View
842
Download
1
Category
Preview:
Citation preview
LAPORAN AKHIR
SIKLUS PENGGAJIAN KOWAPI BANDUNG
(SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN METHOD)
Raditya 120110060149
Arif Budhianto 120110060151
Martin Rinaldo 120110060159
JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2009
COMPANY PROFILE
SEJARAH
Koperasi Wanita Pengusaha Indonesia (KOWAPI) Puspasari mulai berdiri pada tahun
1993. Mulai terdaftar sebagai badan hukum sejak 1996. KOWAPI ini merupakan bagian dari
IWAPI (Ikatan Wanita Pengusaha Indonesia). Berawal dari sebuah arisan yang kemudian
berkembang sampai menjadi koperasi seperti sekarang ini. Kegiatan awal mereka adalah saling
membantu antarsesama anggota, yang mempunyai modal lebih membantu anggota lain yang
sekiranya kekurangan modal agar lebih terorganisir. Anggota awal KOWAPI berjumlah 50 orang
dan terus bertambah hingga saat ini mencapai 117 orang. Karena KOWAPI adalah bagian dari
IWAPI, maka anggota KOWAPI sudah pasti merupakan anggota IWAPI, namun anggota IWAPI
tidak seluruhnya menjadi anggota KOWAPI. Koperasi ini menggeluti bidang usaha antara lain
perdagangan umum, penyelenggaraan pameran produk anggota, sentra busana muslim, dan juga
simpan pinjam.
ALAMAT
Koperasi Wanita Pengusaha Indonesia (KOWAPI) Puspasari
Jalan Belitung No. 3 Bandung- 40113
Telepon/fax 022 4212600
www.kowapi-puspasari.co.id
LEGALITAS
Badan Hukum Nomor :157/BH/KWK-10/10/1996
Perubahan Akta Nomor : 518/PAD.51-DISKOP/2003
STRUKTUR ORGANISASI
Berikut adalah struktur organisasi dari KOWAPI:
JOB DESCRIPTION
Ketua: bertanggung jawab atas jalannya kegiatan koperasi
Sekretaris: bertanggung jawab tentang perihal surat menyurat
Bendahara: bertanggung jawab atas masalah keuangan
Seksi usaha: pelengkap di dalam kepengurusan (biasanya menjadi pengatur dalam acara
pameran).
LATAR BELAKANG
Dalam suatu perusahaan pengajian merupakan suatu siklus yang sangat penting. Sumber Daya
Manusia merupakan asset yang sangatlah bernilai bagi suatu organisasi. Dalam mencapai tujuan
suatu organisasi/perusahaan pasti memerlukan tenaga kerja yang berkualitas. Gaji atau upah
merupakan salah satu bentuk penghargaan yang diberikan prusahaan kepada karyawannya. Gaji
dapat berupa beban tetap ataupun beban variabel bagi suatu organisasi atau perusahaan. Dalam
memilih suatu perusahaan, calon karyawan biasanya menempatkan gaji sebagai suatu
pertimbangan utama. Karena gaji suatu hal yang dapat diukur dan dapat dibandingkan besarnya
antara perusahaan satu dengan perusahaan yang lain selain faktor yang lain misalnya tingkat
kenyamanan dan budaya kerja suatu organisasi.
Sistem pengajian antara organisasi satu dengan yang lain pasti berbeda. Hal ini dipengaruhi oleh
berapa hal, antara lain proses bisnis pada organisasi tersebut, tujuan organisasi dan kultur pada
organisasi tersebut. Penggajian adalah salah satu beban yang cukup besar pada perusahaan dan
sifatnya adalah secara periodik. Artinya berulang-ulang, dapat selama mingguan ataupun
bulanan. Selain itu penggajian merupakan hal yang sangat penting pada suatu perusahaan karena
hal ini menyangkut hajat seluruh karyawan pada perusahaan serta banyak peraturan perundang-
undangan yang mengatur tentang penggajian.
Human capital management (HCM) adalah sebuah proses mengelola bagaimana orang direkrut,
dikembangkan, ditugaskan, diberi motivasi dan dipertahankan. Hal ini berdasar pada keyakinan
bahwa manusia merupakan investasi strategis daripada biaya lainnya. Alokasi perusahaan untuk
penggajian juga besar, biaya modal manusia tersebut termasuk kompensasi, tunjangan, dan
sumber dayanya hampir mencapai separuh dari rata-rata beban operasi total perusahaan. Oleh
karena itu hal yang menjadi perhatian bagi perusahaan adalah bagaimana membuat system
penggajian yang efektif. Efektif dalam system penggajian antara lain adanya perpaduan antara
data-data yang berkaitan antara penggajian, keahlian dan kinerja karyawan yang semuanya
memiliki tujuan untuk mencapai target atau tujuan suatu organisasi.
RUANG LINGKUP
System pengajian antara organisasi satu dengan yang lain pasti berbeda. Hal ini dipengaruhi oleh
berapa hal, antara lain proses bisnis pada organisasi tersebut, tujuan organisasi dan kultur pada
organisasi tersebut. Dalam makalah ini kami akan membahas mengenai siklus pada penggajian
pada koperasi. Koperasi yang menjadi objek penelitian adalah Koperasi Wanita Pengusaha
Indonesia (KOWAPI) Puspasari Bandung.
LANDASAN TEORI
Siklus pengajian adalah kumpulan aktivitas bisnis yang berhubungan dan pemrosesan data yang
terkait yang berhubungan dengan pengelolaan tenaga kerja yang efektif.
Aktifitas bisnis utama dalam siklus SDM/Gaji:
– Rekrutmen dan penerimaan kerja
– Pelatihan
– Penugasan
– Kompensasi (payroll)
– Evaluasi kinerja
– Pemberhentian pegawai, baik sukarela atau secara terpaksa.
Aktivitas – aktivitas dasar dalam siklus penggajian
– Mengupdate file master gaji
– Mengupdate tarif PPh 21 dan pengurangnya
– Memvalidasi waktu dan data absen
– Menyiapkan gaji
– Membayar gaji
– Menghitung bagian tunjangan dan pajak yang dibayar
– Membayarkan PPh 21 dan berbagai pengurangnya.
Pengendalian yang memadai bertujuan:
– Transaksi gaji diotorisasi dengan benar.
– Transaksi gaji tercatat valid.
– Transaksi gaji terotorisasi dicatatat.
– Transaksi gaji dicatat dengan akurat.
– Peraturan pemerintah terkait dengan pembayaran pajak dan pengisian gaji dan
laporan SDM dipatuhi.
– Assets (baik kas dan data) terjaga dari hilang atau pencurian
– Aktifitas siklus SDM/Penggajian dikerjakan dengan efisien dan efektif.
METODE PENGERJAAN MAKALAH
Dalam mengerjakan makalah ini, kami menggunakan metode survey secara langsung ke
koperasi, interview dan studi literature melaui website maupun pustaka. Selain itu hal-hal yang
tidak kami peroleh melaui interview dengan pihak koperasi, kami memakai asumsi-asumsi/
adjustment.
PROSES BISNIS PENGGAJIAN
CURRENT
Penerimaan gaji didasari oleh informasi yang didapat dari pengawas tentang kinerja, jabatan, lama bekerja hingga keikutsertaan dalam berbagai event yang akan dilaporkan ke bagian pengumpulan data penggajian sebagai laporan evaluasi kinerja pegawai dan event. Pengawas koperasi akan menerima konfirmasi penerimaan laporan. Setelah itu bagian pengumpulan data penggajian akan melakukan verifikasi data kepegawaian dan event dan mengkompilasi data penggajian ke bagian penghitungan gaji yang digunakan sebagai dasar penghitungan gaji. Bagian penghitungan gaji akan mengajukan proposal gaji kepada ketua koperasi untuk dilakukan otorisasi terhadap data-data gaji pegawai yang telah dihitung (menghitung nilai gaji berdasarkan kinerja dan jabatan, penghitungan tunjangan pegawai, dan menghitung bonus) oleh bagian tersebut. Ketua koperasi akan memberikan konfirmasi terhadap proposal penggajian tersebut. Proposal penggajian yang telah disetujui oleh ketua koperasi tadi akan diberikan ke bagian pembayaran gaji. Bagian ini akan memberikan cek gaji kepada pegawai yang akan dicairkan oleh pegawai sendiri sendiri ke bank. Pegawai akan memberikan konfirmasi penerimaan cek gaji kepada bagian pembayaran gaji. Dokumen pembayaran akan dimasukkan ke dalam master file Data Pembayaran Gaji. Pencatatan gaji pegawai dilakukan secara komputerisasi menggunakan microsoft excel yang digunakan oleh Kowapi.
Note : Pada kenyataannya bendaharalah yang melakukan kegiatan mulai dari pengumpulan data pencatatan gaji hingga pembayaran gaji kepada pegawai. Kelompok kami berasumsi bahwa bagian pengumpulan data, pencatatan gaji hingga pembayaran gaji merupakan bagian yang seharusnya terpisah.
PROPOSED
Penerimaan gaji didasari oleh informasi yang didapat dari pengawas tentang kinerja, jabatan, lama bekerja hingga keikutsertaan dalam berbagai event yang akan dilaporkan ke bagian pengumpulan data penggajian sebagai laporan evaluasi kinerja pegawai dan event. Pengawas koperasi akan menerima konfirmasi penerimaan laporan. Setelah itu bagian pengumpulan data penggajian akan melakukan verifikasi data kepegawaian dan event dan mengkompilasi data penggajian ke bagian penghitungan gaji yang digunakan sebagai dasar penghitungan gaji. Bagian penghitungan gaji akan mengajukan proposal gaji kepada ketua koperasi untuk dilakukan otorisasi terhadap data-data gaji pegawai yang telah dihitung (menghitung nilai gaji berdasarkan kinerja dan jabatan, penghitungan tunjangan pegawai, dan menghitung bonus) oleh bagian tersebut. Ketua koperasi akan memberikan konfirmasi terhadap proposal penggajian tersebut. Proposal penggajian yang telah disetujui oleh ketua koperasi tadi akan diberikan ke bagian pembayaran gaji. Bagian ini akan memberikan cek gaji kepada pegawai yang akan dicairkan oleh pegawai sendiri sendiri ke bank. Dokumen pembayaran akan dimasukkan ke dalam master file
Data Pembayaran Gaji. Pegawai akan memberikan konfirmasi penerimaan cek gaji kepada bagian pembayaran gaji. Kami memberikan masukan kepada Kowapi untuk menggunukan software akuntansi seperti SAP (tapi menggunakan SAP yang menengah ke bawah), sehingga memudahkan di dalam pencatatan gaji hingga entry data ke computer dengan tidak menggunakan lagi hitungan secara manual atau menggunakan software yang telah kelompok kami buat untuk kami proposed kepada Kowapi agar lebih efektif, efisien dan ekonomis.
INTERNAL KONTROL
Menurut kami Internal kontrol yang dilakukan seharusnya Kowapi sebagai berikut :
Sistem Penerimaan Gaji
Adanya pencatatan gaji sesuai dengan ketentuan institusi tersebut kemudian dicairkan berupa cek ke Bank. Berdasarkan hasil survey, disini tidak adanya supervisi dari ketuanya langsung untuk melihat sistem penerimaan gaji tersebut namun lebih kepada trustworthy kepada bagian penggajian berhubung pegawai di Kowapi hanya ada 2 orang. Control risk untuk hal ini mungkin kecil, sulit menemukan fraud and error di dalam sistem penerimaan gaji.
Otorisasi Penggajian
Internal kontrol untuk otorisasi penggajian ini cukup baik, mengingat bagian bendahara harus perlu meminta otorisasi dari ketua Kowapi langsung untuk mencairkan cek gaji yang nantinya akan dicairkan sendiri oleh pegawai ke Bank.
Database Penggajian
Kami melihat adanya kelemahan di dalam database penggajian ini. Hal ini didasari oleh hasil temuan kami berupa, database penggajian hanya terdapat di dalam satu komputer. Control risk di bagian ini cukup besar. Bagaimana jika komputer dimasuki oleh virus, maka kemungkinan data-data di dalam kopmuter praktis akan terkena virus yang akan berakibat fatal atau kemungkinan besar akan hilang. Perlu adanya database pendukung seperti Harddisk external sebagai alat untuk mengcopy data-data agar risiko terkena virus itu dapat ditanggulangi.
Sistem Pencatatan Gaji
Sistem Pencatatan Gaji dilakukan menggunakan software Microsoft Excel. Cukup baik untuk skala koperasi. Kemudian pencatatan gaji masuk ke dalam database penggajian. Namun perlu adanya Back-up Database untuk hal ini, sama seperti database penggajian mengenai risikonya. Untuk pengendaliannya sama seperti database penggajian.
PIECES KOWAPI
STRENGTH WEAKNESS
Performances Menggunakan Software
Microsoft Excel di dalam
pencatatan penggajiannya.
Meskipun menggunakan
Software Microsoft Excel
tetapi penghitungan dan
pengolahan data dilakukan
secara manual sehingga
kemungkinan terjadi
kecurangan sangat tinggi.
Information Informasi didapatkan dari
pihak independen yaitu
pengawas koperasi.
Tidak adanya verifikasi
informasi yang dimasukkan
sehingga data yang ada
diragukan.
Economy Biaya sejak pengumpulan
informasi hingga pengeluaran
cek sangat rendah.
-
Control Diawasi oleh pihak
independen yaitu pengawas.
Sangat rendah karena
penghitungan, pemrosesan
data dan pengeluaran cek gaji
dilakukan orang yang sama.
Efficiency Sangat efisien karena pegawai
yang digaji hanya ada 2 orang.
Pegawai lainya tidak digaji
karena mereka bergabung di
kperasi tersebut berdasarkan
rasa kepemilikan dan
kekeluargaan yang tinggi.
Nilai kepemilikan dan
kekeluargaan di koperasi
berbeda antara pengurus satu
dengan lainnya, sehingga
motivasi dan penghargaan
terhadap kinerja sulit untuk
diukur.
Service Karena berasaskan kekeluargaan,
hubungan antara petugas
penggajian dan pegawai terjalin
dengan sangat baik.
Asas kekeluargaan dapat
menjadi alasan bocornya
kontrol di dalam koperasi
karena pengawasan sangat
rendah, misalnya
kemungkinan adanya
manipulasi terhadap data
penggajian.
DFD Level 0
Karakteristik Kandidat 1 Kandidat 2
Porsi dari Komputerisasi Sistem
Penggajian serta pengumpulan data yang berkaitan dengan penggajian.
Membeli software solution SAP Business One untuk usaha menengah ke bawah, dengan modul penggajian.
Keuntungan Solusi Software dapat mendukung secara penuh proses bisnis KOWAPI dan sangat terkostumisasi dengan keinginan pihak manajemen.
Dapat diimplementasikan dengan cepat dan mudah, karena mendapat dukungan dari teknisi SAP.
Server & Work Station
MS Windows Server 2008, MS Windows Workstation
Sama dengan kandidat 1
Software Tools Ms Visual FoxPro 9.0 untuk membangun aplikasi, MS Visio untuk perancangan database, logical proses (DFD), & Diagram-diagram UML.
Software Builder ABAP atau MS Visual Basic 2005 untuk kostumisasi software.
Software Aplikasi
Solusi terkostumisasi Solusi Paket
Metode Pemrosesan
Client/Server Sama dengan kandidat 1
Output Device Printer Canon Pixma IP1000 (Stand Alone/Departement)
Printer Canon Pixma IP1000 Lan Printer
Sama dengan kandidat 1
Input Device Keyboard Mouse
Sama dengan kandidat 1
Storage Device Database Visual FoxPro yang terbatas, namun cukup untuk aplikasi software penggajian dengan kapasitas hardware > 50GB.
SAP DBMS dengan kapasitas >100GB.
SOLUSI
Alternative (Candidate) System Matrix
Feasibility Analysis MatrixKriteria Feasibility
Beban Kandidat 1 Kandidat 2
Feasibility Operasional
Fungsionalitas
Politikal
30% Mendukung secara penuh kebutuhan fungsional pengguna.
Score: 100
Hanya mendukung kebutuhan bisnis bagian penggajian dan membutuhkan kostumisasi pada proses bisnis untuk memaksimalkan penggunaan software
Score:50
Feasibility Teknis
Teknologi
Keahlian
30% Kemudahan penggunaan dan pembangunan aplikasi dengan bahasa Visual FoxPo ditambah dengan database yang telah terintegrasi membuat koneksi dengan database mudah dilakukan dan meminimalisasi hambatan. Software Visual FoxPro telah bertahun-tahun digunakan dan mendapat review yang baik dari pengguna.
Kebutuhan mempekerjakan programmer yang mengerti OOP dengan bahasa Visual Foxpro.
Score: 95
Telah dirils lebih dari 2 tahun dan mendapat review yang baik serta penerapannya akan terus mendapat dukungan dari SAP dan teknisi.
Kebutuhan untuk mempekerjakan seorang programmmer ABAP untuk mengkostumisasi dan menjadi administrator yang mengatur masalah pemeliharaan. Sangat sulit dilakukan karena jarang yang menguasai.
Score: 70
Feasibility 30% Rp. 300.000,00 >Rp. 100.000.000,00
Ekonomis
Biaya Pengembangan
Score: 100
Score: 45
Feasibility Jadwal
10% 3 Bulan
Score: 60
1 Bulan
Score: 100
Ranking 100% 94.5 59.5
Kowapi-PuspasariDFD Lv 1
DAFTAR PUSTAKA
Jeffrey A. Hoffer, Mary B. Prescott, Fred R. McFadden. 2005, 7th Ed. Modern Database
Management 7th Edition, Prentice Hall, New Jersey.
Lonnie D Benthly, Jeffey L. Whitten, McGrow-Hill. 7th Ed. System Analist and Design for The
Global Enterprise, Boston
Recommended