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Gestão de Projetos - Executiva Execução e Monitoramento & Controle - Parte 1/2. Autores: Adriano Graziosi & Márcio Moreira Revisor: Rodrigo Garcia marcio.moreira@pitagoras.com.br http://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/. Processos de execução. Execução - Recursos. - PowerPoint PPT Presentation
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Gestão de Projetos - ExecutivaExecução e
Monitoramento & Controle - Parte 1/2
Autores: Adriano Graziosi & Márcio MoreiraRevisor: Rodrigo Garcia
marcio.moreira@pitagoras.com.brhttp://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 2 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Processos de execução
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 3 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Execução - Recursos
Grupo de Processo ProcessoPlanejamento Planejar a Gestão de RecursosExecução Mobilizar a Equipe do ProjetoExecução Desenvolver a Equipe do ProjetoExecução Gerenciar a Equipe do Projeto
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 4 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Mobilizar a equipe do projeto
Planejamento Execução
Mobilizar a equipe do projeto
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 5 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Mobilizar a equipe do projeto
Missão: Confirmar a disponibilidade e obter os recursos necessários para conclusão das
designações do projeto Considerações:
O GP deve negociar e influenciar a obtenção dos recursos necessários Se a mobilização não ocorrer impactos e até mesmo cancelamento Se não conseguirmos os principais podemos trabalhar alternativas
Técnicas: Pré-designação deve ser respeitada ou negociada Equipes virtuais (trabalhando em outro local) são cada vez mais comuns
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de gestão dos recursos humanosFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais
Pré-designaçãoNegociaçãoContrataçãoEquipes virtuaisAnálises de decisões multicritérios
Designações da equipe do projetoCalendários de recursosPGP atualizado
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 6 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Mobilizar a equipe – técnicas e saídas
Técnicas:Análises de decisões multicritérios:
Considere: disponibilidade, custo, experiência, habilidade, conhecimento, perfil, atitude e fatores internos
Saídas:Designações de pessoal:
O pessoal designado deve ser registrado nos documentos do projeto incluindo planos, organograma, cronograma, etc.
Calendários de recursos:Os calendários dos recursos designados devem ser oficializados
PGP atualizado:Normalmente é atualizado o Plano de Gestão de Recursos HumanosOs gaps de competência para os papéis e responsabilidades devem ser
levantados
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 7 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Desenvolver a equipe do projeto
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 8 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Desenvolver a equipe do projeto
Missão:Melhorar as competências e interações da equipe para aprimorar o
desempenho do projetoOs GPs devem adquirir habilidades de identificar, construir, manter,
motivar, liderar e inspirar equipes Plano de Gestão dos Recursos Humanos:
Os gaps de competência levantados são o principal insumo deste processo
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de gestão dos recursos humanosDesignações da equipe do projetoCalendários de recursos
Habilidades interpessoaisTreinamentoAtividades de construção da equipesRegras básicasAgrupamento (sala de guerra)Reconhecimentos e recompensasFerramentas de avaliação da equipe
Avaliação de desempenho da equipeFatores ambientais atualizado
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 9 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Desenvolver a equipe - técnicas
Habilidades interpessoais (não técnicas ou soft skills):Visa reduzir os problemas e aumentar a cooperaçãoMeios: compreensão de sentimentos, previsão de ações, reconhecimento
de preocupações e acompanhamentoHabilidades importantes dos GPs:
Lideranças, influência, decisão, empatia, criatividade, etc.Teoria X e Y de Douglas McGregor:
Teoria X: As pessoas precisam de supervisão constante, pois são incapazes, não assumem
responsabilidades e evitam trabalhar sempre que possívelTeoria Y:
As pessoas são responsáveis e podem orientar seus próprios esforços
Regras básicas:Deixe claro o que é esperado das pessoas, isto explicita os valores e
direciona o trabalho
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 10 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Desenvolver a equipe - técnicas
Construção da equipes Propósito:
Formar equipes realmente coesas Etapas da equipe:
Formação (Forming): Individualismo e falta de abertura
Conflito (Desordem ou Storming): Divergências de pontos de vista
Acordo (Normalização ou Norming): Trabalho cooperativo e confiança
mútua Desempenho (Performing):
Interdependência e resolução de problemas
Dispersão (Adjourning): A equipe conclui o trabalho e é liberada
Estágios de Bruce Tuckman
Formação
Conflito
Acordo
Desempenho
Dispersão
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 11 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Pirâmide de Maslow e fatores de HerzbergHierarquia de necessidades humanas
Auto-realização
Estima (status)
Sociais
Segurança
Fisiológicas
Cresc
ime
nto
Sobrevivência
Motivação
Fatores Higiênicos
Resolução de problemas, etc.
Própria, dos outros, etc.
Amor, relacionamento, etc.
Física, saúde, emprego, etc.
Respiração, água, comida, etc.
Abraham Maslow Frederick Herzberg
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 12 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Desenvolver a equipe - técnicas e saídas
Técnicas:Reconhecimentos e recompensas:
Reconhecer e recompensar (premiar) comportamentos desejados satisfazendo valores e traços culturais do indivíduo
Teoria das expectativas: Se eu me esforçar terei um bom desempenho. Logo, serei reconhecido e então
recompensado
Saídas:Avaliação de desempenho da equipe:
Medir o desempenho (técnico, de cronograma e de custos) da equipeEvitar o Efeito Halo:
Se a pessoa é boa em programação, vai ser boa em análise e gestão? Não necessariamente
Fatores ambientais atualizadoAprendizados na administração de pessoal e avaliações
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 13 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Gerenciar a equipe do projeto
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 14 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Gerenciar a equipe do projeto
Missão: Acompanhar desempenho da equipe, dar feedbacks, resolver problemas ou
conflitos e gerenciar mudanças para melhorar o desempenho Observação e conversas:
O GP precisa estar iterado do trabalho e das atitudes da equipe Avaliação de desempenho do projeto:
Devem incluir feedback, metas individuais e planos de treinamento Habilidades interpessoais do GP:
Liderança, influência e tomada de decisão eficaz
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de gestão dos recursos humanosDesignação da equipe do projetoAvaliação de desempenho da equipeRegistro de questõesRelatórios de desempenhoAtivos de processos organizacionais
Observação e conversasAvaliação de desempenho do projetoGerenciamento de conflitosHabilidades interpessoais
Solicitações de mudançaPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado(registro de questões, descrição depapéis e atribuições da equipe)Fatores ambientais atualizadoAtivos de processos atualizado
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 15 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Gerenciamento de conflitos
Natural, força a busca de alternativas e requer abertura Causas: Cronogramas, prioridades, recursos e opiniões técnicas Focar: Na Questão (+) não na Personalidade, no Presente (+) não no Passado Fatores: Importância, intensidade, posição, prazo e motivação Papel GP: Deixar as partes resolverem ou mediar a resolução Técnicas:
Confronto/Solução dos problemas: Examinar alternativas para resolução do problema, requer atitude de troca e diálogo
Compromisso/Reconciliação/Negociação: Encontrar soluções que tragam alguma satisfação para os envolvidos (ganha-ganha)
Imposição/Força: Forçar um ponto de vista em detrimento dos outros (ganha-perde)
Retirada/evitar: Recuar (adiar) na entrada numa situação de conflito efetivo ou potencial
Panos quentes/Acomodação: Enfatizar as áreas de acordo e não as diferenças para manter a harmonia
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 16 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Poderes do gerente de projeto
Tipos Fonte Exemplo Avaliação
Especialista Alto conhecimento no temaEle já fez isto mais de 500 vezes, vamos pelo caminho sugerido por ele
Melhor
Recompensatório Concessão de recompensasDevido a seu desempenho, vou designá-lo para os testes do projeto
Melhor
ReferencialVocê é uma referência(carisma ou fama)
O GP mais respeitado da organização diz: Acho que devemos mudar o template deste documento
Bom
Formal legítimo)
Cargo ocupadoFaça, pois estou no comando
Ruim
Penalizatório(coersivo)
Capacidade de punirSe isto não estiver pronto, você não vai com a equipe para o Havaí
Pior
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 17 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Estilos de gestão e liderança
Tipos Descrição
DiretivoDiz o que as pessoas devem fazer
FacilitadorCoordena a participação de outras pessoas
Coaching Ajuda a alcançar objetivos
Apoiador Fornece apoio no caminho
AutocráticoTodos devem fazer o que foi dito (top-down)
ConsultivoColeta opiniões e serve a equipe (bottom-up)
Consultivo/Autocrático
Consulta a equipe, mas decide e a equipe segue
ConsensualDecide e resolve problemas em grupo
Delegatório
Define a meta e deixa as pessoas alcançá-las
Tipos Descrição
BurocráticoExige o cumprimento de regras
CarismáticoEnergiza e incentiva a equipe (gera dependência)
DemocráticoParticipativo
A equipe participa das decisões
Laissez-faire
Permite a ação, deixa em paz (não faz, mas gerencia, recomendado com equipes altamente qualificadas)
AnalíticoColeta fatos com a equipe e toma decisões técnicas
CondutorFornece instruções constantes e conduz à conquistas
InfluenteFoca no trabalho em equipe, desenvolve e toma decisões em equipe
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 18 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Gerenciar a equipe do projeto - saídas
Solicitações de mudança:Mudanças nas designações de pessoal, por decisão ou adequações
Plano de gestão do projeto atualizado:Atualização no plano de recursos humanos (gestão de pessoal)
Documentos do projeto atualizado:Registro de questões
Fatores ambientais atualizado:Avaliações de desempenho e aprendizados das habilidades pessoais
Ativos de processos atualizado:Documentação de lições aprendidas
O que fizemos de bom? Como podemos melhorar?O que fizemos errado? Como corrigir e evitar?
Modelos e atualizações nos processos padrões da empresa
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 19 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Perfis das pessoas
CertinhoLento
DesalinhadoProdutivo
Alta Performance
DesalinhadoLento
?
Valores
Resultados Fonte: CHI08
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 20 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Exemplos de questões
1) Qual das seguintes técnicas de resolução de conflitos gerará a solução MAIS duradoura? A. Força B. Panos quentes C. Negociação D. Solução de problemas
2) Um projeto tem várias equipes. A equipe C já perdeu vários prazos. Isso fez com que a equipe D precisasse comprimir o caminho crítico diversas vezes. Como líder da equipe D, você deve se reunir com: A. O gerente da equipe D B. Apenas o gerente de projetos C. O gerente de projetos e a administração D. O gerente de projetos e o líder da equipe C
Respostas: D e D
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 21 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Execução - Integração
Grupo de Processo ProcessoIniciação Desenvolver o Termo de Abertura do ProjetoPlanejamento Desenvolver o Plano de Gestão do ProjetoExecução Orientar e Gerenciar o Trabalho do ProjetoMonitoramento Monitorar e Controlar o Trabalho do ProjetoMonitoramento Realizar o Controle Integrado de MudançasEncerramento Encerrar o Projeto ou Fase
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 22 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Orientar e gerenciar o trabalho do projeto
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 23 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Orientar e gerenciar o trabalho do projeto
Missão: Orientar e gerir o trabalho para realizar as entregas e gerar dados de desempenho
Entregas: Produto, resultado ou capacidade verificável, concluída pela equipe do projeto
Dados de desempenho do trabalho: Dados reais de execução que serão comparados os previstos
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de gestão do projetoSolicitações de mudanças aprovadasFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais
Opinião especializadaSistemas de informação degestão de projetos (SIGP)Reuniões
EntregasDados de desempenho do trabalhoSolicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado(Documentos de requisitos, registode: questões, premissas, riscos epartes interessadas)
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 24 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Solicitação de Mudanças
Solicitações de Mudanças ou Requisições de Mudanças:CR = Change Request ou RFC = Request For ChangePassam pelo Comitê de Controle de Mudanças (CCM) para aprovação
Tipos de Mudanças:Tipo Solicitante Típico Descrição AlçadaAção Preventiva GP / Equipe Ação documentada para redução da probabilidade
ou consequências de riscosGP
Ação Corretiva GP / Equipe Ação documentada para que o trabalho futuro gere os resultados esperados dele
GP
Reparo de Defeito Cliente / Usuário Ação para substituição ou reparo de componente defeituoso
GP
Atualizações Cliente / Usuário Ajustes em: escopo, prazo, custo, qualidade ou outros documentos do projeto
CCM
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 25 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Exemplos de questões
1) O projeto A tem uma TIR (Taxa Interna de Retorno) de 21%. O projeto B tem uma TIR de 7%. O projeto C tem uma TIR de 31%. O projeto D tem uma TIR de 19%. Qual seria o MELHOR projeto? A. Projeto A B. Projeto B C. Projeto C D. Projeto D
2) Qual dos itens abaixo NÃO é uma saída do processo responsável pela geração das entregas do projeto? A. Entregas concluídas pela equipe B. Dados de desempenho do trabalho C. Solicitações de mudanças (preventivas, corretivas ou atualizações) D. Linha de base do escopo do projeto
Respostas: C e D
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 26 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Execução - Partes Interessadas
Grupo de Processo Processo
Iniciação Identificar as Partes Interessadas
Planejamento Planejar a Gestão de Partes Interessadas
Execução Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas
Monitoramento Controlar o Engajamento das Partes Interessadas
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 27 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Gerenciar o engajamento das partes interessadas
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 28 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Gerenciar o engajamento das partes interessadas
Missão: Comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender suas necessidades e
expectativas, resolvendo questões à medida que elas surgem e manter o engajamento delas: Gerenciar as expectativas das partes interessadas durante negociações e comunicações Abordar as preocupações antes que elas virem questões e antecipar futuros problemas Esclarecer e solucionar as questões identificadas
Habilidades interpessoais: Gerar confiança, resolver conflitos, escutar ativamente e superar resistências às mudanças
Habilidades de gestão: Facilitar o consenso, influenciar, negociar acordos e promover mudanças para aceitação
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de gestão das partes interessadasPlano de gestão das comunicaçõesRegistro de mudançasAtivos de processos organizacionais
Métodos de comunicaçãoHabilidades interpessoaisHabilidades de gerenciamento
Registro de questõesSolicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado(registro de partes interessadas)Ativos de processos atualizado
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 29 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Gerenciar o engajamento das partes interessadas
Saídas:Registro de questões:
Documentar, classificar (urgência e impacto) e acompanhar a resolução das questões e preocupações das partes interessadas
Solicitações de mudanças:Podem incluir todos os tipos (ações preventivas, corretivas, reparos de defeito
e atualizações)Plano de gestão do projeto:
Plano de gestão das partes interessadas, ex.: mudanças de necessidades de comunicação, mudanças de estratégias, etc.
Documentos do projeto atualizado:Registro de partes interessadas
Ativos de processos atualizado:Causas das questões, razões das ações corretivas e lições aprendidas
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 30 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Exemplos de questões
1) Um grande projeto de construção tem passado por inúmeras mudanças de cronograma devido a problemas meteorológicos não previstos. Quem é MELHOR notificar sobre essas mudanças? A. Partes interessadas. B. Patrocinador. C. Equipe do projeto. D. Gerentes funcionais.
2) Um gerente de projetos de um projeto de implementação de um site numa multinacional está numa festa e conversa com seus amigos, que serão usuários avançados do novo site quando o projeto estiver completo e o site for lançado. Eles descrevem alguns aspectos irritantes do site atual. O gerente de projetos leva esse feedback ao patrocinador e incentiva mudanças no design e no escopo. Qual opção a seguir descreve MELHOR o que gerente de projetos fez? A. Validar o escopo. B. Controle integrado de mudanças. C. Planejamento do escopo. D. Análise das partes interessadas. Resposta: A e D
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 31 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Execução - Qualidade
Grupo de Processo ProcessoPlanejamento Planejar a Gestão de QualidadeExecução Realizar a Garantia de QualidadeMonitoramento Controlar a Qualidade
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 32 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Realizar a garantia da qualidade
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 33 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Realizar a garantia da qualidade
Missão:Auditar os requisitos de qualidade e medições de qualidade para garantir
que sejam aplicados os padrões de qualidade durante a execução Documentos do projeto:
Qualquer documento relevante para garantia de qualidade Medições de controle de qualidade:
Resultados das medições de qualidade realizadas
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de gestão da qualidadePlano de melhoria de processosMétricas de qualidadeMedições de controle de qualidadeDocumentos do projeto
Ferramentas de gestão econtrole de qualidadeAuditorias da qualidadeAnálise do processo
Solicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado(relatórios de auditoria, planos detreinamento e documentação de processo)Ativos de processos atualizados
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 34 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Realizar a garantia da qualidade - técnicas
Ferramentas de gestão e controle de qualidade: Diagrama de afinidades, árvores de
decisões (PDPC), dígrafos inter-relacionados, diagramas de árvore, matriz de priorização, diagramas de redes de atividades e diagramas matriciais
Auditorias de qualidade: Auditor independente verifica a
conformidade com os planos Análise do processo:
Executar atividades previstas no Plano de Melhoria de Processo para identificação e execução das melhorias necessárias e possíveis
Ferramentas de Qualidade
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 35 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Realizar a garantia da qualidade - saídas
Solicitações de mudanças:Podem incluir Ações Preventivas, Ações Corretivas e Reparos de Defeitos
Plano de gestão do projeto atualizado:Plano de gestão da qualidadePlano de gestão do escopoPlano de gestão do cronogramaPlano de gestão de custos
Documentos do projeto atualizado: Incluem entre outros: Relatórios de Auditoria, Planos de Treinamento e
Documentos de Processos Ativos de processos atualizados:
Normalmente os padrões de qualidade são atualizados
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 36 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Exemplos de questões
1) A qualidade é obtida quando:A. Os requisitos são cumpridos.B. As expectativas do cliente são superadas.C. O cliente indica sua aceitação do produto ou serviço.D. O Cliente para de pedir recursos adicionais.
2) Analisar o processo de execução dos casos de testes que está causando lentidão nos Testes de Aceite é uma técnica de qual processo?A. Planejar a gestão de qualidade.B. Realizar a garantia de qualidade.C. Controlar a qualidade.D. Orientar e gerenciar o trabalho do projeto.
Resposta: A e B
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 37 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Execução - Comunicações
Grupo de Processo ProcessoPlanejamento Planejar a Gestão de ComunicaçõesExecução Gerenciar as ComunicaçõesMonitoramento Controlar as Comunicações
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 38 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Gerenciar as comunicações
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 39 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Gerenciar as comunicações
Missão: Criar, coletar, armazenar e distribuir as informações do projeto de acordo com o plano de
gestão das comunicações Deve considerar: modelo emissor – receptor, escolha da mídia, estilo de escrita, técnicas de
gestão de reuniões, técnicas de apresentação, técnicas de facilitação e técnicas de escuta Sistemas de gestão de informação:
Digitalização de documentos, comunicações eletrônicas e ferramentas eletrônicas do projeto Reportando o desempenho:
Avaliação do passado, análise do futuro, situação de riscos e problemas, trabalho concluído no período, trabalho a concluir no próximo período, sumário das mudanças aprovadas, etc.
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de gestão das comunicaçõesRelatórios de desempenho do trabalhoFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais
Tecnologias de comunicaçãoModelos de comunicaçãoMétodos de comunicaçãoSistemas de gestão de informaçãoReportando o desempenho
Comunicações do projetoPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado(registro de questões, cronograma doprojeto e requisitos financeiros do projeto)Ativos de processos atualizado
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 40 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Gerenciar as comunicações - saídas
Comunicações do projeto:Além de feitas, devem ser arquivadas
Documentos do projeto atualizado:Registro de questões, cronograma do projeto e requisitos financeiros do
projeto Ativos de processos atualizado:
Notificações feitas às partes interessadasRelatórios do projetoApresentações do projetoRegistros do projetoFeedbacks recebidos das partes interessadasDocumentação de lições aprendidas
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 41 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Exemplos de questões
1) As comunicações referentes a um contrato devem tender para:A. Comunicação escrita formal.B. Comunicação verbal formal.C. Comunicação escrita informal.D. Comunicação verbal informal.
2) A finalidade da reunião de acompanhamento de projeto é:A. Trocar informações sobre o projeto.B. Fazer com que os membros da equipe relatem o que estão fazendo.C. Emitir autorizações de trabalho.D. Confirmar a precisão dos custos informados pela equipe.
Resposta: A e A
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 42 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Execução - Aquisições
Grupo de Processo ProcessoPlanejamento Planejar a Gestão de AquisiçõesExecução Realizar as AquisiçõesMonitoramento Controlar as AquisiçõesEncerramento Encerrar as Aquisições
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 43 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Realizar as aquisições
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 44 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Realizar as aquisições
Missão: Obter respostas de fornecedores, selecionar um fornecedor e realizar a
contratação (incluindo os contratos) Documentos do projeto:
Entradas: Registro de riscos e Decisões contratuais sobre riscos Saídas: Requisitos, Matriz de Rastreabilidade, Registro de Riscos e
Rastreabilidade
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de gestão das aquisiçõesDocumentos de aquisiçãoCritérios para seleção de fontesPropostas de fornecedoresDocumentos do projetoDecisões de fazer ou comprarDeclarações de trabalho de aquisiçõesAtivos de processos organizacionais
Reuniões com licitantesTécnicas de avaliação de propostasEstimativas independentesOpinião especializadaPublicidadeTécnicas analíticasNegociação de aquisições
Fornecedores selecionadosAcordosCalendários de recursosSolicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizados(documentos de requisitos, matriz derastreabilidade, registro de riscos eregistro de partes interessadas)
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 45 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Realizar as aquisições - técnicas
Reuniões com licitantes:Esclarecimentos de dúvidas com todos os concorrentes igualmente
Técnicas de avaliação de propostas:Revisão das propostas, aplicando os critérios de avaliação para determinar
o fornecedor selecionado Estimativas independentes:
O comprador pode (deve) fazer, ou contratar, uma estimativa independente de custo do que está sendo adquirido
Publicidade:Pode ser utilizada para ampliar a lista de fornecedores e/ou cumprir com
obrigações legais Negociações de aquisições:
Negociar os itens, em projetos complexos podem ser processos separados
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 46 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Realizar as aquisições - saídas
Fornecedores selecionados:Fornecedores escolhidos e contratados
Acordos:Termos e condições de fornecimento dos itens adquiridosDependendo da complexidade, pode ser necessário um contrato com:
Declaração de trabalho dos entregáveis, cronograma combinado, formato e período do relatório de status, papeis e reponsabilidades, preços, condições de pagamento, local de entrega, critérios de inspeção, garantias, etc.
Calendários dos recursos:Contendo: quantidade, disponibilidade e datas combinadas
Solicitações de mudança:Caso sejam necessárias, mudanças devem ser solicitadas ao CCM
Plano de gestão do projeto:Linhas bases de: escopo, custo e prazo, plano de comunicação e aquisições
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 47 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Exemplos de questões
1) Uma negociação importante com um subcontratado em potencial está agendada para o dia seguinte, quando você descobre que há uma boa chance de que o projeto seja cancelado. O que você deve fazer? A. Não gastar muito tempo na preparação para as negociações. B. Cancelar as negociações. C. Só negociar os itens principais. D. Adiar as negociações.
2) Enquanto conclui o trabalho do seu projeto, o subcontratado do fornecedor sofre um grande incêndio. O fogo destrói o sistema de aquecimento que ele estava construindo para seu projeto. Qual é a MELHOR coisa a fazer? A. Interromper o pagamento das faturas referentes ao sistema de aquecimento até que o
trabalho recomece. B. Verificar se o subcontratado tinha seguro. C. Esteja preparado para adiar a data de entrega do produto. D. Dizer ao fornecedor para interromper o trabalho da parte do projeto que envolve o sistema
de aquecimento até que o subcontratado possa recuperar do incêndio.
Resposta: D e C
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 48 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Monitoramento & Controle
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 49 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Processos de monitoramento e controle
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 50 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Dados, informações e relatórios de desempenho
Orientar e Gerenciar o Trabalho do
Projeto
Validar o Escopo
Controlar o Escopo
Controlar o Cronograma
Controlar os Custos
Controlar a Qualidade
Controlar as Comunicações
Controlar as Aquisições
Controlar os Riscos
Controlar o Engajamento
das Partes Interessadas
Monitorar e Controlar o Trabalho do
Projeto
Dados de Desempenho do Trabalho
Informações de Desempenho do Trabalho
Desenvolver o Plano de
Gestão do Projeto
Realizar o Controle
Integrado de Mudanças
Gerenciar a Equipe do
Projeto
Gerenciar as Comunicações
Relatórios de Desempenho do Trabalho
Planos dos Projetos Atualizados
Documentos do Projeto Atualizados
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 51 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Monitoramento & ControleIntegração
Grupo de Processo ProcessoIniciação Desenvolver o Termo de Abertura do ProjetoPlanejamento Desenvolver o Plano de Gestão do ProjetoExecução Orientar e Gerenciar o Trabalho do ProjetoMonitoramento Monitorar e Controlar o Trabalho do ProjetoMonitoramento Realizar o Controle Integrado de MudançasEncerramento Encerrar o Projeto ou Fase
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 52 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Monitorar e controlar o trabalho do projeto
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 53 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Monitorar e controlar o trabalho do projeto
Missão: Acompanhar, revisar e reportar o progresso do projeto para atender os objetivos do projeto
Monitoramento Sensibilidade e Controle Ações: Principal comparação: Previsto x Realizado Indicação e acompanhamento de ações corretivas e preventivas Identificação, análise e acompanhamento de novos riscos Manutenção de informações para: análise de desempenho e previsões Fornecimento de previsões para a atualização de custos e tempo Monitoramento da execução das mudanças aprovadas
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de gestão do projetoPrevisões de cronogramaPrevisões de custosSolicitações de mudanças aprovadasInformações de desempenho do trabalhoFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais
Opinião especializadaTécnicas analíticasSistemas de informação de gestão de projetoReuniões
Solicitações de mudançasRelatórios de desempenho do trabalhoPlanos de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado(previsões de cronograma e de custos,relatórios de desempenho do trabalhoe registro de questões)
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Técnicas analíticas
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Previsto Realizado Linear (Realizado)Logarithmic (Realizado) Power (Realizado)
Análise de Variação
Análise de Tendências(Projeção do Realizado)
Prev
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Monitorar e controlar o trabalho do projeto - saídas Solicitações de mudanças:
Ações preventivas, ações corretivas e reparos de defeito Relatórios de desempenho do trabalho:
Memorandos, justificativas, recomendações, etc. Relatório de Status ou Relatório de Desempenho (deve ser combinado):
Entregas ou pacotes de trabalho: concluídas no período, em andamento e a serem concluídos no próximo período
Situação atual do projeto (% completo x % previsto) x situação anterior (análise de desempenho anterior)
Resultados da análise da variação, análise de tendências e previsões Término previsto do projeto (incluindo tempo e custos) Resumo das mudanças aprovadas no período Situação atual dos problemas (questões) e riscos Outras informações relevantes a serem revistas e analisadas
Planos de gestão do projeto atualizado: Podem ser atualizados:
Planos de gestão de: escopo, requisitos, cronograma, custos e qualidade Linhas de base de: escopo, cronograma e custos
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Realizar o controle integrado de mudanças
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Realizar o controle integrado de mudanças (CIM)
Missão: Avaliar o impacto, revisar, aprovar e gerir as Solicitações de Mudança (CRs) no PGP, em
entregas, documentos e ativos Atividades do Comitê de Controle de Mudanças (CCM):
Revisar, analisar e aprovar ou rejeitar rapidamente as mudanças (ações corretivas e preventivas, reparos de defeitos e atualizações)
Atividades de responsabilidade do Gerente do Projeto: Influenciar as partes interessadas a fazer somente as mudanças necessárias Documentar todos os impactos das mudanças no projeto e levar para o CCM Cuidar para que somente CRs aprovadas mudem as Linhas de Base Gerenciar e coordenar as mudanças aprovadas através do projeto
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de gestão do projetoRelatórios de desempenho do trabalhoSolicitações de mudançaFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais
Opinião especializadaReuniõesFerramentas de controle de mudanças
Solicitações de mudança aprovadasRegistro de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizados
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Processo padrão de uma Solicitação de Mudança
Atividades de configuração no processo de CIM: Identificar os itens
de configuração afetados
Contabilizar o andamento das mudanças nos itens de configuração
Auditar e verificar os itens de configuração afetados
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Exemplos de questões
1) Uma ação corretiva aprovada é uma entrada para:A. Validar o escopoB. Orientar e gerenciar o trabalho do projetoC. Desenvolver o termo de abertura do projetoD. Desenvolver o cronograma
2) Você está assumindo um projeto durante o grupo de processos de planejamento e descobre que seis pessoas assinaram o termo de abertura do projeto. Qual, dentre as opções a seguir, deve ser a sua MAIOR preocupação?A. Quem participará do comitê de controle de mudançasB. Dedicar mais tempo ao gerenciamento de configuraçãoC. Conseguir um único patrocinador para o projetoD. Determinar a estrutura de relatórios Respostas: B e B
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Monitoramento & ControlePartes Interessadas
Grupo de Processo Processo
Iniciação Identificar as Partes Interessadas
Planejamento Planejar a Gestão de Partes Interessadas
Execução Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas
Monitoramento Controlar o Engajamento das Partes Interessadas
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Controlar o engajamento das partes interessadas
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 62 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Controlar o engajamento das partes interessadas
Missão:Monitorar o relacionamento com as partes interessadas do projeto e
ajustar as estratégias/planos para manter as partes interessadas engajadas Documentos do projeto:
Entradas: cronograma, comunicações e registros de: partes interessadas, questões e mudanças
Saídas: registros de partes interessadas e de questões
Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas
Plano de gestão do projetoRegistro de questõesDados de desempenho do trabalhoDocumentos do projeto
Sistemas de gestão de informaçõesOpinião especializadaReuniões
Informações de desempenho do trabalhoSolicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizados (registrode partes interessadas e registro de questões)Ativos de processos organizacionais atualizado
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Controlar o engajamento das partes interessadas - saídas Informações de desempenho do trabalho:
Reúne os dados, informações e relatórios de desempenho de vários processos de controle, analisados e integrados gerando informações que serão utilizadas para as tomadas de decisões e comunicações
Solicitações de mudanças:Tipicamente são geradas ações preventivas e ações corretivas
Plano de gestão do projeto atualizado:Podem afetar todos os planos de gestão componentes do Plano de Gestão
do Projeto Ativos de processos organizacionais atualizado:
Tipicamente: notificações de partes interessadas, relatórios, apresentações, registros, feedback das partes interessadas e documentos de lições aprendidas
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Exemplos de questões
1) Se um gerente de projetos desejar relatar os resultados reais do projeto em comparação com os resultados planejados, ele deve usar um: A. Relatório de análise de tendências. B. Relatório de análise de previsões. C. Relatório de análise de situação. D. Relatório de análise de variações.
2) Na gestão de comunicações do projeto, o que o gerente de projetos deve ter em mente? A. As habilidades de comunicação são mais importantes durante a execução. B. O receptor é responsável por assegurar comunicações claras. C. Somente os membros da equipe precisam se preocupar em se comunicarem uns
com os outros. D. Cada parte interessada pode ter necessidades de comunicações diferentes.
Resposta: D e D
Adriano Graziosi, Márcio Moreira & Rodrigo Garcia Aula 4 de 5 - slide 65 de 66Gestão de Projetos Executiva - GPE
Referências
Sigla Referência
CER03 CERTO, Samuel. Administração Moderna. 9ª. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2003.
CHI08 CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas, 3ª. Ed., Elsevier – Campus, 2008.
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Obrigado!
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