remanejamento de Recursos– Acesso aos pareceres e ofício (via sistema)

Os Ganhos

Gerenciamento financeiro:• Fluxos de Pagamentos previstos e realizados;• Validações realizadas pelo sistema;• Registro e geração de relatórios da execução

financeira dos recursos;• Gerenciamento das informações quanto aos

recursos previstos e liberados por fonte, projeto/atividades e outros filtros;

Os Ganhos

Controle dos Instrumentos Legais:• Geração de Convênios, Termos de Outorga,

Termos Aditivos, Termos de Rescisão de Instrumentos, Termos de Cessão e Doação

Os Ganhos

Gerenciamento técnico:• Avisos automáticos por e-mail (externos e

internos)• Controle automático das necessidades de

relatórios técnicos e das pendências existentes;• Gerenciamento das visitas técnicas realizadas;• Arquivamento, no sistema, de pareceres

técnicos e de visita técnicas realizadas.

Os Ganhos

Controle de Equipamentos:• Acesso aos equipamentos adquiridos por projeto;• Auxílio às visitas técnicas (relatórios gerenciais

de controle de equipamentos;• Gestão das Cessões e Doações, geração dos

termos

Os Ganhos

Transparência junto aos beneficiários e agilidade na comunicação:

• Acesso on-line das informações dos instrumento, parcelas liberadas, pendências na prestação de contas;

• Pedido on-line de termos aditivos• Recebimento de avisos automáticos por e-mail

Algumas classificações

• Programa/Subprograma/Linhas de Ação• Status de Convênio: Vigente / Encerrado /

Cancelado/ Anulado• Partícipes do Convênio: Concedente/ Convenente/

Executor/ Interveniente• Partícipes do Termo de Outorga:

Outorgante/Outorgado/ Instituição Vinculada ao Projeto

• Status de PC: Criada/ Recebida/ Em análise/ Aprovada/ Ofício enviado/ Inadimplente

O Sistema

• Questões Operacionais:– Links do sistema na tela de trabalho– http://form.fapesb.ba.gov.br:8080/instrumentolegal/

• Demonstração

Os processos

Legenda

Os Processos

Contratação – Pagamento

Ponto Crítico

Após a publicação do instrumento, os gestores informarão ao sistema:• Data de início, • Data de publicação, • Previsões de empenho • Relatórios Técnicos de Acompanhamento

Ponto Crítico

Após a publicação do instrumento, os gestores informarão ao sistema:• Data de início, • Data de publicação, • Previsões de empenho • Relatórios Técnicos de Acompanhamento

Os Processos

Termo Aditivo

SE APROVADO SE NÃO APROVADO

Os Avisos Automáticos

Os Avisos Automáticos

Por medida de segurança (temporariamente):• Os e-mails de aviso de vigência serão enviados apenas para Cássia (para encaminhamento aos

coordenadores);• Os e-mails de PC (informes sobre status) serão enviados a Robson, para encaminhamento;• Os e-mails de aviso de Relatório Técnico serão enviados aos respectivos gestores, para

encaminhamento;• Os e-mails de informação de pagamento será enviado a Luiz para encaminhamento.

A Construção

• O sucesso depende da participação de todos

• A partir de 17 de julho (segunda): – Todas as informações serão registradas no sistema

– As informações serão inseridas em “tempo real”

A Construção• Todos os projetos aprovados no SIGA utilizarão o módulo de Ajuste no Orçamento

• Todos os Instrumentos Legais serão gerados no Lázarus

• Todas as atualizações de orçamento, empenho e pagamentos serão registradas no momento em que forem realizadas, pela Execução Orçamentária;

• Todas as PCs e relatórios serão recebidos via sistema, pela CAP;

• Todas as PCs serão analisadas via sistema, pelo Controle Interno e Gestores;

Em andamento

• Ajustes e Correções Finais

• Módulos on-line: PC e Acesso aos instrumentos

Plano de AçãoAção Responsável

Treinamento de operação no sistema Nexen

Geração de Relatório de Instrumentos a Digitar (SIGA vs. Digitação) para inserção dos instrumentos recentes no sistema

Equipe digitadores

Geração de Relatório das Informações Digitadas por programa para validação das informações – Exceto informações de PC

Gestores

Geração de Relatório das Informações Digitadas para validação das informações de PC

Controle Interno

Plano de AçãoAção Responsável

Validação dos modelos de formulários (pareceres, ofícios)

Gestores e Controle Interno

Inserção das descentralizações, empenhos de cartão corporativo e QCM

Execução/Marcelo

Atualização das informações recentes (novas pastas do arquivo de PC, remanejamento, aditivos)

Informação a ser fornecida pelo Arquivo

Atualização das informações recentes (novos relatórios de bolsas)

Informação a ser fornecida pelo Programa de Bolsas

Plano de AçãoAção Responsável

Atualização das informações recentes (novas prestações recebidas e/ou analisadas após digitação)

Controle Interno

Validação dos cadastros realizados Setores relacionados

Inserção dos convênios “pai” Gestores responsáveis pelos convênios

Correção de não-conformidades identificadas

Gestores e setores relacionados

Atualização das informações de remanejamento de recursos

Gestores responsáveis

Plano de AçãoAção Responsável

Desenho dos relatórios gerenciais Equipe Lazarus/ Diretoria

Aviso de falhas técnicas, erros nas informações cadastradas, sugestões enviado para lazarus@fapesb.ba.gov.br

Todos

Cronograma de Treinamento

Grupos: Gestores, Setor de Convênio, CAP, Execução Orçamentária, Controle Interno, Consulta

Dia/hora/Local Grupo Membros

Quinta (13/07)

14:00 às 16:30h /sala de reunião

Gestores 1/ Setor de Convênios

Cássia, Vargas, Cristina, Luiza, Edísio e Alzir

Cronograma de Treinamento

Dia/hora/Local Grupo Membros

Sexta (14/07)

8:30 às 11:00h /Lazareto

Gestores 2 Fabio Assmann, Fábio Teixeira, Renata e Eliane

Sexta (14/07)11:00 às 12:00 e 14:00 às 15:30/ Lazareto

Gestores 3 Silvio, Nayane, Karine e Ana

Sexta (14/07)

15:30 às 18:00/ Lazareto

Execução Orçamentária

Luis, Simone, Grimaldo, Paulo e Valdelina

Cronograma de Treinamento

Dia/hora Grupo Membros

Segunda (17/07)

8:30 às 12:00/ Lazareto

Bolsa Vera, Ângela, Fábio Vasco, Edísio e Lucas

Segunda (17/07)14:00 às 16:30/ Lazareto

CAP/ Atendimento Carmen, Antônia,Bruno, Francis, Silvia e Celeste

Cronograma de Treinamento

Dia/hora Grupo Membros

Terça (18/07)

8:30 às 11:00/ Lazareto

Controle Interno Robson, Orlando, Simone, Luciana, Priscila, Cláudia e Fábio Leite

Terça (18/07)

14:00 às 16:30/Lazareto

Consulta Demais setores (Projur, Compras, RH, ASCOM, Arquivos, etc)

Cronograma de Treinamento

Treinamentos específicos

Grupo Membros

Informática Capacitação Técnica e para Suporte

Diretoria Discussão sobre os relatórios gerenciais

Apresentação disponível em fapesb geral/ Lazarus