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Dal 1° gennaio 2017 sarà possibile inviare e ricevere fatture elettroniche tra privati. Già molto si è detto e si è scritto sull’argomento, perché affrontarlo di nuovo? Perché ritornare su un tema che sembra essere stato completamente analizzato? Perché rimangono una serie di dubbi e di perplessità che invece di attenuarsi, con l’approssimarsi della scadenza, sembrano accentuarsi.
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DocFlow Italia Spa | Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MILANO
Tel 02 57503366 Fax 02 57503369 marketing@docflow.it www.docflow.com
FATTURA ELETTRONICA TRA PRIVATI - Dubbi e soluzioni
Dal 1° gennaio 2017 sarà possibile inviare e ricevere fatture elettroniche tra privati.
Già molto si è detto e si è scritto sull’argomento, perché affrontarlo di nuovo?
Perché ritornare su un tema che sembra essere stato completamente analizzato?
Perché rimangono una serie di dubbi e di perplessità che invece di attenuarsi, con
l’approssimarsi della scadenza, sembrano accentuarsi.
Ci riferiamo soprattutto ad una serie di problemi nati dall’esperienza pratica maturata nel
risolvere le questioni che tutti i giorni si manifestano nella gestione di clienti veri, di numeri
importanti, di situazioni diversificate, di ambienti internazionali; il mondo “reale”, non quello
teorico che fin troppo spesso si vede descritto da chi non ha “le mani in pasta”.
Abbiamo raccolto di seguito alcuni quesiti che ci siamo trovati a dover affrontare; per alcuni
proponiamo una possibile soluzione, per altri invece la soluzione è ancora aperta e
attendiamo delucidazioni e chiarimenti da parte dell’Agenzia delle Entrate.
1. Come risolvo il problema della rigidità della data di emissione della fattura entro fine mese?
2. Chi conserva e chi effettua l’esibizione?
3. Chi spedisce e come si gestiscono le spedizioni cartacee?
4. Chi sono i soggetti che possono utilizzare i servizi di compilazione, spedizione e conservazione?
5. Come gestisco le fatture ricevute in cartaceo?
6. Le fatture da e per l’estero e le autofatture: come le gestisco?
7. Bisogna occuparsi di gestire eventuali duplicati di fatture inviate in elettronico a SdI e in
cartaceo al cliente?
8. Integrazioni alle fatture ricevute: come gestirle?
9. Le informazioni non contabili contenute nelle fatture cartacee: come conservarle?
1. Come risolvere il problema della
rigidità della data di emissione della
fattura entro fine mese?
La fattura elettronica è emessa al momento
della trasmissione o messa a disposizione del
cliente. La fattura deve essere emessa nello
stesso mese in cui si è effettuato il
trasferimento del bene o la prestazione di
servizi o, in alternativa, deve essere annotata
con competenza al mese in cui è stato
effettuato il trasferimento del bene o la
prestazione.
Pochi sistemi contabili adottano la modalità
di registrazione “per competenza IVA”
preferendo registrare la fattura nel mese
corrispondente alla data della fattura. Tale
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FATTURA ELETTRONICA TRA PRIVATI Dubbi e soluzioni
Alessandro De Pasquale – Legal Compliance DocFlow
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comportamento con le fatture cartacee è
normalmente tollerato e comunque
difficilmente dimostrabile (sostanzialmente
non c’è interesse a ricercarlo). Nel caso delle
fatture elettroniche la situazione è diversa
poiché il momento della trasmissione e quindi
dell’emissione, è certificato dal sistema di
interscambio (SdI) e quindi non sarà possibile
approfittare di quel minimo di flessibilità che,
senza danneggiare nessuno, permetteva ai
contribuenti di non affrontare costosi
adeguamenti dei sistemi.
Ci auguriamo che un provvedimento
chiarificatore consenta di continuare ad
avvalersi di questa flessibilità.
2. Chi conserva e chi effettua
l’esibizione?
Nell’ambito delle misure previste per favorire
le imprese si ventila l’ipotesi di spostare
l’obbligo di conservazione a carico
dell’Agenzia delle Entrate.
Tale ipotesi induce alcune perplessità, ad
esempio le fatture, in caso di contenzioso
proprio con l’AdE, sarebbero a disposizione di
una sola delle parti. Inoltre in molti casi
potrebbero esserci problemi a gestire grossi
volumi di documenti, sia per quanto riguarda
la trasmissione sia per quanto riguarda la
consultazione, obbligando le imprese, per
gestire i processi digitali che si spera si
attivino, a duplicare i documenti.
Un altro aspetto negativo è che,
nell’eventualità di tale servizio, resterebbero
esclusi tutti i documenti differenti dalle fatture
(e anche quelle fatture che non faranno
parte del flusso verso SdI) costringendo le
imprese ad avere diversi sistemi di
conservazione, non integrati fra di loro.
Il responsabile della conservazione, secondo
quanto indicato dall’AgID, non potrà essere
SdI ma un soggetto interno all’azienda o un
professionista da essa nominato, chi formerà
e firmerà il pacchetto di distribuzione in caso
di esibizione?
La soluzione potrebbe essere quella di
affidare tutta la conservazione ad un unico
soggetto (interno o esterno all’azienda)
escludendo SdI.
3. Chi spedisce e come si gestiscono le
spedizioni cartacee?
Fra i soggetti che aderiscono al sistema di
fatturazione B2B la spedizione avverrà
tramite il servizio SdI che si occuperà di
inoltrare le fatture con le modalità
concordate e di inviare inoltre le ricevute
all’emittente.
Nel caso di indirizzi di fatturazione multipli
dovrà essere gestito un indirizzario sul
modello di quello creato per le PP.AA. (che
ad oggi non è stato ancora definito) e le
imprese dovranno adeguare i propri sistemi
contabili per gestire queste informazioni. Ci
si augura che, prima dell’entrata in vigore,
le cose siano risolte per l’indirizzario e con
opportuni interventi sui sistemi gestionali,
possano anch’esse essere indirizzate (es.
utilizzando l’invoicing party in SAP).
Ma per quelle imprese che non aderiscono
al sistema chi dovrà inviare la fattura
cartacea?
La risposta sembra banale ma non lo è,
infatti se l’invio del cartaceo è a carico del
soggetto emittente, occorrerà gestire un
rendering della fattura elettronica in modo
da garantire la leggibilità al soggetto
destinatario.
Il problema ha anche altre implicazioni che
vedremo di seguito.
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4. Chi sono i soggetti che possono
utilizzare i servizi di compilazione,
spedizione e conservazione?
A tutt’oggi non sono stati indicati i soggetti
che potranno usufruire dei servizi gratuiti di
compilazione, spedizione e conservazione;
farlo per tutti significherebbe vanificare gli
investimenti fatti da un numero cospicuo di
imprese che hanno investito nel settore,
d’altronde le micro imprese non
potrebbero usufruire dei benefici attesi.
Una rapida definizione dei destinatari e dei
requisiti per usufruire dei servizi sarebbe
molto importante.
5. Come gestire le fatture ricevute in
cartaceo?
Le fatture ricevute in formato cartaceo da
soggetti non aderenti al servizio B2B, per
poter beneficiare dei vantaggi promessi in
termini di semplificazioni burocratiche,
devono anch’esse essere inviate a SdI, ciò
significa che le fatture devono essere
convertite nel formato elettronico previsto.
Tale conversione non è ipotizzabile
partendo direttamente dalla carta ricevuta
ma dovrà ragionevolmente essere
effettuata “estraendo” le informazioni dai
sistemi gestionali.
Non sarebbe opportuno ipotizzare una
trasmissione dei dati di registrazione delle
fatture (un estratto del registro IVA) in
formato XML del tipo di quello ipotizzato
per la trasmissione dei corrispettivi?
La soluzione consentirebbe di semplificare
la vita alle imprese mantenendo i vantaggi
per l’Agenzia delle Entrate e consentendo
inoltre il passaggio graduale dal tutto
cartaceo a tutto elettronico e quindi
faciliterebbe l’adozione “precoce” della
soluzione senza dover attendere anni per
raggiungere la massa critica che rende
economica la migrazione al nuovo sistema.
6. Le fatture da e per l’estero e le
autofatture: come gestirle?
Collegato al punto precedente è la
gestione di fatture da e per l’estero che,
come le autofatture, richiedono di
adeguare i sistemi contabili interni per
permettere di inviare le fatture elettroniche
a SdI e quelle cartacee al cliente. Le copie
delle fatture potrebbero essere diverse (es.
valuta differente) o in lingua differente e,
come vedremo in seguito, con informazioni
che la copia per SdI non gestisce e quindi
obbligando anche alla conservazione della
copia cartacea, che potrebbe essere
gestita come previsto al punto 9.
7. Bisogna occuparsi di gestire eventuali
duplicati di fatture inviate in
elettronico a SdI e in cartaceo al
cliente?
Quando invio una fattura elettronica al SdI
e una copia analogica (un PDF ad
esempio) al cliente, dovremo gestire la
doppia copia per evitare che la stessa
fattura risulti due volte nell’archivio
conservato o, in alternativa, apponendo
una scritta sulla copia cartacea con
un’indicazione del tipo “Copia non valida
ai fini fiscali”.
8. Integrazioni alle fatture ricevute:
come gestirle?
La circolare dell’Agenzia delle Entrate n.
2005/45/E prevede che le fatture
elettroniche che certificano l’acquisto di
merce da un operatore intracomunitario
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debbano essere integrate mediante la
predisposizione di un altro documento ove
annotare i dati necessari per l’integrazione
e gli estremi della fattura estera. Ebbene, si
ritiene che, per estensione analogica, le
indicate modalità di integrazione siano
applicabili anche qualora la fattura
pervenga in formato elettronico. Pertanto si
potrebbe procedere con la predisposizione
di un documento integrativo contenente
gli elementi richiesti per ciascuna fattura
che ne abbia necessità e detto
documento integrativo sarà collegato
logicamente alla fattura originaria.
La fattura originaria, il documento
integrativo e le informazioni di
collegamento verranno rese immodificabili
grazie all’apposizione di riferimento
temporale, firma elettronica qualificata e
marca temporale in fase di conservazione
elettronica.
9. Le informazioni non contabili
contenute nelle fatture cartacee:
come conservarle?
Le fatture sono documenti complessi che
contengono una serie di informazioni
rilevanti ai fini fiscali (sono elencate nell’art.
21 del DPR 633/72) ma contengono anche
un’altra serie di informazioni che non sono
elencate nel provvedimento citato, ad
esempio informazioni sul pagamento, sulla
tracciabilità delle merci, sui lotti di
produzione, relative alla qualità ecc.
Tali informazioni non sono comprese nel
tracciato previsto per il formato fattura PA,
come evitare di perdere tali informazioni?
Nel caso si conservasse la copia transitata
tramite SdI, queste si perderebbero,
obbligando alla conservazione “parallela”
delle fatture cartacee, altra ipotesi
potrebbe essere quella di inserire come
allegato in formato Base/64 il PDF
“integrale” in modo da avere tutte le
informazioni in un solo file.
La soluzione porterebbe ad una gestione
farraginosa soprattutto per quanto
riguarda la visualizzazione dell’allegato che
non sarebbe per nulla agevole.
La gestione delle fatture elettroniche non è un problema semplice da affrontare alla leggera
affidandosi a strutture che abbiano sole competenze informatiche e che non siano in grado di
prevedere e risolvere le problematiche operative proprie di un sistema complesso come
quello di cui si discute.
La scelta di un partner che sia in grado di affrontare tutte le fasi del processo diventa una
scelta obbligata al fine di evitare di trovarsi con una serie di obblighi supplementari che non si
erano previsti in origine, ricordiamo infatti che la scelta di aderire al sistema di fattura B2B,
dovrà essere mantenuta per 5 anni e che, se non esplicitamente disdetta varrà per i successivi
5 anni e così via.
DocFlow è in grado di assistere e guidare i suoi clienti in un percorso complicato ma che può
portare a consistenti vantaggi sia in termini di ammodernamento e di guadagno di efficienza
operativa sia in termini di benefici derivanti da semplificazioni e riduzioni di adempimenti
burocratici offerti.
DocFlow monitora e offre il suo contributo alla discussione per le condurre alle decisioni atte a
risolvere i dubbi ancora presenti e confida che, anche grazie all’opera di diffusione delle
problematiche individuate dagli operatori veramente attivi sulle questioni della gestione
elettronica professionale dei documenti, tali tematiche vengano affrontate per tempo da
quegli organi che sono preposti all’emanazione delle norme.
Per maggiori informazioni: www.docflow.com
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