Gestion des emplois du temps Présentation générale du logiciel Visual Timetabling Inès BARANGER...

Gestion des emplois du tempsGestion des emplois du temps

Présentation générale du logiciel

Visual Timetabling

Présentation générale du logiciel

Visual Timetabling

Inès BARANGERLaurent GUITOUInès BARANGERLaurent GUITOUDpt GMPDpt GMP

PlanPlan

HistoriquePrésentation

Création des emplois du temps:Gestion des emplois du temps au quotidien

Logiciel d’administrationBilan d’un semestre en GMPLe logiciel VT pour tout l’IUT?

HistoriquePrésentation

Création des emplois du temps:Gestion des emplois du temps au quotidien

Logiciel d’administrationBilan d’un semestre en GMPLe logiciel VT pour tout l’IUT?

HistoriqueHistorique

Notre cahier des charges

Les solutions

Mise en place en GMP

Notre cahier des charges

Les solutions

Mise en place en GMP

► Gestion d’une hiérarchisation des groupes complexe

► Visualisation des emplois du temps sur au moins 6

semaines

► Gestion des ressources (profs, salles) Gestion des

conflits

► Partage des ressources avec plusieurs

responsables de filière

► Création possible des emplois du temps à distance

► Nombre illimité d’utilisateurs

► Gestion d’une hiérarchisation des groupes complexe

► Visualisation des emplois du temps sur au moins 6

semaines

► Gestion des ressources (profs, salles) Gestion des

conflits

► Partage des ressources avec plusieurs

responsables de filière

► Création possible des emplois du temps à distance

► Nombre illimité d’utilisateurs

ExempleExemple

ExempleExemple

HistoriqueHistoriqueCahier ChargesCahier Charges Solutions Dpt GMP

HyperPlanning Celcat VT

Gestion des groupes

Gestion des conflits

Visualisation sur 1 semestre

Utilisation sur plusieurs postes

Consultation en ligne

Nombre illimité d'utilisateurs

Création de bilans

Dépend du nbreDe licences

Dépend du nbreDe licences

Dvlt à réaliser par nos soins

HistoriqueHistoriqueSolutionsSolutionsCahier Charges Dpt GMP

ExempleExemple

Illimité

► Année précédente 2006-2007:

► Chaque filière a une grille Excel différente

► Gestion manuelle des conflits Des problèmes!!

► Pas d’uniformité dans la désignation des ressources

► 8 feuilles Excel pour 6 filières

► Année 2007-2008:

► Année précédente 2006-2007:

► Chaque filière a une grille Excel différente

► Gestion manuelle des conflits Des problèmes!!

► Pas d’uniformité dans la désignation des ressources

► 8 feuilles Excel pour 6 filières

► Année 2007-2008:

Dpt GMPDpt GMPCahier Charges Solutions

HistoriqueHistorique

FévrierFévrier MarsMars AvrilAvril MaiMai JuinJuin ...... SeptembreSeptembre

Tout les edt opérationnels

2 edt opérationnels (FA,LPISCM)Formation des responsables

Mise en place Bdd

Présentation auxresponsables

Découverte et test

PrésentationPrésentation

Utilisation

Avantages

Techniques

Utilisation

Avantages

Techniques

► Logiciel d’emploi du temps adapté à tout type d’établissement(emploi du temps hebdomadaire ou non)

► Logiciel gratuit développé par Sylvain Piechowiak, Professeur et Chercheur à l’Université de Valenciennes

► 9 départements à L’IUT de Valenciennes sont gérés avec VT

► Visualisation possible dans chaque cellule:

► Enseignement

► Prof

► Groupe

► Salle

► Emploi du temps étudiants

► Annuel

► Hebdomadaire

► Emploi du temps enseignants

► Logiciel d’emploi du temps adapté à tout type d’établissement(emploi du temps hebdomadaire ou non)

► Logiciel gratuit développé par Sylvain Piechowiak, Professeur et Chercheur à l’Université de Valenciennes

► 9 départements à L’IUT de Valenciennes sont gérés avec VT

► Visualisation possible dans chaque cellule:

► Enseignement

► Prof

► Groupe

► Salle

► Emploi du temps étudiants

► Annuel

► Hebdomadaire

► Emploi du temps enseignants

edt gmp1

Edt personnel enseignant

GMP1 hebdo

PrésentationPrésentationUtilisationUtilisation Avantages Techniques

► Gratuit et encore développé : MAJ régulières

► Une seule BDD pour l’ensemble des ressources

► Gestion pointue des conflits : profs, salles, étudiants,

capacités des salles

► Possibilité de réserver des ressources.

► Emplois du temps des ressources.

► Création des états prévisionnels et définitifs

► Gratuit et encore développé : MAJ régulières

► Une seule BDD pour l’ensemble des ressources

► Gestion pointue des conflits : profs, salles, étudiants,

capacités des salles

► Possibilité de réserver des ressources.

► Emplois du temps des ressources.

► Création des états prévisionnels et définitifs

AvantagesAvantagesUtilisation Techniques

PrésentationPrésentation

► Accessible depuis n'importe quel PC Windows

relié à internet

► Le logiciel est composé de 2 exécutables :

► VT Réseau : exécutable permettant la mise en place et

la consultation des emplois du temps.

► VT Admin : exécutable permettant de gérer les droits

d’accès (modification, mot de passe, données visibles…)

des différents utilisateurs du logiciel.

► Les données sont toutes stockées dans

une base de données Mysql sur internet

► Accessible depuis n'importe quel PC Windows

relié à internet

► Le logiciel est composé de 2 exécutables :

► VT Réseau : exécutable permettant la mise en place et

la consultation des emplois du temps.

► VT Admin : exécutable permettant de gérer les droits

d’accès (modification, mot de passe, données visibles…)

des différents utilisateurs du logiciel.

► Les données sont toutes stockées dans

une base de données Mysql sur internet

TechniquesTechniquesUtilisation Avantages

PrésentationPrésentation

Création des emploi du temps:Création des emploi du temps:

Ressources

Enseignements

Séances

Ressources

Enseignements

Séances

Chaque année

Une seule fois

La construction des emplois du temps se fait en 3 temps :La construction des emplois du temps se fait en 3 temps :

3- Placement des séances en fonction des disponibilités des ressources

1- Création des ressources

2- Création des enseignements

Création des emplois du tempsCréation des emplois du temps

► Etudiants

► Groupes

► Profs

► Salles

► Matériels

► Etudiants

► Groupes

► Profs

► Salles

► Matériels

Définis une seule fois pour tout le département(tout l’IUT ?)

Définis une seule fois pour tout le département(tout l’IUT ?)

RessourcesRessources Enseignements Séances

Création des emploi du tempsCréation des emploi du temps

Création des emploi du temps:Création des emploi du temps:

Etudiants

Profs

Salles

Etudiants

Profs

Salles

RessourcesRessources

1 hiérarchie

1 groupe

1 calendrier

RessourcesRessources Enseignements Séances

Création des emploi du temps: EtudiantsCréation des emploi du temps: Etudiants

ExempleExemple

Création des emploi du temps:Création des emploi du temps:

Etudiants

Profs

Salles

Etudiants

Profs

Salles

RessourcesRessources

Définition des profsDéfinition des profs

Réservations possibleRéservations possibleReservation

Création des emploi du temps: ProfsCréation des emploi du temps: ProfsRessourcesRessources Enseignements Séances

Création des emploi du temps:Création des emploi du temps:

Etudiants

Profs

Salles

Etudiants

Profs

Salles

RessourcesRessources

► Création de salles et de zones…► Création de salles et de zones…

► Possibilités de créer des ressources matérielles (machines, vidéo,…)

► Possibilités de créer des ressources matérielles (machines, vidéo,…)

1. Définition de l’alias

2. Création du type

3. Création d’une zone

1. Définition de l’alias

2. Création du type

3. Création d’une zone

Création des emplois du temps: SallesCréation des emplois du temps: SallesRessourcesRessources Enseignements Séances

Création de l’ensemble des enseignements d’une matière:

• Cours• TD• TP

Pour chaque type d’enseignement déclaration:• Du nombre total d’heures • De la durée de chaque séance•Des ressources de la séance (prof, salle, groupe, matériel)

EnseignementsEnseignementsRessources Séances

Création des emplois du tempsCréation des emplois du temps

► Mise en place des séances depuis n’importe quelle ressource:

► Profs

► Salles

► Groupes

► Gestion des conflits

► Au fur et à mesure

► Après création des emplois du temps

► Mise en place des séances depuis n’importe quelle ressource:

► Profs

► Salles

► Groupes

► Gestion des conflits

► Au fur et à mesure

► Après création des emplois du temps

Placement des séancesPlacement des séances

Gestion des emplois du tempsau quotidien

Gestion des emplois du tempsau quotidien

ModificationModification

VisualisationVisualisation

DiffusionDiffusion

Création des BilansCréation des Bilans

1- Modification de l’emploi du temps

Déplacement d’une séanceChangement d’une ressource sur une séanceSuppression une séanceAjout de séancesAjout de ressources…

ModificationModification Visualisation Diffusion Bilans

Gestion des emplois du temps au quotidienGestion des emplois du temps au quotidien

2- Visualisation des disponibilités (salles, profs…)

Par salle(s)Par prof(s)Par groupe(s)Plusieurs ressources en même temps

(prof+salle)(groupe+salle)(prof+groupe+salle)

…

VisualisationVisualisationModification Diffusion Bilans

Gestion des emplois du temps au quotidienGestion des emplois du temps au quotidien

►Export pdf des edt étudiants

►Export pdf des edt profs, salles, ressources…

►Export au format v calendar (Outlook, pda…)

►Accès par vt réseau avec un compte de simple

consultation

►Accès par le site web

►Export pdf des edt étudiants

►Export pdf des edt profs, salles, ressources…

►Export au format v calendar (Outlook, pda…)

►Accès par vt réseau avec un compte de simple

consultation

►Accès par le site web

Différents moyens de diffusionDiffusionDiffusionVisualisationModification Bilans

Gestion des emplois du temps au quotidienGestion des emplois du temps au quotidien

Notre fonctionnement en GMP

MAIL:

EDT filière en pdf EtudiantsEDT filière + EDT perso en pdf Profs

VT Réseau:

Accès par vt réseau avec un compte de simple

Consultation pour:

Secrétaires

Profs

Accès par le site web effectif

Gestion des emplois du temps au quotidienGestion des emplois du temps au quotidien

DiffusionDiffusionVisualisationModification Bilans

Bilans des séances effectuéesBilan du prévisionnelRéservation des profs

Gestion des emplois du temps au quotidienGestion des emplois du temps au quotidien

BilansBilansVisualisationModification Diffusion

Version CSV

Resultat après traitement sous excel

Prévisionnel

Version CSV

Resultat après traitement sous excel

Bilan des heureseffectuées

Présentation du logiciel d’administration

Présentation du logiciel d’administration

Logiciel d’administration : ObjectifsLogiciel d’administration : Objectifs

► Gérer les droits des utilisateurs

► Administrateurs : tous les droits (ajouter, modifier, détruire)

► Gestionnaires des emplois du temps (autant d’utilisateurs que

de gestionnaires) :

► Ajouter, modifier, détruire : les enseignements de sa filière

► Ajouter, modifier : les ressources qu’il partage (enseignants,

matières, salles)

► Consultants (profs, personnel administratif...)

► Gérer les droits des utilisateurs

► Administrateurs : tous les droits (ajouter, modifier, détruire)

► Gestionnaires des emplois du temps (autant d’utilisateurs que

de gestionnaires) :

► Ajouter, modifier, détruire : les enseignements de sa filière

► Ajouter, modifier : les ressources qu’il partage (enseignants,

matières, salles)

► Consultants (profs, personnel administratif...)

Logiciel d’administration :Gestion des utilisateursLogiciel d’administration :Gestion des utilisateurs

UTILISATEURS

DEFINITION DE

L’UTILISATEUR

DROITS DONNES

A L’UTILISATEUR

Logiciel d’administration : ObjectifsLogiciel d’administration : Objectifs

► Possibilité de gérer des groupes de partage pour

limiter le nombre de ressources vues

► Partage des ressources entre différentes filières

► Partage des ressources entre différents départements (Ex:

Salle QLIO S209)

► Partage des groupes d’étudiants pour travailler à plusieurs

sur un même emploi du temps…

► Possibilité de gérer des groupes de partage pour

limiter le nombre de ressources vues

► Partage des ressources entre différentes filières

► Partage des ressources entre différents départements (Ex:

Salle QLIO S209)

► Partage des groupes d’étudiants pour travailler à plusieurs

sur un même emploi du temps…

Logiciel d’administration :Gestion des groupesLogiciel d’administration :Gestion des groupes

Droits sur les données

partagées

Groupes de

partage

Donnéesà

partager

Bilan d’un semestre en GMP

Bilan d’un semestre en GMP

Bilan d’un Semestre en GMPBilan d’un Semestre en GMP

► Pour gagner du temps:

► Création de macros pour automatiser l’impression des edt persos des

profs (fichiers PDF)

► Création de macros pour automatiser l'édition des edt

► Access pour l’envoi des edt persos et complets (filière)

► Création d’un tableau croisé dynamique pour le bilan des heures à

intégrer à Odyssée

► Actuellement:

► L’ensemble des filières du Dpt GMP utilisent VT.

► Pas de conflits de salles ou de profs.

► Les utilisateurs de VT en GMP en sont satisfait

ExempleExemple

ExempleExemple

Le logiciel VT pour tout l’IUT?Le logiciel VT pour tout l’IUT?

MéthodesMéthodes

InvestissementInvestissement

PerspectivesPerspectives

MéthodesMéthodes

► Une seule base de données

► Ressources uniques:

► Profs, salles définis dans chaque département et

partagés au besoin avec les autres

► Noms uniques pour les ressources et les enseignements

Exemple: GMP-Maths-S1 (matière)

GMP-A1 (groupe)

GMP-S209 (salle)

► Alias possible pour une meilleure lisibilité

► Une seule base de données

► Ressources uniques:

► Profs, salles définis dans chaque département et

partagés au besoin avec les autres

► Noms uniques pour les ressources et les enseignements

Exemple: GMP-Maths-S1 (matière)

GMP-A1 (groupe)

GMP-S209 (salle)

► Alias possible pour une meilleure lisibilité

MéthodesMéthodes

► Dans chaque département

► Responsables de filières

► Correspondant pour l’administration des droits et le

partage des ressources

► Dans chaque département

► Responsables de filières

► Correspondant pour l’administration des droits et le

partage des ressources

InvestissementInvestissement

► Investissement dans chaque département

► Stricte minimum

► Formation au logiciel

► Structuration des groupes

► Gestion des droits

► Pour aller plus vite

► Macros

► Access (configuration)

► Excel pour les bilans (Odyssée)

► Investissement dans chaque département

► Stricte minimum

► Formation au logiciel

► Structuration des groupes

► Gestion des droits

► Pour aller plus vite

► Macros

► Access (configuration)

► Excel pour les bilans (Odyssée)

Perspectives-BesoinsPerspectives-Besoins

► Futur proche:

► Hébergement pour la bdd

► Automatisation des conversions des fichiers csvxls

► A l’étude

► Automatisation des mises à jours des calendriers

d’outlook sur les comptes administratif (vcalendar)

► Optimisation du site internet

► Futur proche:

► Hébergement pour la bdd

► Automatisation des conversions des fichiers csvxls

► A l’étude

► Automatisation des mises à jours des calendriers

d’outlook sur les comptes administratif (vcalendar)

► Optimisation du site internet

Pour toute information supplémentairePour toute information supplémentaire

Inès BARANGER: i.baranger@iut.univ-evry.fr

Laurent GUITOU: l.guitou@iut.univ-evry.fr

Site VT: visual.timetabling.free.fr

Inès BARANGER: i.baranger@iut.univ-evry.fr

Laurent GUITOU: l.guitou@iut.univ-evry.fr

Site VT: visual.timetabling.free.fr

Merci…Merci…