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GESTÃO DE PROJETOS ESCOPO DO PROJETO
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Fundação Edson QueirozFundação Edson Queiroz
Universidade de FortalezaUniversidade de Fortaleza
Disciplina: Gestão de ProjetosDisciplina: Gestão de ProjetosProfa: Sandra Freitas F LimaProfa: Sandra Freitas F Lima
GESTÃO DE PROJETOS
GESTÃO PROJETOS
A ATIVIDADE GERENCIALO AMBIENTE ORGANIZACIONAL
GESTÃO DE MUDANÇAS PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
• CONCEITOS, ORIGEM
• DESAFIOS, FCS
• SUCESSOS E FALHAS EM PROJETOS • BENCHMARKING
GESTÃO DE PROJETOS– UMA METODOLOGIA DE GP– FERRAMENTAS DE APOIO À GP– O MODELO PMBOK (PMI)
•Identificação
•Objetivos
•Stakeholders
•Matriz de Responsabilidades
•Recursos
•Comunicação
•Prazos, Custos
INICIAÇÃO (organização)
PLANEJAMENTO
•RISCOS
•ESCOPO
•PRAZOS
•CUSTOSCONTROLE
•Comparação
•Correção
•Replanejamento
EXECUÇÃO
•Realização
•Reuniões
•Decisões
•Coordenação
•Direção
ENCERRAMENTO
Plano do do projeto
Termo de abertura
do projeto (TAP)
•Registros
•Fechamentos
• Lições Aprendidas
ETAPAS DO DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS
• 71% dos projetos falham devido a falhas
nos Resquisitos (Standish Group,2004)
• 42-64% dos defeitos se originam nos
Requisitos (SEI Research Report,2004)
• 25-40% dos gastos são devidos a retrabalho
causado por falhas nos requisitos (SEI
Research Report,2004)
RELAÇÃO: ESCOPO X FRACASSO EM PROJETOS
O QUE É O ESCOPO...
ESCOPO DO PROJETO:
é todo o trabalho que terá que ser realizado de modo a produzir o produto ou serviço
O ESCOPO DO PROJETO...
O importante é que o Escopo seja elaborado de forma compartilhada, pela
equipe, e não fruto de uma só cabeça…
O Escopo precisa ser um norte, mas tendo em mente que deve ser flexível, e, em alguns casos, até aberto: incremental e iterativo
O Planejamento do escopo é o processo de elaborar e documentar a estratégia para o desenvolvimento do trabalho que irá gerar o produto do projeto (Xavier,2006)
• ESCOPO = soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de um Projeto
CARACTERÍSTICAS/ FUNÇÕES E RECURSOS QUE DEVEM SER INCLUÍDAS NO PRODUTO/SERVIÇO
PLANEJAMENTO DO ESCOPO
CONJUNTO DE PRODUTOS E SERVIÇOS (Deliverables) QUE DEVEM SER GERADOS PELO PROJETO
O ESCOPO DO PROJETO É MEDIDO E AVALIADO CONTRA O PLANO DO PROJETO (declaração escopo,EAP), ENQUANTO QUE
O ESCOPO DO PRODUTO É MENSURADO/AVALIADO CONTRA OS
REQUISITOS DO PRODUTO
•ESCOPO DO PRODUTO X ESCOPO DO PROJETO (Visão do Cliente)
ESCOPO DO CLIENTE X ESCOPO DO PROJETO
NO DECORRER DA EXECUÇÃO DO PROJETO, O TRABALHO SERÁ AVALIADO EM RELAÇÃO AO PLANEJAMENTO PARA QUE SE VERIFIQUE SE O PROJETO ESTÁ NO CAMINHO CERTO PARA ATENDER O ESCOPO DO PRODUTO
Dimensão, capacidade, tipo de combustível, tipo de corrente
• Escopo do PROJETO – atributos, recursos,
atividades e características demandados pelo
planejamento. Ex: concepção, pesquisa, design,
protótipo, homologação, etc
• Escopo do PRODUTO – atributos e
características do produto que o projeto está
criando. Ex: peso, dimensões, ergonomia,
materiais a serem usados, capacidade, etc
EX: DESENVOLVIMENTO BICICLETA DE PARA-ATLETAS
PLANEJANDO O ESCOPO
• É um conjunto de processos que asseguram que
o projeto inclua todo o trabalho necessário, e
somente o trabalho necessário, para completar
o projeto de forma bem sucedida (PMBoK)
• Preocupações:
• Definir e entender bem o escopo
• Delimitar o escopo (manter o foco)
• Controlar o escopo
GERENCIAMENTO DO ESCOPO
• “EU SEI QUE VOCÊ ACREDITA QUE ENTENDEU O
QUE VOCÊ PENSA QUE EU DISSE, MAS EU NÃO
ESTOU CERTO QUE VOCÊ COMPREENDEU QUE O
QUE VOCÊ OUVIU NÃO É O QUE EU QUIS DIZER”
• DESAFIO/RISCOS:
Alinhar as expectativas,
de modo a evitar
“mal-entendidos”
- DEFINIR O ESCOPO -
DEFINIR O ESCOPO : Desafio em Projetos
Fonte: Ten step - www.pmkb.com.br
GERENCIAMENTO DO ESCOPO PROCESSOS (PMBOK)
GERENCIAMENTO DO ESCOPO PROCESSOS (PMBOK)
PLANEJAMENTO CONTROLEPlanejar o Ger. Escopo
Coletar requisitos
Definir Escopo
Criar EAP
Verificar o Escopo
Controlar o Escopo
• O gerenciamento do escopo do projeto inclui os
processos necessários para garantir que o projeto
inclua todo o trabalho necessário, e somente ele,
para terminar o projeto com sucesso (Pmbok, 2008)
• A DEFINIÇÃO DO ESCOPO é o processo de
definir e documentar:
• O Escopo do Cliente (produto) e a
• Estratégia para desenvolvimento do trabalho
que irá gerar o Produto do projeto
DEFINIR O
ESCOPO
DO CLIENTE
SELECIONAR AESTRATÉGIA
PARA
CONDUÇÃO DO
PROJETO
EMITIR A
DECLARAÇÃO
DE
ESCOPO
(COM O CLIENTE) ( COM A EQUIPE )
- DEFINIÇÃO DO ESCOPO -
DECLARAÇÃO DO ESCOPO
• A DECLARAÇÃO DO ESCOPO deverá conter:
• ESCOPO DO PROJETO (mais detalhado que no TAP),
contendo as principais entregas (que podem ser
associadas às fases)
• Exclusões do escopo (o que está fora do escopo)
• Critérios de Aceite, Premissas, Restrições
• Outros itens:
• Estratégias de condução do projeto
• Ligações com outros projetos
• Responsabilidades (cliente,gerentes funcionais, parceiros)
- DECLARAÇÃO DO ESCOPO -
Assegure-se de que todos entendem qual o objetivo do projeto e que haja consenso sobre o resultado do mesmo. Documentos úteis: TAP e Declaração de Escopo
Ouça com atenção o que o cliente descreve, descubra as expectativas dele. Não tenha receio de fazer perguntas, esclarecer. COMUNICAÇÃO!!
Deixe claro o que ficará fora do escopo, o que não é sua responsabilidade mas é necessário ser feito
Seja realista quanto ao que pode ser realizado
Mantenha o time por perto quando for definir o escopo
DEFININDO O ESCOPO DO PROJETO - Recomendações -
GERENCIAMENTO DO ESCOPO PROCESSOS (PMBOK)
PLANEJAMENTO CONTROLEPlanejar o Ger. Escopo
Coletar requisitos
Definir Escopo
Criar EAP
Verificar o Escopo
Controlar o Escopo
DECLARAÇÃO DO ESCOPO => EAP
• Após criar a DECLARAÇÃO DO ESCOPO, a qual
deverá ser aprovada e assinada
• O Passo seguinte é CRIAR A ESTRUTURA
ANALÍTICA DO PROJETO (EAP)
DECLARAÇÃO DO ESCOPO => EAP
• “A EAP é uma decomposição hierárquica
orientada à entrega do trabalho a ser executado
pela equipe do projeto, para atingir os objetivos
do projeto e criar as entregas necessárias. A
EAP organiza e define o escopo total do
projeto”. PMBOK (2008)
• Decomposição hierárquica (GRÁFICA OU LISTA) orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto para atingir os objetivos e criar as entregas necessárias (PMBoK)
EAP - Estrutura Analítica do Projeto
1. PROJETO
1.1 PRODUTO 1
1.1.1 COMPONENTE 1.1
1.1.1.1 ATIVIDADE 1.1.1
.....
1.2 PRODUTO 2
1.2.1 COMPONENTE 2.1
1.2.1.1 ATIVIDADE 2.1.1
• Evidencia os componentes (fases, entregas, módulos, subprojetos) e atividades necessários à conclusão do projeto;
• Subdivide o trabalho do projeto em partes menores, mais facilmente facilmente gerenciáveis;
• Cada nível da EAP representa uma definição gradualmente mais detalhada do trabalho a ser feito no projeto.
EAP - Estrutura Analítica do Projeto
EAP - Estrutura Analítica do Projeto ou
WBS – Work Breakdown Structure
EX: TREINAMENTO DE GESTÃO DE PROJETO (escopo) Este projeto é responsável pelo desenvolvimento e execução do treinamento em GP. Especificamente o projeto irá: Fornecer uma declaração detalhada dos objetivos do treinamento para
aprovação do Escritório de Projetos, o VP de operações e o diretor de RH; Adquirir o equipamento necessário e equipar as salas de treinamento ; Produzir ou terceirizar a produção do material de treinamento; Treinar e dar certificado aos instrutores; Promover treinamento da equipe de gerenciamento em todas as divisões; Supervisionar o programa de aulas, os instrutores, os participantes e a
entrega do material do curso; As atividades a seguir são fundamentais para o sucesso do projeto, mas estão além do seu escopo: Recrutar instrutores com conhecimento na área; Identificar as pessoas que irão participar do treinamento
EAP / WBS
EAP / WBS
Autor: Paulo H. Aguiar
EAP / WBS
• PACOTE DE TRABALHO - é o nível mais baixo na EAP e é o ponto no qual o custo e a duração do trabalho podem ser estimados de forma confiável.
• DECOMPOSIÇÃO DA EAP: Subdivisão das entregas do projeto em componentes (partes) menores e mais facilmente gerenciáveis até o nível de pacote de trabalho
Um pacote de trabalho é um produto (deliverable) no nível + baixo da EAP
• O trabalho planejado é contido dentro dos componentes de nível mais baixo da EAP, chamados PACOTES de TRABALHO
EAP - Estrutura Analítica do Projeto
• Por FASES (ex: Análise, Projeto, Construção)
• Por ENTREGAS (ex:Construção da Plataforma de Petróleo e seus módulos)
• Por LOCALIZAÇÃO Física (ex: região NE, região SUL, Área 1, Área 2...)
• A Decomposição de um nível para outro pode ser:
EAP - Estrutura Analítica do Projeto
EAP - Estrutura Analítica do Projeto- NÍVEIS DA EAP -
NIVEL 0
NIVEL 5
EXEMPLO - EAP COM 5 NÍVEIS DE DETALHAMENTO:
- NÍVEL 1 – Do PROJETO em PRODUTOS
- NÍVEL 2 – De cada PRODUTO em uma série de MÓDULOS
- NÍVEL 3 – De cada MÓDULO em uma série de COMPONENTES
- NÍVEL 4 – De cada COMPONENTE em uma série de ATIVIDADES
- NÍVEL 4 – De cada ATIVIDADE em uma série de TAREFAS
Montamos a EAP numa abordagem “top-down”(de cima para baixo)ou no sentido “bottom-up” (dos detalhes p/ o todo)
Passo 1: Comece por cima (Abordagem Top-Down) •Escreva o nome do Projeto no primeiro Nível(nível 0 da EAP)
• No 2o nível inclua as fases/etapas do projeto ou as principais entregas (produtos)
• Iniciar o 2o nível com uma entrega padrão “Gerenciamento do Projeto”. Acrescentar ao final a entrega “Encerramento”
UM PASSO A PASSO PARA CONSTRUÇÃO DA EAP
Decomponha o projeto em níveis descendentes de detalhe, dando nome a todas as entregas ou etapas necessárias para criar os resultados identificados na declaração de escopo
Passo 2: Decomponha os níveis mais baixos da EAP •Continue a decomposição acrescentando as entregas (produtos) e subprodutos (entregas parciais) •Decomponha até um nível de detalhe que permita o planejamento e controle (tempo,custo,risco, responsabilidade)
UM PASSO A PASSO PARA CONSTRUÇÃO DA EAP
Passo 3 : Nomear as entregas e atividades
•Ao nomear as entregas, utilizar substantivos ou frases curtas
• Caso utilize o formato de Lista, numerar cada item para identificar seu nível (2.0, 3.1, ...)
Assegure-se de que cada componente/entrega está 100% coberto nos níveis de detalhamento abaixo dele
PAISAGISMO
GRAMADOPROJETO
GRAMA ARBUSTOS
CERCA
PROJETO DE PAISAGISMO
1.0 PROJETO2.0 GRAMADO2.1 Compra Material para a grama2.2 Instalação sistema de irrigação2.2.1 Identificação local dos irrigadores2.2.2 Escavação das valas2.2.3 Instalação canos e ferragens2.3 Plantação grama2.3.1 Remoção entulho2.3.2 Preparação solo2.3.3 Plantação sementes2.4 Plantação arbustos3.0 CERCA3.1 Compra material da cerca3.2 Construção da cerca3.2.1 Marcação linha da cerca3.2.2 Instalação ripas e portões3.2.3 Pintura cerca.
•Obs.: Não deixe tarefas com nomes “vagos”: Instalação, Análise, Pesquisa, Banco de Dados...
UM PASSO A PASSO PARA CONSTRUÇÃO DA EAP
Exemplo- Projeto X
1.0 Definição do Projeto
2.0 Análise do Projeto
2.1 Entrevista com cliente
2.2 Análise de recursos existentes
2.2.1 Hardware
2.2.2 Software
2.2.3 Processos de Negócio
2.3 Definição novas funções do sistema
3.0 Desenvolvimento Projeto detalhado
2.01.0
2.1 2.2
3.0
UM PASSO A PASSO PARA CONSTRUÇÃO DA EAP
2.3
2.2.1 2.2.2 2.2.3
0.0 X
Passo 4 : Organize a EAP.
• Organize os pacotes de trabalhos de acordo com a sua abordagem de conforto, enfatizando ou os produtos ou as fases principais:
Projeto versão 4.0 do produto1.0 Desenvolvimento componenteX 1.1 Definição especificações técnicas 1.2 Projeto X 1.3 Construção X 1.3.1 Atualização dos módulos 1.3.2 Construção novos módulos 1.4 Teste 2.0 Desenvolvimento componente Y 2.1 Definição especificações técnicas 2.2 Projeto Y 2.3 Construção Y 2.4 Teste 3.0 Montagem e teste da versão 4.0
Projeto versão 4.0 do produto1.0 Definição especificações técnicas 1.2 Definição especificações de X 1.3 Definição especificações de Y2.0 Desenvolvimento componentes 2.1 Projeto X 2.2 Projeto Y3.0 Construção versão 4.0 3.1 Atualização módulos 3.2 Atualizção módulos do comp. X 3.3 Atualização módulos do comp. Y 3.2 Construção novos módulos 3.2.1 Construção novos mód do X 3.2.2 Construção novos mód do Y4.0 Teste componentes
UM PASSO A PASSO PARA CONSTRUÇÃO DA EAP
Resumindo...
• Coloque no nível 0 o Nome do Projeto
• Coloque no nível 1 as FASES que estabelecem o ciclo de vida projeto ou os PRODUTOS. Adicionamos 2 elementos a este nível: gerenciamento do projeto e Encerramento do projeto
• Identifique os subprodutos necessários para finalizar cada fase do projeto (reveja a declaração de escopo)
• Decomponha a EAP em componentes menores, mais gerenciáveis
• Refine a EAP
• Construa o DICIONÁRIO DA EAP
UM PASSO A PASSO PARA CONSTRUÇÃO DA EAP
DICIONÁRIO DA EAP
• Detalha o conteúdo dos elementos da EAP, inclusive os pacotes de trabalho e contas de controle
• Elementos:
• Código identificador
• Descrição do trabalho
• A organização responsável pela conclusão
• Critério de aceitação, cronograma de marcos
Ex:
•Identificar todas as atividades e servir como referência (baseline) do escopo do projeto;
•Servir como ferramenta de comunicação com os stakeholders do projeto;
•Auxiliar na definição de recursos, possibilitando uma integração e maior envolvimento da equipe
•Auxiliar nas estimativas (quase) precisas de custos e prazos;
BENEFÍCIOS DA EAP
•Ponto de partida para construção da rede de precedência (diagrama de rede do projeto) e o cronograma do projeto
•Facilita na monitoração do progresso do projeto
•Pode ser reusada em outros projetos (modelos de EAP)
BENEFÍCIOS DA EAP
DICIONÁRIO DA EAP
DICIONÁRIO DA EAP
AINDA SOBRE A EAP…
• É UMA IMAGEM GRÁFICA DA HIERARQUIA DO PROJETO
• POSSIBILITA ANALISAR TODOS OS ASPECTOS DO PROJETO (identificar as “lacunas”)
• PODE SER REUTILIZADA PARA OUTROS PROJETOS SEMELHANTES
• NÃO EXISTE DEPENDÊNCIA ENTRE OS ITENS DA EAP
EXEMPLO DE EAP
- Exemplo de EAP -
- Exemplos de EAP -
- Exemplos de EAP -
EXEMPLO DE EAP / WBS
Autor: Paulo H. Aguiar
A EAP PASSO A PASSO
EAP decomposta até o 3o nível
PLANEJAMENTO DO PROJETO Modelo detalhado do Planejamento (Verzuh)
Escopo e resultados
Pré-Planejamento Gerenciamento Riscos
Etapa 1Definir ESCOPO
e EAP
Etapa 2Criar sequencia para as tarefas
Etapa 3Estimar ospacotes detrabalho
Diagrama da Rede
Estimativasda duração
Etapa 4Calcular um
Cronograma inicial
Exigências do equipamento e estimativas mão-de-obra
Regras do Projeto
Etapa 6Desenvolver Orçamento
Etapa 5Atribuir e distribuir
os recursos
Plano do Projeto
- EAP- Cronograma- Responsabilidades- Orçamento- Estimativa de recursos
C ustos de mão-de-obra
ORGANIZAÇÃO \ Iniciação do Projeto
Tarefas do Projeto Tarefas do Projeto
Caminho C rítico,f lutuação, etapas
Cronograma realistaestimatiiva realista
Limitações dos recursos
Construa na ferramenta (Wbs Chart Pro) a WBS do projeto Paisagismo
PROJETO DE PAISAGISMO1.0 PROJETO2.0 GRAMADO2.1 Compra Material para a grama2.2 Instalação sistema de irrigação2.2.1 Identificação local dos irrigadores2.2.2 Escavação das valas2.2.3 Instalação canos e ferragens2.3 Plantação grama2.3.1 Remoção entulho2.3.2 Preparação solo2.3.3 Plantação sementes2.4 Plantação arbustos3.0 CERCA3.1 Compra material da cerca3.2 Construção da cerca3.2.1 Marcação linha da cerca3.2.2 Instalação ripas e portões3.2.3 Pintura cerca.
EXERCÍCIO CONSTRUA A EAP NO WBSCHART PRO
EXERCÍCIO:
A partir da Declaração de Escopo (elaborada pela equipe no TAP), construa a EAP do seu projeto.Faça-a apenas no papel e depois passe para a ferramenta WbsChartPro
PRÓXIMOS PASSOS:• De posse da EAP, decomposta até o nível de atividades,
identificam-se agora os graus de dependência entre estas:• Tarefas dependentes;• Tarefas independentes;• Tarefas Concorrentes;• Tarefas Isoladas
• Cria-se então a “rede de atividades” , considerando as relações de precedência definidas anteriormente;
• As atividades que representam o nível mais baixo (pacote de trabalho) podem então ser estimadas (custo e prazo) ;
• Pode-se então obter o CRONOGRAMA do projeto
PLANEJAMENTO DO PROJETO - EAP –
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