Handout Excel Pivot

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร”์

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 1

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร”์

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 2

สารบัญ

รู้จัก Excel แบบคนสนิท ................................................................................................................... 5

รู้จักข้อมูลแบบคนสนิท ...................................................................................................................... 6

เริ่มต้นใช้งาน Excel แบบง่ายๆ ......................................................................................................... 7

หัวตารางจงอยู่นิ่งๆ ..................................................................................................................... 7

เติมข้อมูลอัตโนมัติ (Auto Fill) ................................................................................................... 7

ล้างข้อมูล (Clear) ...................................................................................................................... 8

Align & Distribute.................................................................................................................... 8

สร้างรายการเพ่ือเลือก (Dropdown List) .................................................................................. 9

เติมตัวเลข “ล าดับที่” อัตโนมัติ ....................................................................................................... 10

Format Cells (ตัวเลข) ............................................................................................................ 11

Format Cells (วันที่) ............................................................................................................... 12

เทคนิคการท างานกับฐานข้อมูล (Database) .................................................................................. 13

ข้อมูลรูปไหน เป็นข้อมูลที่ดีที่สุด ............................................................................................... 13

ประโยชน์ของฐานข้อมูล (Database) ....................................................................................... 13

Filter ........................................................................................................................................ 14

Date Filter ....................................................................................................................... 14

Number Filter ................................................................................................................. 15

Remove Duplicate ............................................................................................................... 16

ช่วยลบข้อมูลส่วนที่ซ้ าออกไป ............................................................................................ 16

ช่วยตรวจสอบว่ามีข้อมูลซ้ าหรือไม่ ..................................................................................... 16

Sort ......................................................................................................................................... 17

Subtotals ................................................................................................................................ 18

ช่วยหาผลรวมย่อย ............................................................................................................. 18

Format as Table ................................................................................................................... 19

PivotTable .................................................................................................................................... 20

PivotTable คืออะไร ............................................................................................................... 20

ขั้นตอนการท า PivotTable ..................................................................................................... 20

การปรับมุมมอง (ปรับ Layout)................................................................................................ 21

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร”์

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 3

การปรับแต่งรายงาน ................................................................................................................. 21

การเปลี่ยนการแสดงผลตัวเลขสรุป ........................................................................................... 22

Group วันที่ ............................................................................................................................. 23

Group ตัวเลข .......................................................................................................................... 23

กรองข้อมูลแบบฉลาดสุด .......................................................................................................... 24

โชว์กราฟเพ่ิมเติม ...................................................................................................................... 24

Tips & Tricks Database ............................................................................................................... 25

เปลี่ยนตารางจากแนวนอนเป็นแนวตั้ง ...................................................................................... 25

บรรทัดที่ว่างๆ ออกไปได้ไหม .................................................................................................... 26

Copy เฉพาะข้อมูลที่มองเห็น ................................................................................................... 27

เติม 0 ลงไปในช่องว่างทั้งหมด .................................................................................................. 28

เทสีเฉพาะช่องที่เป็นสูตร .......................................................................................................... 29

ข้อมูลเพ่ิม กราฟเพ่ิม ................................................................................................................ 30

สรุปแผนที่การเดินทางบน Excel .................................................................................................... 31

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 4

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 5

รู้จัก Excel แบบคนสนิท

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 6

รู้จักข้อมูลแบบคนสนิท

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 7

เริ่มต้นใช้งาน Excel แบบง่ายๆ

หัวตารางจงอยู่นิ่งๆ

เติมข้อมูลอัตโนมัติ (Auto Fill)

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 8

ล้างข้อมูล (Clear)

Align & Distribute

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 9

สร้างรายการเพื่อเลือก (Dropdown List)

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 10

เติมตัวเลข “ล าดับที”่ อัตโนมัต ิ

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 11

Format Cells (ตัวเลข)

ข้อสังเกต: ตรงช่อง Type เราสามารถควบคุมการแสดงผลได้ดังนี้ เช่น

Type ตัวอย่างผลลัพธ ์000 001 00-0 00-1 0. 1. “ID”000 ID001 “ID”-000 ID-001

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 12

Format Cells (วันที่)

ข้อสังเกต: ตรงช่อง Type เราสามารถควบคุมการแสดงผลได้ดังนี้ เช่น

Type ตัวอย่างผลลัพธ ์dd-mm-yyyy 24-04-2015 dd-mm-bbbb 24-04-2558 “วันท่ี ”dd-mm-yyyy วันท่ี 24-04-2015 “วันท่ี ”dd-mm-bbbb วันท่ี 24-04-2558

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 13

เทคนิคการท างานกับฐานข้อมูล (Database)

ข้อมูลรูปไหน เป็นข้อมูลท่ีดีที่สุด

ประโยชน์ของฐานข้อมูล (Database)

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 14

Filter

Date Filter

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 15

Number Filter

Text Filter

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 16

Remove Duplicate

ช่วยลบข้อมลูส่วนที่ซ้ าออกไป

ช่วยตรวจสอบวา่มีข้อมลูซ้ าหรือไม ่

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 17

Sort ช่วยจัดเรียง และช่วยจัดกลุ่ม

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 18

Subtotals

ช่วยหาผลรวมย่อย

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 19

Format as Table

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 20

PivotTable

PivotTable คืออะไร

ขั้นตอนการท า PivotTable 1. คลิกเลือกขอ้มูล (เลือกเซลล์เดยีว หรอืเลือกทั้งหมดก็ได้) 2. คลิกไปที่เมน ูInsert -> Pivot -> OK

3. คลิกเลือกขอ้มูลที่ตอ้งการดูรายงานสรุป

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 21

การปรับมุมมอง (ปรับ Layout) เช่น ย้ายชื่อผู้ซ่อมจาก Row Labels ไปวางไว้ท่ี Column Labels แล้วสังเกตดูรายงาน

การปรับแต่งรายงาน

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 22

การเปลี่ยนการแสดงผลตัวเลขสรุป คลิกขวาไปยังสิ่งท่ีต้องการ เช่น ต้องการเปลี่ยนจาก Sum เป็น Count (นับจ านวน)

หมายเหตุ: ต้องน าขอ้มูลไปวางไว้ในส่วนของ Values

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 23

Group วันที่

Group ตัวเลข

หมายเหตุ: ข้อมูลที่ต้องการ Group ต้องวางไว้ในส่วนของ Row Labels

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 24

กรองข้อมูลแบบฉลาดสุด

โชว์กราฟเพิ่มเติม

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 25

Tips & Tricks Database

เปลี่ยนตารางจากแนวนอนเป็นแนวตั้ง

วิธีท า

1. เลือกข้อมูลท่ีต้องการ แล้วคลิกขวา Copy

2. คลิกขวาท่ีเซลล์ว่างๆ (ปลายทางท่ีต้องการวาง) แล้วเลือกค าสั่ง Paste Special

3. คลิกเลือก Transpose แล้ว OK

4. ได้ผลลัพธ์ท่ีต้องการดังรูป

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 26

บรรทัดที่ว่างๆ ออกไปได้ไหม

วิธีท า

1. เลือกข้อมูลท่ีต้องการท้ังหมด แล้วคลิกไปท่ีค าส่ัง Data -> Filter

2. คลิกเลือกตัวกรองตรงไหนก็ได้ แล้วยกเลิก (Blanks) จะได้ผลลัพธ์ท่ีต้องการดังรูป

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 27

Copy เฉพาะข้อมูลที่มองเห็น

วิธีท า

1. เลือกข้อมูลท่ีต้องการท้ังหมด

2. กดปุ่ม F5 -> Specials -> Visible cells only -> OK

3. Copy (คัดลอกข้อมูล) ด้วยการกดปุ่ม Ctrl C 4. เลือกเซลล์ปลายทางท่ีต้องการวาง 5. Paste (วางข้อมูล) ด้วยการกดปุ่ม Ctrl V จะได้ผลลัพธ์ตามท่ีต้องการ

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 28

เติม 0 ลงไปในช่องว่างทั้งหมด

วิธีท า

1. เลือกข้อมูลท่ีต้องการท้ังหมด (Ctrl A)

2. กดปุ่ม F5 -> Specials -> Blanks -> OK

3. สังเกต: ช่องว่างท้ังหมดจะถูกเลือก 4. พิมพ์เลข 0 5. กดปุ่ม Ctrl Enter (เพื่อเติมเลข 0 ลงไปในทุกช่องท่ีเลือก)

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 29

เทสีเฉพาะช่องที่เป็นสูตร

วิธีท า

1. เลือกข้อมูลท่ีต้องการท้ังหมด (Ctrl A)

2. กดปุ่ม F5 -> Specials -> Formulas -> OK

3. สังเกต: ชอ่งท่ีเป็นสูตรท้ังหมดจะถูกเลือก 4. คลิกเลือกค าส่ัง Home -> เลือกสีท่ีต้องการ

อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”

Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 30

ข้อมูลเพ่ิม กราฟเพิ่ม

วิธีท า

1. เลือกข้อมูลท่ีต้องการท้ังหมด (Ctrl A)

2. คลิกเลือกค าสั่ง Home -> Format as Table -> เลือกรูปแบบท่ีต้องการ

3. เลือกข้อมูลท่ีต้องการท้ังหมด (Ctrl A)

4. สร้างกราฟแบบด่วนๆ ด้วยการกดปุ่ม Alt F1 5. ทดสอบเพิ่มข้อมูล แล้วสังเกตไปที่กราฟ