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Gestión de Proyectos
(HEAF620)
Ing Jorge Delgado
Sesión 14
● Gestión de los interesados
● Expectativas de los interesados
Contenidos..
� Gestión de las comunicaciones para cumplir las necesidades y expectativas de los interesados.
Gestión de las expectativas de los interesados
� Seguir el plan de comunicaciones y obtener feedback de los interesados.
� Conducir reuniones con los interesados.
� Ser flexible en las comunicaciones para la dirección.
� Asignar, hacer seguimiento, y resolver incidentes abiertos en un log de incidentes.
� Procesar requerimientos de cambio y actualizar el plan de comunicaciones.
� Tomar acciones correctivas para mantener el rendimiento del proyecto con las expectativas de los clientes.
� Documentar las lecciones aprendidas.
Gestión de las expectativas
Etapa Descripción
FormaciónLos miembros del equipo se conocen uno a otro y empiezan a
confiar entre ellos.
Asalto
Los miembros del equipo se afirman y controlan incidentes al
mismo tiempo que emergen.Resuelven conflictos y llegan a
consensos.
NormativaEl equipo empieza a trabajar productivamente sin preocuparse de
la aceptación personal o control de los incidentes.
RendimientoEl equipo trabaja en productividad óptima y colabora fácilmente, se
comunican libremente y resuelven sus propios conflictos.
Adaptación al
cambio
Los miembros del equipo completan las tareas y trabajos asignados
y continuan con la siguiente tarea o proyecto.
Estrategias de formación de equipos
� Es una actividad para adquirir habilidades, conocimiento o actitudes.
� Se provee a los equipos, pequeños grupos o individuos.
� Cubre temas administrativos, tecnicos o de gestión.
� Tipos:
� Multiples dias, workshop formales.
� Cinco minutos, entrenamiento informal en el trabajo.
� Se le provee a los integrantes de equipos cuando sea necesario
� Ejemplo: Entrenamiento en herramientas de control de cambio.
Entrenamiento
� Son las funciones específicas para desarrollar, maduraro hacer productivo un equipo de trabajo.
� Las actividades pueden ser:
�Formales o informales.
�Breves o extensas.
�Son conducidad por el proyect manager o un facilitador.
• Ejemplo: Actividad de outdoor de construcción de equipos inciada por el adminstrador que involucra todoel día en ejercición de escalada facilitados por un entrenador.
Creación de grupos de trabajo
� Colocar a los miembros del equipo en la mismaubicación:
�Facilita la comunicación.
�Mejora el rendimiento del equipo.
�Mejora el espíritu de equipo.
� Los proyectos grandes o pequeños se benefician de la co-locación.
Co-Locación
� Es un sistema automatizado utilizado para recolectar, analizar, comunicar y
almacenar información del proyecto.
� Recolecta información de:
� Trabajo que ha sido realizado o dejado de realizar en cada work package.
� Se compara el trabajo planeado con el trabajo realizado, costo calidad y
alcance.
� Puede ser computarixado o manual.
Ejemplo:
� Microsoft® Project®
� Primavera® P6®
� Open Workbench
� CA® Clarity PPM®
Sistemas de información de gestión de proyectos
� Reaccionar a indicadores de retraso.
� Gestiona síntomas en lugar de problemas.
� Se da mucha confianza a la comunicación del PMIS .
� Puede tener data invalida.
� Demasiada información.
Problemas comunes de los PMIS
� Herramienta para comunicar permiso oficial para empezar a trabajaren una actividad o work package.
� Asegura que el trabajo se realiza:
� En el tiempo apropiado.
� Por un grupo o individuo.
� En un tiempo específico.
� En una secuencia determinada.
Sistema de autorización de trabajo
� Consiste en recolectar periodicamente información de las actividades de los proyectos.
� Reside en el PMIS.
� Incluye:
� Avance de cronograma con información de estado.
� Entregables.
� Programación de las actividades.
� Grado de estandares de calidad.
� Gastos autorizados.
� Cronograma estimado de actividades a completar.
� Porcentaje de cumplimiento de las actividades.
� Lecciones aprendidas.
� Utilización de recursos.
� Implementación de requerimientos de cambio.
� Acciones preventivas y correctivas
� Reparación de defectos.
Información de rendimiento de trabajo
� Es una colección de procedimientos formales y documentados paracambiar los documentos del proyecto.
� Especifica como controlar, cambiar y aprobar los entregables del proyecto.
� Incluye formularios, métodos de seguimiento, procesos, niveles de aprobación, autorización o rechazo de requerimientos de cambio.
• Ejemplo: Sistema de control de cambio para un proyecto interno.
• Incluye:
� Formulario estandarizado de requerimiento de cambio queafecta el alcance, costo o cronograma .
� Descripción del cambio que está solicitando.
� Prioridad relativa.
� Razones detrás del cambio.
Sistemas de control de cambio
Dependencia Descripción
Estimaciones
iniciales erradas
Debido a:
• Falta de experiencia.
• Falta de información.
• Presencia de data errada.
• Optimismo excesivo
•Dificultades técnicas.
• Recursos no confiables.
Cambios de
especificación
Ampliar los alcances del proyecto para incluir nuebas
especificaciones y entregables.
Nuevas
regulaciones
Acomodar nuevas regulaciones que afectan necesidades de
recursos, duración de cronogramas o especificaciones de
calidad.
Requerimientos
olvidados
Completar información que no fue capturada cuando se reviso
la documentación y políticas. Puede afectar diversas fases del
proyecto.
Causas de los req de cambio
�Herramienta para manejar cambios al producto o servicioque se está produciendo.
�Utilizada para:
�Controlar las iteraciones del producto.
�Asegurar que las especificaciones son actuales.
�Controla los pasos para revisar, aprobar prototipos, borradores.
• Ejemplo: Crear un monitor de configuración de servidores y controlar los cmabios en la configuración.
Gestión de la configuración
� Mejores tiempos de respuesta.
� Maxima trazabilidad de los cambios.
� Incrementar el anticipo del equipo a las necesidades de cambio.
� Incrementa el compromiso del equipo con los stakeholders.
� Involucra a todo el equipo con los requerimientos de cambio.
� Arreglo organizacional para avanzar efectivamente.
Ventajas de la gestión de cambios
• Guias
� Asegurarse que el sistema de control de cambios es efectivo en costos.
� Documentar el efecto de los cambios en las líneas base de los proyectos.
� Obtener aprobación de los responsables de todos las solicitudes de cambio.
� Utilizar gestión de la configuración para documentar y controlar los cambios.
� Coordinar cambios a través de áreas de conocimiento cuando sea apropiado.
� Utilizar reportes de rendimiento para medir el avance del proyecto y planificar variaciones del plan por acciones correctivas.
� Identificar las medidas de acción correctiva.
� Actulziar el plan de proyecto.
� Documentar causas de la variación.
• .
Como utilizar un sistema integral de control de cambios
Deliverable Others
Costimpac
t
Schedule
impact
Expected
Benefits
Description of
the Change
Date:
Chang
es:Requested by:
I. Change Request:
Nr.
Of
Cha
ngeII. Impact according to the change in
work results (deliverables):
Project: System XYZChanged Requested by Customer
Plan
WBS
Administración
Diseño funcional
Proyecto LATSI
Diseño Gráfico
Hosting
Programación
Certificación
Implantación
Foro
Boletín
Publicacione
s
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Interno
Registros
Públicos
Reclutamiento
Organigrama y
funciones
Competencias
Portal Portal Constitución
Scope
The change ismanaged with theIntegrated ChangeControl process
$$$ Schedule
Utilización de sistema de control de
cambio
Jorge Delgado
Gestión de Proyectos
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