View
218
Download
2
Category
Preview:
Citation preview
Barne-, ungdoms- og familieetaten
1 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Fra fagsystem til sak- og arkivlsningEt eksempel p hvordan fagsystemer kan integreres mot arkivsystemer
Paul Hallan Svendsen
BiRK Prosjektleder
Litt om meg selv Innleid prosjektleder fra Bouvet
Prosjektleder for utvikling av BiRKBarnevern Informasjon Registrering og Kvalitet
Representerer her Barne-, ungdoms- og familieetaten
2 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Mlet med presentasjonen er gi dere innblikk i hvordan fagsystemet BiRK er integrert
mot ePhorte
Det vil bli mest fokus p funksjonalitet
Litt om arkitektur
Og litt om utfordringer og gevinster
Siden vi har relativt kort tid, er det fint om eventuelle sprsml kommer til slutt
3 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Hva er BiRK? Nytt fag- og saksbehandlingssystem for det
statlige barnevernet
Frste versjon lansert mai 2014
Nye versjoner ca. 5 ganger i ret
4000 brukere anslr at ca. 70% av alleansatte bruker lsningen
Utviklet av Bufetat, med bistand fra flere konsulentselskaper
Utviklet med Microsoft .net teknologi
4 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Bufetat og BiRK
5 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Viktige elementer i BiRK Arbeidsflyt som understtter faglige standarder
Tett integrasjon med arkivsystemet ePhorte (og P360)
Saksbehandling av bestillinger fra kommuner
Fagsystem for oppflging av barn i institusjon
Logistikk oversikt over tjenestetilbud, aktivitet og tilgjengelige plasser
Grunnlag for fakturering av kommunene
Rapportering barnevernsstatistikk
Logging og dokumentasjon
Informasjonssikkerhet og tilgjengelighet
6 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Viktige elementer i BiRK Arbeidsflyt som understtter faglige standarder
Tett integrasjon med arkivsystemet ePhorte (og P360)
Saksbehandling av bestillinger fra kommuner
Fagsystem for oppflging av barn i institusjon
Logistikk oversikt over tjenestetilbud, aktivitet og tilgjengelige plasser
Grunnlag for fakturering av kommunene
Rapportering barnevernsstatistikk
Logging og dokumentasjon
Informasjonssikkerhet og tilgjengelighet
7 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Mlet med integrasjonen Arkivet skal oppfattes som en del av fagsystemet, ikke som et
eksternt system
Hndtering av arkivverdige dokumenter skal integreres i arbeidsflyter
Brukerne av BiRK skal bruke fagsystemet ved hndtering av arkivverdige dokumenter
Arkivverdige dokumenter skal fortlpende lagres i arkivsystemet (det skal ikke vre behov for overfring)
Kvaliteten p journalpost innhold skal ke, og volumet (antall journalposter) skal ned
Det skal legges til rette for automatiserte prosesser
8 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Arkivsystem
Teknisk arkitektur - arkivintegrasjon
9 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
ePhorte
Webservice
p360
Fagsystem (BiRK)
Webservice
ePhorte repository P360 repository
Document repository
BiRK service
BiRK client BiRK scheduler
Arbeidsflyt (K2)
Workflow service
Db / dokumentlager Db / dokumentlager
Teknisk arkitektur noen presiseringer BiRK har ikke eget dokumentlager alle dokumenter ligger
i ePhorte
Brukergrensesnittet i BiRK er likt uansett hvilket arkivsystem som ligger i bunnen
Tilpasningene mot de forskjellige arkivsystemene ligger i ePhorte repository og p360 repository.
BiRK maler ligger i BiRK
Har utviklet en egen mal-administrator for utvikling og vedlikehold av maler
Har per dags dato ca. 220 flettefelter fra BiRK som kan brukes i malene. Antall flettefelter ker etter hvert som nye moduler utvikles.
10 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Hndtering av inngende post
11 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Post fra
Skanning
ImportsentralePhorte
JournalfringePhorte
BiRK
Postmottak Tnsberg
DokumentseksjonKongsberg / Trondheim
BiRK sjekker regelmessig om noe nytt er journalfrt
Henter alle nye journalposter og evt. nye vedlegg
Lager oppgaver i BiRK basert p informasjon som er registrert p journalpostene (eksempel dokumentkategori)
12 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Etter journalfringePhorte
BiRK
Import
Lese dokument
Lese enhetsdokument
Lese henvisning
Lese nytt vedlegg
BiRK sjekker regelmessig om noe nytt er journalfrt
Henter alle nye journalposter og evt. nye vedlegg
Lager oppgaver i BiRK basert p informasjon som er registrert p journalpostene (eksempel dokumentkategori)
13 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Etter journalfringePhorte
BiRK
Import
Lese dokument
Lese enhetsdokument
Lese henvisning
Lese nytt vedlegg
Oppgaven Lese Henvisning
14 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Brev journalfres i ePhorte
Hvis barnet ikke er kjent, opprettes ny sak i ePhorte
Oppgaven Lese Henvisning
15 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Barn i fagsystem og sak i ePhorte
16 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Lese henvisning
Registrere bestilling
Opprette barn og bestilling
Oppdatere sakKnytte barn mot sak
Inntak i region
BiRK
Inntak i region
BiRK -> ePhorte
Sakstittel oppdateres, med skjerming Legge inn primrklassering p saken
for knytte barn opp mot sak Et barn = en sak Nye inngende dokumenter
journalfres p saken, og da vil barnet vre kjent nr oppgaven opprettes i BiRK
Nytt dokument p samme sak
17 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Tilgangsstyring De fleste operasjoner fra BIRK gjres med plogget brukers
rettigheter i ePhorte
Enkelte operasjoner gjres med en system-bruker som er autorisert for hele virksomheter
En sak eies av barnets inntaksenhet, s den str som administrativ enhet p saken. Alle ansatte i inntaksenheten har dermed tilgang til saken
Andre som skal ha tilgang m ligge i sakens tilgangsgruppe, og den vedlikeholdes automatisk av BiRK
Ansattes roller og autorisasjoner vedlikeholdes manuelt i ePhorte, mens BiRK har en integrasjon mot AD (Active Directory)
18 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Tilgangsstyring - tilgangsgrupper
19 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
BiRK fanger opp tilgangsendringer
Nytt barn opprettes Barn plasseres i tiltak alle ansatte ved enheten skal f tilgang Barn avslutter tiltak alle ansatte skal miste tilgang Ny ansatt ved tiltaksenhet eller inntaksenhet Ansatt slutter ved enhet Organisasjonsendringer Ansatte blir saksbehandlere p barn Ansatte tar akutt-tilgang til barn Etc.
Tilgangsendring logges
Tilgangsendring fanges opp
ePhorte tilgangsgruppe oppdateres
(hvert 10 sekund)
Akutt-tilgang til barn
20 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Akutt-tilgang til dokumenter
21 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Dokumentfunksjonalitet i BiRK Dokumentoppflging flge opp journalposter som skal
ferdigstilles og avskrives
Fordele/videresende til andre
Dokumentliste oversikt over alle dokumenter p barn/sak
Skrive dokumenter
Ferdigstille journalposter (inkludert godkjenning)
Avskrive journalposter
Automatisk journalfring (hendelsesstyrt)
22 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Dokumentoppflging
23 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Redigere dokument
Lese dokument
Ferdigstille dokument
Avskrivedokument
Fordelejournalpost
pne dokumentliste
pne barnekort
Fordele / videresende journalposter
24 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Dokumentlista oversikt
25 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Knytte dokument til
andre objekter
Legge til vedlegg
Journalpost metadata
Dele journalpost med andre
Ta akutt-tilgang til
dokumentet
Rdt flagg plogget
bruker har restanse
Skrive dokumenter
26 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Ferdigstille dokumenter
27 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Ferdigstille dokumenter
28 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Avskrive journalpost
29 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Automatisk journalfring Kan arkivere automatisk basert p hendelser i BiRK
Eksempel
Barnet skrives ut fra en institusjon
De ansatte gjr aktivitetene i oppgaven Skrive ut fra barnevernsinstitusjon
Nr oppgaven ferdigstilles, journalfres automatisk et dokument som inneholder viktig informasjon i BiRK (informasjon om barnets nettverk, helse, skole/dagtilbud osv.)
BiRK oppretter automatisk en journalpost med tilhrende metadata og hoveddokument
30 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Utfordringer Ytelse
I utgangspunktet skulle all tilgang til ePhorte skje gjennom webservice-laget, men vi mtte gjre ett unntak
Hvordan fange opp hendelser som skjer i arkivsystemet? Eksempler er at journalposter settes til utgtt eller flyttes til en annen sak
Kompetanse Var ikke flinke nok i starten til bruke tilgjengelig arkivfaglig kompetanse
Utviklerne som jobbet med dette hadde lite erfaring med arkivsystemer og Noark-standarden, og ingen erfaring med integrasjon mot ePhorte
Brukeradministrasjon Brukere m administreres i AD og direkte i ePhorte. Mye manuelt arbeid, og stor mulighet for feil/avvik
Dokumentasjon Utviklerne mente dokumentasjonen av tjenestelaget til ePhorte var mangelfullt brukte mye tid p finne
ut av ting
31 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Gevinster Brukergrensesnitt samme grensesnitt som resten av fagsystemet
De ansatte slipper jobbe i 2 systemer bde fagsystem og ePhorte
Tett integrert med fagsystem Flette-funksjonalitet fr inn informasjon fra fagsystemet
En integrert del av arbeidsflyter eksempel
dokumentasjon av tvangsbruk
inngende brev starter arbeidsflyten for lese dokument
Dokumenter er lett tilgjengelig, og kan enkelt knyttes opp mot andre egenskaper enn metadataene som ligger i ePhorte
Automatisk vedlikehold av tilgangsgrupper
Mulighet for automatisk arkivering av informasjon fra fagsystemet
Mulighet til ta akutt-tilgang
32 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Sprsml
33 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
34 Sak og Portaldagene 2016 - Trondheim
Takk for meg!
Recommended